Manual do Fornecedor Revisão 02-19/08/2011

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1 Distribuidor: Associado: ISO 9001:2008 Manual do Fornecedor Revisão 02-19/08/2011

2 Índice Missão, visão, valores 1. O manual do fornecedor 1.1 Introdução 1.2 Objetivo 1.3 Política da Qualidade 2. Desenvolvimento de Fornecedores 2.1 Qualificação de Fornecedor Requisitos de Laboratório de Calibração 2.2 Fase de Manutenção e Controle do Fornecedor Índice de Qualidade de Fornecimento (IQF) Critérios Específicos do IQF Fórmula do Indicador do IQF 2.3 Desempenho do Fornecedor Comunicação do Desempenho do Fornecedor Auditoria de Processo de Fornecedores Desqualificação do Fornecedor 3. Requisitos de Recebimento 3.1 Qualidade do Produto Recebido Processo de Aprovação de Peças da Produção - PPAP Fornecimentos de Serviços de Beneficiamento (rosca, bisel, trefilação, galvanização) Concessões 4. Requisitos de Entrega 4.1 Política de Estocagem 4.2 Aviso de Embarque Missão Fornecer, com confiança absoluta, produtos e serviços que atendam às necessidades de nossos clientes com comprometimento, rentabilidade, desenvolvimento dos nossos colaboradores e responsabilidade social. Visão Estar, até 2014, entre os cinco maiores distribuidores de tubos de aço do Brasil. Manter-se como referência nacional em credibilidade, confiança e reconhecimento, pela excelência na distribuição de nossos produtos e serviços. Valores Inspirados na mais preciosa das pedras, buscamos nos lapidar a cada dia, e isso faz com que cada vez mais mercados e pessoas sejam conquistados. Trabalhamos de forma transparente e desenvolvemos trabalhos brilhantes. Tratamos cada cliente como se fosse uma jóia rara e única, buscamos, incansavelmente, encontrar a solução adequada, e tudo isso se reflete na confiança absoluta que em nós é depositada. Esses são os nossos valores, o nosso diamante. 02

3 1. O Manual do Fornecedor 1.1 Introdução A finalidade deste manual é aprimorar as relações entre a Tubos Oliveira e seus fornecedores. Para que este objetivo possa ser alcançado, a alta administração da Tubos Oliveira entende como premissa básica a necessidade de acordos. Esses acordos devem estar baseados nos princípios de cada empresa, caso contrário, em situações de dificuldades, logo deixarão de ser cumpridos. Dessa forma, esse manual representa e documenta todo o sistema operacional de qualidade entre a Tubos Oliveira e seus fornecedores, e visa a total parceria entre cliente e fornecedor, além da confiança absoluta no processo de fornecimento de nossos produtos, e principalmente, o comprometimento para o êxito em obter a satisfação de nossos clientes, por meio da melhoria contínua em cadeia. A Tubos Oliveira, tem plena consciência da importância da aplicação dos requisitos constantes nesse manual. Por isso, espera e necessita do total comprometimento dos seus fornecedores no sentido de obter produtos que atendam aos níveis de desempenho, segurança, qualidade, confiabilidade e custos exigidos por nossos clientes 1.3 Política da Qualidade Buscar continuamente a melhoria da satisfação dos clientes e de nossos colaboradores, e o aperfeiçoamento dos processos de compras e vendas. Para que essa política da qualidade seja atingida, devemos alcançar os seguintes objetivos: Manter nossos clientes e colaboradores satisfeitos com a organização; Ter baixo índice de rejeição; Ter fornecedores com bom desempenho; Atingir nossa meta de vendas; Atender aos prazos de entrega dos contratos; Reduzir custos. 1.2 Objetivo Atender ao objetivo da qualidade Ter fornecedores com bom desempenho, avaliar o potencial do sistema de gestão da qualidade aplicado pelo fornecedor, qualificá-lo em função dos requisitos exigidos pela Tubos Oliveira e desenvolvê-lo com o objetivo de atender aos requisitos da ISO 9001 e requisitos específicos de nossos clientes. Informar de maneira simples e clara para nossos fornecedores quais são nossas especificações e exigências, facilitando a comunicação e entendimento entre nossas empresas. Esse sistema deve assegurar a detecção de não-conformidades antes do fornecimento, ter foco em ações corretivas rápidas e eficazes, na melhoria contínua e na garantia de entrega de produtos, de acordo com os requisitos especificados. Fornecedores: Atenção aos requisitos marcados com, pois indicam pontos críticos em sua avaliação

4 2. Desenvolvimento de Fornecedores 2.1 Qualificação de Fornecedor A Tubos Oliveira seleciona seus fornecedores em função da necessidade. O controle e a decisão da escolha é feita pelas áreas de compras e qualidade. O fornecedor, para ser inserido na Relação de Fornecedores Qualificados deve ser certificado, no mínimo ISO 9001, ou passar por autoavaliação por meio de ficha para qualificação de fornecedores. Para os fornecedores qualificados por meio da ficha, a classificação será obtida através de um sistema de pontuação, conforme segue abaixo: Tabela de Classificação de Fornecedores x Regime de Inspeção Pontos Qualificação Inspeção 0,0 a 4,0 pontos não qualificado n/a 4,1 a 7,5 pontos qualificado com restrição 100% 7,6 a 10,0 pontos qualificado amostral Fornecedores certificados ISO 9001 ou TS são classificados como Qualificados e a validade de sua qualificação é conforme a validade da certificação. Portanto, seus materiais são submetidos ao regime de inspeção amostral. Já os fornecedores qualificados com restrição, têm o processo de inspeção feito em 100% dos lotes recebidos. Fornecedores qualificados por meio da ficha de qualificação, com classificação: Qualificado, têm sua qualificação válida por 2 anos; Qualificados com Restrição, a validade é de 1 ano. Durante o período de transição entre as auditorias de certificação e/ou manutenção do sistema de gestão da qualidade, caso o certificado vença, o fornecedor deve enviar cópia da agenda de auditoria do órgão certificador ou posteriormente carta de recomendação. Cópias atualizadas dos certificados devem ser enviadas assim que o fornecedor recebê-las Requisitos de Laboratório de Calibração Para os fornecedores de calibração, metrologia e ensaios serão considerados aptos os laboratórios credenciados ISO/IEC 17025, ou equivalente nacional (INMETRO, RBC, RBLE), ou que seja realizada uma auditoria de 2º parte para evidenciar a conformidade do sistema de gestão do fornecedor com relação à norma de referência. 2.2 Fase de Manutenção e Controle do Fornecedor Índice de Qualidade de Fornecimento (IQF) Os fornecedores de tubos e serviços (somente beneficiamento de materiais) serão monitorados mensalmente por meio do Índice de Qualidade de Fornecimento (IQF), baseado nos seguintes critérios: Qualidade do produto ou serviço adquirido; Desempenho de entrega; Fornecimento de documentos, tais como certificados de qualidade do produto, PPAP, ações corretivas etc. A pontuação mínima mensal exigida pela Tubos Oliveira a seus fornecedores é de 5 pontos

5 2.2.2 Critérios Específicos do IQF Em cada fornecimento, podem ser concedidos ou descontados pontos de 0 a 10, conforme tabela a seguir: Pontuação a ser dada Atrasos ou antecipações 10 pontos 00 ou 01 dia 09 pontos 02 dias Pontuação descontada em não-conformidades 01 ponto 08 pontos 03 ou 04 dias 02 pontos carga não acompanhada de certificado de qualidade dos produtos ou certificado emitido errado falha ou falta de identificação física do produto e endereço de entrega divergente do pedido de compra 07 pontos 05 ou 06 dias 03 pontos quantidade fornecida a menos 06 pontos 07 ou 08 dias 04 pontos defeitos dimensionais e visuais 05 pontos 09 ou 10 dias 05 pontos 04 pontos 11 ou 12 dias descumprimento de requisitos normativos (fabricação) ou requisitos específicos Tubos Oliveira Fórmula do Indicador de IQF O IQF é um indicador da qualidade da Tubos Oliveira que monitora o processo de compras, sendo calculado através da seguinte fórmula: 1 É apontada a média de desempenho de cada um dos fornecedores, com base na tabela do item 2.2.2, que não pode ser menor do que 5 pontos. 2 É apontada a média geral de todos os fornecedores. IQF = Média geral de desempenho de todos os nossos fornecedores. Não deve ser menor do que 8,5 pontos. 2.3 Desempenho do Fornecedor Comunicação do Desempenho do Fornecedor O Índice de Qualidade de Fornecimento (IQF) é informado trimestralmente para todos os fornecedores de tubos e serviços (somente beneficiamento de materiais), exceto se o fornecimento não estiver dentro do período analisado. Se o desempenho do fornecedor apresentar tendência a não atender à meta estabelecida, a Tubos Oliveira pode comunicar o fornecedor antes do período de três meses, para evitar a desqualificação. 03 pontos 13 ou 14 dias 02 pontos 15 ou 16 dias 01 ponto 17 ou 18 dias as pontuações referentes a atraso nas entregas e nãoiconformidades serão somadas no caso da ocorrência das duas situações no mesmo fornecimento 0 ponto acima 19 dias Nota: Os critérios para determinação do IQF é a analise da situação do material recebido com as colunas referentes a atrasos no fornecimento e/ ou não conformidades detectadas

6 2.3.2 Auditoria de Processo de Fornecedores Quando o IQF (Índice de Qualidade de Fornecimento) mensal do fornecedor for menor que 5 pontos, durante três meses consecutivos, poderá ser agendada previamente uma auditoria específica em determinados processos ou produtos, ou será programada uma reunião para tomada de ações corretivas por parte dos fornecedores. O objetivo dessa auditoria ou reunião é reduzir e/ou eliminar situações de descumprimento das especificações e possíveis problemas com nossos clientes. A auditoria classificará o fornecedor em um dos três critérios abaixo: Pontuação da auditoria de processo maior ou igual a 90 pontos entre 51 a 89 pontos abaixo 50 pontos Classificação aprovado aprovado sob concessão fornecimento suspenso até a implementações de ações Desqualificação do Fornecedor A desqualificação do fornecedor é realizada com base no IQF mensal ou no caso de ocorrência de não-conformidades e o fornecedor não se comprometer com a resolução do problema. O fornecedor que permanecer por mais de 3 (três) meses consecutivos com IQF abaixo de 5 pontos, será automaticamente desqualificado. Nota: Para que o fornecedor possa voltar a fornecer após ter sido desqualificado, o mesmo deve apresentar um plano de ação a fim de eliminar a probabilidade de reincidências. 3. Requisitos de Recebimento 3.1 Qualidade do Produto Recebido Os materiais fornecidos devem atender às especificações de qualidade das normas de fabricação, tais como: dimensões, testes e ensaios, marcação e condição de fornecimento. Algumas são genéricas, sendo elas: Todos os materiais adquiridos devem ser entregues com certificado de qualidade, anexo à nota fiscal ou enviados pelo recebimento@tubosoliveira.com.br identificado pelo número de pedido de compra da Tubos Oliveira; Os materiais que chegarem sem certificado só serão recebidos mediante envio dos mesmos, autorizando dessa maneira seu recebimento; Materiais emendados, amassados, empenados, oxidados não serão aceitos. No caso de ser detectado o problema após o recebimento dos produtos, a Tubos Oliveira entrará em contato com o fornecedor para negociar a disposição dos materiais não-conformes; Os materiais devem ser acondicionados em pacotes fechados com fitas de aço, pacotes amarrados, soltos, de maneira que possam causar acidentes ou danificar os materiais, não serão recebidos. Quando não-conformidades forem detectadas, tanto no ato do recebimento ou em campo (cliente) essas ocorrências serão registradas no histórico de fornecimento no período de análise, será enviada a relação dessas ocorrências para que o fornecedor estabeleça ações corretivas ou RO (Relatório de Ocorrência), quando aplicável. Para ocorrências como falta de certificado, diferença de peso e endereço de entrega errado, não será gerado RO, porém a ocorrência será registrada no histórico de fornecimento. O Fornecedor deve ter o comprometimento junto à análise da causa, ações de contenção / disposição, ações corretivas e preventivas cabíveis a fim de solucionar o problema e evitar a reincidência. O prazo para resposta das ações de contenção / disposição é de 24 horas

7 O prazo para envio das ações corretivas é de 7 dias corridos. Caso o fornecedor não envie as ações dentro do prazo determinado pela Tubos Oliveira, o mesmo estará automaticamente suspenso do processo de fornecimento até o fechamento das mesmas dentro do sistema de gestão da qualidade. O fornecedor é responsável por notificar a Tubos Oliveira quando produtos não-conformes são detectados após o embarque. Quanto aos prazos de envio de ações corretivas, havendo a necessidade de se obter mais tempo para solução das não-conformidades, o fornecedor pode solicitar à Tubos Oliveira alteração do prazo de envio, que será acordado entre os departamentos de qualidade do fornecedor e o departamento de compras da Tubos Oliveira. Todos os materiais recebidos são inspecionados por amostragem, de acordo com o plano de controle. O critério de aceitação utilizado pela Tubos Oliveira para avaliação dos produtos no ato do recebimento é baseado nas normas e especificações técnicas, tais como: ASTM, DIN, SAE, NBR associados ao plano de amostragem, baseado na norma NBR O atendimento aos requisitos determinados como obrigatórios nas normas de fabricação é de inteira responsabilidade do fornecedor. O descumprimento desse requisito também implica em demérito ao fornecedor. O Fornecedor deve manter um sistema de rastreabilidade seguro, de modo que todos os materiais enviados para a Tubos Oliveira sejam rastreáveis. Não serão recebidos materiais cuja rastreabilidade não puder ser garantida. Lotes e corridas diferentes não deverão estar amarrados em pacotes ou conjunto de tubos fornecidos, devendo ser devidamente separados, identificados e rastreáveis ao certificados fornecidos Processo de Aprovação de Peças da Produção - PPAP Caso a Tubos Oliveira identifique a necessidade de fornecimento de documentação para o Processo de Aprovação de Peças de Produção PPAP, o departamento da qualidade acionará com antecedência o fornecedor, informando qual o nível do PPAP a ser submetido Fornecimentos de Serviços de Beneficiamento (rosca, bisel, trefilação, galvanização) Atenção: Quando enviado mais de um lote para realização de quaisquer tipos de beneficiamentos, a rastreabilidade desses lotes deve ser mantida, conforme enviado pela Tubos Oliveira. O não-atendimento desse requisito ocasionará em demérito ao fornecedor na avaliação de seu IQF. Essa situação será indicada nos pedidos de compra enviados aos fornecedores. Serviços que não atenderem às especificações normativas ou especificações de nossos clientes poderão ser devolvidos ao fornecedor para realização de manutenção/adequação, desde que o fornecedor tenha assumido compromisso com a Tubos Oliveira. Os serviços de beneficiamento devem atender às normas aplicáveis. O fornecedor sempre será consultado quanto à sua capacidade de atender à determinada norma antes da formalização de compromisso entre as partes. Materiais beneficiados, independente do tipo de serviço, devem ser isentos de danos que impossibilitem a aplicação do produto por nossos clientes. Essas especificações constam nos pedidos de compra e devem ser observadas pelos fornecedores. Vale lembrar que esses requisitos constam nas normas de fabricação

8 3.1.3 Concessões Para fornecimento divergente das especificações, a empresa pode oferecer concessões. O Fornecedor deve requerer autorização formal da Tubos Oliveira antes de qualquer envio de produtos, materiais e/ou serviços que não atendam às especificações ou normas que foram fabricados. A Tubos Oliveira poderá emitir autorização temporária ou definitiva para envio de produtos, materiais e/ou serviços divergentes dos anteriormente aprovados. Para os casos de autorizações definitivas, o fornecedor deve requerer da Tubos Oliveira toda a documentação controlada, devidamente alterada. Para os casos de autorização temporária, o fornecedor deve exigir a aprovação formal do departamento de compras. 4. Requisitos de Entrega 4.1 Política de Estocagem Os materiais adquiridos deverão ser entregues conforme a política de estocagem da Tubos Oliveira, expressa na tabela abaixo. Materiais destinados ao local de entrega errado serão devolvidos para correção da nota fiscal e enviados para o endereço correto, sofrendo o fornecedor demérito em seu índice de qualidade de fornecimento (IQF). Política de Estocagem Materiais Matriz rua Sampaio Ribeiro, Jardim Munhoz tubos redondo com costura todos os tubos redondos com costura abaixo do 152,40mm de todas as espessuras Materiais Filial avenida Amancio Gaiolli, Bonsucesso todos os tubos redondos com costura a partir do 152,40mm de todas as espessuras tubos quadrados com costura quadrados até 80,00x80,00mm de todas as espessuras quadrados a partir do 90,00 x 90,00mm de todas as espessuras tubos retangulares com costura retangular abaixo do 100,00 x 80,00mm de todas as espessuras retangular a partir do 100,00 x 80,00mm de todas as espessuras todos os materiais sem costura serão destinado a nossa filial 13 14

9 4.2 Aviso de Embarque Para agilizar o recebimento, de materiais de maneira a não causar demora excessiva no processo de descarregamento, solicitamos aos nossos fornecedores a emissão de um aviso de embarque dos materiais, com, no mínimo 1 dia útil de antecedência à data de entrega, contendo as seguintes informações: Nota: A Tubos Oliveira admite que os materiais sejam entregues dentro da tolerância de ± 1 dia útil. Data e local de entrega; Quantidade entregue; Nome da empresa de transporte. Os avisos de embarque devem ser enviados para os seguintes endereços eletrônicos: compras@tubosoliveira.com.br recebimento@tubosoliveira.com.br Observações: O prazo de entrega é a data que o material será recebido e não a data da emissão da nota fiscal; Atrasos e/ou antecipações devem ser comunicadas a Tubos Oliveira por meio do departamento de compras para reprogramação de entrega e definição da nova data de recebimento. 15