Sobre o Livro... XV. FCA Editora de Informática

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1 Índice Sobre o Livro... XV Capítulo 1 Configurar o Excel Iniciar o Excel Ambiente de trabalho Personalização do ambiente de trabalho Opções da interface do utilizador Fórmulas Verificação do texto Guardar documentos Personalizar o friso Personalizar a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido Conta de utilizador Ligar serviços ao Office Configurar serviços de imagens e vídeos Configurar serviços de partilha Configurar serviços de armazenamento Ligar outros serviços de armazenamento Capítulo 2 Conceitos gerais Criar um novo documento Abrir e fechar documentos Guardar documentos Alternar entre documentos Modos de visualização Zoom Livros e folhas de cálculo Selecionar folhas de cálculo Mudar o nome de uma folha de cálculo Inserir folhas de cálculo Mover folhas de cálculo Copiar folhas de cálculo Eliminar folhas de cálculo Alterar cor do separador da folha de cálculo Linhas, colunas e células Seleção de valores Selecionar linhas IX

2 Fundamental do Excel Selecionar colunas Selecionar folha Referências de células Referências relativas Referências absolutas Referências externas Referências por nomes Referências estruturadas Capítulo 3 Edição e formatação Introdução e manipulação de dados Dimensionar as células Conclusão automática Operações de edição Copiar células Copiar especial Copiar formatações Preenchimento de valores Mover células Apagar conteúdo das células Anular e repor conteúdo das células Manipulação da folha de trabalho Adicionar células, linhas e colunas Eliminar células, linhas e colunas Ocultar/mostrar linhas e colunas Formatação de células Tamanho e tipo de letra Estilos de formatações Posição do caráter Cor do texto Limites de células Preenchimento de células Alinhamento e orientação Avanços Formatos Validação de dados Critérios de validação Listas pendentes Estilos de células Aplicar um estilo Criar um estilo de célula personalizado Exercícios Capítulo 4 Formatação condicional Utilizar a formatação condicional X

3 Índice 4.2 Realçar regras de células Regra de superiores/inferiores Barra de dados Escalas de cores Conjuntos de ícones Criar regra de formatação Gerir e editar regras Limpar regras Exercícios Capítulo 5 Configuração e impressão Configurar impressão Pré-visualizar um documento Configurar página Margens do documento Orientação e tamanho das páginas Área de impressão Definir área de impressão Limpar a área de impressão Quebras de página Cabeçalho e rodapé Inserir cabeçalho e rodapé Títulos de impressão Fundos da folha Exercícios Capítulo 6 Fórmulas e Funções Fórmulas Operadores Regras Auditoria de fórmulas Análise de precedentes e dependentes Mostrar fórmulas Avaliar fórmulas Verificação de erros Funções Inserir uma função Função SOMA Função SOMA.SE Função MÉDIA Funções MÁXIMO e MÍNIMO Função CONTAR Função SE Funções E e OU Função HIPERLIGAÇÃO XI

4 Fundamental do Excel Função PROCV Exercícios Capítulo 7 Gráficos Criação do gráfico Tipos de gráficos Alterar o tipo de gráfico Alterar a representação de dados Esquema do gráfico Estilos, cor e efeitos do gráfico Elementos do gráfico Gráficos Sparkline Gráficos personalizados Gráfico bullet Gráfico velocímetro Exercícios Capítulo 8 Objetos e imagens Imagens Inserir imagens Editar imagens ClipArt Formas automáticas Inserir formas Editar formas SmartArt Inserir e editar objetos SmartArt Caixas de texto Formatar caixas de texto Transformar caixas de texto Eliminar caixas de texto WordArt Captura de ecrã Dispor objetos Exercícios Capítulo 9 Séries Utilizar as séries Série linear Série de crescimento Série de datas Série personalizada Exercícios XII

5 Índice Capítulo 10 Tabelas e gráficos dinâmicos Criar tabelas dinâmicas Ferramentas da tabela dinâmica Campo calculado Filtrar Gráfico dinâmico Vista avançada PowerPivot Table Exercícios Capítulo 11 Base de dados Criar uma base de dados Adicionar registos Eliminar registos Pesquisar registos Ordenar informação Filtrar informação Definir um filtro Limpar um filtro Filtro avançado Extrair informação Subtotais Destaques Exercícios Capítulo 12 Automatização de tarefas Criar uma macro Executar uma macro Eliminar uma macro Exercícios Capítulo 13 Revisão e Edição Colaborativa Verificar o documento Opções de correção automática Ortografia Dicionário de sinónimos Pesquisar Tradução Comentários Adicionar comentário Eliminar comentário Partilhar documentos Exercícios XIII

6 Fundamental do Excel 2013 Capítulo 14 Modelos Utilizar um modelo Criar um modelo Abrir um modelo Eliminar um modelo Importar um modelo Exercícios Capítulo 15 Serviços Web e segurança Páginas para a Web Criar páginas para a Web Guardar páginas Web Hiperligações e marcadores Publicar no Facebook Segurança Definir proteção Definir exceções Exercícios Resolução dos Exercícios Glossário de Termos Português Europeu/Português do Brasil Índice Remissivo XIV

7 Sobre o Livro O Excel 2013 pertence à família do Microsoft Office 2013 e é o programa de eleição para criar tabelas, elaborar gráficos, calcular e analisar dados. O Excel pode ser utilizado para criar folhas de cálculo simples (gestão do orçamento familiar, por exemplo), bem como sistemas mais complexos (base de dados e/ou tratamento estatístico de informação). Esta nova versão possibilita, de uma forma muito simples, o acesso a: funções, formatação dos dados (através da nova ferramenta de Análise Rápida), galerias de estilos, temas e configurações. Torna a edição e o tratamento dos dados mais eficientes e rápidos. Com o melhorado serviço de armazenamento e partilha é possível trabalhar em grupo e publicar os livros nas redes sociais. A compatibilidade entre todos os componentes da família Office 2013 é outro dos pontos fortes do Excel Pode exportar texto e importar outros elementos do Excel, do PowerPoint ou de qualquer outro dos programas incluídos no Office. Das principais novidades da versão 2013, destacam-se as seguintes: Início de sessão ao fazê-lo pode começar a trabalhar quando e onde quiser. Ao iniciar sessão no Excel 2013, pode guardar os seus ficheiros na Internet e aceder-lhes praticamente em qualquer lugar e partilhá-los com quem quiser. Também pode aceder às suas definições e temas a partir de qualquer lugar. Os documentos ficam sempre acessíveis, mesmo através de dispositivos diferentes; Análise de dados instantânea a nova ferramenta Análise Rápida permite converter os seus dados num gráfico ou tabela de uma forma muito simples. Permite pré-visualizar os dados com a formatação condicional, gráficos e gráficos Sparkline; Gráficos recomendados este novo recurso recomenda os gráficos mais apropriados para os dados selecionados. Permite, ainda, visualizar o aspeto dos dados nos diferentes gráficos; Um livro, uma janela no Excel 2013, cada livro tem a sua própria janela, tornando mais fácil trabalhar em dois livros simultaneamente; XV

8 Fundamental do Excel 2013 Tabela dinâmica ao criar uma tabela dinâmica, o Excel recomenda diversas formas de resumir os seus dados, fornecendo uma pré- -visualização rápida dos esquemas dos campos podendo, desta forma, escolher o aspeto final da informação apresentada; PowerPivot com este novo suplemento é fornecido um novo ambiente de trabalho orientado para filtrar e definir hierarquias, campos de cálculo e indicadores-chave de desempenho; Edição colaborativa o trabalho em equipa também foi melhorado, com ligações diretas aos espaços online e funcionalidades de revisão simplificadas. Além da forma rápida de contacto (mensagens instantâneas, telefone, vídeo e ), o cartão de contacto pode também incluir detalhes de agenda, números de telefone, endereços de correio eletrónico, localização do escritório, entre outros. Pode até mostrar a última atualização de estado da pessoa nas redes sociais como o Facebook e o LinkedIn; Interação com as redes sociais agora já é possível publicar documentos na sua conta do Facebook ou LinkedIn. A partilha nas redes sociais dos seus documentos tornou-se mais simples, uma vez que não necessita de aceder à sua conta para efetuar a publicação. Requisitos mínimos do sistema Os requisitos mínimos, aconselhados pela Microsoft, para instalação do Office 2013 são os seguintes: Componente Computador e processador Memória Disco rígido Monitor Sistema operativo Requisito Processador com 1 GHz ou mais rápido de x86 ou x64 bits com conjunto de instruções SSE2 1 GB de RAM (32 bits); 2 GB de RAM (64 bits) 3 GB de espaço de disco disponível A aceleração por hardware gráfico requer uma placa gráfica com DirectX10 e resolução 1366 x 768 Windows 7, Windows Server 2008 R2 ou Windows Server 2012 Browser Microsoft Internet Explorer 8, 9 ou 10; Mozilla Firefox 10.x ou versão posterior; Apple Safari 5; ou, Google Chrome 17.x Versão.Net 3.5, 4.0 ou 4.5 continua XVI

9 Sobre o Livro continuação Componente Multitoque Requisito É necessário um dispositivo tátil para utilizar funcionalidades multitoque. Contudo, todas as funcionalidades encontram-se sempre disponíveis utilizando um teclado, rato ou outro dispositivo de entrada de dados padrão ou acessível. Tenha em conta que as novas funcionalidades de toque estão otimizadas para utilização com o Windows 8/8.1 São requisitos adicionais para usar determinados recursos: Acesso à Internet; Conta de correio eletrónico da Microsoft para acesso a recursos como OneDrive e apresentação online; Conta no Facebook para publicação de mensagens. Organização do livro Este livro foi desenvolvido com o objetivo de apoiar o leitor nas tarefas de configuração, personalização e manipulação dos vários recursos disponíveis no Excel A abordagem aqui efetuada proporciona uma visão prática das tarefas habitualmente realizadas pelos utilizadores deste software. Ao longo dos capítulos, são demonstradas as tarefas mais comuns descritas e explicadas passo a passo, numa linguagem simples e acessível. No final de cada capítulo o leitor encontra um conjunto de exercícios elaborados de forma criteriosa e com enunciados detalhados que o ajudam a praticar e consolidar a matéria aprendida. As resoluções de todos os exercícios são apresentadas de forma extremamente detalhada, no final do livro, para revisão da matéria. A quem se destina o livro Este livro destina-se não só aos utilizadores menos experientes e que se querem iniciar no Excel 2013, como também àqueles que já conhecem as outras versões desta folha de cálculo e pretendem atualizar e aprofundar os seus conhecimentos. XVII

10 Fundamental do Excel 2013 Apoio ao público brasileiro Foram definidas linhas muito precisas de orientação no sentido de conceber uma obra de referência em língua portuguesa, útil não só para os utilizadores portugueses e dos PALOP, mas que fosse igualmente um livro de apoio ao público brasileiro. Nesse sentido, e sempre que se justifica, ou seja, sempre que o comando/opção/etc. é diferente na versão brasileira do software, apresentam-se as duas opções da seguinte forma: Ficheiro {Arquivo}. No final do livro é ainda disponibilizado um glossário com a correspondência entre os principais termos técnicos utilizados em Portugal e no Brasil. Contacte-nos O Grupo Lidel, com a sua experiência de mais de 50 anos ao serviço da Ciência e a FCA, com mais de 20 anos de experiência na edição de livros técnicos de informática, empenharam-se, tal como em todos os livros que lançam no mercado, para que os objetivos deste livro fossem cumpridos. Mas porque há sempre melhoramentos a fazer, agradecemos que todos os leitores que pretendam contribuir com sugestões o façam através do seguinte fca@fca.pt. XVIII

11 Configurar o Excel FIGURA 1.20 Caixa de diálogo Correção automática: Português (Portugal) Nas secções seguintes, encontram-se as opções relacionadas com a forma de atuação da correção ortográfica e gramatical nos documentos do Excel. Com o comando Modos de português de Portugal {Modos de português Europeu}, é possível definir a forma de correção ortográfica aplicada seguindo as regras do pré-acordo, pós-acordo ortográfico ou ambos (Figura 1.21). FIGURA 1.21 Definição da correção ortográfica Guardar documentos Na opção Guardar {Salvar} da janela das opções do Excel, encontram- -se as opções que permitem personalizar a forma como os documentos são guardados, nomeadamente o formato, o tempo de gravação de uma cópia do documento e os locais onde essas cópias serão guardadas (Figura 1.22). 11

12 Fundamental do Excel Abrir e fechar documentos Para abrir um documento gravado num suporte de informação, escolha o comando Abrir do separador Ficheiro {Arquivo} ou, se entretanto criou um botão de atalho na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, faça clique no botão. Em qualquer dos casos, é apresentado o ambiente Abrir, o qual apresenta uma lista dos documentos recentes, assim como atalhos para serviços de armazenamento instalados. Se o ficheiro que se pretende abrir estiver noutra pasta ou noutra unidade, terá de optar, primeiro, pelo botão Computador e, depois, pelo botão Procurar (Figura 2.2). FIGURA 2.2 Botão Procurar O botão Procurar permite aceder à caixa de diálogo Abrir (Figura 2.3), na qual é possível procurar e selecionar o ficheiro a abrir. FIGURA 2.3 Caixa de diálogo Abrir 22

13 Edição e formatação FIGURA 3.22 Anulação de operações efetuadas 3.3 Manipulação da folha de trabalho No seguimento do ponto anterior, uma vez introduzidos os dados numa folha de trabalho, poderá efetuar alterações na disposição desses dados como, por exemplo: inserir e eliminar células, linhas ou colunas. Em relação a algumas operações, basta posicionar o cursor na célula apropriada, enquanto para outras operações que envolvem intervalos de células, é necessário selecioná-las previamente Adicionar células, linhas e colunas Para inserir novas células, linhas ou colunas no meio de outras já preenchidas com informação, devemos executar as seguintes operações: 1. Posicione o cursor na célula indicada para a operação. 2. Aceda ao grupo Células do separador Base {Página Inicial} e, no botão de comando Inserir, selecione o comando adequado para a operação pretendida (Figura 3.23). FIGURA 3.23 Lista de opções do botão de comando Inserir Caso opte por Inserir Células, ser-lhe-á apresentada uma caixa de diálogo (Figura 3.24) onde deverá definir a movimentação das restantes células. 71

14 Edição e formatação EXERCÍCIO 3.1 Numa folha de cálculo vazia, execute as seguintes operações: 1. Escreva a palavra Nome na célula B5. 2. Escreva a palavra Idade na célula C5. 3. Escreva a palavra Curso de Formação na célula D5. 4. Escreva na coluna B e em linhas diferentes (inicie na célula B6) os seguintes nomes: Inês Madeira Susana Costa João Rodrigues 5. Escreva na coluna C e em linhas diferentes (inicie na célula C6) as seguintes idades: Escreva na coluna D e em linhas diferentes (inicie na célula D6) os seguintes cursos de formação: Banca e Seguros Apoio à Infância Multimédia 7. Defina a largura da coluna B para 22, Redimensione automaticamente as colunas C e D. 9. Defina a altura das linhas 5, 6, 7 e 8 para 30, Altere o nome da folha atual para Ex Grave o livro com o nome Exercícios. 99

15 Capítulo Formatação condicional 4 A formatação condicional é um recurso disponível no Microsoft Office Excel que permite alterar as células no que diz respeito, por exemplo, a: preenchimento, cor do tipo de letra e limites, a partir de determinadas condições estabelecidas. Desta forma, é possível evidenciar dados e analisar informações, de uma forma muito mais rápida e simples. Para além de um intervalo de células, é possível aplicar a formatação condicional a uma tabela do Excel ou um relatório de tabela dinâmica. Esta funcionalidade tem sofrido algumas alterações e melhoramentos ao longo das últimas versões. Anteriormente à versão 2007 do Excel, a formatação condicional apenas permitia aplicar cores de preenchimento e formatações do tipo de letra, após a versão 2007 foram adicionados novos recursos de formatação, filtragem e visualização dos dados. O Microsoft Excel 2013 apresenta este recurso com uma novidade: a nova ferramenta Análise Rápida. Esta ferramenta permite, entre outros recursos, pré-visualizar os dados das células selecionadas com uma determinada formatação condicional. 4.1 Utilizar a formatação condicional O comando Formatação Condicional encontra-se disponível no grupo Estilos do separador Base {Pagina Inicial} (Figura 4.1). Neste local, poderá selecionar, na lista de opções do comando, um estilo de formatação e definir os seus critérios de aplicação. FIGURA 4.1 Grupo Estilos Pode também, pode aceder à formatação condicional através da já mencionada ferramenta Análise Rápida. Esta nova funcionalidade só se encontra disponível após a seleção de células. 101