CONTROLADORIA. Palavras Chaves: Controladoria Gestão Hospitalar - Controles Internos

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1 CONTROLADORIA Letigia Teresinha Bangel Graduação em Ciências Contábeis Faculdade Dom Alberto Resumo Este artigo apresenta um estudo sobre a importância da Controladoria na Gestão Hospitalar, focalizando-se na identificação das formas que a Controladoria possa contribuir no processo de gestão de uma Instituição Hospitalar. Neste contexto, este estudo tem por objetivo analisar a contribuição da Controladoria na gestão das operações administrativas e contábeis que envolvem uma instituição hospitalar. Para tanto, a questão problema que norteia a pesquisa é: De que forma a Controladoria pode contribuir no processo de gestão de uma instituição hospitalar. Para tanto buscamos identificar os tipos de controles adotados pela Instituição para manter a qualidade e a excelência em saúde. O estudo objetiva primeiramente, identificar o sistema de controles da Instituição e verificar se estes são satisfatórios para contribuir no Processo de Gestão, e a seguir ressaltar a importância da Controladoria em um ambiente hospitalar. O trabalho justifica-se por contribuir com as entidades hospitalares, na melhoria contínua de seus processos de gestão. Os hospitais cumprem uma função social na sociedade, para tanto devem estar preparados administrativamente, com equipes capacitadas para organizar e reportar dados e informações relevantes para as tomadas de decisão, manter permanente monitoramento sobre os controles das diversas atividades e do desempenho de outros departamentos, e exercer influência nas decisões dos gestores da Instituição. Palavras Chaves: Controladoria Gestão Hospitalar - Controles Internos ABSTRACT This article presents a study on the importance of the Comptroller in Hospital Management, focusing on identifying ways that the Comptroller may help in the management of a hospital procedure. We sought to identify the types adopted by the institution to maintain quality and excellence in health controls. The study aims to first identify the system controls the institution and see if they are satisfactory to contribute in Process Management, and then highlight the importance of the Controller in a hospital setting. The work is justified for help

2 with hospital authorities, the continuous improvement of their management processes. The hospitals serve a social function in society, must be prepared to do so administratively, with empowered to organize and report data and information relevant to decision making, maintain permanent monitoring of the various controls on the activities and performance of other departments, teams, and influence the decisions of the managers of the Institution. Key Words: Controllership - Hospital Management - Internal Controls INTRODUÇÃO Este estudo aborda o tema Controladoria uma ferramenta para auxiliar gestores no momento da tomada de decisão. A Controladoria controla, verifica e avalia as informações necessárias ao desenvolvimento sócio-econômico financeiro das Instituições. Entende-se por Controladoria, um departamento responsável pelo projeto, elaboração, implantação e manutenção do sistema integrado de informações operacionais, financeiras e contábeis de determinada entidade, com ou sem fins lucrativos, sendo considerado por muitos como o atual estágio evolutivo da Contabilidade (Oliveira, 2007). De acordo com Peres Junior, Pestana e Franco (1995) a função básica da Controladoria é garantir a realização do processo de decisão, ação, informação, controle, visando o acompanhamento e controle das atividades da empresa. Desta forma pode-se verificar a importância da Controladoria para as organizações, uma vez que esta contribui significativamente no processo decisório. Para a Controladoria, é de fundamental importância conhecer a qualidade e o grau de confiabilidade dos sistemas contábeis e de controles internos, desde a fase de planejamento dos trabalhos, para auxiliar na adequada identificação das áreas de riscos. Considerando a importância e grande amplitude, o Conselho Federal de Contabilidade diz que o sistema contábil e de controles internos compreende o plano de organização e o conjunto integrado de métodos e procedimentos adotados pela entidade na proteção de seu patrimônio, promoção da confiabilidade e tempestividade de seus registros e demonstrações contábeis e de sua eficácia operacional. Isto quer dizer que na verdade um sistema de controle interno projeta-se além das questões diretamente ligadas

3 aos departamentos de contabilidade e finanças, mostrando que o sistema abrange outros aspectos como o sistema de orçamento da empresa; a definição dos custos padrões e análise de variações, planejamento estratégico, entre outros. Neste contexto, este estudo tem por objetivo analisar a contribuição da Controladoria na gestão das operações administrativas e contábeis que envolvem uma instituição hospitalar. Para tanto, a questão problema que norteia a pesquisa é: De que forma a Controladoria pode contribuir no processo de gestão de uma instituição hospitalar? O foco do trabalho é discutir a importância dos Controles Internos e da Controladoria nas operações administrativas e contábeis que envolvem uma instituição hospitalar, objetivando primeiramente identificar as atividades de controles já existentes na instituição e qual o grau de satisfação dos gestores no momento da tomada de decisão. As instituições hospitalares atravessam inúmeras dificuldades, exigindo de seus gestores uma organização administrativa impecável, para que consigam manter de forma equilibrada suas finanças através de controles internos adequados e satisfatórios, portanto este estudo justifica-se por contribuir com as entidades hospitalares, na melhoria contínua de seus processos de gestão. Os hospitais cumprem uma função social na sociedade, para tanto devem estar preparados administrativamente, com equipes capacitadas para organizar e reportar dados e informações relevantes para as tomadas de decisão, manter permanente monitoramento sobre os controles das diversas atividades e do desempenho de outros departamentos, e exercer influência nas decisões dos gestores da Instituição Este estudo aborda a Gestão Hospitalar e os controles internos. Com isso pretendemos responder se os controles internos utilizados estão adequados as informações necessárias que dão suporte a tomada de decisão. Para tanto realizamos uma pesquisa de dados, e aplicamos um questionário de 18 (dezoito) questões que dizem respeito aos controles internos adotados e se estes são satisfatórios para os gestores tomarem suas decisões. O estudo permite também que possamos ampliar nossos conhecimentos técnicos em relação à Controladoria, Gestão Hospitalar e Controles Internos. Desta maneira, a seguir apresentaremos a fundamentação teórica sobre estes, para posteriormente apresentarmos o estudo desenvolvido na instituição e ao final serão descritas as conclusões finais.

4 CONTROLADORIA O crescimento e a complexidade das organizações, maior cobrança por parte do governo através de políticas fiscais, a percepção da necessidade de novos conceitos e padrões éticos na condução dos negócios, mas principalmente a procura por uma gestão mais adequada a atualidade, fez surgir a necessidade de um sistema contábil mais completo, que fornecesse dados para um controle gerencial mais efetivo. Considerando essas razões, a separação entre a função contábil e a função financeira foi o mais lógico a ser feito, e foi então que surgiu a Controladoria. Para Catelli (2007) podemos identificar a controladoria como sendo uma evolução natural da contabilidade, cujo campo de ação são as organizações econômicas, caracterizadas como sistemas abertos inseridos e interagindo com outros num determinado ambiente, assim vemos a Controladoria sob à ótica da gestão econômica, estando presente uma visão sistêmica de todas as demandas de informações, sejam internas ou externas. Já Padoveze (2003) define Controladoria como a utilização da ciência contábil em toda a sua plenitude, responsabilizando pelo sistema de informação gerencial, tendo como função assegurar o resultado da empresa. Missão da Controladoria A missão da Controladoria é assegurar a otimização do resultado econômico da organização, devendo esforçar-se para garantir o cumprimento da missão e a continuidade desta. Seu papel fundamental consiste em coordenar os esforços para conseguir um resultado sinérgico. Objeto da Controladoria O objeto da Controladoria é a gestão econômica, ou seja todo o conjunto de decisões e ações, orientado por resultados desejados mensurados segundo conceitos econômicos. Para que a missão seja cumprida com êxito são necessário objetivos claros e viáveis. Objetivos da Controladoria A promoção da eficácia organizacional. Viabilização da gestão econômica. Promoção da integração das áreas de responsabilidade. Melhoria continua dos Resultados Geração de informação para a tomada de decisão.

5 Funções e atividades da Controladoria Custos - Apuração, análise, controle de custos de produtos, serviços, atividades, unidades, clientes, canais de distribuição etc. Orçamentos - elaboração, coordenação, harmonização, acompanhamento, análise, ajustes e controle orçamentário. Mensuração Econômica - apuração do resultado econômico de eventos e transações, por áreas, atividades, segmentos, regiões, clientes etc. Avaliação de Desempenhos - comparação entre resultados planejados (orçados) e realizados, analisando desvios e propondo ajustes para melhoria contínua dos resultados da organização. Contabilidade - Gestão dos sistemas de contabilidade societária, tributária e gerencial, visando produzir relatórios, informações para usuários externos (investidores, órgãos reguladores, fisco, sociedade) e internos ( gestores, analistas, assessores). Gestão Tributária identificação, análise e escolha dos melhores regimes e alternativas de tributação, visando otimizar obrigações e custos tributários. Governança Corporativa implementação de boas práticas de governança corporativa com a finalidade de aumentar o valor da organização, facilitando seu acesso ao capital e contribuindo para garantir sua continuidade. CONTROLES INTERNOS Para o Conselho Federal de Contabilidade o sistema contábil e os controles internos compreendem os planos da organização e o conjunto integrados de métodos e procedimentos adotados para a entidade na proteção de seu patrimônio, promoção da confiabilidade e tempestividade de seus registros e demonstrações contábeis e de sua eficácia empresarial (Almeida 2010). Ainda podemos afirmar que os sistemas contábeis e os controles internos são um conjunto de procedimentos que integrados ao fluxo operacional da empresa, visa detectar e prevenir desvios, erros e irregularidades, intencionais ou não, que possam afetar negativamente o desempenho da entidade; ocasionar impactos em sua lucratividade e/ou estrutura financeira;

6 resultar em reflexos significativos em suas demonstrações contábeis para o usuário interno e externo, relatórios gerenciais e demais análises e demonstrações operacionais e financeiras (Almeida, 2011 Esta definição na verdade reconhece que um sistema de controle interno projeta-se além das questões diretamente relacionadas com as funções dos departamentos de contabilidade e finanças; mostrando que o sistema inclui outros importantes aspectos, tais: Sistema de Orçamentos da Empresa; Definições de custos padrões e análise das variações; Relatórios operacionais e análises estatísticas de mercado e no qual a empresa atua; Comportamento e desempenho de concorrentes; Programa de treinamento que visa capacitar os colaboradores da empresa: Planejamento Estratégico. Importância dos Controles Internos como apoio na tomada de decisão De acordo com que aborda D Ávila e Oliveira (2002), após o planejamento os gestores da organização passam a implementar procedimentos de controle interno objetivando assegurara que as coes planejadas sejam efetivamente executadas. Esses controles são utilizados tanto para o controle operacional, mais focado na execução de tarefas específicas, quanto para o controle gerencial que busca assegurar que os recursos organizacionais sejam suficientemente obtidos e utilizados do mais eficiente possível, devendo estar conectados aos interesses estratégicos da empresa. Os principais objetivos do conjunto de sistema de controles internos, segundo Silva, Perez Jr e Oliveira 2007, são verificar e assegurar os cumprimentos às políticas e normas da companhia, incluindo o código de ética nas relações comerciais e profissionais; obter informações adequadas, confiáveis, de qualidade e em tempo hábil, que sejam realmente úteis para as tomadas de decisões; comprovar a veracidade das informações e relatórios contábeis, financeiros e operacionais; proteger os ativos da organização, o que compreende bens e direitos; prevenir erros e fraudes, em caso de ocorrência dos mesmos, possibilitar a descoberta o mais rápido possível, determinar sua extensão e atribuições de corretas responsabilidades; servir como ferramenta

7 para a localização de erros e desperdícios, promovendo ao mesmo tempo a uniformidade e a correção; registrar adequadamente as diversas operações, de modo a assegurar a eficiente utilização dos recursos da organização; estimular a eficiência do pessoal, mediante a vigilância exercida do pessoal, mediante a vigilância exercida por meio dos relatórios; assegurar a legitimidade dos passivos da empresa, com o adequado registro e controle das provisões, perdas reais e previstas; assegurar o processamento correto das transações da organização, bem como a efetiva autorização de todos os gastos incorridos no período; permitir a observância e estrito cumprimento da Legislação em vigor. Os procedimentos implantados numa organização podem ser classificados conforme as seguintes categorias: Controle de Sistemas Contábeis e de Informações Devem fornecer à Administração e ao pessoal de supervisão meios de identificar erros ou omissões nos registros contábeis, pois quanto maior o volume de transações, menor é a participação direta dos administradores. Um adequado sistema de controle e relatórios gerenciais deve fornecer a administração, informações confiáveis, claras, precisas, objetivas, atualizadas, em prazos adequados, que possibilitem a tomada de medidas saneadoras e sirvam para a tomada de decisão, quando necessários. Controles Organizacionais Compreendem os métodos administrativos e operacionais implantados na rotina das diversas atividades da organização. Um dos mais importantes princípios do controle interno estabelece que as funções devem ser atribuídas às pessoas de modo que nenhuma delas possa controlar, isoladamente todas as fases do processamento de uma transação. Controles de Procedimentos e do Fluxo de Documentação Estão no fluxo diário da documentação, visando garantir que o processamento de uma informação em determinada fase, deverá ser conferido nas fases seguintes. Administração Hospitalar A saúde é hoje um dos segmentos empresariais que está em crescimento contínuo, sendo necessário desenvolver uma administração cada vez mais profissionalizada em busca de resultados. É um sistema complexo, uma vez que lida com o que há de mais importante para o ser humano a Vida. Além disso

8 as atividades desenvolvidas nos hospitais hoje são consideradas mini-empresas, como: unidades de Nutrição e Dietética, Hotelaria, Manutenção, Centro Cirúrgico, Centro de Terapia Intensiva entre tantas outras; para lidar com todas estas variáveis é necessário utilizar técnicas administrativas eficazes em todas as áreas.(tajra -2008) A gestão Hospitalar está dividida em área administrativa, corpo clínico, área assistencial. Atender adequadamente às necessidades da instituição é um dos maiores desafios para a administração hospitalar. Como prover de forma eficiente, com orçamentos sempre limitados, custos em ascensão e receitas concorridas? Por ser de grande complexidade em termos de prestação de serviços, a organização hospitalar reúne grande variedade de recursos matérias, humanos e tecnológicos, por isso demanda de uma sistemática significante de planejamento e controle de resultados. Para Martins (2000 pg 109) o orçamento hospitalar oferece informações dos rendimentos e pagamentos com a antecedência que se desejar, sabe-se, assim, se o dinheiro necessário estará disponível no mês para atender as necessidades estimadas, de forma que se possa tomar medidas corretiva antes que seja tarde. Com isso os objetivos importantes do orçamento são planejar, coordenar e controlar a operação hospitalar. Com o passar dos tempos a área da saúde vem sofrendo impactos, devido a concorrência interna e externa, a utilização de novas tecnologias, novos equipamentos e procedimentos médicos destinados a propiciar melhor qualidade de vida a população. Todo esse processo tem feito os administradores hospitalares e instituições de saúde reverem sua política de administração, a formação dos preços, o gerenciamento dos custos e os conceitos empregados na gestão de negócios, somando-se a isso, a dificuldade de pagamento por parte dos tomadores de serviços, induzindo-os a necessidade de uma gestão mais qualificada e profissional, com controles que os auxiliem no momento da tomada de decisão. Metodologia Este artigo caracteriza-se quanto aos objetivos por uma pesquisa descritiva, onde segundo Andrade (2010) na pesquisa descritiva os fatos são observados, registrados, analisados, classificados e interpretados, sem que o pesquisador interfira neles, ou seja, os fenômenos do mundo físico e humanos

9 são estudados, mas não manipulados pelo pesquisador. Uma característica da pesquisa descritiva é a técnica padronizada da coleta de dados, realizada através de questionários e da observação sistemática. Portanto, este trabalho tem por objetivo analisar a estrutura de funcionamento da instituição hospitalar pesquisada, identificar os controles estabelecidos de cada setor, verificar se os controles estabelecidos podem ou não contribuir para processo decisório dos gestores. Quanto aos procedimentos, será feito um estudo de caso. Para Lakatos e Marconi (2007) o estudo de caso refere-se ao levantamento com mais profundidade de determinado caso, de todos os aspectos. Entretanto, é limitado, pois restringe-se ao caso que estuda, reúne o maior número de informações detalhadas, valendo-se de diferentes técnicas de pesquisa, visando aprender uma determinada situação e descrever a complexidade do fato. Quanto a forma de abordagem do problema, será utilizada uma abordagem qualitativa, onde para Lakatos e Marconi (2009) o investigador entra em contato com o ambiente e a situação que está sendo investigada. Assim sendo, para iniciar serão coletados os dados necessários para a realização do mesmo, através de observação, entrevistas e questionário. O estudo se inicia com um questionário aplicado aos gestores das áreas administrativo-financeira, hotelaria, recursos humanos e suprimentos, para entender o funcionamento da instituição na sua totalidade. A execução deste se deu no segundo semestre de 2013 O trabalho será desenvolvido no software Sphinx, que é uma ferramenta para análise de dados quantitativos e qualitativos, criado em 1989, e trazido para o Brasil no ano de 1995 por pesquisadores ligados a UFRGS, Este programa possibilita o desenvolvimento metodológico do estudo de caso e sua validação científica, é hoje a ferramenta utilizado pela Faculdade Dom Alberto para a execução das monografias, artigos e trabalhos acadêmicos. 4 Análise de Dados Neste contexto busca-se contribuir no processo de gestão da instituição pesquisada. Este estudo foi realizado, tendo como objetivo principal identificar e avaliar os tipos de controles adotados pela Instituição, com o intuito de manter a qualidade e eficiência dos processos na gestão de saúde. Partindo do princípio de que a instituição estudada não possui o setor de

10 Controladoria estruturada, nem não pouco a Contabilidade encontra-se totalmente implantada, resolvemos analisar os controles internos existentes e seu grau de satisfação diante dos gestores. Considerando os dados e resultados obtidos através da pesquisa aplicada às principais gerencias constatamos que a instituição possui suas atribuições e responsabilidades claramente definidas em manuais e que estes satisfazem a quem neles procurar alguma informação em todas as suas áreas, porém nem sempre são consultados. Todos os procedimentos sobre as principais atividades, como contratos, convênios, compras, assistência, financeiro, recursos humanos, pagamentos estão também definidos e satisfazem a pelos menos setenta (70%) dos gestores. No momento seguinte os gestores foram questionados quanto ao momento da tomada de decisão, se fazem uso dos relatórios gerenciais disponíveis na Instituição. Foi constatado que somente às vezes estes são consultados. Provavelmente isto se justifica pelo fato de a Contabilidade ser terceirizada e com isto proporcionando um grau de dificuldade mais elevado quanto ao acesso destes relatórios. A Contabilidade de Custos está estruturada na instituição, onde mantém os setores divididos em Centro de Custo Produtivos, Centro de Custos de Apoio e Centros de Custos Administrativos, o que vem a agregar dados importantes. Seguindo a análise questionamos quanto aos controles internos de trabalho, ou seja, de que forma são tratadas as segregações de funções, onde constatamos que existe um nível alto de satisfação por parte dos gestores. Constatamos também que existe um Planejamento Estratégico, onde são definidos os objetivos e metas. O qual é revisado periodicamente, permitindo assim que o controle orçamentário seja avaliado, visualizando o orçado e o realizado, também permitindo assim uma verificação periódica por parte dos gestores nas transações e controles. Constatamos também que o acesso ao recebimento é restrito aos funcionários, favorecendo assim a execução dos fatos e evitando riscos eminentes. Confirmamos a segregação das funções do recebimento, registros contábeis, estoque e tesouraria, tendo cada setor um funcionário responsável, atingindo assim um nível de satisfação elevado entre os gestores. Quanto ao controle financeiro concluímos que o setor contas a pagar e receber encontram-se, na medida do possível, controlados, sempre levando em consideração a saúde e bem estar de todos. As compras são efetuadas somente quando o controle de estoque sinalizar o ponto de pedido mínimo ou ainda

11 quando se fizer necessária alguma medicação ou material não disponível no almoxarifado, na maioria das vezes é realizada cotação pelo melhor preço e melhor qualidade. De certa forma, concluímos que os objetivos pretendidos pelo estudo de avaliar os controles internos já existentes e sua adequação no processo de gestão podem definir que a instituição mantém sua sistemática organizada de acordo com a cultura organizacional e os objetivos que deseja atingir. Também verificamos que os gestores primam por uma organização administrativa e gerencial adequada, com objetivos e metas pré estabelecidos a fim de manter um sistema de controles de forma eficiente e eficaz, que atenda as suas necessidades de informações. Considerações Finais Baseando-se nas teorias citadas pelos diversos autores a contabilidade foi se aprimorando ao longo dos tempos e com isso fazendo com que gestores sentissem a necessidade de profissionais que fornecesse informações mais abrangentes, exatas e fidedignas, que os auxiliasse na tomada de decisão. Surgindo, assim a Controladoria, que veio para auxiliar, com informações quantitativas e qualitativas, aos gestores na tomada de decisão, para que possam atingir seus objetivos e metas. A pesquisa procurou destacar a importância da Controladoria e os Controles Internos para a eficiência e eficácia do processo de gestão. O conceito de gestão foi abordado representando um conjunto de princípios, crenças, valores, normas e idéias utilizadas para o processo de tomada de decisão e eficácia organizacional. As informações devem atender às necessidades fiscais e gerenciais, utilizando-se da Contabilidade Financeira e Gerencial, e repassada aos gestores, na forma de relatórios, com informações objetivas, claras e oportunas. Caberá aos gestores analisar e interpretar os pontos positivos e negativos do processo. Neste contexto busca-se contribuir no processo de gestão da instituição pesquisada. Este estudo foi realizado, tendo como objetivo principal identificar e avaliar os tipos de controles adotados pela Instituição, com o intuito de manter a qualidade e eficiência dos processos na gestão de saúde. Como sugestão para Gestão Hospitalar fica a dica de que quanto mais próximos os controles e relatórios gerenciais estiverem, melhor será para contribuir na melhoria da gestão de saúde, daí a importância e o uso da

12 Controladoria. De certa forma, concluímos que os objetivos pretendidos pelo estudo de avaliar os controles internos já existentes e sua adequação no processo de gestão podem definir que a instituição mantém sua sistemática organizada de acordo com a cultura organizacional e os objetivos que deseja atingir. Também verificamos que os gestores primam por uma organização administrativa e gerencial adequada, com objetivos e metas pré estabelecidos a fim de manter um sistema de controles de forma eficiente e eficaz, que atenda as suas necessidades informacionais. Assim para sugestão de estudos futuros, recomenda um estudo mais profundo nos controles internos, em como implantar a Controladoria numa instituição de saúde, avaliando sua implantação e resultados em outras instituições com a Controladoria já estruturada e sua contribuição em termos gerenciais. REFERÊNCIAS Oliveira, Luiz Martins de. Controladoria Conceitos e Aplicações. 2ª Ed. São Paulo: Futura, Oliveira, Luiz Martins de.; Junior. José Hernandes Peres.;Silva. Carlos Alberto dos Santos. Controladoria Estratégica. São Paulo: Atlas PERES, JR. José Hernandes; PESTANA. Armando Oliveira;FRANCO. Sergio Paulo Cintra. Controladoria de Gestão: Teoria e Prática. São Paulo: Atlas, ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Controladoria Um curso moderno. São Paulo: Atlas, 2007 Marconi, Marina de A; Lakatos, Eva M. Metodologia Científica. São Paulo: Atlas,2007. CATELLI, Armando. Controladoria Uma Abordagem da Gestão Econômica GECON. 2ª Ed. São Paulo: Atlas, Figueiredo S; Caggiano Paulo C. Controladoria Teoria e Prática. 3ª Ed. São Paulo: Atlas, Oliveira, Luiz Martins de. Controladoria Conceitos e Aplicações. 2ª Ed. São Paulo: Futura, PERES, JR. José Hernandes; PESTANA. Armando Oliveira;FRANCO. Sergio Paulo Cintra. Controladoria de Gestão: Teoria e Prática. São Paulo: Atlas, D AVILA, M. Z; OLIVEIRA, M.A.M. Conceitos e técnicas de controles internos de organizações. São Paulo: Nobel, 2002.