Associação Paulista de Supermercados

Transcrição

1 ATA DA REUNIÃO DE SECRETÁRIAS REGIONAIS E DISTRITAIS REALIZADA EM Aos vinte e seis dias do mês de setembro de 2008, na Sede Social, reuniram-se as Secretárias Regionais e Distritais da Associação Paulista de Supermercados. Assumiu a direção dos trabalhos a Sra. Priscila Macca, juntamente com o Sr. Eduardo Ariel. Para iniciar os trabalhos, o Sr. Eduardo Ariel apresentou os novos funcionários da associação e os seus desafios. Após, foram apresentadas as pautas da reunião. 1) INFORMAÇÕES SOBRE BANCO DE HORAS O Sr. Marcelo Ronze falou sobre o banco de horas, que está em fase de aprovação. A prática do mesmo iniciará em As informações sobre o referido banco podem ser encontradas por qualquer colaborador na Intranet da APAS ou contatá-lo para qualquer dúvida. Sr. Marcelo Ronze também apresentou o Sr. Renato, novo colaborador responsável pelo Almoxarifado, e falou de seus projetos de RH, no qual inclui seu estudo de grades de cargos e salários, sustentabilidade e mudanças no prédio da Sede. Definição: O banco de horas, que está sob aprovação, e a prática do mesmo terá início em ) TREINAMENTO NOVAS REGIONAIS Sra. Bianca Inez sugeriu que as novas secretárias, quando contratadas, passem uma semana na Regional/Distrital mais próxima, em treinamento, ou a secretária Regional/Distrital mais próxima passe uma semana com a nova secretária em sua Regional/Distrital. Sra. Bianca Inez sugeriu também que as novas secretárias passem apenas um dia na APAS Sede para a integração e dois dias na Regional/Distrital mais próxima e depois vai para a Regional/Distrital da nova secretária passar uma semana, treinando a mesma. Sra. Jucy Pontes sugeriu que a APAS faça um vídeo institucional, tanto para que os novos colaboradores vejam, como para que passem a exibir em suas Regionais/Distritais, quando ocorrem os cursos. Sra. Priscila Macca informou que o Sr. Joaquim Ferreira, responsável pela comunicação da APAS, já está preparando este vídeo. Definição: Será feito uma análise quanto a melhor forma de treinamento das novas secretárias. 3) ORGANOGRAMA Sr. Eduardo Ariel apresentou o organograma a todas presentes e explicou como funciona cada departamento. Sr. Eduardo Ariel mencionou que quer criar um ministro da desburocratização, para buscar melhorias e facilitar o trabalho das Regionais. Definição: Regina Tardem, de Socoraba, neste primeiro momento vai centralizar as dúvidas e informações das secretárias. 4) DIVERSOS I Sra. Priscila Macca falou referente às solicitações dos diretores para as secretárias Regionais/Distritais. Ela informou que qualquer demanda de trabalho recebida pelas secretárias seja encaminhada à Sra. Priscila Macca, para que possa ajustar os prazos e a melhor forma de atender. Definição: Qualquer demanda de trabalho para as secretárias deve ser encaminhada à Priscila Macca, para que ela possa ajustar os prazos e a melhor forma de atender.

2 5) INADIMPLÊNCIA Sra. Priscila Macca falou sobre o que foi encaminhado às Secretárias Regionais/Distritais, com a solicitação para que a inadimplência fosse zerada. Sra. Priscila Macca informou que a partir de 2009, o departamento financeiro trabalhará junto com as secretárias Regionais/Distritais nas inadimplências. A meta será inadimplência zero. Sra. Regina Tardem questionou se as cartas de cobrança estão sendo enviadas aos associados, o Sr. Eduardo Ariel respondeu que toda nova metodologia discutida e acordada em reunião anterior será aplicada a partir de Sra. Eloreide Nunes informou que no mês de novembro/2008 serão emitidos os carnês de mensalidade 2009 e pediu novamente a colaboração de todas quanto à atualização no sistema. Sra. Regina Tardem sugeriu que seja colocada uma mensagem no carnê contando que o não pagamento implicará no desligamento da associação. Sra. Marcia Vallet disse que o fato de não haver juros nas mensalidades faz com que o associado se acomode. Sra. Regina Dandaro disse que, quando renegocia com o associado, encaminha uma cópia do processo a ele e envia outra para a APAS. Ela questiona se o financeiro também envia alguma carta ao associado e quantos dias após esta renegociação é possível verificar se foi efetuado o pagamento. Sra. Priscila Macca informou que o departamento financeiro não envia carta. Sra Eloreide Nunes informou que após a data acordada, em dois dias é possível a consulta. Sra. Eloreide Nunes informou também que os pagamentos de acordos estão sendo efetuados via depósito e que o retorno tem sido favorável. Definição: Toda nova metodologia financeira discutida será aplicada a partir de janeiro de ) CURSO IN COMPANY FEEDBACK DA DEMANDA, IMPLEMENTAÇÃO E ADAPTAÇÕES NECESSÁRIAS. Sra. Roberta Teline questionou quanto ao material que é impresso na Regional, quem assume os custos. Sra Patrícia Moura disse que a impressão da lista de presença é primordial pois, a partir dela, os certificados serão emitidos. É necessário uma lista digitada e assinada pelos participantes do curso. É uma exigência do MEC. Sr. Eduardo Ariel questionou quais são as exigências mínimas para atender a necessidade do curso. Sra. Priscila Macca disse que todos os custos das impressões do material do curso deverão ser pagos pela Escola APAS. Sr. Eduardo Ariel disse que esta situação deverá ser discutida e posteriormente será informado o centro de custos. Sra. Karina Dantas sugeriu que nas peças de -marketing sejam mencionados os nomes das secretárias, como são conhecidas na Regional/Distrital. Sra. Roberta Teline questionou quanto aos multiplicadores. Sr. Adelmo informou que o grupo aumentou e que existem mais três ou quatro na região dela. Sra. Patrícia Moura pediu a ajuda das secretárias para que verifiquem qual o curso que sua Regional/Distrital precisa, para que seja ministrado até o final do ano. Sr. Adelmo colocou a Escola APAS à disposição e falou sobre os programas de curso que a escola oferece. Definição: Sr. Eduardo Ariel verificará em que centro de cutos deverão ser lançadas as impressões dos cursos da Escola APAS. 7) METAS % JÁ ATINGIDA EM CONVÊNIOS, NOVOS ASSOCIADOS, INADIMPLÊNCIA E ENRIQUECIMENTO. Sra. Regina Dandaro queria um feedback quanto ao trabalho que ela tem feito. Sra. Priscila Macca apresentou as metas referentes ao período de janeiro a agosto. Sra. Priscila Macca informou que, com relação ao convênio de consultas de cheques de 2007, não há como visualizar quem aderiu pois houve a necessidade de mudar a estratégia de atendimento, das associações locais para a matriz, que fica em São Paulo. A Sra. Priscila Macca disse que, para a próxima reunião, vai tentar trazer os parceiros para conversarem com as secretárias. Sr. Eduardo Ariel disse que é preciso montar uma estratégia para alcançar os 100% da meta. Sra. Bianca Inez disse que é complicado, pois o processo com os associados é muito demorado. Sra. Priscila Macca informou que, como a Associação Comercial não está apresentando os números, as metas das secretárias não serão prejudicadas.

3 Definição: Para a próxima reunião, Sra. Priscila Macca vai tentar trazer os parceiros para conversar com as secretárias. 8) REVISTA SUPERVAREJO TÔ LIGADO NA SUPERVAREJO. Sr. Tunico Dias questionou as secretárias Regionais/Distritais sobre a divulgação da campanha. A Sra. Regina Tardem disse que no supermercado Big Paul, o proprietário cadastrou-se e o cargo que constava era o de gerente, e no SRA o cargo está correto. Sr Tunico Dias disse que é preciso estimular a participação dos associados e quanto ao problema do supermercado Big Paul será verificado pelo Sr. Eduardo Ariel junto ao T.I., uma vez que a base de informações utilizada foi o SRA. Sr. Tunico Dias também falou sobre o IVC e sobre o enriquecimento mailing de revista. Sra. Roberta Teline questionou quanto à data de envio da Supervarejo, pois os associados estão reclamando quanto à demora da entrega. Sr Tunico Dias disse que vai encaminhar à Sra. Priscila Macca a programação da distribuição da revista para que cada Regional/Distrital acompanhe a entrega. Caso ocorra atraso da data programada, elas deverão informá-lo para que ele possa verificar o erro. Definição: Sr. Tunico Dias vai encaminhar à Sra. Priscila Macca a programação da distribuição da revista para que cada Regional/Distrital acompanhe a entrega. 9) COMUNICAÇÃO APAS: O PAPEL DAS REGIONAIS Sr. Joaquim Ferreira apresentou a Sra. Ana Trigo, da FSB Comunicação. Ela falou da importância do departamento de Comunicação da APAS, a comunicação e o relacionamento com a mídia. Sra. Ana Trigo falou como funciona a comunicação/notícia e a importância do auxílio das secretárias em buscar e repassar informações/notícias. Sra. Ana Trigo falou da gerência de comunicação e como este departamento pode ajudar as secretárias. Ela solicitou que toda a demanda de comunicação (jornalística) seja centralizada junto a esta gerência. Sr. Joaquim Ferreira vai encaminhar às Regionais/Distritais os contatos da FSB, caso as secretárias necessitem procurá-los. Definição: O Sr. Joaquim Ferreira vai encaminhar às Regionais/Distritais os contatos da FSB. 10) PROGRAMAÇÃO DE ATIVIDADES QUAIS AS ATIVIDADES QUE A APAS SEDE TEM PARA AS REGIONAIS/DISTRITAIS ATÉ O FINAL DE 2008 Sra. Priscila Macca falou sobre os eventos que acontecerão até o final de Dra. Mônica Quessada informou que recebeu reclamações de alguns associados que disseram que o evento família na realidade é feito para casais. Sra. Priscila Macca disse que essas informações são importantes e que gostaria que cada uma fizesse o mesmo sobre as dificuldades que encontraram com relação ao evento, para que quando ela for participar da reunião de avaliação possa apresentar esses questões. Definição: As secretárias Regionais/Distritais enviarão suas dificuldades quanto ao evento Família. 11) FÉRIAS PROGRAMAÇÃO (DATA DE INÍCIO E FINAL) Sra. Priscila Macca informou que as férias iniciam-se em , e que passará a todas a programação. Definição: Sra. Priscila Macca passará a todas a programação das férias. 12) APOIO OPERACIONAL URGENTE PARA TODAS AS REGIONAIS Sra. Bianca Inez referiu-se à dificuldade de trabalhar com uma demanda muito grande e a necessidade de um apoio, para que toda a demanda seja atendida com qualidade e para que tenham tempo para visitar os associados. Sra. Priscila Macca pediu para que cada uma delas avaliem as estratégias necessárias para a sua Regional/Distrital e que encaminhem a ela, pois haverá o planejamento para 2009 em outubro e será necessário defender o que consideram o melhor para atender as demandas.

4 Definição: As Secretárias Regionais/Distritais passarão para a Sra. Priscila qual a melhor estratégia para atender a demanda das Regionais/Distritais. 13) PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO DAS REGIONAIOS/ DISTRITAIS PARA 2009 Sobre o planejamento 2009, Sr. Nelson Guedes falou que iniciará os trabalhos em outubro de Informou que será montado o orçamento baseado no planejamento das Regionais/Distritais. Sr. Nelson Guedes disse que a intenção é fazer um diferencial, em que a APAS terá provisionado o possível gasto durante o ano com as Regionais/Distritais. Sra. Priscila Macca disse que para a próxima reunião deverá estar em pauta os jantares Regionais/Distritais, incluindo Promovisão, Sr. Carlos Corrêa e Sr. Tunico Dias. Definição: Na próxima reunião deverá entrar em pauta os jantares Regionais/Distritais. 14) T.I. Sr. Anderson Martins questionou as dificuldades das secretárias quanto aos serviços prestados pela área de T.I. Sra Marta Almeida reclamou que seu computador está com problemas. Sra. Roberta Teline falou do problema que teve com o Outlook. Disse que contratou um técnico e depois contatou o T.I. e que eles mesmos poderiam ter feito o reparo. Sr. Anderson Martins disse que é preciso um técnico dar o laudo para que o T.I decida o que é melhor fazer, pois há dificuldades de estarem nas Regionais/Distritais. Sra. Jucy Pontes informou que precisa de um novo computador ou da mudança do sistema operacional e reclama quanto à internet e à rede. Sra. Karina Dantas reclama que está sem anti-vírus no seu computador. Sra. Priscila Macca pediu para que as secretárias abram chamados no Help Desk. Definição: As secretárias passaram as demandas para o Anderson, copiando o Felipe. 15) JANTAR MOBILIZAÇÃO DEFINIÇÃO DAS DATAS Sra. Marcia Vollet questiona as datas dos jantares e disse que gostaria que o dela acontecesse em Sr. Eduardo Ariel pediu um calendário de sugestões para verificar as datas que as Regionais/Distritais acham melhores, sobre o qual será feita uma avaliação e, caso aceitas, serão aprovadas. Sra. Ana Paula sugere que o seu jantar seja em Sra. Roberta Teline disse que para ela o melhor é Sra. Monica Quessada sugere a data de Sra. Patricia Amorim disse que a dela precisa acontecer no dia pois já está com a reserva do hotel. Sra. Bianca Ines ficou entre e Sra. Marta Goldman sugere Sra. Regina Tardem sugere Sra. Regina Dandaro não sugeriu data, ela não quer fazer a abertura do evento. Sras. Jucy Pontes, Marta Almeida e Karina Dantas sugerem a data de Sra. Priscila Macca informou que a APAS 2009 acontecerá de 18 à 21 de maio. Definição: Priscila Macca ajustará as datas, conforme solicitações das secretárias, junto com a Superintendência e Promovisão, e encaminhará o cronograma para todas. 16) CONVÊNIOS Sra. Patricia Amorim questiona quanto ao convênio médico. Sra. Priscila Macca disse que será apresentado ao novo Diretor de Convênios para aprovação e o contrato será fechado ainda este ano. Sra. Priscila Macca disse que até o começo de outubro será passado o relatório da Volkswagem e ela repassará para as secretárias, mas informou que houve muitas desistências nas compras dos caminhões. Definição: Apresentação da proposta ainda esse ano do convênio Saúde, e os caminhões faturados por mês. ENCERRAMENTO

5 Como nada mais havia para ser tratado ou discutido, a Sra. Priscila Macca agradeceu a presença de todas e deu por encerrada a reunião, da qual foi lavrada a presente Ata, que depois de lida e aprovada vai assinada na forma abaixo. São Paulo, 26 de Setembro de Presidente da mesa: Srta. Priscila Macca Secretária da mesa: Secretárias Regionais/Distritais