Desmitificando a Auditoria Comportamental

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1 Desmitificando a Auditoria Comportamental

2 Índice 1. Resumo O objetivo Introdução Metodologia de desenvolvimento Resultados alcançados Relatório fotográfico Conceitos importantes Autor Pág. 2 de 10

3 1. Resumo Este projeto teve como propósito aperfeiçoar o material e a didática dos treinamentos de Auditoria Comportamental com o intuito de aproximá-la à força de trabalho. A metodologia adotada tornou-a uma ferramenta fácil de ser entendida e aplicada e propiciou melhor tomada de ação nas reuniões de análise crítica do Sistema de Gestão. 2. O objetivo Implantada há alguns anos em toda a organização, a Auditoria Comportamental contribui para a melhoria contínua do Sistema de Gestão de SMS e está baseada nos seguintes fundamentos: 1. Compromisso Visível da Liderança Todos os níveis de liderança devem demonstrar que SMS é um valor, através de sua presença, das suas atitudes, decisões e palavras, de maneira que a força de trabalho perceba seu comprometimento; 2. Responsabilidade de Linha - Todos os níveis de liderança são responsáveis pela implementação e utilização do Sistema de Gestão em sua área de atuação, bem como pelo desempenho em SMS. Esta responsabilidade não é delegada; 3. Administração de Desvios - Toda perda é sempre precedida de um ou mais desvios. A reincidência atesta falha sistêmica. Processos de auditoria eficazes identificam comportamentos e condições que se desviam dos parâmetros esperados e seus resultados provêm uma base para análise crítica, melhoria contínua e para o fortalecimento da cultura de SMS; 4. Aprendizado Contínuo - O aprendizado contínuo das pessoas e da organização é vital para atingir a excelência em SMS. Ferramentas e conceitos de melhoria contínua devem fazer parte do Sistema de Gestão; 5. Foco no comportamento humano - O gerenciamento eficaz do desempenho em SMS tem como foco as pessoas e as suas ações em relação à conformidade aos procedimentos, aos regulamentos, aos processos mecânicos, às condições físicas, à ambiência e à capacidade das pessoas em continuamente identificar, analisar e minimizar a exposição aos riscos. Componentes importantes para atingir altos padrões de desempenho em SMS são o comportamento e a atitude das pessoas em todos os níveis e áreas de atuação. Pág. 3 de 10

4 Figura 1 Curva de Bradley O Programa de Auditoria Comportamental é elaborado de acordo com as características da área de aplicação, com avaliações e divulgação periódica de seus resultados. A participação e o comprometimento das gerências são fundamentais e devem ser previstos no planejamento. Este planejamento contém: - A divisão da unidade em áreas físicas e/ou gerências responsáveis; - Metas para os auditores; - Elaboração de um cronograma estabelecendo quando e em que área cada auditor realizará sua Auditoria Comportamental, de forma que toda a unidade seja abrangida pelo programa estabelecido, com indicação da semana e área que cada auditor deve realizar a auditoria comportamental; - Elaboração de relatórios e gráficos necessários para o acompanhamento do processo; - Treinamento e reciclagens necessárias dos Auditores. Uma vez que a Unidade já estava dividida em áreas (também chamadas de rotas), os auditores possuíam metas e cronograma de realização, este projeto teve como propósito trabalhar a última etapa do planejamento citada acima treinamento e reciclagens de maneira que as informações das Auditorias Comportamentais realizadas (Inputs) refletissem da maneira mais fiel possível a realidade de campo para tomada de decisões assertivas, através dos relatórios e gráficos das auditorias realizadas (Outputs) nas reuniões de análise crítica do Sistema de Gestão. Pág. 4 de 10

5 3. Introdução A Auditoria Comportamental é uma das ferramentas de Gestão de SST que serve como insumo para as reuniões mensais de análise crítica de um programa de administração de desvios. O grupo multidisciplinar composto por representantes indicados pelas diversas gerências, analisa os gráficos e relatórios de desvios registrados no banco de dados das auditorias comportamentais realizadas e, somado a informações de outras ferramentas de gestão (inspeções, check-lists, registros de incidentes, causas de acidentes, etc.), propõe ações para eliminação ou controle dos riscos identificados à linha decisória. Nestas reuniões, percebíamos claramente duas situações: 1º) Não tínhamos problemas quanto à realização das Auditorias Comportamentais, pois, quantitativamente, os auditores cumpriam com margem de folga as metas estipuladas: Figura 2 Gráfico típico de acompanhamento de realização quantitativa de Auditorias Comportamentais na Unidade 2º) Tínhamos lacunas na qualidade das auditorias realizadas, nos conceitos e na aplicação da Auditoria Comportamental, como: Falha na tomada de decisão na reunião de análise crítica uma vez que os auditores não usavam adequadamente as categorias da Auditoria Comportamental ao registrar os desvios no sistema informatizado; Poucos reconhecimentos de trabalho seguro feitos pelos auditores quando não foram identificados desvios, ou seja, os auditores não tinham a prática de elogiar os trabalhadores que executavam bem suas tarefas, perdendo a chance de motivar seus colegas através dos bons exemplos; Falha no entendimento do conceito de desvio crítico (desvios que podem provocar perdas de maior gravidade); Apesar de realizarem, os auditores não reconheciam a importância de registrarem as auditorias de oportunidade (auditorias realizadas quando o auditor está realizando sua rotina de trabalho, identifica, aborda e trata um ou mais desvios); Auditorias realizadas sem abordagem dos trabalhadores que cometiam os desvios, desviando o cerne da Auditoria Comportamental, de conscientização para inspeção. Com isto em mente, decidiu-se por valorizar a Auditoria Comportamental na Unidade, de maneira que todos os trabalhadores entendessem os pormenores que envolvem sua realização, o contexto onde ela se insere e como sua prática bem realizada traz benefícios à organização como um todo. Pág. 5 de 10

6 4. Metodologia de desenvolvimento O método adotado foi estudar todos os acidentes ocorridos na Unidade, através de fotos, relatórios e metodologias de identificação de suas causas imediatas e básicas. Fotos foram selecionadas para que os treinandos entendessem o cenário acidental e pudessem fazer a analogia com os desvios não tratados, a forma de abordá-los e cadastrá-los corretamente na base de dados. É sabido pela Andragogia que um adulto aprende melhor quando insere-se no contexto do aprendizado, quando enxerga no treinamento algo que lhe é útil, familiar, prático, e este foi o motivador: desmitificar a Auditoria Comportamental. A maneira de se fazer isso foi incrementar o material até então utilizado nos treinamentos de Auditorias Comportamentais, sem o intuito de descaracterizá-lo, mas sim complementá-lo naquilo que notadamente os auditores falhavam. O planejamento de validação e aplicação do material envolveu: 1. Demostrar o treinamento a toda a equipe de SMS da Unidade a fim de criticarem-no construtivamente. Nesta etapa, o material foi alterado com as considerações dos colegas, todos conhecedores da ferramenta; 2. Estruturar uma turma piloto para ser reciclada em Auditoria Comportamental, usando o novo material. Para este treinamento, tudo tinha que ser pensado para que os treinandos já conhecedores da ferramenta participassem efetivamente, para que não fossem meros espectadores. Apostilas, teoria, prática de identificação e abordagem em campo, categorização dos desvios e registro no sistema informatizado tinham que ser abordados de maneira diferente, dinâmica, para despertar o interesse nas pessoas. As dúvidas ainda existentes tinham que ser sanadas. Os questionários de avaliações de reação desta primeira turma demonstraram que estávamos no caminho certo. Numa escala de 0 a 10, a média de avaliação foi 9,8 com descrições elogiosas quanto ao método adotado. Validado o material e o método de ensino, com apoio do corpo gerencial, iniciamos um trabalho de parceria com a área de Gestão de Pessoas para mapeamento, organização, divulgação e retreinamento de toda a força de trabalho. Havia muito trabalhado a ser feito, afinal, esta abordagem prática, era desconhecida pelas pessoas que já realizavam Auditorias Comportamentais na Unidade. Como trabalhamos em atividade de fiscalização de Construção e Montagem de uma obra de grande porte, com mais de 9000 pessoas realizando atividades de alto risco, elegemos o seguinte público-alvo dos treinamentos: Lideranças da fiscalização; Toda a equipe de fiscalização; Lideranças das empresas Contratadas; Profissionais de SMS das empresas Contratadas; Multiplicadores das empresas Contratadas. Para não impactar a rotina de trabalho e garantir plena eficácia na prática em campo, organizamo-nos para que cada turma tivesse no máximo 12 pessoas. Pág. 6 de 10

7 No treinamento, é dada grande atenção a: Esclarecimento sobre o que é desvio, desvio crítico, incidente e acidente; Onde a Auditoria Comportamental insere-se no Sistema de Gestão de SST da Unidade; Como são usados os dados do sistema informatizado de Auditorias Comportamentais e a diferença na tomada de decisões quando eles são mal cadastrados; Falhas e acertos cometidos frequentemente durante a realização das Auditorias Comportamentais; Necessidade de uma boa abordagem em campo, enfocando o aprendizado mútuo e conscientização dos trabalhadores para evitar a recorrência dos desvios; Diferença entre auditoria programada X auditoria de oportunidade; Cumprimento de meta X cumprimento de cronograma por área e período do mês (maior certeza estatística); Os desvios que precederam os acidentes, como eles poderiam ter sido abordados e classificados nas categorias da Auditoria Comportamental (figuras abaixo). Figuras 3 e 4 Orientação dada no treinamento sobre classificação dos desvios nas categorias da Auditoria Comportamental O controle da implementação foi realizado através das reuniões mensais de análise crítica do Programa de Administração de Desvios, oportunidade onde novas oportunidades de melhoria são constantemente verificadas, fechando assim o ciclo de melhoria contínua (PDCA). Figura 5 Ciclo do PDCA Pág. 7 de 10

8 5. Resultados alcançados Mudando a maneira de tratar a Auditoria Comportamental, tornando o treinamento em algo pragmático, sem abrir mão de toda a bagagem e embasamentos necessários trazidos anteriormente quando de sua implementação, alcançamos os seguintes resultados: Valorização do tema segurança para as lideranças e pessoal operacional; Conscientização e mudança de comportamento das lideranças em segurança; Identificação de comportamentos que levam a desvios e acidentes; Desenvolvimento de cultura da segurança; Valorização do trabalho em equipe e da segurança mútua; Como resultado da propaganda boca a boca, a própria força de trabalho passou a solicitar o retreinamento de Auditoria Comportamental; Indicação mais eficaz de propostas de ações a tomar frente aos desvios identificados, uma vez que a base de dados no sistema informatizado passou a ser mais confiável (vide figuras 6 e 7). Figura 6 Gráfico típico de categorização dos desvios de Auditorias Comportamentais antes das melhorias implementadas. Detalhe para o grande número de desvios cadastrados nas últimas categorias (Procedimentos e Ordem, limpeza e arrumação). Pág. 8 de 10

9 Abril de "Quebra de paradgima" : auditores começam a identificar que os desvios da categoria Posição das Pessoas são os que, de fato, possuem correlação com os acidentes ocorridos 60% 50% Categorização de desvios 56% 52% 52% 53% 52% 47% 48% 44% 48% 44% 42% 40% A-Reação das pessoas B-Posição das pessoas C-EPI 32% 30% 25% D-Ferramentas e equipamentos 28% E-Procedimento 20% F-Ordem, limpeza e arrumação 20% 19% 19% 15% 11% 10% 10% 8% 2% 5% 10% ja n 2 ju l/1 /1 2 1 ju l/1 /1 1 0% ja n % dos desvios 51% Mês/Ano Figura 7 - Gráfico de tendência das categorias da auditoria comportamental entre 2011 e o primeiro semestre de Destaque para a mudança nas curvas das categorias Posição das Pessoas e Procedimentos após o início da reciclagem da força de trabalho. 6. Relatório fotográfico Foto nº 1: Cenário 9000 pessoas trabalhando Foto nº 2: Treinamento prática de abordagem em campo Pág. 9 de 10

10 7. Conceitos importantes Andragogia arte ou ciência de orientar adultos a aprender. Auditoria Comportamental método de observação e interação com a força de trabalho, com foco no comportamento e atitudes das pessoas durante a realização de suas tarefas, através de uma técnica de abordagem positiva, focando na conscientização e na melhoria contínua do desempenho em SMS da força de trabalho. Auditoria de oportunidade abordagem feita e anotada por um auditor, fora do período programado de auditoria comportamental, em decorrência da observação de um desvio. Comportamento ou prática insegura realização de tarefas fora dos padrões e das boas práticas de SMS, expondo a si próprio e/ou outros a situações de risco de acidente de segurança, de saúde ou de impacto negativo ao meio ambiente ou comprometendo a integridade física das instalações. Condição insegura determinada situação no ambiente de trabalho, fora dos padrões ou das boas práticas de SMS que, independente da ação ou da presença física de pessoas, possa levar a acidentes ou incidentes de SMS. Curva de Bradley modelo de amadurecimento da cultura SMS. PDCA Plan/Do/Check/Act (Planejar/Executar/Checar/Agir) ciclo de melhoria contínua inicialmente usado em sistemas de gestão de qualidade, incorporado e aplicado em vários outros sistemas, incluindo SMS. SMS Segurança, Meio Ambiente e Saúde. Trabalho seguro Realização de tarefas dentro dos padrões e das boas práticas de SMS, por qualquer indivíduo ou grupo de pessoas da força de trabalho. 8. Autor Marcus Vinícius Lazzarini Paes lpaes@pop.com.br Engenheiro de Segurança do Trabalho Pág. 10 de 10