Resumo prático do Guia De Simplificação de Processos

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1 Resumo prático do Guia De Simplificação de Processos

2 Introdução: O Guia de Simplificação de Processos indica a utilização de ferramentas que são essenciais para o desenvolvimento desta simplificação. Desta forma este resumo do guia tem como objetivo orientar a melhor utilização prática das ferramentas em ordem de utilização segundo o Guia de Simplificação. Sempre que se precisar priorizar problemas, o Guia sugere o uso da matriz G.U.T. (gravidade/ urgência/ tendência). Gravidade diz respeito ao custo, ao quanto se perderia pelo fato de não se melhorar determinado processo de trabalho ou adotar determinadas medidas de inovação deste processo; Urgência - refere-se ao prazo necessário para implementar melhorias ao processo, em que espaço de tempo o processo deve ser melhorado, sob o risco de causar danos; Tendência - refere-se à inclinação do processo em piorar, o grau de propensão em tornar-se problemático ou em agravar sua situação. Estes critérios são pontuados com valores 1, 3 ou 5, conforme a tabela abaixo. Numa equipe, as pontuações não são individuais, e sim de consenso, atingidos após as discussões necessárias A tabela abaixo mostra um exemplo de priorização de processos/problemas: G U T PONTOS Processo Gravidade Urgência Tendência Licitação Compra direta Compra por inexigibilidade A pontuação dada em cada linha (problema) deverá ser multiplicada (GxUxT), e dessa forma o processo /problema que obtiver a maior pontuação será priorizado. PASSO 1: Levantamento das Etapas dos Processos Nesta fase são levantados os principais processos executados pelo setor as etapas/atividades que compõem os processos em análise. PASSO 2: Levantamento das Normas

3 Norma/Ano Esfera de Criação Ementa Grau de Impacto no processo Fluxos relativos Instrução Normativa 02/98 Federal Dispõe sobre regras e diretrizes para a contratação de serviços, continuados ou não. ALTO Prestação de serviço manutenção Manutenção e execução de serviço GQ - 01/2009 Interna Este procedimento fixa condições, padroniza, define e estabelece regras e recomendações sobre os métodos de conservação e limpeza de materiais e superfícies dos laboratórios do CPqRR. SAG - 01/03 Interna Este procedimento fixa condições, padroniza, define e estabelece regras que devem ser aplicadas à codificação dos equipamentos, componentes e instrumentos do CPqRR servindo de referência para elaboração do Plano Mestre de Manutenção e Plano Mestre de Calibração. Médio ALTO Fluxo limpeza Cadastro de equipamentos Nesta fase realiza-se também o levantamento das normas (leis, portarias, instruções normativas, POP etc) que controlam ou regem os processos setoriais, preenchendo-se uma tabela como a do exemplo a seguir: PASSO 3: Identificação dos elementos do processo Os processos são constituídos de quatro elementos principais: fornecedor, entradas/insumos, saída/produtos e cliente/usuário) que são encandeados seqüencialmente: Fornecedor: É a pessoa/área de trabalho que envia/fornece/disponibiliza o insumo necessário para a realização de determinada etapa. Entrada/Insumo: É a informação/documento/material /atividade realizada necessária para que se desenvolva a etapa, sem o qual não é possível realizá-la. Saída/Produto: É a informação/documento/material /atividade realizada produzido pelo executor da etapa. É o resultado do trabalho Cliente: É a pessoa/área de trabalho a quem se destina o resultado do trabalho. Aquele que receberá o que foi gerado pelo executor da etapa. O Guia sugere que se preencha uma tabela como a exemplificada abaixo. Fornecedor Entrada/Insumo Processo Produto/Saída Cliente/Usuário De onde vem? O que vem? O que você faz com isso? O que sai? Para onde vai? Usuário Solicitação de manutenção preventiva Providencia Serviço Serviço executado Usuário SAG Serviço executado Confere serviço Serviço validado SAG

4 Usuário Serviço validado Solicita pagamento Serviço com solicitação de pagamento SAFI Após a identificação destes elementos do processo procede-se a elaboração e desenho dos fluxogramas atuais do setor. PASSO 4: Construindo o Fluxograma Fluxogramas são representações gráficas dos fluxos de trabalho para a execução dos processos, mostrando a seqüência de ações e seus responsáveis. As formas usadas nos fluxogramas da Fiocruz têm o seguinte significado: Atividade Decisão Documento Depósito de informações/ banco de dados A seguir um exemplo de parte de um fluxograma elaborado para representar o processo de compra de material-serviço: PASSO 5: Analise do processo Inicialmente deve-se fazer uma seção de identificação dos problemas que afetam o processo. A melhor ferramenta é um brainstorm ou toró de idéias, onde as pessoas escrevem os problemas com no máximo 3 ou 4 palavras num post-it amarelo, ou cartelas que podem ser afixadas de alguma forma que todos possam ver. Após este levantamento de todos os problemas acerca de um processo, devem-se agrupar estes problemas de forma que os mesmos fiquem em categorias similares. Lembrar que o problema de um processo é de não conseguir entregar o produto prometido no prazo e com a qualidade combinada com o cliente/usuário. As causas dos problemas estão no processo em si. A análise de causa e efeito deve ser feita posteriormente ao levantamento de problemas. Deve-se levar em consideração que todo problema deve ser entendido como sendo o efeito de uma ou várias causas

5 geradoras, portanto, solucionar problemas é atuar nas suas respectivas causas e não nele diretamente. Para realizar esta analise de causa e efeito a ferramenta proposta é o diagrama de Ishikawa, que tem em sua extremidade o efeito das causas representadas ao longo da espinha de peixe. A seguir um exemplo de diagrama de Ishikawa realizado com a Licitação- Serviços : Os problemas/efeitos e suas respectivas causas são transferidos para um Cronograma de Encaminhamentos, onde para cada causa relevante são propostas ações para solução, com seus respectivos responsáveis, prazos e resultados esperados, preenchendo uma tabela conforme o exemplo a seguir: Cronograma de Encaminhamento Problemas Causas Ações para Solução Responsável Prazos Resultados Esperados DIFICULDADE NA GESTÃO PROCESSUAL Não publicação do contrato no dou e outras não conformidades Check list PARA CADA TIPO De processo (na capa interna do processo físico) Paulo Final de março Garantir que o processo não seja liberado do setor sem cumprimento de todas as fases PASSO 6: Necessidades do processo Neste passo é definida a finalidade do subprocesso, são identificadas as necessidades do Clientes/Usuários, e são também identificados os recursos necessários para a realização do subprocesso como máquinas, matérias primas e softwares). Tendo preenchido ao final, duas tabelas, semelhantes às do exemplo a seguir: Necessidade dos clientes/usuários Quantificação do bem/serviço Especificação correta do bem/serviço Prazo de entrega/local da entrega Recursos necessários

6 1 micro computador Mesas e cadeiras Sala adequada Após as duas tabelas preenchidas, torna se possível o preenchimento do Diagrama de Interação do processo, que deve ser preenchido conforme o exemplo abaixo: FINALIDADE Elaborar o Edital de Licitação ENTRADAS SUB-PROCESSO SAÍDAS SAFI Processo com Reserva orçamentária Confecção do EDITAL Processo com Edital publicado (pregoeiro) Recursos Necessidades do Pontos de Controle Legislação SGA-Protocolo Cliente Data de recebimento do SAFI até 1º envio à PF Pessoas Licitaweb Comprasnet Mat escritório e TI Web office (Pregoeiro e equipe) Edital aprovado Data do 1º envio à PF até publicação Serpro Especial atenção deve ser dada aos Pontos de Controle que são aqueles que geram regras ou restrições quanto à execução do processo de trabalho (aqueles que impactam a execução do processo de trabalho). Estes pontos de controle identificados deverão servir de subsídio para orientar a construção dos indicadores. PASSO 7: Analise e melhoria dos subprocessos Envolve a analise de coesão e acoplamento dos sub-processos, identificando lacunas ou superposição de ações e responsabilidades, buscando a eliminação de retrabalho e de ações desnecessárias, analise da omissão ou sobreposição de etapas, alem da analise de falhas nas etapas. Tendo ao final desta analise as mudanças, as mesmas deverão ser colocadas em andamento tornando assim o possível o giro do ciclo PDCA nos processos, o que impulsiona as melhorias continuas organizacionais. PASSO 8: Elaboração do novo fluxograma Registrar as mudanças no fluxograma atual a serem realizadas, de modo a representar graficamente o novo processo estabelecido pela equipe.

7 PASSO 9: Indicadores Os indicadores são propostos para que possamos, sistemática e continuamente, medir e avaliar a eficiência, a eficácia e a efetividade dos processos. Indicadores são definidos e escritos com o uso da linguagem matemática e servem de parâmetros de referencia para medir os itens citados anteriormente. A seguir, alguns exemplos de indicadores: 1 - Indicador de eficácia (benefícios imediatos) do subprocesso Requisição = quantidade de solicitações atendidas no prazo em relação ao total de solicitações pedidas. 2 - Indicador de eficiência (custo-benefício) do subprocesso Requisição = total de recursos empregados por seção. 3 - Indicador de efetividade (benefícios globais) do subprocesso Requisição = quantidade de solicitações atendidas no prazo em relação ao total de solicitações efetuadas em três anos. Cada indicador estabelecido deverá ter uma faixa de aceitação, como por exemplo, no indicador 1: O valor do indicador deve estar entre 60% e 80%, ou seja, das solicitações pedidas, entre 60% e 80% devem ser atendidas. A tabela de cadastro dos indicadores deve ser preenchida indicando o nome do Subprocesso, a área responsável pelo indicador, a pessoa responsável e o nome do indicador.deve conter na tabela de cadastro do indicador o tipo do indicador, o que mede, a faixa de aceitação, unidade de medida e possíveis interpretações. Dessa forma deve se preencher o cadastro de indicadores conforme o exemplo que se segue:

8 Cadastro de Indicadores Nome do Subprocesso LICITAÇÃO DE SERVIÇOS POR PREGÃO ELETRÓNICO Nome do Indicador PRAZO MÉDIO DE COMPRA Área Responsável SAM Unidade de Medida DIAS Nome do Responsável CHEFIA DO SAM Tipo EFICÁCI A Versão (26ABR11 ) Descrição Indicador do Fórmula de Cálculo Origem dos componentes da fórmula de cálculo MEDE O TEMPO GASTO DA CONSOLIDAÇÃ O DA RCO ATÉ A ENTREGA DO PROCESSO AO N UCON PARA GESTÃO CONTRATUAL EXPRESSA EM DIAS CORRIDOS PLANILHA DO SAM PARA ACOMPANHAMENTO DE PROCESSOS Interpretações Possíveis QUANTO MENOR MELHOR Periodicidade de Aplicação ANUAL Periodicidade de Avaliação ANUAL Faixa de Aceitação AVALIAR HISTÓRICO CONSULTAR OUTRAS UNIDADES A aplicação do sistema de medição do desempenho é feita pelo(s) próprio(s) executor (es) do processo, e dessa forma, após a construção dos indicadores, resultados dos subprocessos deverão ser coletados para a construção dos indicadores. A seguir um exemplo de formulário adequado para aplicação de indicadores.

9 Após a aplicação dos indicadores, torna-se possível a avaliação dos mesmos, que tem como objetivo investigar os motivos que levaram o setor a obter tais resultados, propondo ações ou de manutenção dos resultados, ou de ações para a melhoria dos resultados, ou até mesmo a mudança do próprio indicador.