Dicas para uso do PowerPoint

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1 Dicas para uso do Power Point? 1 Dicas para uso do PowerPoint Dois sites dão dicas e curiosidades sobre o PowerPoint. Vejam a seguir. 1. Faça a sua parte usando material cativante. De certa forma, a facilidade de uso do PowerPoint pode ser seu pior inimigo. Por mais simples e envolvente que seja criar slides e imagens cativantes, lembre se de que o PowerPoint não funciona por conta própria. O público veio para ouvi lo e não para fitar imagens projetadas na tela. Crie um ótimo programa de PowerPoint, mas não deixe que suas observações orais sejam menos atraentes. "O PowerPoint não faz apresentações ele cria slides", afirma Matt Thornhill, presidente da Audience First, uma empresa de Midlothian, Va., que oferece treinamento em apresentações. "Lembre se de que você está criando slides como apoio de uma apresentação oral". 2. Simplifique. Provavelmente já vimos apresentações de PowerPoint e outras em que o palestrante parece disposto a pedir o programa em casamento. Afinal, era óbvia a paixão por cada dobra, efeito especial e cada pedacinho de modernidade disponível. Mas as apresentações de PowerPoint mais eficazes são simples gráficos de fácil compreensão e imagens que refletem a fala do orador. Alguns especialistas sugerem não mais do que cinco palavras por linha e não mais do que cinco linhas por slide. "Não deixe o trabalho ficar lotado de palavras e imagens", afirma Kerr. "Você precisa realmente mostrar tudo na tela?" 3. Minimize o uso de números nos slides. O grande atrativo do PowerPoint é sua capacidade de transmitir ideias e servir de apoio às observações do palestrante de forma concisa. Isso se torna difícil diante de uma grande quantidade de números e estatísticas. Em sua maioria, as apresentações de PowerPoint mais eficazes não oprimem os espectadores com excesso de valores e números. Deixe isso para uma etapa posterior, mais abrangente, através de apostilas distribuídas no final da apresentação. Se desejar enfatizar uma estatística no PowerPoint, considere o uso de um elemento gráfico ou imagem para transmitir a idéia. "Quando, por exemplo, certa vez, eu estava falando sobre a prevalência de pacientes com Alzheimer, usei a fotografia de uma senhora de idade, em vez de projetar números na tela", afirmou Kerr. 4. Não imite o PowerPoint. Um dos hábitos mais comuns e prejudiciais de usuários de PowerPoint é fazer uma leitura simples da apresentação visual para o público. Isso não só é redundante exceto pelo uso do controle, qual o motivo da sua presença? como transforma a mais linda apresentação em um tédio absoluto. O PowerPoint funciona melhor com observações orais que ampliam e discutem, em vez de reproduzir, o que está na tela. "Mesmo com o PowerPoint, você precisa RESUMO Informática II Professora Meire Dias UNEB Página 1

2 Dicas para uso do Power Point? 2 de contato visual com o público", afirma Roberta Prescott, do The Prescott Group, uma empresa de consultoria de comunicações situada em Connecticut. "Essas pessoas não foram vieram ver sua nuca". 5. Faça observações no tempo certo. Outra armadilha potencial são os comentários do apresentador que coincidem precisamente com a apresentação de um novo slide do PowerPoint. Isso só divide a atenção do público. Um programa do PowerPoint bem planejado apresenta um novo slide, dá ao público a oportunidade de ler e digerir o material e, em seguida, permite a apresentação de comentários que ampliam a imagem na tela. "É uma questão de tempo", afirma Kerr. "Nunca fale junto com o slide". 6. Faça pausas. Novamente, o PowerPoint é mais eficaz como acompanhamento visual do discurso oral. Usuários experientes do PowerPoint não se acanham em deixar a tela vazia de vez em quando. Isso não só permite um descanso visual, como também é eficaz para concentrar a atenção em trocas mais orais, como uma discussão em grupo ou sessão de perguntas e respostas. 7. Use cores vibrantes. Um contraste forte entre palavras, imagens e o fundo pode ser bastante eficaz na transmissão de mensagens e emoções. 8. Importe outras imagens e elementos gráficos. Não limite a apresentação ao que o PowerPoint oferece. Use imagens e elementos gráficos externos para variar e atrair visualmente, inclusive vídeo. "Geralmente uso um ou dois videoclipes bem curtos nas minhas apresentações", afirma Ramon Ray, um consultor de tecnologia de Nova York. "Isso acrescenta humor, transmite uma mensagem e relaxa o público". 9. Distribua apostilas no final não durante a apresentação. Algumas pessoas talvez discordem de mim neste aspecto. Mas nenhum orador quer falar para um público que está entretido lendo o resumo de seus comentários. A menos que o acompanhamento da apostila seja essencial para a apresentação, aguarde o término para distribuir o material. 10. Faça uma revisão rigorosa antes da apresentação. Nunca perca a perspectiva do público. Depois de rascunhar seus slides do PowerPoint, revise seus comentários, fingindo ser um dos ouvintes. Se algo parecer desinteressante, dispersivo ou confuso, faça alterações. São grandes as chances da apresentação como um todo ficar melhor depois disso. RESUMO Informática II Professora Meire Dias UNEB Página 2

3 Dicas para uso do Power Point? 3 Catorze dicas para o PowerPoint Crédto deste texto: Foi escrito por Emerson Alecrim O PowerPoint é o programa mais lembrado quando o assunto é apresentação de slides. Seja na escola, seja na faculdade, seja no trabalho, seja até mesmo em casa, seu uso é muito comum, razão pela qual o InfoWester apresenta a seguir quinze dicas para ajudá lo a usar melhor os recursos oferecidos pela ferramenta. As dicas apresentadas nesta página foram testadas e validadas no PowerPoint 2003 e no PowerPoint 2007 em português do Brasil. Vamos a elas: 1 Ao abrir um arquivo do PowerPoint, faça o iniciar a apresentação imediatamente Se você salvar seu arquivo do PowerPoint usando a opção de salvamento padrão (extensão.ppt no PowerPoint 2003 e anteriores, extensão.pptx na versão 2007), o programa sempre o abrirá de forma que você possa editá lo. No entanto, você pode fazer com que o PowerPoint inicie a apresentação dos slides imediatamente, assim que o arquivo for aberto. Para isso, faça o seguinte: no PowerPoint 2003, vá ao menu Arquivo, escolha Salvar como e, no campo Salvar como tipo: da janela que surgir, escolha a opção Apresentação do PowerPoint. Note que o arquivo ficará com a extensão.pps; no PowerPoint 2007, clique no botão Office (no topo superior esquerdo da tela), escolha a opção Salvar como e, por fim, o item Apresentação de slides do PowerPoint. O arquivo ficará com a extensão.ppsx. Agora, faça o teste. Feche o PowerPoint e clique no arquivo criado. Note que ele abrirá imediatamente no modo de exibição de slides. Para finalizar a apresentação, clique na tecla ESC de seu teclado. 2 Volte ao início da apresentação rapidamente Suponha que você tem uma apresentação com 30 slides e, lá pelo vigésimo, descobre que precisa, por algum motivo, começar a apresentação novamente. Para voltar ao início (ao primeiro slide), simplesmente pressione os botões esquerdo e direito do mouse ao mesmo tempo por dois segundos. 3 Oculte a apresentação sem sair do PowerPoint Durante a apresentação de slides, você pode deixar a tela do PowerPoint totalmente preta ou totalmente branca. Esse recurso é útil para, por exemplo, fazer os expectadores prestarem atenção em algo que você tem em mãos. Para isso, faça o seguinte: RESUMO Informática II Professora Meire Dias UNEB Página 3

4 Dicas para uso do Power Point? 4 Para deixar a tela toda preta, pressione a tecla E em seu teclado; Para deixar a tela toda branca, pressione a tecla C em seu teclado. Para voltar à apresentação de onde ela parou, simplesmente pressione qualquer tecla. 4 Use o slide em formato retrato Suponha que você necessite gerar um cartaz sobre um evento qualquer. Você pode usar o PowerPoint para isso como um "quebra galho", afinal, ele possui interessantes recursos gráficos. Mas como fazer isso se o PowerPoint só gera slides no formato paisagem, sendo que o cartaz deve estar no formato retrato? Ao contrário do que muita gente pensa, o PowerPoint é capaz sim de gerar slides na orientação retrato: No PowerPoint 2003, vá em Arquivo / Configurar página. Na janela que surgir, escolha a orientação Retrato no campo Slides; No PowerPoint 2007, vá ao menu Design e, na opção Orientação do Slide, escolha Retrato. Slide na orientação Retrato RESUMO Informática II Professora Meire Dias UNEB Página 4

5 Dicas para uso do Power Point? 5 5 Insira imagens corretamente para evitar corrompimento do arquivo Muita gente costuma inserir imagens no PowerPoint usando o recurso "copiar e colar". A princípio, isso pode não trazer nenhum problema, mas se sua apresentação tem muitos slides com figuras inseridas dessa forma, pode ser que alguma deixe de ser exibida durante a apresentação ou, no pior dos casos, o arquivo pode ficar corrompido por completo. Para diminuir as chances desses problemas ocorrerem, insira as imagens da maneira correta: No PowerPoint 2003, vá em Inserir / Imagem / Do arquivo. Na janela que surgir, vá ao diretório onde a figura está armazenada e selecione a; No PowerPoint 2007, vá ao menu Inserir e clique no botão Imagem. Na tela que surgir, vá à pasta onde a figura esta armazenada e selecione a. Se você constatar que uma imagem que você quer inserir está no formato Bitmap (.bmp), considere converter esse arquivo para um formato mais leve, como JPEG (.jpg). Dessa forma, o tamanho do arquivo do PowerPoint não ficará grande. 6 Crie álbuns de fotografia rapidamente Pouca gente sabe disso, mas o PowerPoint permite a criação de álbuns de fotografia de maneira descomplicada e em poucos minutos. Para isso: No PowerPoint 2003, vá em Inserir / Imagem / Novo Álbum de fotografias. Na janela que abrir, clique no botão Arquivo/disco para localizar a pasta que contém as fotos. Note que você pode selecionar todas as imagens do diretório. Quando esse processo for concluído, você pode excluir ou alterar a ordem das fotografias na opção Fotografias no álbum. No campo Layout do álbum, você pode escolher se quer ver uma ou mais fotos por slide; No PowerPoint 2007, vá ao menu Inserir, clique em Álbum de Fotografias e, por fim, em Novo Álbum de Fotografias. Clique no botão Arquivo/disco para localizar a pasta que contém as fotos. Note que você pode selecionar todas as imagens de uma só vez. Feita a seleção, você pode excluir ou alterar a ordem das fotografias na opção Fotografias no álbum. No campo Layout do álbum, você pode escolher se quer uma ou mais fotos por slide. Note que também há um botão que permitir exibir slides abaixo da fotografia e outro que faz com que as imagens fiquem todas em preto e branco. RESUMO Informática II Professora Meire Dias UNEB Página 5

6 Dicas para uso do Power Point? 6 Criando álbum de fotos no PowerPoint 7 Cuidado com a escolha das fontes Você criou uma apresentação muito bacana, mas ao abrí la em outro computador, percebeu que uma das fontes que escolheu é diferente. Isso certamente ocorreu porque essa fonte não está instalada no computador em questão. Para evitar problemas desse tipo, utilize apenas fontes que você sabe serem comuns, como Arial, Verdana, Times New Roman e Tahoma. 8 Mude a posição dos slides rapidamente Precisa mudar a posição de algum slide? É fácil: No PowerPoint 2003, vá em Exibir e escolha Classificação de Slides (ou clique no botão Modo de Classificação de Slides). Na tela que surgir, basta arrastar com o mouse o slide para posição desejada; No PowerPoint 2007, clique no botão Classificação de Slides ou vá ao menu Exibição e escolha o referido botão. Agora, basta arrastar com o mouse qualquer slide para a posição que quiser. 9 Não insira muito texto Numa apresentação, não é conveniente exibir slides com muito texto. A melhor opção é inserir apenas tópicos que dão destaque ao que você vai abordar. No entanto, se a inserção de textos longos realmente for necessária, divida o em vários slides, já que mantê lo em um slide só exigirá um tamanho de fonte pequeno, coisa que pode atrapalhar a leitura de quem está longe da tela. RESUMO Informática II Professora Meire Dias UNEB Página 6

7 Dicas para uso do Power Point? 7 10 Mova itens nos slides com precisão Se você inseriu uma figura ou um objeto qualquer em um slide, pode necessitar posicioná lo de maneira precisa. Uma das formas para isso é selecionar o item e movimentá lo usando as teclas de seta do teclado. Todavia, essas teclas fazem com que o objeto dê pequenos "pulos" para se movimentar. Para fazer com que o item se mova de forma contínua, sem os pequenos pulos, selecione o e utilize as teclas de seta mantendo o botão Ctrl do teclado pressionado. No PowerPoint 2003, essa mesma instrução vale para redimensionar o tamanho dos itens do slide. 11 Insira caracteres e símbolos especiais Precisa inserir caracteres ou símbolos especiais, como euro, sinal de desigualdade, copyright, entre outros? É fácil: Na versão 2003, clique em uma caixa de texto qualquer ou insira uma e vá em Inserir / Símbolo. Agora, escolha o caractere que quiser; No PowerPoint 2007, insira uma caixa de texto ou crie uma, vá em Inserir e clique no botão Símbolo. Em seguida, basta selecionar o caractere desejado e clicar em Inserir. Note que essa opção somente é acessível durante a manipulação de textos. 12 Use grades para posicionar melhor os itens do slide Se os slides de sua apresentação forem muito detalhados, talvez o uso de grades lhe ajude a posicionar melhor todos os itens. Para ativar essa opção, clique com o botão direito do mouse sob o slide atual e escolha a opção Grades e Guias. Na janela que surgir, escolha o espaçamento desejado e clique no botão Exibir grade na tela. Para desativar esse item, basta executar o procedimento contrário. RESUMO Informática II Professora Meire Dias UNEB Página 7

8 Dicas para uso do Power Point? 8 Slide com grades Note que as grades servem apenas para ajudá lo no posicionamento dos itens, portanto, não aparecerão durante a apresentação. O procedimento acima vale para ambas as versões do PowerPoint tratadas nesta página. 13 "Escreva" no slide durante a apresentação Se você quiser destacar uma palavra, uma frase ou qualquer outro item do slide durante a apresentação, basta clicar com o botão direito do mouse no slide e escolher Opções de ponteiro. Nesse menu, escolha uma caneta ou o marca texto. Agora, você poderá "rabiscar" o slide e fazer os destaques que quiser. Note que, quando você finalizar ou mudar de slide, o programa perguntará se você quer salvar esses "rabiscos". Essa dica vale para ambas as versões do PowerPoint tratadas aqui. RESUMO Informática II Professora Meire Dias UNEB Página 8

9 Dicas para uso do Power Point? 9 14 Mova slides de uma apresentação para outra Você está trabalhando em uma apresentação e se lembra de alguns slides de outro arquivo que seriam úteis. Deve ser difícil copiar de um arquivo para o outro, não? Na verdade, esse procedimento é muito simples. Em primeiro lugar, abra ambas as apresentações e: No PowerPoint 2003, vá em Exibir e escolha Classificação de slides. Faça isso nas duas apresentações. Em seguida, vá ao menu Janela e clique em Organizar todas. Ambas as apresentações serão exibidas ao mesmo tempo, lado a lado. Agora, basta arrastar os slides que quiser de uma para a outra; Na versão 2007, vá em Exibição e clique no botão Classificação de Slides. faça esse procedimento nos dois arquivos. Depois, ainda em Exibição, vá à área Janela e clique em Organizar todas. Note que o PowerPoint exibirá ambos os arquivos ao mesmo tempo, um ao lado do outro. Agora, basta arrastar os slides desejados de uma apresentação para a outra. RESUMO Informática II Professora Meire Dias UNEB Página 9

10 Dicas para uso do Power Point? 10 Apresentações lado a lado: basta arrastar os slides de um lado para o outro REFERÊNCIAS: br/themes/office/article6.mspx RESUMO Informática II Professora Meire Dias UNEB Página 10