O desafio de uma visão mais ampla

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1 com SAP NetWeaver BPM Descrição de Solução A competição acirrada tem levado as organizações a adotar novas disciplinas de gestão e empregar recursos tecnológicos avançados, a fim de atingir melhores índices de desempenho e garantir a execução das suas estratégias. Nesse cenário, BPM (gestão de processos de negócio) tem ganhado foco como solução para a integração de tecnologia da informação com negócio. A Vetta oferece toda a sua experiência em projetos de BPM e na plataforma SAP NetWeaver a fim de trazer a seus clientes ganhos significativos. O desafio de uma visão mais ampla Eficiência é um atributo vital para as organizações, mas há muito deixou de ser o único driver para a competição. No ambiente atual, as empresas precisam ser ágeis, flexíveis e inovadoras. Para tanto, é imperativo ter uma visão abrangente do negócio, transpondo barreiras geográficas, organizacionais (múltiplos departamentos ou até múltiplas empresas) e tecnológicas. Devido à grande proliferação de soluções de tecnologia da informação em ambiente corporativo nos últimos anos, a produção dessa requerida visão holística do negócio representa um importante desafio para as organizações. fornecedores, controle de operações, automação de chão-de-fábrica, entre outros. Entretanto, a composição de todas essas soluções, quando feita, considera exclusivamente as interfaces sistêmicas, através de procedimentos de integração de aplicações corporativas. Essa integração centrada em sistemas cumpre um papel importante, mas é insuficiente para sustentar os processos de negócio que ocorrem diariamente nas empresas e para garantir o alinhamento das práticas cotidianas com a estratégia definida. Nesse contexto, diversos atores participam de forma não controlada da execução dos processos de negócio (veja figura 1). Grandes investimentos foram (e continuam sendo) feitos em sistemas de gestão corporativa ERPs, planejamento, relacionamento com clientes e

2 Figura 1: Condução dos processos de negócio de forma ad-hoc, sem orquestração das atividades Um caminho: gestão de processos de negócio GESTÃO DE PROCESSOS DE NEGÓCIO A disciplina de gestão de processos de negócio (BPM business process management) é uma forma sistemática de melhoria desses processos. Trata-se de uma abordagem de gestão que fornece ferramentas para as empresas modelarem e executarem seus processos de negócio, transpondo as barreiras existentes (geografia, linhas funcionais, sistemas), a fim de analisá-los e governá-los, promover consistência entre os mesmos, aplicar políticas e melhores práticas, identificar oportunidades de ganhos e otimizá-los devidamente. Trata-se de um modelo de melhoria contínua, que segue um ciclo típico de otimização, como descrito na figura 3. PROCESSOS DE NEGÓCIO Um processo de negócio é conjunto de atividades coordenadas, executadas por pessoas e sistemas, que levam à realização de um objetivo corporativo, produzindo valor para a empresa e seus clientes (veja figura 2). Processos de negócio são extremamente críticos para as empresas, por representarem fontes importantes de receitas e de custos. Figura 3: ciclo de vida de melhoria contínua dos processos de negócio Figura 2: Coordenação dos atores para a devida execução dos processos de negócio SISTEMA DE GESTÃO DE PROCESSOS DE NEGÓCIO Um sistema de gestão de processos de negócio (BPMS business process management system) embarca um conjunto de tecnologias que suportam a disciplina de gestão de processos de negócio, tornando os processos executáveis. Ele permite a todos os participantes terem uma visão e entendimento completo dos processos de negócio da empresa e seu desempenho. Garante que todos os envolvidos nos processos, sejam atores humanos

3 ou sistemas, participem na hora programada, realizando a tarefa correta, segundo os modelos de processo definidos. A camada de processos torna explícitos os papéis que as pessoas e sistemas desempenham em cada estágio do processo. Como tal, garante o alinhamento com a estratégia da empresa, preenchendo o espaço entre a mesma e os sistemas e pessoas necessárias à sua execução (veja figura 4), e entre o pessoal de negócio e o pessoal de TI (veja figura 5). O valor de BPM para os especialistas de Tecnologia da Informação Reduzir o tempo de desenvolvimento Solidificar a arquitetura corporativa, balisada nos princípios de arquitetura orientada a serviços (SOA) Reduzir custos de manutenção Desviar atenção para tópicos que representam maior valor para a organização Figura 5: Diferentes perspectivas quanto ao retorno de BPM O que a SAP provê? Figura 4: Gap entre estratégia e sua execução, preenchido por BPM A consolidação de todos os processos de negócio em um sistema de gestão de processos de negócio dá à empresa a agilidade e flexibilidade necessárias na revisão de seus processos, rumo ao aumento de eficiência e da capacidade de inovação, a fim de fazer frente aos desafios impostos pelo mercado. O SAP NetWeaver Business Process Management (ou SAP BPM) é um suíte de componentes da SAP, parte do NetWeaver Composition Environment, para suportar a gestão de processos de negócio das empresas. Permite que processos específicos sejam modelados e executados a partir da composição de processos ou transações padronizadas existentes em sistemas pré-empacotados ERP, planejamento, produção, logística, vendas, CRM, SRM, entre outros e de quaisquer outros sistemas legados (veja figura 6). O valor de BPM para os especialistas de negócio Aumentar a produtividade Garantir a execução da estratégia Tornar a organização mais ágil Tornar possíveis as maiores inovações Figura 6: SAP BPM para composição de processos customizados

4 O SAP BPM é composto de 3 componentes principais: o process composer, o process server e o process desk. Process Composer O process composer é um estúdio de modelagem de processos que utiliza a notação BPMN (business process modeling notation), permitindo que especialistas de negócio e especialistas de TI trabalhem conjuntamente na definição e implementação dos processos de negócio (veja figura 7). Figura 7: Estúdio para modelagem de processos de negócio Nos processos modelados, são diferenciadas as tarefas de humanos e os serviços automatizados. As interfaces de usuário para as tarefas de atores humanos são desenvolvidas a partir de tecnologias como Web Dynpro ou Visual Composer. Essas tarefas são disponibilizadas aos usuários no process desk. As tarefas correspondentes a serviços automatizados são executadas sem intervenção de atores humanos. O mapeamento dos dados dos processos e das interfaces de usuário para as entradas e saídas dos serviços tornam os processos executáveis no process server. A partir do process composer, os processos modelados e sintaticamente validados são implantados no process server e disponibilizados aos usuários. Process Server O process server é o motor responsável pela execução dos processos de negócio, em um ambiente completamente integrado ao SAP NetWeaver. Além de ser responsável pela criação dos processos, o process server gerencia todas as versões de cada processo, monitora todas as instâncias criadas para cada versão, acumula dados sobre a execução de cada instância (dados de processo e dados acerca da execução dos mesmos), provendo uma fonte de informações rica para a ferramenta de análise e otimização de processos. Process Desk O process desk permite aos usuários de processos realizar as tarefas a eles assinaladas, à medida que os processos são executados. Ele assegura todo o controle de privilégios para a execução dos processos, através de um mecanismo de autorização baseado em perfis de usuário. Esses atores humanos podem acessar interfaces de usuário sensíveis ao contexto dos processos em execução, a partir da sua lista central de tarefas (UWL Universal Worklist), via SAP NetWeaver Portal (veja figura 8). A partir dessa interface, os usuários cumprem sua participação nos processos dando sequência à sua execução. Da mesma forma, podem realizar procedimentos como o de delegação de tarefas ou mesmo de escalada de autoridade.

5 da plataforma NetWeaver utilizado pelo BPM, mas também por todos os produtos que produzem e consomem serviços, como o MDM, o PI ou o Visual Composer. Figura 8: Lista central de tarefas (UWL), do SAP Portal Outros recursos do SAP BPM Como um suíte completo e maduro de componentes para a gestão de processos de negócio, o SAP BPM apresenta uma série de recursos adicionais, como os destacados abaixo: Integração com o repositório de serviços: O SAP NetWeaver BPM é completamente integrado ao SAP NetWeaver Enterprise Services Repository (veja quadro abaixo). Com essa integração, tarefas de processos de negócio são facilmente integradas aos serviços corporativos configurados no ESR, dentre eles os mais de 2800 serviços oferecidos pelos produtos do SAP Business Suite. Além disso, os próprios processos de negócio modelados no SAP BPM são expostos via web services e, portanto, registráveis no SAP ESR. O SAP NetWeaver Enterprise Services Repository ESR armazena as definições e meta-informações dos serviços corporativos e provê um ambiente integrado de modelagem para a definição de serviços, tipos de dados e outros objetos de design para os processos de negócio baseados em SOA, de forma padronizada e completa. É um componente Gestão de regras de negócio: um dos componentes do SAP BPM Suite é o SAP NetWeaver Business Rules Management BRM. A definição de níveis de crédito para clientes, os níveis para aprovação automática de pedidos de compra, e os possíveis níveis de impostos aplicáveis a determinada ordem de venda são exemplos de regras de negócio, externalizadas no motor de regras de negócio. O SAP BRM provê uma forma amigável de modelagem das tabelas de decisão (veja figura 9), que podem ser posteriormente incorporadas aos processos através de decision services. Figura 9: Tabela de decisão modelada no SAP BRM (fonte: SAP) Monitoramento de atividades de negócio: o monitoramento de processos habilita a análise e a otimização da performance dos processos e da organização, através das inúmeras visões que são produzidas a partir dos dados históricos das instâncias de processos. Esses dados são dados genéricos de processos (número de instâncias, duração das tarefas,

6 etc.), bem como dos dados dos contextos dos processos. Todas essas informações estão disponíveis na solução de inteligência de negócio da SAP, além de servir como fonte de dados para ferramentas de relatórios como o Crystal Reports, ou para ferramentas de monitoramento em tempo real, como o Visual Composer. Atividades offline: o SAP BPM possui integração com o SAP Interactive Forms by Adobe. Com essa integração, algumas tarefas dos processos de negócio podem ser realizadas de forma offline, através do preenchimento de formulários (formato PDF) e encaminhamento do mesmo para o process server. Isso permite que alguns atores trabalhem apenas com sua caixa postal de mesagens ( ), sem a necessidade de utilizar o process desk. O que a Vetta oferece? A Vetta ajudou inúmeras empresas a idealizar, implementar e consolidar suas práticas de BPM, dentro de suas iniciativas estratégicas. O centro de excelência em BPM da Vetta desenvolve, mantém e otimiza continuamente metodologias, práticas e métricas relacionadas ao desenvolvimento de projetos de BPM, em todo o seu ciclo de vida. Essa metodologia e o perfil e capacitação de seus colaboradores, garantem à Vetta toda a experiência necessária para obter o máximo de retorno de projetos de gestão de processos de negócio. A robustez da equipe da Vetta quanto ao domínio das tecnologias NetWeaver, SOA, BPMN, bem como o entendimento dos processos de negócio de seus clientes, fazem com que a Vetta adote uma abordagem não exclusivamente tecnológica, mas de negócio, para a condução dos projetos, mantendo interlocução adequada com esses dois grupos de stakeholders. A Vetta considera a existência de um conjunto amplo de fatores críticos de sucesso para projetos de BPM, além dos aspectos de tecnologia da informação, como: alinhamento estratégico, aspectos culturais, pessoas, governança e métodos. Métodos relacionados não apenas à disciplina de gestão de processos de negócio, mas a outros modelos de gestão relacionados, como 6-sigma, métodos lean, balanced scorecard, etc. Por essas razões, a Vetta pode oferecer a seus clientes serviços relacionados a todas as etapas do ciclo de vida de projetos de BPM, especialmente aqueles apoiados sobre tecnologia SAP. Estratégia de implantação BPM A Vetta pode ajudar as empresas a definirem sua estratégia de implantação de BPM. Esse serviço tipicamente abrange: Avaliação de nível de maturidade das empresas quanto à gestão de processos de negócio: as empresas são classificadas como nível inicial; nível de ciência das capacidades e ganhos advindos do emprego de BPM; nível de definição, onde a implementação dos processos ainda é insuficiente; nível gerenciado, onde a implementação foi realizada e monitorada; ou nível de excelência, onde a implementação se deu por toda a organização e os processos são continuamente otimizados. Capacitação: capacitação do time do cliente quanto à disciplina de gestão de processos de negócio.

7 Modelagem de processos de negócio Durante a fase de modelagem, a Vetta pode auxiliar as empresas nos seguintes aspectos: Modelagem corporativa: utilização de uma abordagem prática de produção dos modelos de arquitetura de processos da corporação, através do SAP Enterprise Modeling (IDS Scheer ARIS). Modelagem dos processos executáveis: utilização do SAP BPM Process Composer, SAP BRM e SAP ERS para a modelagem dos processos, serviços e regras de negócio, utilizando notação BPMN. Em ambos os casos, trata-se de um trabalho conjunto dos analistas de negócio da Vetta com os especialistas de processos do cliente, a fim de trabalhar na definição dos processos atualmente empregados na corporação, na análise de gaps e oportunidades de ganho, na proposição de cenários/processos futuros e no estudo de retorno sobre o investimento na mudança ou implantação dos processos. mudanças. Treinamentos intensivos sobre a forma de hoje e os ganhos com a utilização dos novos processos estão incluídos. Análise e otimização Para que a gestão de processos de negócio seja completa, é imprescindível que os processos implantados sejam continuamente monitorados e otimizados. Para tanto, a Vetta oferece o serviço de análise de todas as informações demonitoramento produzidas pelo recurso de business activity monitoring do SAP BPM, para a identificação de novas oportunidades de ganho e consequente otimização dos processos. Esse serviço envolve técnicas estatísticas e de inteligência computacional para a descoberta das fragilidades e deficiências dos processos e proposição de alterações nos mesmos. Automatização Durante a fase de automatização dos processos, a Vetta implementará os processos modelados no SAP BPM e os distribuirá para consumo pelos atores envolvidos. Os seguintes serviços estão envolvidos: Implementação de processos: utilização do SAP BPM process composer e process server para a implementação e implantação dos processos de negócio. Gestão de mudança: realização de todos os procedimentos de gestão de mudança, visando facilitar a aceitação e adoção das novas soluções e sobrepujando a resistência a

8 Sobre o Grupo Vetta O Grupo Vetta é um grupo brasileiro com foco na geração sustentável de valor através da integração de gestão empresarial e tecnologia da informação, alavancando os negócios de clientes na América do Norte, Europa e Brasil. Com grandes clientes em diversos setores, dentre os quais indústria, telecomunicações, seguros, serviços financeiros, o Grupo Vetta possui processos reconhecidos como padrão de excelência e grande experiência em projetos de classe mundial. É parceira SAP de serviços, com vasta experiência em toda a plataforma de produtos NetWeaver. Contato Para saber mais sobre os serviços de BPM do Grupo Vetta, por favor contacte info@vetta-group.com ou visite-nos em Aviso Legal Todo o conteúdo presente neste documento é propriedade exclusiva da Vetta Technologies Ltda. A informação apresentada é correta, à época da publicação deste documento. Nenhum material desta publicação pode ser copiado, modificado, reproduzido ou republicado em nenhuma forma, parcial ou integralmente, sem permissão prévia da Vetta Technologies Ltda. SAP e SAP NetWeaver são marcas registradas da SAP AG. Copyright (c) 2010 Vetta Technologies Ltda.