WEBSAI anos de Avaliação Institucional

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1 WEBSAI anos de Avaliação Institucional Tutorial do usuário Alunos Ingressantes Centro Paula Souza Setembro / 2017

2 Sumário Sumário... 1 Tabela de figuras... 2 Introdução... 3 Informações importantes.... Erro! Indicador não definido. Conceitos... 4 Autenticando no sistema WebSAI... 5 Selecionando a opção de Alunos Ingressantes... 7 Filtrando uma Lista de Alunos Ingressantes... 8 Matriculando Alunos Ingressantes Desmatriculando Alunos Ingressantes Incluindo de Ingressante que não consta na lista da FAT Alterando de Aluno Ingressante Registrando Evasão em lote do Aluno Ingressante Cancelando o registro de Evasão do Aluno Ingressante Centro Paula Souza 1

3 Tabela de figuras Figura 1 - Autenticação do WebSAI... 5 Figura 2 - Tela inicial do WebSAI... 5 Figura 3 Barra de Menu com a seleção da opção Ingressantes no item Aluno... 7 Figura 4 Relação de alunos classificados para Ingressantes... 7 Figura 5 Argumentos de Filtros para Pesquisa... 8 Figura 6 Seleção do argumento Unidade... 8 Figura 7 Seleção do argumento Curso... 9 Figura 8 Seleção do argumento Período... 9 Figura 9 Lista de alunos selecionados conforme o filtro escolhido Figura 10 Lista para seleção de alguns alunos ingressantes Figura 11 - Unidades do Diretor para Auto Avaliação Figura 12 Resultado da Lista com os Matriculados Figura 13 Lista selecionada para desmatricular aluno ingressante Figura 14 mensagem de Ingressantes Desmatriculados com sucesso Figura 15 Resultado da Lista após aluno Desmatriculados Figura 16 Tela inicial para Ingressante que não consta na lista da FAT Figura 17 Tela de inclusão de Novo Ingressante Figura 18 Tela de Novo Ingressante minimamente preenchida Figura 19 Mensagem de confirmação de inclusão de Ingressante Figura 20 Aluno localizado para alteração Figura 21 Tela de edição de aluno Figura 22 Mensagem de confirmação de alteração de aluno Figura 23 - Lista de Alunos Ingressantes Figura 24 - Ingressantes Evadidos com Sucesso Figura 25 - Lista de Alunos Ingressantes Figura 26 - Cancelando a Evasão Centro Paula Souza 2

4 Introdução Esse documento tem como objetivo auxiliar as equipes das unidades no registro dos alunos ingressantes, relativos ao ano de 2017 com ingresso no primeiro semestre. O documento fornece o passo a passo de todas as ações que deverão ser realizadas no sistema. Lembramos também que, sempre que houver dúvida conceitual ou dificuldade na operação do Sistema, o usuário poderá abrir um chamado no Helpdesk ( ) que disponibiliza, uma equipe de suporte para atendê-los com a maior brevidade possível. Informações importantes O sistema Web SAI é baseado na Web, portanto, qualquer computador ligado na internet poderá ser usado para trabalhar no sistema. O endereço do Sistema é Alteração Importante Para o acesso ao sistema no site do WebSAI-2017, houve uma importante alteração. Todo acesso de Diretores, Representantes, Alunos, Docentes, Coordenadores e Funcionários deve ser realizado com o CPF do usuário cadastrado no sistema. Esse será seu login. A senha, no primeiro acesso, é a data de nascimento, no seguinte formato 00/00/0000 Após esse primeiro acesso será solicitado que altere a senha. A partir deste momento o usuário tem acesso as diversas funcionalidades do sistema. Centro Paula Souza 3

5 Conceitos - Bola Vermelha indica que o Aluno não está matriculado. - Bola Verde indica que o Aluno está matriculado. - Ícone de Lápis é o botão para abrir a edição do registro. - Campo usado para pesquisa, o ícone funíl indica filtro e deve ser acionado para escolha das condições de filtragem. - Condições de filtragem dos argumentos de pesquisa. Centro Paula Souza 4

6 Autenticando no sistema WebSAI Descrição: O Diretor ou o representante da Unidade se identifica no sistema WebSAI. Procedimentos: 1. O Diretor ou o representante entra no navegador da internet e digita o endereço do WebSAI: Endereço: websai.cps.sp.gov.br 2. O sistema disponibiliza a tela de identificação (imagem abaixo). Figura 1 - Autenticação do WebSAI O Diretor, informa o CPF e senha (no primeiro momento a senha é a data de nascimento) e clica no botão Entrar. 3. O Sistema solicita a alteração da senha. Figura 1.2 Troca de Senha Centro Paula Souza 5

7 4. O sistema iá autenticar os dados e fornecer a primeira tela do sistema. Figura 2 Tela Inicial do sistema Centro Paula Souza 6

8 Selecionando a opção de Alunos Ingressantes Procedimentos: 1. Na tela inicial na barra de menu, selecionar com o mouse o item Alunos e deslizar o ponteiro até a opção Ingressantes. Figura 3 Barra de Menu com a seleção da opção Ingressantes no item Aluno 2. Clicar na opção Ingressantes. O Sistema demonstra a tela inicial com uma lista de alunos ingressantes referente a todas as unidades vinculadas ao Diretor ou ao Representante. Figura 4 Relação de alunos classificados para Ingressantes Centro Paula Souza 7

9 Filtrando uma Lista de Alunos Ingressantes Descrição: O Diretor e/ou Equipe de Direção deve (m) determinar a diretriz para registro dos alunos ingressantes. O que normalmente é realizado pelas Unidades para facilitar o registro dos ingressantes é o registro por curso, período e por ordem alfabética de alunos. Isto para realização de registro de ingressantes em lote, porém o sistema também permite informar o ingressante individualmente. 3. O Diretor define a unidade, o curso e o período que serão registrados os alunos ingressantes. 4. Qualquer item ou combinação dos itens na barra de filtros podem ser utilizados com argumentos de pesquisa. Figura 5 Argumentos de Filtros para Pesquisa 5. Para definir a unidade, o Diretor ou o representante deverá clicar na seta e escolher o nome da unidade que o Sistema filtrará dentre a (s) unidade (s) vinculada (s) a Direção. Figura 6 Seleção do argumento Unidade Centro Paula Souza 8

10 6. Para definir o Curso, o Diretor ou o representante deverá clicar na seta e escolher o nome do curso que o Sistema filtrará dentre o (s) curso (s) relacionados a Unidade selecionada. Figura 7 Seleção do argumento Curso 7. Para definir o Período, o Diretor ou o representante deverá clicar na seta e escolher o Período que o Sistema filtrará dentre o (s) Período (s) relacionado (s) ao Curso da Unidade selecionada. Figura 8 Seleção do argumento Período Centro Paula Souza 9

11 8. A medida em que os filtros estão sendo selecionados o sistema já vai produzindo a lista de alunos resultados da pesquisa. Terminada a seleção a tela exibida é a lista resultado final, conforme a figura a seguir. Note que, descendo a barra de rolagem, no final da página (rodapé) é exibida a quantidade de páginas, o número de alunos selecionados e o número total de alunos com as características filtradas. Figura 9 Lista de alunos selecionados conforme o filtro escolhido Descrição: A quantidade de alunos por página pode ser alterada pelo usuário que está consultando a lista, basta para isso selecionar a opção de Itens por Página conforme mostra a seta na tela anterior. Centro Paula Souza 10

12 Matriculando Alunos Ingressantes Descrição: Nessa atividade, o Diretor registra a matrícula de alunos selecionados. Note que nesta orientação é possível registrar a matrícula de um ou mais alunos em um mesmo curso. Pré-Requisitos: Lista de Alunos Selecionados em um mesmo curso e período, de uma mesma Unidade. 1. Na tela com a lista de alunos selecionados pelo filtro, é possível matricular os alunos. Para realizar a tarefa, o Diretor e/ou Equipe de Direção escolherá o (s) alunos que deve (m) ser matriculado (s), marcando no quadrado à frente da linha com o nome do aluno ingressante. Figura 10 Lista para seleção de alguns alunos ingressantes 2. O Diretor e/ou Equipe de Direção clica no botão <Matricular Selecionados> para registrar os Ingressantes Matriculados (Figura acima). Centro Paula Souza 11

13 3. O Sistema registra os alunos Ingressantes como Matriculados e exibe a mensagem de confirmação. Figura 11 - Unidades do Diretor para Auto Avaliação 4. O Diretor clica no botão: como na figura acima e o sistema demonstra a tela com a lista dos alunos registrados matriculados com a alteração da bolinha da cor vermelha para a cor verde. Figura 12 Resultado da Lista com os Matriculados Centro Paula Souza 12

14 Desmatriculando Alunos Ingressantes Descrição: Nessa atividade, o Diretor pode desmatricular um ou mais alunos selecionados, que foram matriculados por erro ou engano. Pré-Requisitos: Lista de Alunos Selecionados em um mesmo curso e período, de uma mesma Unidade. 1. Na tela com a lista de alunos selecionados pelo filtro, é possível desmatricular um ou mais alunos. Para realizar a tarefa, o Diretor e/ou Equipe de Direção deve escolher o aluno a ser desmatriculado, marcando no quadrado à frente da linha com o nome do aluno ingressante. Figura 13 Lista selecionada para desmatricular aluno ingressante 2. O Diretor e/ou Equipe de Direção clica no botão <Desmatricular Selecionados> para registrar os Ingressantes Desmatriculados (Figura acima). Centro Paula Souza 13

15 3. O Sistema registra os alunos Ingressantes como Desmatriculados e exibe a mensagem de confirmação. Figura 14 mensagem de Ingressantes Desmatriculados com sucesso 4. O Diretor clica no botão: como na figura acima e o sistema retorna para a tela com a lista dos alunos com o registro da desmatricula com a alteração da bolinha da cor verde para a cor vermelha. Figura 15 Resultado da Lista após aluno Desmatriculados Centro Paula Souza 14

16 Incluindo o Aluno Ingressante que não consta na lista da FAT Descrição: Nessa atividade, o Diretor pode incluir um aluno que não estava na lista produzida pela FAT. 1. Na tela inicial de seleção de Ingressantes o Diretor e/ou Equipe de Direção deve escolher o botão de novo ingressante: Figura 16 Tela inicial para Ingressante que não consta na lista da FAT Centro Paula Souza 15

17 2. A tela de Novo Ingressante é exibida, e o Diretor deve estar atento ao preencher todos os campos obrigatórios referentes aos Dados Pessoais, sinalizados com (*). Os campos: Nome, Documento de Identificação, Data de Nascimento e , serão utilizados para validação cadastral. Figura 17 Tela de inclusão de Novo Ingressante 3. O Diretor deve complementar os Dados Acadêmicos do Aluno, escolhendo na lista as informações: Unidade Educacional, o Curso, o Vínculo e Período. Essas Informações serão usadas para validação do Aluno na Unidade e a disponibilização do Questionário respectivo durante a aplicação do WebSAI Centro Paula Souza 16

18 4. Após ter preenchido minimamente as informações pessoais e acadêmicas do novo aluno ingressante, o Diretor deve conferir as informações e salvar clicando na tecla Figura 18 Tela de Novo Ingressante minimamente preenchida 5. Após a inclusão do Aluno Ingressante ser realizada o sistema exibe mensagem confirmando a operação, retornando para a tela inicial do Diretor. Figura 19 Mensagem de confirmação de inclusão de Ingressante 6. Basta acionar a tecla: para retornar a tela de resultados. 7. IMPORTANTE: O aluno foi incluído como Matriculado. A equipe de Direção não precisa realizar o procedimento de Matricula de Novos Ingressantes pois eles são incluídos como Matriculado, tendo seu questionário liberado para ser respondido. Centro Paula Souza 17

19 Alterando os dados cadastrais do Aluno Ingressante Descrição: Nesta atividade, o Diretor pode alterar dados cadastrais e/ou acadêmicos, do aluno ingressante, que possuam divergências. 1. Localizado o aluno, o Diretor deve acionar o ícone de Edição. Figura 20 Aluno localizado para alteração Centro Paula Souza 18

20 2. O sistema irá exibir a tela de dados cadastrais do Aluno Ingressante Figura 21 Tela de edição de aluno 3. Após atualizar os dados cadastrais e acadêmicos, conforme a necessidade, o Diretor deve acionar o botão para confirmar a alteração. 4. O sistema irá exibir uma mensagem de confirmação da operação. Figura 22 Mensagem de confirmação de alteração de aluno 5. Basta acionar a tecla: para retornar a tela inicial de pesquisa. Centro Paula Souza 19

21 Registrando Evasão em lote do Aluno Ingressante Descrição: Nessa atividade, o Diretor poderá registrar a evasão do aluno ingressante matriculado. Esta ação deve ser realizada, neste campo, para os ingressantes do 1º semestre de A Unidade deve marcar o aluno como matriculado e depois marcá-lo como evadido. Importante: Para registrar a Evasão o aluno deverá estar com a situação Matriculado. Figura 23 - Lista de Alunos Ingressantes 1. Para registrar a Evasão em lote para Alunos Matriculados, basta escolher o Semestre de Evasão, marcar o (s) aluno (s) no box situado ao lado esquerdo da tela e clicar no botão <Evadir Selecionados>. (Vide imagem acima). 2. A Unidade deve estar atenta para que, no campo ingressantes a marcação de evasões é exclusiva para os alunos do 1º semestre de Para a marcação de evasões de semestres anteriores deve-se clicar no Botão < Alunos / Evasões>. 3. O sistema irá registrar a Evasão e enviar a mensagem Ingressantes Evadidos com Sucesso Uma bolinha Roxa é a identificação visual de que o ingressante é Evadido. (Vide figura abaixo). Centro Paula Souza 20

22 Figura 24 - Ingressantes Evadidos com Sucesso Centro Paula Souza 21

23 Cancelando o registro de Evasão do Aluno Ingressante Descrição: Nessa funcionalidade, o Sistema permite cancelar o registro da Evasão do Aluno Ingressante. Procedimentos. 1. O usuário clica no box do aluno que deve ser cancelado o registro da evasão e clica no Botão <Cancelar Evasão Selecionados (Vide Imagem abaixo). Figura 25 - Lista de Alunos Ingressantes 2. O Sistema reativa o aluno Ingressante na situação Matriculado e envia a mensagem Cancelado a Evasão com Sucesso. Figura 26 - Cancelando a Evasão Centro Paula Souza 22