Regras e orientações para apresentação de orçamentos

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1 Regras e orientações para apresentação de orçamentos

2 Veja aqui como apresentar seus orçamentos para a compra de itens ou serviços para a correta execução dos recursos e prestação de contas para o programa Comunidade, presente!

3 Como fazer a cotação de itens para orçamento do projeto É necessário apresentar três cotações ou orçamentos para cada item ou grupo de itens apresentado no orçamento do projeto. Veja como fazer em cada situação: A organização pode agrupar, numa mesma linha, itens similares de pequeno valor que possam ser comprados de um mesmo fornecedor, desde que o total seja menor do que R$ Itens de valor superior a R$ devem ser sempre cotados individualmente. Nesses casos, para cada item, o fornecedor escolhido deverá ser aquele que oferecer o menor preço. Instrumentos musicais Item Quantidade Valor unitário Valor total Violões 2 R$ 300 R$ 600 Por exemplo Item instrumentos musicais, agrupando dois violões de R$ 300 cada um, mais três flautas de R$ 50 cada uma, totalizando R$ 750. Flautas 3 R$ 50 R$ 150 TOTAL R$ 750 Nesse caso, a organização deverá optar pelo menor orçamento para o total do conjunto de itens, mesmo que alguns itens individuais sejam mais caros. 3

4 Como agrupar itens de uma cotação Apenas itens similares podem ser agrupados, por exemplo: violões e flautas podem ser agrupados em instrumentos musicais, mas violões e panelas, não. Exemplos de possíveis agrupamentos: Brinquedos Instrumentos musicais Acessórios de cozinha Item Quantidade Valor unitário Valor total Item Quantidade Valor unitário Valor total Item Quantidade Valor unitário Valor total Jogo de dominó 4 R$ 25,00 R$ 100,00 Boneca 10 R$ 20,00 R$ 200,00 Carrinho 5 R$ 15,00 R$ 75,00 Quebracabeça 2 R$ 45,00 R$ 90,00 TOTAL R$ 465,00 Violão 2 R$ 300,00 R$ 600,00 Flauta 3 R$ 50,00 R$ 150,00 TOTAL R$ 750,00 Panela 4 R$ 62,50 R$ 250,00 Prato 20 R$ 8,00 R$ 160,00 Talher 60 R$ 3,00 R$ 180,00 Toalha 8 R$ 20,00 R$ 160,00 Travessa 4 R$ 35,00 R$ 140,00 TOTAL R$ 890,00 Caso haja itens de menos de R$ 1.000, mas que não possam ser agrupados a outros, devem ser apresentados individualmente, e o fornecedor que oferecer o menor preço deverá ser escolhido. 4

5 Como deve ser feita a escolha de orçamentos Pontos importantes: Busque orçamentos válidos e consistentes, já que a Fundação Itaú Social exige que os valores de compra sejam exatamente aqueles apresentados no projeto aprovado pelo Comitê de Apoios e Patrocínios; Apresente os orçamentos originais em via eletrônica, convertidos em PDF. Não são aceitos links para páginas de lojas, pois são informações que não ficam disponíveis por muito tempo; Considere sempre o valor à vista, sem desconto no caso de orçamentos online. Valores com desconto somente devem ser considerados se a cotação tiver validade de três meses; Solicite cotações de acordo com a mesma descrição/ configuração de item, que deve ser bem detalhada para a correta identificação do item pelo fornecedor (veja o exemplo ao lado). Correto Descrição com detalhamento Incorreto Computador/PC Intel Core i5 ou similar, 4 GB de memória, HD 1 TB, Monitor de 17 polegadas, teclado e mouse Geladeira doméstica 430 litros Descrição não suficiente Computador Geladeira 5

6 Como inserir os orçamentos na ferramenta Siga estes passos: 1. Faça o cadastro do pedido de apoio; 2. Insira os três orçamentos em formato PDF; 3. Baixe o orçamento consolidado; 4. Salve no computador e faça o upload no sistema conforme imagem ao lado: Para inserir os orçamentos Selecione o arquivo dos orçamentos que deseja enviar. Você pode arrastar o documento até a região destacada ou pode clicar em procure o arquivo para selecioná-lo e realizar o upload. Caso deseje remover o arquivo enviado, basta clicar no botão para removê-lo. OBS.: para realizar o download do orçamento consolidado, clique no botão BAIXAR PLANILHA CONSOLIDADA, insira os itens de cada fornecedor cotado e destaque o fornecedor de menor valor, salve a planilha no computador e depois realize o upload no sistema, clicando em Arraste arquivos aqui. 6

7 Como apresentar orçamentos para reformas e obras de instalações já existentes Para cotações de obras e reformas em instalações já existentes, é necessário apresentar três orçamentos, de acordo com as seguintes orientações. Documentos necessários: Orçamentos São necessários três orçamentos, que devem ser feitos junto a empresas de construção civil, especificar materiais e mão de obra e apresentar escopo similar de reforma. Resumo dos serviços propostos Deve ser criado em Word e inserido na aba Documentos Outros documentos, explicando os serviços que serão executados e o cronograma físico-financeiro, indicando as prioridades e prazos de cada etapa da obra. Outros documentos Apresentar planta do local, fotos e Matrícula do Imóvel (registro no cartório de Registro de Imóveis) no campo Outros Documentos. 7

8 Como apresentar cotações para construção ou ampliação de áreas construídas Nesses casos, além dos documentos informados acima, será necessário listar as seguintes informações: Responsável técnico (engenheiro) e responsável legal (aprovações legais na prefeitura); ART anotações de responsabilidade técnica. Projetos realizados em imóveis cedidos deverão apresentar também: Contrato de comodato; Autorização do comodante contendo descrição do projeto, assinada e com firma reconhecida: Se o comodante for pessoa jurídica (PJ), apresentar estatuto/contrato social e ata de eleição dos dirigentes (vigentes) e ata que comprova a aprovação da reforma/ construção pelos membros da diretoria; Se o comodante for pessoa física, apresentar cópias autenticadas do RG e do CPF; Se o comodante for órgão público, apresentar publicação no Diário Oficial (quando couber). Esses documentos devem ser inseridos em formato PDF na aba Documentos item Outros Documentos. 8

9 Como será feita a liberação de recursos para projetos de ampliação/construção A partir do cronograma mencionado no resumo dos serviços propostos a cada etapa concluída da obra, a organização precisa encaminhar fotos comprovando a conclusão e a nota fiscal com o valor dessa atividade pelo comunidadepresente@fundacaoitausocial.org.br. A Fundação fará mensalmente a análise e os trâmites para o processo de pagamento. 9

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