GESTÃO AUTOMÁTICA DE USUÁRIO

Transcrição

1 SRM: FERRAMENTA DE GESTÃO DE LICITAÇÕES GESTÃO AUTOMÁTICA DE USUÁRIO E SENHA DE FORNECEDOR Dezembro 2013 Versão 2

2 2 de 27 ÍNDICE Pág. 1. BEM-VINDO CONVITE PARA LICITAR ACESSO AO SRM USUÁRIO E SENHA SRM SERVIÇO DE ATENDIMENTO AO FORNECEDOR GESTÃO DE USUÁRIO E SENHA DE FORNECEDOR IDENTIFICAR UM COORDENADOR DE SEGURANÇA PESSOAS DE CONTATO DO FORNECEDOR: NOVAS OPÇÕES NOVAS OPÇÕES DO COORDENADOR GERENCIAR A PETIÇÃO DE UMA PESSOA DE CONTATO GESTÃO DAS SOLICITAÇÕES INICIADAS PELO COORDENADOR MUDAR DE COORDENADOR. MODIFICAR CÓDIGO DE SEGURANÇA VER E MODIFICAR INFORMAÇÃO DE PESSOAS DE CONTATO... 27

3 3 de BEM-VINDO Bem-vindo ao processo de licitação do Grupo Iberdrola! O Grupo Iberdrola utiliza a ferramenta SRM 7.0 (Gestão de Relacionamento com Fornecedores) para o gerenciamento dos seus processos de licitações e relações com os fornecedores.

4 4 de CONVITE PARA LICITAR Cada vez que alguma empresa do grupo convidar algum fornecedor para participar em um processo de licitação, envia-se um correio à pessoa de contato do fornecedor com a seguinte informação: 2.1 ACESSO AO SRM A) O correio eletrônico inclui um link para acessar diretamente a ferramenta. Ao fazer um duplo clique no referido link, o fornecedor chega à tela de acesso B) Também é possível acessar diretamente pelo endereço USUÁRIO E SENHA SRM Por favor, introduza o usuário e a senha (do fornecedor) e clique em O correio de convite inclui o seguinte parágrafo: Se esta for a primeira vez que foi convidado a apresentar ofertas em uma licitação através do SRM, você receberá um com a senha inicial. Se não receber o com a senha, entre em contato com qualquer dos nossos SERVIÇOS de ATENDIMENTO ao FORNECEDOR, facilitando o seu nome de usuário XXXXXX

5 5 de 27 Se tiver esquecido o seu usuário ou senha, por favor, leia cuidadosamente este manual. Para outras dúvidas, entre em contato com qualquer dos nossos SERVIÇOS de ATENDIMENTO ao FORNECEDOR, dando o seu nome de usuário XXXXXX Desta forma, receberá o código do usuário (que é o mesmo código de fornecedor do Grupo IBERDROLA). Em relação à senha, se esta for a primeira vez que foi convidado para uma licitação por meio da ferramenta SRM, receberá outro adicional com a senha inicial. O sistema automaticamente lhe solicitará a mudança da senha na primeira conexão. Critérios para estabelecer a senha: no mínimo 6 caracteres e no máximo 8; deve incluir 2 caracteres numéricos. Não está permitido caracteres especiais (hifens, etc.). Não inclua nenhum caractere especial nem repita senhas anteriores. Por favor, leve em consideração que, por questões de segurança, a cada três meses o sistema SRM pedirá a todos os usuários que troquem de senha.

6 6 de SERVIÇO DE ATENDIMENTO AO FORNECEDOR Clique na opção Contato para ver todos os serviços de Atendimento ao Fornecedor. Por favor, não se esqueça de proporcionar ao serviço de atendimento ao fornecedor o seu código usuário, o CNPJ da sua empresa e o número da licitação.

7 7 de GESTÃO DE USUÁRIO E SENHA DE FORNECEDOR O Grupo IBERDROLA facilita um usuário e uma senha para o sistema SRM para cada fornecedor. Um mesmo fornecedor pode ter diferentes pessoas de contato registradas no SRM. Diferentes convites para licitar podem incluir o mesmo fornecedor, mas diferentes pessoas de contato. Desde dezembro de 2013: O Usuário do fornecedor e a senha do SRM podem ser autogerenciados por um Coordenador da empresa. Cada fornecedor deve identificar um Coordenador de Segurança responsável pela gestão de seu usuário e senha. As atuações realizadas pelo Coordenador serão feitas de forma automática e imediatamente. Qualquer pessoa de contato do fornecedor pode solicitar o desbloqueio do usuário ou uma nova senha. Estas petições sempre serão enviadas ao Coordenador por . Também existe a opção de mudar o Coordenador. Em termos gerais, atualmente não existe a necessidade de contatar o Centro de Atendimento ao Fornecedor, dado que as atuações necessárias são feitas automaticamente. Mesmo assim, os Centros de Atendimento ao Fornecedor seguirão disponíveis para dar suporte. O Serviço de Atendimento ao Fornecedor poderá realizar determinadas atuações conforme o procedimento estabelecido. Porém, não poderá modificar senhas ou desbloquear Usuários. A partir de agora, a gestão de usuário e da senha serão de responsabilidade do Coordenador

8 8 de IDENTIFICAR UM COORDENADOR DE SEGURANÇA Na primeira vez que o fornecedor se conectar ao sistema, aparecerá a seguinte mensagem: É necessário identificar um Coordenador, agora ou depois. Enquanto não se identificar, não será possível registrar ofertas Para se desconectar>> Clique em Sair do sistema (canto superior direito da tela). Para selecionar um Coordenador>> Marque a linha e clique em Designar /Mudar Coordenador. A ferramenta SRM lhe pedirá para confirmar a seleção. Uma vez que esteja confirmada, será informado que o Coordenador foi corretamente registrado.

9 9 de 27 O Coordenador receberá no seu Outlook a seguinte mensagem com o Código de segurança do Coordenador e as possíveis opções a serem realizadas: Coordenador do código de Acesso ao SRM Este é um que foi gerado automaticamente. Por favor, não responda. Prezado fornecedor, Dado que a sua empresa foi convidada para participar num processo de licitação do Grupo Iberdrola através da ferramenta web SRM (Suppliers Relationship Management) já terá um usuário e uma senha para o acesso. O Grupo Iberdrola facilita um único nome de usuário e senha por fornecedor. Desde dezembro de 2013 identifica no seu sistema uma das pessoas de contato no referido fornecedor como responsávelcoordenador da mesma para qualquer atuação que tenha que fazer com relação ao referido usuário e senha. Este informa de que foi registrado no nosso sistema como primeira pessoa de contato no fornecedor a quem foi facilitada a informação do usuário e senha correspondente. A partir de agora, qualquer atuação sobre dito usuário e senha (desbloqueio do usuário ou pedido de nova senha, etc.) poderá ser feita por você mesmo por ser Coordenador de forma automática na página de acesso ao sistema e pela opção: "Senha esquecida".

10 10 de 27 O código de segurança para o coordenador é 8AGUJBC2 Atenciosamente, COMPRAS GRUPO IBERDROLA O resto das pessoas de contato do fornecedor receberá um informativo indicando quem é o novo Coordenador. Coordenador do código de Acesso ao SRM Não responder este correio eletrônico. Correio eletrônico gerado automaticamente. Este correio eletrônico informa que a pessoa de contato JCarlos Martinez foi registrada no sistema SRM de gestão de licitações do Grupo Iberdrola como Coordenador do usuário e senha para o acesso ao sistema, para o fornecedor 2500-APROVECHAMIE A partir deste momento, para qualquer atuação sobre esse usuário e senha (desbloqueio de usuário ou pedido de nova senha, etc.) poderá entrar em contato com o Coordenador, de forma automática na página de acesso ao sistema e por meio da opção: "Senha esquecida". Atenciosamente, COMPRAS GRUPO IBERDROLA

11 11 de PESSOAS DE CONTATO DO FORNECEDOR: NOVAS OPÇÕES Qualquer pessoa de contato do fornecedor pode solicitar com a opção Senha esquecida o desbloqueio do usuário ou uma nova senha. Estas petições serão sempre remetidas ao Coordenador. Clicando em Senha esquecida e uma vez escolhido o idioma, veremos o seguinte formulário: Introduza a identificação do fornecedor e o da pessoa de contato. O sistema verificará se a informação introduzida coincide com a informação registrada

12 12 de 27 Coloque em Informações Adicionais a atuação requerida: desbloquear usuário ou nova senha. Clique em Enviar solicitação. A solicitação será enviada ao coordenador, que poderá tratá-la.

13 13 de NOVAS OPÇÕES DO COORDENADOR 6.1 GERENCIAR A PETIÇÃO DE UMA PESSOA DE CONTATO O coordenador receberá o seguinte Outlook desde o qual poderá tratar a petição. Solicitação de gestão de código de acesso Este é um gerado automaticamente. Por favor, não responder. Tenha a gentileza de receber este na condição de fornecedor do Grupo Iberdrola (SRM) e como Coordenador na sua empresa, com o código de acesso (senha) recebido, para assim poder acessar o sistema de Gestão de Licitações do Grupo Iberdrola (SRM). O propósito desse é que a pessoa de contato Gloria MS da sua empresa 2500 APROVECHAMIENTOS HIDROELECTRICOS solicitou recuperar o código de acesso, caso que informamos para que sejam realizadas as atuações oportunas. Informação adicional do solicitante: Nova senha Como Coordenador, você poderá realizar o desbloqueio, solicitar uma nova senha ou alterar a atual através do seguinte link. Acessar Uma vez que a atuação tenha sido realizada, receberá um notificando: -o desbloqueio da senha ou -a nova senha, que deverá ser mudada no seu primeiro acesso à ferramenta. Exceto no caso de desbloqueio, todas as outras pessoas de contato da sua empresa serão notificadas sobre as mudanças na senha. Para ficar a par das mudanças, deverá contatar o seu coordenador. Atenciosamente, COMPRAS GRUPO IBERDROLA O Coordenador, através do link deste , poderá acessar as novas opções. Antes disso, o sistema solicitará que se identifique como Coordenador, introduzindo o Código de segurança.

14 14 de 27 As novas opções são: desbloquear usuário, criar uma nova senha ou eliminar solicitação. Mostra-se o status do usuário (bloqueado ou não bloqueado) como ajuda. Desbloquear usuário: se este for o caso, o "status do usuário" mostrará: Usuário bloqueado. O Coordenador pode realizar o desbloqueio do usuário ao clicar no botão correspondente.

15 15 de 27 Usuário bloqueado pelo Administrador do Sistema Por diferentes razões, se o usuário tiver sido bloqueado pelo Administrador do Sistema, esta atuação não o desbloqueará. Para obter mais informações, por favor, contate o seu correspondente Centro de Atendimento ao Fornecedor.

16 16 de 27 Nova senha: o Coordenador também pode gerar uma nova senha clicando no botão correspondente. O Coordenador receberá um com a nova senha (que o sistema pedirá para ser trocada no próximo acesso). Gestão de código de acesso (senha) Este é um gerado automaticamente. Por favor, não responder. Conforme solicitado, a senha para o sistema de Gestão de Licitações do Grupo Iberdrola (SRM) foi mudada. A nova senha é GU6X2AEF. Por favor, mude esta senha na próxima vez que entrar na ferramenta. Da mesma forma, todas as outras pessoas de contato da sua empresa foram notificadas sobre as mudanças na senha. Para ficar a par das mudanças, deverá contatar o seu Coordenador. Atenciosamente, COMPRAS GRUPO IBERDROLA. As outras pessoas de contato serão informadas por sobre as mudanças na senha. Gestão de código de acesso (senha) Este é um gerado automaticamente. Por favor, não responder. Conforme solicitado, a senha para o sistema de Gestão de Licitações do Grupo Iberdrola(SRM) foi desbloqueada. Atenciosamente, COMPRAS GRUPO IBERDROLA.

17 17 de 27 Eliminar solicitação: se a solicitação da pessoa de contato não proceder (o usuário não está bloqueado/senha conhecida), o Coordenador tem que eliminar a solicitação. O sistema não permite ter mais de uma solicitação ativa. Por isso, se deixar pendente, não poderão ser tratadas novas solicitações por outras pessoas de contato até ser tratada / eliminada aquela que ainda estiver ativa. O solicitante receberá um informativo: Solicitação de gestão do código de acesso (senha) Este é um gerado automaticamente. Por favor, não responder. Em relação à sua solicitação de nova senha para a ferramenta de Gestão de Licitações do Grupo Iberdrola (SRM), informamos que a sua petição foi encaminhada ao Coordenador de Segurança de dita senha na sua empresa e que foi eliminada. Para qualquer explicação ou atuação adicional, por favor entre em contato com o seu Coordenador JCarlos Martinez. Comentários: eliminada Atenciosamente, COMPRAS GRUPO IBERDROLA.

18 18 de GESTÃO DAS SOLICITAÇÕES INICIADAS PELO COORDENADOR O próprio Coordenador pode solicitar o desbloqueio do usuário ou nova senha. Também pode solicitar um novo código de segurança ou trocá-lo. Estas atuações também estão disponíveis na página de acesso ao sistema, na opção: Senha esquecida. Chega-se ao mesmo formulário mostrado nas seções anteriores. O Coordenador deve preencher a informação solicitada:

19 19 de 27 O sistema verificará se a informação introduzida coincide com a informação registrada. Neste caso, identificará que o introduzido corresponde com o do Coordenador e, portanto, mostrará as seguintes opções: 1) Gestão usuário/senha : para desbloquear o usuário ou gerar nova senha. Nesta opção, será enviado um ao Coordenador para garantir o acesso desde o do Coordenador. Solicitação de gestão de código de acesso (senha) Este é um gerado automaticamente. Por favor, não responder. Tenha a gentileza de receber este na condição de fornecedor do Grupo Iberdrola (SRM) e como Coordenador na sua empresa, com o código de acesso (senha) recebido, para assim poder acessar o sistema de Gestão de Licitações do Grupo Iberdrola (SRM). O propósito desse é que a pessoa de contato Gloria MS da sua empresa 2500 APROVECHAMIENTOS HIDROELECTRICOS solicitou recuperar o código de acesso, caso que informamos para que sejam realizadas as atuações oportunas. Informação adicional do solicitante: Nova senha Como Coordenador, você poderá realizar o desbloqueio, solicitar uma nova senha ou alterar a atual através do seguinte link. Acessar Uma vez que a atuação tenha sido realizada, receberá um notificando: -o desbloqueio da senha ou -a nova senha, que deverá ser mudada no seu primeiro acesso à ferramenta. Exceto no caso de desbloqueio, todas as outras pessoas de contato da sua empresa serão notificadas sobre as mudanças na senha. Para ficar a par das mudanças, deverá contatar o seu Coordenador Atenciosamente,

20 20 de 27 COMPRAS GRUPO IBERDROLA Ao clicar no acesso enviado no , o sistema pedirá que se identifique como Coordenador. As seguintes opções são novamente apresentadas: A partir deste ponto, o funcionamento é o mesmo da seção 6.1 anterior. 2) Código de Segurança : para solicitar um novo código de segurança como Coordenador. Nesta opção o sistema solicitará: Uma primeira confirmação da solicitação:

21 21 de 27 Caso se confirme, envia-se um ao Coordenador (para garantir o acesso desde o seu e- mail). Solicitação de novo código de segurança Não responder este correio eletrônico. Correio eletrônico gerado automaticamente. Um novo código de Segurança foi solicitado para o coordenador do fornecedor 2500 APROVECHAMIENTOS HIDROELECTRICOS. Por favor, confirme a solicitação clicando no link a seguir. Acessar Para manter o seu código atual, por favor, delete este . Atenciosamente, COMPRAS GRUPO IBERDROLA. Ao acessar desde o mesmo, o sistema solicita: Uma segunda confirmação da solicitação:

22 22 de 27 Caso tudo seja confirmado, finalmente o sistema enviará um novo ao Coordenador com o novo código de segurança. Gestão do código de segurança coordenador Não responder este correio eletrônico. Correio eletrônico gerado automaticamente. Conforme seu pedido, foi gerado um novo código de segurança. O novo código de segurança para o coordenador é FT38YQYB Atenciosamente, COMPRAS GRUPO IBERDROLA 6.3 MUDAR DE COORDENADOR. MODIFICAR CÓDIGO DE SEGURANÇA Quando quiser, o atual Coordenador do Fornecedor pode registrar outra pessoa de contato do fornecedor como novo Coordenador (Mudar Coordenador) ou modificar o código de segurança. Estas atuações estão restringidas ao Coordenador e, portanto, para serem feitas, o SRM requer a identificação como Coordenador, introduzindo o código de segurança. Estão disponíveis no novo menu do SRM: Gerenciar pessoas de contato >>Gerenciar Coordenador de Segurança Entre nesse menu e introduza o código de segurança:

23 23 de 27 Uma vez identificado, poderá designar outro Coordenador ou modificar seu código de segurança. Designar / Mudar Coordenador: para mudar de Coordenador para outra pessoa de contato Selecione a pessoa de contato correspondente (marcar linha) e clique em Designar/Mudar Coordenador.

24 24 de 27 Caso se confirme, o SRM atualizará a informação e registrará a pessoa selecionada como novo Coordenador. O novo Coordenador receberá o seguinte Coordenador da senha ao SRM Este é um gerado automaticamente. Por favor, não responder. Prezado fornecedor, Dado que a sua empresa foi convidada para participar num processo de licitação do Grupo Iberdrola através da ferramenta web SRM (Suppliers Relationship Management) já terá um usuário e uma senha para o acesso. O Grupo Iberdrola facilita um único nome de usuário e senha por fornecedor. Desde dezembro de 2013 identifica no seu sistema uma das pessoas de contato no referido fornecedor como responsávelcoordenador da mesma para qualquer atuação que tenha que fazer com relação ao referido usuário e senha. Este informa de que foi registrado no nosso sistema como primeira pessoa de contato no fornecedor a quem foi facilitada a informação do usuário e senha correspondente. A partir de agora, qualquer atuação sobre dito usuário e senha (desbloqueio do usuário ou pedido de nova senha, etc.) poderá ser feita por você mesmo por ser Coordenador de forma automática na página de acesso ao sistema e pela opção: "Senha esquecida". O código de segurança para o coordenador é 8AGUJBC2 Atenciosamente, COMPRAS GRUPO IBERDROLA O resto de pessoas de contato também receberá um dizendo que o Coordenador mudou.

25 25 de 27 Mudar Código de Segurança do Coordenador: para personalizá-lo Disponível também no novo menu do SRM: Gerenciar pessoas de contato >>Gerenciar Coordenador de Segurança Entre nesse menu e identifique-se como Coordenador introduzindo o código de segurança: Com o botão Modificar código de segurança do Coordenador, poderá personalizar o seu código de segurança do Coordenador. Introduza duas vezes o código desejado tendo em conta o seguinte: Critérios para estabelecer a senha: no mínimo 6 caracteres e no máximo 8; deve incluir 2 caracteres numéricos. Não está permitido caracteres especiais. Não inclua nenhum caractere especial nem repita senhas anteriores

26 26 de 27 Clique Modificar Código de Segurança. O sistema registrará o novo código.

27 27 de VER E MODIFICAR INFORMAÇÃO DE PESSOAS DE CONTATO Para ver as pessoas de contato registradas no SRM e a sua informação, vá ao menu: Gerenciar pessoas de contato >> Gerenciar pessoas de contato Opção >>>Pessoas de contato O sistema mostrará: Todas as pessoas de contato registradas O Coordenador A informação e a atualização dessas pessoas de contato devem ser gerenciadas pelo fornecedor. Em relação ao Coordenador, somente ele mesmo pode modificar dita informação e o sistema solicitará que se identifique como tal, introduzindo o código de segurança. Somente o Coordenador pode modificar / atualizar seus dados