, Todos os programas, Microsoft Office PowerPoint. Através de um atalho que poderá estar no Ambiente de Trabalho

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1 SESSÃO DE TRABALHO Objectivos: Cuidados a ter na criação de Apresentações Formatar texto Inserir imagens Inserir sons Aplicar Movimentos: Transição entre diapositivos Animação personalizada Alterar o modelo global Guardar a Apresentação

2 1. Iniciar o Microsoft PowerPoint O Microsoft PowerPoint é um programa incluído no pacote de programas do Microsoft Office ao qual denominamos de Apresentações Electrónicas. Estas são uma forma atractiva e persuasiva de comunicar, através de uma linguagem sintética com o poder dos recursos multimédia. Podemos iniciar o Microsoft PowerPoint de várias formas, por exemplo: Através do Botão, Todos os programas, Microsoft Office PowerPoint Através de um atalho que poderá estar no Ambiente de Trabalho 2. Conhecer o Ambiente de Trabalho ❷ ❶ ❸ ❹ ❺ ❶ Diapositivo ❷ Miniatura do Diapositivo ❸ Inserir novo Diapositivo ❹ Painel de tarefas Apresentações abertas ❺ recentemente ❻ Modos de visualização ❻ 3. Cuidados a ter na criação de Apresentações Comunicar de forma clara, convincente e organizada é fundamental em todas as áreas da actividade humana. A inserção de imagens, texto e animações não é suficiente para que uma Apresentação seja considerada eficaz. O êxito de uma Apresentação depende em primeiro lugar da forma como é planeada e só depois da sua elaboração/construção. Na criação de uma Apresentação deve-se ter em atenção alguns aspectos que posteriormente poderão ser o sucesso ou fracasso da nossa Apresentação. Jan/

3 Aspectos a ter em atenção: Legibilidade Deve-se usar tópicos para diferenciar diferentes momentos. Ter em atenção o tipo de letra e o tamanho, adaptando-os ao local e à distância dos membros da plateia. Usar contrastes de cores para que a visualização dos conteúdos seja a melhor possível, adaptando a cor ao local e ao equipamento. Para a visibilidade ser eficaz, não se deve inserir informação em excesso. Devemos optar por distribuir a informação por vários Diapositivos em vez de um único diapositivo. Organização Quanto à organização deve-se prevalecer a esquerda à direita e a parte superior à inferior, dado que é nestes sentidos que começamos a ler. O texto quando acompanhado por imagens deve ser colocado numa das partes referidas anteriormente, para que os presentes o leiam e não fiquem apenas pela visualização das imagens. Coerência Colocar animação nos diapositivos e nos seus conteúdos enriquece de forma substancial a apresentação, mas tem de se ter algum cuidado. Deve-se manter as transições ao longo de toda a apresentação nos objectos do mesmo tipo. Legibilidade Demasiado texto ou texto sem marcas dificulta a leitura, o que implica um maior esforço para conseguir acompanhar a transmissão dos conteúdos. Uma má combinação de cores pode originar uma deficiente leitura dos conteúdos da apresentação. Deve-se ter em atenção que a projecção através de um videoprojector, não se obtém o mesmo resultado que numa apresentação através de um ecrã. O tamanho da letra deve ser escolhido para que todos os presentes, independentemente do local da sala onde estejam, consigam ler os conteúdos transmitidos na Apresentação. Organização Informação mal distribuída, confusa ou referente a vários contextos complica a percepção dos objectivos que se pretende transmitir. Coerência Colocar muitas animações e de diferentes tipos em objectos da mesma classe ao longo da Apresentação, origina desatenção/dispersão do público. Muitos dos principais oradores de nível académico superior, preferem Apresentações sem animações, dado que o principal é a transmissão de conteúdos. Jan/

4 4. Criar uma Apresentação Como foi referido anteriormente, para criar uma apresentação deve ser feita previamente uma planificação, de forma a facilitar a distribuição dos conteúdos ao longo dos diapositivos. Ao abrir o Microsoft PowerPoint, o diapositivo que aparece por defeito, é o diapositivo de título onde deve ser colocado a identificação da apresentação. Pode-se colocar também a identificação do autor e da identidade que representa. É nesta fase que se escolhe a estrutura dos diapositivos, podendo usar-se os modelos prédefinidos ou criar um. Depois de seleccionada a estrutura escolhida, pode-se aplicar a todos os diapositivos ou apenas a alguns. Acede-se aos modelos pré-definidos através do painel de tarefas, que se encontra no lado esquerdo do ecrã, caso este não esteja visível, pressiona-se a tecla CTRl+F1. Depois de completar o Diapositivo de título deve-se inserir um novo Diapositivo de forma a dar continuidade à Apresentação. Para tal, existem 3 formas: Clicar no botão que se encontra na Barra de Ferramentas Formatação Clicar no Menu Inserir e escolher Novo Diapositivo Pressionar simultaneamente as teclas Ctrl+M Depois de inserido o Diapositivo deve-se escolher o esquema pretendido. No Painel de tarefas seleccionar a opção Esquema do diapositivo. aplicar: Nesta secção existem 4 tipos de esquema que se podem Esquemas de texto Esquemas de objectos Esquemas de texto e objectos Outros esquemas Jan/

5 5. Formatar texto Um texto bem formatado permite captar a atenção dos presentes durante a Apresentação, além de demonstrar empenho/seriedade na sua elaboração. O texto contido numa Apresentação encontra-se sempre dentro de caixas de texto, que se podem movimentar por todo o Diapositivo. A forma de formatar o texto é semelhante ao de outros aplicativos do Microsoft Office. Para formatar um texto deve-se em primeiro lugar seleccioná-lo ou seleccionar a caixa de texto onde este está contido. Para formatar apenas uma parte do texto inserido, deve-se seleccionar apenas a parte do texto pretendido e não a totalidade da caixa de texto. Algumas das opções de formatação estão presentes na Barra de Ferramentas Formatação, as que não se encontram nesta barra, podemos aceder através do Menu Formatar, escolhendo a opção Tipo de letra. Depois do texto seleccionado pode-se formatá-lo de várias formas: Tipo de letra Tamanho da letra Cor da letra Estilos Efeitos Alinhamento o Esquerda o Centro o Direita o Justificado O alinhamento Justificado no PowerPoint não se encontra na Barra de Ferramentas Formatação. Para se formatar o texto com este tipo de alinhamento, tem de se aceder ao Menu Formatar, seleccionar a opção Alinhamento e de seguida Justificado. 6. Inserir Imagens O processo de inserir imagens no Microsoft PowerPoint é igual ao dos outros aplicativos que fazem parte do mesmo pacote do PowerPoint. Jan/

6 Pode-se inserir imagens de duas formas: Copiar Colar Através do Menu Inserir o Do ClipArt o Do ficheiro A função Copiar, guarda em memória a imagem que pretendemos inserir na nossa Apresentação, esta pode estar guardada num suporte de armazenamento ou por exemplo numa página de Internet. Depois de escolhida a imagem, clica-se com o botão direito do rato em cima da imagem e selecciona-se a opção Copiar. Na Apresentação que se está a elaborar clicar novamente com o botão direito do rato no Diapositivo onde queremos inserir a Imagem e escolher a opção Colar. Para inserir uma imagem através do Menu Inserir, esta tem de estar guardada num suporte de armazenamento, que poderá ser por exemplo o disco do computador ou uma pen. Depois de seleccionada esta opção, existem duas alternativas: do ClipArt que são as imagens que o Microsoft Office nos disponibiliza estando divididas em várias categorias, ou do Ficheiro, que são as imagens que se tem guardadas num suporte de armazenamento. Uma vez inserida a imagem, deve-se colocar no local do Diapositivo pretendido e redimensionar, caso seja necessário. 7. Inserir Sons Inserir sons pode enriquecer uma Apresentação, mas este deve estar de acordo com o tema. Pode-se inserir sons: Do Clip Organizer Do ficheiro Os sons do Clip Organizer são-nos disponibilizados pelo Microsoft Office. Os sons do ficheiro estão guardados num suporte de armazenamento. Jan/

7 Depois de seleccionado o som que se pretende inserir é mostrada uma caixa onde se tem de escolher se se quer que o som inicie automaticamente assim que a Apresentação inicia ou apenas quando é clicado o botão do rato. Pode-se alterar algumas definições do som que foi inserido, para tal no painel de tarefas deve-se escolher a opção Animação personalizada. Clicar na seta que se encontra no lado esquerdo da identificação do som e escolher uma opção. No Separador Efeito, pode-se escolher quando se quer que a reprodução do som inicie e acabe. No Separador Intervalo, existe uma opção que é bastante importante caso o som inserido tenha uma duração inferior ao da Apresentação. Caso esta situação se confirme, deve-se seleccionar a opção Rebobinar quando terminar a reprodução. No Separador Definições do som, pode-se escolher o volume de reprodução do som e escolher se se pretende que o ícone do som seja ocultado durante a apresentação. 8. Painel de Tarefas O Painel de tarefas disponibiliza várias opções, entre elas encontram-se: Transição entre diapositivos Animação personalizada Jan/

8 Na Transição entre diapositivos escolhe-se a forma que se pretende que os Diapositivos passem de uns para os outros, ou seja, a animação. Depois de escolhida a transição, escolhe-se a velocidade e o som (não é obrigatório). Muito importante é a forma como o avanço dos diapositivos é feito, este poderá ser com o clique do rato, o melhor para quem tem pouca experiência em apresentações, ou automaticamente, escolhendo o tempo para que o Diapositivo seguinte apareça. Estas opções podem ser aplicadas a todos os Diapositivos de uma só vez, pressionando o botão. Para aplicar animação a um determinado objecto, este deve ser seleccionado e de seguida pressionado o botão. Existem vários efeitos que se podem adicionar a um objecto: Caso o efeito escolhido não seja o pretendido, deve-se clicar no botão. Depois de inserido o efeito, este poderá ser alterado, através das opções que a Animação personalizada disponibiliza. Caso escolha a opção, tem de ter em atenção o tempo que escolhe para retardar o seu aparecimento, pois, pode não haver tempo para acabar o conteúdo anterior. 9. Alterar o Modelo Global Existem 3 tipos de modelos globais: Para alterar o fundo dos Diapositivos utiliza-se o Modelo global de diapositivos, que se acede através do Menu Ver, seleccionando a opção Modelos globais. Jan/

9 Se pretender por exemplo, inserir a mesma imagem em todos os diapositivos, é através do Modelo global que o deve fazer. É bastante utilizado para inserir logotipos. No Modelo global pode-se também formatar o rodapé, seleccionando por exemplo, um novo tipo de letra, tamanho, efeito 10. Guardar a Apresentação Para uma futura utilização da Apresentação, esta deve ser guardada. Os tipos mais usados de guardar uma Apresentação são: Apresentação Apresentação do PowerPoint Para guardar uma Apresentação pode-se utilizar o ícone que se encontra na Barra de Ferramentas Padrão ou através do Menu Ficheiro, seleccionando a opção Guardar, de seguida escolhe-se o endereço de onde queremos guardar a Apresentação. Para abrir este tipo de Apresentações é necessário ter instalado o PowerPoint. Ao guardar a Apresentação como Apresentação do PowerPoint, este ficheiro poderá ser executado em qualquer computador, mesmo sem ter o Microsoft PowerPoint instalado. Para gravar com este tipo, deve-se escolher a opção Guardar como no Menu Ficheiro e em Guardar como tipo, escolher a opção Apresentação do Power Point. Jan/