Manual de aplicação das boas práticas das incubadoras mineiras. Minas Gerais Novembro de 2011

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1 Manual de aplicação das boas práticas das incubadoras mineiras Minas Gerais Novembro de 2011

2 REALIZAÇÃO: SEBRAE MG Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas RMI Rede Mineira de Inovação ELABORAÇÃO: Adriane Ribeiro Gama Santos (ORIGEM INCUBADORA) Ana Paula Santos (INCUBADORA HABITAT) Claudiane Freire de Oliveira (INCIT) Maurício de Pinho Bitencourt (INCIT) Rita Carvalho (FUMSOFT/ INSOFT) Maria do Socorro Rocha de Souza Abreu (CRITT) APROVAÇÃO: Ana Cristina de Alvarenga Lage (RMI) Andrea Furtado de Almeida (SEBRAE/MG) PROJETO GRÁFICO E CAPA Adriane Ribeiro Gama Santos (Origem Incubadora) Anderson Lopes (V3 Comunicação Ltda) Cláudia de Oliveira Nunes (Origem Incubadora) Manual de aplicação das boas práticas das incubadoras mineiras. Minas Gerais: SEBRAE/MG: RMI, CERNE. 2. Incubadoras de empresas. I. Serviço de Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas de Minas Gerais (SEBRAE MG). II. Rede Mineira de Inovação (RMI). III. Título: Manual de aplicação das boas práticas das incubadoras mineiras.

3 Agradecemos ao nosso parceiro SEBRAE/MG por todo o apoio destinado e a todas as incubadoras mineiras que participaram e auxiliaram esse trabalho coletivo. Sem esta parceria e o esforço de todos não seria possível à realização deste projeto. Agradecemos à SECTES pelo auxílio e suporte oferecido a todas as incubadoras. Manual de boas práticas das incubadoras mineiras 1

4 S U M Á R I O A P R E S E N T A Ç Ã O... 3 V O C A B U L Á R I O... 4 H I S T Ó R I C O... 7 F U N D A M E N T A Ç Ã O D O M O D E L O P R O P O S T O... 8 Sistema de Sensibilização e Prospecção Sistema de Seleção Sistema de Planejamento Sistema de Qualificação Sistema de Assessoria e consultoria Sistema de Acompanhamento, Orientação e Avaliação Sistema de Apoio à Graduação e Projetos futuros Sistema de Gerenciamento Básico I M P L A N T A Ç Ã O Manual de boas práticas das incubadoras mineiras 2

5 A P R E S E N T A Ç Ã O O presente manual tem por objetivo auxiliar e orientar os gestores das incubadoras na reestruturação de suas práticas de gestão e na melhoria da qualidade de sua atuação em relação ao suporte dado às empresas apoiadas. O modelo de maturidade CERNE foi idealizado pela ANPROTEC em parceria com o SEBRAE, a partir do trabalho coletivo com representantes das incubadoras associadas, que culminou no desenvolvimento do Termo de Referência CERNE (Centro de Referência para Apoio a Novos Empreendimentos). Este termo tem como objetivo definir uma metodologia única para ampliar a capacidade das incubadoras em gerar sistematicamente empreendimentos de sucesso. A partir das melhores práticas das incubadoras associadas à Rede Mineira de Inovação (RMI) e em conformidade com o Termo de Referência CERNE (Centro de Referência para Apoio a Novos Empreendimentos), foi possível definir os documentos e procedimentos que compõem os processoschave a serem implantados para atingir o modelo de maturidade CERNE1. Os fluxos e instruções relativos aos sistemas citados neste manual e disponibilizados para as incubadoras propiciam o conhecimento aprofundado de todas as etapas do processo de incubação e gestão da incubadora, proporcionando a melhoria do seu desempenho como instrumento de apoio a novos negócios. Neste sentido, este manual deve contribuir para a implementação do CERNE 1, tendo em vista o aprimoramento dos seus métodos de gestão e a sua performance com as empresas incubadas, bem como ampliar os seus resultados em relação aos serviços oferecidos para os empreendimentos apoiados. Manual de boas práticas das incubadoras mineiras 3

6 V O C A B U L Á R I O Os termos utilizados ao longo deste manual estão discriminados a seguir: Ampliação de Limite: ação de uma incubadora no sentido de, ao mesmo tempo, ampliar o públicoalvo de seus serviços e consolidar parceria com os demais mecanismos e instituições de desenvolvimento regional. Assessoria: serviço prestado por pessoa física ou jurídica para a execução de atividades em uma área específica (jurídica, financeira etc.). O foco é na execução de atividades que se repetem ao longo do tempo. A principal diferença com relação à consultoria é que o consultor é, em geral, contratado para encontrar uma solução para um problema ou implantar uma solução específica. Assim, um consultor da qualidade pode orientar a empresa na implantação de um sistema da qualidade, enquanto que o assessor da qualidade irá executar as atividades para que o sistema da qualidade traga os resultados esperados. Cadeia de Valor: modelo que representa a visão global dos processos organizacionais, para que se tenha uma macro visão da interligação e/ou encadeamento dos macroprocessos, processos, subprocessos, e tarefas, seguindo a sequência de execução dos mesmos. Capital: recursos, bens ou valores disponíveis num determinado momento para satisfação de necessidades. Competitividade: capacidade que uma empresa tem de definir e colocar em prática as estratégias que tornem possível a ampliação ou manutenção de sua participação no mercado conferindo-lhe solidez. Consultoria: Orientação temporária prestada por pessoa física ou jurídica com reconhecido conhecimento técnico especializado. Contrato: instrumento jurídico celebrado entre pessoas físicas ou jurídicas com fins de aquisição, modificação ou extinção de direitos ou estabelecimento de obrigações recíprocas. Empreendedor: pessoa capaz de conceber e implantar visões. Empreendimento: é o ato, efeito ou resultado de empreender algo com fim determinado, não sendo obrigatória a formalização jurídica. Empresa: qualquer firma, companhia, organização ou corporação, registrada formalmente (com CNPJ) destinada à produção e/ou comercialização de processos, bens e serviços. Manual de boas práticas das incubadoras mineiras 4

7 Empresa Associada: é toda empresa que utiliza a infraestrutura e os serviços oferecidos pela incubadora, sem ocupar espaço físico, mas, mantendo um vínculo formal. Pode ser empresa recémcriada ou já existente no mercado, que tenha passado ou não pelo processo de incubação. Empresa Graduada: aquela empresa que passa pelo processo de incubação e que alcança desenvolvimento suficiente para sair da incubadora e atuar no mercado de forma independente. Algumas instituições usam o termo empresa liberada. Fluxo de Processo: modelo que representa a visão detalhada do subprocesso/ processo em uma sequência lógica e mostra sua integração com os demais processos da cadeia de valor. Gestão: é o planejamento, organização, liderança e controle dos recursos de um empreendimento com vistas a alcançar os objetivos propostos. Ideia: representação mental de uma coisa concreta ou abstrata. Incubadora: organização que oferece apoio ao processo de geração e consolidação de empresas. Os empreendimentos apoiados devem passar por um processo de seleção formal, o que definirá aqueles que receberão serviços de consultoria, assessoria e qualificação para ampliar a probabilidade de sucesso. Uma característica essencial de uma incubadora é o monitoramento constante dos empreendimentos, de forma a decidir quais estão preparados para operar fora da incubadora (graduar) e aqueles que devem ser descontinuados. Inovação: introdução no mercado de produtos, processos, métodos ou sistemas não existentes anteriormente, ou com alguma característica nova e diferente daquela até então em vigor. Macroprocesso: é um processo que geralmente envolve mais de uma função da organização, e cuja operação tem impacto significativo nas demais funções da organização. Dependendo da complexidade do processo este é dividido em subprocessos. Mapeamento de processos: possibilita a identificação da sequência dos processos, subprocessos, atividades e tarefas. Maturidade: é o grau no qual uma organização consegue alcançar, sistematicamente, os objetivos traçados. Mercado: ambiente onde ocorrem as trocas comerciais entre pessoas físicas e/ou jurídicas. Modelo: é aquilo que serve como imagem, forma ou padrão a ser imitado. Planejamento: estratégia organizacional que envolve a opção pelo cumprimento de determinada tarefa e consequente definição de objetivos gerais de curto e longo prazos. Procedimento: modo especificado de realizar uma atividade ou um processo. Manual de boas práticas das incubadoras mineiras 5

8 Processo: organização lógica e detalhada de pessoas, máquinas, materiais, procedimentos e energia, para execução de atividades que produzam trabalho final específico na forma de produto ou serviço. Processos-chave: processos essenciais para a análise sistêmica da organização. Processos Críticos: são processos que apresentam os maiores problemas em relação ao cumprimento de um determinado objetivo. Produto: resultado de um processo. Programa: conjunto de ações e projetos coordenados que tem como objetivo a solução de problema específico ou o aproveitamento de oportunidade em determinado prazo, com recursos humanos, materiais e financeiros definidos. Prospecção: conjunto de técnicas relativas à pesquisa, identificação e avaliação preliminar de uma oportunidade de negócio. Qualidade: grau de satisfação de requisitos dado por um conjunto de características intrínsecas. Requisito: necessidade ou expectativa expressa, geralmente implícita ou obrigatória. Subprocesso: divisões do macroprocesso com objetivos específicos, organizado seguindo linhas funcionais. Os subprocessos recebem entradas e geram suas saídas em um único departamento. Serviço: produto da atividade humana destinado à satisfação de necessidades, mas que não apresenta o aspecto de um bem material. Sistema: inter-relação das partes, elementos ou unidades que fazem funcionar uma estrutura organizada. Sucesso: no contexto do presente documento, sucesso ocorre quando uma empresa graduada permanece no mercado sem o apoio da incubadora. Sustentabilidade: qualidade da atividade economicamente viável, socialmente justa e ecologicamente correta. Manual de boas práticas das incubadoras mineiras 6

9 H I S T Ó R I C O Ao participarem de um seminário promovido pela ANPROTEC e SEBRAE, as incubadoras mineiras INCIT, BIOMINAS e FUMSOFT/INSOFT, se uniram para criarem de um grupo que seria responsável pela implementação do modelo CERNE no âmbito das incubadoras associadas à RMI. Em 2009, a partir da publicação do Termo de Referência do CERNE, as incubadoras mineiras INCIT, FUMSOFT/ INSOFT e HABITAT em parceira com RMI, SEBRAE MG e SECTES formalizaram o grupo, citado anteriormente, que ficou responsável em utilizar as práticas estabelecidas neste termo como modelo para reestruturação de seus processos gerenciais e difundir para outras incubadoras associadas à RMI. Deve-se ressaltar que houve a contribuição de uma consultoria especializada em modelagem e automatização de processos de gestão para a definição desse modelo. Para o desenvolvimento dos trabalhos foram integradas ao grupo 12 incubadoras associadas à RMI, que colaboraram com suas práticas e dedicaram esforços para finalizar um método de gestão específico para a realidade das incubadoras mineiras. A modelagem dos processos foi realizada a partir da definição da cadeia de valor e identificação dos processos críticos, com o estabelecimento dos macro-processos e sub-processos. Em seguida foram estabelecidos os fluxos dos processos, formulários, modelos e procedimentos. O êxito dos trabalhos e a obtenção de uma metodologia de referência só foi possível após uma intensa análise, troca de experiências, workshops e contribuições individuais das equipes das incubadoras envolvidas. Manual de boas práticas das incubadoras mineiras 7

10 F U N D A M E N T A Ç Ã O D O M O D E L O P R O P O S T O Partindo do pressuposto que a maioria das incubadoras possui práticas e métodos gerenciais e operacionais sem uma padronização adequada, o que impacta no seu desempenho e na obtenção de melhores resultados, identificou-se que seria mais apropriado inicialmente a implementação dos procedimentos e sistemas previstos no CERNE 1. O objetivo principal do CERNE 1 é profissionalizar o processo de geração sistemática de empreendimentos inovadores, por meio da implementação de sistemas que garantam a eficácia do programa de incubação e do apoio as empresas, bem como de determinados aspectos de gestão essenciais para a criação de negócios de sucesso. A definição de processos-chaves é essencial à equipe da incubadora, no sentido de dar o suporte necessário para que esta consiga identificar os elementos indispensáveis na melhoria da qualidade dos serviços oferecidos aos empreendimentos apoiados. Cada processo-chave é composto de diversos sistemas norteados por uma hierarquia de práticas-chave, sendo elas: inicial, definida, estabelecida e sistematizada. Diante desta perspectiva, foi desenvolvido um trabalho de construção coletiva orientado pelos conceitos do Termo de Referência CERNE, a partir das melhores práticas das incubadoras mineiras associadas à RMI. Inicialmente realizou-se a modelagem dos processos, por meio da definição da cadeia de valor e da identificação dos processos críticos, o que culminou no estabelecimento dos macroprocessos e subprocessos. Em seguida foram estabelecidos os fluxos de cada sistema, os procedimentos que determinam as tarefas relativas a estes sistemas, além dos formulários e modelos de referência, para registro e evidência de cada atividade executada em conformidade com o descrito nestes procedimentos. A sequência de execução e interação entre os sistemas ficou definida da seguinte forma: Manual de boas práticas das incubadoras mineiras 8

11 Figura 1: Sequência e interação entre os sistemas Na figura anterior pode-se ressaltar que: - o sistema de sensibilização e prospecção e o sistema de seleção são processos de entrada de massa crítica (estudantes universitários e técnicos, pesquisadores, empreendedores em geral) para o programa de incubação; - o sistema de planejamento, o sistema de acompanhamento, orientação e avaliação, o sistema de qualificação e o sistema de assessoria e consultoria fazem parte do programa de incubação propriamente dito e tem o intuito de trabalhar as competências e habilidades gerenciais necessárias para o sucesso do negócio ao atuar no mercado; - o sistema de graduação é o processo de saída, no qual as empresas são preparadas para atuar no mercado de forma independente e sustentável. - o sistema de gerenciamento básico é um processo de apoio para que os demais sistemas sejam executados adequadamente e atinjam o resultado esperado. Manual de boas práticas das incubadoras mineiras 9

12 O sistema de gerenciamento básico possui uma relação intrínseca com o desenvolvimento das empresas incubadas, uma vez que para apoiá-las efetivamente, a incubadora deve ter uma estrutura mínima organizada e devidamente gerida. Tendo em vista a necessidade do planejamento das atividades propostas para garantir o bom desempenho das incubadoras, este manual propõe procedimentos, documentos e modelos estruturados a partir da prática definida. A estrutura da documentação proposta está representada na figura a seguir: MANUAL Documento orientador do CERNE 1 PROCESSOS Fluxogramas e instruções de trabalho MODELOS E FORMULÁRIOS Descrevem a sequência das tarefas relativas a cada sistema Padroniza a implementação das instruções, evidencia os resultados obtidos e geram registros Figura 2: Estrutura da documentação para CERNE 1 Conforme a figura anterior, ao utilizar a metodologia proposta, a incubadora terá documentada a execução de suas atividades, por meio do preenchimento dos formulários e modelos propostos, tornando seus processos previsíveis, com a menor variação dos resultados obtidos, e preservando o conhecimento, a tecnologia e o histórico do processo de incubação de empresas. Para atingir plenamente este nível de maturidade, a incubadora deve demonstrar que possui capacidade para prospectar e selecionar boas ideias e transformá-las em negócios inovadores de sucesso. Sistema de Sensibilização e Prospecção O intuito do sistema sensibilização e prospecção é definir ações que vão promover a disseminação do empreendedorismo e da inovação na localidade de atuação da incubadora, com o intuito de prospectar novas ideias e projetos, com potencial de se tornarem empreendimentos de sucesso, para o programa de incubação. Este sistema foi definido a partir do planejamento das atividades de Manual de boas práticas das incubadoras mineiras 10

13 sensibilização, prospecção e qualificação. Este planejamento deve ser realizado levando-se em consideração as características e estratégias da incubadora. O sistema de sensibilização e prospecção deve ser realizado sob condições controladas e registradas, de acordo com o estabelecido na Instrução de Trabalho: IT_1.1_Sistema de Sensibilização e Prospecção. Deve-se observar a interação com o sistema de Seleção 1.1, o Sistema de Qualificação e o sistema de Sistema de Gerenciamento Básico 1.8, principalmente a prática-chave sistema de comunicação e marketing. Este sistema se decompõe nas seguintes práticas-chaves: - Prática-chave Sensibilização: Tem o objetivo de ampliar a qualidade, qualidade e a diversidade das propostas apresentadas à incubadora. Deve-se estabelecer um planejamento e manter o registro de ações para a disseminação o empreendedorismo e a inovação na localidade em que atua, com temas relacionados ao desenvolvimento de empreendimentos. - Prática-chave Prospecção: Tem o objetivo de identificar as oportunidades de negócios em sua localidade de atuação e ampliar a quantidade, qualidade e diversidade das propostas de negócios prospectadas pela incubadora. A incubadora deve estabelecer um planejamento e manter o registro de ações de prospecção realizadas com grupos de pesquisas, instituições e empresas, bem como manter um banco de ideias a fim de identificar novas oportunidades de negócios. - Prática-chave Qualificação: Tem o objetivo de aperfeiçoar os conhecimentos de empreendedores para que este tenha capacidade de gerar negócios com alto potencial de sucesso. A incubadora deve estabelecer um planejamento e manter o registro de ações de qualificação, incluindo palestras, cursos e orientações sobre como empreender. Manual de boas práticas das incubadoras mineiras 11

14 Fluxo do sistema Figura 3: Fluxograma do sistema de sensibilização e prospecção Sistema de Seleção O intuito do sistema de seleção é definir uma metodologia para a seleção criteriosa dos empreendimentos que ingressarão no programa de incubação. Este sistema foi estabelecido a partir do planejamento do processo seletivo, com a definição dos critérios de seleção, modelo de plano de negócios e contrato padronizados. Esta metodologia deve considerar as características e estratégias da incubadora. O sistema de seleção deve ser realizado sob condições controladas e registradas, de acordo com o estabelecido na Instrução de Trabalho: IT_1.2_Sistema de Seleção. Manual de boas práticas das incubadoras mineiras 12

15 Deve-se observar a interação com o sistema de Sistema de Sensibilização e Prospecção 1.1, o Sistema de Qualificação (se houver treinamento) e o sistema de Sistema de Gerenciamento Básico 1.8, principalmente a prática-chave sistema de comunicação e marketing. Este sistema se decompõe nas seguintes práticas-chaves: - Prática-chave Plano de negócios: Tem o objetivo de garantir que os empreendedores apresentem a incubadora sua proposta com todas as informações essenciais ao desenvolvimento do negócio. A incubadora deve possuir um modelo de Plano de Negócios para que os empreendedores possam apresentar suas propostas de empreendimentos e atualizá-las ao longo do processo de incubação. - Prática-chave Avaliação: Tem o objetivo de garantir a seleção dos empreendimentos inovadores que possuem maior probabilidade de sucesso. A incubadora deve possuir um processo de seleção de empreendimentos, que conte com fases bem definidas, critérios de seleção objetivos e a participação de especialistas externos à incubadora. - Prática-chave Contratação: Tem o objetivo de estabelecer as cláusulas e condições necessárias para garantir a transparência entre a incubadora e os empreendedores. A incubadora deve possuir um modelo padrão de contrato a ser assinado pelos empreendedores, onde sejam estabelecidas cláusulas relacionadas aos deveres e direitos dos incubados/ empreendimentos, regras para a continuidade na incubadora, bem como critérios para a graduação/ desligamento. Manual de boas práticas das incubadoras mineiras 13

16 Fluxo do sistema Figura 4: Fluxograma do sistema de seleção Manual de boas práticas das incubadoras mineiras 14

17 Sistema de Planejamento O intuito do sistema de planejamento é manter um processo sistemático para o planejamento do negócio, a fim de que o empreendimento adquira a maturidade necessária para atuar no mercado. Este sistema foi desenvolvido a partir da definição de uma metodologia para a realização do planejamento conjunto com o empreendedor, com a finalidade de estabelecer estratégias, objetivos e metas para o desenvolvimento do empreendimento durante o programa de incubação considerando eixos de desenvolvimento do negócio: empreendedor, tecnologia, gestão, mercado e capital. O sistema de planejamento deve ser realizado sob condições controladas e registradas, de acordo com o estabelecido na Instrução de Trabalho: IT_1.3_ Sistema de planejamento. Deve-se observar a interação com o sistema de acompanhamento, orientação e avaliação 1.6, o sistema de qualificação 1.4 e o sistema de assessoria e consultoria 1.5. Este sistema se decompõe nas seguintes práticas-chaves: - Prática-chave Plano de vida: Tem o objetivo de fazer com que cada empreendedor elabore um Plano de Desenvolvimento Pessoal, com a finalidade de aperfeiçoar o perfil empreendedor, no que se refere à capacidade de realização, conhecimento do negócio e habilidades ligadas ao comportamento empreendedor, a fim de que este possua uma clara visão de como deverá atuar no desenvolvimento do empreendimento, minimizando os riscos do negócio. - Prática-chave Plano tecnológico: Tem o objetivo de fazer com que os empreendedores na elaboração do Plano Tecnológico, com a finalidade de auxiliar no desenvolvimento do produto/ serviço tomando como base informações de mercado, incluindo as inovações (novos produtos, serviços e/ou processos), de modo que todo processo seja lógico, com a racionalização dos recursos tanto no setor de desenvolvimento quanto no de manufatura. - Prática-chave Plano de capital: Tem o objetivo de fazer com que os empreendedores na elaboração de um Plano Financeiro, com a finalidade de auxiliar no desenvolvimento econômico e financeiro, considerando a gestão financeira, a necessidade de captação de recursos e indicadores econômico-financeiros. - Prática-chave Plano de mercado: Tem o objetivo de fazer com que os empreendedores na elaboração de um Plano de Marketing, com a finalidade de auxiliar no fortalecimento das estratégias e ações de inserções mercadológicas, ampliando sua visibilidade na promoção de sua marca e produtos/ serviços e no fortalecimento das relações com parceiros de negócios. Manual de boas práticas das incubadoras mineiras 15

18 - Prática-chave Plano de gestão: Tem o objetivo de fazer com que os empreendedores na elaboração de um Plano de Gestão, com a finalidade de auxiliar no desenvolvimento de estratégias e ações para instalação e crescimento do empreendimento, considerando os diferentes aspectos como finanças, recursos humanos, processos, entre outros. Fluxo do sistema Figura 5: Fluxograma do sistema de planejamento Sistema de Qualificação O intuito do sistema de qualificação é capacitar os empreendedores em função dos seus principais desafios no desenvolvimento do produto e gestão do negócio. Este sistema foi desenvolvido a partir do planejamento de ações de capacitação que abordem temas relativos ao comportamento empreendedor, aos produtos, processos, serviços e inovação, bem como à administração financeira, marketing e a gestão empresarial. O sistema de qualificação deve ser realizado sob condições controladas e registradas, de acordo com o estabelecido na Instrução de Trabalho: IT_1.4_ Sistema de qualificação. Deve-se observar a interação com o sistema de planejamento 1.3 e o sistema de acompanhamento, orientação e avaliação 1.6. Este sistema se decompõe em cinco práticas-chaves, conforme figura a seguir: Manual de boas práticas das incubadoras mineiras 16

19 - Prática-chave Qualificação do empreendedor: Tem o objetivo de qualificar os empreendedores que aborde temas específicos com a finalidade de desenvolver o perfil pessoal e empreendedor, no que se refere à capacidade de realização, conhecimento do negócio e habilidades ligadas ao comportamento empreendedor, a fim de que este possua uma clara visão de como deverá atuar no desenvolvimento do empreendimento. - Prática-chave Qualificação em tecnologia: Tem o objetivo de qualificar os empreendedores que aborde temas específicos com a finalidade de desenvolvimento do produto/ serviço, levando-se em consideração fatores como inovação, vantagem competitiva, aplicabilidade e viabilidade tecnológica. - Prática-chave Qualificação em finanças: Tem o objetivo de qualificar os empreendedores que aborde temas específicos com a finalidade de auxiliá-lo na gestão financeira, na captação de recursos e no controle de seus indicadores financeiros, para que o empreendimento seja economicamente sustentável. - Prática-chave Qualificação em mercado: Tem o objetivo de qualificar os empreendedores que aborde temas específicos com o objetivo de estabelecer estratégias e ações mercadológicas, para que atue de forma competitiva no mercado. - Prática-chave Qualificação em gestão: Tem o objetivo de qualificar os empreendedores que aborde temas específicos com o objetivo de aperfeiçoar as suas práticas gerenciais, para aumentar o nível de eficácia dos métodos de gestão do empreendimento. Manual de boas práticas das incubadoras mineiras 17

20 Fluxo do sistema Figura 6: Fluxograma do sistema de qualificação Manual de boas práticas das incubadoras mineiras 18

21 Sistema de Assessoria e consultoria O intuito do sistema de assessoria e consultoria é auxiliar o empreendedor no desenvolvimento do produto e gestão do empreendimento em função dos seus principais desafios: comportamento empreendedor, produtos, processos e serviços, capitação de recursos, acesso a mercados e orientação gerencial. Além disso, este sistema objetiva consolidar as empresas incubadas com a implementação de ações específicas que favoreçam o seu desenvolvimento, garantindo sucesso e consolidação no mercado. O sistema de assessoria e consultoria deve ser realizado sob condições controladas e registradas, de acordo com o estabelecido na Instrução de Trabalho: IT_1.5_ Prover assessoria e consultoria a empreendedores. Deve-se observar a interação com o sistema de planejamento 1.4 e o sistema de acompanhamento, orientação e avaliação 1.6. Este sistema se decompõe em cinco práticas-chaves, conforme figura a seguir: - Prática-chave Assessoria e consultoria ao empreendedor: Tem o objetivo de auxiliar o desenvolvimento do perfil pessoal e empreendedor no que se refere à capacidade de realização, conhecimento do negócio e habilidades ligadas ao comportamento empreendedor, por meio de consultorias e assessorias especializadas, a fim de que este possua uma clara visão de como deverá atuar no desenvolvimento do empreendimento. Deverão ser mantidos registros dos resultados obtidos pela incubadora. - Prática-chave Assessoria e consultoria tecnológica: Tem o objetivo de auxiliar o desenvolvimento do produto/ serviço, por meio de consultorias e assessorias especializadas, levando-se em consideração a inovação, as vantagens competitivas, a aplicabilidade e viabilidade técnica. - Prática-chave Assessoria e consultoria financeira: Tem o objetivo de auxiliar na gestão financeira, no controle de indicadores financeiros e na captação de recursos, por meio de consultorias e assessorias especializadas, para que o empreendimento seja economicamente sustentável. - Prática-chave Assessoria e consultoria em mercado: Tem o objetivo de auxiliar o empreendedor no estabelecimento de estratégias e ações mercadológicas, por meio de consultorias e assessorias especializadas, para que sua idéia se transforme em um produto inovador e de sucesso e o empreendimento atue de forma competitiva no mercado. Manual de boas práticas das incubadoras mineiras 19

22 - Prática-chave Assessoria e consultoria em gestão: A incubadora deve disponibilizar assessorias e consultorias especializadas com o objetivo de aperfeiçoar as suas práticas gerenciais, com o objetivo de aumentar o nível de eficácia dos métodos de gestão do empreendimento. Fluxo do sistema Figura 7: Fluxograma do sistema de assessoria e consultoria Manual de boas práticas das incubadoras mineiras 20

23 Sistema de Acompanhamento, Orientação e Avaliação O intuito do sistema de acompanhamento, orientação e avaliação é monitorar a evolução do empreendimento em relação ao programa de incubação no que diz respeito à maturidade adquirida nos cinco eixos de desenvolvimento do negócio: tecnologia, gestão, mercado capital e empreendedor. Este sistema foi definido a partir do planejamento periódico de atividades estabelecidas a partir do sistema de planejamento. O sistema de acompanhamento, orientação e avaliação deve ser realizado sob condições controladas e registradas, de acordo com o estabelecido na Instrução de Trabalho: IT_1.6_Acompanhamento, orientação e avaliação. Deve-se observar a interação com o sistema de planejamento 1.3, o sistema de qualificação 1.4, sistema de assessoria e consultoria 1.5 e o sistema de apoio à graduação e projetos futuros 1.7. Este sistema se decompõe em cinco práticas-chaves, conforme figura a seguir: - Prática-chave Monitoramento do empreendedor: Tem o objetivo de monitorar a evolução do empreendedor no que ser refere ao perfil pessoal, ao conhecimento do negócio e às habilidades ligadas ao comportamento empreendedor. Deverão ser mantidos registros dos resultados obtidos pela incubadora. - Prática-chave Monitoramento da tecnologia: Tem o objetivo de monitorar a evolução do empreendimento em relação ao desenvolvimento do produto/ serviço, levando-se em consideração a inovação, as vantagens competitivas, a aplicabilidade e viabilidade técnica. Deverão ser mantidos registros dos resultados obtidos pela incubadora. - Prática-chave Monitoramento financeiro: Tem o objetivo de monitorar a evolução do empreendimento no que se refere à gestão financeira, ao controle de indicadores financeiros e à capacidade captação de recursos. Deverão ser mantidos registros dos resultados obtidos pela incubadora. - Prática-chave Monitoramento do mercado: Tem o objetivo de monitorar a evolução do empreendimento em relação ao conhecimento do mercado em que irá atuar, dos concorrentes, das vantagens competitivas e do diferencial do produto em relação aos produtos similares. Deverão ser mantidos registros dos resultados obtidos pela incubadora. Manual de boas práticas das incubadoras mineiras 21

24 - Prática-chave Monitoramento da gestão: Tem o objetivo de monitorar a evolução da empresa em relação ao aprimoramento de suas práticas gerenciais. Deverão ser mantidos registros dos resultados obtidos pela incubadora. Fluxo do sistema Figura 8: Fluxograma do sistema de acompanhamento, orientação e avaliação Sistema de Apoio à Graduação e Projetos futuros O intuito do sistema de apoio à graduação e projetos futuros é identificar o momento mais adequado para a graduação da empresa, tendo como base o seu grau de maturidade em relação ao desenvolvimento dos produtos/ serviços, perfil empreendedor, acesso a mercado, capitação de recursos e gestão empresarial. Além disso, este sistema visa estabelecer como será a interação futura entre empresa graduada e incubadora. A empresa deve manter um bom desempenho em todo Manual de boas práticas das incubadoras mineiras 22

25 o programa de incubação, a fim de adquirir maturidade suficiente para atuar no mercado de forma independente e alcançar o sucesso. O sistema de apoio à graduação e projetos futuros deve ser realizado sob condições controladas e registradas, de acordo com o estabelecido na Instrução de Trabalho: IT_1.7_ Apoiar graduação e projetos futuros. Deve-se observar a interação com o sistema de acompanhamento, orientação e avaliação 1.6 e o sistema de Sistema de Gerenciamento Básico 1.8, principalmente a prática-chave sistema de comunicação e marketing. Este sistema se decompõe em cinco práticas-chaves, conforme figura a seguir: - Prática-chave Maturidade do empreendedor: Tem o objetivo de verificar periodicamente o nível de maturidade do empreendedor no que se referem as suas habilidades empreendedoras e à capacidade de gerir o seu negócio após o período de incubação, realizando as ações corretivas necessárias. - Prática-chave Maturidade da tecnologia: Tem o objetivo de verificar periodicamente o nível de maturidade da empresa em relação ao grau de desenvolvimento do produto/ serviço, à capacidade técnica e de infra-estrutura para a produção e realização de novos produtos/ serviços após o período de incubação, realizando as ações corretivas necessárias. - Prática-chave Maturidade financeira: Tem o objetivo de verificar periodicamente o nível de maturidade da empresa em relação à gestão financeira, a fim de identificar sua capacidade para captar recursos e se sustentar após o período de incubação, realizando as ações corretivas necessárias. - Prática-chave Maturidade do mercado: Tem o objetivo de verificar periodicamente o nível de maturidade da empresa para sua atuação no mercado de maneira competitiva em relação aos seus concorrentes, realizando as ações corretivas necessárias. - Prática-chave Maturidade da gestão: Tem o objetivo de verificar periodicamente o nível de maturidade da empresa em relação a suas práticas gerenciais, realizando as ações corretivas necessárias. Manual de boas práticas das incubadoras mineiras 23

26 Fluxo do sistema Figura 9: Fluxograma do sistema de apoio à graduação e projetos futuros Manual de boas práticas das incubadoras mineiras 24

27 Sistema de Gerenciamento Básico O intuito do sistema de gerenciamento básico é a manutenção de uma estrutura mínima em termos gerenciais, físicos e tecnológicos que garanta a geração sistemática de empreendimentos de sucesso. Isso inclui a existência de um modelo institucional, um sistema de gestão financeira, um sistema de comunicação e marketing, uma estrutura física e tecnológica e um sistema de apoio à gestão que forneçam suporte adequado aos empreendimentos incubados. O sistema gerenciamento básico deve ser realizado sob condições controladas e registradas, de acordo com o estabelecido na Instrução de Trabalho: IT_1.8_ Gerenciamento básico. Deve-se observar a interação com o sistema de sensibilização e prospecção 1.1, com o sistema de seleção 1.2, com o sistema de planejamento 1.3, o sistema de qualificação 1.4, sistema de assessoria e consultoria 1.5, o sistema de acompanhamento, orientação e avaliação 1.6 e o sistema de apoio à graduação e projetos futuros Prática-chave Modelo institucional: A incubadora deve possuir documentos que comprovem a sua existência formal e o seu relacionamento (independência, orçamento, relatórios) com a entidade gestora e/ou mantenedora e os parceiros, de forma a viabilizar a gestão e os relacionamentos interinstitucionais. - Prática-chave Gestão financeira e sustentabilidade: A incubadora deve possuir um processo sistematizado e documentado para a sua efetiva gestão financeira, incluindo fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, indicadores econômico-financeiros. Além disso, deve elaborar orçamento e manter um plano de sustentabilidade onde serão explicitados todos os apoios recebidos (econômicos e financeiros), as ações e estrutura mantida com recursos próprios e estratégias para garantir a sustentabilidade. - Prática-chave Infraestrutura física e tecnológica: A incubadora deve possuir um sistema formalizado de gestão da infra-estrutura física e tecnológica que seja compatível com as necessidades dos empreendimentos apoiados. É essencial que a incubadora comprove a existência de espaços individualizados para os empreendimentos apoiados, espaços de uso comum e compartilhado, espaço para atendimento ao público e aos empreendedores e estrutura tecnológica. - Prática-chave Apoio a gestão: A incubadora deve possuir um conjunto de serviços de apoio que dê sustentação à equipe de gestão, o que inclui: vigilância, limpeza e manutenção. Manual de boas práticas das incubadoras mineiras 25

28 - Prática-chave Comunicação e marketing: A incubadora deve possuir um plano de ação que utilize ferramentas de comunicação, assessoria de imprensa e relações públicas, de forma a fortalecer a sua imagem e visibilidade. Manual de boas práticas das incubadoras mineiras 26

29 I M P L A N T A Ç Ã O A implantação dos documentos relativos a este manual deve ocorrer respeitando-se as fases de implantação definidas pelo Manual de Implantação do CERNE. São elas: - Seleção: A incubadora deve definir o nível de maturidade que será implantado inicialmente pela incubadora, levando-se em consideração as características e peculiaridades da incubadora, sua missão, visão, objetivos e propósito. Vale ressaltar que é essencial o envolvimento e comprometimento dos parceiros para o sucesso da implantação do modelo CERNE. - Priorização: A incubadora deve definir da ordem de implantação dos processos-chave e práticaschave, tendo como base o grau de importância de cada um deles. É importante salientar a utilização de uma ferramenta de priorização para reduzir a subjetividade da escolha. - Diagnóstico: A incubadora deve realizar um diagnóstico para identificar em que estágio de evolução está seus processos em relação ao nível de maturidade e práticas-chave estabelecidas pelo modelo CERNE. - Implantação: A incubadora deve definir a ordem de implantação, a fim de que os recursos necessários sejam alocados adequadamente. Nesta etapa além de sua equipe, a incubadora pode contratar consultores credenciados para auxiliar no processo de implantação. - Auditoria interna: Após a implantação é necessário que a incubadora faça uma auditoria interna para a avaliação criteriosa das práticas implantadas, a fim de identificar sua eficácia e pontos de melhoria. - Certificação: Uma vez realizada a auditoria interna e revisadas as práticas necessárias, a incubadora deve partir para a certificação. Cabe ressaltar que é importante a preparação de toda equipe para o processo de certificação, bem como todos os documentos e evidências devem ser devidamente identificados e disponibilizados. Durante a auditoria de certificação é necessário que a equipe da incubadora acompanhe e anote todas as observações realizadas. Orientações para implantação Este manual foi elaborado com o intuito de facilitar e orientar as incubadoras na implantação do nível de maturidade CERNE 1 e prática-chave definida, conforme citado anteriormente. Vale destacar que Manual de boas práticas das incubadoras mineiras 27

30 as incubadoras possuem total liberdade em utilizar o método proposto neste manual, bem como empregar alternativas que sejam mais condizentes com sua realidade, ficando a seu critério escolher o nível de maturidade que melhor lhe convier implantar, considerando seu propósito e a decisão conjunta com seus parceiros. Considerando a fase de seleção, orienta-se a implantação do CERNE 1 a partir da prática-chave definida, conforme citado anteriormente, pois para garantir a eficácia do programa de incubação e do apoio aos empreendimentos as incubadoras devem estruturar seus processos mantendo o planejamento de suas atividades. Os documentos e modelos propostos neste manual foram desenvolvidos preocupando-se em manter um formato genérico, de forma que qualquer incubadora pudesse utilizá-los fazendo as adaptações necessárias para atender a sua realidade. Sugere-se que a cada incubadora compare a documentação proposta com as suas práticas atuais e modifique-a de maneira que atenda as suas características. As incubadoras possuem total liberdade para continuar utilizando os seus documentos, se identificar que estão mais relacionados com sua rotina de trabalho. Em relação à priorização sugere-se a utilização da ferramenta proposta pelo Manual de Implantação do CERNE, ou seja, a técnica MUDGE desenvolvida por JHDOK em 1964, com o objetivo de priorizar elementos, minimizando a subjetividade da seleção da ordem em que os sistemas serão padronizados. Após a priorização, a incubadora deve fazer o diagnóstico para identificar em qual nível são realizadas as práticas estabelecidas pelo CERNE e como são realizadas. O modelo para realização do diagnóstico está disponibilizado junto com os demais documentos e evidências que acompanham este manual. Em relação à fase de implantação, é necessário definir a ordem de implantação dos processos, iniciando pelo processo de maior prioridade. A partir da definição da importância de cada sistema é necessário priorizar a implantação, seguindo a mesma lógica da matriz de MUDGE, somando-se as notas obtidas tanto da priorização como da implantação. Periodicamente, os documentos devem passar por revisão, com o intuito de aprimorar os processos da incubadora, garantindo assim a melhoria contínua. Dessa forma, as datas e números de revisão da documentação devem ser atualizados. Quando as práticas estiverem implantadas, é necessário que a equipe da incubadora faça uma auditoria interna para avaliar as incoerências e possíveis pontos de melhoria nos processos. A principal finalidade da auditoria é verificar antecipadamente as argumentações que poderão ser utilizadas pelos auditores externos que irão certificar a incubadora. Manual de boas práticas das incubadoras mineiras 28

31 Sugere-se que a incubadora solicite o apoio de parceiros, a participação de outras incubadoras e/ou a contratação de consultores credenciados no processo de auditoria interna, a fim de ocorra uma análise mais criteriosa das práticas implantadas. Após a auditoria interna e realização das correções necessárias, a incubadora está apta a solicitar a certificação, que será feita por instituição devidamente credenciada pela ANPROTEC para este fim. Manual de boas práticas das incubadoras mineiras 29

32 R E F E R Ê N C I A S ANPROTEC. CERNE. Disponível em: Acesso em: 17 ago ANPROTEC. Empresas incubadas mineiras terão apoio para crescer mais rápido. Disponível em: Acesso em: 17 ago ANPROTEC; SEBRAE. Manual de implantação: centro de referência para apoio a novos empreendimentos CERNE. Brasília: Anprotec: Sebrae, ANPROTEC; SEBRAE. Termo de referência: centro de referência para apoio a novos empreendimentos CERNE. Brasília: Anprotec: Sebrae, BIZZOTO, C.E.N. Incubação de empresas: aspecto-chave. Blumenau: Diretiva, DORNELAS, J. C. A. Planejando incubadoras de empresas: como desenvolver um plano de negócios para incubadoras. Rio de Janeiro: Campus, PEREIRA JUNIOR; E.H. et al. Aplicação de uma metodologia de gestão de processos, para a melhoria e otimização do processo de recepção de materiais. Paraná: UTFPR, PRADO, L.J. Gerenciamento de processo: da evolução para a revolução. Revista Eletrônica da Gestão. Disponível em: Acesso em: 25. abr :00. RMI. Representantes das incubadoras discutem o Cerne em reunião. Disponível em: Acesso em: 20 ago SAVI, R.; FRAZONI, A.M.B. Gestão e avaliação de processos das incubadoras de base tecnológica. Santa Catarina: UFSC, 2006 SILVA, S.A. A relevância das incubadoras de empresas no mundo contemporâneo. São Paulo. PUC, TREVINE, C. R, G. Iniciar a gestão por processo. Campinas: UEC, 2006 Manual de boas práticas das incubadoras mineiras 30

33 Realização: Idealização e desenvolvimento do modelo CERNE: Manual de boas práticas das incubadoras mineiras 31