Gestão de Processos de TI:

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1 Gestão de Processos de TI: Gerenciamento Financeiro Roberta de Lima Pereira Mário J. Filho Daniel Heiji Umehara Bruno Vicenzo do Nascimento Antonio Ricelly Batista Cunha

2 Modelo de Custos Introdução Técnica de apuração e análise dos custos incorridos no processo de produção ou prestação de serviços. Princípios de Custos: Determinam quais informações importantes o modelo deve gerar. Métodos de Custos: Determinam como os dados são processados para a obtenção das informações.

3 Modelo de Custos Objetivo Encontrar os custos para avaliação dos serviços, permitindo, assim, a determinação do resultado da organização pela contabilidade financeira. Auxilio ao controle e à tomada de decisão. Apurar o custo total (ou unitário) de determinado serviço ou produto com vistas a subsidiar múltiplas e variadas decisões empresariais.

4 Modelo de Custos Custeio por Absorção Integral Princípio de custeio em que os custos da produção são apropriados aos produtos e serviços. Muito utilizado nas primeiras décadas do século XX até os anos de Método derivado da aplicação dos princípios de contabilidade geralmente aceitos: São premissas básicas acerca dos fenômenos e eventos contemplados pela Contabilidade, análise e observação da realidade econômica, social e institucional

5 Modelo de Custos Custeio por Absorção Integral Abordagem pela qual os produtos absorvem, individualmente, uma parte dos custos com os gastos gerais totais (gastos indiretos) além de seus custos diretos. processo produtivo Economia de escala: Diminue os custos indiretos.

6 Modelo de Custos Custeio por Absorção Integral Exemplo: outsourcing de impressão Custos Diretos etc Equipamentos Consumíveis Custos Indiretos etc Manutenção

7 Modelo de Custos Custeio por Absorção Integral Custos Indiretos são rateados e repassados aos produtos\serviços. Entende-se por rateio a alocação de custos indiretos aos produtos em fabricação. Apropriação dos custos aos produtos e serviços Fonte: MAGALHÃES & PINHEIRO (2007)

8 Modelo de Custos Custeio Variável Este tipo de custeio caracteriza-se como segunda fase na era dos custos, dos anos de 1940 até a década de Complementação ao custeio por absorção, quando foi introduzida a diferença entre custos fixos e variáveis. O Custeio variável surgiu devido ao fato de o custeio por absorção não possuir grande utilidade para fins gerenciais na distribuição dos custos fixos aos produtos elaborados.

9 Modelo de Custos Custeio Variável Os custos fixos existem independentemente da fabricação ou não daquala unidade, havendo a necessidade de sua cotação de alguma forma, o que o custeio por absorção não leva em consideração. Neste sentido, o custeio variável só é alocado aos produtos os custos variáveis, ficando os fixos separados e considerados como despesas do período.

10 Modelo de Custos Custeio Variável Método de custeio indicado para a tomada de decisão, pois se trata de um instrumento de grande utilidade para os administradores. Fornece o Ponto de Equilibrio (Total das receitas é igual ao total das despesas).

11 Modelo de Custos Custo-Padrão O Custo-Padão é definido como determinado a priori, se fundameta em princípios científicos e oberva cada componente de custos (matérias-primas, mão-de-obra e gastos gerais). Tem por base também a quantidade de produção. Objetivo principal é o controle dos custos.

12 Modelo de Custos Custo-Padrão Método que proporciona aos gestores um instrumento de comparação entre o que ocorreu e o que deveria ter ocorrido. Quando usado em conjunto com o custeio por absorção, é aceito pela legislação do imposto de renda, além de servir como instrumento de controle à administração. Em condições normais de produção, distribuição e vendas, o Custo-Padão de um produto corresponde ao custo efetivo (ideal).

13 Modelo de Custos Custeio Reichskuratorium für Wirtschaftlichtkeit Com origem na Alemanha, este método de custeio RKW foi muito utilizado no Brasil nas décadas de 1960 e Finalidades: Facilitar a apropriação aos produtos das despesas e caracterizar a responsabilidade pelas despesas regulares e propagandas. O modelo RKW divide a empresa em diversos setores (centro de custos), quais absorvem os custos, posteriormente repassando para os objetos.

14 Modelo de Custos Custeio Reichskuratorium für Wirtschaftlichtkeit O Custeio por centros de custos Fonte: MAGALHÃES & PINHEIRO (2007)

15 Modelo de Custos Total Cost of Ownership Custo total de um recurso de microcomputador ao longo de seu ciclo de via, desde a aquisição até sua disposição. Custos de Infra-Estrutura; Custos de Manutenção; Custos de Migração; Outros Custos.

16 Modelo de Custos Total Cost of Ownership Custos Diretos: Software, hardware, pessoal, desenvolvimento e taxas; Custos Indiretos: Suporte ao usuário final, treinamento informal, dowtime.

17 Modelo de Custos Total Cost of Ownership A finalidade de análise de TCO é identificar, quantificar e, em última instância, reduzir os custos globais associados com propriedade de recursos de computadores.

18 Modelo de Custos Custeio de Ciclo de Vida É a prática de organizar os custos de acordo com os estágios de vida de um produto ou serviço e usar esse perfil para tomar decisões a respeito do mesmo. Permite às organizações melhorias no desenvolvimento dos produtos, a partir das necessidades evidenciadas pelo cliente até o descarte do produto ou descontinuidade do serviço prestado.

19 Modelo de Custos Custeio de Ciclo de Vida As fases pré-operacionais de um produto ou serviço são aquelas com maior potencial para afetar seus custos. 80 à 90% dos custos totais de um serviço se concentra nas fases pré-operacionais (planejamento, projeto e construção de modelos).

20 Modelo de Custos Custeio de Ciclo de Vida Pontos de vista importantes nos estágios de via de um produto ou serviço: Visão do fabricante; Visão mercadológica; Visão do cliente.

21 Modelo de Custos Custeio de Ciclo de Vida Visão do fabricante: Investigação da viabilidade do projeto e seu conceito, projeto detalhado, produção de protótipos, produção industrial, produção e/ou prestação plena, serviços pós-venda e retirada ou abandono.

22 Modelo de Custos Custeio de Ciclo de Vida Visão mercadológica: Introdução, crescimento, declínio e abandono. Usado para a previsão de receitas e a tomada de decisões sobre promoções.

23 Modelo de Custos Custeio de Ciclo de Vida Visão do cliente: Custo inicial, de compra, custos de operação e manutenção do produto ou serviço e o custo de alienação do item ou descontinuação do serviço.

24 Modelo de Custos Custeio Baseado em Atividades Análise estratégica de custos relacionados com as atividades que mais impactam o consumo de recursos da organização. Baseia-se nos gastos indiretos ao bem ou serviço produzido na organização.

25 Modelo de Custos Custeio Baseado em Atividades Possibilita um melhor estudo dos custos obtidos pelos métodos tradicionais (baseado em volume, por absorção e variável) por admitir a complexidade e variabilidade dos processos produtivos atuais.

26 Modelo de Custos Custeio Baseado em Atividades O método ABC é lógico, de tal forma que as operações que ocorrem dentro da organização são subdivididas em atividades que geram custos e despesas. As atividades são consumidas e tal consumo é definido por meio de direcionadores de custos (cost drivers).

27 Recursos Recursos (ou insumos) são os gastos necessários incorridos na organização decorrentes de suas operações normais como, por exemplo, depreciação, água, salários e energia elétrica. A soma de todos os recursos equivale ao custo total de uma organização dentro de um período de tempo determinado.

28 Atividades Resultado da combinação de recursos consumidos como mão-de-obra, tecnologias, materiais e ambientes visando dar origem a um produto. Combinação apropriada de pessoas, tecnologias, materiais, métodos e seu ambiente, tendo como objetivo a produção de produtos. Não se refere apenas a processo de manufatura, mas também a processos de negócio, produção de projetos, prestação de serviços e etc, bem como inumeras ações de suporte a tais processos.

29 Atividades - Exemplos Departamentos envolvidos Compras Almoxarifado Administração Produção Corte e Costura Acabamento Principais atividades Compras materiais Desenvolver fornecedores Receber materiais Movimentar materiais Programar produção Controlar produção Cortar Costurar Acabar Despachar produtos

30 Etapas Cálculo do Custo de uma Atividade Seleção das Bases de Custo; Rastreamento dos Recursos; Determinação da Medida de Desempenho da Atividade; Alocação das atividades secundárias; Cálculo do Custo do Produto; Cálculo do Custo por Atividade;

31 Processos Conjunto de atividades que se interrelacionam, permitindo a visualização das mesmas, enm sua totalidade, com o objetivo de melhorar o desempenho da organização, em alguns casos aperfeiçoando, reestruturando ou eliminando algumas atividades.

32 Processos Função Processo Atividade Tarefa Operação Relacionamento Hierárquico entre Função, Processo, Atividades e Operação

33 Direcionadores de Custos Base utilizada para alocar os recursos consumidos pelas atividades, cada qual específico à atividade a que se relaciona, demonstrando o vínculo existente entre os recursos gastos e as atividades.

34 Direcionadores de Atividades Base usada para apropriar as atividades executadas aos produtos ou serviços prestados, indicando a relação entre atividades a os produtos ou serviços.

35 Fases para Implantação do Custeio ABC Para a implantação de um sistema de custeio baseado em atividades, é preciso observar as seguintes fases: Primeira Fase: Identificação das Atividades; Segunda Fase: Atribuição de Custos às Atividades; Terceira Fase: Identificação dos direcionadores de custos e atividades; Quarta fase: Atribuição dos custos aos produtos e/ou departamentos.

36 Primeira Fase Identificação das Atividades Analisar a classificação de cargos Revisar as informações computadorizadas Conduzir entrevistas com as pessoas-chave Observar as atividades Revisar diários e registros Consultar a opinião de especialistas Revisar as folhas de controle

37 Técnicas para Coleta de Informações Observação Registro de Tempos Questionários Storyboards Entrevistas

38 Segunda Fase Atribuição de Custos às atividades Alocação Direta Rastreamento Rateio

39 Terceira Fase Identificação dos direcionadores de custos e atividades Direcionador de Custos Direcionador de Atividades

40 Quarta Fase Atribuição dos Custos aos produtos e/ou aos departamentos Consiste em custear os produtos ou serviços prestados, uma vez que os custos,as despesas e as atividades relevantes já foram identificadas, bem como seus direcionadores de recursos e direcionadores de atividades.

41 Razões que motivaram o grande interesse pelo ABC Evolução da tecnologia Competição global Informações mais precisas quanto à redução de custos Diversidade de produtos e clientes Amplo uso de computadores

42 Alguns comentários sobre o método ABC Informação mais precisas sobre custos Aumento dos gastos de overhead Custo de distribuição e do suporte associado ao produto ou serviço Espelha com maior fidelidade e clareza as operações da organização O avanço tecnológico e a crescente complexidade dos sistemas de produção Foco em melhorar o desempenho por meio de estimativas de custos

43 Custos de serviços de TI Não se pode utilizar Contabilidade Tradicional Nas prestadoras de serviço existem custos fixos e variáveis Contabilidade Gerencial Alguns métodos para apuração de custos em prestadoras de TI: Custeio por Absorção, Custeio Variável, RKW (Reicshkuratorium fur Wirtschaftlichtkeit), TCO Um é melhor que outro em determinadas utilizações Acredita-se que o ABC é o mais adequado Identificação das atividades e suas causas

44 Custos Diretos X Indiretos Gastos relevantes que identificam a principal atividade da empresa: Licenças de uso Consultorias Contratos de manutenção CDs, disquetes, cabos, papéis... Decorrentes da estrutura organizacional e gerencial da empresa: Salário de pessoal da equipe que realiza o serviço Despesas comerciais (promoção, riscos,...) Despesas tributárias...

45 Modelo de referência para apurar custos em serviços ABC é o mais interessante Fonte: Adaptado de MAGALHÃES & PINHEIRO (2007)

46 Sistema de custo proposto para apurar custos em serviços Implantação de um sistema de T.I. Fonte: Adaptado de MAGALHÃES & PINHEIRO (2007)

47 Exemplo de espécies de recursos consumidos Licença de uso Consultorias Combustíveis Impostos e taxas Copa e cozinha Jornais, livros e revistas Viagens e estadas Depreciação do imobiliário Direto Direto Indireto Indireto Indireto Indireto Indireto Indireto

48 Levantamento das Atividades Executadas É o levantamento das atividades executadas nos departamentos que compõem a organização de TI, que permite identificar as atividades significativas da organização; Após levantar as atividades, é necessário identificar os custos indirétos relacionados a elas; Em seguida imputa-se os custos diretos para se obter o custo total da atividade.

49 Análise de Dados Etapa que justifica como deveria ser estruturado um Modelo de Custos adequado a uma organização prestadora de serviços de TI e o uso do ABC, de tal forma que as informações geradas em qualidade e em quantidade, devem estar de acordo com os objetivos anteriormente definidos no escopo do projeto.

50 Análise de Dados As etapas descritas para a implementação de um Modelo de Custos baseado nas atividades para uma organização de serviços de TI são: Levantamento de todos os recursos consumidos; Levantamento de todas as atividades executadas; Identificação dos custos Indiretos com as atividades; Cálculo dos serviços prestados, passíveis de adaptação conforme os objetivos e as necessidades da organização.

51 Roteiro de Implementação Para o sucesso em um projeto de implementação do proesso de Gerenciamento Financeiro dos serviços de TI Recomenda-se a estratégia: Simplificação: Reduzir o número de elementos, eliminar adaptações específicas e automatizar a mudança; Standardização: Utilizar tecnologias standard, adaptar arquiteturas comuns, implementar processos standard; Modularidade: Eliminar estruturas monolíticas, Criar componentes reutilizáveis, Implementar arquiteturas lógicas Integração: Ligar aplicações e processos de negócio.

52 Possíveis Problemas Previsão orçamentária, contabilidade e cobrança são, com frequência, disciplinas novas na área de TI e portanto, o conhecimento é limitado; As estratégias e objetivos do negócio podem não estar bem resolvidos e a previsão de capacidade dos serviços de TI não ser exata;

53 Possíveis Problemas A área de TI pode não ser capaz de responder às mudanças de demanda dos serviços de TI por parte do cliente quando os custos tornam-se agentes de influência; Os processos financeiros são tão elaborados que o custo do sistema excede o valor da informação.

54 Dicas de Implementação Prever o montante necessário os serviços de TI durante um determinado periodo de tempo; Garantir a comparação dos custos reais com os custos estimados, em qualquer ponto do processo; Prestar contas do montante gasto nos serviços de TI durante um determinado período; Calcular o custo da prestação dos serviços de TI.

55 Benefícios Gestão efetiva e eventualmente redução dos custos de TI; Evidenciar do valor adicionado pelos serviços de TI para as demais áreas da organização; Permitir o cálculo do TCO e do ROI; Utilizar de forma mais eficiêmte os recursos de TI; Permitir um controle mais amplo e preciso dos contratos firmados com fornecedores externos.

56 Fatores Críticos para o Sucesso Encontrar profissionais com experiência no gerenciamento financeiro e em TI; Ter capacidade de lidar com os aspectos políticos da repercussão dos custos; Conhecer o custo do processo de monitoração; Ter clareza da estratégia e dos objetivos da área de TI.

57 Bibliografia DAL FABBRO, F (2008). Como tornar a gestão de serviços de TI mais eficaz. Disponível em < Acesso em 20 de maio de GARTNER GROOU - HENRIQUE, L. Princípios Contábeis Geralmente Aceitos. São Paulo: Faculdade Diadema, MAGALHÃES, I. L.; PINHEIRO, W. B. Gerenciamento de Serviços de TI na Prática Uma abordagem com base na ITIL. São Paulo: Novatec, MEYER, M. Práticas ralmente boas. Linux Magazine, n. 44, p , 2008.