PARTE I TAREFAS, RECURSOS E ATRIBUIÇÕES

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1 A TELA DE ABERTURA DO MS PROJECT Ao clicar no ícone do MS Project a tela de abertura do é aberta conforme Figura 1. Figura 2 - Opões de barra de ferramentas Barra de edição: Semelhante à barra de edição do programa Excel, esta barra mostra o que é digitado em cada célula selecionada da planilha, permitindo a alteração do conteúdo quando necessário. Figura 1 - Tela de abertura Menu principal: Trata-se da mesma barra de comandos utilizada tradicionalmente em todos os aplicativos da Microsoft como por exemplo os programas Word ou Excel. Os comandos são do tipo cortina, ou seja, ao se clicar o mouse sobre um comando uma cortina de vários sub-comandos será aberta. Barra de ferramentas: Tradicional dos programas da Microsoft as barras de ferramentas contem ícones de atalhos para os comandos mais utilizados. E possível adicionar ou remover várias barras de ferramentas, para isto clique em exibir/ferramentas, conforme Figura 2, é possível selecionar 13 tipos de barras de ferramentas ou ainda, personalizar sua própria barra de ferramentas com os comandos selecionados pelo usuário. Barra de modos: A barra de modos não faz parte da tela de abertura do MS Project, mas é um recurso tão utilizado que praticamente todos os profissionais a incluem na tela de abertura, para isto basta clicar no comando exibir e ativar a opção barra de modos. Área de tabelas: Trata-se de uma tabela onde serão inseridos os dados principais do projeto, ou seja: nome da tarefa, duração, inicio, término, predecessoras e nome dos recursos. A tabela de abertura do MS Project é denominada de tabela de entrada, mas, como será visto mais adiante, é possível selecionar até nove tipos de tabelas padronizadas ou ainda editar uma tabela personalizada, conforme ilustra a Figura 3. JURANDIR PEINADO Página 1 JURANDIR PEINADO Página 2

2 Figura 3 - Opções de tabelas Área gráfica: Esta área apresentará o gráfico de Gantt, também conhecido como gráfico de barras à medida que a tabela vai sendo construída. Iniciando um projeto Para demonstrar a utilização do MS Project, vamos iniciar com um exemplo bastante trivial, a construção de uma pequena casa de alvenaria. Todo projeto pode, e deve ser dividido em várias tarefas, aqui dividimos nosso exemplo de construção de casa em 13 tarefas que foram digitadas nas células da coluna nome da tarefa, conforme pode ser observado na Figura 4. Figura 4 - Digitando os nomes das tarefas Como pode ser observado, para cada tarefa digitada o sistema mostra a duração de um dia seguido de um ponto de interrogação, isto significa que a duração não foi digitada, as datas de inicio e final da tarefa são colocadas automaticamente pelo MS Project e correspondem, inicialmente, à data do dia. Pode-se perceber que o gráfico de Gantt começa a ser montado, o comprimento de cada barra representa a duração da tarefa, como se pode observar, a princípio todas as tarefas têm duração de um dia e iniciam-se todas ao mesmo tempo. A numeração, a data de início e a data final das tarefas são feitas automaticamente pelo MS Project Dica: para inserir uma linha adicional selecione uma célula ou uma linha e tecle insert, uma nova linha será inserida na parte superior à linha ou célula selecionada Adicionando a duração das tarefas É claro que não é possível executar todas as tarefas em um único dia e de forma simultânea, assim o próximo passo consista na colocação dos prazos estimados de duração de cada uma das tarefas, isto é feito digitando-se os prazos na coluna duração, conforme Figura 5. JURANDIR PEINADO Página 3 JURANDIR PEINADO Página 4

3 começando na mesma data, mas como sabemos isto não é possível, pois é necessário terminar o alicerce para, depois, construir a parede, e assim por diante. É preciso então informar ao sistema quais são as tarefas predecessoras. Dica: É possível alterar a unidade de tempo da duração para novas tarefas para isto clique em ferramentas/opções/cronograma. Na caixa de diálogo selecione a duração é inserida em semanas. Conforme ilustra a Figura 6. Figura 5 - Adicionando duração das tarefas Você vai perceber que a unidade padrão de entrada do MS Project está em dias, neste caso você deve digitas a letra s de semanas depois do numero, por exemplo, digite 1s na duração da primeira tarefa. Para outras unidades, as opções são: M = minutos H = horas D = dias S = semanas Me = meses? = duração estimada Duração estimada: Digitar o sinal de interrogação (?) no final de determinada(s) tarefa(s) vai marcar a duração como estimada. Este recurso pode ser útil em projetos onde não se tem certeza da duração de determinadas tarefas e é desejado fazer um controle sobre as mesmas, as tarefas com duração estimada poderão ser selecionadas por meio de um filtro, assunto que será abordado mais tarde. Figura 6 - Alterando a unidade de tempo Informando as tarefas predecessoras Digite as tarefas predecessoras a coluna predecessoras, quando houver mais de uma tarefa predecessora, utilize o ponto e vírgula para separá-las, conforme Figura 7. Observe na Figura 5 que as barras do gráfico de Gantt assumiram o comprimento proporcional ao tempo de cada uma das tarefas que elas representam, as datas de término de cada tarefa foram também automaticamente alteradas pelo MS Project. Bem, todas as tarefas estão JURANDIR PEINADO Página 5 JURANDIR PEINADO Página 6

4 Figura 9 - Personalizando a escala de tempos Figura 7 - Informando tarefas predecessoras Observe que as datas de inicio e final das tarefas foram automaticamente alteradas pelo MS Project de acordo com a nova relação de precedência das tarefas. As barras do gráfico de Gantt estão agora posicionadas nas datas correspondentes ao início e término de cada tarefa. Visualizando a impressão O projeto pode ser impresso para controle do responsável, para isto clique no ícone visualizar impressão na barra de ferramentas e será exibida a aparência que o documento será impresso, conforme Figura 10. Faça os ajustes necessários no comando configurar página antes da impressão, se for o caso. A impressão também pode ser feita em várias páginas que, depois de impressas, podem ser coladas montando uma figura maior. Alterando a escala de tempos do gráfico de Gantt Muitas vezes, a escala de tempos do gráfico de Gantt vai gerar barras demasiadamente longas ou demasiadamente curtas, para encontrar a visualização ideal você precisará alterar a escala de temos, para isto clique nos ícones ampliar ou reduzir conforme Figura 8. Figura 8 - Dimensionando a escala de tempos O MS Project permite várias opções para personalizar a escala de tempos, para isto dê dois cliques sobre a escala de tempos e a caixa de diálogos da Figura 9 será aberta, faça suas opções de escolha e clique no botão OK. JURANDIR PEINADO Página 7 JURANDIR PEINADO Página 8

5 Figura 11 - Opções de predecessoras Dica: Se você der dois cliques na seta do gráfico de Gantt que une as tarefas 5 e 7 a caixa de diálogo da Figura 12 será exibida, esta caixa permitirá trabalhar qualquer opção de dependência desejada. Figura 10 - Visualizando a impressão Relação de dependência entre as tarefas predecessoras O padrão de relação de dependência entre tarefas do MS Project é de término a início, ou seja, a tarefa predecessora precisa ser completamente terminada para então dar início à tarefa sucessora, mas nem sempre é assim que deve ser, por exemplo, talvez exista uma situação que duas tarefas tenham que terminar juntas, ao mesmo tempo, outro exemplo acontece quando não é necessário que a tarefa predecessora seja completamente terminada para que seja iniciada a tarefa sucessora. Para estes casos as opções são: TI = Término a inicio TT = Término a término IT = Início a Término II = Início a início Figura 12 - Dependência entre tarefas Inserindo anotações em tarefas Muitas vezes pode ser útil inserir algum comentário, aviso ou qualquer tipo de anotação importante sobre uma tarefa específica. Vamos supor que na tarefa 5 telhado se deseja anotar: A construção do telhado deverá ser com telhas do tipo francesas, para fazer isto, clique duas vezes sobre a tarefa 5, selecione a pasta anotações da caixa de diálogo de digite a anotação desejada conforme ilustra a Figura 13. Suponha que a tarefa 7 instalações elétricas possa ser iniciada após dois dias que o telhado tiver sido iniciado, para esta situação digite 5II+2d na coluna predecessoras da tarefa 7, conforme ilustra a Figura 11. JURANDIR PEINADO Página 9 JURANDIR PEINADO Página 10

6 Figura 13 - Inserindo anotações na tarefa Você irá observar que, após a inserção da anotação, um ícone aparecerá na linha referente à tarefa que receber a informação, conforme se observa na Figura 14. Se você parar o ponteiro do mouse sobre este ícone, a anotação será mostrada. Figura 15 - Alterando o início do projeto Se você desejar mais informações sobre o projeto, clique no comando Estatísticas... a caixa de diálogo da Figura 16 vai aparecer mostrando importantes informações sobre o projeto, como data de inicio, data final, duração etc. Figura 14 - Ícone anotações na tarefa INFORMAÇÕES SOBRE O PROJETO O padrão do MS Project inicia o projeto na data em que as tarefas foram digitadas, porém isto raramente é verdade, normalmente se inicia o projeto em uma determinada data futura. Vamos supor, por exemplo, que se deseja iniciar o projeto no dia 14 de janeiro de Para isto clique o comando projeto/informações sobre o projeto, no menu principal, a caixa de diálogo da Figura 15 será então exibida. Figura 16 - Estatísticas do projeto Dica: também é possível agendar o projeto a partir de sua data de término. Esta situação é usada com muita freqüência, quando se deseja saber qual a última data que o projeto deve ser iniciado para terminar no prazo préestabelecido. Para isto agende o projeto a partir da data de término desejada, conforme ilustrado na Figura 17. JURANDIR PEINADO Página 11 JURANDIR PEINADO Página 12

7 indicado na tabela, pois a tarefa 10 tem uma margem de seis semanas para ficar pronta, conforme se pode observar no gráfico de Gantt. As tarefas que aparecem com a barra vermelha no gráfico de Gantt não possuem margem de folga e são chamadas de tarefas críticas, se houver um atraso em uma ou mais dessas tarefas, todo o projeto vai atrasar. As tarefas críticas juntas irão formar o caminho crítico do projeto. Se você deseja saber com mais precisão quais as datas das margens de folga clique em exibir/tabela/cronograma. A nova tabela é apresentada na Figura 19. Figura 17 - agendando data final do projeto Caminho crítico e folgas Para você entender melhor os conceitos de caminho crítico e folgas, clique no ícone Gantt de controle na barra de modos e a tela será exibida conforme Figura 18. Figura 19 - A tabela cronograma Você pode observar, por exemplo, que a margem de atraso total da tarefa 10 é de nove semanas e eu poderia começar a tarefa o mais breve possível 31/03/08 ou o mais tarde possível em 02/06/08, tudo isto sem comprometer a data de término do projeto. Colocando restrições em tarefas Em algumas situações pode haver restrições de datas em determinadas tarefas, como, por exemplo, vamos supor que, sabemos de antemão que a tarefa 4, que está prevista para iniciar em 25/02/08 só possa ser realizada, por alguma razão, a partir de 25 de março. Isto é uma restrição que precisa ser informada ao MS Project. Para inserir esta restrição, clique duas vezes sobre a tarefa 4 (laje), escolha a pasta avançado na caixa de diálogo informações sobre a tarefa e insira esta restrição, conforme ilustrado na Figura 20. Figura 18 - Caminho crítico e folgas Como você pode observar, algumas barras do gráfico de Gantt parecem vermelhar e outras azuis. As tarefas em azul não precisam começar necessariamente nas datas de inicio o mais breve possível, estas tarefas têm margem de folga, por exemplo, a tarefa 10 tem a duração de duas semanas, porém ela não precisa iniciar no exatamente no dia 31/03/08, conforme JURANDIR PEINADO Página 13 JURANDIR PEINADO Página 14

8 Dica: Você pode adicionar uma restrição do tipo não iniciar antes de simplesmente digitando a data restrição diretamente na célula início na linha da tarefa correspondente. Existem oito tipos de restrição que podem ser utilizadas, são elas Deve iniciar em Deve terminar em Não iniciar antes de Não iniciar depois de Não terminar antes de Não terminar depois de O mais breve possível (padrão do MS Project) O mais tarde possível Figura 20 - Inserindo restrições à tarefa Observe que a data de término do projeto foi alterada em função desta restrição e um ícone aparece agora na linha da tarefa. Este ícone avisa que existe uma restrição de data na tarefa, parando o ponteiro do mouse sobre o ícone, a restrição é informada, conforme Figura 21 (utilize novamente a tabela de entrada do gráfico de Gantt exibir/tabela/entrada). Para retirar uma restrição de data, coloque a opção o mais breve possível na caixa informações sobre a tarefa/avançado. O calendário de tarefas Mais uma ferramenta bastante útil proporcionada pelo MS Project é o calendário de tarefas, ele permite a criação de um calendário mensal nos modelos dos calendários usualmente utilizados no dia a dia, estes calendários podem ser impressos para auxilio na execução do projeto. Para visualizar e imprimir estes calendários, clique no ícone calendário na barra de modos seguido do ícone visualizar impressão na barra de ferramentas, conforme ilustrado na Figura 22. Clique as setas para cima e para baixo para visualizar os meses anteriores ou posteriores. Figura 21 - Ícone de restrição de data JURANDIR PEINADO Página 15 JURANDIR PEINADO Página 16

9 Telhado 1 carpinteiro, 2 serventes Contra piso 1 pedreiro, 3 serventes, 1 engenheiro (100%) Instalações elétricas 1 eletricista Instalações 1 encanador hidráulicas Reboco 2 pedreiros, 3 serventes Portas e janelas 2 pedreiros, 1 engenheiro (50%) Cerâmicas 1 azulejista, 1 servente, 1 engenheiro (50%) Pintura 2 pintores Acabamento final 3 serventes, 1 engenheiro (50%) Cada um destes recursos tem, naturalmente, um determinado custo por hora de trabalho, vamos supor que os recursos para construção de nossa pequena casa sejam os descritos na Tabela 2. Tabela 2 - Custo dos recursos trabalho Figura 22 - Calendário de atividades ATRIBUINDO RECURSOS AO PROJETO Para realizar um projeto são necessários recursos. Para a construção da casa de nosso exemplo são necessários recursos de materiais de construção e recursos de mão-de-obra. Assim sendo, podemos considerar que existem dois tipos de recursos: Recursos do tipo trabalho: São recursos não consumíveis, tem custo por tempo de uso (R$/h), tais como mão-de-obra e utilização de máquinas ou equipamentos. Recursos do tipo material: São recursos consumíveis, tem custo por unidade (R$/quilo, R$/milheiro, R$/m 2 etc.) Recursos do tipo custo: Trata-se de um tipo de recurso para custos fixos. Vamos supor que nosso projeto de construção de uma pequena casa apresente as necessidades de recursos de trabalho descritas na Tabela 1. Tabela 1 - Necessidades de recursos tipo trabalho Tarefas Recursos de trabalho necessários Terraplenagem 1 Trator, 1 pedreiro, 2 serventes e 1 engenheiro (20%) Alicerce 2 pedreiros, 3 serventes, 1 engenheiro (50%) Paredes 2 pedreiros, 2 serventes, 1 engenheiro (50%) Laje 1 pedreiro, 3 serventes, 1 engenheiro (50%) JURANDIR PEINADO Página 17 Recurso Hora normal Hora extra Trator 50,00 70,00 Pedreiro 8,50 12,50 Servente 4,30 6,53 Engenheiro 78,30 99,80 Carpinteiro 9,50 13,70 Eletricista 9,50 13,50 Pintor 6,50 8,00 Encanador 9,50 13,50 Azulejista 7,65 11,50 Vamos supor que nosso exemplo do projeto de construção de uma pequena casa apresente as necessidades de recursos de trabalho descritas na Tabela 3. Tabela 3 - Necessidades de recursos materiais Tarefas Material Quantidad e Unidade Custo /un. Terraplenagem Concreto (tipo 8 m 3 220,00 Alicerce A) Ferragem 2500 Kg 3,50 Paredes Tijolo 35 Milheiro 89,00 Reboco 15 m 3 80,00 Vigas 325 m 2,78 Laje Concreto (tipo A) 5 m 3 220,00 Telhado Madeiramento 13 m 3 560,00 Telhas 1,2 Milheiro 1200,80 Contra piso Concreto (tipo 9 m 3 180,00 B) Instalações Fiação 300 m 1,20 elétricas Instalações hidráulicas Metais 5 Jogo 3200,00 JURANDIR PEINADO Página 18

10 Reboco Reboco 68 m 3 80,00 Portas e janelas Portas 12 Peça 380,00 Janelas 8 Peça 120,00 Cerâmicas Cerâmica 3 Jogo 1200,00 Pintura Tinta acrílica 78 L 5,60 Acabamento final Gramado 36 m 2 23,00 Criando a planilha de recursos Antes de atribuir os recursos às tarefas é necessário cadastrar os diversos recursos na planilha de recursos do MS Project. Para fazer isto, clique no ícone planilha de recursos na barra de modos e insira dos dados dos recursos de forma similar a uma planilha do Excel, conforme ilustra a Figura 23. Unid. Máximas: As unidades máximas são utilizadas apenas para os recursos do tipo trabalho, serve para indicar quantas pessoas, máquinas ou equipamentos estão disponíveis, por exemplo, se a empresa construtora tem três pedreiros disponíveis este valor deverá ser digitado na célula correspondente, por enquanto vamos deixar apenas uma unidade de recurso disponível. Taxa padrão: Nestas células serão colocados os valores dos recursos. Recursos de trabalho terão seu valor por hora de trabalho, recursos do tipo material terão seu valor por unidade de material. Por exemplo, o recurso 14 indica que o milheiro de telhas custa R$1200,00. Também é possível colocar o valor do recurso trabalho em outra unidade de tempo como dia, semana ou mês, neste caso digite: valor/d ou valor/s ou ainda valor/me. Taxa h. extra: Esta taxa é valida apenas para os recursos do tipo trabalho, corresponde ao valor da hora extra do recurso. Custo por uso: serve para todos os tipos de recursos e é utilizado quando o recurso tem algum custo fixo adicional, por exemplo, suponha que o pedreiro recebesse uma bonificação extra de R$200,00 para cada tarefa terminada ou suponha que existisse um custo fixo de transporte para cada milheiro de telha de R$50,00. Cada unidade de recurso utilizado na tarefa recebe o valor do custo por uso, que é fixo por recurso, independentemente do número de horas trabalhadas ou quantidade de material utilizado. Por enquanto não coloque nenhum valor de custo por uso. As demais colunas serão vistas mais adiante, por enquanto vamos nos preocupar apenas com as colunas referidas da planilha de recursos. Figura 23 - Planilha de recursos Nome do recurso: Insira os nomes dos recursos necessários para o projeto, um mesmo tipo de recurso não pode ser duplamente cadastrado, por exemplo, o concreto tipo A e o reboco são utilizados em mais de uma tarefa, porém aparecem apenas uma vez na planilha de recursos. Alocando recursos às tarefas Como você está fazendo seu primeiro projeto e, por falta de prática, poderia se confundir, nós recomendamos alterar o tipo de tarefas de unidades fixas para duração fixa desabilite a condição As novas tarefas serão controladas pelo empenho. Assim quando você redigitar um recurso que tenha sido incluído errado na primeira digitação, a duração da tarefa não será alterada pela mudança dos recursos, (esta condição será abordada mais adiante). Para isto clique no comando ferramentas/opções/cronograma e altere o tipo de tarefa padrão de unidades fixas (padrão do MS Project) para duração fixa, conforme Figura 24 e Figura 25. Tipo de recurso: Três tipos de seleção de recursos são permitidos: trabalho, material e custo. Faça apenas uma planilha contendo todos os tipos de recursos necessários Unidade do material: Estes campos servem apenas para recursos do tipo material. Você deve digitar a unidade do material utilizada: quilogramas, litros, metros, milheiros e assim por diante. JURANDIR PEINADO Página 19 JURANDIR PEINADO Página 20

11 Ainda antes de iniciar a atribuição de recursos ás tarefas, certifique-se que a opção mostrar unidades de atribuição como: esteja na condição decimal, conforme se pode observar na Figura 24. Existem várias formas de atribuir os recursos às tarefas, a forma mais correta e utilizada é a seguinte: Clique no ícone gráfico de Gantt na barra de modos e certifique-se que a tabela de entrada está selecionada (caso não esteja clique exibir/tabela/entrada). Clique no comando janela no menu principal e selecione o comando dividir, conforme Figura 26. Figura 24 - Alterando tarefa para duração fixa Figura 26 - Atribuindo recursos às tarefas Selecione a tarefa terraplenagem (tarefa1) na tela superior referente ao gráfico de Gantt. Na tabela inferior, selecione o nome e a quantidade de cada um dos recursos necessários para a tarefa terraplenagem, observação: para recursos parciais como 20% do engenheiro digite a quantidade de 0,2 (correspondente a 20%) após a inserção dos recursos clique a tecla OK conforme se pode observar na Figura 26. Figura 25 - Desabilitando controle pelo empenho JURANDIR PEINADO Página 21 JURANDIR PEINADO Página 22

12 Figura 27 - Confirmando a atribuição dos recursos Após o comando OK ser clicado, os nomes e quantidades dos recursos aparecem na tabela e no gráfico de Gantt, como pode ser observado agora, na Figura 27. Observe que a coluna trabalho da tabela inferior foi automaticamente preenchida. O cálculo funciona da seguinte forma: uma unidade de trator trabalhando durante uma semana (8hx5d=40h) necessitará de quarenta horas de trabalho para realizar a tarefa. O mesmo acontece com o recurso pedreiro, já a quantidade de trabalho dos serventes é de 80 horas, é que dois serventes trabalhando juntos durante uma semana geram 80 horas de mão-de-obra, que precisará ser paga. Já o recurso engenheiro apresenta apenas 8 horas de trabalho, que corresponde a 20% de 40 horas da semana, é como se o engenheiro trabalhasse apenas 1,6 horas por dia fazendo uma vistoria diária no serviço (não é necessário que o engenheiro permaneça o tempo todo durante a execução desta tarefa. Clique o comando próxima, na tabela da janela inferior e atribua os demais recursos para todas as tarefas, conforme ilustrado na Figura 28 Observação: As colunas início e término da Figura 28 e da Figura 28 foram ocultadas para melhor demonstrar a atribuição de recursos Figura 28 - Finalizando a atribuição de recursos Os recursos do MS Project para gerenciamento de projetos Após inserir as tarefas e seus recursos do projeto, como fizemos até então, será possível uma obter uma série de informações valiosas para o planejamento e gerenciamento da execução do projeto, dos inúmeros recursos, os mais importantes e utilizados são: A planilha de recursos mostrando os recursos sobrecarregados Você deve se lembrar que indicamos a existência de apenas um profissional de cada tipo, ou seja, um pedreiro, um servente e assim por diante (ver coluna un. Máximas na Figura 23). Por outro lado temos algumas tarefas que necessitam de mais de um profissional, por exemplo, a tarefa alicerce (tarefa 2) utiliza dois pedreiros e dois serventes, desta forma alguns recursos vão faltar para a realização do projeto no prazo pretendido. Para visualizar os recursos que estão sobrecarregados, primeiro remova a divisão de janela clicando em janela/remover divisão e após isto, clique na planilha de recursos da barra de modos. JURANDIR PEINADO Página 23 JURANDIR PEINADO Página 24

13 Figura 29 - Planilha com recursos sobrecarregados Como você poderá notar na Figura 29, os recursos: pedreiro, servente, engenheiro e pintor aparecem em vermelho e contém um ícone de advertência na primeira coluna, isto é a forma de indicar que estes recursos estão sobrecarregados. O gráfico de recursos O MS Project pode gerar um gráfico indicativo da utilização dos recursos, para isto clique no ícone Gráfico de recursos na barra de modos, conforme ilustrado na Figura 30, aumente ou diminua a escala de tempos, clicando nos ícones ampliar ou reduzir (ver Figura 8) até encontrar uma visualização que você considere mais adequada. Figura 30 - Gráfico de recursos Para alterar o recurso apresentado no gráfico tecle Page up ou Page down, por meio das barras de rolagem, role o gráfico para a direita ou esquerda e observe a quantidade de pedreiros necessários e em que dias isto acontece. A planilha uso dos recursos O uso dos recursos também pode ser visualizado por meio de uma tabela mais detalhada, para isto clique o ícone uso dos recursos na barra de modos, conforme indicado na Figura 31. JURANDIR PEINADO Página 25 JURANDIR PEINADO Página 26

14 Figura 31 Planilha de uso dos recursos A planilha de uso dos recursos é bastante útil porque apresenta a quantidade de necessária de recursos (do tipo material, trabalho ou custo) diária, permitindo assim organizar a compra e entrega de material bem como programar a necessidade diária de mão-de-obra. Para melhor visualização dos recursos x tempo, utilize a barra vertical e horizontal de rolagem. Figura 32 Planilha de uso dos recursos com tarefas ocultas A planilha uso da tarefa Uma planilha, bastante útil, que apresenta o uso das tarefas por recurso de acordo com o cronograma pode ser gerada pelo MS Project, para isto clique no ícone uso da tarefa da barra de modos, conforme Figura 33. Dica: clique no sinal ou + que aparece na frente do nome do recurso para mostrar ou ocultar as tarefas em que o recurso é utilizado, conforme Figura 32. JURANDIR PEINADO Página 27 JURANDIR PEINADO Página 28

15 Figura 33 - Planilha uso da tarefa Da mesma forma que a planilha de uso dos recursos, a planilha uso da tarefa também possui a opção de ocultar ou mostrar os recursos, para isto clique nos sinais + ou na que aparecem em frente ao nome das tarefas, conforme ilustrado na Figura 34. Figura 34 - Planilha uso da tarefa com recursos ocultos Informações sobre o projeto Agora que os recursos necessários ao projeto, e seus respectivos custos foram incluídos, a caixa de diálogo de informações sobre o projeto pode fornecer a informação sobre a quantidade total de horas de trabalho e, principalmente, o custo total do projeto, para isto clique em projetos/informações sobre o projeto/estatísticas e a caixa de diálogo da Figura 35 vai aparecer. Como ser pode observar o custo estimado do projeto será de R$ ,66. JURANDIR PEINADO Página 29 JURANDIR PEINADO Página 30

16 Figura 35 - Informações sobre o projeto Relatório de fluxo de caixa do projeto O MS Project pode gerar vários relatórios muito úteis para o planejamento e gerenciamento de projetos, um dos relatórios mais utilizados é o fluxo de caixa que, como o próprio nome já diz, informa os valores que deverão ser gastos ao longo do tempo durante a execução do projeto, em outras palavras, o custo total do projeto, como já vimos, é de R$ ,66, porém, este valor, será desembolsado ao longo do projeto. O relatório do fluxo de caixa mostra este desembolso ao longo do tempo. Para gerar este relatório no MS Project clique em relatório/relatórios.../custos... (veja Figura 36)/selecionar/fluxo de caixa. Figura 37 - Editando relatórios O relatório da Figura 38 apresenta o fluxo de caixa mensal de nosso projeto de construção de uma pequena casa. Conforme se pode observar são apresentados os gastos mensais em cada tarefa. Figura 38 - fluxo de caixa mensal Exercício de planejamento de projetos no MS Project Com as informações aprendidas até agora sobre o MS Project você poderá resolver o exercício a seguir: Figura 36 - Seleção relatórios custos... Antes de selecionar o relatório de fluxo de caixa você poderá editá-lo, para isto clique o ícone editar, conforme Figura 37. Uma indústria de eletrodomésticos pretende realizar um serviço de manutenção em uma planta de fábrica que acontecerá entre os dias 30 de junho de 2008 e o dia 25 de julho de 2008, aproveitando o período de férias coletivas da produção. Os serviços que precisam ser executados estão descritos na Tabela 4. Tabela 4 - Projeto manutenção de uma planta fabril Tarefa Pred. Duração Recursos 5 vidraças 1 Troca das vidraças das paredes - 4 d 30 m 2 de vidro JURANDIR PEINADO Página 31 JURANDIR PEINADO Página 32

17 2 Manutenção do telhado 1 3 d 3 Reforma do piso 2 5 d 4 Pintura geral da parede 3 5 Substituição isolação térmica do forno 1 pintor pinta 25 m² /dia 1 6 d 6 Instalação dois exaustores 5 5 d 7 Substituição da fiação da estufa 6 3 d 8 Troca mancais motor principal - 2 d 9 Troca mancais motor secundário 8 2 d 10 Construção sala controle 9 3 d 11 Aumento do comprimento da linha 10 5 d 12 Mudar prensa de local 11 1 d Os custos de pessoal são: 1 pedreiro 2 auxiliares 20 telhas novas 1 pedreiro 3 auxiliares 40 sacos de cimento 1 caminhão areia 1 pedreiro 5 auxiliares Pintores 25 m 2 manta isolante 1 engenheiro (50%) 2 auxiliares Será Instalado pelo fornecedor Material elétrico 1 engenheiro (50%) 1 eletricista 2 auxiliares 1 talha portátil 1 jogo de mancais 1 engenheiro (20%) 2 auxiliares 1 talha portátil 1 jogo de mancais 1 engenheiro (20%) 2 auxiliares 55 m 2 divisórias 1 marceneiro 2 auxiliares Material (da linha) 1 engenheiro 3 auxiliares 1 empilhadeira 1 mecânico 2 auxiliares o m2; material da linha: R$ ,00; empilhadeira: R$ 5,00/h; telha: R$ 25,00/unidade, tinta: R$ 35,00 cada galão de 3,6 litros. O fornecedor dos exaustores agendou a tarefa para iniciar em 14 de julho de 2008, a instalação tem um custo fixo de R$ 3.500,00. Considere a utilização de quatro pintores para as questões abaixo: 1. Qual o custo total do projeto? 2. Qual tarefa apresenta maior custo? Qual é este custo? 3. Qual o custo total e dos recursos para a construção da sala de controle? 4. Qual a margem de atraso total da tarefa: troca de mancais do motor principal? 5. Qual o(s) dia(s) que será necessário utilizar a quantidade máxima de auxiliares, e qual é esta quantidade máxima? 6. Quanto será necessário desembolsar em cada uma das quatro semanas? Resolução Primeiro passo: Antes de iniciar o exercício configure seu projeto para que as tarefas sejam do tipo trabalho fixo e não controladas pelo empenho, faça estes ajustes em: ferramentas/opção/cronograma Insira os nomes das tarefas, durações e predecessoras no gráfico de Gantt, não digite nenhuma data nas colunas inicio e término deixe que o MS Project faça isto. Providencie para que a data de início do projeto seja 30 de junho de Para isto clique em projetos/informações sobre o projeto, como já visto. Dê dois cliques na tarefa instalações exaustores a caixa de diálogo vai abrir, selecione a pasta avançado e Coloque a restrição deve iniciar em 14 de julho de Ao final destas ações você vai ter o gráfico de Gantt como ilustrado na Figura 39. Observe: O tempo de duração da tarefa pintura geral é de cinco dias, pois quatro pintores juntos pintam 100m² por dia, e é necessário pintar 500m² de parede. Engenheiro: R$ 55,00 por hora; pedreiro ou marceneiro: R$ 3,50 por hora; auxiliar: R$ 2,50 por hora; mecânico ou eletricista: R$ 3,75 por hora; pintor: R$ 3,00 por hora. Cada hora-extra custa 50% a mais da hora normal. Os custos de materiais e equipamentos são: Vidraça: R$ 57,80 cada; vidro: R$ 1,50/m2; manta isolante: R$ 35,00/m2; material elétrico: R$ 3.450,00; talha portátil: R$ 2,50/h; jogo de mancais: R$ 1.450,00; cimento: R$ 25,00/saca, areia: R$ 250,00/caminhão; divisórias: R$35,00 JURANDIR PEINADO Página 33 JURANDIR PEINADO Página 34

18 Figura 39 - Gráfico Gantt: manutenção planta fabril Segundo passo: Cadastre os recursos na planilha de recursos. A Figura 40 ilustra este cadastramento. Observe: Os valores de horas-extras devem ser calculados e digitados. Os recursos: material elétrico e material de linha não precisam de unidade. Lembre-se: a talha portátil e a empilhadeira são recursos do tipo trabalho. Nenhum recurso referente à tarefa instalação exaustores foi cadastrado. Figura 41 - Atribuindo recursos: manutenção planta fabril Após todos os recursos serem atribuídos, a tabela do gráfico de Gantt deverá conter todos os recursos na coluna nome dos recursos conforme ilustra a Figura 42. Observe: Nenhum recurso foi atribuído à tarefa instalação dos exaustores Figura 42 - Recursos atribuídos: manutenção planta fabril Figura 40 - Planilha recursos: manutenção planta fabril Terceiro passo: Atribua os recursos da planilha de recursos às respectivas tarefas, para isto selecione gráfico de Gantt na barra de modos e a seguir divida a tela clicando em janela/dividir, conforme indicado na Figura 41. JURANDIR PEINADO Página 35 Atribuindo um custo fixo a uma tarefa Muitas vezes, determinada tarefa pode apresentar apenas um custo fixo sem outros custos de recursos, (ou um custo fixo adicionado de outros custos com recursos de trabalho ou material) em todo caso para demonstrar como se insere um custo fixo em uma tarefa, vamos utilizar o exemplo deste exercício. Clique no comando exibir/tabela/custos e digite o valor do custo fixo da JURANDIR PEINADO Página 36

19 tarefa na coluna custo fixo conforme indicado na Figura 43. Após isto volte à tabela de entrada (exibir/tabela/entrada). Figura 45 - Custos das tarefas: manutenção planta fabril Figura 43 - Atribuindo custo fixo à tarefa: manutenção planta fabril Quarto passo: Seu projeto está pronto, agora você pode responder às questões solicitadas no exercício. 3. Qual o custo total e dos recursos para a construção da sala de controle? Resposta: Custo total = R$2.129,00; divisórias = R 1.925,00; marceneiro = R$ 84,00; auxiliares = R$ 120,00. (clique no símbolo + na tarefa 10 da tabela) 1. Qual o custo total do projeto? Resposta: R$ ,00 (projeto/informações sobre o projeto/estatísticas) Figura 46 - Custos das tarefas com recursos: manutenção planta fabril 4. Qual a margem de atraso total da tarefa: troca de mancais do motor principal? Resposta: cinco dias (gráfico de Gantt/exibir/tabela/cronograma) Figura 44 - Estatísticas: manutenção planta fabril 2. Qual tarefa apresenta maior custo? Qual é este custo? Resposta: Aumento da linha com R$ ,00 (gráfico de Gantt/exibir/tabela/custo) JURANDIR PEINADO Página 37 JURANDIR PEINADO Página 38

20 6. Quanto será necessário desembolsar em cada uma das quatro semanas? Resposta: Relatório/relatórios/custos/selecionar/fluxo de caixa/selecionar Figura 47 - Tabela cronograma: manutenção planta fabril 5. Qual o(s) dia(s) que será necessário utilizar a quantidade máxima de auxiliares, e qual é esta quantidade máxima? Resposta: dias 09, 10 e 11 de julho de 2008 (clique gráfico de recursos na barra de modos, clique Page up/page down para encontrar o recurso auxiliar. Ajuste o tamanho do gráfico como melhor convier clicando sobre a escala de tempos. Figura 49 - Fluxo de caixa: manutenção planta fabril Figura 48 - Gráfico de recursos: manutenção planta fabril JURANDIR PEINADO Página 39 JURANDIR PEINADO Página 40