MANUAL DE CERTIFICAÇÃO

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1 MANUAL DE CERTIFICAÇÃO 2015

2 Realização: ANPROTEC Associação Nacional das Entidades Promotoras de Empreendimentos Inovadores Francilene Procópio Garcia Presidente Jorge Luis Nicolas Audy Vice-Presidente Francisco Saboya Albuquerque Neto Diretor Ronaldo Tadeu Pena Diretor Sérgio Risola Diretor Tony Chierighini Diretor Sheila Oliveira Pires - Superintendente Executiva SEBRAE Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas Luiz Eduardo Pereira Barretto Filho Diretor-Presidente Carlos Alberto dos Santos Diretor Técnico José Claudio dos Santos Diretor de Administração e Finanças Ênio Duarte Pinto Gerente da Unidade de Acesso à Inovação e Tecnologia Maisa de Holanda Feitosa Gerente adjunta da Unidade de Acesso à Inovação e Tecnologia Maria de Lourdes da Silva Coordenadora do Programa Sebrae de Incubadoras Athos Vinícius Valladares Ribeiro Analista Técnico Equipe de projeto: Carlos Eduardo Negrão Bizzotto, Francilene Procópio Garcia, Gisa Helena Melo Bassalo, Gonçalo Guimarães, José Eduardo Fiates, Marcos Suassuna, Regina Fátima Faria, Sheila Oliveira Pires e Tony Chierighini. Textos: Carlos Eduardo Negrão Bizzotto, Marcos Suassuna, Sheila Oliveira Pires, Tony Chierighini, Jocelita Cabral Palhano e Evelin Cristina Astolpho. Projeto Gráfico e Capa: Consenso Editora Copyright ANPROTEC & SEBRAE Dados Internacionais de Catalogação na Fonte (CIP) A849c Associação Nacional de Entidades Promotoras de Empreendimentos inovadores Cerne Centro de Referência para Apoio a Novos Empreendimentos / associação Nacional de Entidades Promotoras de Empreendimentos inovadores; textos: Carlos Eduardo Negrão Bizzotto... [et.al.]. Brasília : anprotec, v. : Color. acima do título: Certificação Conteúdo: v.1. Sumário executivo v.2. Termo de referência v.3. Manual de certificação 1. Incubadoras Avaliação. 2. Qualidade (Certificação). 3. Empresas novas Orientações profissionais. 4. Planejamento empresarial. i. Bizzotto, Carlos Eduardo Negrão. II. Título. CDU: Catalogação na publicação por: Onélia Silva Guimarães CRB-14/071 Exemplares deste livro podem ser obtidos na Associação Nacional de Entidades Promotoras de Empreendimentos Inovadores SCN Quadra 01 - Bloco C - Salas 209/211 - Edifício Brasília Trade Center - Brasília - DF CEP: PABX: (0xx61) anprotec@anprotec.org.br Home Page: Todos os direitos reservados. A reprodução não autorizada desta publicação por qualquer meio, seja total ou parcial, constitui violação da Lei nº 9.610/1998.

3 Sumário 1. Apresentação Documentação Estratégias de Avaliação Certificação Cerne Processo-chave: Sensibilização e Prospecção Sensibilização Prospecção Qualificação de Potenciais Empreendedores Processo-chave: Seleção Recepção de Propostas Avaliação Contratação Processo-chave: Planejamento Planejamento do Empreendimento Processo-chave: Qualificação Qualificação Processo-chave: Assessoria/Consultoria Assessoria/Consultoria Processo-chave: Monitoramento Monitoramento... 42

4 4.7 Processo-chave: Graduação e Relacionamento com Graduados Graduação Relacionamento com Graduados Processo-chave: Gerenciamento Básico Modelo Institucional Gestão Financeira e Sustentabilidade Infraestrutura Física e Tecnológica Serviços Operacionais Comunicação e Marketing... 58

5 1. Apresentação A Certificação Cerne, avaliação da conformidade do sistema de gestão da incubadora com relação ao exigido pelo modelo Cerne, coroa todo o esforço de implantação realizado pela equipe gestora do ambiente de inovação. Durante a implantação, a incubadora operacionaliza os processos-chave e as práticas-chave definidas pelo modelo Cerne, levando em consideração suas especificidades, uma vez que o Cerne define o que deve ser feito e não como a incubadora deve executar uma determinada prática-chave. Nesse sentido, a Certificação Cerne irá avaliar se as evidências exigidas pelo modelo Cerne, para o nível de maturidade e estágios da evolução da prática-chave selecionados, foram implantadas pela incubadora. Esse é exatamente o objetivo do presente documento, que faz uma descrição da Certificação Cerne, avaliação da conformidade com relação ao modelo Cerne, detalhando as estratégias e ações a serem utilizadas pelos avaliadores. 1. Apresentação 5

6 2. Documentação Para facilitar a compreensão e a divulgação da Certificação Cerne, o conteúdo relacionado está estruturado em três volumes, visando atender a níveis de detalhamento e público-alvo distintos. Em conjunto, esses três documentos exploram todos os detalhes do processo, conforme mostrado na Figura 1. 1 Sumário Executivo 2 3 Termo de Referência Manual de Certificação Figura 1 - Documentação da Certificação Cerne Sumário Executivo: voltado para os dirigentes das entidades mantenedoras e das incubadoras, o documento apresenta os princípios e as fases da Certificação Cerne, bem como os benefícios que podem ser alcançados pela avaliação da conformidade com relação ao modelo Cerne. Termo de Referência: destinado principalmente para a equipe de gestão das incubadoras, consultores e avaliadores, esse documento apresenta o detalhamento e os tipos do processo de certificação, os tipos de não-conformidade e o glossário. 6 Manual de CERTIFICAÇÃO Centro de Referência para Apoio a Novos Empreendimentos Cerne

7 Manual de Certificação: destinado a consultores, equipes de gestão das incubadoras e avaliadores, o documento busca esclarecer como se dará a Certificação Cerne, apresentando, passo a passo, os formulários e requisitos para avaliação da conformidade com relação ao modelo Cerne. 2. Documentação 7

8 3. Estratégias de Avaliação Durante a implantação do modelo Cerne, as incubadoras iniciam o processo pela operacionalização de cada uma das práticas-chave propostas pelo modelo. Assim, a incubadora implanta todas as práticas-chave, relacionadas aos processos-chave, para atingir o nível de maturidade selecionado, conforme mostrado na Figura 2. Figura 2 - Estratégia de Avaliação Dessa forma, fica claro que o processo de implantação do modelo Cerne tem início pela implantação das práticas-chave, o que acaba determinando o foco da Certificação Cerne. Nesse sentido, é importante lembrar que as práticas-chave podem ser implantadas em diferentes estágios de evolução. De acordo com a documentação do modelo, existem quatro estágios de evolução de uma prática-chave: inicial, definida, estabelecida e sistematizada (Figura 3). 8 Manual de CERTIFICAÇÃO Centro de Referência para Apoio a Novos Empreendimentos Cerne

9 Definida Prática-chave inicial + Planejamento, pelo menos, para 12 meses Inicial Definida Sistematizada Prática-chave estabelecida + Reunião de revisão crítica, pelo menos uma vez por ano, com elaboração e execução de Plano de Melhoria. Estabelecida Sistematizada Inicial Procedimento documentado e padronizado sobre como a prática-chave é realizada. Execução da prática-chave de acordo com o procedimento documentado. Registros com os resultados da execução da prática-chave. Estabelecida Prática-chave definida + Indicadores para monitorar os resultados da prática-chave. Figura 3 - Estágios de Evolução das Práticas-chave do Modelo Cerne Conforme mostrado na figura anterior, os estágios de evolução das práticas-chave são cumulativos. Dessa forma, para atingir o estágio sistematizada, a incubadora precisa, necessariamente, implantar o exigido para os estágios inicial, definida e estabelecida, além de implantar o exigido para o estágio sistematizada. Assim, durante a Certificação Cerne, a equipe de avaliadores irá verificar se a incubadora apresenta as evidências exigidas para o estágio de evolução da prática-chave selecionado pela incubadora (explicitado no Formulário de Solicitação de Certificação), conforme mostrado na Figura Estratégias de Avaliação 9

10 Prática-chave Implantada pela Incubadora Estágio Sistematizada Evidências Prática-chave do Modelo Cerne Estágio Sistematizada Evidências Estágio Estabelecida Evidências Estágio Estabelecida Evidências Estágio Definida Evidências Estágio Definida Evidências Estágio Inicial Evidências Estágio Inicial Evidências Figura 4 - Avaliação de Conformidade e Estágios de Evolução das Práticas-chave Dessa forma, de acordo com o mostrado na figura anterior, a equipe de avaliadores irá, a partir do Formulário de Solicitação de Certificação, identificar o estágio de evolução selecionado pela incubadora para cada prática-chave. A partir dessa informação, e ainda de acordo com a figura anterior, a equipe de avaliadores, durante a visita à incubadora, fará um levantamento sobre o que foi implantado e irá comparar com as evidências exigidas pelo modelo Cerne, de acordo com o estágio de evolução da prática-chave selecionado. Caso a equipe de avaliadores observe que uma determinada prática-chave foi implantada de acordo com o exigido pelo modelo Cerne, isso será relatado no parecer técnico. Assim, a incubadora receberá o Certificado de Conformidade quando forem apresentadas todas as evidências exigidas para o estágio de evolução selecionado para cada prática-chave, relacionada ao nível de maturidade escolhido. Com isso, a incubadora receberá o Certificado de Conformidade com relação a um nível de maturidade quando (Figura 5): 10 Manual de CERTIFICAÇÃO Centro de Referência para Apoio a Novos Empreendimentos Cerne

11 cerne 4 SISTEMATIZADA cerne 3 ESTABELECIDA SISTEMATIZADA cerne 2 DEFINIDA ESTABELECIDA SISTEMATIZADA cerne 1 INICIAL DEFINIDA ESTABELECIDA SISTEMATIZADA Figura 5 - Estágio de Evolução Mínimo para as Práticas-chave de Cada Nível de Maturidade Cerne 1: todas as práticas-chave exigidas para o Cerne 1 apresentam todas as evidências, no mínimo, do estágio de evolução inicial. Cerne 2: todas as práticas-chave exigidas para o Cerne 2 apresentam todas as evidências, no mínimo, do estágio de evolução definida. Além disso, todas as práticas-chave do Cerne 1 apresentam todas as evidências, no mínimo, do estágio de evolução definida. Cerne 3: todas as práticas-chave exigidas para o Cerne 3 apresentam todas as evidências, no mínimo, do estágio de evolução estabelecida. Além disso, todas as práticas-chave do Cerne 2 e do Cerne 1 apresentam todas as evidências, no mínimo, do estágio de evolução estabelecida. Cerne 4: todas as práticas-chave exigidas para o Cerne 4 apresentam todas as evidências, no mínimo, do estágio de evolução sistematizada. Além disso, todas as práticas-chave do Cerne 3, do Cerne 2 e do Cerne 1 apresentam todas as evidências, no mínimo, do estágio de evolução sistematizada. 3. Estratégias de Avaliação 11

12 4. Certificação Cerne A Certificação Cerne tem como objetivo verificar se o sistema de gestão da incubadora foi implantado conforme as exigências do modelo Cerne, de acordo com o nível de maturidade e os estágios de evolução selecionados em cada prática-chave. Para isso, todo o processo precisa ser formalizado, padronizado e documentado, de forma a seguir os princípios que devem fundamentar a certificação (Figura 6). Confidencialidade Concretude Foco na Incubadora Imparcialidade Ética Independência Figura 6 - Princípios da Certificação Cerne Foco na Incubadora: o processo de certificação será feito com relação aos processos e práticas implantadas pela incubadora, não se estendendo para a entidade mantenedora nem para os empreendimentos incubados. Ética: as ações da incubadora devem estar em sintonia com os valores da sociedade. Independência: esse princípio estabelece que a avaliação deve ser realizada por organização independente, credenciada pela Anprotec. 12 Manual de CERTIFICAÇÃO Centro de Referência para Apoio a Novos Empreendimentos Cerne

13 Imparcialidade: trata-se da presença real e perceptível de objetividade, implicando na ausência de conflitos de interesse, de modo a não influenciar de maneira adversa a Certificação Cerne. Confidencialidade: as informações coletadas pelos avaliadores, bem como seus pareceres e observações, não serão divulgadas fora do contexto da incubadora e da organização certificadora. Concretude: a Certificação Cerne deve ser fundamentada, exclusivamente, em evidências objetivas (documentos, registros, procedimentos, formulários). A obediência a esses princípios é essencial para reduzir a variabilidade do resultado da certificação, ou seja, o objetivo é que duas equipes de avaliadores cheguem aos mesmos resultados em termos da conformidade das práticas-chave implantadas pela incubadora e das evidências exigidas pelo modelo Cerne. A execução da Certificação Cerne segue uma metodologia composta por sete fases sequenciais e complementares, conforme mostrado na Figura Emissão do Certificado de Conformidade 1. Solicitação de Certificação 6. Emissão do Parecer Técnico 2. Avaliação da Documentação 5. Avaliação 4. Planejamento da Avaliação 3. Formação da Equipe Figura 7 - Fases da Certificação Cerne 4. Certificação Cerne 13

14 O objetivo da fase de Avaliação é a visita, por parte da equipe de avaliadores, às instalações da incubadora para coletar as evidências de implantação das práticas-chave, no nível de maturidade e no estágio de evolução selecionados pela incubadora. A seguir, conforme mostrado na Figura 8, serão detalhados o processo e a saída dessa fase de avaliação, uma vez que a entrada já foi apresentada no documento Termo de Referência da Certificação Cerne. Entrada Processo Saída Plano de Avaliação. Avaliar a conformidade de cada prática-chave com relação ao definido pelo modelo Cerne. Evidências coletadas. Figura 8 - Avaliação: Entrada, Processo e Saída Para fundamentar o processo de análise da conformidade das práticas-chave com relação ao exigido pelo modelo Cerne, a equipe de avaliadores deve verificar, para cada prática-chave, a existência de três elementos (Figura 9) : Registro Procedimento Atividade Figura 9 - Elementos de Avaliação 14 Manual de CERTIFICAÇÃO Centro de Referência para Apoio a Novos Empreendimentos Cerne

15 Procedimento: deve-se avaliar a existência de procedimentos documentados e padronizados que demonstrem como a prática-chave é executada na incubadora. Atividade: deve-se avaliar se a prática foi realizada, verificando a existência e a utilização de modelos de documentos (formulários, questionários, planos, dentre outros), em sintonia com o procedimento definido. Registro: deve-se avaliar a existência de documentos que demonstrem os resultados da execução da prática-chave. A descrição do processo de avaliação da conformidade com relação ao modelo Cerne, que será feita nos próximos itens, seguirá a estrutura mostrada na Figura 10. Processo-chave Prática-chave Elementos de Avaliação Dicas Figura 10 - Estrutura de Apresentação da Avaliação de Conformidade Processo-chave: faz a apresentação do processo-chave, destacando as práticas-chave que o compõem. 4. Certificação Cerne 15

16 Prática-chave: faz a descrição da prática-chave e do seu objetivo. Elementos de Avaliação: mostra as evidências que precisam ser comprovadas, destacando os procedimentos, atividades e registros necessários para cada estágio de evolução da práticachave. Dicas: apresenta orientações e explicações adicionais que facilitem a avaliação. Antes de apresentar os elementos de avaliação das práticas-chave, é importante destacar que a equipe de avaliadores precisa verificar, em primeiro lugar, se a incubadora planejou o processo de implantação do modelo Cerne. As perguntas a serem respondidas pela incubadora são apresentadas na tabela a seguir. Uma resposta negativa implica que a incubadora possui uma não-conformidade menor. A equipe da incubadora definiu o nível de maturidade e o estágio de evolução das práticas-chave a serem implantados? A equipe da incubadora realizou diagnóstico para avaliar o status da implantação de cada prática-chave? A equipe da incubadora definiu a ordem na qual as práticas-chave seriam implantadas? Metodologia de Implantação Sim Não Obs. Evidências Após verificar o planejamento da implantação do modelo Cerne, a equipe de avaliadores deve seguir para a avaliação da conformidade das práticas-chave. 4.1 Processo-chave: Sensibilização e Prospecção Descrição: envolve a manutenção de um processo sistematizado e contínuo para a sensibilização da comunidade quanto ao empreendedorismo e à prospecção de novos empreendimentos. Adicionalmente, devem estar implantados processos que permitam avaliar os benefícios dos mecanismos de sensibilização e prospecção existentes, para a incubadora e para a região. Práticas-chave: para que esse processo-chave esteja implantado, a incubadora deve demonstrar que executa três práticas-chave (Figura 11). 16 Manual de CERTIFICAÇÃO Centro de Referência para Apoio a Novos Empreendimentos Cerne

17 Prospeção Sensibilização Qualificação de Potenciais Empreendedores Sensibilização e Prospecção Figura 11 - Sensibilização e Prospecção: Práticas-chave Sensibilização Descrição: estratégia e programa para sensibilização em empreendedorismo e inovação (considerando: temporalidade, localidade, setor, política, parceiros, dentre outros), com eventos que tratem de temas relacionados ao processo de concepção e de desenvolvimento de empreendimentos nos setores de atuação da incubadora. Trata da apresentação dos primeiros passos para empreender. Objetivo: ampliar a quantidade e a qualidade das propostas apresentadas à incubadora. Elementos de Avaliação: Prática Inicial - A incubadora possui procedimento documentado sobre como é realizada a sensibilização. - O procedimento explicitaos meios a serem utilizados, o público-alvo e os responsáveis pela execução da prática-chave. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que executa a prática-chave de acordo com o definido no procedimento. 4. Certificação Cerne 17

18 - A incubadora possui texto, gráficos, tabelas, imagens, fotos e vídeos, que demonstrem claramente os resultados das ações de sensibilização. - A incubadora possui registros dos resultados obtidos com cada um dos meios utilizados para sensibilização, que inclui, pelo menos, o número e perfil das pessoas sensibilizadas, o local, a data, o profissional responsável e o conteúdo apresentado. Prática Definida - O procedimento inclui a elaboração do Plano Anual de Sensibilização. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que executa a prática-chave de acordo com o definido no procedimento. - A incubadora elabora o Plano Anual de Sensibilização. - A incubadora possui registro do planejamento das ações de sensibilização, de acordo com o previsto no Plano Anual de Sensibilização existente. Prática Estabelecida - O procedimento inclui a utilização de, pelo menos, um indicador para a verificação dos resultados da prática-chave Sensibilização. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que calcula o valor dos indicadores utilizando o que está definido no procedimento. - A incubadora possui, pelo menos, um indicador para avaliar o resultado da práticachave Sensibilização. - A incubadora possui registros dos valores dos indicadores propostos. 18 Manual de CERTIFICAÇÃO Centro de Referência para Apoio a Novos Empreendimentos Cerne

19 Dicas: Prática Sistematizada - O procedimento inclui a realização, no mínimo uma vez por ano, de uma reunião de revisão crítica, tomando como base os indicadores definidos. - O procedimento inclui a elaboração de um plano de melhoria baseado nos resultados dos indicadores. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que realiza a reunião de revisão crítica de acordo com o procedimento. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que elabora um plano de melhoria baseado no resultado dos indicadores. - A incubadora possui registros da realização das reuniões de avaliação crítica da prática-chave Sensibilização. - A incubadora possui registros do plano de melhoria elaborado. Observar se a incubadora realiza todas as ações de sensibilização definidas no procedimento Prospecção Descrição: a incubadora deve possuir um processo sistematizado de prospecção de oportunidades de empreendimentos nos setores de atuação da incubadora. Objetivo: ampliar a quantidade e a qualidade das propostas de empreendimentos, geradas a partir da ação proativa da incubadora. Elementos de Avaliação: Prática Inicial - A incubadora possui procedimento documentado sobre como é realizada a prospecção de novas oportunidades para geração de empreendimentos inovadores. - A incubadora possui procedimento documentado que inclui a elaboração de um Banco de Oportunidades. 4. Certificação Cerne 19

20 - A incubadora apresenta evidências objetivas de que executa a prática-chave de acordo com o definido no procedimento. - A incubadora possui registros que comprovam a existência do Banco de Oportunidades. - A incubadora possui registros dos resultados da execução da prática-chave. Prática Definida - O procedimento inclui a elaboração do Plano Anual de Prospecção. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que planeja a execução da práticachave de acordo com o definido no procedimento. - A incubadora possui um Modelo de Plano Anual de Prospecção. - A incubadora possui registros do planejamento das ações de prospecção, de acordo com o previsto no Plano Anual de Prospecção. Prática Estabelecida - O procedimento inclui a utilização de, pelo menos, um indicador para a verificação dos resultados da prática-chave Prospecção. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que calcula o valor dos indicadores, utilizando o que está definido no procedimento. - A incubadora possui, pelo menos, um indicador para avaliar o resultado da práticachave Prospecção. - A incubadora possui registros contendo os resultados dos indicadores propostos. 20 Manual de CERTIFICAÇÃO Centro de Referência para Apoio a Novos Empreendimentos Cerne

21 Dicas: Prática Sistematizada - O procedimento inclui a realização, no mínimo uma vez por ano, de uma reunião de revisão crítica, tomando como base os indicadores definidos. - O procedimento inclui a elaboração de um plano de melhoria da prática-chave, tomando como base os resultados dos indicadores. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que realiza a reunião de revisão crítica da prática-chave, de acordo com o procedimento. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que elabora um plano de melhoria baseado no resultado dos indicadores. - A incubadora possui registros da realização das reuniões de avaliação crítica da prática-chave Prospecção. - A incubadora possui registros do plano de melhoria elaborado. Na prática Inicial, além da existência do Banco de Oportunidades, a incubadora precisa demonstrar como cria e atualiza esse banco. São exemplos de atividades que comprovam a realização da prática-chave: reuniões com grupos de pesquisa, workshop com empresas e instituições, dentre outras. Quando as ações de prospecção são feitas com outras instituições, a incubadora deve comprovar a parceria convênios, documentos ou histórico e ação Qualificação de Potenciais Empreendedores Descrição: a incubadora deve possuir um processo de qualificação do empreendedor, quando da criação de um novo empreendimento e antes de sua entrada na incubadora. Isso inclui palestras, cursos e base de conhecimento que abordem os diferentes aspectos do processo de empreender. Além disso, a incubadora deve oferecer apoio à geração e teste de ideias, orientando o empreendedor na seleção da oportunidade de empreendimento para incubação. Objetivo: aprimorar os conhecimentos e a capacidade dos empreendedores para a concepção de empreendimentos com alto potencial de sucesso. 4. Certificação Cerne 21

22 Elementos de Avaliação: Prática Inicial - A incubadora possui procedimento documentado sobre como é realizada a qualificação de potenciais empreendedores. - O procedimento explicita a forma de apoio à geração e ao teste de ideias. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que executa a prática-chave de acordo com o definido no procedimento. - A incubadora possui registros dos resultados obtidos, contendo, pelo menos, um curso para potenciais empreendedores que trate dos aspectos relacionados à geração e ao desenvolvimento de um empreendimento inovador. - A incubadora possui registros dos eventos de qualificação de potenciais empreendedores, incluindo, pelo menos, o tipo do evento, o número de pessoas beneficiadas, a data, o local e o conteúdo trabalhado. Prática Definida - O procedimento inclui a elaboração do Plano Anual de Qualificação de Potenciais Empreendedores. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que elabora o Plano Anual de Qualificação de Potenciais Empreendedores, de acordo com o procedimento existente. - A incubadora possui um Modelo de Plano Anual de Qualificação de Potenciais Empreendedores. - A incubadora possui registros do planejamento das ações de qualificação de potenciais empreendedores, de acordo com o previsto no Plano Anual de Qualificação de Potenciais Empreendedores. 22 Manual de CERTIFICAÇÃO Centro de Referência para Apoio a Novos Empreendimentos Cerne

23 Dicas: Prática Estabelecida - O procedimento inclui a utilização de, pelo menos, um indicador para a verificação dos resultados da prática-chave Qualificação de Potenciais Empreendedores. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que calcula o valor dos indicadores, utilizando o que está previsto no procedimento. - A incubadora possui, pelo menos, um indicador para avaliar o resultado da práticachave Qualificação de Potenciais Empreendedores. - A incubadora possui registros contendo os resultados dos indicadores propostos. Prática Sistematizada - O procedimento inclui a realização, no mínimo uma vez por ano, de uma reunião de revisão crítica, tomando como base os indicadores definidos. - O procedimento inclui a elaboração de um plano de melhoria da prática-chave, tomando como base os resultados dos indicadores. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que realiza a reunião de revisão crítica da prática-chave, de acordo com o procedimento existente. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que elabora um plano de melhoria baseado no resultado dos indicadores. - A incubadora possui registros da realização das reuniões de avaliação crítica da prática-chave Qualificação de Potenciais Empreendedores. - A incubadora possui registros do plano de melhoria elaborado. Quando a incubadora realiza a qualificação de potenciais empreendedores por meio de parceiros, é necessário apresentar a formalização da parceria para a realização dessa ação. 4. Certificação Cerne 23

24 Além da oferta de cursos, a incubadora precisa demonstrar que oferece apoio aos potenciais empreendedores na seleção da oportunidade de empreendimento para incubação. 4.2 Processo-chave: Seleção Descrição: envolve a manutenção e operação de procedimentos formalizados para selecionar os empreendimentos que receberão o apoio da incubadora. Práticas-chave: para que esse processo-chave esteja implantado, a incubadora deve demonstrar que executa três práticas-chave (Figura 12). Avaliação Recepção de Propostas Contratação Seleção Figura 12 - Seleção: Práticas-chave Recepção de Propostas Descrição: a incubadora deve possuir procedimentos formalizados para que os empreendedores possam apresentar suas propostas de empreendimentos. Objetivo: garantir a inclusão, por parte dos empreendedores, das informações necessárias à avaliação da proposta de empreendimento. 24 Manual de CERTIFICAÇÃO Centro de Referência para Apoio a Novos Empreendimentos Cerne

25 Elementos de Avaliação: Prática Inicial - A incubadora possui procedimento documentado explicitando as fases, os formulários e as ferramentas para recepção de propostas. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que executa a prática-chave de acordo com o definido no procedimento. - A incubadora possui registros que comprovam a recepção, registro e guarda de propostas recebidas. Prática Definida - O procedimento inclui um Modelo para Apresentação de Propostas. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que executa a prática-chave de acordo com o definido no procedimento. - A Incubadora possui Modelo para Apresentação de Propostas, incluindo informações relacionadas, pelo menos, aos eixos: empreendedor, tecnologia, capital, mercado e gestão. - A incubadora possui registros das propostas apresentadas, elaboradas seguindo o modelo definido. Prática Estabelecida - O procedimento inclui a utilização de, pelo menos, um indicador para a verificação dos resultados da prática-chave Recepção de Propostas. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que calcula o valor dos indicadores, utilizando o que está definido no procedimento. 4. Certificação Cerne 25

26 Dicas: - A incubadora possui, pelo menos, um indicador para avaliar o desempenho da prática-chave Recepção de Propostas. - A incubadora possui registros contendo os resultados dos indicadores propostos. Prática Sistematizada - O procedimento inclui a realização, no mínimo uma vez por ano, de uma reunião de revisão crítica, tomando como base os indicadores definidos. - O procedimento inclui a elaboração de um plano de melhoria da prática-chave, tomando como base os resultados dos indicadores. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que realiza a reunião de revisão crítica da prática-chave, de acordo com o procedimento. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que elabora um plano de melhoria baseado no resultado dos indicadores. - A incubadora possui registros da realização das reuniões de avaliação crítica da prática-chave Recepção de Propostas. - A incubadora possui registros do plano de melhoria elaborado, explicitando as ações a serem implementadas para a melhoria da prática-chave Recepção de Propostas. Embora as evidências dessa prática-chave tenham como exigência um Plano de Negócios, é necessário avaliar se a incubadora utiliza um instrumento para que os empreendedores apresentem propostas, como: Plano de Negócios Modelo de Negócios Questionário com perguntas sobre o negócio Não é necessário que a recepção de propostas seja feita por meio de ambiente digital. A incubadora pode adotar procedimentos totalmente manuais. 26 Manual de CERTIFICAÇÃO Centro de Referência para Apoio a Novos Empreendimentos Cerne

27 O Edital para Chamada de Propostas não pode ser considerado como procedimento da prática-chave Recepção de Propostas, mas pode fazer parte do procedimento. O procedimento deve definir como e quando o edital é lançado, quem é o responsável por isso, dentre outros aspectos. A recepção de propostas pode ser por meio de edital ou por fluxo contínuo (fundamentado em um edital ou não). O Plano de Negócios (ou documento similar) deve conter, pelo menos, os cinco eixos definidos, embora não seja obrigatório utilizar o mesmo nome. O importante é que os conteúdos de cada eixo sejam contemplados. Caso os nomes dos eixos contemplados no Plano de Negócios sejam diferentes, é importante que o procedimento deixe clara a relação entre as partes do documento e os conteúdos dos eixos exigidos pelo modelo Cerne. Caso o procedimento não esclareça essa relação, haverá uma não-conformidade menor. A ausência de um dos eixos (empreendedor, tecnologia, capital, mercado e gestão) no documento de apresentação de propostas caracteriza uma não-conformidade maior Avaliação Descrição: a incubadora deve possuir uma sistemática de avaliação de propostas de empreendimentos para incubação, utilizando profissionais experientes e altamente qualificados, que possam avaliar os empreendimentos a partir, pelo menos, dos eixos: empreendedor, tecnologia, capital, mercado e gestão. Objetivo: garantir que sejam selecionados empreendimentos inovadores com maior probabilidade de sucesso. Elementos de Avaliação: Prática Inicial - A incubadora possui procedimento que explicita como realiza a avaliação das propostas submetidas, incluindo a descrição dos critérios utilizados e dos profissionais envolvidos. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que executa a prática-chave de acordo com o definido no procedimento. 4. Certificação Cerne 27

28 - A incubadora possui registros dos resultados das avaliações de propostas. - A incubadora mantém registros que demonstram a avaliação dos empreendimentos com base, pelo menos, nos eixos: empreendedor, tecnologia, finanças, mercado e gestão. - A incubadora possui registros das avaliações realizadas, indicando o desempenho dos empreendimentos em cada um dos critérios utilizados. Prática Definida - O procedimento inclui a necessidade da presença de avaliadores externos à incubadora. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que executa a prática-chave de acordo com o definido no procedimento. - A incubadora possui registros que demonstram a utilização de avaliadores externos à incubadora. Prática Estabelecida - O procedimento inclui a utilização de, pelo menos, um indicador para a verificação dos resultados da prática-chave Avaliação. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que calcula o valor dos indicadores, utilizando o que está definido no procedimento. - A incubadora possui, pelo menos, um indicador para avaliar o resultado da práticachave Avaliação. - A incubadora possui registros contendo os resultados dos indicadores propostos. 28 Manual de CERTIFICAÇÃO Centro de Referência para Apoio a Novos Empreendimentos Cerne

29 Dicas: Prática Sistematizada - O procedimento inclui a realização, no mínimo uma vez por ano, de uma reunião de revisão crítica para análise dos resultados e melhorias da prática-chave Avaliação. - O procedimento inclui a elaboração de um plano de melhoria da prática-chave, tomando como base os resultados dos indicadores. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que realiza a reunião de revisão crítica da prática-chave, de acordo com o procedimento. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que elabora um plano de melhoria baseado no resultado dos indicadores. - A incubadora possui registros da realização das reuniões de avaliação crítica da prática-chave Avaliação. - A incubadora possui registros do plano de melhoria elaborado, explicitando as ações a serem implementadas para a melhoria da prática-chave Avaliação. Os critérios de avaliação de propostas não podem ser considerados como indicadores para avaliar os resultados da prática-chave. O Plano de Negócios (ou documento similar) deve conter, pelo menos, os cinco eixos definidos, embora não seja obrigatório possuírem o mesmo nome. O importante é que os conteúdos de cada eixo sejam contemplados. No caso dos nomes dos eixos no Plano de Negócios serem diferentes, é importante que o procedimento de avaliação deixe clara a relação entre as partes do documento e os conteúdos dos eixos exigidos pelo modelo Cerne. Caso o procedimento não deixe clara essa relação, estará caracterizada uma não-conformidade menor. A ausência de um dos eixos (empreendedor, tecnologia, capital, mercado e gestão) no documento de apresentação de propostas caracteriza uma não-conformidade maior. Os registros das avaliações podem estar na forma de ata, tabela ou instrumento similar. 4. Certificação Cerne 29

30 4.2.3 Contratação Definição: a incubadora deve possuir um conjunto de procedimentos e documentos que garantam a transparência e estabeleçam as condições dos direitos e deveres da incubadora e dos empreendimentos/empreendedores, com relação à prestação de serviços, aspectos comerciais, acesso a informações, dentre outros. Objetivo: estabelecer condições e dar transparência no relacionamento entre as partes (empreendedores e incubadora). Elementos de Avaliação: Prática Inicial - A incubadora possui procedimento documentado sobre a formalização jurídica do relacionamento com os empreendimentos. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que executa a prática-chave de acordo com o definido no procedimento. - A incubadora possui registro dos contratos assinados pelos representantes dos empreendimentos e pela incubadora (ou entidade gestora). Prática Definida - O procedimento inclui um modelo padrão de contrato. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que executa a prática-chave de acordo com o definido no procedimento. - A incubadora possui um modelo padrão de contrato. - A incubadora possui registro dos contratos assinados, elaborados com base no modelo de contrato definido. 30 Manual de CERTIFICAÇÃO Centro de Referência para Apoio a Novos Empreendimentos Cerne

31 Dicas: Prática Estabelecida - O procedimento inclui a utilização de, pelo menos, um indicador para a verificação dos resultados da prática-chave Contratação. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que calcula o valor dos indicadores, utilizando o que está definido no procedimento. - A incubadora possui, pelo menos, um indicador para avaliar o desempenho da prática-chave Contratação. - A incubadora possui registros contendo os resultados dos indicadores propostos. Prática Sistematizada - O procedimento inclui a realização, no mínimo uma vez por ano, de uma reunião de revisão crítica para análise dos resultados e melhorias da prática-chave Contratação. - O procedimento inclui a elaboração de um plano de melhoria da prática-chave, tomando como base os resultados dos indicadores. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que realiza a reunião de revisão crítica da prática-chave, de acordo com o procedimento. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que elabora um plano de melhoria baseado no resultado dos indicadores. - A incubadora possui registros da realização das reuniões de avaliação crítica da prática-chave Contratação. - A incubadora possui registros do plano de melhoria elaborado, explicitando as ações a serem implementadas para a melhoria da prática-chave. Apenas a existência de contrato assinado dos empreendimentos (ou empreendedores) não garante a conformidade ao modelo Cerne. É necessário que exista um procedimento expli- 4. Certificação Cerne 31

32 cando como é o processo de formalização da entrada dos empreendimentos na incubadora. Isso inclui o contrato, mas não se limita a ele. 4.3 Processo-chave: Planejamento Descrição: envolve processos sistemáticos e formais para a elaboração do planejamento do negócio com relação, pelo menos, aos eixos: empreendedor, tecnologia, mercado, capital e gestão. Práticas-chave: para que esse processo-chave esteja implantado, a incubadora deve demonstrar que executa cinco práticas-chave (Figura 13). Plano de Capital Plano Tecnológico Plano de Mercado Plano de Desenvolvimento do Empreendedor Planejamento Plano de Gestão Figura 13 - Planejamento: Práticas-chave Planejamento do Empreendimento Descrição: a incubadora deve ter uma sistemática de apoio e definição de estratégias, metas e ações para o desenvolvimento do empreendimento nos cinco eixos estratégicos definidos: empreendedor, tecnológico, capital, mercado e gestão. Objetivo: garantir que seja desenvolvido o planejamento do empreendimento, pelo menos, nos eixos empreendedor, tecnologia, capital, mercado e gestão. 32 Manual de CERTIFICAÇÃO Centro de Referência para Apoio a Novos Empreendimentos Cerne

33 Elementos de Avaliação: Prática Inicial - A incubadora possui procedimento sobre o apoio prestado aos empreendimentos na elaboração de seus planejamentos. - O procedimento inclui a exigência de que o planejamento seja feito, pelo menos, nos eixos: empreendedor, tecnológico, capital, mercado e gestão. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que executa as práticas-chave de acordo com o definido no procedimento. - A incubadora possui registro dos planejamentos dos empreendimentos, que contempla, pelo menos, os eixos: empreendedor, tecnológico, capital, mercado e gestão. Prática Definida - O procedimento inclui um Modelo de Planejamento dos Empreendimentos, incluindo os eixos: empreendedor, tecnologia, capital, mercado e gestão. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que executa as práticas-chave de acordo com o definido no procedimento. - A incubadora mantém registros com os planejamentos dos empreendimentos, elaborados de acordo com o modelo definido. - Os registros dos planejamentos dos empreendimentos contemplam, pelo menos, os eixos: empreendedor, tecnológico, capital, mercado e gestão. Prática Estabelecida - O procedimento inclui a utilização de, pelo menos, um indicador para a verificação dos resultados das práticas-chave do processo-chave Planejamento. 4. Certificação Cerne 33

34 Dicas: - A incubadora apresenta evidências objetivas de que calcula o valor dos indicadores, utilizando o que está definido no procedimento. - A incubadora possui, pelo menos, um indicador para avaliar o desempenho das práticas-chave do processo-chave Planejamento. - A incubadora possui registros contendo os resultados dos indicadores propostos. Prática Sistematizada - O procedimento inclui a realização, no mínimo uma vez por ano, de uma reunião de revisão crítica, tomando como base os indicadores definidos. - O procedimento inclui a elaboração de um plano de melhoria das práticas-chave, tomando como base os resultados dos indicadores. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que realiza a reunião de revisão crítica das práticas-chave, de acordo com o procedimento. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que elabora um plano de melhoria baseado no resultado dos indicadores. - A incubadora possui registros da realização das reuniões de avaliação crítica do processo-chave Planejamento. - A incubadora possui registros do plano de melhoria elaborado, explicitando as ações a serem implementadas para a melhoria do processo-chave Planejamento. Não é necessário que existam cinco planos para cada empreendimento. A incubadora pode elaborar um plano contendo, pelo menos, os cinco eixos exigidos pelo Cerne. No caso dos nomes dos eixos serem diferentes daqueles definidos pelo Cerne, é importante que o procedimento deixe clara a relação entre o plano (ou planos) previstos pela incubadora e os conteúdos dos eixos exigidos pelo modelo Cerne. Caso o procedimento não deixe clara essa relação, isso caracteriza uma não-conformidade menor. 34 Manual de CERTIFICAÇÃO Centro de Referência para Apoio a Novos Empreendimentos Cerne

35 A ausência de um dos eixos (empreendedor, tecnologia, capital, mercado e gestão) na elaboração dos planos caracteriza uma não-conformidade maior. No caso do Plano de Desenvolvimento do Empreendedor, deve existir um plano para cada empreendedor dos empreendimentos. Quando a incubadora utilizar profissionais externos à incubadora, como consultores ou parceiros, essa relação deve ser formalizada. O planejamento pode ser realizado utilizando-se diferentes metodologias e modelos de planos (planos estratégicos, planos de negócios, planos de ação, dentre outros). 4.4 Processo-chave: Qualificação Descrição: envolve a implantação de processo de qualificação formalizado, que aborde os principais aspectos relacionados ao negócio, englobando, pelo menos, os eixos: empreendedor, tecnologia, capital, mercado e gestão. Práticas-chave: para que esse processo-chave esteja implantado, a incubadora deve demonstrar que executa cinco práticas-chave (Figura 14). Qualificação em Capital Qualificação Tecnológica Qualificação em Mercado Qualificação do Empreendedor Qualificação Qualificação em Gestão Figura 14 - Qualificação: Práticas-chave 4. Certificação Cerne 35

36 4.4.1 Qualificação Descrição: a incubadora deve ter uma sistemática de qualificação que aborde os principais aspectos relacionados ao negócio e englobe, pelo menos, os cinco eixos: empreendedor, tecnologia, capital, mercado e gestão. Objetivo: promover o desenvolvimento global dos empreendimentos incubados e seus empreendedores. Elementos de Avaliação: Prática Inicial - A incubadora possui procedimentos sobre como realiza a qualificação dos empreendimentos. - O procedimento inclui a realização de qualificações, pelo menos, nos eixos: empreendedor, tecnologia, capital, mercado e gestão. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que executa a prática-chave de acordo com o definido no procedimento. - A incubadora mantém registros dos cursos oferecidos, contendo os profissionais responsáveis, a data, o local e o conteúdo trabalhado. - A incubadora mantém registros das empresas participantes dos cursos oferecidos, em consonância com o Planejamento de cada empresa. Prática Definida - O procedimento prevê a elaboração do Plano Anual de Qualificação. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que executa a prática-chave de acordo com o definido no procedimento. - A incubadora possui registro do Plano Anual de Qualificação, com definição de cronograma de cursos que a empresa e/ou empreendedores devem participar ao longo do ano. 36 Manual de CERTIFICAÇÃO Centro de Referência para Apoio a Novos Empreendimentos Cerne

37 - A incubadora possui registro que demonstram a realização das qualificações de acordo com o definido no Plano Anual de Qualificação. Prática Estabelecida - O procedimento inclui a utilização de, pelo menos, um indicador para a verificação dos resultados das práticas-chave do processo-chave Qualificação. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que calcula o valor dos indicadores, utilizando o que está definido no procedimento. - A incubadora possui, pelo menos, um indicador para avaliar o desempenho das práticas-chave do processo-chave Qualificação. - A incubadora possui registros contendo os resultados dos indicadores propostos. Prática Sistematizada - O procedimento inclui a realização, no mínimo uma vez por ano, de uma reunião de revisão crítica, tomando como base os indicadores definidos. - O procedimento inclui a elaboração de um plano de melhoria das práticas-chave, tomando como base os resultados dos indicadores. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que realiza a reunião de revisão crítica das prática-chave, de acordo com o procedimento. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que elabora um plano de melhoria baseado no resultado dos indicadores. - A incubadora possui registros da realização das reuniões de avaliação crítica do processo-chave Qualificação. - A incubadora possui registros do plano de melhoria elaborado, explicitando as ações a serem implementadas para a melhoria do processo-chave Qualificação. 4. Certificação Cerne 37

38 Dicas: Quando a incubadora utilizar profissionais externos à incubadora, como consultores e parceiros, essa relação deve ser formalizada. No caso da elaboração do Plano Anual de Qualificação, não é necessária a criação de cinco planos (um para cada eixo). Basta um único plano que contemple, pelo menos, os cinco eixos. 4.5 Processo-chave: Assessoria/Consultoria Descrição: a incubadora deve implantar e manter um conjunto sistematizado de assessorias/consultorias especializadas, orientadas em função dos principais desafios a serem superados pelos empreendimentos, incluindo, pelo menos, os eixos: empreendedor, tecnologia, capital, mercado e gestão. Práticas-Chave: para que esse processo-chave esteja implantado, a incubadora deve demonstrar que executa cinco práticas-chave (Figura 15): Assessoria/ Consultoria Tecnológica Assessoria/ Consultoria em Capital Assessoria/ Consultoria em Mercado Assessoria/ Consultoria ao Empreendedor Assessoria/ Consultoria Assessoria/ Consultoria em Gestão Figura 15 Assessoria/Consultoria: Práticas-chave 38 Manual de CERTIFICAÇÃO Centro de Referência para Apoio a Novos Empreendimentos Cerne

39 4.5.1 Assessoria/Consultoria Descrição: a incubadora deve implantar e manter um conjunto sistematizado de assessorias/consultorias especializadas, orientadas em função dos principais desafios a serem superados pelos empreendimentos, incluindo, pelo menos, os eixos: empreendedor, tecnologia, capital, mercado e gestão. Objetivo: promover o crescimento dos empreendimentos. Elementos de Avaliação: Prática Inicial - A incubadora possui procedimento explicitando como realiza as assessorias e consultorias aos empreendimentos. - O procedimento inclui a exigência de oferta de assessorias e consultorias, pelo menos, nos eixos: empreendedor, tecnologia, capital, mercado e gestão. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que executa as práticas-chave de acordo com o definido no procedimento. - A incubadora mantém registros contendo as assessorias e consultorias oferecidas, os profissionais responsáveis, a data, o local, o foco específico da consultoria, a metodologia adotada e o valor agregado para a empresa incubada. - A incubadora possui registros do portfólio de empresas e profissionais que podem oferecer as assessorias e consultorias - A Incubadora mantém registros das empresas participantes das assessorias e consultorias realizadas, em consonância com o planejamento de cada empresa. Prática Definida - O procedimento inclui a exigência de um Plano Anual de Assessoria/Consultoria. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que executa as práticas-chave de acordo com o definido no procedimento. 4. Certificação Cerne 39

40 - A incubadora possui registros do Plano Anual de Assessoria/Consultoria. - A incubadora mantém registros que apresentem o foco específico das assessorias e consultorias realizadas, o profissional responsável, a metodologia adotada e o valor agregado para a empresa incubada. Prática Estabelecida - O procedimento inclui a utilização de, pelo menos, um indicador para a verificação dos resultados da processo-chave Assessoria/Consultoria. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que calcula o valor dos indicadores, utilizando o que está definido no procedimento. - A incubadora possui, pelo menos, um indicador para avaliar o desempenho das práticas-chave do processo-chave Assessoria/Consultoria. - A incubadora possui registros contendo os resultados dos indicadores propostos. Prática Sistematizada - O procedimento inclui a realização, no mínimo uma vez por ano, de uma reunião de revisão crítica, tomando como base os indicadores definidos. - O procedimento inclui a elaboração de um plano de melhoria das práticas-chave, tomando como base os resultados dos indicadores. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que realiza a reunião de revisão crítica das práticas-chave, de acordo com o procedimento. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que elabora um plano de melhoria baseado no resultado dos indicadores. - A incubadora possui registros da realização das reuniões de avaliação crítica das práticas-chave do processo-chave Assessoria/Consultoria. 40 Manual de CERTIFICAÇÃO Centro de Referência para Apoio a Novos Empreendimentos Cerne

41 - A incubadora possui registros do plano de melhoria elaborado, explicitando as ações a serem implementadas para a melhoria das práticas-chave do processo-chave Assessoria/Consultoria. Dicas: Quando a incubadora utilizar profissionais externos à incubadora, como consultores e parceiros, essa relação deve ser formalizada. No caso da elaboração do Plano Anual de Assessoria/Consultoria, não é necessária a criação de cinco planos (um para cada eixo). Basta um único plano que contemple, pelo menos, os cinco eixos. 4.6 Processo-chave: Monitoramento Descrição: a incubadora deve ter um processo sistemático e documentado para: Monitoramento e orientação dos empreendimentos, pelo menos, nos cinco eixos: empreendedor, tecnologia, capital, mercado e gestão. Definição do momento em que o empreendimento esteja preparado para a graduação. Práticas-chave: para que esse processo-chave esteja implantado, a incubadora deve demonstrar que executa cinco práticas-chave (Figura 16). Monitoramento de Capital Monitoramento de Tecnologia Monitoramento de Mercado Monitoramento do Empreendedor Monitoramento Monitoramento de Gestão Figura 16 - Monitoramento: Práticas-chave 4. Certificação Cerne 41

42 4.6.1 Monitoramento Descrição: a incubadora deve possuir uma sistemática de monitoramento que permita acompanhar o desenvolvimento do empreendimento. Objetivo: avaliar o crescimento dos empreendimentos. Elementos de Avaliação: Prática Inicial - A incubadora possui procedimentos explicitando como realiza o monitoramento dos empreendimentos. - Os procedimentos incluem o monitoramento dos empreendimentos, pelo menos, nos eixos: empreendedor, tecnologia, capital, mercado e gestão. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que executa as práticas-chave de acordo com o definido no procedimento. - A incubadora mantém registros contendo os monitoramentos realizados. Prática Definida - O procedimento inclui a exigência da utilização de um instrumento padronizado de avaliação. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que executa as práticas-chave de acordo com o definido no procedimento. - A incubadora possui registros dos resultados do monitoramento dos empreendimentos, contemplando, pelo menos, os eixos: empreendedor, tecnologia, capital, mercado e gestão. 42 Manual de CERTIFICAÇÃO Centro de Referência para Apoio a Novos Empreendimentos Cerne

43 Dicas: Prática Estabelecida - O procedimento inclui a utilização de, pelo menos, um indicador para a verificação dos resultados das práticas-chave do processo-chave Monitoramento. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que calcula o valor dos indicadores, utilizando o que está definido no procedimento. - A incubadora possui, pelo menos, um indicador para avaliar o desempenho das práticas-chave do processo-chave Monitoramento. - A incubadora possui registros contendo os resultados dos indicadores propostos. Prática Sistematizada - O procedimento inclui a realização, no mínimo uma vez por ano, de uma reunião de revisão crítica, tomando como base os indicadores definidos. - O procedimento inclui a elaboração de um plano de melhoria das práticas-chave, tomando como base os resultados dos indicadores. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que realiza a reunião de revisão crítica das práticas-chave, de acordo com o procedimento. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que elabora um plano de melhoria baseado no resultado dos indicadores. - A incubadora possui registros da realização das reuniões de avaliação crítica das práticas-chave do processo-chave Monitoramento. - A incubadora possui registros do plano de melhoria elaborado, explicitando as ações a serem implementadas para a melhoria das práticas-chave do processo-chave Monitoramento. Não é necessário que sejam feitos cinco monitoramentos separados, um para cada eixo. A 4. Certificação Cerne 43

44 incubadora pode avaliar todos os eixos em um único monitoramento. No caso dos nomes dos eixos serem diferentes daqueles definidos pelo Cerne, é importante que o procedimento deixe clara a relação entre os eixos do monitoramento definidos pela incubadora e aqueles exigidos pelo modelo. Caso o procedimento não deixe clara essa relação, estará caracterizada uma não-conformidade menor. Os critérios utilizados para o monitoramento dos empreendimentos não podem ser utilizados como indicadores para avaliar os resultados da prática-chave. Caso isso ocorra, caracteriza-se uma não-conformidade maior. 4.7 Processo-chave: Graduação e Relacionamento com Graduados Descrição: a incubadora deve manter um processo sistemático para auxiliar os empreendimentos na mudança de status de Empreendimento Incubado para Empreendimento Graduado, além de estruturar ações para a continuidade da interação entre a incubadora e o empreendimento graduado. Práticas-chave: para que esse processo-chave esteja implantado, a incubadora demonstra que executa duas práticas-chave (Figura 17). Graduação Relacionamento com Graduados Graduação e Relacionamento com Graduados Figura 17 - Graduação e Relacionamento com Graduados: Práticas-chave Graduação Descrição: a incubadora deve possuir uma sistemática para a mudança de status de Empreendimento Incubado para Empreendimento Graduado. 44 Manual de CERTIFICAÇÃO Centro de Referência para Apoio a Novos Empreendimentos Cerne

45 Objetivo: garantir que o processo de saída do empreendimento seja bem sucedido. Elementos de Avaliação: Prática Inicial - A incubadora possui procedimento documentado sobre como é o processo de graduação dos empreendimentos. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que executa a prática-chave de acordo com o definido no procedimento. - A incubadora possui registros, na forma de imagens, fotos ou vídeos, que demonstrem claramente os resultados das ações de graduação. Prática Definida - O procedimento inclui a elaboração do Plano Anual de Graduação. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que executa a prática-chave de acordo com o definido no procedimento. - A incubadora elabora o Plano Anual de Graduação. - A incubadora possui registro do planejamento das ações de graduação, de acordo com o previsto no Plano Anual de Graduação existente. Prática Estabelecida - O procedimento inclui a utilização de, pelo menos, um indicador para a verificação dos resultados da prática-chave Graduação. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que calcula o valor dos indicadores utilizando o que está definido no procedimento. 4. Certificação Cerne 45

46 Dica: - A incubadora possui, pelo menos, um indicador para avaliar o resultado da práticachave Graduação. - A incubadora possui registros dos valores dos indicadores propostos. Prática Sistematizada - O procedimento inclui a realização, no mínimo uma vez por ano, de uma reunião de revisão crítica, tomando como base os indicadores definidos. - O procedimento inclui a elaboração de um plano de melhoria baseado nos resultados dos indicadores. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que realiza a reunião de revisão crítica, de acordo com o procedimento. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que elabora um plano de melhoria baseado no resultado dos indicadores. - A incubadora possui registros da realização das reuniões de avaliação crítica da prática-chave Graduação. - A incubadora possui registros do plano de melhoria elaborado. Os empreendimentos devem ser comunicados formalmente sobre a data e os motivos da graduação Relacionamento com Graduados Descrição: a incubadora deve possuir uma sistemática de interação com os graduados, de forma a monitorar seus desenvolvimentos e prestar serviços de valor agregado. Objetivo: manter vínculos com os empreendimentos graduados, monitorando a evolução e prestando serviços de valor agregado. 46 Manual de CERTIFICAÇÃO Centro de Referência para Apoio a Novos Empreendimentos Cerne

47 Elementos de Avaliação: Prática Inicial - A incubadora possui procedimento documentado sobre como é realizado o relacionamento com os empreendimentos graduados. - O procedimento explicita como a incubadora faz o acompanhamento da evolução do desenvolvimento dos empreendimentos graduados. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que executa a prática-chave de acordo com o definido no procedimento. - A incubadora possui registros, na forma de imagens, fotos ou vídeos, que demonstrem claramente os resultados das ações de relacionamento com os empreendimentos graduados. Prática Definida - O procedimento inclui a disponibilização de portfólio de serviços de valor agregado para atender às necessidades dos empreendimentos graduados. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que executa a prática-chave de acordo com o definido no procedimento. - A incubadora disponibiliza portfólio de serviços de valor agregado para atender às necessidades dos empreendimentos graduados. - A incubadora possui registro da realização de serviços de valor agregado para atender às necessidades dos empreendimentos graduados. Prática Estabelecida - O procedimento inclui a utilização de, pelo menos, um indicador para a verificação dos resultados da prática-chave Relacionamento com Graduados. 4. Certificação Cerne 47

48 Dicas: - A incubadora apresenta evidências objetivas de que calcula o valor dos indicadores utilizando o que está definido no procedimento. - A incubadora possui, pelo menos, um indicador para avaliar o resultado da práticachave Relacionamento com Graduados. - A incubadora possui registros dos valores dos indicadores propostos. Prática Sistematizada - O procedimento inclui a realização, no mínimo uma vez por ano, de uma reunião de revisão crítica, tomando como base os indicadores definidos. - O procedimento inclui a elaboração de um plano de melhoria baseado nos resultados dos indicadores. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que realiza a reunião de revisão crítica, de acordo com o procedimento. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que elabora um plano de melhoria baseado no resultado dos indicadores. - A incubadora possui registros da realização das reuniões de avaliação crítica da prática-chave Relacionamento com Graduados. - A incubadora possui registros do plano de melhoria elaborado. A avaliação da evolução dos empreendimentos graduados pode ser feita tanto por fonte primária (contato direto com o empreendimento) quanto por fonte secundária (consulta à base da Receita Federal, por exemplo). 48 Manual de CERTIFICAÇÃO Centro de Referência para Apoio a Novos Empreendimentos Cerne

49 4.8 Processo-chave: Gerenciamento Básico Descrição: envolve a manutenção de uma estrutura mínima em termos gerenciais, físicos e tecnológicos, que permita a geração sistemática de empreendimentos inovadores de sucesso. Práticas-chave: para que este processo-chave esteja implantado, a incubadora deve demonstrar que executa cinco práticas-chave (Figura 18). Gestão Financeira e Sustentabilidade Infraestrutura Física e Tecnológica Serviços Operacionais Modelo Institucional Gerenciamento Básico Comunicação e Marketing Figura 18 - Gerenciamento Básico: Práticas-chave Modelo Institucional Descrição: a incubadora deve possuir documentos que comprovem a sua existência formal e o seu relacionamento com a mantenedora e os parceiros, de forma a viabilizar a gestão e os relacionamentos interinstitucionais. Objetivo: viabilizar o funcionamento efetivo da incubadora e a realização de parcerias. Elementos de Avaliação: Prática Inicial - A incubadora possui Estatuto Social, caso tenha CNPJ próprio. 4. Certificação Cerne 49

50 - A incubadora possui regimento interno. - A incubadora tem um gerente com dedicação mínima de 20 horas por semana. - A incubadora possui documento comprovando a sua existência e sua vinculação com a entidade gestora, caso não tenha CNPJ próprio. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que atende todos os requisitos para sua efetiva operação. - A incubadora possui registros do Estatuto Social (se for o caso), do regimento interno, da vinculação e dedicação do gerente e do vínculo com a entidade mantenedora. Prática Definida - A incubadora possui equipe com dedicação exclusiva. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que executa a prática-chave de acordo com o definido. - A incubadora possui registro da dedicação exclusiva da equipe. Prática Estabelecida - A incubadora possui pelo menos, um indicador para a avaliação dos resultados da prática-chave Modelo Institucional. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que calcula o valor dos indicadores utilizando o que está definido no procedimento. - A incubadora possui, pelo menos, um indicador para avaliar o resultado da práticachave Modelo Institucional. - A incubadora possui registros dos valores dos indicadores propostos. 50 Manual de CERTIFICAÇÃO Centro de Referência para Apoio a Novos Empreendimentos Cerne

51 Dicas: Prática Sistematizada - O procedimento inclui a realização, no mínimo uma vez por ano, de uma reunião de revisão crítica, tomando como base os indicadores definidos. - O procedimento inclui a elaboração de um plano de melhoria baseado nos resultados dos indicadores. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que realiza a reunião de revisão crítica, de acordo com o procedimento. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que elabora um plano de melhoria baseado no resultado dos indicadores. - A incubadora possui registros da realização das reuniões de avaliação crítica da prática-chave Modelo Institucional. - A incubadora possui registros do plano de melhoria elaborado. Observar se o tipo de vínculo do gerente com a incubadora de empresas permite a continuidade de sua atuação. É importante considerar as outras atividades exercidas pelo gerente a fim de avaliar se a dedicação exigida pode ser cumprida Gestão Financeira e Sustentabilidade Descrição: a incubadora deve ter um processo sistematizado e documentado para a sua efetiva gestão financeira, incluindo fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, indicadores econômico-financeiros e plano de sustentabilidade. Objetivo: melhorar a saúde financeira da incubadora. Elementos de Avaliação: Prática Inicial - A incubadora possui procedimento documentado sobre como é realizada a gestão financeira. 4. Certificação Cerne 51

52 - A incubadora possui fluxo de caixa, com controle entre o previsto e o realizado. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que executa a prática-chave de acordo com o definido no procedimento. - A incubadora possui registros do resultado de sua gestão financeira. - A incubadora possui registros do fluxo de caixa (planejado e realizado). Prática Definida - O procedimento inclui a elaboração do Plano de Sustentabilidade. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que executa a prática-chave de acordo com o definido no procedimento. - A incubadora elabora o Plano de Sustentabilidade. - A incubadora possui registro do planejamento das ações de gestão financeira e sustentabilidade, de acordo com o previsto no Plano de Sustentabilidade existente. Prática Estabelecida - O procedimento inclui a utilização de, pelo menos, um indicador para a verificação dos resultados da prática-chave Gestão Financeira e Sustentabilidade. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que calcula o valor dos indicadores utilizando o que está definido no procedimento. - A incubadora possui, pelo menos, um indicador para avaliar o resultado da práticachave Gestão Financeira e Sustentabilidade. - A incubadora possui registros dos valores dos indicadores propostos. 52 Manual de CERTIFICAÇÃO Centro de Referência para Apoio a Novos Empreendimentos Cerne

53 Dicas: Prática Sistematizada - O procedimento inclui a realização, no mínimo uma vez por ano, de uma reunião de revisão crítica, tomando como base os indicadores definidos. - O procedimento inclui a elaboração de um plano de melhoria baseado nos resultados dos indicadores. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que realiza a reunião de revisão crítica, de acordo com o procedimento. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que elabora um plano de melhoria baseado no resultado dos indicadores. - A incubadora possui registros da realização das reuniões de avaliação crítica da prática-chave Gestão Financeira e Sustentabilidade. - A incubadora possui registros do plano de melhoria elaborado. A gestão financeira pode ser feita pela mantenedora. Entretanto, é essencial que a equipe de gestão da incubadora tenha informações, pelo menos, de seu fluxo de caixa Infraestrutura Física e Tecnológica Descrição: a incubadora deve possuir um processo formalizado de gestão da infraestrutura física e tecnológica que seja compatível com as necessidades dos empreendimentos apoiados. É essencial que a incubadora comprove a existência de espaços para os empreendimentos, uso comum e atendimento, além de estrutura tecnológica. Objetivo: garantir a disponibilização de uma estrutura física e tecnológica adequada ao desenvolvimento dos empreendimentos. Elementos de Avaliação: Prática Inicial - A incubadora possui documento contendo descrição da infraestrutura física e tec- 4. Certificação Cerne 53

54 nológica, com apresentação de cada espaço e dos equipamentos existentes, com o respectivo uso. - A incubadora possui documento descrevendo os espaços individuais ou compartilhados de cada empreendimento. - A incubadora possui documento contendo os procedimentos e regras para uso da infraestrutura física e tecnológica por parte dos incubados. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que executa a prática-chave de acordo com o definido no procedimento. - A incubadora possui registro dos procedimentos e regras para uso da infraestrutura física e tecnológica. - A incubadora possui registro da descrição da infraestrutura física e tecnológica. Prática Definida - O procedimento inclui a elaboração do Plano Anual de Gestão da Infraestrutura Física e Tecnológica. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que executa a prática-chave de acordo com o definido no procedimento. - A incubadora elabora o Plano Anual de Gestão da Infraestrutura Física e Tecnológica. - A incubadora possui registro do Plano Anual de Gestão da Infraestrutura Física e Tecnológica. Prática Estabelecida - O procedimento inclui a utilização de, pelo menos, um indicador para a verificação dos resultados da prática-chave Infraestrutura Física e Tecnológica. 54 Manual de CERTIFICAÇÃO Centro de Referência para Apoio a Novos Empreendimentos Cerne

55 Dicas: - A incubadora apresenta evidências objetivas de que calcula o valor dos indicadores utilizando o que está definido no procedimento. - A incubadora possui, pelo menos, um indicador para avaliar o resultado da práticachave Infraestrutura Física e Tecnológica. - A incubadora possui registros dos valores dos indicadores propostos. Prática Sistematizada - O procedimento inclui a realização, no mínimo uma vez por ano, de uma reunião de revisão crítica, tomando como base os indicadores definidos. - O procedimento inclui a elaboração de um plano de melhoria baseado nos resultados dos indicadores. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que realiza a reunião de revisão crítica, de acordo com o procedimento. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que elabora um plano de melhoria baseado no resultado dos indicadores. - A incubadora possui registros da realização das reuniões de avaliação crítica da prática-chave Infraestrutura Física e Tecnológica. - A incubadora possui registros do plano de melhoria elaborado. Caso a incubadora utilize espaços de parceiros ou da mantenedora, isso precisa estar formalizado Serviços Operacionais Descrição: a incubadora deve possuir um conjunto de serviços operacionais, incluindo, pelo menos, vigilância, limpeza, recepção e manutenção. 4. Certificação Cerne 55

56 Objetivo: garantir a existência de serviços operacionais de qualidade. Elementos de Avaliação: Prática Inicial - A incubadora possui procedimento contendo descrição dos serviços operacionais de limpeza, vigilância, recepção e manutenção. - O procedimento contém as regras para a avaliação dos serviços operacionais de limpeza, vigilância, recepção e manutenção. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que executa a prática-chave de acordo com o definido. - A incubadora possui registros com a descrição dos serviços operacionais de limpeza, vigilância, recepção e manutenção. - A incubadora possui registro das regras para a avaliação dos serviços operacionais de limpeza, vigilância, recepção e manutenção. Prática Definida - O procedimento inclui a forma como a incubadora realiza a avaliação dos seus fornecedores de serviços operacionais - A incubadora possui documento descrevendo os tipos de serviços operacionais existentes. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que executa a prática-chave de acordo com o definido no procedimento. - A incubadora possui documentos que apresentem as avaliações realizadas com os fornecedores de serviços operacionais. - A incubadora possui registros sobre a utilização dos serviços de apoio pelos empreendimentos apoiados. 56 Manual de CERTIFICAÇÃO Centro de Referência para Apoio a Novos Empreendimentos Cerne

57 Dicas: Prática Estabelecida - O procedimento inclui a utilização de, pelo menos, um indicador para a verificação dos resultados da prática-chave Serviços Operacionais. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que calcula o valor dos indicadores utilizando o que está definido no procedimento. - A incubadora possui, pelo menos, um indicador para avaliar o resultado da práticachave Serviços Operacionais. - A incubadora possui registros dos valores dos indicadores propostos. Prática Sistematizada - O procedimento inclui a realização, no mínimo uma vez por ano, de uma reunião de revisão crítica, tomando como base os indicadores definidos. - O procedimento inclui a elaboração de um plano de melhoria baseado nos resultados dos indicadores. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que realiza a reunião de revisão crítica, de acordo com o procedimento. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que elabora um plano de melhoria baseado no resultado dos indicadores. - A incubadora possui registros da realização das reuniões de avaliação crítica da prática-chave Serviços Operacionais. - A incubadora possui registros do plano de melhoria elaborado. Caso a incubadora utilize serviços de parceiros ou da mantenedora, isso precisa estar formalizado. 4. Certificação Cerne 57

58 Mesmo no caso da incubadora utilizar serviços de parceiros ou da mantenedora, é essencial que seja feita a avaliação dos fornecedores e a comunicação formal do resultado para o parceiro ou mantenedora, a partir da prática definida em diante Comunicação e Marketing Descrição: a incubadora deve possuir um plano de ação que utiliza ferramentas de comunicação, marketing, assessoria de imprensa e relações públicas, de forma a fortalecer a sua imagem e visibilidade. Objetivo: divulgar a incubadora e os empreendimentos (incubados e graduados) junto à comunidade. Elementos de Avaliação: Prática Inicial - A incubadora possui material de comunicação impresso: cartão, folder, cartaz, dentre outros. - A incubadora possui site ou portal para divulgação de seus serviços e resultados. - A incubadora mantém seu material de comunicação e site atualizados. - A incubadora possui imagens, fotos ou vídeos, que demonstrem claramente os resultados das ações de comunicação e marketing. Prática Definida - A incubadora possui um assessor de imprensa que auxilia na divulgação das ações da incubadora. - A incubadora elabora periodicamente releases sobre suas principais ações e resultados. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que executa a prática-chave de acordo com o definido no procedimento. 58 Manual de CERTIFICAÇÃO Centro de Referência para Apoio a Novos Empreendimentos Cerne

59 Dicas: - A incubadora possui registro da divulgação das ações da incubadora. Prática Estabelecida - O procedimento inclui a utilização de, pelo menos, um indicador para a verificação dos resultados da prática-chave Comunicação e Marketing. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que calcula o valor dos indicadores utilizando o que está definido no procedimento. - A incubadora possui, pelo menos, um indicador para avaliar o resultado da práticachave Comunicação e Marketing. - A incubadora possui registros dos valores dos indicadores propostos. Prática Sistematizada - O procedimento inclui a realização, no mínimo uma vez por ano, de uma reunião de revisão crítica, tomando como base os indicadores definidos. - O procedimento inclui a elaboração de um plano de melhoria baseado nos resultados dos indicadores. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que realiza a reunião de revisão crítica, de acordo com o procedimento. - A incubadora apresenta evidências objetivas de que elabora um plano de melhoria baseado no resultado dos indicadores. - A incubadora possui registros da realização das reuniões de avaliação crítica da prática-chave Comunicação e Marketing. - A incubadora possui registros do plano de melhoria elaborado. Além de a incubadora possuir um site, é necessário mantê-lo atualizado. Caso isso não ocorra, estará caracterizada uma não-conformidade menor. 4. Certificação Cerne 59

60 REALIZAÇÃO APOIO