ATUALIZAÇÕES DE ATIVIDADES NO MS- PROJECT

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1 S E X T A - F E I R A, 7 D E N O V E M B R O D E ATUALIZAÇÕES DE ATIVIDADES NO MS- PROJECT 1- REPLANEJAMENTO DE ATIVIDADE NÃO INICIADA: 1.1- Atualizar a data de início alterando a antecipação ou atrasos da predecessora 2- ATUALIZAÇÃO DE ATIVIDADE INICIADA E NÃO CONCLUIDA: 2.1- Digitar o Inicio Real no campo INICIO REAL 2.2- Atualizar a coluna DURAÇÃO REAL 2.3- Atualizar a coluna DURAÇÃO RESTANTE até atingir o término desejado 2.4- Digitar o percentual físico concluído na coluna % FÍSICO CONCLUÍDO 3- ATUALIZAÇÃO DE ATIVIDADE INICIADA EM ANDAMENTO OU CONCLUIDA MANTENDO INÍCIO E TÉRMINO PREVISTO: 3.1- Atualizar como agendado 3.2- Digitar o percentual físico concluído na coluna % FÍSICO CONCLUÍDO 4- ATUALIZAÇÃO DE ATIVIDADES CONCLUIDA COM DATAS DIFERENTES DO PREVISTO 4.1- Digitar o Inicio Real no campo INICIO REAL 4.2- Digitar o Término Real no campo TÉRMINO REAL 4.3- Digitar o percentual físico concluído na coluna % FÍSICO CONCLUÍDO 5- ATUALIZAÇÃO DE ATIVIDADES COM INÍCIO ANTECIPADO 5.1- Digitar o Inicio Real no campo INICIO REAL OBS.: CASO OCORRA CONFLITO DE AGENDAMENTO NÃO PERMITIR E ALTERAR A ANTECIPAÇÃO OU ATRASOS DA PREDECESSORA 5.2- Digitar o Inicio Real no campo INICIO REAL 5.3- Atualizar a coluna DURAÇÃO REAL 5.4- Atualizar a coluna DURAÇÃO RESTANTE até atingir o término desejado 5.5- Digitar o percentual físico concluído na coluna % FÍSICO CONCLUÍDO 6- ATUALIZAÇÃO DE ATIVIDADES COM PREDECESSORA TÉRMINO - TÉRMINO 6.1- Antes de digitar o Inicio Real no campo INICIO REAL aumente a duração até chegar na data esperada 6.2 Atualize normalmente seguindo regras anteriores POSTADO POR DPCE - DAMASIO PLANEJAMENTO & CONTROLE EMPRESARIAL ÀS 09:06 0 COMENTÁRIOS

2 Q U I N T A - F E I R A, 1 7 D E J U L H O D E "ANALISAR OS DADOS DE ESCALA DE TEMPO NO EXCEL" NO MSP 2007" No MSP 2007 o comando "ANALISAR OS DADOS DE ESCALA DE TEMPO NO EXCEL" foi retirado da barra de ferramenta "ANÁLISE", pois temos agora o comando "RELATORIO VIRTUAL" que está muito bom, mas é outra historia. Para reativar o comando "ANALISAR OS DADOS DE ESCALA DE TEMPO NO EXCEL" temos que seguir o seguinte passo a passo. 1º- instalarmos o MSP 2003 e o MSP instalados nesta ordem, ao instalarmos o MSP 2007 ele nos deixa a opção de manter versões anteriores. 2º - No MSP 2003 vá ao menu Ferramentas, aponte para Personalizar e clique em Barras de ferramentas. 3º - Clique na guia Comandos e, em seguida, clique em Ferramentas na lista Categorias. 4º - Arraste Suplementos de COM da caixa Comandos para o menu Ferramentas na barra de menus. Quando os comandos do menu Ferramentas forem exibidos, aponte para o local onde deseja que o comando Suplementos de COM seja exibido no menu e solte o botão do mouse. 5º - Na caixa de diálogo Personalizar, clique em Fechar. 6º - No menu Ferramentas, clique em Suplementos de COM. 7º - Na lista Suplementos habilite a opção: "ANALYZE TIMESCALED DATA IN EXCEL" 8º - Abra o MSP º - Repita do 2º AO 7º PASSO 10º - Verifique se na barra de ferramenta "ANÁLISE" ENCONTRA-SE O ANALISAR DADOS DE ESCALA DE TEMPO NO EXCEL" ATENÇÃO: somente com o MSP 2007 instalado na máquina a opção: "ANALYZE TIMESCALED DATA IN EXCEL" não aparecerá no SUPLEMENTO DE COM. É necessário as duas versões instaladas. POSTADO POR DPCE - DAMASIO PLANEJAMENTO & CONTROLE EMPRESARIAL ÀS 13:28 0 COMENTÁRIOS Q U A R T A - F E I R A, 1 3 D E F E V E R E I R O D E

3 NOVIDADES NO MS-PROJECT 2007 O MS-PROJECT 2007 teve muitas melhorias para ajudar no gerenciamento de projetos algumas que merecem destaques são : - Barras de diagrama de Gantt em forma 3D: Esteticamente melhorou muito o visual do gráfico de Gantt em formato 3 D - Realce de alterações: Fornece uma visualização rápida de todas as alterações geradas por qualquer atualização do projeto na planilha de dados - Recurso do tipo "Custo": É um recurso para se fazer alocações financeiras, não tem agendamento, nem custo determinado. (custos variáveis em cada atividade) Particularidades: - Não existe quantidade para esse recurso - O custo é atribuído durante a alocação - Impossível nivelar estes recursos - Múltiplo níveis de "desfazer": se igualando a outros programas Office o desfazer agora pode ser configurado (Menu / Ferramentas / Opções / Geral) para até 99 vezes. - Painel de Drivers de tarefa: Esse painel mostra tarefas essenciais e restrições de recursos que orientam os dados iniciais da tarefa selecionada. Acesse o menu Projeto / Drivers de Tarefa - Comparações de Versões: Para comparar duas versões, abra as duas versões dos projetos a serem comparados; Acesse o Menu Exibir / Barra de ferramentas / Comparar versões do Projeto Clique no primeiro ícone para abrir a janela comparar versões do projeto Selecione qual o projeto será a versão 1 e qual será a versão 2 Clique em "Ok" Um novo arquivo será criado destacando as alterações - Relatórios gerados com "tabela dinâmica" no Excel e Visio: Uma novidade do MS-PROJECT 2007 são os relatórios visuais. Ele permite utilizar o Excel e o Visio para visualizar dados do projeto por meio de alguns relatórios prontos e com a facilidade de criação de novos relatórios utilizando tabela dinâmica.

4 Estes relatórios permitem exibição de campos, inclusive personalizados, sendo mais prático o uso do que os relatórios convencionais do MS_PROJECT. Acesse o menu Ralatório / Relatórios Visuais POSTADO POR DPCE - DAMASIO PLANEJAMENTO & CONTROLE EMPRESARIAL ÀS 14:50 0 COMENTÁRIOS S E X T A - F E I R A, 2 5 D E J A N E I R O D E DICAS PARA EXAME PMP - POR VÍTOR VARGAS Segue abaixo matéria muito boa com dicas para quem quer se certificar de um grande amigo CERTIFICADO Vítor vargas : Dicas para o EXAME PMP por Vítor Vargas Muitos amigos nos últimos dias, têm me solicitado dicas para realizar o exame PMP, tentarei neste pequeno artigo explicar de forma objetiva o processo de filiação e agendamento, além das dicas de estudo. Antes de iniciar o artigo, quero mostrar a vocês algumas informações publicadas pelo PMI-Rio em dezembro de 2007: Vejamos as boas notícias...!!! Nossa certificação PMP já é a quarta certificação mais procurada do mundo veja: 1-Microsoft 2-Linux 3-Cisco 4-PMP Temos hoje mais de 200 mil certificados PMP no mundo; Somente em 2006 a China certificou mais de 25 mil PMP's e a Índia certificou mais de 15 mil PMP's; A Petrobras incluiu neste ano de 2007 gerentes de projetos" na sua lista de funções, bem como o ministério do trabalho (ver no GOOGLE = "código brasileiro de ocupações"). Iniciando este artigo peço a vocês que tratem o processo de certificação como um projeto (bem sugestivo, não?!). Então

5 quando você definir que esta na hora de começar a estudar e realizar o exame, planeje sua vida para os próximos 3 meses ( 3 meses na minha opinião é um tempo factível para estudar, tente não diminuir esse tempo) converse com sua Esposa (marido), Namorado(a), Filhos(as), Família, amigos, colegas, conhecidos e quem mais lembrar, diga a eles que você contará com a ajuda deles (as) neste momento de sua vida em que você estará concentrado em estudos para realizar um exame extremamente difícil. Portanto, não deixe para estudar nos meses que antecedem casamentos, aniversários importantes, natal, feriados prolongados e carnaval, os meses entre maio e novembro são os melhores. Feito isso, planeje seus estudos, responda a questões como: Qual livro usarei? Quanto tempo estudarei por dia? Precisarei fazer um preparatório? Montarei um grupo de estudos? Qual o meu nível? Algumas dessas questões eu poderei ajudar você a responder. Livros, existem hoje no mercado inúmeros, tratando do assunto, com autores conceituados, porém a dica é, utilizar um único livro como material de apoio, não tente estudar por diversos autores, escolha um e vá com ele até o final. Mas não se esqueça de ter o PMBOK, você deverá lê-lo em primeiro. Tente dedicar pelo menos 4 horas do seu dia para estudar, e um grupo de estudos pode não ser um boa aposta, você poderá ter uma dor de cabeça maior do que imaginava. Um curso preparatório é interessante para nivelá-lo, porém, se você já tiver uma boa bagagem pode ser desnecessário, um curso preparatório pode ser interessante para os iniciantes no assunto. Com essas questões respondidas, vamos voltar ao site do PMI (www.pmi.org) e iniciar o processo de filiação e elegibilidade. O processo de filiação não é tão burocrático e é bem mais simples, se você é estudante opte por filiar-se como estudante, após o preenchimento e envio da papelada, o PMI leva aproximadamente de 30 dias para concluir o processo de filiação. Em paralelo a isso você pode dar início ao processo de obter a elegibilidade, esse sim, é um processo extremamente burocrático e demorado. Certifiquese de ter em mãos todos os comprovantes das empresas em que prestou serviços, como nome de referência, telefones, endereço, você deverá informar o percentual do seu tempo em cada área de conhecimento para cada projeto que você gerenciou. O PMI leva de 7 à 15 dias para aprovar seu pedido de elegibilidade. Neste momento, monte um cronograma de estudos se municie dos materiais de estudos, localize artigos interessantes na internet. Inicie seus estudos com o PMBOK, o PMBOK é um manual, isso mesmo um manual, onde as melhores práticas de gerenciamento são organizadas, quis frisar a palavra manual para descrever o PMBOK, pois a sua leitura é bastante complicada e cansativa (você tem costume de ler manuais?) ele é dividido em áreas de

6 conhecimento e grupos de processos. Para facilitar estudos procure fazer um bom resumo do PMBOK, é muito interessante utilizá-lo durante seus estudos e principalmente nas horas que antecedem o exame. Após a leitura do PMBOK, faça um simulado nos moldes da prova, ou seja, 200 questões com 4 respostas em 4 horas, fuja de qualquer simulado diferente disso. Provavelmente você sairá mal neste primeiro simulado, mas provavelmente não se trata de uma falta de capacidade técnica e sim do preparo para realizar o exame. Você deve entrar no mundo do PMI, pensar como PMI, uma dica que pode ajudar nesse momento é você ter em mente que é um Gerente de Projeto de um projeto com no mínimo 6 meses de duração e com 30 funcionários, outra dica importante é que se a questão não informar o tipo da organização, o exame e o PMI assume que a organização utiliza uma estrutura matricial. Essas são dicas essenciais em minha opinião. Comece a ler o livro que você utilizou como apoio, e de tempos em tempos faça uma leitura do resumo do PMBOK. Neste momento, sempre que você terminar de ler um capitulo ou uma área de conhecimento, faça um simulado da área. Aqui vai mais uma dica: Se você trabalha como fornecedor, terá muito trabalho nos seus estudos, pois o PMBOK e os materiais de apoios bem como o exame são escritos para gerente de projetos então você deve pensar como gerente de projetos e nunca como fornecedor. Concluindo a leitura do livro, faça novamente um simulado, acredito que agora você ficará mais seguro e sua média será maior, mas provavelmente sua média ainda não será os 80% que é aconselhável, então releia o resumo e o livro todo, fazendo e tempos em tempos pequenos simulados das áreas de conhecimento. Tente imaginar a aplicação no seu dia-a-dia de tudo que você está lendo, não tente decorar e sim aprender, principalmente o código de ética, deve estar correndo em suas veias. Fórmulas simples como Canal de Comunicação, PERT, Desvio Padrão e algumas de Valor Agregado, você deve comer com farinha essas se certifique de estar bem memorizadas, já as complicadas, estude bastante mas não se desespere, não vá perder muito tempo em coisas muito complicadas fora da realidade, pois pode fazer você perder muito tempo e serão somente uma ou duas questões que abordaram esses assuntos. Algumas dicas sobre valor agregado são, também, muito interessantes. Vocês já notaram nas fórmulas de VC, IDC, VPr e IDP, sempre o cálculo é feito com VA, ou seja, se você quer o VC então, VC = VA CR (e sempre que ele pedir custo, você deve fazer o calculo com o correspondente, exemplo: VC (custo) com CR e VP (prazo) com VP) e quando a questão solicitar índice, repita a fórmula com uma divisão, assim: IDC = VA / CR. Portanto as fórmulas mais comuns e simples de para o cálculo de valor

7 agregado são: VC = VA CR; IDC = VA / CR; VPr = VA VP e IDP = VA / VP. Após a segunda leitura do livro, realize pela terceira vez o simulado e se você obter 80% de acerto, terá grandes chances no exame. Se a sua média for inferior, releia os seus pontos fracos e faça novamente o teste, mas não precisa se desesperar. Vou lhe contar um segredo, no meu último simulado e conseguir 63%, rs. Nesse momento você deve estar preparado(a) para realizar o exame e a data já deve estar próxima. Então vamos as dicas para realizar o exame, certifique-se de realizar o exame logo após o fim dos estudos, se você não conhece o local do exame, é interessante você fazer uma visita ao local antes, planeja sua ida: Usarei carro? Onde vou estacionar? Vou de condução? Qual horário?. Não se atrase, atrasos não serão tolerados, porém, se você chegar cedo pode realizar seu exame mais cedo, então, tente chegar com pelo menos com 30min de antecedência. Aconselho o uso de transporte público, pois você poderá ler o resumo pelo trajeto e chegará ao local bem afiado. Procure realizar o exame no seu melhor horário, ou seja, se você rende mais na parte da manhã, faça de manhã ou se rende mais na parte da tarde, faça na parte da tarde, no meu caso eu fiz de manhã. O local da prova possui câmeras para dos os lados e você não poderá entrar com nada, nem mesmo chaves no bolso, a instituição irá fornecer lápis, papel e calculadora. Quando você sentar de frente para o micro para realizar o exame, será apresentado um tutorial de 15min explicativos para realização do exame, utilize esse tempo para fazer anotações como fórmulas e dicas no bloco de anotações. Respire fundo, mantenha a calma e diga: Eu sou um gerente de projetos em um projeto de pelo menos 6 meses de duração com pelo menos 30 funcionários e se não me for informado estou numa estrutura matricial. Pronto, dito isso você está preparado, inicie o exame (não se preocupe a tradução é ótima). Tente terminar o exame em no máximo 3 horas, responda questões sempre com a primeira resposta (geralmente perdemos muito tempo com as questões que julgamos muito fáceis, por acreditar que pode haver uma pegadinha ), questões muito longas procurem ler o final delas para saber o que é pedido, tente ler as alternativas a partir da letra D (após estudos, ficou comprovado que as pessoas ao realizarem exames muitas logos têm a tendência de responder as questões A, B, C). Questões muito complicadas respondam a alternativa que você achar mais correta e marque para rever depois, não perca tempo nelas agora, nunca deixe questões com respostas em branco. Terminada às 3 horas, espero que você tenha terminado o seu exame, solicite ao fiscal para sair da sala, tome uma água um café, alongue e esfrie a cabeça por 15min, volte à sala e reveja as

8 questões que você marcou com dúvida e utilize esse tempo para confirmar suas respostas. Pronto, click em finalizar e espere o resultado final. Acredito que com toda essa dedicação e empenho o sucesso será inevitável. Então boa sorte e depois volte aqui para contar sua experiência. Vítor Vargas, PMP POSTADO POR DPCE - DAMASIO PLANEJAMENTO & CONTROLE EMPRESARIAL ÀS 14:42 0 COMENTÁRIOS Q U I N T A - F E I R A, 1 3 D E D E Z E M B R O D E CRIANDO FÓRMULAS NO MS-PROJECT As fórmulas só podem ser inseridas em colunas personalizadas clique em FERRAMENTAS \ PERSONALIZAR \ CAMPOS, Defina se o campo personalizado é de TAREFA ou RECURSO No campo TIPO escolha o tipo de coluna personalizado e abaixo qual coluna personalizar

9 Em seguida clique em formula : Digite a fórmula ou função usando Inserir CAMPO OU FUNÇÃO Clique em OK. POSTADO POR DPCE - DAMASIO PLANEJAMENTO & CONTROLE EMPRESARIAL ÀS 14:21 0 COMENTÁRIOS

10 T E R Ç A - F E I R A, 2 7 D E N O V E M B R O D E ATIVIDADE HAMMOCK Uma ATIVIDADE HAMMOCK é dependente de datas de outras atividades para seu início e termino, no final das contas, sua duração. A duração da ATIVIDADE HAMMOCK é determinada pela distância entre os pontos para os quais é fixo. Um bom exemplo de ATIVIDADE HAMMOCK é a administração de um projeto, pois o inicio dessa atividade depende do inicio do Projeto e ao mesmo tempo do término. O atraso ou adiantamento desse projeto implicará diretamente no prazo e conseqüentemente no custo dessa atividade. Utilizei o exemplo administração por ser onde entra praticamente todo o custo indireto do projeto, tornando-se assim o CALCANHAR DE AQUILES do mesmo. Para uma atividade ser HAMMOCK, deve obedecer algumas regras : 1 A atividade obrigatoriamente deverá ser do tipo Unida Fixa *¹, pois o parâmetro mais variável é a duração. 2 A duração é do tipo estimado, sinalizada com o ponto de interrogação após a duração. *² 3- O inicio das atividades controladas deverá ser copiado e colado vinculo (Colar especial/vinculo) no início da atividade controladora (HAMMOCK) assim como esta regra se aplica também para o término. Exemplo: Veja a EAP de um projeto de pintura:

11 Vamos inserir uma atividade HAMMOCK chamada Administração 1 Inserir uma atividade comum Chamada Administração : 2 Transformar a atividade em Unidade Fixa na guia Avançado dando duplo clique na atividade. 3- Copie (EDITAR /COPIAR )o inicio das atividades controladas (no exemplo o marco Inicio ) 4 - Cole (EDITAR /COLAR ESPECIAL/COLAR VÍNCULO ) o vínculo no inicio da atividade HAMMOCK (no exemplo Administração )

12 5 Repita os passos 3 e 4 com o término atividades controladas (no exemplo o marco Termino) com o término da atividade HAMMOCK (no exemplo Administração ) 6 Não retire o ponto de interrogação da atividade HAMMOCK, pois isso simboliza a duração estimada. A atividade HAMMOCK foi inserida no seu projetos. OBS.: Ao abrirmos um projeto com atividade HAMMOCK aparecerá a seguinte mensagem :

13 Pois toda atividade HAMMOCK contem vínculos como visto anteriormente. Devendo clicar em sim. POSTADO POR DPCE - DAMASIO PLANEJAMENTO & CONTROLE EMPRESARIAL ÀS 17:03 0 COMENTÁRIOS LINKS INTERESSANTES Segue abaixo alguns links interessantes na área de planejamento : guid= ofcresset=1 - site da Microsoft com link do MSP 2007 demo estou recolhendo mais sites e colocando, agradeço a colaboração de quem enviar... SDS

14 Alex Damasio POSTADO POR DPCE - DAMASIO PLANEJAMENTO & CONTROLE EMPRESARIAL ÀS 11:26 3 COMENTÁRIOS S E X T A - F E I R A, 2 3 D E N O V E M B R O D E EARNED VALUE - INTRODUÇÃO TRATA-SE DE UMA AVALIAÇÃO SOBRE O QUE FOI OBTIDO (VALOR AGREGADO) EM RELAÇÃO AO QUE FOI REALMENTE GASTO E AO QUE SE PLANEJA GASTAR RICARDO VARGAS Técnica de gerenciamento de projetos utilizada a quase 4 décadas, foi criada pelo governo americano nos anos 60 e até hoje é considerada a melhor técnica de acompanhamento físico e financeiro. Valor Agregado pode ser definido como a avaliação entre o que foi executado em relação ao que foi realmente gasto e ao que se planeja gastar, onde se propõe que o valor a ser agregado inicialmente por uma atividade é o valor orçado para ela. Na medida em que cada atividade ou tarefa de um projeto é realizada, aquele valor inicialmente orçado para a atividade passa, agora, a constituir o Valor agregado do projeto. Vamos há um exemplo pratico: Um projeto de 100 m de muro que custe R$ 100,00/m = R$ e tenha 4 semanas de prazo para ser realizado. Supondo um avanço físico e financeiro linear ao tempo, teríamos 25 m de muro = R$ 2.500,00 por semana, ou seja : No final da primeira semana, os gastos reais do projeto foram R$2.300,00 ao invés dos R$ 2.500,00 planejados. Analisando financeiramente evidenciaríamos que o projeto esta economizando R$ 200,00

15 Com a Análise de Valor Agregado, torna-se necessária a inserção de uma nova variável: o valor agregado, supondo-se que no final da primeira semana só se tenha produzido 20 m de muro ao invés dos 25m planejados. Segundo o orçamento (100,00 /m) deveríamos ter gasto R$ 2.000,00. Esta terceira dimensão nos dá a visão de que o projeto este fisicamente atrasado, diferenciando da conclusão citada pelo gerenciamento tradicional: Outra conclusão é que o projeto consumiu R$ 2.300,00 para agregar somente R$2.000,00. Isso representa que além do atraso nos prazos, tem se um aumento nos seus custos de R$300,00 na semana: É fundamental diferenciar a qualidade e a abrangência dos dados gerenciais disponíveis, utilizando valor agregado, se comparado com a analise tradicional. Observa-se, no exemplo anterior, que a variação no custo de R$300,00 indica que o projeto está com o

16 financeiro acima do orçado e não abaixo como mostrava com o gerenciamento tradicional. POSTADO POR DPCE - DAMASIO PLANEJAMENTO &

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