IPBRICK CAFE v2.9 Manual de Administração

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1 IPBRICK CAFE v2.9 Manual de Administração IPBRICK 8 de Abril de 2019

2 Conteúdo 1 Introdução Funcionalidades Acesso 6 3 Configurações Aplicações Configurações Geral Servidores Definições de layout Aplicações Grupos Links Perfis Servidores de Autenticação Utilizadores Outras funcionalidades Notícias Inquéritos Álbuns Avisos 33 2

3 Lista de Figuras 1 Autenticação Página inicial Menu de Configurações Aplicações por defeito Criar uma aplicação Configurações - Geral Configurações - Geral - Língua Configurações - Geral - Acesso Público Configurações - Geral - Módulo Pessoal Configurações - Geral - Definições Avançadas Configurações - Servidores Configurações - Definições de Layout - Página de Login Configurações - Definições de Layout - Barra UCoIP Configurações - Definições de Layout - Redes Sociais Configurações - Definições de Layout - Outras Configurações Layout - Zona pessoal do utilizador sem separadores de ou layout Layout - Zona pessoal do utilizador sem separadores de ou layout Configurações - Aplicações Grupos Links Links - Criar Perfis (por defeito) Permissões (por defeito) - Lista parcial Servidor por defeito Users Utilizadores - Sincronizar Utilizadores - Perfis disponíveis Utilizadores - Associar Perfis Utilizadores - Permissões de Comunicação Utilizadores - Comunicações com grupos e utilizadores Notícias - Acesso Notícias Notícias - Criar Inquéritos - Acesso Inquéritos - Lista Inquéritos - Respostas

4 37 Inquéritos - Criar Álbuns - Acesso Álbuns Álbuns - Criar Aviso - Serviço de MI Aviso - Rede

5 1 Introdução A IPBrick inclui uma rede social corporativa chamada CAFE. As redes sociais têm um papel essencial na interação com o mundo que nos rodeia. Nós criamos, partilhamos e trocamos informação e ideias em comunidades virtuais e redes. O CAFE oferece este conceito à rede privada da sua organização. Todos os colaboradores podem publicar as suas fotos, comentários e ideias assim como partilhar os seus interesses, promovendo, deste modo, um ambiente de trabalho mais colaborativo. O CAFE está totalmente integrado com o iportaldoc e com as comunicações unificadas da IPBrick - Voz, Vídeo, e Chat. Apresenta-nos as suas funcionalidades de uma maneira simples e é um espaço privado e seguro de comunicações corporativas, o qual unifica e agiliza o acesso à informação, melhorando a troca de conhecimentos, tarefas e gestão de contactos entre colaboradores. Este portal está dividido em duas áreas, nomeadamente, comunicações e aplicações. Tal permite aos utilizadores aceder a uma série de informação e recursos que estão agora dispersos por vários subsistemas, assegurando assim uma comunicação unificada facilitada. Este documento tem como objetivo ser um guia simples e eficaz orientado para o administrador do CAFE. 1.1 Funcionalidades O CAFE possui diversas funcionalidades, nomeadamente: Gestão de múltiplos canais, permitindo que o utilizador esteja disponível graças a vários serviços: Voz; Vídeo; ; Chat. 5

6 Página com notícias/informações; Visualização e partilha de documentos do iportaldoc; Desenvolvimento de questionários e votações, para avaliar como se sentem os colaboradores em relação a um certo assunto; Links para todas as aplicações através de um sistema de single sign-on ; Área social com espaço para mensagens para a organização, a qual permite a publicação de emojis, gifs e vídeos (por upload ou por link do Youtube), imagens e outros ficheiros; Gestão de conta e perfil do utilizador. Ao longo deste documento serão mostradas as funcionalidades administrativas do CAFE, a Rede Social Corporativa. 2 Acesso Para aceder ao CAFE terá apenas que abrir o seu navegador e digitar o endereço URL: cafe.dominio.com NOTA: Por favor substitua dominio.com pelo seu domínio! Depois será mostrado o formulário de autenticação. Digite o seu nome de utilizador e palavra-passe administrativos, por defeito. Nome de utilizador: admin Palavra-passe:

7 Figura 1: Autenticação Acederá então à página principal do CAFE. Figura 2: Página inicial 3 Configurações No canto superior direito poderá encontrar o menu Configurações. 7

8 Figura 3: Menu de Configurações Este menu mostra todas as opções de configuração disponíveis. Estas serão explicadas uma por uma de seguida. 3.1 Aplicações Todos os utilizadores do CAFE têm à sua disposição uma lista de aplicações disponíveis que podem adicionar à sua página inicial do CAFE. O administrador tem a capacidade de expandir esta lista, adicionando mais aplicações, que estarão disponíveis para todos os utilizadores. Para tal, só precisa de clicar na opção Aplicações do menu Configurações. Verá, então, uma página com todas as aplicações disponíveis. Figura 4: Aplicações por defeito 8

9 Aqui pode ativar, desativar, editar e eliminar aplicações existentes, clicando em cada um dos ícones respetivamente. Para inserir outra aplicação clique no ícone mais, no canto superior direito. Figura 5: Criar uma aplicação Aqui deve dar um nome à sua aplicação e digitar o seu URL. Nota: O seu URL deve começar por ou Depois pode optar por selecionar a checkbox Por omissão, se pretender que esta aplicação seja partilhada com todos os utilizadores, incluindo futuros utilizadores. Ou então pode escolher Distribuir se quiser que seja partilhada apenas com os utilizadores atuais. Independentemente destas duas opções, deve indicar que Sim, a aplicação está Available, caso queira que ela apareça disponível na sua lista de aplicações. 9

10 Pode também definir para quais grupos e/ou perfis é que deseja disponibilizar a aplicação como anexo na página principal dos utilizadores. Para tal, deve usar as tabelas, que se encontram no fundo da página, para selecionar o grupo ou grupos de utilizadores e os seus respetivos perfis. Nota: Estas tabelas funcionam sob uma condição de E, e não de OU. Quando tiver terminado as suas configurações, clique no botão Criar, no fundo da página, para que a aplicação seja adicionada à sua respetiva lista. Depois de a criar, exatamente no mesmo sítio onde se encontrava o botão Criar, pode encontrar outro botão chamado Distribuir, para que possa partilhar a aplicação de imediato com os utilizadores. 3.2 Configurações Existem quatro separadores relativos às configurações do CAFE: Geral, Servidores, Definições de layout e Aplicações. De seguida, iremos falar sobre cada um deles individualmente. 10

11 3.2.1 Geral Figura 6: Configurações - Geral Em Idioma por omissão pode alterar a língua, escolhendo de entre as que estão disponíveis (ver imagem abaixo). Figura 7: Configurações - Geral - Língua Pode também ativar/desativar as seguintes funcionalidades: 11

12 Modo Público - Quando ativa esta opção, o CAFE torna-se numa página de acesso público. Tal significa que se torna possível receber notificações do CAFE por e recuperar a palavra-passe, quando um utilizador não se lembra da mesma. Repare que, caso esta opção esteja ativa, quando digita erradamente a sua palavra-passe, o link Esqueceu-se da palavra-passe? aparece automaticamente. Figura 8: Configurações - Geral - Acesso Público Moderador de feeds - Ao ativar esta funcionalidade, as publicações só serão apresentadas se os administradores ou utilizadores com perfil de moderador o aprovarem. Histórico de chat - Esta funcionalidade permite que os utilizadores vejam as suas conversas antigas na janela de chat. Calendário - Permite apresentar um calendário na página inicial, onde os utilizadores poderão ver os seus eventos agendados. Destaques - Torna possível dar destaque a uma publicação, colocando-a no top do feed durante um determinado período de tempo. Grupo de Novos funcionários - Se ativada, esta funcionalidade cria um grupo de utilizadores temporário, no qual aparecem os novos utilizadores durante o número de dias que for definido pelo administrador. 12

13 Interface de Boas Vindas - Uma vez ativada, esta funcionalidade permite personalizar uma mensagem de boas vindas, com nome e logótipo da empresa, descrição e um botão que encaminha para um URL, que aparecerá ao utilizador quando inicia sessão no IPBRICK CAFE. Mensagem de Aniversário - Se esta funcionalidade for ativada, é automaticamente criada uma publicação de aniversário e são enviadas notificações aos restantes utilizadores para felicitarem o aniversariante. E, finalmente, em Módulos Visíveis pode escolher quais dos módulos é que quer que apareçam a cada utilizador; os módulos Aplicações e Empresa aparecerão na barra lateral esquerda, enquanto que o módulo Pessoal aparecerá quando se clica na fotografia do utilizador, no canto superior direito. Figura 9: Configurações - Geral - Módulo Pessoal Se consultarmos as Definições avançadas, podemos ainda encontrar uma opção para Repor a palavra chave do admin, a qual reinicia a sua palavra-passe para a que é apresentada por defeito (ver capítulo 2 Acesso) assim como outras opções para definir o tempo máximo de inatividade e configurar o proxy. 13

14 Figura 10: Configurações - Geral - Definições Avançadas Nota: Estas operações só podem ser efetuadas por um administrador Servidores Aqui pode configurar os servidores principais, nomeadamente: Servidor de Intranet; Servidor de VoIP; Servidor de Chat; Servidor de UCoIP. Figura 11: Configurações - Servidores Nota: Por norma, estes já vêm configurados por defeito. 14

15 3.2.3 Definições de layout Aqui pode definir todos os aspetos de layout do CAFE. Página de Login - Aqui pode escolher o que pretende mostrar na página de login. Figura 12: Configurações - Definições de Layout - Página de Login Barra UCoIP - Aqui pode definir o que o utilizador irá visualizar, se poderá alterar estas definições de visualização e como os utilizadores serão apresentados na barra UCoIP (individualmente ou por grupos). Figura 13: Configurações - Definições de Layout - Barra UCoIP Nota: Se o administrador não permitir que os utilizadores alterem as configurações da barra UCoIP, a mesma será apresentada de acordo com a escolha do próprio administrador (por utilizadores ou grupos). Redes Sociais - Aqui pode inserir os URLs das redes sociais da sua organização para que apareçam na interface do CAFE; os seus respetivos ícones ficarão visíveis no canto superior esquerdo, junto ao logótipo do CAFE. 15

16 Figura 14: Configurações - Definições de Layout - Redes Sociais Outras configurações de layout - Nestas configurações o administrador pode permitir ou não que os utilizadores modifiquem as definições de layout e , pode denominar o grupo de novos colaboradores, o grupo que contém todos os utilizadores e a aplicação assim como acrescentar um texto e uma imagem que apareçam no rodapé da interface do CAFE. Figura 15: Configurações - Definições de Layout - Outras Configurações Nota: Se não for permitido aos utilizadores alterar as configurações de visualização e de , os separadores correspondentes às suas configurações não aparecerão na área pessoal do utilizador, como mostra a imagem abaixo. 16

17 Figura 16: Layout - Zona pessoal do utilizador sem separadores de ou layout Configurações de Visualização - Aqui pode definir, por omissão, como os conteúdos vão ser apresentados na interface do CAFE, qual o tema, o logotipo e a imagem de fundo a apresentar assim como alterar outros detalhes no cabeçalho, nos links e nos botões. 17

18 Figura 17: Layout - Zona pessoal do utilizador sem separadores de ou layout 18

19 3.2.4 Aplicações Figura 18: Configurações - Aplicações Aqui pode configurar o iportaldoc; isto permitir-lhe-á visualizar e partilhar documentos do iportaldoc no CAFE. Para o configurar, deve introduzir o endereço do serviço web e as credenciais de um utilizador (preferencialmente, o nome de utilizador e palavra-passe de um administrador uma vez que este tem acesso a mais documentos do que um utilizador comum). 3.3 Grupos Nesta secção pode consultar, ativar, desativar e pesquisar os grupos de utilizadores que existem no CAFE. Existe também uma opção para sincronizar os grupos com o servidor; isto fará com que qualquer alteração nos grupos que estão presentes no servidor (novos grupos, alteração no nome de um grupo, utilizadores novos associados num dado grupo, etc.) seja sincronizada com o CAFE. 19

20 Figura 19: Grupos 3.4 Links Esta opção permite-lhe criar links e disponibilizá-los aos utilizadores na interface do CAFE. Figura 20: Links Para criar um link, deve clicar no ícone mais. 20

21 Figura 21: Links - Criar Aqui deve inserir uma descrição para o link assim como o URL, podendo inclusivamente escolher uma figura para o mesmo (um ícone de entre os disponibilizados ou uma imagem). Pode também escolher onde pretende que o Link seja apresentado, se na coluna lateral esquerda (Barra Lateral) ou num separador no cabeçalho ao lado dos Favoritos, onde os links aparecerão listados (criando uma Nova pasta e selecionando essa pasta na opção Mostrar em). Existe igualmente uma funcionalidade de Log in Automático que, uma vez ativada, permite aceder a zonas específicas das aplicações (por exemplo, no caso do iportaldoc, poderíamos adicionar um link para o módulo CRM e aceder-lhe diretamente sem que fosse necessário fazer login). 21

22 Por último, pode definir para quais grupos e/ou utilizadores é que deseja disponibilizar a aplicação como anexo na página principal dos utilizadores. Para tal, deve usar as tabelas, que se encontram no fundo da página, para selecionar o(s) grupo(s) ou os utilizadores. Quando terminar, clique no botão Criar. 3.5 Perfis Neste separador pode atribuir e criar vários perfis de utilizadores. Figura 22: Perfis (por defeito) Estes são os perfis por defeito: Administrator: O super utilizador, que tem a capacidade de configurar e editar todas as configurações disponíveis; User: O utilizador comum do CAFE, que pode publicar comentários e visualizar o seu perfil; Reader: Este perfil é passivo, uma vez que um leitor pode apenas visualizar o que é publicado no CAFE e não lhe é permitido qualquer tipo de interação. Nota: Pode alterar os nomes dos perfis por defeito escrevendo diretamente na caixa e clicando, de seguida, diretamente no botão lápis para guardar. Contudo, não pode eliminar nenhum deles. Para criar outro perfil, só precisa de clicar no ícone mais, nomeá-lo e guardá-lo. 22

23 Permissões Pode também configurar e editar os seus perfis, o que significa que é onde pode atribuir permissões a cada perfil. Figura 23: Permissões (por defeito) - Lista parcial Por defeito, temos três colunas com as permissões dos correspondentes três perfis que vêm de base. Se criarmos outro perfil, teremos uma nova coluna. A partir daí, podemos editar as suas permissões como bem entendermos. Nota: Pode editar todas as permissões dos perfis exceto as do administrador, e não pode eliminar nenhum dos perfis por defeito. 23

24 3.6 Servidores de Autenticação Por defeito, existe um servidor aqui inserido, como pode ver na imagem abaixo. Figura 24: Servidor por defeito Caso pretenda que a autenticação dos utilizadores do CAFE seja efetuada num servidor AD, o procedimento de configuração aconselhado é manter estas configurações do servidor de autenticação por defeito e alterar o tipo de autenticação do servidor IPBRICK OS, onde está a ser usado o CAFE, para o tipo IPBrick Master com autenticação AD Pass-Through. 3.7 Utilizadores Esta opção permite-lhe configurar utilizadores, independentemente do servidor do qual eles provêm. 24

25 Figura 25: Users Aqui pode atribuir perfis a utilizadores ou até mesmo bloqueá-los. Selecionando as checkboxes referentes aos utilizadores que pretende configurar, e clicando nos botões de configuração existentes, pode: Sincronizar com o servidor; Nota: Todos os utilizadores são automaticamente sincronizados aquando da sua primeira autenticação, contudo leva algum tempo até que o CAFE faça o upload da informação dos utilizadores. De modo a acelerar este processo, é possível antecipar esta sincronização. Figura 26: Utilizadores - Sincronizar Selecionar o perfil que pretende atribuir; 25

26 Figura 27: Utilizadores - Perfis disponíveis Respetivamente, associar um ou mais utilizadores a um determinado perfil, ativar e bloquear o acesso dos utilizadores ao CAFE; Figura 28: Utilizadores - Associar Perfis Configurar permissões de comunicação, para definir com que grupos e/ou utilizadores é que cada um dos utilizadores pode comunicar; Figura 29: Utilizadores - Permissões de Comunicação 26

27 Figura 30: Utilizadores - Comunicações com grupos e utilizadores 4 Outras funcionalidades De seguida iremos mostrar como criar notícias, inquéritos e álbuns de fotografias. 4.1 Notícias O administrador pode criar notícias, ou outra informação acerca da empresa, as quais serão visíveis na página de autenticação. Para tal, na coluna esquerda deve clicar no seguinte ícone. Figura 31: Notícias - Acesso E acederá à interface das notícias. Figura 32: Notícias 27

28 Para adicionar uma notícia, o procedimento é similar aos anteriores, o que significa que deve clicar no ícone mais. Figura 33: Notícias - Criar No formulário de inserção de notícias pode editar a data da notícia, digitar o seu título (ex.: a manchete) e, em Notícia, escrevê-la. Pode também definir para quem esta notícia estará visível, associar-lhe tags para que possa ser pesquisada e ainda escolher se a notícia aparecerá na página principal ou não. Quando terminar, clique no botão Criar. 4.2 Inquéritos Nesta opção os utilizadores podem ver uma lista de todos os inquéritos disponíveis assim como podem criar novos inquéritos e definir se o ícone de acesso aos inquéritos estará vísivel na coluna esquerda da interface. Para tal, na coluna esquerda deve clicar no seguinte ícone. 28

29 Figura 34: Inquéritos - Acesso E acederá à interface dos inquéritos. Figura 35: Inquéritos - Lista Para visualizar os resultados de um inquérito, clique no link da pergunta e verá quem votou o quê. 29

30 Figura 36: Inquéritos - Respostas Para criar um inquérito deve clicar no ícone mais. 30

31 Figura 37: Inquéritos - Criar Nesta página deve atribuir um Título ao seu inquérito e definir para quem o mesmo estará visível. Pode também definir uma data de expiração e, caso queira que esteja disponível, selecionar a checkbox Ativa. De seguida, deve inserir a(s) sua(s) pergunta(s) e respetivas respostas, podendo sempre definir o tipo de pergunta (múltipla escolha, múltipla resposta ou resposta aberta). Quando terminar, clique no botão Criar. 31

32 4.3 Álbuns Nesta opção poderá consultar os seus álbuns de fotos assim como criar novos álbuns. Para tal, clique no seguinte ícone. Figura 38: Álbuns - Acesso E acederá à interface dos álbuns. Figura 39: Álbuns Para criar um álbum, clique em Criar álbum. Figura 40: Álbuns - Criar 32

33 Aqui deve dar um nome ao seu álbum e definir para que grupo(s) o mesmo estará visível. Quando terminar, clique no visto. 5 Avisos O CAFE também o avisa quando algo não está a funcionar devidamente. Por exemplo, apresenta um aviso amarelo, no topo da página, quando há um problema de ligação com o serviço de Mensagens Instantâneas. Figura 41: Aviso - Serviço de MI Caso haja um problema na rede, este aviso será apresentado a vermelho. Figura 42: Aviso - Rede 33