Tutorial para o uso do sistema de Logística

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1 Tutorial para o uso do sistema de Logística Sumário Geração da Ata Extra... 1 Controle de Presença On-line... 5 Impressão das Provas no Polo de Apoio Presencial... 8 GERAÇÃO DA ATA EXTRA A geração da Ata Extra é um procedimento que permite imprimir no polo de Apoio Presencial as avaliações presenciais de determinado estudante, cujo o nome não esteja presente na lista de chamada que convencionamos denominar de atas de avaliação presencial. A falta do nome do estudante na ata pode se dar por conta de pelo menos três motivos: 1) Não houve a geração automática da Avaliação do Estudante por parte do Sistema de Logística, mas o estudante realmente tem prova presencial agendada para o dia e o horário em que compareceu no polo; 2) O estudante é de outro polo de apoio presencial, e não solicitou em tempo hábil a troca de local de prova de prova provisória ou definitiva. 3) O estudante é de um polo de apoio presencial onde a prova de primeira chamada de graduação ocorre em dois turnos, porém o estudante compareceu no turno errado. A funcionalidade da ata extra permitirá que você atenda os casos elencados acima, sem ter a necessidade de recorrer à Equipe de Tutoria Presencial na Sede para realizar a impressão da prova do estudante. Isso agiliza o atendimento e também dá maior autonomia ao estudante nestes tipos de casos.

2 Importante: O estudante que desejar realizar a troca do local de prova, deve formalizar o pedido por meio de uma solicitação no Portal MinhaUnisul, utilizando as opções: SAIAC On-line > Criar Protocolo On-Line no MinhaUnisul. Para ser efetuada a troca, o pedido deve ser formalizado 20 dias antes da data da avaliação presencial. No pedido o estudante deve indicar a cidade onde deseja realizar suas avaliações; Ao solicitar a troca de local de prova, o estudante possui duas opções: a)troca do Local de Prova Definitiva para situações em que a mudança de local seja para mais de uma data de Avaliação Presencial ou; b)troca do Local de Prova Provisória para situações em que você esteja fora de seu local de prova apenas na próxima data de Avaliação Presencial. Atenção: a Ata Extra só poderá ser gerada, se o estudante possuir avaliação presencial agendada. Se o nome do estudante não estiver na ata e ao tentar fazer a geração da Ata Extra, você não conseguir localizar a prova do aluno, é provável que o mesmo não tenha prova agendada para a data ou turno em que compareceu no polo. Na dúvida procure o suporte da Equipe de Tutorial Presencial da Sede. Procedimentos para a geração da ata extra a) Acesso o Sistema de Logística com o seu login e senha do portal MinhaUnisul. Utilize o link Após acessar o sistema, clique na opção Atas e selecione a opção Atas Extras, conforme indicado na

3 imagem abaixo: b) Na Tela Gerenciar Ata Extra Geração, clique nas opções indicadas: Selecione o Polo (1) a data da Avaliação (2) Turno (3) Nível Acadêmico (4) Tipo de Avaliação (5) Insira o número de matrícula (ID do aluno) ou CPF (6) Tecle Enter. c) Após clicar na tecla Enter do seu computador, você visualizará a tela abaixo. Nesta tela são exibidas os nome das Unidades de Aprendizagem que o estudante possui avaliação agendada.

4 Importante: Fique atento para a cor em que o nome das disciplinas serão exibidas. Se as disciplinas estiverem exibidas na cor verde, significa que o estudante será incluso na ata e que a impressão pode ser realizada. Porém, se os nomes das disciplinas forem exibidos na cor laranja, significa que o estudante já está incluso em ata. Em outras palavras, a prova do estudante já deve ter sido gerada e impressa anteriormente. Caso isso ocorra e você não consiga localizar a avaliação do estudante, entre em contato com a Equipe da Sede. e) Se as disciplinas do estudante forem exibidas na cor verde, clique no botão Incluir na Ata. Depois clique em Salvar Ata. Após clicar em Salvar Ata você poderá fazer o download dos arquivos contendo a Ata e as provas do estudante. Você deverá imprimir todos os documentos que forem gerados neste processo. f) Pronto! Agora é só entregar as provas do estudante.

5 CONTROLE DE PRESENÇA ON-LINE O Controle de Presença é uma funcionalidade do sistema de logística utilizada para as seguintes finalidades: Gerenciamento das informações referente a ausência ou presença do estudante no dia da Avaliação Presencial; Emissão de relatórios para o contato com os estudantes que faltaram no dia da Avaliação Presencial; Procedimentos a) Sugerimos que 1 hora e 30 minutos após o início da Avaliação Presencial, as provas dos estudantes ausentes sejam retiradas da sala da avaliação. Os fiscais de sala devem ser orientados a devolver as provas em branco dentro do envelope que continha as provas à serem realizadas. Esse pacote contém o número da ata, que é o código necessário para dar entrada no sistema. Cuidado: não misture as provas de salas diferentes. Guarde as provas em branco nos pacotes referentes as salas específica. Do contrário não será possível fazer o lançamento das faltas. b) Com as provas dos estudantes faltantes em mãos, acesse o Sistema de Logística por meio do link c) Após acessar o sistema, clique na opção Atas e selecione Controle de Presença ;

6 d) Feitas as seleções indicadas, você visualizará a tela abaixo. Selecione o Polo e a Data da prova. Inclua o número da ata e clique em Ver ata. e) Ao clicar em ver ata, o sistema irá exibir todos os estudantes constantes na ata. Você deverá selecionar apenas o nome do estudante que faltou, para registrar a ausência na prova presencial;

7 f) Clicando no espaço indicado na imagem acima, você visualizará as disciplinas do estudante. Clique no box para desmarcar, registrando a falta do estudante: g) Após completar o procedimento com todos os estudantes faltantes, você deve finalizar a operação clicando nas opções: Salvar comparecimentos, depois em

8 Visualizar Faltantes (a fim de conferir se a lista de ausentes está correta) e por último complete o processo clicando em Concluir lançamentos. Após realizar essa atividade você perceberá que trata-se de um procedimento bastante simples. Contudo, é muito importante que você esteja atento ao realizar as marcações, evitando de postar falta para alunos que se fizeram presentes na avaliação presencial. IMPRESSÃO DAS PROVAS NO POLO DE APOIO PRESENCIAL Na maioria das Avaliações Presenciais, os instrumentos de avaliação presencial, são enviados impressos para o polo, na semana que antecede a Avaliação Presencial. No entanto, em alguns eventos, não é possível fazer a impressão das provas e providenciar o envio para os polos de apoio em tempo hábil para a realização das avalições. Nestes casos, é necessário realizar a impressão das provas diretamente nos polos de apoio. Para tornar possível esta ação, os tutores devem utilizar o módulo Auto-atendimento do Sistema de Logística de Avaliação Presencial.

9 Procedimentos para a impressão das provas no polo a) A primeira ação é a ser realizada é o acesso ao Sistema de Logística com o seu login e senha do portal MinhaUnisul, por meio do link: b) Após fazer o acesso ao sistema, você deve selecionar as opções: Documentos > Auto Atendimento: c) Na tela a seguir, você deverá indicar as opções Polo > Data de Avaliação > Turno > Nível Acadêmico. Após ter selecionado estas opções, clique em Listar Atas.

10 Atenção! Fique atento, pois para cada turno e/ou nível acadêmico diferente (graduação e pós-graduação), será necessário fazer a geração dos arquivos com atas e provas, fazendo o procedimento mais de uma vez. d) Fazendo o download das Atas: Após ter clicado em Listar atas, o sistema irá exibir todas as atas disponíveis. Você deverá baixar cada ata individualmente. Veja a imagem a seguir:

11 Após ter clicado no ícone para realizar o download da ata com as provas, o sistema irá apresentar a tela abaixo. Você deverá clicar no botão Baixar Importante: dependendo do navegador que você estiver utilizando (Internet Explorer, Chrome, Firefox, etc), o sistema lhe dará a opção de escolher um local (pasta) para baixar (salvar) as provas. A maioria dos navegadores estão programados para salvar os arquivos na pasta Downloads. É importante saber a pasta em que você salvou o arquivo, para que seja possível efetuar os procedimentos seguintes. Os arquivos são baixados numa versão compactada. Você precisará descompactar os arquivos utilizando o software Winrar. Disponível de forma segura e gratuita, através do link Pronto! Após ter baixado todas as avaliações, chegou a hora de imprimirmos as provas. Para isso, vamos utilizar o sistema Print Conductor. Veja a seguir os procedimentos de como utilizá-lo. e) Agilizando o processo de impressão das provas utiliza o aplicativo Print Conductor.

12 O programa Print Conductor é um gerenciador de impressões gratuito, que possibilita a impressão de arquivos de textos em lote, sem haver a necessidade de abrir os arquivos. Ele permite que você imprima um grande número de arquivos de uma única vez, ao invés de ficar imprimindo cada arquivo individualmente o que demoraria muito tempo. A primeira coisa que você deverá fazer é o download do aplicativo através do link Após fazer o download do programa, execute a instalação no computador do polo, que possui comunicação com a Impressora local. Veja abaixo a tela inicial do Programa: Com o Print Conductor aberto, você deverá clicar na opção Add Folder (adicionar pasta). Este ícone está disponível no canto superior esquerdo da tela inicial do programa.

13 Após ter clicado em Add Folder, localize a pasta que contém os arquivos à serem impressos e clique em OK. Importante! Se você tiver mais de uma ata, terá também mais de uma pasta para realizar a impressão. Logo, é importante salvar todas as pastas num local de fácil localização no seu computador. As pastas deverão ser salvas individualmente, sendo também indicado a impressão individual de cada pasta, uma vez que cada pasta de arquivos, corresponde a uma ata de avaliação presencial.

14 Ao clicar em OK, o sistema irá listar todos arquivos à serem impressos. Você deverá apenas selecionar a impressora e clicar em Start! Pronto! Todo o processo para impressão de provas foi completado. Lembre-se, havendo alguma dificuldade ou dúvida sobre como realizar este procedimento, entre em contato com a Equipe de Tutoria da Sede, através do tutoriapresencial@unisul.br ou pelo telefone (48) Aviso: se no seu polo, o número de provas for pequeno (até 15 estudantes), você poderá fazer a impressão das avaliações sem o uso do Print Conductor. Porém, a impressão deverá ser realizada de forma manual (um arquivo de cada vez). Mas, se o número de estudantes for maior do que o informado, o Print Conductor será muito útil para agilizar a impressão das avaliações.

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