Conceitos Básicos de Word

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1 Conceitos Básicos de Word Autor: BRUNO RAFAEL BARBOSA

2 Word INTRODUÇÃO O Word para Windows ou NT, é um processador de textos cuja finalidade é a de nos ajudar a trabalhar de maneira mais eficiente tanto na elaboração de documentos simples, quanto naqueles que exijam uma editoração mais elaborada. Permite a organização de textos através de tópicos, possibilita a localização e substituição de uma palavra ou frase, por outra informação etc. PRINCIPAIS RECURSOS DO WORD Formatação do texto: utiliza diversos tipos de fontes (tamanho, cor, efeitos especiais, etc.) altera margens, recuos e espaçamento, insere bordas, linhas e molduras para dar destaque a partes do texto, etc. AutoFormatação: cria listas com marcadores e bordas a medida em que se digita. Tabela: possibilita a organização de informações. Autocorreção: na medida em que se vai digitando o texto, é feita uma avaliação a cada palavra digitada incorretamente. INICIANDO O WORD Iniciando o Word pelo menu Iniciar 1. Acionar o botão "Iniciar" através das teclas Ctrl + Esc, na seqüência utilize a seta para baixo até localizar a lista de todos os programas. 2. Em seguida, acione seta para direita. 3. Depois, seta para baixo até encontrar a opção "Microsoft Word", que deverá ser escolhida pressionando-se Enter. Iniciando o Word através do atalho Estando na Área de Trabalho, localizar o ícone de atalho para o Word e pressionar Enter.

3 A JANELA DE DOCUMENTO Ao se iniciar o Word, além da sua janela padrão, surge uma outra chamada de "janela de documento". As janelas de documentos são criadas com um nome genérico de Documento n, onde n é um número que identifica a quantidade de documentos criados. Por exemplo: Documento1, Documento2, etc. Não devemos nos preocupar com esse número uma vez que é o próprio Word que o determina. Somente quando o Word é iniciado, a janela de documento é denominada "Documento1". Essa janela é o local onde o texto será digitado. Sua área padrão disponível tem 21,59 X 27,94 centímetros (tamanho do papel Carta), com margens esquerda e direita de 3,17 e margens superior e inferior de 2,54 centímetros. Vamos descrever as principais partes da janela do Word. 1. Barra de título: exibe "Microsoft Word" e o nome do documento ativo quando sua janela estiver maximizada. 2. Barra de Menus: contém a lista dos menus disponíveis. 3. Barra de Ferramentas: Padrão e Formatação respectivamente, fornecem um acesso rápido aos comandos dos menus. 4. Área de texto: onde são digitados e/ou exibidos os textos. 5. Ponto de inserção: indica o local onde serão inseridos os caracteres, figuras, etc. ACENTUAÇÃO Caracteres acentuados são gerados pressionando-se a tecla do acento desejado, antes da letra a ser acentuada. Primeiro vamos localizar no teclado, cada tecla para acentuação. Agora, vamos digitar algumas palavras para tirarmos as dúvidas: Agudo : máquina, útil, é, avó, água, café, óculos;

4 Crase : à, àqueles, À (no nosso idioma, apenas a letra a leva este acento); Circunflexo : incêndio, avô, você, lâmpada; Aspas, Trema: seqüência, freqüente (no nosso idioma, apenas a letra u leva este acento); Til: não, aviões, melão, reflexões; Cedilha: cansaço, faça, coração, construções. MOVENDO O PONTO DE INSERÇÃO ATRAVÉS DO TECLADO Através de algumas teclas, vamos aprender a nos movimentar pelo texto. USE A TECLA seta para a esquerda seta para a direita seta para cima seta para baixo Ctrl + seta para a esquerda Ctrl + seta para a direita End Home Ctrl + seta para cima Ctrl + seta para baixo Pg Dn Pg Up Ctrl + Pg Dn Ctrl + Pg Up Ctrl + End Ctrl + Home Alt + Seta para Baixo Alt + Seta para Cima PARA Um caractere para a esquerda Um caractere para a direita Uma linha anterior Próxima linha Uma palavra para a esquerda Uma palavra para a direita Final da linha Início da linha Parágrafo anterior Próximo parágrafo 10 linhas acima 10 linhas abaixo Parte inferior da janela Parte superior da janela Final do documento Início do documento Desloca um parágrafo abaixo Desloca um parágrafo acima

5 DIGITANDO Agora que já conhecemos a tela principal do Word, podemos começar a digitação do texto, uma vez que um documento (Documento 1) foi aberto automaticamente. Dicas: A tecla <Enter> só deve ser pressionada quando o parágrafo terminar, ou seja, após o ponto final. Deixar sempre um espaço após a virgula (, ), o ponto final (. ) e os sinais de exclamação (! ) e interrogação (? ) para que a edição do texto possa ser mais correta. Deixar uma linha em branco entre os parágrafos, para facilitar a leitura. Para começarmos, digite o texto abaixo sem preocupar-se com a acentuação: Observação: A cada palavra digitada, pressione a tecla <Enter>. PROCESSADOR DE TEXTOS <Enter> <Enter> <Enter> Trabalhar com um processador de textos é mais eficiente, devido aos inúmeros recursos que ele possui. <Enter>. <Enter> Não precisamos mais nos preocupar com a margem direita ou com as centralizações que sempre nos faziam perder tempo. <Enter>. <Enter>. Percebe como é fácil?! SALVANDO O ARQUIVO Enquanto se edita um documento, o trabalho é armazenado apenas na memória. Para que possamos utilizá-lo novamente é necessário que ele seja gravado em disco. Para gravar um documento, siga os passos abaixo:

6 Acesse o menu Arquivo pelas teclas ALT + A e escolha a opção "Salvar" (Control B), ou se preferir, selecione a opção "Salvar Como"(tecla F12). Determine a pasta ou unidade onde o arquivo deve ser gravado. Dar um nome ao arquivo (EXEMPLO) e acessar a opção "Salvar". Acesse o menu Arquivo pelas teclas ALT + A e escolha a opção "Salvar" ou se preferir pelo atalho "Ctrl + B". Determine a pasta ou unidade onde o arquivo deve ser gravado. Dar um nome ao arquivo (EXEMPLO) e acessar a opção "Salvar". Observações: 1. Os arquivos gerados pelo Word, recebem a extensão DOC. 2. Para fechar um arquivo no Word, acione o Menu Arquivo e a seguir escolha a opção Fechar ou pelo atalho "Ctrl + W". 3. Para abrir um novo arquivo ou um documento em branco, devemos acionar o Menu Arquivo e a seguir a opção Novo ou pelo atalho "Ctrl + O". SAINDO DO WORD Saindo do Word Para finalizar o Word, acione o menu Arquivo, opção "Sair" ou pelo atalho ALT + F4. Se algum arquivo tiver sido alterado e não foi salvo, será exibida uma caixa de diálogo, com a seguinte informação: Observação: Pressione Tab para ouvir a mensagem.

7 BARRA DE FERRAMENTAS As barras de ferramentas têm por função agilizar a execução dos comandos mais utilizados no Word. Para ir até as Barras de Ferramentas, você deverá primeiramente pressionar a tecla ALT ou F10 uma vez, que ativará a Barra de Menus. Na seqüência pressione as teclas Ctrl + TAB que o levará até a Barra de Ferramentas Padrão. Acionando mais uma vez o Ctrl + TAB, estará na Barra de Ferramentas de Formatação. Para retornar uma barra acima, pressione as teclas Ctrl + Shift + TAB. Vamos descrever agora, os botões da Barra de Ferramentas Padrão: A próxima Barra de Ferramentas que vamos descrever é a de Formatação. Como o próprio nome indica, ela é utilizada para formatarmos o documento. Observação: Para acessar os itens ocultos disponíveis nas barras de ferramentas do Word XP, é necessário que você localize e pressione o botão "Opções da barra de ferramentas". RECURSOS BÁSICOS DE EDITORAÇÃO A partir de agora, iremos utilizar os recursos básicos que um processador de textos dispõe para nos facilitar na elaboração dos nossos documentos. ABRINDO UM ARQUIVO EXISTENTE Primeiro será necessário acionar o Menu Arquivo e na seqüência a opção "Abrir". Pressione TAB até encontrar a opção "Examinar" e acione a tecla F4 para abrir a caixa combinada, selecione a unidade de disco desejada através das setas e do Enter e caso haja necessidade, selecione também, a pasta onde está o arquivo a ser aberto.

8 Uma vez selecionada a unidade e/ou pasta apropriada, basta posicionar no nome do arquivo e em seguida pressionar Enter ou TAB até localizar o botão "Abrir". Para Fechar o arquivo pressione Control F4 CORRIGINDO ERROS DE DIGITAÇÃO A correção de erros de digitação é uma operação bastante simples. Para corrigir a palavra que o próprio Word identifica como errada (ela ficará sublinhada) basta proceder da seguinte forma: Acionando as teclas ALT + F7 o Word selecionará a primeira palavra do texto, pressione a tecla ESC e depois a tecla ponto para que ele leia a palavra encontrada. Com as teclas Alt + 7 (estando com a opção "Detectar capitalização em modo verbose" marcada no Painel de controle do Virtual Vision), ele soletrará a palavra, informando inclusive a ocorrência de letras maiúsculas e minúsculas. Em seguida acione as teclas Shift + F10, que abrirá um menu com uma série de possíveis palavras para que seja feita a correção. Com a seta para baixo encontre a palavra correta e pressione Enter para corrigi-la. Para que o Word continue encontrando as palavras erradas basta repetir o mesmo procedimento. Caso nenhuma palavra seja a adequada, basta pressionar Enter na opção "Ignorar tudo". Normalmente, esta opção é utilizada quando o Word encontra termos técnicos, em outro idioma ou palavras pouco comuns que não fazem parte do seu dicionário. O Word permite armazenar uma palavra que constantemente será utilizada através da opção "Adicionar". Observação: Executando as ações descritas acima no Word XP, além da correção ortográfica é também realizada simultaneamente a correção gramatical. EXCLUINDO TEXTO As teclas discriminadas a seguir, permitem apagar um texto digitado errado.

9 USE Backspace Control + Backspace Del PARA Excluir um caractere à esquerda do ponto de inserção Excluir uma palavra à esquerda do ponto de inserção Excluir um caractere à direita do ponto de inserção ou texto selecionado INSERINDO TEXTO Todo texto será inserido à esquerda do ponto de inserção. Exemplo: Esteja com o arquivo EXEMPLO.DOC aberto. Posicione o ponto de inserção à esquerda da palavra "eficiente" no primeiro parágrafo. Em seguida digite a palavra "muito". Dessa forma a palavra "muito" foi inserida antes da palavra eficiente. Observação: O texto a ser inserido pode ser um caracter, uma palavra, uma frase, um parágrafo ou até mesmo várias páginas. DESFAZENDO ENGANOS Caso façamos alguma coisa por engano no arquivo, basta acionar o Menu Editar e escolher a opção "Desfazer Digitação" (atalho: Ctrl + Z). ou a opção "Refazer Digitação"(atalho: Ctrl + R), que é utilizada quando selecionamos por engano a opção Desfazer. SELEÇÃO DE PARTES DO DOCUMENTO A utilização de um processador de textos, nos permite o uso de inúmeros recursos de edição: negrito, itálico, cores, bordas, etc. Como nem sempre esses recursos serão usados no documento inteiro, há a necessidade de selecionarmos a região onde eles serão aplicados. O modo mais fácil de selecionar pequenos blocos de texto consiste em pressionar a tecla <Shift> e uma tecla de seta na direção desejada.

10 USE Shift + seta para a direita Shift + seta para a esquerda Shift + seta para cima Shift + seta para baixo Shift + Home Shift + End. Ctrl + T Ctrl + Shift + seta para a direita Ctrl + Shift + seta para a esquerda Ctrl + Shift + End. Ctrl + Shift + Home PARA Selecionar caracter a caracter à direita do ponto de inserção. Selecionar caracter a caracter à esquerda do ponto de inserção. Com o ponto de inserção no início de uma linha, selecionar as linhas superiores. Com o ponto de inserção no início de uma linha, selecionar as linhas inferiores. Selecionar a linha à esquerda do ponto de inserção. Selecionar a linha à direita do ponto de inserção. Selecionar todo o documento. Com o cursor no início da palavra, seleciona uma palavra a direita do ponto de inserção. Com o cursor no final da palavra, seleciona uma palavra a esquerda do ponto de inserção. Seleciona da posição do cursor, até o final do texto. Seleciona da posição do cursor, até o início do texto. Observação: Para cancelar a seleção, basta pressionar uma das teclas de seta. MOVENDO E COPIANDO TEXTOS Para mover ou copiar regiões selecionadas, utilizamos os comandos Copiar, Recortar e Colar. Movendo uma seleção utilizando a Área de Transferência Selecionar a região desejada através do <Shift> e das setas. Acionar o Menu Editar através das teclas ALT + E e escolher a opção "Recortar" (Atalho: Ctrl + X). Posicionar o cursor no local desejado e acionar novamente o Menu Editar opção "Colar" (Atalho: Ctrl + V). Copiando uma seleção utilizando a Área de Transferência Selecionar a região desejada através do <Shift> e das setas. Acionar o Menu Editar através das teclas ALT + E e escolher a opção "Copiar" (Atalho: Ctrl + C).

11 Posicionar no local desejado e acionar novamente Menu Editar opção "Colar" (Atalho: Ctrl + V). Observação: Em quanto nenhuma outra informação for movida ou copiada para a Área de Transferência, podemos "colar" seu conteúdo quantas vezes forem necessárias. RECURSOS BÁSICOS DE FORMATAÇÃO Descreveremos agora, como preparar um documento com as características desejadas, aprendendo o conceito e os tipos de formatações existentes. Formatar um documento, como o próprio termo indica, é simplesmente dar "forma" a ele. Isso significa, colocar efeitos (negrito, itálico, sublinhado, entre outros), mudar o espaçamento entre as linhas, as margens, etc. É importante saber que na formatação de um documento, existem níveis que devem ser compreendidos: caractere, parágrafo e documento. FORMATANDO CARACTERES Caracteres são letras, números e símbolos e sua formatação determina como eles serão exibidos na tela e como serão impressos. Selecionar os caracteres desejados através da tecla <Shift> e as setas. Acionar o menu Formatar. Escolher a opção "Fonte..." e definir as opções desejadas.

12 Além das opções Fonte, Estilo da Fonte e Tamanho, temos ainda na guia Fontes: Sublinhado: simples, somente palavras, duplo, pontilhado, etc. Cor: permite selecionar uma cor para o caracter. Ex.: Ciano, Magenta. Efeitos: tachado, So brescrito, Su bscrito, Oculto (o texto não aparece na impressão), Caixa Alta, etc. Observação: Acionando as teclas Control + Num9 no Virtual Vision 2.0 e Num8 no Virtual Vision 4.0, será informada as características da formatação da fonte. Atalhos para Formatação Para aumentar o tamanho da fonte em 1 ponto Ctrl ] Para diminuir o tamanho da fonte em 1 ponto Ctrl [ Para alterar o tamanho da fonte Ctrl Shift P digite o número desejado e tecle enter. Para aumentar o tamanho da fonte em 2 em 2 pontos Ctrl shift > Para diminuir o tamanho da fonte em 2 em 2 pontos Ctrl Shift <

13 Para alterar o tipo da fonte Ctrl Shift F Para copiar o formato: Ctrl Shift C Para colar o formato: Ctrl Shift V Para intercalar letras maiúsculas, iniciais maiúsculas e todas minúsculas: Shift F3 Para converter todas as letras de maiúsculas para minúsculas e viceversa: Ctrl Shift A Para remover a formatação dos caracteres, basta selecionar as palavras e teclar Ctrl + barra de espaços. F4 - Repete o último comando executado, caso tenha a necessidade de aplicá-lo várias vezes a mesma ação poderá utilizar este recurso. TRABALHANDO COM ESTILOS E EFEITOS DE FORMATAÇÃO Atalhos para os principais estilos de formatação: Negrito - Ctrl + N Itálico - Ctrl + I Sublinhado - Ctrl + S Subscrito - Ctrl = Sobrescrito - Ctrl Shift = Adicionando ou removendo a aplicação dos efeitos (Tachado, Tachado duplo, Sobrescrito, Subscrito, Sombra, Contorno etc.) em caracteres: Selecionar os caracteres desejados. Acessar o Menu Formatar e acionar a opção Fonte (atalho Control + D). Marcar ou desmarcar com a barra espaçadora as opções desejadas e pressionar Enter no botão "OK". Observação: Os estilos de formatação também podem ser ativados ou desativados, através da barra de ferramentas de formatação, basta pressionar Enter no botão desejado. FORMATANDO PARÁGRAFOS Através do Menu Formatar, temos acesso a todas as formatações que podemos dar a um parágrafo, de uma só vez. Antes de aplicarmos uma formatação, é necessário selecionar os parágrafos desejados, através do shift e das teclas de seta.

14 Na seqüência, acionar o Menu Formatar e escolher a opção "Parágrafo..." A caixa de diálogo "Parágrafo" exibe as formatações do parágrafo corrente e no caso de seleção de mais de um, os valores podem aparecer em branco, quando eles tiverem formatações diferentes. Espaçamento entre linhas: Espaçamento: 1,5 cm (Atalho Ctrl 5) Espaçamento: 2,0 cm (Atalho Ctrl 2) Espaçamento Simples: Ctrl 1 Guia Recuos e Espaçamento Opções disponíveis: Alinhamento: Especifica o tipo de alinhamento para o texto selecionado (esquerdo, direito, centralizado ou justificado). Atalhos para Alinhamentos: Justificado: Ctrl + J Esquerdo: Ctrl + Q Direito: Ctrl + G Centralizado: Ctrl + E

15 Recuo: Determina a distância das margens até o início (esquerdo) ou fim (direito) do parágrafo. Espaçamento: Define o espaço entre os parágrafos e entre as linhas de um mesmo parágrafo. Guia Quebras de linha e de páginas Opções disponíveis: Controle de linhas: Impede a impressão da linha final do parágrafo no órfãs/viúvas início (viúva) ou no fim (órfã) de uma página. Manter linhas juntas Manter com o próximo Quebra de página :Não separa o parágrafo em páginas diferentes. : Força a impressão do parágrafo atual na mesma página do parágrafo seguinte. :Insere uma quebra de página incondicional, imediatamente na posição do cursor (Control Enter). Suprimir número :Suprime a numeração de linhas de um parágrafo. de linhas Não hifenizar :Não permite a hifenização automática de palavras. Sempre que falamos em formatação do documento, devemos ter em mente que as alterações feitas terão efeito sobre todo o arquivo, ou para todas as páginas da mesma seção (próximo tópico). A formatação que altera todo o documento, nada mais é do que estabelecer o valor das margens superior, inferior, esquerda e direita em relação ao papel e o texto, colocação de cabeçalhos e rodapés, mudança no modo de impressão, etc. ALTERANDO AS MARGENS Acionar o menu Arquivo e a opção "Configurar Página...". Escolher a guia Margens, caso não esteja selecionada. Alterar as opções desejadas conforme descrito a seguir:

16 Superior: Altera a margem superior. Inferior: Altera a margem inferior. Esquerda: Altera a margem esquerda. Direita: Altera a margem direita. Medianiz: Deixa uma margem para ser usada na encadernação. Cabeçalho: Define a posição em relação à margem superior, onde o cabeçalho será impresso. Rodapé: Define a posição em relação à margem inferior, onde o rodapé será impresso. Margens espelho: Utilizadas para impressão como se fosse um livro. Aplicar: Determina onde as alterações deverão ser aplicadas. Após as alterações escolher o botão "OK". ALTERANDO O TAMANHO E A ORIENTAÇÃO DO PAPEL Acionar o Menu Arquivo e a opção "Configurar Página...", o Word estará visualizando a guia Margens. Pressione a tecla TAB até ouvir a palavra Margens, na seqüência utilize uma vez a seta para direita, dessa forma a guia Tamanho do papel, será ativada. Alterar as opções desejadas conforme descrito abaixo: Tamanho do papel: Permite selecionar um tamanho já definido (Carta, A4) ou definir um tamanho personalizado. Largura: Altera a largura do papel

17 Altura: Altera a altura do papel Orientação: Retrato: na vertical (padrão) Paisagem: horizontal Aplicar: Determina onde as alterações deverão ser aplicadas: - No documento inteiro; - Deste ponto em diante. Após executar as alterações desejadas, escolher o botão "OK". Observação: Estatísticas sobre o documento, tais como: nº. de páginas, palavras, caracteres, parágrafos e linhas poderão ser acessados através do atalho Control Shift G. RECURSOS INTERMEDIÁRIOS DE FORMATAÇÃO Estes recursos de formatação nos auxiliam a dar um "toque" especial aos nossos documentos. Estes recursos de formatação nos auxiliam a dar um "toque" especial aos nossos documentos. O Word permite por exemplo: Inserir numeração de página; Data e hora; Notas de rodapé ou de fim de documento; Listas numeradas e marcadores, etc. Como recurso de apoio ao processo de edição e formatação de documentos no Word, podemos utilizar as opções Localizar e Substituir, encontradas no menu Editar (Alt E). INSERIR NUMERAÇÃO DE PÁGINA Para incluir numeração de página nos arquivos, é necessário: Acessar o menu Inserir e a opção "Números de páginas..." Selecionar as opções desejadas dentre as citadas abaixo: Posição: Indica se a numeração será impressa no rodapé (padrão) ou no cabeçalho. Alinhamento: Indica o alinhamento da numeração, sendo que à direita é o padrão.

18 Imprimir na 1ª página: Imprime (padrão) ou não a numeração na 1ª página do documento. O botão Formatar, nos abre outra caixa de diálogo, que permite mais algumas alterações: Formato do número: Permite selecionar a forma como a numeração deverá ser feita. Incluir n.º do capítulo: Só está ativa quando se trabalha com tópicos. Numeração da página: Em caso de quebra de seção, permite que a numeração continue na seqüência correta. Iniciar em permite iniciar a numeração com qualquer valor. Geralmente este recurso é utilizado quando se imprime arquivos diferentes que devem manter a seqüência de paginação. Após fazer as alterações desejadas, escolher o botão "OK" Comando Ir Para: Atalho Ctrl Y, insira o número da página para onde deseja ir, tecle enter, e em seguida Esc para abandonar o menu e tecle o número 9 do teclado numérico(virtual Vision 2.0) e Control 9 (Virtual Vision 4.0) para confirmar a página em que se encontra. INSERINDO DATA E HORA A Data e a hora, podem ser inseridas em qualquer lugar do documento. Primeiro devemos acessar o menu Inserir e depois a opção "Data e hora...", na seqüência selecionar uma formatação e acionar o botão "OK". Atalho para Data: Alt + Shift + D Atalho para Hora: Alt + Shift + T

19 Observação: Para que você possa distinguir qual o tipo de formatação utilizado na data, é necessário acionar o comando Alt + 7 (estando com a opção "Detectar capitalização em modo verbose" marcada no Painel de controle do Virtual Vision) para que ele soletre a data selecionada. Quando a data for utilizada em correspondências que são enviadas com certa freqüência, a opção Atualizar automaticamente deve ser ativada para que a data seja atualizada antes da impressão, assim, não corremos o risco de enviar a correspondência com uma data desatualizada. TRABALHANDO COM LISTAS NUMERADAS OU MARCADORES Quando necessitamos descrever itens de uma relação dispomos de dois recursos excelentes: Marcadores e Numeração. Trabalhando com Marcadores: Quando usamos marcadores, não precisamos nos preocupar com o alinhamento ou a seqüência, pois após pressionarmos <Enter>, um novo marcador é inserido. Para desativar o marcador, basta pressionar <Enter> 2 vezes. Trabalhando com Numeração: Assim que acionamos este recurso, a cada <Enter> pressionado, uma nova numeração já na seqüência correta é inserida. Caso algum item seja apagado, os demais são renumerados automaticamente Para desativar a numeração, basta pressionar <Enter> 2 vezes. Observação: Para inserir listas numeradas ou marcadores num texto já digitado, Primeiro será necessário selecioná-lo, depois na barra de ferramentas de formatação, escolher o botão numeradores ou marcadores. Para desativá-los basta repetir o procedimento citado. Para alterar o tipo de marcador: Acione o menu Formatar (Alt F), Desça até marcadores e numeração tecle Enter, Tab até ouvir vários números de página, Seta para esquerda até acionador de páginas com marcadores,

20 Tab até nenhum, setas para escolher o tipo de marcador, Tab até OK Finalize com Enter. TRABALHANDO COM LISTAS NUMERADAS Quando você numera manualmente os itens de uma lista, o Word converte os números digitados em numeração automática. Para criar automaticamente uma lista numerada a medida que digitar, siga estes passos: 1. Digite 1 ponto, 1 traço, a traço ou a sinal de fecha parênteses, seguido de um espaço e do texto desejado. Quando você pressionar ENTER para adicionar o item seguinte da lista, o Word inserirá automaticamente o número, portanto você só precisa digitar o texto. 2. Para concluir a lista, pressione ENTER duas vezes. Você também pode concluir a lista pressionando BACKSPACE para excluir o último número da lista. TRABALHANDO COM MARCADORES Para trabalhar com marcadores, você só precisa iniciar um parágrafo com um hífen ou um asterisco, o Word converterá automaticamente o parágrafo em um item com marcador quando você pressionar ENTER para encerrar o parágrafo. Para criar automaticamente uma lista com marcadores a medida que digitar, siga estes passos: Digite asterisco ou hífen seguido de um espaço e do texto desejado. Quando você pressionar ENTER para adicionar o item seguinte da lista, o Word inserirá automaticamente o próximo marcador. Para concluir a lista, pressione ENTER duas vezes. Você também pode concluir a lista pressionando BACKSPACE para excluir o último marcador. TRABALHANDO COM LOCALIZAR / SUBSTITUIR Comando Localizar: Atalho Ctrl L: quando ouvir a mensagem localizar digite a palavra desejada e tecle enter, tecle Esc para abandonar o menu e ponto

21 para ler a palavra encontrada. Repita o mesmo procedimento até ouvir a mensagem " o Word concluiu a pesquisa do documento" em seguida tecle enter e Esc para finalizar a pesquisa. Comando Localizar e Substituir: Atalho Ctrl U : quando ouvir a mensagem "localizar texto editável" digite a palavra que deseja encontrar, e em seguida tecle Tab, você estará na opção substituir por, então digite a palavra pela qual deseja substituir e escolha a opção desejada, tais como: Substituir - para substituir a primeira palavra encontrada. Substituir Tudo - substitui todas as palavras encontradas no texto. Localizar próxima - é localizada a próxima palavra, sem substituir a atual. TRABALHANDO COM COLUNAS Por padrão, o Word trabalha com arquivos em apenas uma coluna. Mas, é possível a edição do documento em formato colunar, que é como os textos de jornais e revistas são editados. A divisão do texto em colunas é feita na região selecionada e caso não haja nenhuma, no documento todo. CRIANDO COLUNAS ATRAVÉS DA BARRA DE FERRAMENTAS 1. Selecionar o texto que vai ser colunado. 2. Acionar o botão "Colunas" na barra de ferramentas. 3. Para definir o número de colunas, pressionar seta para direita de acordo com a quantidade desejada. 4. Pressionar Enter para finalizar. Observação: No Word XP, após selecionar o botão Colunas na barra de ferramentas, você deverá teclar o Enter primeiramente, em seguida movimentar a seta para a direita a fim de selecionar o número de colunas desejado e por fim, teclar o Enter novamente para confirmar. É importante ressaltar que inicialmente estará selecionada a opção referente à divisão em uma única coluna e ao movimentar com a seta para a direita, o Virtual Vision 4.0 não lhe falará a quantidade de colunas atualmente selecionada.

22 CRIANDO COLUNAS ATRAVÉS DO MENU FORMATAR 1. Selecionar o texto que vai ser colunado. 2. Acionar o menu Arquivo, seta para direita até Formatar, 3. Descer em colunas, 4. Teclar Enter, 5. Digitar o número de colunas ou pressionar seta para direita de acordo com a quantidade de colunas desejada 6. Pressionar Enter para finalizar. Observação: O texto só será visualizado em mais de uma coluna no modo de visualização "Layout da página". INSERINDO QUEBRAS DE COLUNA O Word quebra automaticamente as colunas de modo que elas caibam na página. Às vezes, essa quebra automática não fica de acordo com o desejado e surge então a necessidade de forçarmos uma quebra em um local específico. Para fazer uma quebra manual de colunas, devemos: 1. Posicionar o ponto de inserção onde deve iniciar a nova coluna. 2. Acessar o menu Inserir e selecionar a opção "Quebra". O cursor estará posicionado na opção "Quebra de página". 3. Pressionar seta para baixo e escolher a opção "Quebra de coluna", em seguida escolher o botão Ok, ou pressionar Enter. REMOVENDO O COLUNAMENTO Caso queira retornar o texto para apenas uma coluna, devemos: 1. Selecionar todo o texto colunado. 2. Acessar o menu Formatar(Alt F) e selecionar a opção "Colunas...". 3. Definir o número de colunas para 1 4. Pressione Enter ou pelo botão "OK" para finalizar. Estilo é um grupo de formatos para caráter e/ou parágrafos ao qual atribuímos um nome. As vantagens são:

23 - Economia de tempo - Padronização de formatação Criar Estilos Faça as alterações desejadas formatos e parágrafos na palavra selecionada e para transformar um estilo, basta ir a barra de formatação, seta para direita, quando ouvir estilo caixa combinada, tecle seta para baixo uma vez, digite o nome que deseja dar ao estilo criado e tecle Enter. Excluir Estilos Na barra de ferramentas de formatação o primeiro botão é o estilos de formatação, tecle Enter para acioná-lo, quando ouvir a mensagem: escolher a formatação a ser aplicada, desça com a seta até o estilo que deseja excluir, tecle Shift F10, para abrir o menu, desça até a opção excluir, tecle enter duas vezes para confirmar a exclusão do estilo. Em seguida vá até a opção estilo de formatação acionando as teclas Alt, Ctrl Tab duas vezes para cair no botão e tecle Enter para fechar o menu. TRABALHANDO COM TABELAS Uma tabela é constituída de linhas e colunas chamadas células, que podem ser preenchidas com textos ou números. As tabelas são uma maneira excelente de organizar quase todos os tipos de informação e poderão ter bordas e sombreamentos, facilitando a criação de diversos tipos de formulários. CRIANDO TABELAS no Word 97 com o Virtual Vision 2.0 Procedimentos utilizados: 1. Posicionar o ponto de inserção onde a tabela deve ser inserida. 2. Acionar o Menu Formatar através do Alt + F, escolher a opção Tabulação e finalizar com Enter. Marcar os pontos de tabulação necessários. 3. Digitar as informações da tabela, digitando TAB para ir de coluna em coluna, no final de cada linha pressionar Enter. 4. Selecionar a tabela com Ctrl + T (todos os dados ficarão marcados).

24 5. Acionar o Menu Tabela com Alt + T, escolher a opção Converter o Texto em Tabela e teclar Enter. 6. Definir o número de colunas e linhas desejadas, localizar o botão OK e finalizar com Enter. 7. Ir para o Menu Tabela e escolher a opção Autoformatação da Tabela. 8. Escolher o formato desejado e finalizar com OK. 9. Para centralizar a tabela, acione o Menu Tabela e escolha a opção Tamanho da Célula. Posicione na guia Linha e localize a opção Centralizar. Finalize através do botão OK. Exemplos de Autoformatações: Grade 1: Divide as linhas e colunas. Grade 5: Divide as linhas e colunas, porém a borda externa é mais grossa e mais escura que as internas. Elegante: Divide as linhas e colunas, porém a borda externa é dupla. Observações: Seta para baixo para desmarcar a seleção. Para deslocar de Célula em Célula, TAB. Para retornar Shift + TAB e teclando o ponto para ler o Conteúdo da Célula. Não pressionar espaço após as palavras da última coluna, pois se isto ocorrer, será inserida uma linha em branco na tabela. Criando tabelas no Word XP com o Virtual Vision 4.0 Utilizando o Virtual Vision 4.0, a inserção de tabelas no Word XP ficou muito mais fácil e prática, pois agora não precisamos definir marcas de tabulação para determinar as colunas, além do que os valores poderão ser preenchidos diretamente na própria tabela após a sua criação. Para inserir uma tabela usando o Word XP, posicione o ponto de inserção no local desejado e siga as instruções abaixo: Pressione o Alt da esquerda para acessar a barra de menus. Desloque com a seta para a direita até o menu Tabela. Desça com a seta até o item Inserir e mova uma vez a seta para a direita. No item Tabela, tecle Enter para abrir a janela de diálogo (use o Tab para avançar e Shift + Tab para retornar pelos controles).

25 Informe o número de colunas, o número de linhas e após, pressione o botão AutoFormatação para abrir a janela de diálogo correspondente (Esta opção também pode ser acessada através do menu Tabela). Selecione o estilo da tabela desejado e pressione Enter para voltar à janela anterior. Desloque com o Tab até o botão OK e tecle Enter para concluir a inserção da tabela no documento. Para centralizar uma tabela horizontalmente em um documento, siga estes passos: Pressione o Alt da esquerda para acessar a barra de menus. Desloque com a seta para a direita até o menu Tabela. Desça com a seta até o item Selecionar e mova uma vez a seta para a direita. No item Tabela, tecle Enter para selecionar a mesma. Pressione Control + E para que a tabela seja centralizada. Para ajustar automaticamente o conteúdo de uma tabela, estando com a mesma selecionada, siga estes passos: Pressione o Alt da esquerda para acessar a barra de menus. Desloque com a seta para a direita até o menu Tabela. Desça com a seta até AutoAjuste e mova uma vez a seta para a direita. No item AutoAjuste para conteúdo, tecle Enter para finalizar. Nota: Estando com a tabela selecionada, pressione Shift + F10 para que através do menu de contexto apresentado, você possa acessar diversas opções de formatação disponíveis. Por exemplo, no item Propriedades é possível definir características de alinhamento e formatação utilizando as guias tabela, linha, coluna e célula. Descrição de alguns estilos de tabela para AutoFormatação: Grade 1: Divide as linhas e colunas. Grade 5: Divide as linhas e colunas, porém a borda externa é mais grossa e mais escura que as internas. Elegante: Divide as linhas e colunas, porém a borda externa é dupla. Observações: Use as setas para desmarcar uma seleção. Pressione Tab para avançar Célula a Célula em uma tabela.

26 Pressione Shift + Tab para retornar Célula a Célula em uma tabela. Tecle o ponto do numérico para ouvir o conteúdo de uma célula. Utilize a seta para a direita ou para a esquerda para ler caractere a caractere dentro de uma célula. Pressionando o Tab na última coluna de uma tabela, uma nova linha será inserida automaticamente. CRIANDO MALA DIRETA Você alguma vez já deve ter presenciado ou até mesmo recebido uma correspondência, cujo destinatário da mesma era totalmente desconhecido, mas bastou abrir o envelope para que o mistério fosse completamente desvendado, tratando-se do recebimento de uma mala direta. A utilização de mala direta é um recurso bastante eficaz, usado principalmente para a divulgação de produtos, serviços ou para fins informativos. O grande diferencial da mala direta está no fato de que através de um único modelo de carta, o remetente consegue dirigir-se diretamente a cada pessoa, independentemente do número de destinatários ao qual a mesma será remetida. O Word nos oferece um recurso que facilita bastante a execução de uma tarefa que antes demandava muito tempo. Para fazermos uma mala direta, precisamos criar dois arquivos: o documento principal que contém o texto para ser enviado com todas as formatações desejadas, juntamente com os campos região que o Word cria para receber os dados a serem alterados e um arquivo de dados (conteúdo dos campos) que mudarão de cliente para cliente. Para servir como base de informações da nossa mala direta, crie no Microsoft Word uma tabela dividida em três colunas contendo as respectivas descrições: NOME, CARGO E SALÁRIO (preencha com dados) estabelecer nº. de linhas com o nº. de informações. no mínimo cinco linhas desta tabela, salve o documento com o nome de Contatos.doc e o feche em seguida). OBS.: A tabela deverá ser criada na primeira linha, pois casa haja um enter acima você não conseguirá concluir a mala direta.

27 Vamos agora criar o documento padrão para a composição da nossa mala direta. Para tanto, abra um novo documento no Word, digite a carta abaixo considerando inclusive as informações descritas entre parênteses: (com o alinhamento à direita, insira o local e a data) (tecle quatro vezes o Enter e digite alinhado à esquerda) At.: NOME (tecle quatro vezes o Enter e digite alinhado à esquerda) Ref.: Promoção (tecle quatro vezes o Enter e digite as informações abaixo usando o alinhamento justificado) Informamos que a vossa promoção para o cargo de CARGO foi aprovada pela nossa Diretoria Executiva, sendo o vosso salário reajustado para o valor de R$ SALÁRIO. (tecle seis vezes o Enter e digite alinhado à esquerda) Atenciosamente (tecle seis vezes o Enter e digite com o alinhamento centralizado) DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS. Após concluir a edição da carta acima, aplique as formatações que julgar necessárias e em seguida, salve o documento com o nome de Mala direta.doc. Agora, para facilitar e agilizar o desenvolvimento do nosso trabalho, siga os passos descritos abaixo para a exibição da barra de ferramentas mala direta: Pressione o Alt da esquerda para acessar a barra de menus. Desloque com a seta para a direita até o menu Ferramentas. Desça com a seta até o item Cartas e correspondências e mova uma vez a seta para a direita. Desça com a seta até o item Mostrar barra de ferramentas 'Mala direta' e caso esta opção esteja desmarcada, tecle Enter para exibi-la, no contrário, tecle Esc para abandonar a barra de menus e retornar à área de edição. Agora que possuímos uma base de informações e um modelo de documento principal, para fins didáticos, vamos dividir a criação da mala direta em quatro etapas. 1. Configurando o documento principal: Acesse a barra de ferramentas mala direta, através da tecla Alt e depois Control Tab. Pressione Enter no botão Configuração do documento principal.

28 Selecione com o uso das setas a opção Cartas e tecle Enter para confirmar. 2. Selecionando a base de informações: Acesse a barra de ferramentas mala direta. Desloque até o botão Abrir fonte de dados e tecle Enter. Indique o arquivo Contatos.doc e tecle Enter para confirmar. 3. Atribuindo campos ou valores ao documento principal da mala direta: Através do comando Localizar Ctrl L, localize na carta o campo desejado ex: Localize o campo Nome, tecle enter, Esc para fechar o menu Localizar, com o ponto poderá verificar a palavra selecionada. Acesse a barra de ferramentas mala direta. Desloque até o botão Inserir campos de mesclagem e tecle Enter. Com o uso das setas selecione o campo desejado, como por exemplo NOME. Pressione Tab até o botão Inserir, tecle Enter para confirmar e Esc para retornar à área de edição do documento. Execute os passos descritos acima também para os campos CARGO e SALÁRIO e em seguida, salve o arquivo Mala direta.doc. Para alternar entre a exibição dos campos ou dos seus respectivos valores no documento, você deverá acessar a barra de ferramentas mala direta e pressionar o botão Mostrar campos/valores. 4. Gerando a mala direta: Acesse a barra de ferramentas mala direta. Desloque até o botão Mesclar ao documento e tecle Enter. No controle apresentado, selecione uma entre as opções Todos (exibe todos os registros), Registro atual (exibe o registro selecionado) e De (você precisará informar um intervalo indicando valores para os campos "De" e "Até"). Pressione Enter no botão OK para concluir. Por fim, as cartas serão exibidas em um novo arquivo onde você poderá imprimilo ou salvá-lo para uma futura impressão.

29 TRABALHANDO COM HIPERLINK Através da criação de hyperlinks, podemos ir instantaneamente para qualquer outro documento do Microsoft Office ou para qualquer página Web na Internet. Criando Hyperlinks: Selecione a palavra ou frase que deseja transformar num hyperlink (Atalho: Ctrl K), quando ouvir a mensagem endereço digite todo caminho onde encontra-se o arquivo que vinculará ao hyperlink ex: C:\nome do arquivo e tecle enter, posicione o cursor um das letras da palavra que virou um hyperlink, tecle Shift F10 para abrir o menu arquivo, desça com a seta na opção abrir hyperlink e tecle enter, será aberto automaticamente o arquivo vinculado ao hyperlink criado. Para verificar se realmente o arquivo foi aberto basta ler a barra de títulos através da tecla Zero do teclado numérico. Hyperlinks para páginas da Web: Basta posicionar o cursor no local desejado de um texto ou planilha, digite o endereço da página ex: e tecle a barra de espaços o hyperlink será criado automaticamente, posicione o cursor em uma das letras do hyperlink criado, tecle Shift F10 para abrir o menu, desça com a seta até a opção abrir hyperlink e tecle enter que a página será aberta. A IMPRESSÃO DO DOCUMENTO Para imprimir um documento, é necessário: Abrir o arquivo que se deseja imprimir; Na seqüência acionar o Menu Arquivo, opção Imprimir. Pressione TAB até encontrar o botão OK. Pressione Enter e a impressão será iniciada. Observação: Desta forma o arquivo inteiro será enviado para a impressora, mas podemos também, determinar quais páginas serão impressas e quantas cópias do arquivo queremos imprimir. 1ª. Caso queira determinar quais páginas serão impressas, pressione TAB até encontrar a opção Intervalo de páginas e ao localizá-la pressione seta para baixo até encontrar a opção páginas, neste momento digite o número das páginas a serem impressas, separando-as por um ponto e vírgula.

30 2ª. Se quiser determinar o número de cópias a serem impressas, pressione TAB e na opção Cópias digite quantas cópias deverão ser impressas. Após selecionar as opções desejadas, acione o botão OK, para iniciar a impressão.

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