Finanças em Projeto de TI

Transcrição

1 Finanças em Projeto de TI

2 Professor conteudista: Luiz Antonio de Lima

3 Sumário Finanças em Projeto de TI Unidade I 1 VISÃO PANORÂMICA DAS FINANÇAS CORPORATIVAS Introdução Generalidades Papel e funções do administrador financeiro Processos de gerenciamento financeiro Planejamento financeiro Controle financeiro Administração financeira...12 Unidade II 2 INTRODUÇÃO À ANÁLISE DE RISCO E FINANCIAMENTO Mercado eficiente e mercado perfeito Fontes de financiamento Capital próprio Capital de terceiros Custo médio ponderado de capital (CMPC) Endividamento e benefício fiscal...24 Unidade III 3 TÉCNICAS E FERRAMENTAS ORIENTADAS PARA PROJETOS Estudo de viabilidade técnico-econômica (EVTE) Consultoria financeira especializada Modelamento financeiro e fluxo de caixa do projeto Análise de sensibilidade e de cenários Taxa média de retorno contábil (TM-RCM) Análise de riscos e simulação de Monte Carlo Payback simples e descoberto Taxa Interna de Retorno (TIR), Valor Presente Líquido (VPL) e Índice de Lucratividade Validação do modelo financeiro Critérios para aprovação e seleção de projetos Técnicas para otimização ou gestão de portfólios Plano de gerenciamento financeiro Plano de contas e sistema de pagamentos Sistema de informações contábeis e financeiras Escalonamento de autorizações e responsabilidades Auditorias... 1

4 Unidade IV 4 CAPITAL DE GIRO E ESTOQUES Dimensionamento da necessidade de capital de giro Dimensionamento e financiamento O método KLOC Modelo de Rayleigh-Norden Método COCOMO...60

5 FINANÇAS EM PROJETO DE TI Unidade I 1 VISÃO PANORÂMICA DAS FINANÇAS CORPORATIVAS 1.1 Introdução No mundo em que vivemos é preciso realizar negócios, investir e tentar obter retorno sobre o investimento realizado e, para tanto, é preciso administrar o emprego do dinheiro que possuímos O estudo das finanças das organizações e dos projetos é uma das áreas mais complexas e desafiadoras da atualidade, pois deles depende a saúde financeira das empresas. Dizem que o dinheiro move o mundo. A área financeira está associada ao dinheiro, sua obtenção, seu emprego, seu planejamento para períodos vindouros em orçamentos presumidos e, enfim, tudo o que se relaciona a ele a ser utilizado por uma empresa ou projeto. Esta disciplina está dividida em quatro unidades, sendo a primeira um panorama da área de finanças, a segunda, uma introdução à análise de risco e financiamento, a terceira, as técnicas e ferramentas orientadas para projetos e a última, o capital de giro e estoques. Leia atentamente todas as unidades. Participe, interaja, discuta com os colegas e com os tutores. Não deixe de tirar suas dúvidas: anote-as, levando-as para discussão nos fóruns desta disciplina. 1

6 Unidade I Também não se limite ao presente material didático, pois este é somente uma referência para os estudos. Vá às bibliotecas, pesquise, leia livros, estude e aprenda. 1 Busque mais informações nas referências e na web. Lembre-se de que aprender é uma atitude: aprendemos sempre e em todos os lugares, nos cursos, nas revistas e jornais, no ambiente de trabalho, com os amigos, na família, na igreja, no clube, no mercado. É preciso ter a mente aberta para novos conhecimentos. Einstein já afirmava que a mente humana que aprende um novo conhecimento evolui para uma nova dimensão. Bons estudos! Nas linhas seguintes, serão abordadas as generalidades, o papel do administrador financeiro e os processos de gerenciamento financeiro que incluem o planejamento financeiro, o controle financeiro e a administração financeira. Vamos então aos estudos. 1.2 Generalidades 20 Nas empresas atuais, a Tecnologia de Informação (TI) presente nos computadores, nas redes de dados e comunicações e em outros dispositivos modernos, tem de estar alinhada a objetivos organizacionais a fim de ser útil a elas. Para tanto, é necessário investir nela e os investimentos devem ocorrer de forma planejada. O planejamento faz parte do projeto. 2 O projeto constitui-se num planejamento de recursos necessários, prazos, formas de trabalho etc. Porém, no caso das finanças, a preocupação maior é com a questão da administração do dinheiro da empresa. Vamos exemplificar, por meio de um caso bem simples: As empresas que não administram bem seu dinheiro tendem a ter problemas e muitas vezes definham e desaparecem... 2

7 FINANÇAS EM PROJETO DE TI 1 20 Imagine como exemplo que você quer criar uma escola de informática, que ensinará os aplicativos da Microsoft, softwares livres em geral e vários outros aplicativos de mercado, voltados para banco de dados, projetos e gerenciamento de recursos. surgem várias perguntas: a) Onde você pretende instalar a escola? b) Qual é o público que você pretende atender? c) Qual a expectativa de demanda? d) Quantos laboratórios devem ser criados? e) Quantas máquinas você terá em cada laboratório? Elas estarão ligadas em que tipo de rede? f) Quanto você espera investir em infraestrutura de redes? g) Quanto você espera investir em aquisição de softwares? h) Quais serão seus custos fixos em termos de funcionários, contador, aluguel, impostos etc.? i) Quais serão seus custos variáveis em termos de luz, água e horas-aula? j) Quais despesas com propagandas são esperadas? k) Qual a expectativa de alunos? l) Qual a receita esperada com os alunos? m) Qual o lucro esperado, isto é, a diferença entre as receitas e as despesas? n) Em quanto tempo você espera ter retorno sobre o valor investido? 2 Além disso, quando o negócio passar da fase do projeto para a fase operacional, surgirão os custos reais, que serão comparados com os custos presumidos (isto é, aqueles previstos para um período à frente no tempo), levando à correção dos valores e dos rumos, enfim, ao replanejamento. 3

8 Unidade I Note que existe uma complexidade a ser superada, é necessário um enfoque profissional, planejado, controlado e administrado. À medida em que as empresas crescem em tamanho e complexidade, também a própria administração do negócio tem de se profissionalizar para ter eficácia e eficiência, fornecendo o retorno de que elas e seus acionistas necessitam. O início de um simples negócio exige visão ampla, sem a qual ficará difícil a tomada de decisões. Entretanto, nem sempre o técnico ou o responsável pela operação possui esta visão, que vem das áreas de administração, economia e contabilidade. Lembre-se de que em geral, dinheiro é um bem escasso, difícil de se ganhar e fácil de se gastar e simples de se perder. Quem cuida do modo como o dinheiro de uma empresa será utilizado é a área da administração financeira. 1 Em algumas empresas, o proprietário concentra várias atividades e a administração financeira é uma delas. Já naquelas cujo porte permite, existe a figura do administrador financeiro. Como podemos garantir uma boa gestão financeira nos projetos de TI? Resposta: É preciso ter conhecimento na área de gestão financeira, trabalhar com bons profissionais, elaborar um plano de gestão financeira a ser seguido e considerar as boas práticas do mercado. Atualmente, o uso de boas práticas pode ajudar na obtenção do sucesso dos projetos. Uma das melhores práticas em projetos em geral e projetos de TI é a utilização do PMBOK2000. Trata-se de um guia que reúne o conhecimento geral sobre metodologias de projeto. Ele foi desenvolvido pelo Project Institute, que possui representantes em vários estados brasileiros (PMBOK Brasil MG, PMBOK Brasil SP etc.) e trabalha com a certificação de pessoas e empresas. 4

9 FINANÇAS EM PROJETO DE TI No Project Body of Knowledge - PMBOK existem várias gerências, mas as principais, ligadas ao controle financeiro, são: gerência de custos (bastante ligada à área financeira), gerência de aquisições do projeto (ligada aos investimentos) e gerência de riscos. A figura 1 apresenta uma imagem onde são observadas as áreas do PMBOK: Project 4. Project integration 4.1 Project Plan Development 4.2 Project Plan Execution 4.3 Integrated Change Control 7. Project Cost 7.1 Resouce Planning 7.2 Cost Estimating 7.3 Cost Budgeting 7.4 Cost Control. Project Scope.1 Initiation.2 Scope Planning.3 Scope Definition.4 Scope Verification. Scope Change Control 8. Project Quality 8.1 Quality Planning 8.2 Quality Assurance 8.3 Quality Control 6. Project Time 6.1 Activity Definition 6.2 Activity Sequencing 6.3 Activity Duration Estimating 6.4 Schedule Development 6. Schedule Control 9. Project Human Resource 9.1 Organizational Planning 9.2 Staff Acquisition 9.3 Team Development. Project Comunications.1 Comunications Planning.2 Information Distribution.3 Performance Reporting.4 Administrative Closure 11. Project Risk 11.1 Risk Manegement Planning 11.2 Risk Identification 11.3 Qualitative Risk Analysis 11.4 Quantitative Risk Analysis 11. Risk Response Planning 11.6 Risk Monitoring and Control 12. Project Procurement 12.1 Procurement Planning 12.2 Solicitation Planning 12.3 Solicitation 12.4 Source Selection 12. Contract Administration 12.6 Contract Closeout Figura 1 Imagem apresentando as áreas de estudo do PMBOK.

10 Unidade I Além do PMBOK, existe outra versão mais atual, o PMBOK Note que a gerência de custos está bastante ligada à área financeira. Mas o que é finança? Finança é a ciência de gerenciar recursos, ou a aquela que lida com o emprego do dinheiro num projeto, empresa ou pessoa. 1 Outra visão, fornecida por Gitman (1997, p. 4), que considera finanças como sendo arte e ciência de administrar fundos (...) indivíduos ou organizações obtêm receitas, levantam fundos, gastam ou investem. Quem cuida do dinheiro nas empresas é o administrador financeiro. Mas qual é o papel deste profissional? A seguir, estudaremos as funções do administrador financeiro, pois este faz parte das organizações e tem influência sobre os projetos de TI. É necessário conhecer o funcionamento desta área, pois dela virá o capital de que precisaremos para desenvolver nossos projetos de TI. 1.3 Papel e funções do administrador financeiro Para Gitman (1997, p. 4) administradores financeiros conduzem ativamente as finanças de todos os tipos de empresas: financeiras ou não financeiras, privadas ou públicas, grandes ou pequenas, com ou sem fins lucrativos. Eles desempenham uma variedade de tarefas, tais como orçamentos, previsões financeiras, administração do caixa, administração do crédito, análise de investimentos e catação de fundos(...) os analistas financeiros são responsáveis pela preparação e análise dos planos financeiros e orçamentários 6

11 FINANÇAS EM PROJETO DE TI da empresa. Outras responsabilidades incluem a previsão financeira, análise financeira de desempenho baseada em índices e trabalho em conjunto com a contabilidade... o gerente de projetos financeiros obtém financiamentos para investimentos em ativos. Coordena consultores, banqueiros de investimento e assessores jurídicos. A figura 2 ilustra a interação do administrador financeiro com outras áreas de uma organização. Setor comercial Diretoria Recursos humanos Planejamento controle Setor de produção Administrador financeiro Setor jurídico Contabilidade auditoria Setor administrativo Figura 2 Interação do Administrador financeiro com outras áreas da organização. Fonte: < 02.JPG> 1 Entre as preocupações básicas da área de finanças das empresas, segundo Ross, (199, p. 2) estão as seguintes questões: a) Que estratégia de investimento a longo prazo deve ser adotada pela empresa? b) Como levantar recursos para financiar os investimentos necessários? c) Que fluxo de caixa a empresa deve ter no curto prazo para pagar suas contas? 20 Caro aluno, discuta com seus colegas, participe dos fóruns de discussão da disciplina e ajude a construir o conhecimento coletivo sobre o assunto em questão. 7

12 Unidade I A seguir, apresentam-se os processos financeiros. 1.4 Processos de gerenciamento financeiro Processos são atividades que objetivam alguma transformação. Eles são constituídos por etapas processuais. Os processos de gerenciamento financeiro que ocorrem nas empresas incluem o planejamento financeiro, o controle financeiro e a administração financeira, como será descrito a seguir Planejamento financeiro Este processo considera a programação do orçamento, isto é, o que será gasto, a racionalização dos gastos e a otimização de seus investimentos e é uma forma coerente de administrar renda, investimentos, despesas, patrimônio e dívidas. O objetivo é transformar sonhos em realidade. 1 No caso empresarial: investir na compra de novos equipamentos, novas instalações, contratação de funcionários etc. Na figura 3, pode-se observar uma imagem associada ao planejamento financeiro. 8 Figura 3 Imagem associada ao planejamento financeiro. Fonte: < m.png>

13 FINANÇAS EM PROJETO DE TI 1 20 Uma das ferramentas mais utilizadas pelo administrador financeiro é a planilha eletrônica. Planilhas são tabelas eletrônicas nas quais, na parte superior, existem menus e ícones de ferramentas e, na parte centro inferior, está a área de trabalho. Na área de trabalho de uma planilha eletrônica, existem células, delimitadas por linhas e colunas. Cada célula pode conter letras, palavras, números, fórmulas ou valores lógicos os quais podem ser gerenciados. As planilhas também são eficientes na elaboração de gráficos e cenários, no trabalho com dados e tabelas dinâmicas e também possibilitam programação como é o caso da planilha Excel com programação por meio do Visual Basic for Applications ou VBA. Na planilhas eletrônicas, há funções financeiras as quais permitem calcular valor presente, valor futuro, taxa de juros, período, número de parcelas, valor de cada parcela para empréstimos. O uso de planilhas eletrônicas é muito amplo na área financeira. De forma semelhante, tanto nos cursos de administração de empresas, ciências contábeis, engenharia da produção e nos cursos de tecnologia ligados à área financeira, é muito comum o ensino de planilhas eletrônicas, pois são ferramentas de produtividade para o administrador financeiro De modo simplificado, muitas pessoas pensam em termos financeiros, no sentido de gastarem menos do que ganham, porém esta é apenas um das visões do planejamento, que pode se tornar mais complexo, podendo conduzir as pessoas ou empresas a níveis mais elevados de ganhos e sucesso. É preciso, entre outras coisas, definir os objetivos, sem os quais pessoas e organizações trabalham sem direção e sentido. 9

14 Unidade I Controle financeiro Para haver controle, é necessário o acompanhamento dos dados e informações e a tomada de decisões conforme a evolução dos processos. O controle financeiro é realizado pela utilização de políticas de registro e levantamentos de gastos realizados, acompanhamento em relação ao previsto, obtenção de feedbacks e ações corretivas. Segundo Souki (2000, p. 3). As decisões financeiras dependem profundamente de bons mecanismos de controle. A figura 4 ilustra o controle financeiro por meio de planilha eletrônica. Figura 4 Controle financeiro por meio do uso de recursos tecnológicos de sistema em planilha eletrônica. Fonte: O controle financeiro, no caso de um processo de implantação de projeto, pode mostrar o fluxo de caixa do negócio.

15 FINANÇAS EM PROJETO DE TI A figura ilustra a tela de um software de controle financeiro em empresa: Figura Imagem de tela de software de controle financeiro. Fonte: < ltda/habil_-_software_gratuito_de_controle_financeiro.gif>. Este software permite identificar e prevenir o surgimento de efeitos decorrentes das alterações de cenário e pode apontar para a necessidade um replanejamento. Também mostra em quais locais estão concentradas as maiores receitas, os custos e investimentos de uma organização e possibilita a comparação de resultados ao longo do tempo. 1 O controle é uma das funções importantes para que um sistema não se deteriore. Normalmente, tal controle está associado a um feedback, ou seja, captam-se resultados na saída dos processos e é feita uma avaliação desses resultados, de modo a obter-se informações interativamente, para a entrada e regulação dos processos. Também pode-se mostrar os locais nos quais há possibilidades de investimentos. 11

16 Unidade I Administração financeira Administração financeira é uma ferramenta usada para controlar de forma eficaz a concessão de crédito para clientes, o planejamento, a análise de investimentos e de meios viáveis para a obtenção de recursos para financiar operações e atividades da empresa, visando sempre o desenvolvimento, evitando gastos desnecessários, desperdícios, observando os melhores caminhos para a condução financeira da empresa (Wiki [1], 2009). A figura 6 ilustra um organograma de administração financeira e suas subáreas. Diretoria financeira Tesouraria Caixa Contas a pagar Contas a receber Relações bancárias Orçamento de caixa Contoladoria Contabilidade geral Contabilidade de custos Orçamento Controle orçamentário Auditoria interna Relatórios internos Figura 6 Administração financeira e suas subáreas. Fonte: < 60FvwYvyWC0FM6HfFfj3lQ7XwAUf1dkK4xo4NBjYJM>. Uma das melhores formas de se trabalhar com custos financeiros de projetos, conforme já se mencionou, é o uso da gerência de custos de projetos do PMBOK. Ela se constitui também numa boa prática para aquela área de conhecimentos. 1 Em relação à gerência de custos do PMBOK, Rouiller (2003, p. 34) afirmou que: 12

17 FINANÇAS EM PROJETO DE TI 1 20 A gerência de custo tem por objetivo garantir que o projeto seja executado dentro do orçamento aprovado. Consiste no planejamento dos recursos, estimativas, orçamento e controle de custos. Essa área de processo inclui os seguintes processos principais: planejamento de recursos determinar quais recursos (pessoas, equipamentos, materiais) e que quantidades de cada devem ser usadas para executar as atividades do projeto; estimativa dos custos desenvolver uma estimativa dos custos dos recursos necessários à implementação das atividades do projeto; orçamento dos custos alocar as estimativas de custos globais aos itens individuais de trabalho e; controle dos custos controlar as mudanças no orçamento de projetos. A gerência de aquisições também é importante, porém se ocupa mais do planejamento das aquisições, ou seja, o que contratar e quando fazê-lo, documentar os requisitos do produto e identificar os fornecedores potenciais, obter propostas dos fornecedores, selecionar fornecedores, administrar contratos, gerenciar o relacionamento com fornecedores e encerrar ou liquidar contratos, incluindo-se a resolução de pendências relacionadas a eles. 2 Todavia, com todo planejamento, controle e administração que realizemos, os projetos de TI ainda estão sujeitos a dificuldades e riscos, os quais precisam ser previstos na melhor forma possível para se alcançar o sucesso no projeto. 13