Manual de Comunicação da Cenje

Transcrição

1 Manual de Comunicação da Cenje São João Del Rei 2013

2 A Cenje A Cenje é a Central de Empresas Juniores da UFSJ, uma Organização sem fins lucrativos, que atualmente possui 18 Empresas Juniores e cuja função é de representar, promover e apoiar as empresas juniores e empresários juniores do Núcleo, bem como fortalecê-las e auxiliá-las em seu desenvolvimento. 1. Objetivo do Manual de Comunicação Atualmente os meios de comunicação interna da Cenje são dispersos, ficando a critério de cada pessoa do Núcleo a escolha do melhor e mais eficaz canal de comunicação. Como cada pessoa possui um jeito que acredita ser melhor de se comunicar, acaba que as informações ficam perdidas, se tornando um grave problema dentro de um Núcleo que possui mais 300 empresários juniores. Diante deste problema, a Diretoria de Comunicação desenvolveu um Manual de Comunicação da Cenje, com o objetivo de padronizar a forma que o Núcleo se comunica e principalmente disseminar a cultura que queremos implantar. 2. Manual de Comunicação da Cenje Para facilitar a compreensão da forma que a Cenje se comunicara a partir de agora, foram divididos em três grupos dentro do Núcleo: Corpo Executivo, Conselho e Empresários Juniores da Cenje. Durante esse documento será detalhada cada área. Empresários Juniores Conselho Corpo Executivo

3 2.1 Fórum O Fórum é uma ótima ferramenta para disseminar informações e criar debates, a Cenje já possui esta ferramenta, porém ele é pouco utilizado. A partir de agora ele será o principal canal de comunicação da Cenje, todas as informações pertinentes a Cenje serão publicadas no fórum. Para a maior eficácia desta ferramenta já foi feito uma reestruturação do fórum pela equipe de Comunicação. Segue alguns tópicos do fórum que devem ser explicados no momento: Viagens: Todo tipo de informações pertinentes a viagens da Cenje se encontrarão neste tópico. Qualquer duvida ou questionamento quanto às viagens devem ser feitas através desse tópico. Duvidas e Sugestões: Toda duvida ou questionamento deve ser publicado nesse tópico, não serão respondidos via ou facebook pelo Corpo Executivo. O intuito disso é que caso haja mais pessoas com essa duvida, conseguiremos sanar de forma mais rápida um maior numero de pessoas, além de possibilitar as pessoas de participarem de sugestões dos membros do Núcleo, criando uma cultura mais participativa dentro do fórum. Avisos Gerais: É uma área que engloba postagens que não se adéquam aos outros tópicos, geralmente são publicados editais, eventos, entre outros. Os outros tópicos do fórum serão explanados ao decorrer do documento. Caso ainda não tenha acesso ao fórum da Cenje, segue o link para realizar o cadastro:

4 2.2 e Facebook Como o fórum é pouco utilizado pelo Núcleo, é necessária uma estratégia para criar adesão do mesmo, por isso será utilizado o e o facebook como ferramentas de apoio, o que significa que qualquer tipo de postagem feita pelo Corpo Executivo da Cenje será obrigatório enviar via e facebook o link da postagem no fórum, lembrando que será somente o link do fórum, para que crie a cultura de utilizar o fórum. O grupo da Cenje no facebook é bastante eficaz, e continuara sendo utilizado como forma de divulgação tanto da Cenje, quanto das Empresas Juniores, mas não passara disso, de um canal de divulgação. 3. Corpo Executivo Atualmente o Corpo Executivo da Cenje tem se comunicado através de um grupo no facebook, a partir de agora a comunicação entre a equipe será feita no fórum, na aba Diretorias Cenje/Gestão 2013/Corpo Executivo. Todas as informações referentes ao Corpo Executivo serão publicadas naquele tópico e obrigatoriamente devera ser feito o envio do link da publicação para o dos membros da equipe e no grupo no facebook do Corpo Executivo. Exemplo: Aviso sobre a reunião geral da equipe será obrigatório a publicação no fórum e o envio para o e no grupo do corpo executivo. Qualquer tipo de sugestão ou duvida também devera ser feita via fórum. Será de responsabilidade da Diretoria de Comunicação o monitoramento do cumprimento das regras para o Corpo Executivo. É importante lembrar que isso serve apenas para a comunicação interna entre o corpo executivo, tanto a Diretoria Executiva e as Diretorias com seus assessores terão liberdade de escolha da melhor forma e ferramenta para se comunicar. No tópico do Corpo Executivo no Fórum apenas o Corpo Executivo terá acesso.

5 3.1 Relatório das Diretorias Para que haja um maior repasse das atividades realizadas pela Diretoria Executiva da Cenje para os Empresários Juniores do Núcleo (principalmente o Conselho), será utilizado um relatório mensal de cada Diretoria da Cenje, detalhando as suas atividades, inclusive o Presidente do Conselho. Esse relatório se encontrará no fórum, na aba Diretorias Cenje/Gestão O relatório estará nessa aba, em cada tópico da Diretoria que estiver buscando. Cada Diretor da Cenje será o responsável por fazer o relatório da sua área. A publicação desses relatórios é de responsabilidade de cada Diretor também, que terá ate o dia 10 do mês seguinte para publicar no fórum e enviar obrigatoriamente apenas o link do fórum para os Conselheiros da Cenje e no grupo do Conselho no facebook. Caso tenha atraso de alguma Diretoria no envio do relatório, será responsabilidade do Presidente do Conselho a cobrança do mesmo. 3.2 Diretorias da Cenje Além do envio do relatório na sua aba, cada Diretoria da Cenje que tiver a demanda de repassar alguma informação, criar debates, entre outras atividades, deverá fazer isso via fórum no tópico da sua Diretoria, e caso seja para um público específico, obrigatoriamente terá que enviar o link do fórum via e grupo no facebook (já existe a planilha com todos os contatos da Cenje para dar suporte). Exemplo: A Diretoria de Administrativo-Financeiro deseja marcar uma reunião com os Diretores do Financeiro das EJ s, ele irá publicar no seu tópico da Diretoria do Adm-Fin e enviar via e grupo no facebok o link para os Diretores do Financeiro. A resposta dos Diretores do Financeiro também deverá ser feita via fórum. 4. Conselho da Cenje Uma Comunicação eficaz com o Conselho é extremamente importante, o Conselho é que é o responsável por definir os rumos estratégicos da Cenje.

6 Para isso, também será utilizado o fórum como o principal canal de comunicação entre a Diretoria Executiva e o Conselho. Tudo que for referente ao Conselho estará no fórum no tópico: Conselho. Todas as informações referentes ao Conselho serão publicadas naquele tópico e obrigatoriamente deverá ser feito o envio do link da publicação para o dos membros do Conselho e no grupo no facebook do Conselho. Exemplo: Aviso sobre deliberação será obrigatório a publicação no fórum e o envio para o e no grupo do Conselho. O Conselho é também estratégico por conseguir articular diretamente com todos os empresários juniores do Núcleo, por isso algumas informações serão repassadas para os Conselheiros, para que articulem isso nas suas EJ s e torne mais eficaz a comunicação. Exemplo: O preenchimento da lista de membros para o transporte para uma viagem da Cenje será de responsabilidade dos Conselheiros, pois o mesmo consegue articular melhor isso na sua EJ. Então será publicada no tópico do Conselho do fórum essa requisição de transporte, e obrigatoriamente terá o envio do responsável pela publicação via e grupo no facebook com o link da postagem. Qualquer tipo de sugestão ou dúvida também deverá ser feita via fórum. Toda dúvida ou questionamento deve ser publicado no tópico do Conselho no fórum, não serão respondidos via ou facebook. O intuito disso é que caso haja mais pessoas com essa dúvida, conseguiremos sanar de forma mais rápida um maior numero de pessoas, além de possibilitar as pessoas de participarem de sugestões dos membros do Núcleo, criando uma cultura mais participativa dentro do fórum. Será de responsabilidade do Presidente do Conselho o monitoramento do cumprimento das regras para o Conselho. Apenas o Conselho terá acesso ao tópico Conselho no fórum. 5. Empresários Juniores A Comunicação com os empresários juniores do Núcleo ainda vem se estruturando, atualmente a sua principal forma de comunicar é através do

7 grupo no facebook. A partir de agora o grupo da Cenje no facebook será apenas para divulgação, sendo permitida a divulgação que englobe as seguintes atividades: Atividades da Cenje; Atividades das Empresas Juniores; Atividades do MEJ em geral; Atividades que envolva a UFSJ no geral. No caso de outras atividades serem publicadas no fórum, a Diretoria de Comunicação avaliará se é pertinente a publicação e ficará a critério da Diretoria a exclusão da postagem, caso tenha a exclusão é necessário dar um retorno explicando a pessoa que publicou o motivo da exclusão. Qualquer tipo de sugestão ou dúvida também deverá ser feita via fórum, no tópico Duvidas e Sugestões. Toda duvida ou questionamento deve ser publicado no tópico no fórum, não serão respondidos via ou facebook. O intuito disso é que caso haja mais pessoas com essa dúvida, conseguiremos sanar de forma mais rápida um maior numero de pessoas, além de possibilitar as pessoas de participarem de sugestões dos membros do Núcleo, criando uma cultura mais participativa dentro do fórum. Será de responsabilidade da Diretoria de Comunicação o monitoramento do cumprimento das regras para os Empresários Juniores do Núcleo. 6. Advertências Apesar desse manual ter o sentido de estruturar a Comunicação interna da Cenje, sabemos como será difícil a adesão dessa estruturação. Então para que crie essa cultura da utilização do fórum, foi criado um sistema de advertências para as pessoas que não cumprirem com as regras da Cenje. Caso haja o descumprimento de regras, a pessoa será avisada e advertida, na terceira advertência infelizmente a pessoa será punida, onde será banida do grupo do facebook por 15 dias. Por isso é de extrema importância a disseminação desse manual de comunicação, para que todos fiquem alinhados das regras e não tenhamos

8 esse tipo de problema. Serão de responsabilidade da Diretoria de Comunicação o monitoramento, as advertências e as punições no não cumprimento das regras para os Empresários Juniores. Já o Conselho caberá ao Presidente do Conselho esse monitoramento, advertência e punição. 7. Considerações Finais: Há principio pode parecer que esse Manual de Comunicação vem para burocratizar a comunicação dentro da Cenje, mas pelo contrário, esse manual busca estruturar nossa forma de se comunicar, para que assim nosso Núcleo possa se fortalecer. Então nos ajude a disseminar essa nova cultura dentro da Cenje e alcançar grandes resultados! Qualquer dúvida ou sugestão em relação ao Manual de Comunicação favor publicar no fórum, todo feedback é muito bem-vindo. Att, Diretoria de Comunicação Cenje 2013