Curso e- Learning MASP aplicado a Ações Corretivas

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1 Curso e- Learning MASP aplicado a Ações Corretivas Todos os direitos de cópia reservados. Não é permitida a distribuição física ou eletrônica deste material sem a permissão expressa do autor.

2 Objetivos do Curso Este curso é dirigido a todos os profissionais que querem conhecer o MASP Método de Análise e Solução de Problemas e aplicá-lo para realizar ações corretivas efetivas e eficazes. Durante este treinamento iremos: Entender o ciclo PDCA e aprender a utilizá-lo para solução de problemas; Conhecer as etapas do MASP; Aprender a utilizar o MASP para ações corretivas; Conhecer a aplicação prática do MASP.

3 Conteúdo Programático MÓDULO 1 MÓDULO 2 MÓDULO 3 Objetivos do curso; O ciclo PDCA; MASP Visão Geral; Relação MASP e PDCA; 1º Etapa: Identificar o problema; Exemplo; Exercício. 2º Etapa: Observar o problema; 3º Etapa: Analisar o problema; 4º Etapa: Plano de ação; 5º Etapa: Agir; Exercício. 6º Etapa: Acompanhar; 7º Etapa: Padronizar; O uso do MASP para ações corretivas; Exemplo com preenchimento de relatório de ação corretiva; Exercício.

4 Módulo 1 O ciclo PDCA; MASP Visão Geral; Relação MASP e PDCA; 1º Etapa: Identificar o problema; 2º Etapa: Observar o problema; Exercício.

5 O ciclo PDCA No dia a dia dos trabalhadores de cada organização, setor, ou mesmo pessoa, são rotineiros os problemas (não conformidades) e falhas de todo tipo. Dependendo da sua magnitude e freqüência de ocorrência, esses problemas (não conformidades) afetam em maior ou menor grau a Qualidade do produto / serviço, resultando na necessidade de retrabalhos com conseqüentes perdas de tempo, mãode-obra, materiais e acréscimo de custos. Toda vez que surgir um problema (nãoconformidade), deveríamos entendê-lo como uma oportunidade de melhoria dos processos. Buscar a identificação e a solução das causas dos problemas significativos (ações corretivas) representa obter Melhoria da Qualidade e deve-se constituir em uma atuação constante.

6 O ciclo PDCA Os elementos do PDCA são: PLANEJAMENTO (PLAN): fase do processo na qual é determinado como o problema será avaliado e resolvido. EXECUÇÃO (DO): fase do processo onde a solução é implementada, avaliando-se o progresso conforme é concluído. VERIFICAÇÃO (CHECK): fase do processo na qual os resultados são avaliados de forma crítica, respondendo-se as seguintes perguntas: O que aconteceu de certo? O que aconteceu de errado? Por que? AÇÕES CORRETIVAS (ACT): fase do processo na qual as melhorias são obtidas no curso normal das operações e as ações futuras são planejadas visando oportunidades de melhoria. Este ciclo sempre é repetido dando continuidade aos sucessos das melhorias anteriores.

7 O ciclo PDCA A obtenção da Melhoria Continua feita através do Método de Análise e Soluções de Problemas M.A.S.P. que segue a sistemática do Ciclo P.D.C.A. é uma excelente metodologia para as organizações.

8 M.A.S.P Visão Geral Por que necessitamos de um processo de solução de problemas? Problemas fazem parte do nosso dia-a-dia; O processo pode ser usado por indivíduos e grupos; O processo pode ser usado em todos os níveis da organização; É uma metodologia simples, fácil de aplicar; É uma ferramenta de melhoria contínua Precisamos de um processo de solução de problemas porque não somos bombeiros para trabalhar apenas com emergências

9 M.A.S.P Visão Geral Mostraremos a seguir uma estrutura formada pela descrição das sete etapas do M.A.S.P; Nestas etapas podemos utilizar ferramentas que facilitam o processo e nos permitem cumprir a etapa específica de forma mais eficiente; na tabela, são apontadas as sete ferramentas do controle da qualidade, que podem ser utilizadas neste contexto. As sete ferramentas da qualidade não fazem parte do nosso objeto de estudo, o M.A.S.P especificamente, e sua utilização para ações corretivas. Caso você não as conheça, ou não saiba utilizá-las, a Com.Êxito disponibiliza um curso específico sobre este tema; Esta abordagem é chamada, de Ciclo de Melhoria da Qualidade, ou Solução de Problema.

10 M.A.S.P Visão Geral Fluxo O que fazer? Como fazer? Observações 1 Identificar o problema Técnicas de Brainstorming Envolver todas as pessoas que fazem parte do processo 2 Observar o problema Fluxograma Levantar fluxogramas in loco 3 Analisar o problema Diagrama de causa e efeito Participação de todas as pessoas envolvidas no processo Preencher corretamente 4 Propor plano de ação Discussão das pessoas envolvidas no processo Certificar de que as ações devem ser tomadas sobre as causas. Assegurar à cooperação de todo o pessoal envolvido. 5 Agir Treinamento Plano e Cronograma Treine todas as pessoas envolvidas no processo. Divulgue o plano a todos. 6 Acompanhar Folha de Verificação Diagrama de Pareto Carta de Tendência Verificar se a ação está sendo efetuada e colher os resultados bons ou ruins. 7 Padronizar Fluxogramas Procedimentos Manuais Aprovar e implantar compete às gerências. Estabelecer o novo procedimento e comunicar a data de início da nova sistemática e as áreas que serão efetuadas. Evitar que um problema resolvido apareça devido o não cumprimento dos padrões estabelecidos. (controle)

11 M.A.S.P Visão Geral Esta tabela inclui as sete etapas do Método de Análise e Solução de Problemas. Nós necessitamos da equipe certa (com a combinação da personalidade certa e da experiência certa) para resolver o problema. Nós também precisamos divulgar os sucessos obtidos aos outros integrantes da organização. Isto ajuda a: Dar reconhecimento aos participantes; Preservar o conhecimento com as lições aprendidas; Auxiliar os outros a aprenderem com a experiência partilhada; Celebrar o sucesso tornando-o visível e Gerar novas idéias de melhoria.

12 Relação PDCA x MASP Para entendermos melhor a relação entre o PDCA e o MASP, podemos fazer uma comparação, indicando para cada etapa do ciclo PDCA, as etapas do MASP equivalentes. PDCA P Plan (Planejar) D- Do (Fazer) C- Check (Verificar) A Act (Agir) 1 Identificar o problema 2 Observar o problema 3 Analisar o problema 4 Propor plano de ação 5 Agir 6 Acompanhar 7 Padronizar MASP

13 M.A.S.P - 1º Etapa: Identificar o problema Conceito de Problema Problema é um desvio, uma não-conformidade entre uma situação ideal (resultados esperados) e uma situação real (resultados obtidos). A existência de não-conformidade (desvios, discrepâncias, etc.) em determinada atividade, equipamento, processo ou mesmo indivíduos é que possibilita a afirmação da ocorrência de um problema. A 1º Etapa do processo de solução de problemas inicia-se pelo reconhecimento de um desvio ou mesmo pela identificação de vários desvios existentes, sua caracterização e a seleção dos problemas a serem tratados, em função da sua prioridade. A caracterização de um problema implica na descrição da situação de não-conformidade em termos claros, específicos, e se possível, mensuráveis.

14 M.A.S.P - 1º Etapa: Identificar o problema Podemos dizer que a primeira etapa do MASP tem como objetivos: Conhecer a situação atual; Identificar as situações que exigem ação; Identificar desvios e oportunidades contidos em cada situação; Definir o foco de ação; Avaliar e priorizar as situações (desvios e oportunidades com base na análise de indicadores relativos à importância, urgência e tendência; Enunciar a situação a ser analisada de forma objetiva e precisa; Enunciar os resultados esperados, as condições e os requisitos a serem observados, além dos recursos a serem utilizados.

15 M.A.S.P - 1º Etapa: Identificar o problema Existem algumas perguntas que podemos recomendar para esta etapa: 1. Qual o problema que estamos, de fato, tentando resolver? 2. O que demonstra que a não-conformidade ocorre? 3. As informações foram baseadas em fatos ou em suposições? 4. As informações recebidas são verdadeiras, completas e atuais? 5. As informações foram passadas de forma objetiva, isenta de julgamentos? 6. Tendo em vista as informações disponíveis, o tempo, as perspectivas e a situação atual, qual a prioridade a ser dada para a situação? 7. Há tempo para se investigar e descobrir as causas antes de novas decisões e ações? 8. As pessoas que precisam estar a par da avaliação já foram informadas? 9. Está havendo cuidado para não existir exagero na aplicação de esforços e recursos? 10. Podemos transformar esse problema numa oportunidade de melhoria?

16 M.A.S.P - 1º Etapa: Identificar o problema É importante também que evitemos práticas que possam atrapalhar nosso foco de ação, ou atrasar o processo. Por isso temos a seguir uma pequena lista de práticas comuns, a serem evitadas: Não se ter ainda definida a situação e partir para a ação; Partir para avaliações subjetivas, sem definir objetivos ou resultado esperado; Deixar de lado a identificação clara da nãoconformidade e buscar os culpados; Não obter as informações diretamente na origem (por auto-suficiência ou esquecimento); Não avaliar a gravidade real da situação, deixando de estabelecer a prioridade; Deixar-se afetar emocionalmente em situações desfavoráveis, não enxergando oportunidades de reversão e mudança da situação.

17 1º Etapa: Estrutura Para realizar a primeira etapa teremos então a seguinte estrutura de atividades a realizar: 1.1 Levantar a importância / gravidade do problema; 1.2 Histórico do problema; 1.3 Perdas Atuais; 1.4 Envolver a equipe; 1.5 Definir o problema; 1.6 Designar o responsável.

18 1.1 Levantar a importância / gravidade do problema Para esta atividade da primeira etapa devemos coletar fatos e dados que comprovem a real importância do problema; Para isto, podemos utilizar como ferramentas, relatórios, fluxogramas e técnicas de brainstorming; Um formulário simples pode ser utilizado para orientar esta atividade: O que? Onde? Quando? Quanto?

19 1.2 Histórico do problema Nesta atividade, devemos levantar todo o passado do problema e como ele chegou a este ponto. Assim saberemos se o problema está aumentando, diminuindo ou se permanece estável; Podemos utilizar para esse levantamento, buscas de arquivos e gráficos que estejam relacionados ao problema em questão;

20 1.3 Perdas Atuais Nesta terceira atividade da primeira etapa, devemos verificar qual a perda de desempenho nas condições atuais e quanto precisa ser melhorado. Para isso podemos utilizar relatórios, planilhas, gráficos e caso esses dados não estejam disponíveis, pesquisas precisam ser feitas no local de acontecimento do problema para obtenção de dados que nos permitam essa avaliação de perdas atuais ocasionadas pelo problema em questão; Para essa coleta de dados podemos utilizar folhas de verificação, e mesmo questionar as pessoas envolvidas nos processos que estão relacionados ao problema.

21 1.4 Envolver a equipe Demonstre a importância, o histórico e as perdas atuais levantadas. Nesta etapa, tudo deve ser feito de forma a conseguir o reconhecimento e engajamento geral do problema por todas as pessoas envolvidas no processo; Se o pessoal não entender completamente a importância do problema, não haverá um esforço total para solucioná-lo ou o problema será abandonado antes da sua completa solução; Para esta etapa devemos realizar uma reunião com a equipe que precisamos engajar na solução do problema. Neste espaço de discussão, que deve ser realizada como uma reunião de bainstorming, onde todos devem poder opinar, teremos a oportunidade de criar nas pessoas a consciência da importância da atuação de todos para a realização de melhorias.

22 1.5 Definir o problema Nesta reunião com a equipe envolvida no problema, podemos aproveitar para completar a próxima atividade, que é a definição do problema em um enunciado claro. A opinião dos presentes pode ajudar muito nesta definição; Deixe o problema bem definido; Nosso problema ainda é macro, e pretendemos deixá-lo bem específico para descobrir a causa; A fase conclui com um enunciado do problema desta vez acrescentando dados que o tornarão mais específico.

23 1.6 Designar o responsável Designe de forma oficial uma pessoa para encarregar-se do problema; Deixe de buscar culpados pelo problema e invista no esforço geral para que o problema não volte a ocorrer; A definição de responsabilidade é importante para que todos saibam a quem devem se reportar com relação à dúvidas, mudanças, ou outras questões relacionadas ao problema, e também para que fique claro quem deve ser cobrado pela solução do problema; Nesta etapa podemos definir também os resultados esperados: O que Onde Quanto Até quando? Aumentar Reduzir Eliminar

24 Exemplo Uma empresa fabricante de defensivos agrícolas, buscando atender a legislação federal. que obriga o fabricante a dar destinação adequada às embalagens vazias dos produtos já utilizados pelos compradores, encontrou um problema no reuso de um tipo específico de embalagens; A embalagem de plástico do produto AgroProtex deveria passar por um processo de descontaminação e ser reutilizada na produção do mesmo produto; Porém, percebeu-se a cerca de 45 dias que estas embalagens sofrem distorções em sua forma com o processo de descontaminação, o que causa inutilização de 300 unidades e perdas de material equivalente a R$ 5.000,00 por dia de produção; Vamos proceder à primeira etapa do M.A.S.P para facilitar a identificação do problema.

25 Exemplo 1.1 Levantar a importância / gravidade do problema: O que? Onde? Quando? Quanto? Distorções nas embalagens de AgroProtex para reuso. Processo de descontaminação das embalagens. Detectado o problema à 45 dias. 300 unidades / dia. 1.2 Histórico do problema: Buscando os relatórios do setor de produção, pode-se verificar que as distorções começaram à 45 dias atrás quando aproximadamente 1/3 do total das embalagens (o equivalente a 300 peças) começaram a sofrer distorções; Desde essa data o problema permaneceu ocorrendo da mesma forma e na mesma proporção.

26 Exemplo 1.3 Perdas Atuais: Segundo o relatório de produção, são inutilizadas pelas deformações em média, 1/3 das embalagens que são descontaminadas por dia, o que em números absolutos é cerca de 300 embalagens / dia; Representa perdas de R$ 5.000,00 diários, sendo um acumulado total de R$ ,00 nos 45 dias em que se apresentou o problema; 1.4 Envolver a equipe: é realizada uma reunião com os envolvidos no processo de reutilização das embalagens, para dar conhecimento a todos da importância e gravidade do problema e por um processo de brainstorming levanta-se 3 possíveis causas: Temperatura da água utilizada na descontaminação muito alta; Deformação mecânica pelo transporte das embalagens pela maquinaria do processo; Deformação resultante de reação química entre produtos descontaminantes e o plástico.

27 Exemplo 1.5 Definir o problema: na reunião com a equipe foi claramente definido o problema: Deformações ocorridas em média em 1/3 das embalagens de AgroProtex que passam pelo processo de descontaminação para reuso. 1.6 Designar o responsável: O engenheiro de produção responsável pela área ficou responsável pelo acompanhamento do problema para sua resolução.

28 Exercício Observando a seguinte situação apresentada, elabore um esquema simples contendo as 6 atividades da primeira etapa do M.A.S.P Identificar o problema; Uma cooperativa de costureiras com 25 integrantes, tem como problema o mau aproveitamento dos tecidos utilizados, o que ocasiona uma grande geração de retalhos inutilizáveis e conseqüente perda de material e dinheiro; Segundo relato da presidente da cooperativa, a quantidade de retalhos perdidos em média por mês, é de 250 metros de tecido, sendo que o preço deste tecido é de R$ 10,00 por metro; A cooperativa foi fundada à apenas 3 meses, e desde o início das atividades vem encontrando a mesma dificuldade; Maria Augusta, a presidente da cooperativa, solicita então a sua ajuda para resolver este problema, e se prontifica à ajudá-lo no que for preciso.

29 Exercício - Resposta M.A.S.P 1ºEtapa: Identificar o problema Levantar a importância / gravidade do Problema O que Onde Quando Quanto Desperdício de material, por excesso de sobras de pano inutilizáveis. Processo de desenho e corte das peças. Vem ocorrendo desde a fundação à 3 meses. 250 m de tecido perdidos por mês, em média. 1.2 Histórico do problema O problema vem ocorrendo desde a fundação da cooperativa, o que gerou um estoque de retalhos não utilizados nestes 3 meses. 1.3 Perdas Atuais A cooperativa perde em material R$ 2.500,00 por mês em material que deixa de ser utilizado.

30 Exercício - Resposta 1.4 Envolver a equipe Uma reunião com todos os integrantes para colher opiniões, sugestões e dar a todos a consciência do problema é realizada. Nesta reunião são levantadas três hipóteses de causa: Desenho inapropriado das peças no tecido; Corte inexato que leva erros e perdas de peças; Falta de planejamento de reuso de retalhos maiores que poderiam ser utilizados para outras peças; 1.5 Definir o problema Na reunião apontada no item acima, define-se claramente o problema: Ineficiência no corte e uso do tecido, ocasionando excesso de retalhos e perdas de R$ 2.500,00 por mês, em média Designar o responsável Pela disposição apresentada, e por ser a presidente da pequena cooperativa, é sugerida como responsável, Maria Augusta, para acompanhar o desenvolvimento da solução para o problema.

31 Fim do Módulo 1