Planejamento Estratégico

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1 Planejamento Estratégico 1

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3 Desenvolvimento e Implantação de Planejamento Estratégico Etapas do Projeto PROJETO EXECUTIVO Diagnóstico Definição Capacitações Assessoria e Desenvolvimento de Lideranças Plano de Gerenciamento do Projeto Visão das Lideranças (entrevistas) Mapa Estratégico Gestão de Projetos Reunião de Avaliação da Estratégia Mobilização das lideranças Fóruns de Gestão Painel de Indicadores Elaboração da Estratégia Definição de Perfil e Avaliação de Competências Análise Estratégica Metas Estratégicas Tradução da Estratégia WS Comunicação e Inovação Plano de Comunicação Portfólio de Projetos Construindo o Portfólio de Projetos WS Coaching e Feedback Modelo de Gestão da Estratégia Implementação da Estratégia WS Conectividade Plano Estratégico WS Desenvolvimento Pessoal Elaboração e Revisão do PDI Sessões de coaching em grupo WS Avaliação de Resultados3

4 Principais resultados 18 Objetivos estratégicos 4

5 Principais resultados 41 indicadores 1. Índice de Eficiência Acadêmica de Concluintes; 2. Índice de Retenção do Fluxo Escolar; 3. Índice de Evasão; 4. Taxa de Inserção no Mundo do Trabalho; 5. Taxa de Transferência para o Mercado; 6. Número de Registros (Inovação Tecnológica); de Licenciamentos e Patentes 7. Número de Cursos de Tecnológica para Servidores; Atualização Pedagógica e 8. Índice de Estruturação da Modalidade EAD; 9. Número de Vagas Ofertadas para a Modalidade EAD; 10. Taxa de adequação dos Campi quanto às necessidades de educação especial; 11. Verticalização do ensino; 12. Taxa de Estudantes Participantes de Projetos; 13. Número de Atividades Integradas; 14. Relação benefício/custo dos projetos estabelecidos por meio de parcerias; 15. Índice de Parcerias Estabelecidas; 16. Índice de submissão de propostas de editais de projeto de pesquisa aplicada; 17. Índice de Execução de Recursos para Pesquisa Aplicada e Inovação; 18. Índice de participação popular em programas e projetos de extensão; 19. Percentual de créditos concluídos por alunos intercambistas; 20. Índice de Execução de Recursos para projetos de extensão e de divulgação científica e tecnológica; 21. Índice de Execução de Projetos de extensão e de divulgação científica e tecnológica; 22. Índice de Execução de Projetos Estratégicos Integrados; 23. Índice de Metas Alcançadas; 24. Cultura de gestão estratégica; 25. Índice de simplificação de procedimentos críticos internos; 26. Índice de padronização dos processos e métodos de trabalho; 27. Índice de esforço de comunicação interna e externa; 28. Índice de Estruturação da Comunicação; 29. Nível de conhecimento do IFAC pelo público interno e externo; 30. Índice de imagem institucional; 31. Índice de capacitação do quadro de servidores; 32. IQCD (Índice de Qualificação do Corpo Docente); 33. IQCTA (Índice Administrativo); de Qualificação do Corpo Técnico- 34. Índice de Clima Organizacional; 35. Índice da infraestrutura física; 36. Índice de avaliação para instalações físicas do INEP; 37. Índice da infraestrutura tecnológica; 38. Taxa de implementação das ações do PDTI; 39. Índice de execução orçamentária com projetos estratégicos; 40. Índice de orçamento estratégico; 41. Taxa de recursos extraorçamentários disponibilizados. 5

6 Principais resultados 23 projetos estratégicos; 1. Plano de Infraestrutura do IFAC 2. Gestão de TI 3. Planejamento Estratégico Local 4. Gerenciamento de Projetos 5. Padroniza IFAC 6. IFAC Captação de Recursos 7. IFAC Economiza 8. Autonomia Orçamentária e Financeira dos Campi do Ifac 9. Qualifica IFAC 10. Diagnóstico do Clima Organizacional 11. Pesquisa de Satisfação Externa 12. Saúde e Qualidade de Vida no Trabalho 13. Servidor Destaque 14. Coaching em Docência EBTT 15. #comunicaifac IFAC Interativo 16. Criação da Rádio IFAC 17. Centro de Referência em Educação à Distância (EaD) no Estado do Acre 18. IFAC Inclusivo e Acessível 19. Verticaliza IFAC 20. Integra IFAC 21. Implantar E Fortalecer o Observatório do Mundo do Trabalho e Emprego 22. IFAC In The World 23. Interage IFAC 6

7 Principais resultados 70% dos serviços concluídos. 7

8 Descrição do Planejamento Estratégico ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO: consistiu na elaboração de um plano executivo, fundamental para o desenvolvimento adequado do projeto. Neste plano foi definida a agenda de trabalho e a equipe de desenvolvimento do Planejamento Estratégico. PALESTRAS SOBRE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO: foram realizadas duas palestras, sendo uma motivacional destinada a toda comunidade acadêmica, e a outra sobre gestão estratégica dirigida às lideranças do IFAC. DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL: foram coletados dados e informações por meio das seguintes ações: REVISÃO DOCUMENTAL: análise dos principais documentos do instituto, como Estatuto, Regimento Geral, Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI), Relatórios de Gestão, Plano Diretor de Tecnologia da Informação e Comunicação (PDTI) e Relatórios da Comissão Própria de Avaliação (CPA); PESQUISA COM SERVIDORES: disponibilizada via web na página institucional, em setembro de 2016, identificando pontos críticos para o planejamento estratégico e abordando temas, tais como: atendimento aos anseios da sociedade; ensino, pesquisa e extensão; comunicação e relacionamento; processos internos; gestão de pessoas e infraestrutura; VISÃO ESTRATÉGICA DAS LIDERANÇAS: foram realizadas entrevistas semiestruturadas com toda a alta administração, líderes setoriais da instituição e lideranças externas com vista a formar, por meio de percepções individuais, um consolidado sobre qual é a proposta de futuro para a instituição e possibilitando a dedução de bons posicionamentos estratégicos. A forma participativa foi a premissa adotada, contemplando o maior volume de opiniões relevantes para a instituição. As entrevistas foram realizadas durante o período de agosto a novembro de FÓRUNS DE GESTÃO: foram realizados 2 (dois) encontros com a comunidade com cada campus e reitoria, visando a compreensão dos desejos da comunidade acadêmica e sociedade. COMUNICAÇÃO ESTRATÉGICA: O plano de comunicação focaliza a estratégia que será adotada para integrar as partes interessadas aos resultados da instituição, tanto internamente quanto externamente. O principal objetivo do plano é formalizar a forma de comunicação institucional, identificando e aperfeiçoando os canais, definindo os públicos e a periodicidade da informação, além de qualificar os conteúdos. 8

9 Fóruns de Gestão Os Fóruns de Gestão (denominados também como Encontros com a Comunidade) tem como objetivo a coleta da percepção dos participantes da comunidade acadêmica e da sociedade civil organizada que podem influenciar a tomada de decisões sobre o Planejamento Estratégico em implementação no IFAC. Com base nessa coleta, é possível identificar e compreender temas relevantes para o público envolvido, seja este tema apenas de prioridade local ou de prioridade geral para todo o Instituto. Na primeira etapa foram realizados 6 (seis) Fóruns de Gestão, por meio de seus consultores Fernando Quintans, Marcus Flávio Lenza e Peter Dostler, nas seguintes localidades/campi e datas: Cruzeiro do Sul Marcus Flávio Lenza e Peter Dostler 3 de outubro de 2016; Tarauacá Marcus Flávio Lenza e Peter Dostler 4 e 5 de outubro de 2016; Sena Madureira Marcus Flávio Lenza 6 de outubro de 2016; Reitoria Fernando Quintans 23 de novembro de 2016; Xapuri Fernando Quintans 24 de novembro de 2016; Rio Branco e Baixada do Sol Fernando Quintans 25 de novembro de Os temas abordados foram os seguintes: Empreendedorismo e Interação com o Mercado: Corresponde a demandas que possam ser tratadas pelo Instituto quanto ao desenvolvimento e à melhoria das relações existentes com organizações públicas e privadas, possibilitando a futura inserção dos discentes no mercado de trabalho e a implementação de novos negócios ou mudanças em organizações já existentes; Responsabilidade e Inclusão Social: Corresponde a demandas que possam ser tratadas pelo IFAC visando a responsabilidade ambiental, a inclusão do discente, da comunidade acadêmica e de toda a instituição na temática social; Internacionalização e Inserção Local: Corresponde a demandas ligadas ao processo de relacionamento do IFAC com organizações de outros países, incluindo parcerias com outras instituições de ensino para intercâmbio de discentes. Corresponde também a ações ligadas à Inserção Local do Instituto; Ciência, Tecnologia e Inovação: Corresponde a demandas ligadas às políticas de ensino, pesquisa, inovação e extensão a serem tratadas pelo Instituto, de forma a aprimorar as ações realizadas e os seus resultados; Articulação com a Sociedade: Corresponde a demandas a serem tratadas pelo Instituto para aprimoramento de sua relação com a sociedade em geral, de forma a proporcionar melhores resultados aos envolvidos. 9

10 Fóruns de Gestão Na segunda etapa foram realizados (cinco) Fóruns de Gestão, por meio do consultor Peter Dostler, nas seguintes localidades/campi: Cruzeiro do Sul; Tarauacá; Sena Madureira; Reitoria; Rio Branco e Baixada do Sol; e Xapuri. Os temas abordados foram os seguintes: Atividades Internas / Meio do IFAC: Orçamento, Tecnologia da Informação, Infraestrutura, Gestão de Pessoas, Gestão Estratégica; Comunicação, Relações Institucionais e Mundo do Trabalho: Comunicação Interna e Externa, Relações Institucionais e Mundo do Trabalho; Ensino, Pesquisa e Extensão: Ensino / Pesquisa / Extensão / Educação Especial e Inclusiva / Ensino à Distância / Verticalização do Ensino. Portanto para no IFAC foram realizadas 2 (duas) rodadas destes encontros: a primeira, ao longo dos meses de outubro e novembro de 2016, com o intuito de colher as percepções da sociedade civil organizada e da comunidade acadêmica acerca das principais demandas e necessidades; a segunda rodada, após a definição das prioridades da instituição para os próximos anos, vem ao encontro a identificar de que forma tais demandas podem ser implementadas no IFAC. De forma bem resumida, a primeira rodada tinha como pergunta-chave o que precisa ser feito?, enquanto a segunda objetivou a comunicação da estratégia do IFAC (mapa estratégico e objetivos estratégicos) e teve como pergunta chave como pode ser feito?. Com base nessa coleta, é possível identificar formas de atender as demandas, de forma a conciliar as possibilidades da instituição com as necessidades comunidade acadêmica e da sociedade civil organizada. 10

11 Próximos Passos Eventos: WS de Desenvolvimento + 3ª Sessão Coaching: 12 a 14/09/2017. WS de Resultados + 4ª Sessão Coaching: 30/10 a 01/11/2017. Reunião deavaliação da Estratégia (RAE): Período: 23 a 27/ outubro. 11

12 Próximos Passos Projetos Instituir portaria definido a elaboração dos projetos e prazos. fixando as responsabilidades dos membros e servidores envolvidos na execução de projetos. 12

13 Plano de Desenvolvimento Institucional 13

14 Serviços e Datas ETAPAS SERVIÇOS EXECUTA DO NO DIA Projeto Executivo: Trata-se de um documento que estabelece de forma detalhada as atividades, prazos e responsáveis do projeto elaboração do planejamento estratégico 22/08/2016 ETAPA 1: ORGANIZAÇÃO Mobilização das Lideranças: Realização de, no mínimo, 20 (vinte) entrevistas com as lideranças do IFAC com, no mínimo, duração de 2 (duas) horas. 22/08/

15 Visão das Lideranças: Realização de, no mínimo, 20 (vinte) entrevistas com as lideranças do IFAC, para coleta de percepções acerca do Planejamento Estratégico do IFAC. 26/08/2016 Fóruns de Gestão: Realização de 6 (seis) eventos para coleta da percepção dos participantes da comunidade acadêmica e que podem influenciar as tomadas de decisões sobre o Planejamento Estratégico do IFAC. 06/10/2016 e 25/11/2016 ETAPA 2: DIAGNÓSTICO Análise Estratégica: Realização de análise para identificação de forças, fraquezas, oportunidades e ameaças envolvendo a formulação do Planejamento Estratégico do IFAC. 24/08/2016 Plano de Comunicação da Estratégia: Construção de documento que formalize a comunicação institucional, identificando e aperfeiçoando os canais, definido os públicos e a periodicidade da informação, além de qualificar os conteúdos relacionados ao Planejamento Estratégico do IFAC. 02/12/

16 ETAPA 3: DEFINIÇÃO Mapa Estratégico: Realização de oficina de trabalho, que contemple a construção dos referenciais estratégicos (missão, visão e valores), bem como o conjunto de objetivos 14/12/2016 que formam os propósitos maiores da organização (mapa estratégico). Vídeo conferência 1: Painel de Indicadores: Elaboração de conjunto de indicadores que traduzem de forma 17/02/2017 numérica os objetivos estratégicos com, no mínimo, as seguintes informações: título do Vídeo Conferência 2: indicador; fórmula de cálculo do indicador; polaridade do indicador; fonte de dados do 24/02/2017 indicador; responsável pelo indicador; responsável pelo indicador; e linha de base do Oficina Painel de indicador. Indicadores: 15/03/2017 Metas Estratégicas: Elaboração das metas da instituição para o horizonte do Planejamento Estratégico do IFAC, de acordo com os propósitos do Instituto, bem 25/04/2017 como outros fatores de contexto e a linha de base (quando houver). Portfólio de Projetos Estratégicos: Estabelecimento do conjunto de iniciativas temporárias de grande magnitude que contribuem diretamente com um ou mais 26/04/2017 objetivos estratégicos, e que serão acompanhados no Plano Estratégico. Modelo de Gestão: Definição do processo de gestão da Estratégia do IFAC, bem como 27/04/2017 das suas instâncias de decisão Elaboração e Revisão do PDI: Revisão e elaboração do Plano de Desenvolvimento Reunião 1: 22/08/2016 Institucional do Instituto Federal do Acre, em conjunto com a Equipe de Reunião 2: 12/12/2016 Desenvolvimento e a Reitoria, conforme as instruções para elaboração de Plano de Reunião 3: 13/03/2017 Desenvolvimento Institucional, no artigo 16 do decreto 5.773/2016 ou suas respectivas Reunião 4: 25/04/2017 atualizações. 16

17 Gestão de Projetos: Realização de um curso de, no mínimo, 16 (dezesseis) horas sobre a temática de gestão de projetos. 12/05/2017 Elaboração da Estratégia: Realização de um curso de, no mínimo, 8 (oito) horas para habilitar os participantes do processo de planejamento estratégico. Os conteúdos propostos são: Conceitos elementos básicos do planejamento e da gestão estratégica; Modelo de Gestão do Instituto Federal do Acre; Ferramentas de Análise de Ambiente (PESTAL e SWOT); e Mapa Estratégico. 23/08/2016 ETAPA 4: CAPACITAÇÕES Tradução da Estratégia: Realização de um curso de, no mínimo, 8 (oito) horas para habilitar os participantes do processo de planejamento estratégico. Os conteúdos propostos são: Conceito de indicadores; Tipos de Indicadores; Sistema de indicadores; e Análise de Desempenho de indicadores. 01/12/2016 Construindo o Portfólio de Projetos: Realização de um curso de, no mínimo, 8 (oito) horas para habilitar os participantes do processo de planejamento estratégico. Os conteúdos propostos são: Elaborar a estratégia de atuação no território; conceitos de programa, portfólio, projetos e atividades; e modelo de gestão de portfólio. 16/03/2017 Implementação da Estratégia: Realização de um curso de, no mínimo, 8 (oito) horas para habilitar os participantes do processo de planejamento estratégico. Os conteúdos propostos são: Conceito de trilhas estratégicas; Processo de análise e avaliação das trilhas; Análise e impactos de impacto da carteira às metas institucionais; e Análise e avaliação da estratégia (RAE). 10/05/

18 Workshop de Desenvolvimento - Tema: Comunicação e Inovação: Realização de Workshop de, no mínimo, 16 (dezesseis) horas, referente ao atual paradigma do papel da liderança e desenvolver competências como: capacidade de resolver conflitos; capacidade de resolver problemas; capacidade de tomar decisões; capacidade de inspirar os outros; capacidade de trabalhar em equipe; habilidades de comunicação; prontidão para ação; iniciativa agindo com o resultado em mente; consciência dosresultados. 09/05/2017 ETAPA 5: ASSESSORIA E DESENVOLVIMENTO DE LIDERANÇAS Sessões de Coaching em Grupo: Realização de, no mínimo, 5 (cinco) sessões, com pelo menos 8 (oito) horas cada, de reflexão sobre o desempenho e o comportamento do participante. A partir de medições de desempenho e de ferramentas de coaching, são monitoras e avaliadas: as realizações no período e o levantamento dos principais problemas encontrados e suas causas; discutidas as soluções; acompanhando o desenvolvimento das competências; e planejadas as metas e ações para o próximo período. Destaca-se que neste momento são avaliados os avanços e medidos os resultados pessoais de cada participante. 20/06/2017 Workshop de Desenvolvimento - Tema: Coaching e Feedback: Realização de workshop de, no mínimo, 16 (dezesseis) horas, referente ao aprimoramento das competências dos envolvidos com seu COACH e desenvolvimento de competências como: capacidade de aconselhar; capacidade de avaliação; capacidade de suportar o estresse; capacidade de agir e executar; habilidades analíticas; energia; autoconfiança; persistência; adaptabilidade. 21 e 22/06/2017 Workshop de Desenvolvimento - Tema: Conectividade: Realização de workshop de, no mínimo, 16 (dezesseis) horas com o propósito de desenvolver a conectividade do participante a seu ambiente social, tendo como objetivo aperfeiçoar o seu equilíbrio entre trabalho e vida privada e desenvolver a mentalidade holística para todas as suas iniciativas e atividades. Desenvolve competências como: capacidade de compreender outras perspectivas; compromisso social; pensamento holístico. 22, 23 e 24/08/