Relatório de Gestão de Mudanças

Transcrição

1 - UFRN CISGAP - Comitê Executivo de Integração de Sistemas de Gestão Administrativa e de Pessoas TÍTULO DO PROJETO CICLO-/e-log/SIPAC DEMANDANTE DO PROJETO, DPF e DPRF MÓDULO SIPAC Almoxarifado ÓRGÃO UFRN,, DPF e DPRF ELABORADO POR UFRN DATA DE CRIAÇÃO Relatório de Gestão de Mudanças RELATÓRIO Gestão de Mudanças SETOR CÓDIGO 18/11/2010 RGM_Almoxarifado_UFR N_V2_ OBS 1 OBS 2

2 Assinaturas Paulo Martins Beltrão Filho Presidente do CISGAP Líder Técnico do Projeto CICLO- Sônia Regina Pereira Membro do Comitê/DPF Coordenadora do Projeto Gestão Net Jorilson Rodrigues da Silva Membro do Comitê/ Líder Técnico de TI do Projeto CICLO- Marcos Antônio Moreira West Membro do Comitê/ Coordenador do Projeto CICLO- José Lopes Hott Junior Membro do Comitê/DPRF Coordenador do Projeto DPRF-UFRN Henrique Araújo de Lima Líder Negocial do Projeto DPRF-UFRN Gleydson de Azevedo Ferreira Lima Diretor de Sistemas UFRN Superintendência de Informática - UFRN

3 Histórico das Modificações Versão Data Autor V3.0 18/11/2010 Versão Inicial Ilmar Gabriel

4 1. Glossário Ministério da justiça; UFRN ; SIPAC Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos; DPF Departamento de Polícia Federal; DPRF Departamento de Polícia Rodoviária Federal;

5 2. Modificações Apontadas Número 01 Ref. Código 013 Relatório versão 2 Ajuste O, DPF e DPRF solicitaram que as requisições pendentes fossem listadas na tela sem a necessidade de informar um determinado filtro. A tela de busca deve ser mantida, conforme a atual. Número 02 Ref. Código Relatório versão 2 importância (x) Importante, mas, pode operar sem ela inicialmente. () Bloqueante: impede o uso da funcionalidade. Ajuste O nome do titulo do relatório de atendimento deve ser alterado para comprovante de atendimento. Ver tela abaixo:

6 Número 03 Ref. Código Relatório versão 2 Grau de () Auxiliar. Na tela abaixo deve ser incluído as opções de filtro Elemento de Despesa Detalhado e material (buscar por denominação e Ref. Código) Observações: - para todo o SIPAC onde houver a expressão grupo do material substituir por Elemento de Despesa Detalhado - em atendimento de requisições (pendentes) de materiais deve ser incluído na tela abaixo opção para visualizar o histórico do material (Nome da coluna: histórico de consumo): - No histórico deve ser igual ao resumo (parte II) da tela apresentada nas orientações de homologação. A quantidade solicitada e atendida deve se referir ao Ref. Código de material selecionado pelo o usuário. O histórico deve ser apresentado na mesma tela acima ao clicar no material. Deve ser apresentado as cinco últimas requisições e a média mensal solicitada e atendida (calculo das médias: solicitações dos últimos 12 meses/ 12 ) - A geração do relatório apresentado em orientações da homologação pode ser mantida, porem com as ressalvas: 1) se não for informado o material as colunas quantidade solicitada e atendida devem ser removidas 2) se for informado o material as colunas quantidade solicitada e atendida devem ser apresentadas com relação a apenas o material informado. De acordo para disponibilização até a implantação.

7 Número 04 Ref. Código Relatório versão 2 O sistema não deve permitir a confirmação da quantidade e data de recebimento sem inserir a mesma (incluir esta regra na tela abaixo passo 4 da funcionalidade) Caminho da funcionalidade: SIPAC - Almoxarifado aba Estoque Estoque Nota Fiscal Complementar Entrada de Material na Nota Fiscal. De acordo para disponibilização até a implantação. Número 05 Ref. Código Relatório versão 2 Na tela de cadastro e visualização a nota fiscal o nome do botão Formulário de Classificação deve ser alterado para Resumo Contábil ; Caminho da funcionalidade para consulta da NF: SIPAC Almoxarifado aba Estoque Consultas Consulta de Nota Fiscal.

8 Número 06 Ref. Código Relatório versão 2 Grau de importância () Auxiliar. () Importante, mas, pode operar sem ela inicialmente. Incluir o Resumo Contábil na impressão da Nota Fiscal. Número 07 Ref. Código Relatório versão 2 Ajuste Devem ser acrescentados mais dois dígitos na numeração. A numeração poderá quantos dígitos forem necessários. No momento que ultrapassar a numeração ultrapassar os 4 dígitos vistos nos exemplos, a numeração passará ter 5 dígitos e assim por diante. A UFRN sugere manter esta abordagem.

9 Número 08 Ref. Código Relatório versão 2 Ajuste e aprimoramento - Retirar vinculação do número e ano do processo do protocolo (gestão documental); - Adicionar o número do processo no formato de 11 dígitos: /AAAA Adicionar campo anexar arquivo na tela abaixo: De acordo para disponibilização até a implantação. Número 09 Ref. Código Relatório versão 2 Ajuste - Alterar nomenclatura do campo entidade beneficente para entidade beneficiada - Corrigir validação do campo entidade beneficiada, pois está permitindo passar para o próximo passo com informação inexistente na base de dados. Caminho da funcionalidade: Caminho para a validação da funcionalidade: SIPAC -> módulo almoxarifado -> aba estoque -> Saída Avulsa (Perda, Consumo Imediato, etc.) -> registrar saída avulsa

10 Número 010 Ref. Código Relatório versão 2 Ajuste - No relatório de extrato de movimentação sinalizar as saídas com o sinal negativo (-) e colocar entre parênteses. Número 011 Ref. Código Relatório versão 2 importância (x) Importante, mas, pode operar sem ela inicialmente. () Bloqueante: impede o uso da funcionalidade. - Adicionar hiperlink no nome do fornecedor para exibir os seus dados cadastrais (ver tela abaixo):

11 De acordo para disponibilização até a implantação. Número 012 Ref. Código Relatório versão 2 importância (x) Importante, mas, pode operar sem ela inicialmente. () Bloqueante: impede o uso da funcionalidade. - No relatório de movimentação de material deve ser incluída coluna data da última movimentação e data de validade. - De acordo com a inclusão da data da última movimentação. Possibilidade de disponibilização apenas em um segundo momento. - Não é possível exibir a data de validade, pois esta data está vinculada às entradas e não ao material. Número 013 Ref. Código Relatório versão 2 Ajuste Considerações: - Alterar o nome do filtro (tela abaixo) entidade beneficente para entidade beneficiada.

12 Número 014 Ref. Código Relatório versão 2 Ajuste - Deve ser ajustado o valor da coluna valor total (quant. * valor unitário); - O valor do saldo em estoque deve ser ajustado para o valor anterior + valor total da última movimentação. De acordo com a correção dos erros citados. Número 015 Ref. Código Relatório versão 2 DPRF

13 Grau de importância () Auxiliar. () Importante, mas, pode operar sem ela inicialmente. Ajuste - Onde houver a expressão Grupo de Material no módulo de Almoxarifado substituir por Elemento de Despesa Detalhado. De acordo para disponibilização até a implantação. Número 016 Ref. Código Relatório versão 2 DPRF () Bloqueante: impede o uso da funcionalidade. - Criar a regra de que o requisitante só possa cadastrar uma nova requisição após confirmação de recebimento de material. O Gestor deve escolher para qual unidade deve ser aplicada a regra. PENDENTE DE VER COM GLEYDSON Número 017 Ref. Código Relatório versão 2 DPRF () Bloqueante: impede o uso da funcionalidade. Ajuste - No relatório de materiais a vencer alterar o nome da coluna estoque para quantidade ; - No relatório materiais a vencer a coluna quantidade deve se referir aos materiais de mesma data de validade (mesmo registro). Para o cálculo da quantidade, o sistema deve considerar a baixa do material sempre dos que estiverem mais próximo do vencimento; - No relatório materiais em garantia a coluna quantidade deve se referir aos materiais de mesma data de término da garantia (mesmo registro). - No relatório de materiais a vencer não deve mostrar as linhas em que a quantidade for igual à zero; - No relatório de materiais a vencer (tela de busca) remover o filtro materiais em estoque, pois não faz sentido, uma vez que, os materiais com estoque zerado não aparecerão no

14 relatório. - Regra: a prioridade de baixa do material do estoque (atendimento de requisição, saída avulsa...) deve ser: 1. Materiais mais próximos do vencimento; 2. Materiais mais próximos do término da garantia; 3. Materiais nos quais foram dadas as entradas em primeiro. ILMAR, ESTE CODIGO AINDA É NECESSÁRIO? OS AJUSTES DOS RELATÓRIOS NAO DEVERIA SER FEITOS CONFORME O CODIGO 068 NAO HOMOLOGADO?? Correto, os ajustes devem ser realizados de acordo com a tabela que você desenhou com os homologadores no momento da homologação. Porém seria necessário consultá-los, já que eles não se pronunciaram em relação ao que está neste Ref. Código. Adiante o desenvolvimento do que está escrito no Ref. Código 068, porque, é certeza. Número 018 Ref. Código Relatório versão 2 DPRF importância (x) Importante, mas, pode operar sem ela inicialmente. () Bloqueante: impede o uso da funcionalidade. - Incluir o caso de uso (relatório de consumo imediato) no módulo almoxarifado na aba de relatórios. 012(refere-se ao Ref. Código 052 na seção de modificações apontadas) Número 019 Ref. Código Relatório versão 2 DPRF importância (x) Importante, mas, pode operar sem ela inicialmente. () Bloqueante: impede o uso da funcionalidade. - Incluir campo material com filtro na tela pesquisa. Só é possível filtrar pelos materiais associados a notas fiscais do empenho. Se for considerando esta abordagem, a UFRN está de acordo. Possibilidade de disponibilização

15 apenas em um segundo momento. Número 020 Ref. Código Relatório versão 2 DPRF Grau de importância () Auxiliar. () Importante, mas, pode operar sem ela inicialmente. Melhorias: 1) Ao restringir o material para uma determinada unidade no caminho SIPAC Almoxarifado aba cadastros permissões restringir pedido de material por unidade, o sistema não deve exibir para o usuário a descrição dos materiais, e sim apenas a critica (através do cadastro de requisições no Portal Administrativo), como mostra a tela abaixo. Caminho para cadastrar a requisição no Portal Admin: SIPAC Portal Administrativo Menu Requisições Material Almoxarifado Cadastrar Requisição. Tela de Materiais encontrados na busca no portal administrativo: No ambiente ciclo2.info.ufrn.br/sipac, acessar o Portal Admin com o usuário gustavo e tentar cadastrar uma requisição pesquisando pelo Ref. Código de material , será exibida a tela acima. Ao tentar selecionar o material para incluir a quantidade, o sistema mostra a tela acima. Nesta tela, não deve aparecer à lista de materiais (caso a pesquisa tenha sido feita por Ref. Código do material), somente a critica. O sistema deve exibir apenas a mensagem criticando o material que foi restringido na tela anterior a citada acima, ou seja, na tela de busca de material. 2) Incluir o prazo de pedido de compra em dias; 3) Ao lado do cabeçalho da coluna incluir a palavra dias entre parênteses; 4) Corrigir valores em vermelho onde prazo de pedido de compra estiver inferior a noventa dias. ILMAR, POR FAVOR, DEIXAR MAIS CLARO. 1) Raphaela, deixei mais claro na descrição; 2) Caminho para acessar a funcionalidade: SIPAC Almoxarifado aba Relatórios Movimentação Oferta e Demanda de Materiais em Estoque. Neste caso, a coluna Prazo para pedido de compra deve exibida em dias e não em meses. Verificar;

16 3) Neste caso, ao lado da coluna Prazo para pedido de compra incluir a palavra dias, no relatório citado no item 2; 4) Raaela, neste caso existia uma situação que a coluna prazo de pedido de compra estava mostrando valor em vermelho acima de 90 dias (3 meses). Necessito ver a entrada de dados que resultou nisso. Número 021 Ref. Código Relatório versão 2 DPRF importância (x) Importante, mas, pode operar sem ela inicialmente. () Bloqueante: impede o uso da funcionalidade ) - A coluna prazo de ressuprimento e prazo para pedido de compra devem ser informadas em dias; Número 022 Ref. Código Relatório versão 2 Possibilidade de lançar no sistema o levantamento do inventario do almoxarifado com Ref. Código de barras. É necessário relatório de batimento do levantamento com inventario atual no sistema. Número 023 Ref. Código Relatório versão 2 Grau de importância () Auxiliar. () Importante, mas, pode operar sem ela inicialmente.

17 - Permitir informar a localização do material no almoxarifado. Campo para livre digitação, alfanumérico (15 caracteres). - Para facilitar, criar uma única operação para que o usuário informe em uma única tela os dados: estoque mínimo, prazo de ressuprimento e localização. - A localização do material deve aparecer na etiqueta de prateleira, no comprovante da requisição de material, nas telas de atendimento da requisição, inventario. - Ver modelo proposto da etiqueta abaixo: Número 024 Ref. Código Relatório versão 2 Grau de importância () Auxiliar. () Importante, mas, pode operar sem ela inicialmente. O formato da codificação (canto inferior esquerdo da etiqueta) deve ser composto da seguinte forma: IN07D1A2: IN (material de informática), 07 (número da estante), D (prateleira: poderá ser de A/Z), 1A2 (neste caso, contém duas gavetas ocupadas com material) Exemplo de estante: A B C D E

18 ILMAR, NAO ENTENDI O QUE ESTE REF. CÓDIGO QUER DIZER. O CAMPO SERÁ DE LIVRE DIGITACAO. ELES É QUEM DEVEM DIGITAR CORRETAMENTE. O SISTEMA NAO TEM COMO VALIDAR. Raphaela, isso foi apenas demonstrando de como tinha que ser o formato do código na impressão do Código de Barras. Beneficente é quem exerce a beneficência e Beneficiada é a quem recebeu benefícios. Por isso entendo que é imprescindível que a expressão seja corrigida, assim, bloqueante para utilização do sistema. 5. Pontos de Conflito de Requisitos Não se aplica. 6. Pontos em Comum Não se aplica. 7. Requisitos que devem ser complementados Necessidade Especificação de novos Casos de Usos. Modificações que necessitam de detalhamento. Ref. Códigos : DPF: DPRF: : DPF: DPRF:

19 Modificações aceitas. : DPF: DPRF: 8. Prioridades Dentre as mudanças indicadas, elencar as prioridades de desenvolvimento: Prioridade 1 (Bloqueantes) 2 (Importantes) 3 (Auxiliares) Ref. Código da mudança Justificativa A seqüência de implementação das Mudanças ficará a cargo da UFRN de acordo com a melhor conveniência técnica. Módulo só entrará em produção e capacitação interna após o atendimento deste grupo de mudanças. A implementação das mudanças importantes será realizada na fase 2, devendo ser avaliada a possibilidade de antecipação daquelas de menor complexidade de implementação N/A 9. Anexos UFRN Não se aplica. 10. Dúvidas Complementares Não se aplica.