CADASTRO DE CLIENTES

Transcrição

1 Página: 1/5 1. Objetivo Detalhar o processo de cadastramento e aprovação de novos clientes dos Postos da Rede Mediterrâneo. 2. Histórico de Revisões Revisão Data Histórico 01 28/08/2015 Inclusão da etapa de consulta ao SERASA pelo Suporte MED 02 21/09/2015 Alteração de tópicos no Fluxograma

2 Página: 2/5 3. Detalhamento do Processo 3.1 Fluxograma do Processo INÍCIO Cliente deseja cadastrar-se para compras na Filial Gerente de Filial coleta todos os dados e documentos e efetua o cadastro na Intranet Ao gravar o cadastro o Gerente de Rede é notificado e deve validar as informações GR confere o cadastro Ao validar o cadastro o Suporte Med é notificado e deve consultar o SERASA GR revisam os dados do cliente e reiniciam o processo de aprovação com novas informações Havendo erro ou ausência de informação o GR recusará e devolverá ao GF O GF é notificado e deve comunicar o cliente para resolver a situação e o processo volta ao inicio Tem restrição SERASA Ao validar o cadastro o Gerente Comercial é notificado e deve aprovar o cliente GC validou o cadastro O problema pode ser resolvido? Cadastro não aprovado cliente não será cadastrado e não poderá comprar a prazo Ao aprovar o cadastro o Gerente Financeiro é notificado e deve cadastrar o cliente no Xpert para finalizar o processo e permitir a venda ao cliente FIM

3 Página: 3/5 3.2 Detalhamento do Processo ETAPA RESPONSÁVEL DETALHAMENTO Cadastrar cliente na Intranet Validar os dados cadastrados Consulta Serasa Aprovar o cadastro do cliente Gerente de Filial [GF] Gerente de Rede [GR] Suporte MED Gerente Comercial [GC] De posse dos dados do cliente e documentos obrigatórios o GF acessa a intranet da RDPPETROLEO, área de Controle Financeiro Rede Mediterrâneo, área do cliente, acessa a aba Clientes e clica no botão INCLUIR, Preenche todos os dados obrigatórios e finaliza a etapa GRAVANDO os dados Este processo gera um /notificação para o Gerente de Rede Este novo cadastro é listado em VERMELHO na grade de clientes O GR recebe a notificação por de que há um novo cliente. Se houver qualquer inconsistência nas informações, ou o gerente perceber erro no cadastro, deve notificar o Gerente de Filial para fazer as devidas correções. Esta parte das correções é discutida pessoalmente entre os Gerentes, podendo/devendo ser detalhada na aba de observações/pendências para efeito de histórico. Somente depois de verificar se todas as informações obrigatórias estão corretas ele clica em Conferido para dar sequência no processo. Ao clicar em CONFERIDO, o processo muda seu Status para CONFERIDO, muda a cor para AMARELO e o Suporte MED recebe uma notificação via sobre o cadastro validado pelo Gerente de Rede O Suporte MED recebe a notificação por de que há um novo cliente que precisa ser consultado no SERASA. Faz a consulta no site do serasa com base nos dados do cliente (CPF/CNPJ). E escolhe a opção TEM RESTRIÇÃO, que restaura o processo ao estado anterior e notifica o GF e GR, ou NÃO TEM RESTRIÇÃO, que avança o processo para a nova fase, pintando de ROXO e notificando o GC, conforme for o caso. É aconselhável incluir observação quando houver restrição, porém não é obrigatório. O GC recebe a notificação por , avisando que o cadastro do cliente necessita ser avaliado. Verifica e valida todos os dados financeiros, faz as devidas consulta aos mecanismos de proteção ao crédito e após análise deve escolher entra as opções: CANCELAR: significa que o cadastro do cliente não foi aprovado e ele não será incluído no sistema para compras faturadas pela RDP Petróleo, o status para CANCELADO e a cor muda para

4 Página: 4/5 ROXO, o processo é interrompido. Gravar o cadastro no Sistema do Posto Gerente Financeiro [GF] REJEITAR: significa que há alguma inconsistência nos dados que pode ser cadastral ou financeira, mas que esta situação pode ser corrigida, neste caso o GC deve incluir as devidas observações sobre a decisão e as inconsistências e o status retorna para NOVO e o GF e o GR são notificados sobre a decisão e deverão tomar as devidas medidas para correção e reiniciar o processo. APROVAR: significa que o cadastro foi aprovado comercialmente e seguirá para a fase final. Neste caso o processo passará para o status APROVADO e sua cor muda para AZUL e o GF recebe a notificação para incluir o cliente no sistema do Posto. O Gerente Financeiro recebe a notificação do Cadastro APROVADO. Acessa o Sistema de Gerenciamento dos Postos e faz o cadastro de todos os dados do novo cliente. Depois deste cadastro ele inclui o código do cliente no Sistema [ID XPERT] e clica em gravar finalizando o processo. Os Gerentes de Rede e Filial recebem a notificação confirmando o final do processo e o status muda para CADASTRADO e a cor muda para VERDE 3.3 Documentos obrigatórios Os seguintes documentos devem ser anexados ao processo do cliente no momento do cadastro inicial pelo Gerente de Filial Pessoa Física RG CPF Declaração de IR Comprovante de Renda Comprovante de Endereço Pessoa Jurídica Cartão CNPJ Inscrição Estadual Contrato Social Relação de Placas Autorização para Abastecimento Modelo : [ANEXO1]

5 Página: 5/5 ANEXO 1: Modelo Carta de Autorização Eu,..., responsável legal pela empresa..., autorizo o abastecimento dos veículos relacionados abaixo: Marca Modelo Placa Cidade/Estado e Data. Carimbo da empresa Assinatura