Curso de Informática Básica

Transcrição

1 Curso de Informática Básica O Com seus próprios cliques 1

2 Curso de Informática Básica Índice Introdução...3 Toque pessoal...3 Limpeza e Backup de s...5 Dicas...7 2

3 Com seus próprios OutLook Express - Com seus próprios cliques Uma das principais preocupações das empresas está na administração eficiente e sensata do corporativo. O mau uso dessa ferramenta de trabalho já provocou prejuízos e até demissões em várias empresas brasileiras e internacionais. O importante é saber tirar o máximo proveito do Outlook Express e para isso é interessante saber como deixar suas mensagens mais legíveis e com visual atraente. A limpeza periódica da caixa postal e backup de segurança também são itens fundamentais que todo usuário deve saber. Toque pessoal: papel de carta, imagens, linhas e assinaturas As mensagens eletrônicas podem ficar elegantes e atraentes quando se usa alguns recursos do Outlook Express como negrito, itálico, cor, tipo e tamanho de fonte etc. Além disso, podemos incrementar o com papel de carta, logotipo da empresa e assinaturas. Ao clicar em Nova Mensagem, você pode escolher uma entre as inúmeras opções de papel de carta que o Outlook oferece. Esse recurso é bastantepara o envio de convites. Aplicando modelos de papel de carta 3

4 Curso de Informática Básica Assinatura é fundamental Para acrescentar assinatura, com informações sobre cargo, telefone de contato etc, vá ao menu Ferramentas, em seguida Opções. Clique Assinaturas. Selecione a caixa Adicionar assinatura em todas as mensagens enviadas, se quiser que todas os s sejam enviados com o texto editado. Para formatar assinaturas, caminho pelo menu Ferramentas Para editar um nova assinatura e inseri-la em todas as mensagens 4

5 e Backup Limpeza e Backup de s Para tornar o aspecto de suas mensagens ainda mais profissional, use as linhas horizontais para separar imagens de texto, por exemplo. Posicione o cursor onde deseja fazer a divisão, vá até o menu Inserir e em seguida Linha horizontal. Através desse mesmo menu Inserir é possível adicionar imagens, arquivos anexos e links para internet. Limpeza e backup dos s Uma pesquisa do Instituto Americano Ferris Research (2000), estimou que os internautas que usavam o correio eletrônico em casa e no trabalho recebiam, em média, trinta mensagens por dia. A pesquisa também revelou que o número de s Exemplo de com texto, imagem e linha horizontal que chegam às caixas postais tende a crescer entre 35% a 40% ao ano. Sendo assim, tão importante quanto manter a caixa postal organizada é promover sua limpeza regularmente, a fim de poupar espaço no seu disco rígido. Deletar os s diretamente da caixa de entrada, ou de qualquer outra pasta, faz com que os mesmos fiquem armazenados na pasta Itens Excluídos - é como se você estivesse apenas mudando as mensagens de lugar. Para excluir os s definitivamente e liberar espaço em disco, é preciso deletá-los da pasta Itens Excluídos. O Outlook sempre perguntar se você tem certeza do que está fazendo. Ao confirmar, todas as mensagens selecionadas serão excluídas definitivamente. Transforme este procedimento em um hábito. Faça o mesmo com as mensagens da pasta Itens enviados onde ficam as cópias de todos os s que você enviou. Deletando s para sempre, mais espaço no disco rígido A importância do backup É preciso reconhecer que estamos sempre correndo o risco de receber algum vírus pelo ou de que o computador apresente problemas fatais - por isso quem não faz backup não pode reclamar de falta de sorte. A afirmativa vale não só para os arquivos de trabalho, mas também para todas as mensagens do Outlook, bem como o Catálogo de Endereços. 5

6 Curso de Informática Básica No menu Ferramentas, selecione Opções. Aparece uma tela com várias guias na parte superior, clique a guia Manutenção. Nela você deve clicar o botão que indica em quais pastas suas mensagens estão armazenadas. É muito recomendável que você altere esse caminho, selecionando uma outra pasta criada por você (por exemplo backupoutlook). Depois disso, faça uma cópia desta pasta (pelo Windows Explorer) em CD ou em outro computador. Alterando a pasta de armazenamentodooutlook Express: facilidade no backup Além das mensagens, é possível também fazer uma cópia de seu catálogo de endereços. Clique no menu Arquivo e em seguida Exportar. Escolha o local onde gostaria de salvar sua lista e clique OK. Lembre-se que é importante, por medidas de segurança, garantir uma cópia em disquete ou CD ou em outro computador. 6

7 Dicas Dicas para avançar no Outlook Express Como tudo em informática, descobrir os inúmeros recursos do Outlook Express depende muito da curiosidade e disponibilidade do usuário. Você pode ir avançando cada vez mais no programa seguindo algumas das dicas abaixo. Atenção ao português: o uso do correio eletrônico entre as pessoas facilitou muito a comunicação. Mas essa comodidade não deve ser confundida com informalidade, principalmente no ambiente de trabalho. Os s profissionais devem ser sérios, curtos, objetivos e bem redigidos. Erros de português devem ser evitados a qualquer custo, bem como o uso de gírias. Acostumese a ler e reler as mensagens algumas vezes antes de enviá-las. Cópia oculta: Ao enviar uma mensagem para mais de um destinatário, você pode ocultar os endereços, garantindo a privacidade de sua lista de contatos. Lembre-se que os endereços eletrônicos são pessoais e só devem ser divulgados com a permissão dos usuários. Win Zip: Para enviar mais de um arquivo anexado, ou quando se tratar de um arquivo muito grande é aconselhável zipar o documento, ou seja: comprimí-lo, tornando-o mais leve. Isso evita, além de congestionamentos na rede, a garantia de recebimento pelo destinatário, já que alguns provedores limitam o tamanho das mensagens que podem ser recebidas. É necessário ter o programa Win Zip instalado em seu micro. Para comprimir os arquivos, basta selecioná-los pelo Windows Explorer e com o botão direito do mouse, clicar em Adicionar ao Win Zip. Bloquear remetente: O Outlook permite bloquear mensagens de remetentes indesejados. Na verdade, o que ele faz é mandar a mensagem diretamente para lixeira. Selecione o incoveniente e, no menu Mensagem, clique bloquear remetente. 7