Metodologia para o Plano de Ação Câmpus Restinga Maio, Desenvolvimento Institucional

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1 Metodologia para o Plano de Ação 2014 Câmpus Restinga Maio, 2013 Desenvolvimento Institucional

2 APRESENTAÇÃO Ao iniciar uma conversa sobre planejamento, planos de ação e instrumentos afins, são frequentes questões como: por que planejar? se planejarmos vamos engessar... como prever tudo o que vai acontecer? Nesse âmbito, vale iniciar a discussão ponderando o que aqui será considerado como mitos do planejamento, destacando dois principais: (1) o planejamento é estático e (2) planejar é prever o futuro. Planejar não é uma situação estanque, quando um grupo de pessoas se reúne e determina metas que devem ser cumpridas dentro de um período específico. Antes de tudo, planejar é um processo! E um processo contínuo, que se retroalimenta. Dentro desse processo, duas linhas de raciocínio principais devem ser seguidas, o onde estamos e o onde queremos chegar. Assim, é preciso olhar para a situação atual, o que já foi feito, identificando as forças e fraquezas, além de olhar o ambiente e o que pode trazer de oportunidades, aproveitando para minimizar as ameaças. Formalizar um novo plano passa necessariamente por revisar os anteriores, observando erros e acertos; aliado a isso todo plano deve ser revisado periodicamente, afinal, as situações mudam. Enfim, planejamento não é estático, é dinâmico e pode (deve) ser adaptado conforme necessidade ou contingências maiores. Por outro lado, planejar não é prever o futuro, mas um exercício para pensar que futuro se quer, que pode ser levado desde a vida pessoal até as instituições. Observando a situação atual e onde se quer chegar, é possível determinar cursos de ação e estabelecer prioridades. Dessa forma, planejar nos permite colocar metas em um período de tempo, que atuam como lembretes e balizadores para que os objetivos maiores e funções da instituição não se percam nas demandas diárias, para que não se deixe em segundo plano o que é importante, em função de urgências. O Plano de Ação é um instrumento de gestão no IFRS, cujo processo é coordenado pela Pró-Reitoria de Desenvolvimento Institucional e pelas respectivas coordenadorias e diretorias nos Câmpus. Assim, a seguir será a 2

3 apresentada a metodologia adotada pelo Câmpus Restinga para o Plano de Ação METODOLOGIA DE TRABALHO No Câmpus Restinga, o processo de elaboração do Plano de Ação 2014 foi iniciado no mês de março e está estruturado em 5 etapas principais, que podem ser vistas no quadro abaixo: Sensibilização Oficinas de planejamento Plano de Ação Fechamento Aprovação Conselho de Campus / CONSUP 1) Sensibilização: a etapa ocorreu durante os meses de março e abril e teve como principal objetivo que a comunidade do Câmpus se apropriasse do processo de planejamento, primeiramente conhecendo e aplicando o PA 2013, para depois pensar o PA As principais ações foram Divulgação das diretrizes do PDI / Plano de Ação para os servidores na Jornada Pedagógica (início do semestre) Reuniões com as áreas para analisar o PA 2013, ações e orçamentos previstos Oficinas com os alunos 1 : cada uma das áreas estratégicas (Ensino, Pesquisa, Extensão, Administração e Desenvolvimento Institucional) preparou uma oficina com intuito de apresentar a área e conversar sobre as ações previstas para Os alunos foram divididos em grupos e passavam pelas 5 oficinas. O objetivo da atividade foi aproximar os 1 Oficinas realizadas nos dias 27 e 29 de abril, atendendo respectivamente, aos alunos dos turnos da manhã e tarde (sábado letivo), além da noite. 3

4 Metodologia para o Plano de Ação 2014 alunos das rotinas do Câmpus, solucionando dúvidas, além de introduzir a discussão do PA Abordagem informal com servidores, convidando para as oficinas do PA 2014, e explicando as ações previstas e alocação de orçamento. A sensibilização para o PA 2014 utilizou o tema Luz, Câmera... Plano de Ação, com a identidade visual abaixo2. Mural eletrônico com apresentação do PA 2013 Disponibilização do PA 2013 no site do Câmpus Apresentação no Conselho de Câmpus Calendários personalizados nas mesas dos integrantes do Grupo Diretivo, com todas as ações previstas no Plano de Ação O tema foi desenvolvido em conjunto com os setores de Ensino e comunicação. A ideia do tema partiu da servidora Ademilde Prado (Assistente Social) e a identidade visual desenvolvida pela Andreza Cunha (Jornalista) 4

5 2) Oficinas de Planejamento Participativo: oficinas, utilizando metodologias participativas de planejamento, para identificar sugestões e prioridades de ação na comunidade do Câmpus. Participaram das oficinas cerca de 135 pessoas entre servidores, alunos e pais. Como$será$o$Câmpus$Res-nga$em$2014?$ Venha$par-cipar$das$oficinas$ para$discussão$de$demandas$ que$irão$integrar$o$$ Plano&de&Ação&2014&! Quando?!!!!7/maio:!10+12h!!!!!!!!16+18h!!!9/maio:!19+21h! ( Onde?(dependências!do!Câmpus! "A$melhor$maneira$de$predizer$o$futuro$é$criáElo"$$ (Peter(Drucker)! Coordenadoria!de!Desenvolvimento!InsAtucional! Além disso, outras ações: Espaço para sugestões no site: após as oficinas, será disponibilizado no site do Câmpus um espaço para registro de sugestões para o Plano de Ação Comunidade externa: considerando o histórico do Câmpus, que contou com a participação direta da comunidade externa em sua concepção, será realizada no dia 1 o de junho uma oficina com representantes da comunidade 3) Plano de Ação 2014: a partir de então, as áreas terão cerca de 2 meses para elaborar seu Plano de Ação, considerando a manutenção de serviços essenciais do Câmpus e as prioridades levantadas nas Oficinas. Nesse momento, estão previstas reuniões com as áreas separadamente, reuniões conjuntas e por temas, conforme necessidade. A articulação ficará a cargo da Coordenadoria de Desenvolvimento Institucional. 4) Fechamento PA 2014: previsto para o mês de julho, após o trabalho das áreas, o Plano de Ação 2014 será apresentado para a comunidade do Câmpus (interna e externa) para discussão e aprovação; o compromisso é 5

6 dar um retorno para cada uma das prioridades levantadas nas oficinas, de como foram abordadas no Plano de Ação. 5) Aprovação ConCamp e CONSUP: após aprovado pela comunidade do Câmpus, com os eventais ajustes, o PA 2014 será submetido para aprovação no Conselho de Câmpus e, posteriormente, no CONSUP. CONSIDERAÇÕES Entender planejamento como um processo é um desafio para gestores e comunidade do Câmpus, que vai desde o esclarecimento do próprio conceito até a sistematização de todas essas ideias e opiniões em um documento, que se constitua em um efetivo documento de gestão. A presente proposta requer tempo dedicado por todos os integrantes do Grupo Diretivo, além de um envolvimento das partes e comunidade, que se constitui em um fator crítico de sucesso. A metodologia está em andamento, assim ainda não é possível avaliar sua efetividade. Contudo, os resultados preliminares apontam que as ações adotadas, antes de subsidiar o PA 2014, tem contribuído para aproximar a comunidade dos processos que movimentam o Câmpus, melhorando sua compreensão e trazendo questionamentos e sugestões mais fundamentados e conscientes. Dessa forma, se acredita que a presente metodologia, aliada à aplicação contínua de metodologias participativas em outros processos, tende a gerar comprometimento por parte dos envolvidos, além de contribuir para o amadurecimento da equipe de trabalho e comunidade. 6