Projeto Saber Contábil. Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Alessandra Mercante OUTUBRO/2018

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1 Projeto Saber Contábil Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas Alessandra Mercante OUTUBRO/2018

2 Conteúdo programático Abordagem geral do esocial e base legal. Obrigatoriedade e cronograma de implantação. Centralização de tributos (esocial x EFD-Reinf x DCTFWeb) Formas de acesso ao esocial e a importância do certificado digital. Identificadores para o esocial. Principais informações exigidas pelo esocial, e os impactos relacionados as rotinas administrativas, cumprimento de prazos, e de determinações previstas nas leis trabalhistas, previdenciárias, fiscais e de segurança no trabalho. Mudanças necessárias para o cumprimento do esocial

3 Conceito O esocial é um projeto do governo federal, com o objetivo de desenvolver um sistema de coleta de informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias, armazenando-as em um Ambiente Nacional Virtual, para possibilitar aos órgãos participantes do projeto, a utilização de tais informações para fins trabalhistas, previdenciários, fiscais e para a apuração de tributos e da contribuição para o FGTS. Não é uma nova obrigação tributária acessória, mas uma nova forma de cumprir obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias já existentes. Não altera as legislações específicas de cada área, apenas cria uma forma única e mais simplificada de atendê-las.

4 Objetivos do esocial Garantir direitos trabalhistas e previdenciários dos trabalhadores; Racionalizar e simplificar o cumprimento de obrigações legais; Eliminar redundância nas informações prestadas; Aprimorar a qualidade das informações prestadas; Facilitar a fiscalização; Diminuir a sonegação e aumentar a arrecadação de tributos.

5 Legislação Decreto nº 8.373, de 11 de dezembro de 2014 institui o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas - esocial e dá outras providências. Resolução do Comitê Diretivo do esocial nº03, de 29 de novembro de 2017, aprova o cronograma de implantação do esocial, em cinco fases a partir do 1º semestre de Resolução do Comitê Diretivo do esocial nº04, de 04 de julho de 2018, altera o cronograma de implantação do esocial, incluindo um 4º grupo - empregadores pessoas físicas com obrigatoriedade de início apenas em Janeiro de 2019; Autorizando micro e pequenas empresas faturamento anual de até R$ 4,8 milhões e Microempreendedores Individuais (MEIs) ingressarem no esocial a partir do mês de novembro de Resolução do Comitê Gestor do esocial nº17, de 02 de julho de 2018 aprova a versão do Manual de Orientação.

6 Portal do esocial

7 GFIP/GRF CTPS Livro/Ficha de Registro CAGED RAIS GPS DIRF Folha de Pagamento CAT Seguro Desemprego MANAD Arquivos digitais PPP

8 DCTFWeb esocial Relações de trabalho e contribuições sobre a folha de pagamento EFD-Reinf Serviços tomados e/ou prestados mediante cessão de mão de obra ou empreitada, e contribuições previdenciárias substitutivas DCTFWeb Apuração automática de débitos e créditos. DARF com código de barras.

9 GRFGTS - Guia de recolhimento do FGTS A partir de Novembro de 2018, as informações encaminhadas ao esocial substituirão a GFIP, e será gerada uma nova guia de recolhimento, a GRFGTS guia de recolhimento do FGTS. O acesso ocorrerá por webservice e por meio de funcionalidades online, com regras similares a do esocial (Certificado digital / Procurações / Código de acesso). A nova GRFGTS será gerada automaticamente, com o envio dos eventos do esocial que geram recolhimento ao FGTS, e/ou multa rescisória e liberação da conta vinculada, substituindo a GRF (Guia Recolhimento FGTS) e a GRRF (Guia Recolhimento Rescisório FGTS). A GRFGTS poderá ser gerada de forma Centralizada, por estabelecimento, por lotação tributária ou ainda em formato personalizado.

10 Obrigatoriedade Todo aquele que contratar prestador de serviço, pessoa física ou jurídica e possuir alguma obrigação trabalhista, previdenciária ou tributária. Grupo 01 Empregadores e contribuintes com faturamento no ano de 2016, acima de R$ 78 milhões. Grupo 02 Todos os demais empregadores e contribuinte, exceto os previstos no Grupo 03 e Grupo 04. Grupo 03 Administração Pública Grupo 04 Empregadores pessoa física: Segurado Especial e o pequeno produtor rural pessoa física. Micro e pequenas empresas com faturamento anual de até R$ 4,8 milhões podem optar pelo envio de informações de forma cumulativa ( Fase I, II e III) com prazo de início em novembro de 2018.

11 Faseamento Fase 01 Cadastro do empregador e suas tabelas Fase 02 Cadastro dos empregados/ Eventos não periódicos Fase 03 Folha de Pagamento/ Eventos periódicos Fase 04 Nova guia GRFGTS - Substituição da GEFIP Fase 05 Dados de Segurança e saúde do trabalhador

12 Cronograma de implantação Fases 1ª Grupo Empregadores com faturamento acima de 78 milhões 2º Grupo Todos os demais empregadores 3º Grupo Entes Públicos 4º Grupo Empregadores pessoa física 1ª Fase - Cadastro do empregador e eventos de tabelas 08/01/ /07/ /01/ /01/2019 2ª Fase - Dados dos trabalhadores e vínculos / Eventos não periódicos 01/03/ /10/ /03/ /03/2019 3ª Fase Folha de Pagamento Eventos periódicos 01/05/ /11/ /05/ /05/2019 4ª Fases - Substituição da GFIP CIRCULAR Nº /07/2018 DOU - Nº /07/2018) Novembro/ 2018 Janeiro/2019 Julho/2019 Julho/2019 5ª Fase Dados de segurança e saúde Eventos de SST Janeiro/2019 Janeiro/2019 Julho/2019 Julho/2019 Atenção! A obrigatoriedade de início para Micro e pequenas empresas com faturamento anual de até R$ 4,8 milhões passou a ser Novembro de Observa-se porém que ao ingressarem no sistema, deverão prestar as informações referentes às três fases iniciais do cronograma.

13 Identificadores no esocial EMPREGADORES TRABALHADORES Pessoa Jurídica - CNPJ Raiz Pessoa Física - CPF Pessoa Física CEI - CAEPF ou CNO (Cadastro de Atividades Econômicas da Pessoa Física ou Cadastro Nacional de Obras) Empregados - CPF e NIS Estagiários - CPF Obs: CPF x NIS x Data de nascimento deve estar consistente e será validado na transmissão do evento. CNPJ Raiz com 08 posições Qualificação cadastral

14 Qualificação Cadastral No portal do esocial foi disponibilizado a aplicação CQC "Consulta Qualificação Cadastral" que permite verificar se o Cadastro de Pessoa Física-CPF e o Número de Identificação Social-NIS (NIT/PIS/PASEP) estão aptos para serem utilizados no esocial. A qualificação cadastral é fundamental para garantir a consistência dos dados cadastrais enviados ao esocial relativo aos trabalhadores.

15 Modelo Operacional do esocial O esocial não funciona por meio de um Programa offline, não existe um aplicativo para download para importar arquivos e fazer validações antes de transmitir ao governo. As informações exigidas pelo esocial podem ser geradas de duas formas: 1. Por meio do Programa de folha de pagamento próprio do empregador, conforme leiaute padronizado pelo esocial, assinado digitalmente e transmitido por meio de webservice, retornando um comprovante de cumprimento da obrigação. 2. Diretamente no Módulo Web no portal do esocial de forma online, cujo preenchimento e salvamento dos campos e telas já operam a geração e transmissão dos eventos.

16 Acesso ao esocial CERTIFICADO DIGITAL O acesso ao esocial via WebService exige Certificação digital do tipo A1(armazenado no computador ou A3 (armazenado em dispositivo portátil). O certificado digital será exigido no início da transmissão e na assinatura do arquivo, e deverá pertencer a matriz ou ao representante legal desta ou ao procurador/substabelecido. Os certificados digitais deverão estar habilitados para a função de assinatura digital, sendo previsto o uso de Procuração Eletrônica da RFB ou da Caixa. Está previsto diferentes níveis de perfis para as procurações, e cada perfil que o outorgado possuir, permitirá a inclusão, alteração e exclusão.

17 Módulo Web do esocial Módulo Web do esocial Ferramenta auxiliar, destinada à inserção de dados no esocial, visando permitir às empresas o cumprimento das obrigações legais em situações de contingência ou indisponibilidade do seu próprio software. O módulo Web do esocial não tem como objetivo substituir os sistemas próprios das empresas, compatíveis com a transmissão dos arquivos para o Webservice.

18 ACESSO AO PORTAL DO ESOCIAL CÓDIGO DE ACESSO Apenas empregadores não obrigados à utilização do certificado digital podem gerar Código de Acesso ao Portal esocial, como alternativa ao certificado digital: Microempreendedor Individual MEI com empregado, e segurado especial; Microempresa ME e Empresa de Pequeno Porte EPP (Simples Nacional) com até 01 empregado. Contribuinte individual equiparado à empresa e produtor rural pessoa física com até 07 empregados. Não é possível o envio de informações por procurador utilizando código de acesso

19 Leiaute dos Eventos do esocial A estrutura do esocial é composta por 51 arquivos/eventos, com leiautes específicos, que detalham todas as informações de cada arquivos, a obrigatoriedade e a configuração de cada campo, e regras de validação.

20 Modelo Operacional do esocial Procuração Empregador - Gera o arquivo eletrônico (evento) contendo as informações previstas nos leiautes. Empregador Assina o arquivo digitalmente (certificado ICP), transformando-o em um documento eletrônico. Empregador Transmite o arquivo para o ambiente nacional do esocial (web). esocial Valida a integridade do arquivo/ Recepciona e emite o PROTOCOLO DE ENVIO. esocial Valida as informações/ Armazena e envia o RECIBO DE ENTREGA ou mensagem de erro. Correções no prazo Estrutura do arquivo Informação transitória Compatibilidade de dados Efetiva o cumprimento da obrigação

21 Acompanhamento dos arquivos O acompanhamento da comunicação com esocial, é fundamental para o cumprimento da obrigação. O empregador deve identificar em seu sistema próprio a ferramenta de mensageria, que fará o controle e informar o status de toda comunicação com o esocial. Este acompanhamento deve ser constante, verificando os arquivos que foram enviados, se foram recepcionados pelo ambiente do esocial, e principalmente se ocorreram mensagens de erros, pois um novo arquivo deverá ser gerado e reenviado ao esocial, dentro do prazos.

22 Eventos do esocial Os eventos do esocial são organizados em quatro grandes grupos, contendo informações que se relacionam, exigindo uma sequência lógica no momento do envio dos arquivos. Informações do Empregador Eventos de Tabelas Eventos Não Periódicos Eventos Periódicos

23 Eventos do esocial INFORMAÇÕES DO EMPREGADOR - Contém todas as informações cadastrais do empregador e demais dados necessários para validações de outros do eventos. EVENTOS DE TABELAS - Eventos de grande impacto que interfere na validação dos demais eventos do esocial ( Estabelecimentos, Rubricas, Cargos, Horários..) EVENTOS NÃO PERIÓDICOS - Eventos que não possuem uma data pré-definida, e dependem de acontecimentos na relação entre empregador e trabalhador como: Admissões, alterações cadastrais e contratuais, afastamentos e desligamentos. EVENTOS PERIÓDICOS - Eventos cuja ocorrência possui uma periodicidade definida como: Apuração da remuneração mensal e respectivos encargos, e pagamento dos rendimentos dos trabalhadores.

24 Registro de eventos trabalhistas Eventos não periódicos R E T Eventos não periódicos Folha de pagamento

25 Informações do empregador e seus estabelecimentos ( S-1000/S-1005 ) Influencia na validação dos demais arquivos. Abrange informações tributária, fiscais e trabalhistas que impactam na apuração de encargos e demais obrigações. Classificação tributária da empresa Desoneração da folha Opção e Tipo de registro do ponto CNAE, RAT/FAP (1%, 2%, 3%) Contração de Aprendizes ( Mín 5% Máximo 15%) Contratação de PCD (100 empregados de 2% a 5%)

26 Rubricas da Folha de Pagamento (S-1010) Rubricas da Folha de pagamento da Empresa. Tabelas de Rubricas padronizadas do esocial IMPACTOS: INSS, FGTS, IRRF, demais reflexos.

27 Cadastro de cargos (S-1030) Cadastro dos cargos existentes na empresa e associação no cadastro dos vínculos. CARGO CBO Vinculação de cada cargo com o código de CBO do governo (Cadastro Brasileiro de ocupações) Formação exigida Exigência de Aprendizes Compatibilidade de descrições de funções Equiparação salarial PPP e Riscos REFLEXOS

28 Cadastro de horários (S-1050) Contém Informações de todos os horários de trabalho praticados pelo empregador. Detalha a duração da jornada, tempo concedido para intervalo e indicação de jornada fixa, variável ou flexível. No cadastro dos estabelecimentos é informado o tipo de controle do registro da jornada utilizado. Limites legais Gestão das alterações

29 Cadastramento inicial/admissão do Trabalhador ( S-2200 ) Contempla todas as informações pessoais e contratuais de cada trabalhador. Principais grupos de informações : Informações Pessoais (CPF, NIS, Nome...) Endereço e Documentos ( CTPS, RG, CNH...) Nascimento (Data, Local, Mãe, Pai) Dependentes (CPF obrigatório) Informações do vínculo, remuneração e periodicidade de pagamento Duração do Contrato de Trabalho, local e horário de trabalho Informações de afastamentos PCD/ Informações sobre a deficiência Filiação Sindical Informação de aposentadoria

30 Cadastro de trabalhadores Cadastramento Inicial/Admissão do trabalhador (S-2200) 01 dia antes do início Admissão do Trabalhador Registro Preliminar (S2190 ) 01 dia antes do início TSVE- Trabalhadores sem vínculo de emprego (S2300) Ex: Estagiários, Diretores não empregados. Dia 07 do mês seguinte

31 Convocação para trabalho intermitente (S-2260) Toda convocação do trabalhador para trabalho intermitente deve ser informada ao esocial. Principais dados: Data de início e término, Jornada/Horário e local da prestação do trabalho intermitente. Prazo de envio : Antes do início da prestação de serviços para a qual o empregado está sendo convocado

32 Alteração de dados do trabalhador Alterações de dados CADASTRAIS (S-2205) (Endereço, contatos, dependentes...) Alterações de dados CONTRATUAIS (S2206 ) Horário e local de trabalho, cargo e salário... Impactos: Prazos/ Exames médicos /folha de pagamento e reflexos

33 Obrigações de segurança no trabalho Tabela de ambientes de trabalho S-1060 Comunicação de Acidente de Trabalho S-2210 Monitoramento da Saúde do Trabalhador S-2220 Exame Toxicológico do Motorista S-2221 Condições Ambientais do Trabalho - Fatores de Risco S-2240 Treinamentos e Capacitações S-2245 Ambientes de trabalho da empresa e os fatores de risco existentes constantes na tabela 23 Tabela de Fatores de Riscos Ambientais O número da CAT será o número do recibo deste evento no esocial/ CID obrigatório/ 1º dia útil seguinte ao da ocorrência, ou em caso de morte de imediato. Exames médicos definidos no PCMSO ( Admissional, Periódico, Demissional..) Exames admissionais antes da admissão Substitui a informação por meio do CAGED. Deve ocorrer antes da admissão, assim como no desligamento dos motoristas profissionais Exposição aos fatores de risco EPC/ EPI - Eficácia e certificado de aprovação Base para o PPP Registra treinamentos e capacitações, realizados conforme legislação. Ex: CIPA, Utilização correta EPI...

34 Afastamentos e Férias- (S-2230) Afastamentos temporários : Comunicação de Férias, licença maternidade, licença remunerada, afastamentos por doença,... assim como as alterações e prorrogações destes afastamentos. Prazos: Afastamentos de 03 a 15 dias - até o dia 07 do mês subsequente. Afastamento Superior a 15 dias até o 16º dia. Afastamentos pelo mesmo acidente ou doença, totalizando 15 dias dentro de 60 dias - 16º dia. ASO e exames complementares, no primeiro dia de retorno ao trabalho. Pontos de Atenção: Controle dos exames médicos inferiores a 15 dias/ Retorno do afastamento de maternidade para liberação de férias.

35 Desligamentos Aviso Prévio Até 10 (dez) dias de sua comunicação S-2250 Registra a comunicação e o possível cancelamento do aviso prévio cumprido. Efetivação do Desligamento Até 10 (dez) dias seguintes à data do desligamento S-2299 Efetiva o desligamento e declara o pagamento das verbas rescisórias

36 Folha de pagamento digital REMUNERAÇÃO DO TRABALHADOR S-1200 S1202 S2299 PAGAMENTO DO RENDIMENTO S1210 Regime de competência Apura bases para INSS e FGTS Um único eventos contendo diversos recibos. Detalha cada rubricas da folha de pagamento e as referências utilizadas no cálculo. (Descrição, referência, percentual, valor unitário, valor total...) Regime de Caixa Apura bases para IRRF Informa todos os pagamentos efetivados ao trabalhador. Informa a data efetiva do pagamento e se o pagamento foi total ou parcial. Detalha as rubricas para apuração de IRRF e deduções.

37 Folha de pagamento digital Abertura do movimento Aberto a partir do envio do primeiro evento periódico S Remuneração do trabalhador, ou dos demais eventos S-1210 a S Encerramento do movimento Encerrado por meio do evento S-1299 Fechamento dos Eventos Periódicos. Conclui a totalização das bases de cálculos e a apuração dos tributos sobre a folha. Retificação de movimento Uma retificação exige a reabertura através do evento S1298, e um novo encerramento após a retificação.

38 Eventos Totalizadores de Retorno S Informações das contribuições sociais por trabalhador. Retorno após envio dos eventos de remuneração. Totaliza a base de cálculo de cada trabalhador, a contribuição previdenciária devida e o valor descontado. S Imposto de Renda Retido na Fonte Retorno após envio dos eventos de pagamentos. Totaliza os rendimentos tributáveis e não tributáveis do trabalhador, o IRRF retido e as deduções. S Informações das contribuições sociais consolidadas por contribuinte Retorno após o fechamento da folha. Totaliza a base de cálculo por categoria de trabalhador, lotação e estabelecimento. S Informações do IRRF consolidadas por contribuinte Retorno após o fechamento da folha. Consolida os valores de retenção de IRRF por código de receita.

39 Competência sem movimento Na ocorrência de uma competência sem movimento ao esocial, deve-se informar a primeira competência a partir da qual não houve movimento para o esocial, cuja situação perdura até a competência atual. Caso a situação sem movimento persista nos anos seguintes, repetir o procedimento na competência janeiro de cada ano, Uma situação Sem Movimento só ocorrerá quando não houver informação a ser enviada, para o grupo de eventos periódicos para a empresa toda. Caso a empresa possua um ou mais estabelecimentos com movimento, não deverá ser enviada a situação sem movimento.

40 Políticas Internas Manutenção de dados cadastrais Rotina de qualificação cadastral Validação de práticas e rotinas de administração de pessoal Descentralização e definição de responsabilidades Nomear procuradores e definir perfis Acordo de nível de serviços (ANS ou SLA)

41 Políticas Internas MANUTENÇÃO DE DADOS CADASTRAIS - Acordar processos e ferramentas para inclusão e atualização dos dados cadastrais dos trabalhadores conforme exigido pelo esocial. QUALIFICAÇÃO CADASTRAL - Garantir a qualificação cadastral de todos os funcionários objetivando as correções de divergências de dados antes do cadastramento no esocial. VALIDAÇÃO DE PRÁTICAS E ROTINAS DE ADMINISTRAÇÃO DE PESSOAL - Validar práticas e rotinas de administração de pessoal visando o fiel cumprimento da legislação. DESCENTRALIZAÇÃO E DEFINIÇÃO DE RESPONSABILIDADES - Identificar as atividades necessárias para o cumprimento das obrigações trabalhistas e informações ao esocial, definir responsáveis (detentores dos conhecimentos necessários), acordar prazos, processo de interface e comunicação entre os envolvidos.

42 Políticas Internas NOMEAR PROCURADORES E DEFINIR PERFIS - A comunicação com o esocial exige certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira ICP-Brasil, e utilização de procuração com diferentes níveis de perfis. Importante definir os usuários, responsabilidades e nível do perfil junto ao esocial. ACORDO DE NÍVEL DE SERVIÇOS (ANS ou SLA) - Definir procedimentos, prazos e critérios envolvendo os processos de Recrutamento e Seleção, SESMT (Serviço de Segurança e Medicina do Trabalho), Administração de Pessoal e Folha de pagamento, definindo claramente as responsabilidades compartilhadas entre: RH/ Gestores/ Clientes /Fornecedores.

43 ALESSANDRA MERCANTE Professora, Palestrante e Consultora organizacional Especialista em Liderança e Gestão de Pessoas pela Universidade Federal do Rio de Janeiro UFRJ Pós-graduada em Docência pela fundação Getúlio Vargas FGV Pós graduanda em Direito e Processo do Trabalho - Faculdade Damásio Graduada em Recursos Humanos pela Universidade Santo Amaro UNISA Practitioner em PNL Programação Neurolinguística. Docente da área de Gestão e Negócios, e sub área de Gestão de Pessoas - SENAC 25 anos de atuação na área de Administração de Pessoal e Recursos Humanos, ocupando posição de Gerência em Empresas Nacionais e Multinacionais de diferentes segmentos, sendo responsável por todo processo de administração de pessoal, relações trabalhistas e sindicais, e demais subsistemas de Recursos Humanos. OBRIGADA!

44 Praça Ramos de Azevedo, 202 Centro São Paulo/SP (11) / cursos2@sindcontsp.org.br