PLANO DE ACTIVIDADES ALRAA 2012

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1 PLANO DE ACTIVIDADES ALRAA 2012 Julho 2011

2 I. Nota Introdutória... 3 II. Caracterização da ALRAA... 4 Missão da ALRAA... 4 Visão da ALRAA... 4 Missão da Secretaria-Geral... 4 Visão da Secretaria-Geral... 4 Missão do Gabinete de Relações Externas, Protocolo e Comunicação Social... 4 Visão do Gabinete de Relações Externas, Protocolo e Comunicação Social... 4 Organograma... 5 Meios existentes... 5 Recursos Financeiros... 6 Recursos Tecnológicos... 6 Instalações... 7 Utentes da ALRAA... 8 Legislação e regulamentação... 8 III. e Estratégia IV. Projectos, Actividades Previstas e Recursos OE1:Simplificar e normalizar procedimentos internos com vista à Gestão pela Qualidade OO Assegurar o cumprimento de prazos de projectos e tarefas OO Garantir a implementação de um plano de melhoria contínua dos serviços 13 OE2: Promover a desmaterialização de processos OO Garantir a disponibilização de novos serviços electrónicos OE3: Disponibilizar as infra-estruturas técnicas e tecnológicas de suporte OO Garantir a disponibilidade dos Sistemas Informáticos e Infra-Estruturas Técnicas e Tecnológicas OE4: Promover e zelar pela imagem da ALRAA OO Assegurar a segurança física de bens e pessoas OO Assegurar a implementação da Resolução Para uma Assembleia Amiga do Ambiente OO Assegurar instalações condignas às actividades da ALRAA OO Assegurar a divulgação e promoção da Actividade da ALRAA Outras Actividades e Projectos das Unidades Orgânicas V. Notas Finais Legenda das fichas de projecto ANEXO I - QUAR ANEXO II Principais Projectos e Actividades a terminar/arrancar/realizar em ANEXO III Tarefas de rotina das várias unidades orgânicas da ALRAA ANEXO IV Proposta de Orçamento para pág. 2/40

3 I. Nota Introdutória A elaboração do Plano de Actividades envolveu todos os sectores da Secretaria- Geral, bem como a Presidência da ALRAA, inclusive o Gabinete de Relações Externas, Protocolo e Comunicação Social, e visou definir as actividades e projectos para a prossecução do nosso objectivo último: o de servir sempre melhor os utentes, internos e externos, da Actividade Parlamentar. A elaboração deste Plano teve em conta a proposta orçamental, assim como, uma gestão orientada para os resultados tentando, da melhor forma possível, ir ao encontro das necessidades e propósitos da ALRAA. Este documento foi elaborado integrando o habitual Plano de Actividades com o SIADAPRA. pág. 3/40

4 II. Caracterização da ALRAA Missão da ALRAA Representar os valores e os interesses do povo açoriano, exercendo poder legislativo e regulamentar e fiscalizando a acção do Governo da Região. Visão da ALRAA Ser reconhecido como órgão fundamental e essencial ao sistema autonómico regional, garantindo a pluralidade de opinião, a participação democrática, e observando um funcionamento transparente, eficaz e de excelência em todas as suas valências. Missão da Secretaria-Geral Assegurar o apoio técnico e administrativo à Presidência e Grupos e Representações Parlamentares. Visão da Secretaria-Geral Ser um órgão com uma gestão eficaz e funcionamento de excelência. Missão do Gabinete de Relações Externas, Protocolo e Comunicação Social Assegurar a ligação entre a ALRAA e instituições externas, a nível local, regional, nacional e internacional. Visão do Gabinete de Relações Externas, Protocolo e Comunicação Social Ser reconhecido como um órgão fundamental e essencial à projecção e divulgação da actividade da ALRAA. pág. 4/40

5 Organograma Meios existentes Recursos Humanos da Secretaria-Geral: GREPCS GAT SRHSG Delegações Jur. Eco. BCD SF RHs Auxs Limpeza SAE SAP STSII SS Ter Smi Flo TÉC. SUPERIORES COORD. TÉCNICO (ex-chefes Secção) TÉC. INFORMÁTICA ASS. TÉCNICOS ASS. OPERACIONAIS Secretária Geral: Sandra Isabel Goulart Pereira da Costa Coordenadores: Sector Financeiro - Maria Goreti da Silveira Daniel Sector de Arquivo e Expediente - Edite Maria da Terra Raulino Azevedo Sector de Recursos Humanos e Serviços Gerais - Renato Manuel Soares de Lacerda Azevedo pág. 5/40

6 Sector de Actividade Parlamentar - Maria Manuela Gonçalves Vieira da Silva Rosa A ALRAA conta também neste momento com um Oficial da PSP, Sub-Comissário Francisco Lopes, destacado pelo Ministério da Administração Interna para assegurar o Serviço de Segurança Privada da ALRAA. Recursos Financeiros Receita Corrente 2011: Receita de Capital 2011: Distribuídas pelas seguintes grandes rubricas da despesa: Despesas com Pessoal ,00 Aquisição de Bens e Serviços ,00 Transferências Correntes ,00 Outras Despesas Correntes ,00 Despesas de Capital ,00 A proposta de Orçamento da ALRAA para 2012 encontra-se no anexo IV. Recursos Tecnológicos A ALRAA dispõe de rede local (LAN) UTP Categoria 5 em todos os seus edifícios com switching nível 3 (VLANs e power over ethernet ). Em termos de rede interilhas (WAN) dispõe de uma VPN composta por 11 sites, interligados por circuitos dedicados com colectora principal e ligação à Internet na Horta, circuitos redundantes entre os nós principais, sistema integrado de Firewall. Dispõe ainda de vários AcessPoints para acesso Wireless à rede da ALRAA. Em termos de Data Center a sala principal de servidores encontra-se na sede da ALRAA. É composta por 10 servidores, em bastidores próprios, corrente eléctrica estabilizada e sistema de refrigeração redundante. A aposta em termos de servidores foi na tecnologia HP/Compaq (série Proliant em Rack, com backbone em fibra-óptica, componentes redundantes e Storage Área Network - SAN), bem como na virtualização de alguns servidores assente em hyper-v da Microsoft. Nas delegações existem racks com 1 servidor (também tecnologia HP/Compaq). Alguns dos servidores existentes nas delegações funcionam como réplicas de alguns serviços centrais e nucleares e disponibilizam armazenamento local de ficheiros. Em termos de equipamentos informáticos o parque actual é o seguinte: pág. 6/40

7 CORVO FLORES FAIAL PICO S. JORGE GRACIOSA TERCEIRA S. MIGUEL S. MARIA Total SERVIDORES DESKTOPS PORTATEIS MULTIFUNÇÕES IMPRESSORAS FOTOCOPIADORAS Instalações FAXS SCANNERS A ALRAA tem a sua sede na Horta e possui delegações nas restantes ilhas. A situação actual das instalações é a seguinte: Ilha Flores Corvo Faial Pico São Jorge Graciosa Estado Recuperada em 2008, é um edifício bem adequado à realidade actual, quer em termos de salas para GPs (uma para cada), quer em termos de infra-estruturas base (sala de reuniões, sala técnica, sistema de cablagem eléctrica e técnica de base). Foi já afecto um edifício da RAA à ALRAA. O concurso para as obras deve iniciar no 4º trimestre de O edifício sede não comporta condignamente todos os GPs e RPs, especialmente em semanas de plenário, e necessita de obras de manutenção grandes. Foi já afecto à ALRAA o ex-edifício do Conservatório. Continuam a decorrer, através da Direcção Regional dos Equipamentos e Transportes Terrestres, os devidos procedimentos para adjudicação da obra de adaptação do novo edifício, bem como o de intervenção geral na actual sede. Foi adquirido um novo edifício estando as obras de adaptação em fase de conclusão, prevendo-se a mudança de instalações no inicio da próxima sessão legislativa. O novo edifício adequa-se plenamente à realidade actual, em termos de salas para GPs (uma para cada deputado e uma para auxiliares), em termos de infraestruturas base (sala de reuniões grande com vídeo-conferência, sala técnica, sala de arquivo, sistema de cablagem eléctrica e técnica de base) bem como para o futuro uma vez que possui uma sala extra que, de momento, servirá para deputados em deslocação ou reuniões com grupos mais reduzidos. A ALRAA possui dois edifícios, sendo que um deles nem sequer possui uma sala de reuniões, mantendo a ALRAA intenção de repensar esta situação. Foi alvo de obras de adaptação em Neste momento possui uma sala para cada GP e infra-estruturas base (sala técnica, sistema de cablagem eléctrica e técnica de base). A ALRAA tem estabelecido contactos com a Junta de Freguesia, que partilha o mesmo edifício, no sentido de se arranjar uma solução para uma pequena sala de reuniões, onde se possa instalar o sistema de vídeo-conferencia, prevendo-se que em 2012 esta pretensão esteja concretizada. pág. 7/40

8 Terceira São Miguel Santa Maria Foi afecto à ALRAA o ex-edifício da SR da Saúde, estando neste momento a decorrer, através da Direcção Regional dos Equipamentos e Transportes Terrestres, o devido procedimento administrativo para a execução do projecto de adaptação do novo edifício. O actual edifício principal está bastante afectado pelas térmitas, bem como se agravam os problemas de infiltração, sendo cada vez mais preocupante a sua degradação. São necessárias ainda obras de manutenção consideráveis em alguns gabinetes. O edifício tem um problema grave de térmitas, para os quais apenas temos feito pequenas acções de controlo, cuja resolução só faz sentido num âmbito alargado à vizinhança. A Universidade dos Açores realizou recentemente uma vistoria ao edifício prevendo-se que até final do presente ano haja um relatório exaustivo da real situação para que se possa junto da entidade competente despoletar os devidos procedimentos. Na sequência de um derrame de água está-se no momento a proceder a obras no interior do edifício, prevendo-se ainda a instalação de sistema de cablagem eléctrica e técnica de base, bem como a substituição de janelas e portas por alumínios. Utentes da ALRAA São utentes internos da Secretaria-Geral da ALRAA o Gabinete da Presidência e os Grupos e Representações Parlamentares, distribuídos da seguinte forma: Gabinete da Presidência 6 Deputados 57 Adjuntos 5 Secretários 6 Auxiliares de Secretário 53 Os utentes externos da ALRAA são potencialmente todos os cidadãos que residam ou tenham interesses na Região Autónoma dos Açores, todas as empresas e entidades, públicas ou privadas, com actividade na, e com a, RAA e o Governo Regional dos Açores. Legislação e regulamentação Como organismo público a ALRAA está sujeita a um vasto quadro legal de funcionamento, destacando-se, para efeitos deste plano, pela influência que tem na nossa componente orçamental, gestão interna e opções de investimento, a legislação e regulamentação seguinte, e posteriores adaptações: - Estatuto Politico e Administrativo da RAA (Lei 2/2009, 12 de Janeiro) - Regimento da ALRAA (Resolução 15/2003/A, 26 de Novembro) - Estatuto dos Deputados da ALRAA (DLR 19/90/A, 20 de Novembro) - Orgânica da ALRAA (DLR 54/2006/A, 22 de Dezembro, com as alterações introduzidas pelo DLR 3/2009/A, de 6 de Março) pág. 8/40

9 - Novo Regime de Vinculação, Carreiras e Remuneração da Função Publica ( Lei 12-A/2008, 27 de Fevereiro e DLR 26/2008/A, 24 de Julho) - Novo Código dos Contratos Públicos (DL18/2008, 29 de Janeiro, DLR 34/2008/A, 29 de Julho e DLR 15/2009/A, de 6 de Agosto) - SIADAPRA (DLR 41/2008/A, 27 de Agosto) Arquitectura de Processos da ALRAA O seguinte esquema resume os processos de 1º Nível existentes na ALRAA, face às atribuições que lhes estão cometidas, aos serviços essenciais prestados e à sociedade onde se encontra. pág. 9/40

10 III. e Estratégia Tem sido uma aposta da ALRAA a Gestão pela Qualidade, consagrada inclusive na actual orgânica, pelo que decorre com naturalidade a entrada em vigor do SIADAPRA, bem como, a elaboração do presente plano de actividades. Os de Médio Prazo da ALRAA são: Reforçar o prestígio e a imagem externa da Instituição; Promover uma maior participação do cidadão na actividade parlamentar; Estimular a actividade legislativa e fiscalizadora; Promover a análise da eficácia das medidas legislativas e regulamentares; Optimizar a Gestão de Recursos. Em termos de Secretaria Geral e tendo em conta os objectivos definidos para a ALRAA, bem como as suas competências específicas, os Estratégicos estipulados em termos de QUAR (anexo I) são: Simplificar e normalizar procedimentos internos com vista à Gestão pela Qualidade; Promover a desmaterialização de processos; Disponibilizar as infra-estruturas técnicas e tecnológicas de suporte; Promover e zelar pela imagem da ALRAA. pág. 10/40

11 IV. Projectos, Actividades Previstas e Recursos Definida a missão, a visão e o QUAR, com os objectivos estratégicos (OE), os objectivos operacionais (OO) e os indicadores de medição, a Secretaria Geral preocupou-se em definir as actividades, tarefas e projectos que contribuam para a real prossecução do estabelecido. As actividades ora previstas tiveram por base os projectos e anseios da ALRAA para o período (que se encontravam no anexo II de Plano de Actividades de 2009), com as necessárias adaptações que os projectos vão tendo ao longo do tempo e as prioridades superiormente definidas. A afectação de recursos passou pela planificação, por um lado, e pela programação de monitorização (calendarização e controlo), por outro. Os principais projectos e actividades a terminar/arrancar/realizar em 2012 encontram-se agregados por grandes áreas no anexo II, tendo-se optado neste capítulo, e atendendo à sua estreita integração com o SIADAPRA, por dispô-los dentro dos Estratégicos e Operacionais do QUAR, por forma a se inferir o seu contributo para a avaliação de desempenho da Secretaria Geral enquanto organismo, bem como, definir, para cada um deles, os objectivos concretos a atingir em Existem no entanto alguns projectos enumerados no anexo II que, embora não estejam directamente relacionadas com nenhum dos objectivos estratégicos definidos no QUAR de 2012, são essenciais à prossecução da missão da ALRAA, bem como servem de suporte à definição de objectivos de unidade orgânica ou individuais e que devem ser alvo de avaliação de desempenho, pelo que foram planeados e aqui descritos em Outras Actividades ou Projectos. Para além dos projectos e actividades previstos para arrancar em 2012, anexo II, serão alvo de avaliação de desempenho outras tarefas dos serviços, de rotina ou não (anexo III), quer seja em termos de qualidade (inquéritos de satisfação e auditorias internas), quer seja em termos de cumprimento dos procedimentos e prazos estipulados, estando as mesmas reflectidas nos objectivos de unidade orgânica ou individuais dos funcionários. Atendendo a que a contratualização dos objectivos para 2012, em termos de SIADAPRA, só ocorre formalmente no final do ano, para o QUAR, e no inicio de 2013, para os desempenhos individuais, o QUAR agora proposto fica sujeito a alteração futura, pois depende largamente da Avaliação de Desempenho de pág. 11/40

12 OE1:Simplificar e normalizar procedimentos internos com vista à Gestão pela Qualidade OO3 Assegurar o cumprimento de prazos de projectos e tarefas Obs: Optou-se por criar um objectivo operacional genérico que cubra, para além dos projectos aqui apresentados, todos os outros projectos, actividades ou tarefas que, não estando directamente enquadradas em nenhum dos objectivos estratégicos definidos para 2012, são igualmente essenciais à prossecução da missão e visão da ALRAA, pelo que devem ser, ainda que pontualmente e no decurso do ano, planeados, monitorizados e contribuir para a avaliação de desempenho global da Secretaria-Geral. Indicadores Meta 2012 Nível de cumprimento dos prazos dos projectos e actividades planeadas 75% Nível de cumprimento dos prazos de tarefas planeadas ou pontualmente atribuídas 75% Estes indicadores serão calculados com base na percentagem de cumprimentos de prazo de todos os projectos, actividades e tarefas atribuídas às unidades orgânicas, ou seja resulta do rácio Nº Cumpridos/Nº Global. Todos os projectos, actividades e tarefas a realizar em 2012 são enumerados numa tabela de controlo com o seguinte layout: ID Projecto Data Limite Data Fim Sector(es)/ Funcionário(s) Cumprido(S/N) Esta vai sendo preenchida ao longo do ano nos controlos mensais, e que serve de base para o cálculo final dos indicadores de cumprimento de prazo. Os indicadores específicos dos funcionários ou sectores também são calculados com base nesta tabela. pág. 12/40

13 Garantir a implementação de um plano de melhoria contínua dos OO5 serviços Obs.: Este objectivo operacional visa estimular todos os sectores da ALRAA, e, em particular, todos os seus funcionários, a, permanentemente, questionar os procedimentos e funcionamentos internos na busca permanente da melhoria contínua dos mesmos. Indicadores Meta 2012 Nível de Implementação do Plano de Melhorias para % Nível de definição de acções de melhoria para 2012 e anos seguintes 75% Cumprimento do Plano de Melhorias Projectos, Actividades e Tarefas Cumprir e implementar todos os Projectos ou Acções conducentes ao cumprimento do Plano de Melhorias definido para 2012 (resulta da união de todas as melhorias definidas por sector e individuo). Todos os funcionários Anual NTC Definição de Melhorias Futuras Incentivar todos os funcionários a activamente contribuírem para a melhoria continua dos serviços prestados pela ALRAA, com a identificação de melhorias possíveis de serem implementadas na ALRAA. Todos os funcionários Anual NTC Estes projectos traduzir-se-ão em objectivos de unidade e individuais, resultando os indicadores do cálculo da percentagem das melhorias atingidas ou propostas pelas várias unidades orgânicas, baseando-se nas tabelas que se seguem e que são preenchidas no final do ano: Melhorias 2012 ID Sector/Funcionário Melhoria a realizar Atingiu (S/N) Melhorias Futuras ID Sector/Funcionário Nº de melhorias futuras a indicar Atingiu (S/N) pág. 13/40

14 OE2: Promover a desmaterialização de processos OO6 Garantir a disponibilização de novos serviços electrónicos Obs: Pretende-se disponibilizar novos serviços electrónicos na intranet e internet da ALRAA com vista à melhoria de circuitos (tanto em termos de redução do papel em circulação, rapidez de circulação e mecanismos de controlo e acompanhamento de documentos e processos) Indicadores Meta 2012 Nível de Implementação dos novos serviços electrónicos definidos para % Projectos, Actividades e Tarefas Indicadores de Gestão Disponibilizar indicadores de gestão à Presidência, Conselho Administrativo e aos Lideres Parlamentares. SG, STSII Março de Sites por Comissões Adaptação da GD, e intranet, à Actividade Parlamentar, nomeadamente com a disponibilização de mecanismos de trabalho corporativo e partilha de informação. SG, STSII, Presidência, Março de 2012 Recursos Internos Presidentes Comissões. Melhorar a disponibilização de informação parlamentar Manter os diários das sessões com a dilação máxima de um mês e introduçãod e hiperlinks SAP, STSII, BCD Diários em dia: Anual OCRs: Anual Recuperação: Maio Disponibilizar base de dados multimédia Disponibilizar ficheiros áudio e vídeo, em base de dados indexada, na internet STSII Junho pág. 14/40

15 Novos serviços electrónicos na Intranet Disponibilizar os serviços que vierem a ser definidos aquando da avaliação de desempenho dos serviços de SG, STSII A definir. NTC pág. 15/40

16 OE3: Disponibilizar as infra-estruturas técnicas e tecnológicas de suporte OO4 Garantir a disponibilidade dos Sistemas Informáticos e Infra-Estruturas Técnicas e Tecnológicas Indicadores Meta 2012 Nível de Implementação do definido para % Nível de Disponibilidade dos Sistemas 90% Nível de Disponibilidade das infra-estruturas de comunicação (rede dados, VOIP e VC) 90% Projectos, Actividades e Tarefas Rede de Vídeoconferência Melhorar o actual sistema de Vídeo-conferência, acrescentando uma sala na ilha Graciosa. STSII, Portugal Telecom Março Actualização do DataCenter da ALRAA Actualização dos Servidores do DataCenter da ALRAA de acordo com a nova arquitectura que vier a ser definida (delegações). STSII, empresa a definir Julho (estimativa) pág. 16/40

17 OE4: Promover e zelar pela imagem da ALRAA OO1 Assegurar a segurança física de bens e pessoas Indicadores Meta 2012 Nível de Implementação do SSP (Serviço Interno de Segurança) 75% Nível de Satisfação Bom nos serviços de Segurança 75% Projectos, Actividades e Tarefas Sistema de controlo de acessos Implementação das normas de funcionamento para o sistema de controlo de acessos ao edifício, com integração com o sistema de relógio de ponto. Oficial de Segurança Julho pág. 17/40

18 OO2 Assegurar a implementação da Resolução Para uma Assembleia Amiga do Ambiente Indicadores Meta 2012 Nível de Implementação das tarefas inerentes à Resolução "Para uma Assembleia Amiga do Ambiente" definidas para % Projectos, Actividades e Tarefas Certificação Energética Implementar as recomendações resultantes da Certificação Energética, conforme previsto no quadro legal em vigor (RESECE e RCCTE), bem como a implementação do Plano Manual de Prevenção e a Contratação do TRF. GAT Setembro pág. 18/40

19 OO8 Assegurar instalações condignas às actividades da ALRAA Obs: As instalações onde funcionam os serviços da ALRAA são propriedade da RAA, estando a ela cedidas. Neste contexto, todas as intervenções, de média e grande monta, a executar nas referidas instalações são objecto de proposta ao GRA, entidade que as executará em conformidade com as suas disponibilidades e prioridades. Indicadores Meta 2012 Nível de Satisfação Bom nos serviços de limpeza 75% Projectos, Actividades e Tarefas Melhoria de Instalações Acompanhar junto do GRA os devidos procedimentos para a adaptação do ex-edifício do CRH, do novo edifício da Terceira e do Corvo.. Presidência, SG, GAT, GRA 1º Semestre CND Manutenção Instalações de Proceder a pequenas obras de manutenção, ou encetar procedimento para quem de direito, nas delegações de São Miguel e Graciosa. SG, GAT, SRHSG 2º Trimestre Recuperação dos estragos causados pelas Térmitas Manter junto do GRA os devidos procedimentos para desencadear as obras necessárias à recuperação dos estragos causados pelas térmitas na delegação de São Miguel, na sequencia do relatório técnico elaborado sobre a matéria pela Universidade dos Açores. Presidência, SG, GAT, ND CND GRA pág. 19/40

20 Controle de Térmitas Continuar a assegurar as intervenções de controlo das térmitas nas delegações de São Miguel e Terceira. SRHSG Julho Assegurar o controlo do Serviço de Limpeza das Delegações Garantir que os Serviços de Limpeza das delegações, com recurso a entidades externas, são feitos de forma eficaz e com um bom nível de satisfação por parte dos utentes. SRHSG Anual NTC pág. 20/40

21 OO9 Assegurar a divulgação e promoção da Actividade da ALRAA Obs: Embora este Objectivo Operacional advenha directamente da actividade do GREPCS, foi integrado no QUAR da Secretaria-Geral pois contribui indiscutivelmente para o objectivo estratégico da promoção da imagem da ALRAA, bem como a estreita colaboração/cooperação entre estes dois serviços deve forçosamente contribuir para a avaliação de desempenho global, sectorial e individual dos envolvidos. Indicadores Meta 2012 Nível de Satisfação de Muito Bom nos inquéritos sobre actividade do GREPCS 75% Nível de Satisfação de Muito Bom nos participantes dos Plenários Jovem e Sénior 75% Projectos, Actividades e Tarefas Plenário Jovem/X Sessão Parlamentar Proporcionar aos alunos das escolas açorianas, que frequentam o ensino secundário, uma experiência parlamentar, semelhante às Sessões Plenárias que ocorrem, mensalmente, na ALRAA. Presidência, GREPCS, Abril SF, STSII Participação activa na CALRE Desenvolver as actividades que vierem a ser definidas no âmbito dos Grupos de trabalho da CALRE, nomeadamente o da E-Democracy e do Federalismo Fiscal SG, GREPCS, Anual CND Presidência Divulgação e Promoção Divulgar e promover a actividade da ALRAA, da Actividade da ALRAA nomeadamente mantendo actualizada a página da internet, a intranet, o folheto informativo e outros que forem incumbidos ao GREPCS, bem como promover e/ou acompanhar visitas guiadas ao parlamento (escolas, instituições diversas e público em geral). Presidência, GREPCS, Anual CND STSII pág. 21/40

22 Outras Actividades e Projectos Seguem-se as actividades e projectos que, não estando directamente relacionadas com os objectivos estratégicos definidos no QUAR de 2012, serão também alvo de avaliação de desempenho. Projectos, Actividades e Tarefas Sistema de Controlo interno Implementação plena do um Sistema de Controlo Interno. CA, SG, GAT, SF, ND NTC SRHSG Sistema de Gestão da Biblioteca Encetar junto da Assembleia da Republica uma parceria para utilização do software de gestão da Biblioteca lá existente. BCD, SITII ND Os resultados destas actividades e projectos, assim como de tarefas rotineiras, ou mesmo outros pontuais, e prioritários, que surjam no decorrer de 2012, alimentam também os objectivos operacionais nº 3, Assegurar o cumprimento de prazos de projectos e tarefas contribuindo assim para a avaliação de desempenho global do serviço da Secretaria Geral. pág. 22/40

23 das Unidades Orgânicas Os objectivos a definir por cada unidade orgânica para 2012 vão ao encontro dos objectivos estratégicos e operacionais do QUAR, servindo de directriz, em cruzamento com os projectos, actividades e tarefas de cada sector, à definição dos objectivos individuais dos funcionários. Comuns O1: Assegurar o cumprimento de prazos dos projectos, actividades e tarefas que forem incumbidos e definidos para cada Sector O2: Garantir a implementação do plano de melhoria contínua de cada Sector O3: Garantir um bom nível de satisfação relativamente aos serviços prestados por cada Sector GAT Área Jurídica O4: Melhorar a informação e os serviços prestados na área jurídica O5: Garantir a divulgação interna de nova legislação/regulamentação relevante GAT Área Económica O4: Melhorar a informação e os serviços prestados na área económica O5: Assegurar Auditorias Internas de Qualidade ao Sector Financeiro GREPCS O4: Melhorar a informação de promoção e divulgação da ALRAA O5: Melhorar os serviços prestados a missões e delegações oficiais da ALRAA e na realização de eventos BCD O4: Melhorar a ocupação, física ou virtual, da Biblioteca e Centro de Documentação STSII O4: Melhorar a disponibilização de serviços electrónicos e a disponibilidade dos sistemas e das infra-estruturas SAP O4: Melhorar a informação e os serviços prestados pelo Sector aos seus utentes O5: Melhorar o serviço de apoio às comissões e o relacionamento com os seus Presidentes e Relatores SRHSG O4: Melhorar a informação e os serviços prestados ao Sector Financeiro e aos seus utentes O5: Zelar pela boa imagem da ALRAA O6: Garantir a manutenção das instalações da ALRAA SAE O4: Melhorar o registo de documentação e os tempos de resposta do Sector SF pág. 23/40

24 O4: Melhorar a gestão financeira e os tempos de resposta do Sector O5: Melhorar a imagem dos serviços prestados No anexo IV encontram-se todas as tarefas de rotina de cada sector, levantadas para efeitos da análise e reengenharia de processos levada a cabo na ALRAA em 2007, que não tendo sido alvo directo de objectivo individual, como mandam as boas práticas, serão parte integrante das avaliações de desempenho individuais, de Sector, ou mesmo da Secretaria-Geral, por via da avaliação da satisfação dos utentes ou das métricas que para algumas delas foram impostas. Os resultados destas tarefas alimentam também os objectivos operacionais nº 3, Assegurar o cumprimento de prazos de projectos e tarefas e contribuem assim para a avaliação de desempenho global do serviço Secretaria Geral. pág. 24/40

25 V. Notas Finais Este Plano de Actividades, como qualquer instrumento de gestão dinâmico, como requer uma Gestão orientada pela Qualidade, poderá sofrer ao longo do ano ligeiras adaptações por força de factores internos ou externos. Este documento, alterações ao mesmo, ou os mapas de monitorização poderão ser consultados na intranet da ALRAA ( no link da Secretaria Geral. O QUAR, conforme manda a legislação actualmente em vigor, está disponível no site público da ALRAA ( no link com a mesma designação pág. 25/40

26 Legenda das fichas de projecto SG Secretária Geral GAT Gabinete de Assessoria Técnica GREPCS Gabinete de Relações Externas, Protocolo e Comunicação Social BCD Biblioteca e Centro de Documentação SF Sector Financeiro SAE Sector de Arquivo e Expediente SAP Sector de Actividade Parlamentar SRHSG Sector de Recursos Humanos e Serviços Gerai STSII Sector de Tecnologias, Sistemas de Informação e Inovação NTC - Não tem custos CND Custos Não definido pág. 26/40

27 ANEXO I - QUAR pág. 27/40

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29 ANEXO II Principais Projectos e Actividades a terminar/arrancar/realizar em 2012 pág. 29/40

30 ID Projectos a terminar/realizar/arrancar em 2012 I Instalações da ALRAA I.1 Recuperação do edifício do Conservatório e reafectação de Gabinetes Internos da ALRAA I.2 Sala de reuniões e Video Conferencia na Delegação da Graciosa I.3 Arranque da Delegação Ilha do Corvo I.6 Manutenção da Delegação da Ilha de São Miguel: Sala do GPPS e térmitas Delegação da Ilha Terceira : Continuação do procedimento de recuperação ex - edifício da I.7 Seg.Social (GRA) I.8 Intervenção programada no edifício sede, conforme definido pelo Arqto Correia Fernandes II Actividade Parlamentar II.1 Manutenção da plataforma cooperativa para o trabalho das Comissões II.8 Actividades no âmbito da CALRE II.14 Repositório Digital de Áudio e Video III Sistemas de Informação, Tecnologias e Inovação Aquisição do "Serviço Premier" da Microsoft (Nova Arquitectura de Rede, serviços de planeamento III.1 e implementação) III.2 Licenças Microsoft Enterprise Agreement III.9 Melhoria do Sistema de Vídeo Conferencia III.10 Actualização de Servidores do DataCenter da ALRAA (delegações) III.12 Implementação de novos serviços electrónicos na Intranet e Internet III.13 Sistema de Indicadores de Gestão IV Qualidade e SIADAPRA IV.4 Manter o Sistema de avaliação de serviços e prestadores de serviços externos IV.5 Sistema de Controlo Interno V Segurança V.2 Implementação de Plano de Segurança do Edifico, integrado com requalificação dos edifícios V.4 Sistema de Acesso físico à ALRAA controlado por cartões: extensão VI Serviços Gerais VI.9 Implementação da Resolução "Para uma Assembleia Amiga do Ambiente" em toda a ALRAA VI.11 Certificação Energética dos Edifícios (RECESE) e PMP pág. 30/40

31 ANEXO III Tarefas de rotina das várias unidades orgânicas da ALRAA pág. 31/40

32 GAT Actividades especificas área Jurídica Elaboração de informações e pareceres jurídicos Organização/Elaboração de processos de aquisição de bens e serviços Elaboração de contratos Actualização da legislação aplicável à ALRAA Controle e gestão de contratos Actividades especificas área Económica Prestação de apoio técnico ao Sector Financeiro, especificamente no que se refere à execução da contabilidade em POCP, à elaboração e execução do orçamento, à gestão financeira e patrimonial e à elaboração da Conta de Gerência a submeter ao Tribunal de Contas; Elaboração de informações e pareceres económico-financeiros; Participação em comissões e júris de processos de aquisição de bens e serviços, bem como de concursos de pessoal; GREPCS Actividades Elaboração de estudos e de pareces técnicos Organização e acompanhamento de missões oficiais, de delegações e de eventos Organizar e promover o Plenário Jovem Organizar e promover o Plenário Sénior Apoiar a organização do Dia da Região Manter actualizada a página da intranet e internet relativa ao Sector Assuntos correntes BCD Actividades Catalogação das monografias,, documentos Registo autónomo das entradas no sector Pesquisas de legislação a pedido Atendimento geral aos utentes da Biblioteca pág. 32/40

33 SRHSG Actividades Secção Administrativa Processamento/Actualização dos Processos Individuais Arquivo de Processos Individuais Expediente da secção Encaminhamento de Assiduidade para entidades de origem dos deputados e pessoal GPs Contagem de tempo dos funcionários Mapas de férias, escalões, categorias, antiguidades Balanço Social Emissão de Cartões de deputado, jornalista Mapas de formação Processo de inscrição em acções de formação dos funcionários ADSE CGA Abono de Família Passaportes especiais/diplomáticos Livro de Ponto/Assiduidade Assiduidade mensal para efeitos de processamento de vencimentos Aprovisionamento Processo de aquisição de material para Aprovisionamento Gestão dos prestadores de serviços externos relativos a instalações (jardinagem, limpeza e segurança) Coordenação e gestão do Pessoal Auxiliar Gestão e Manutenção de instalações Actividades especificas dos Auxiliares Colaboração com todos os serviços da ALRAA na expedição interna de documentos Serviço de Expediente externo de documentos Distribuição de correspondência Fotocópias Serviço de recepção e encaminhamento de pessoal externo à ALRAA Serviço de Bar Actividades especificas da Telefonista Execução de chamadas Recepção e encaminhamento de chamadas Actividades especifica Motoristas Motorista da Presidência e serviços de exterior Actividades especifica Limpeza Limpeza da sede e Residência Oficial conforme planeamento de serviço Actividades especifica Manutenção de Instalações Rotinas de manutenção do Sistema de AC e Eléctrico Intervenções de electricidade, carpintaria, canalização e pintura nas instalações Instalação de cablagem e sistemas de rede informática, telecomunicações e eléctrica pág. 33/40

34 SEA Actividades Abertura de Processos Classificação de Documentos Registo dos Documentos e Processos no Sistema de Gestão Documental Encaminhamento de processos electronicamente Arquivo de Processos Carregamento das Bases de Dados de Iniciativas, Actividade Legislativa e Parlamentar Saídas geral da ALRAA Relacionamento de documentos e processos SF Actividades Elaboração de Orçamento Alterações Orçamentais Processamento dos Vencimentos Processamento de Despesas Emissão de requisições ADSE Processamento de Receitas Processamento de Ajudas de Custo Processar pagamentos (cheques e transferências bancárias) Reconciliação Bancária Cobrança de Receita Gestão do Fundo de Maneio Gestão das deslocações com a marcação e emissão de requisições de viagem e alojamento Gestão das parcerias externas SAP Actividades Convocatórias para as Comissões e Plenários Convocatórias para as reuniões da Mesa e conferencia de Lideres Elaboração de ofícios diversos, expediente e secretariado Elaboração das agendas das sessões Distribuição de documentação referente à actividade parlamentar (física e electronicamente) Apoio na elaboração das Actas da Mesa Apoio ao Gabinete da Presidência Apoio à Secretária Geral e GREPCS, em termos administrativos Actividades especificas da Redacção Redacção (transcrição do som para texto) das sessões plenárias e comissões pág. 34/40

35 STSII Actividades especificas da Informática Organização, Gestão e Manutenção da Rede de comunicações Manutenção Arquitectura de Servidores MSFT Controle e execução de Backups diários Gestão da Active Directory (criação de users, cotas, activos, politicas de segurança, politicas de software, ) Actualização da página da ALRAA (html e sgbd) Actualização, Manutenção e Desenvolvimento de Links, Conteúdos e Formulários na Intranet Controle da configuração das máquinas Processos de aquisição de material e serviços para o sector Pareceres sobre pedidos de aquisição de material Assistência local e remota de utilizadores Reparação e manutenção de equipamentos Actualização de sistemas de servidor, desktop e aplicacional Organização de conteúdos na página da ALRAA Gestão do Mail Análise de tráfego da rede Desenvolvimento aplicacional Desenvolvimento e Manutenção Bases de Dados Gestão do Sistema de Videoconferência Gestão do Sistema de VOIP Actividades especificas da área de Áudio-Viduais Direccionamento da WebCam durante dos plenários Apoio às sessões plenárias e comissões em termos de som e gravação das mesmas Elaboração e impressão do diário da ALRAA, suplementos e separatas, boletim informativo e outros trabalhos pontuais Elaboração e impressão de ementas, convites, cartões de visita,. Apoio à reprografia e encadernações e plastificações pág. 35/40

36 ANEXO IV Proposta de Orçamento para 2012 pág. 36/40

37 CÓDIGOS ALÍNEAS RUBRICAS RECEITAS CORRENTES VALOR Euros Rendimentos da propriedade: Juros - Sociedades financeiras: Bancos e outras instituições financeiras 800, Transferências correntes: Administração regional: Região Autónoma dos Açores , Venda de bens e serviços correntes: Venda de bens: Outros 200, Serviços: Outros 100, Outras receitas correntes: Outras: Outras 100,00 TOTAL DAS RECEITAS CORRENTES-» ,00 RECEITAS DE CAPITAL Venda de bens de investimento: Outros bens de investimento: Sociedades e quase-sociedades não financeiras 2 000, Transferências de capital: Administração regional: Região Autónoma dos Açores ,00 TOTAL DAS RECEITAS DE CAPITAL-» ,00 OUTRAS RECEITAS Reposições não abatidas nos pagamentos: Reposições não abatidas nos pagamentos: Reposições não abatidas nos pagamentos 1 000,00 TOTAL DAS OUTRAS RECEITAS -» 1 000,00 TOTAL DA RECEITA-» ,00 pág. 37/40

38 CÓDIGOS ALÍNEAS RUBRICAS VALOR Euros DESPESAS CORRENTES Despesas com o pessoal: Remunerações certas e permanentes: a) Deputados , b) Subsídio de reintegração 5 000, Pessoal dos quadros - Regime de contrato individual de trabalho , Pessoal contratado a termo , Pessoal em regime de tarefa ou avença 4 000, Pessoal aguardando aposentação 5 000, Pessoal em qualquer outra situação , Gratificações 2 000, Representação , Subsídio de refeição , Subsídio de férias e de Natal , Remunerações por doença e maternidade/paternidade ,00 Subtotal 1 -» , Abonos variáveis ou eventuais: Horas extraordinárias 8 000, Alimentação e alojamento 500, Ajudas de custo , Abono para falhas 1 100, Subsídio de turno , Indemnizações por cessação de funções , Outros suplementos e prémios , a) Remuneração complementar , b) Outros abonos em numerário ou espécie , c) Remuneração compensatória ,00 Subtotal 2 -» , Segurança social: a) Complemento açoriano ao ab. de familia p/crianças e jovens 1 000, b) Subsídio familiar a crianças e jovens 2 000, Outras prestações familiares , Contribuições para a segurança social , Acidentes em serviço e doenças profissionais 5 000, p) Parentalidade ,00 Subtotal 3 -» ,00 TOTAL 1 -» ,00 pág. 38/40

39 CÓDIGOS ALÍNEAS RUBRICAS VALOR Euros Aquisição de bens e serviços: Aquisição de bens: Combustíveis e lubrificantes 4 500, Limpeza e higiene 5 000, Vestuário e artigos pessoais , Material de escritório , Outro material - Peças 2 000, Prémios, condecorações e ofertas 8 000, Ferramentas e utensílios 1 000, Livros e documentação técnica 1 000, Artigos honoríficos e de decoração 2 500, Outros bens ,00 Subtotal 1 -» , Aquisição de serviços: Encargos das instalações , Limpeza e higiene , Conservação de bens , Locação de edifícios , Locação de outros bens 100, Comunicações , Transportes 5 000, Representação dos serviços , Seguros , Deslocações e estadas , Estudos, pareceres, projectos e consultadoria 5 000, Formação 5 000, Publicidade , Vigilância e segurança , Assistência técnica , Outros trabalhos especializados , Outros serviços ,00 Subtotal 2 -» ,00 TOTAL 2 -» ,00 pág. 39/40

40 CÓDIGOS ALÍNEAS RUBRICAS VALOR Euros Transferências correntes: Administração central: Serviços e fundos autónomos: a) Caixa Geral de Aposentações ,00 TOTAL 3 -» , Outras despesas correntes: Outras: a) Despesas com a comparticipação na cobertura dos trabalhos plenários da ALRAA , b) Apoio à actividade parlamentar , c) Provedor da criança acolhida 500, d) Grupos Parlamentares de Amizade e Cooperação 500, e) Custos sociais 500,00 TOTAL 4 -» ,00 TOTAL DAS DESPESAS CORRENTES( Total ) ,00 DESPESAS DE CAPITAL Aquisição de bens de capital: Investimentos: Edifícios , Equipamento de informática , Software informático , Equipamento administrativo , Equipamento básico , Ferramentas e utensílios 1 000, Artigos e objectos de valor 2 000, Outros investimentos 2 000,00 TOTAL 5 -» ,00 TOTAL DAS DESPESAS DE CAPITAL(Total 5) ,00 TOTAL DA DESPESA ,00 pág. 40/40