Contratos de Performance em Manutenção Predial Resultados de auditorias técnicas

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1 Contratos de Performance em Manutenção Predial Resultados de auditorias técnicas Alexandre M. F. Lara A & F Partners Consulting Dentro dos trabalhos de consultoria e auditorias técnicas que executo em instalações prediais e industriais, tenho me deparado com uma prática cada vez maior de utilização dos chamados Contratos de Performance, cujos indicadores de desempenho visam balizar os níveis de serviços prestados. Trata-se de uma ferramenta fundamental de gestão, haja vista o encurtamento de braços e olhos de nossos gestores de operação, proporcionados pela necessidade de sobrevivência em nosso mercado cada vez mais competitivo e a redução de horas disponíveis ao acompanhamento de serviços. Afinal, devemos buscar por aliados cada vez mais capacitados e comprometidos em nossos processos de homologação de fornecedores. Entretanto, alguns importantes detalhes são normalmente esquecidos ou mal elaborados quando da redação dos contratos, incorrendo na perda de sua principal função e na deterioração lenta e gradual da infra-estrutura mantida, sem que este fato seja facilmente percebido por seu gestor. Existem cuidados básicos a serem tomados quando idealizamos um contrato de performance em manutenção predial, sem que este fato torne prescindível a presença do gestor ou de seus comandados nas avaliações e principalmente, no campo. A definição do objeto de contrato e dos níveis de serviço desejados... O nosso mercado de manutenção ainda pratica, na grande maioria dos players, um programa básico de manutenção sem a adição de novas tecnologias, sem a otimização de recursos com a aplicação de práticas preditivas e principalmente, sem planejar e acompanhar indicadores técnicos tão importantes para a tomada de decisões. Devemos lembrar que o exercício da manutenção, assim como o exercício da medicina preventiva, precisa acompanhar a evolução de seus pacientes, redirecionando sempre que necessário o plano de trabalho original. Isto é engenharia de manutenção. Cabe aos contratantes a busca por players que tenham este diferencial, necessitando para isto, planejar melhor a compra de um determinado serviço desde o seu início.

2 SUPERVISÃO & CONTROLE Avaliação Organização De Informações ORGANIZAÇÃO / HISTÓRICO Equipe Capacitada TREINAMENTO Políticas & Procedimentos PLANEJAMENTO Fig. 1 Pilares da Manutenção Portanto, devemos quebrar o paradigma que nos impede de criar em manutenção, principalmente no que tange a definição do escopo. Uma vez exercitada esta prática, tornase mais fácil entender e definir os níveis mínimos de qualidade que desejamos. A seleção dos indicadores de desempenho deverá traduzir aquilo que se espera, considerando o momento inicial onde se encontra, ou seja, não se deve esquecer que precisamos traçar uma trajetória desejada entre o momento em nos encontramos ao elaborar o contrato (indicadores reais) e onde queremos atingir. A definição das ferramentas que deverão ser disponibilizadas pelo aliado... Contratos de performance, geridos pelo acompanhamento de indicadores de desempenho, devem transmitir segurança a partir do grau de confiabilidade atribuído a fonte das informações, ou seja, não se pode imaginar a avaliação de indicadores que não sejam extraídos de sistemas próprios ou preferencialmente de nossos fornecedores. A partir deste ponto, precisa-se definir a Estratégia de concorrência e a pré-seleção de fornecedores homologados e tomar os devidos cuidados na escolha da melhor e mais ousada proposta técnica / comercial. Ainda assim, identificamos uma série de irregularidades e ineficiências nestes processos de contratação, originadas a partir da falta deste planejamento inicial; são elas: Fornecedores incapacitados para assumir a operação de toda a instalação ou mesmo parte dela (falha no processo de seleção dos participantes);

3 A inexistência de ferramentas de gestão (sistemas) e pouca confiabilidade em dados apresentados (falha da especificação inicial e no acompanhamento); A inexistência de análise da Operação & Manutenção e da aplicação da engenharia de manutenção (possível omissão do gestor direto e a falta de um acompanhamento mais próximo); A não realização de reuniões de avaliação, da análise em conjunto sobre problemas e principalmente, do feedback que proporcionará o crescimento desta aliança ( pecado capital neste tipo de relação). Para ilustrar o resultado prático desta ineficiência em contratos mal estabelecidos ou mal geridos, destacamos a seguir algumas fotos de diferentes situações observadas em campo: Figura 2 Elevadores: Falha na identificação e troca de rolamento, danificando o seu eixo Falta de acompanhamento das ocorrências (chamados corretivos) e de uma auditoria periódica realizada por especialista.(foto cedida pela SERVICE Engenharia) Figura 3 Manutenção em coberturas: Localização esquecida... Falta de uma ronda / supervisão de campo sobre a instalação

4 Figura 4 Manutenção em Ar Condicionado: Flow switch desativado em um Chiller - Falta de acompanhamento das ocorrências (chamados corretivos) e de ronda / supervisão em campo Figura 5 Manutenção Elétrica: Falta de manutenção em quadro de força Falta de auditoria periódica (interna ou externa) Enfim, cabe ressaltar que dedicação de algumas horas no desenho de um novo contrato e da forma através da qual será acompanhado / avaliado, seja somente com a equipe interna ou com o auxílio de outros profissionais, refletirá em um melhor resultado e na longevidade desta aliança que se iniciará.

5 A análise de dados e indicadores em manutenção nos mostrará tendências que serão tratadas de diferentes formas, permitindo com que antecipemos algumas situações, não eliminando, no entanto, a tradicional ronda sobre a propriedade ou, se preferirem, uma auditoria mais técnica a ser realizada periodicamente.