TRIBUNAL DE JUSTIÇA MILITAR DO ESTADO

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1 RELATÓRIO ANUAL DE ATIVIDADES Exmo. Sr. Presidente Tenho a honra de encaminhar a V.Exa. o Relatório Anual das Atividades desenvolvidas por esta Coordenadoria de Controle Interno, no exercício de Cumpre-me ressaltar que o exercício das atribuições por esta Unidade, estabelecidas na Resolução nº 12/2012-GabPres e Portaria nº 72/2012-GabPres, atende a padronização de atuação estabelecida pelo C. Conselho Nacional de Justiça, por meio da Resolução nº 171, de , no que diz respeito as atividades de planejamento, de execução e comunicações de seus trabalhos, bem como de monitoramento e acompanhamento dos resultados encontrados, tudo com vistas a auxiliar o bom desenvolvimento das Unidades Administrativas e sua conformidade com as legislações e normas vigentes. ATIVIDADES DESENVOLVIDAS NO EXERCÍCIO: 1. AUDITORIAS REALIZADAS 1.1 PRESENCIAIS: Diretoria de Recursos Humanos Período de realização: Maria do Socorro Lima Oliveira Agente Administrativo Judiciário Auxílio Saúde; Auxílio Transporte; Vale Creche; Adicional de Insalubridade; Nomeação para cargos em comissão (Resolução CNJ nº 156/2012); Abono de Permanência; Serviço Extraordinário; Folha de Pagamento.

2 Achados de Auditoria: Não houve. Relatório Expedido: Relatório de Auditoria nº 045/2013-CCI, de Supervisão Administrativa e de Suprimentos (Seção de Almoxarifado e de Patrimônio) Período de realização: 22 a Maria do Socorro Lima Oliveira Agente Administrativo Judiciário Controle de estoque de materiais; Controles internos empregados pela unidade; Controle do indicador 15 do Plano Estratégico do TJM (redução de papel); Procedimentos de segurança do estoque; Condições de trabalho e armazenamento dos materiais; Controle do patrimônio do TJM/SP e inventário de localização física dos bens; Localização dos extintores de incêndio e respectivos prazos de validade. 1) Cinco extintores de incêndio não estavam integrados ao patrimônio do TJM; 2) A localização de muitos extintores estava em desacordo com o registrado no Sistema Eletrônico PTM, que demonstrava a localização física dos bens; 3) Um extintor de incêndio estava com a carga vencida. Monitoramento / Acompanhamento Inserção no Plano Anual de Auditoria e no Programa de Auditoria de 2014, de nova auditoria na Unidade, com vistas a proceder a verificação dos extintores de incêndio, quanto ao seu registro no sistema PTM, localização física e validade das cargas. Relatório Expedido: Relatório de Auditoria nº 052/2013-CCI, de Diretoria de Administração e Contabilidade Período de realização: e 26 a

3 Estrutura da Unidade; Sistemas eletrônicos utilizados; Processamento de despesas; Pagamentos de contratos de execução contínua; Retenções de tributos e encargos trabalhistas; Pagamentos de diárias, bolsas de estudo e reembolso pela aquisição de livros; Controles internos da Unidade; Arrecadação e investimentos; Orçamento e despesas; Fundo Especial de Despesa; Incorporações e registros de saída do patrimônio; Consistência e segurança dos instrumentos e sistemas de guarda. Não houve. Relatório Expedido: Relatório de Auditoria nº 068/2013-CCI, de Coordenadoria de Tecnologia da Informação e Comunicação Período de realização: 03 a Organização da Unidade; Infraestrutura; Planejamento; Capacitação; SAJ Sistema de Automação Judicial do TJM/SP; SEI Sistema Eletrônico de Informação; Desenvolvimento de produtos; Prevenção / segurança; Monitoramento do desempenho. 1) Ausência de Plano Diretor e Comitês de TIC (em desacordo com a Resolução CNJ nº 090/2009); 2) Câmera de segurança para vigilância do corredor do 2º andar não cobre o acesso à sala da informática pela escada. Monitoramento / Acompanhamento Inclusão de verificação dos itens especificados dos achados no Plano Anual de Auditoria de Relatório Expedido: Relatório de Auditoria nº 081/2013-CCI, de

4 1.1.5 Assessoria de Planejamento e Gestão Período de realização: a Certificação ISO 9001; Certificação ISO Planejamento Estratégico Institucional (2010/2014); Metas CNJ. Não houve Monitoramento / Acompanhamento Inserção no Plano Anual de Auditoria de 2014 de nova verificação dos indicadores do Planejamento Estratégico Institucional e das Metas CNJ que não apresentam tendência ao cumprimento. Relatório Expedido: Relatório de Auditoria nº 092/2013-CCI, de DECORRENTES DA PORTARIA Nº 79/2013-GabPres Atos de nomeação e admissão de servidores: 1 (Relatório de Auditoria nº 03/2013-CCI) Requerimentos de exoneração/dispensa de servidores, transferência de servidores, aposentadoria e revisão de aposentadoria: 8 exonerações (RAs nº s 08, 13, 34, 38, 50, 60, 64 e 84/2013-CCI) e 5 aposentadorias (RAs n os 16, 21, 22, 25 e 59/2013-CCI) Expedientes relativos ao pagamento de auxílio funeral: Não houve Procedimentos administrativos que impliquem em responsabilidade ou prejuízo ao patrimônio público; 3 (RAs n os 09, 27 e 54/2013-CCI) Processo de Compras Diretas: 09 (fevereiro a outubro/2013) RAs n os 14, 20, 37, 44, 58, 73, 82, 87 e 98/2013-CCI (visto em conjunto com os expedientes de pagamentos de despesas de todos os meses). RA 017: Na minuta do Edital submetido à apreciação da Coordenadoria Jurídica, constava que o objeto (três máquinas automáticas de autosserviço de café) deveria ser entregue no setor de reprografia, o que foi apontado pela Coordenadora Jurídica, que apontou provável menção equivocada à Seção de Reprografia. O Edital foi modificado, para constar Setor de Reprografia. Acompanhamento: os locais adequados foram informados pela Seção responsável ao fornecedor, sendo procedida inspeção física nos locais, confirmando a instalação das máquinas nos locais corretos, de modo que a questão foi resolvida aos

5 1.2.6 Dispensa e Inexigibilidade de Licitação: 6 Inexigibilidades (RAs n os 06, 07, 30, 39, 71 e 75/2013-CCI) e 8 Dispensas de Licitação (RAs n os 10, 29, 53, 65 (ver item ), 66, 74, 85 e 101/2013-CCI) Procedimentos licitatórios: 27 Pregões Eletrônicos (RAs n os 05, 15, 17, 18, 19, 33, 40, 41, 43, 47, 49, 55, 61, 62, 67, 70, 76, 77, 79, 80, 83, 86, 88, 90, 95, 96 e 99/2013- CCI), 2 Pregões Presenciais e 4 Tomadas de Preço (RAs n os 48, 57, 63 e 97/2013-CCI). Achados de Auditoria: RAs 005 e 014/2013: ausência de previsão nos respectivos editais da possibilidade de comprovação da inexistência de débitos inadimplidos perante a Justiça do Trabalho por meio da Certidão positiva de débitos trabalhistas com efeito de negativa. Acompanhamento: Inserção nos editais dos pregões eletrônicos seguintes, sendo o presente achado considerado resolvido Contratos, Convênios e Aditamentos: 17 Contratos (RAs n os 01, 02, 11, 12, 23, 24, 26, 28, 31, 32, 36, 42, 46, 51, 56, 69 e 72/2013-CCI) e 5 Aditamentos (RAs n os 35, 78, 89, 91 e 100/2013-CCI). Achado de Auditoria: RA 035: o BDI apresentado na proposta inserta no Convite 01/2013- TJM, continha elementos que contrariavam o artigo 15 da Resolução CNJ 114/2010. Acompanhamento: Inclusão de planilhas nos editais explicitando os itens que deverão compor o BDI (no padrão determinado pelo CNJ), nos editais seguintes (Tomadas de Preço n os. 01, 02 e 03/2013-TJM), sendo o presente achado considerado resolvido Processos de Prestação de Contas de Adiantamento: Correspondência: janeiro e fevereiro/2013; Despesa miúda: janeiro a dezembro/2013; Lanche dos Magistrados: janeiro a dezembro/2013; Manutenção de equipamentos de informática: janeiro a dezembro/2013; Manutenção de viaturas: janeiro a agosto/2013; Despesa com representação: janeiro a dezembro/ Proposta de Abertura de Concurso Público: 1, vista em conjunto com a contratação da VUNESP sob o regime de dispensa de licitação (RA n o 65/2013- CCI) ver item Proposta de Alienação de Bens Móveis: 1 (RA nº 04/2013-CCI) Alteração de projeto, especificação técnica, cronograma físico-financeiro ou outra ocorrência relevante em obras emergenciais de pequeno porte ou obras inerentes ao Plano de Obras do TJM/SP: não houve Expedientes relacionados à restituição e renúncia de receitas: não houve Proposta de criação, expansão ou aperfeiçoamento de ação que acarrete aumento de despesa (art. 16, Lei Complementar Federal nº 101/2000 LRF): não houve. 2. APOIO A AUDITORIA REALIZADA PELO TCE/SP (art. 567 da Instrução do TC 01/2008): dia 18/03/2013.

6 3. AÇÕES COORDENADAS DE AUDITORIA EM CONJUNTO COM O CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA 3.1 Avaliação das estruturas das unidades de controle interno e as atividades desenvolvidas: março e abril de 2013 (envio da matriz em ). 3.2 Avaliação dos aspectos técnicos e legais das obras em execução e os custos e preços de orçamentos das obras: abril e maio de 2013 (envio da matriz em ). 3.3 Avaliação dos critérios estabelecidos em governança, riscos e controles de TI e a existência de controles internos definidos para mitigar os riscos de atividade nos seguintes processos: Planejamento Estratégico Institucional, Planejamento Estratégico de TI, Funcionamento dos Comitês de TI, Processo de Software, Gerenciamento de Projetos, Gerenciamento de Serviços de TI, Segurança da Informação, Gestão de Pessoal da TI e Monitoração da TI Organizacional. Avaliação da Implantação da Meta Nacional de Nivelamento da Infraestrutura de TI e Levantamento dos Bens Doados: junho e julho de 2013 (envio da matriz em ). 4. ATIVIDADES DE CAPACITAÇÃO 4.1 Curso Retenção na Fonte de Tributos e Contribuições Sociais Instituição de ensino: ERX do Brasil Período: 25 e Participantes: Leandro Tresinari Grangeiro Coordenador Cecília do Carmo dos Santos Escrevente Técnico Judiciário 4.2 Curso SIGEO Sistema de Informações Gerenciais da Execução Orçamentária Instituição de ensino: Escola Fazendária do Estado de São Paulo Período: 03 a Participante: 4.3 Curso Auditoria Governamental Instituição de ensino: ERX do Brasil Período: 04 e Participantes: Leandro Tresinari Grangeiro Coordenador 4.4 III Simpósio de Política e Gestão Instituição de ensino: Escola Paulista da Magistratura Data: Participante: Leandro Tresinari Grangeiro Coordenador 4.5 Curso Controles Internos - Avaliação em nível de entidade (ou parte dela) e em níveis de atividades (processos ou operações específicas) Instituição de ensino: Instituto Sezerdêllo Correa, do Tribunal de Contas da União (por meio de acordo de cooperação técnica firmado com o Conselho Nacional de Justiça) Brasília/DF.

7 Período: 26 a Participante: Leandro Tresinari Grangeiro Coordenador 4.6 Simpósio Responsabilidades dos Membros de Comissão de Licitação, Pregoeiros, Equipes de Apoio, Servidores Responsáveis pelo Recebimento do Objeto, Gestores e Fiscais de Contratos Instituição de ensino: Editora NDJ Ltda. Data: Participante: Leandro Tresinari Grangeiro Coordenador 5. METAS 16 CNJ Atingimento de 100% das metas 16 estabelecidas pelo CNJ, para o exercício de 2013, em julho de PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DA CCI (2013/2014) Foram atingidos, integralmente, 4 dos 5 objetos estabelecidos para o biênio, conforme segue: 1. Estruturar a unidade; 2. Integrar a CCI com outros órgãos de controle interno e externo dos poderes públicos; 3. Inclusão da Coordenadoria de Controle Interno ao Sistema de Gestão Integrado; 4. Atingimento da meta CNJ 16/2013; A meta restante: Qualificação dos integrantes da CCI foi parcialmente atingida no período. 7. CONCLUSÃO Ao término do presente exercício, temos por concluído o primeiro grande objetivo da Unidade de Auditoria Interna do TJM/SP: sua estruturação, com o estabelecimento da rotina de procedimentos da CCI. O trabalho foi iniciado em Setembro de 2012, com a criação da novel unidade, por meio da Resolução nº 12/2012-GabPres, publicada no DJME de , decorrendo na constituição da equipe de trabalho; a elaboração do manual de procedimentos e posterior conformidade com a padronização estabelecida pela Resolução CNJ 171/2013; a elaboração do Planejamento Estratégico da Unidade; do Plano Plurianual de Auditorias ( ) e o Plano Anual de Auditorias (2013); a realização das Auditorias Presenciais e também nos expedientes mais importantes que demandavam decisões da Presidência, que foram elencados na Portaria nº 79/2013-GabPres. Muito trabalho foi realizado e os frutos vem sendo colhidos desde então. Contudo, visando o aperfeiçoamento e melhor qualificação dos serviços a serem prestados por esta CCI, no futuro, entendemos necessária maior qualificação dos seus integrantes, em todos os níveis, seja nas matérias atinentes às técnicas e ferramentas de Auditoria, seja naquelas objeto dos trabalhos desenvolvidos. Desta forma restaria cumprida a quinta e última meta inserida no Planejamento Estratégico da Unidade, para o período de 2013/2014, que ainda não foi totalmente atingida. São Paulo, 19 de dezembro de 2013.