Manual Utilizador - Gestão de Processos de Acidentes de Trabalho e Doenças Profissionais - Front-Office

Transcrição

1 Manual Utilizador - Gestão de Processos de Acidentes de Trabalho e - Front-Office V4.0 Página 1

2 Índice Índice Introdução Instruções Gerais Acesso Regras para Aceder ao Sistema Ecrã Principal Aceder a Processo/Aditamento já registado Componentes dos Ecrãs Seleção de Dados Calendário Funcionalidades Pesquisa de Processos Consulta de dados de Processos Registo de Novo Processo Dados Entidade Empregadora Dados Trabalhador Dados Acidente/Doença Dados Situação Clínica Dados Documentos Anexação de Documentos Outros Documentos Dados Submeter Registo de Aditamento a Processo Emissão Declarações IRS Página 2

3 1. Introdução O manual do Sistema de Front-Office destina-se aos utilizadores do sistema de Gestão de Processos de Acidentes de Trabalho e das Entidades Empregadoras para apoio no Registo e Consulta de Processos relativos aos seus trabalhadores. Para registar aditamentos a processos relativos a acidentes de trabalho ocorridos após 1 de Janeiro de 2012 que já tenham sido enviados à SGMF, as entidades empregadoras deverão proceder do seguinte modo: 1. Verificar se o aditamento/processo já se encontra registado no sistema, consultando-o. 2. Caso já se encontre registado pode proceder ao registo do respetivo aditamento. 3. Caso ainda não esteja registado deverá contactar a Secretaria-Geral do Ministério das Finanças e solicitar o respetivo registo. Este documento aplica-se a todos os componentes da solução, disponibilizando as seguintes funcionalidades: Registo de Processos Registo de Aditamentos Consulta de Processos Emissão de Declarações de IRS Página 3

4 2. Instruções Gerais Página 4

5 2.1 Acesso Para aceder à aplicação o utilizador deverá aceder ao Portal dos Acidentes de Trabalho, disponível na página (site) da Secretaria Geral do Ministério das Finanças através do seguinte endereço: Poderá aceder directamente ao ecrã da credenciação, na parte inferior do ecrã, clicando sobre: Poderá ainda, caso deseje consultar informação adicional, aceder a Serviços sobre Acidentes de Trabalho e depois Apresentação:, clicar Página 5

6 O sistema apresentará o ecrã abaixo onde poderá escolher a opção Acidentes de Trabalho - Entrar: Clicando sobre a imagem apresentada: Caso apareça o aviso seguinte: Deverá carregar sobre a instrução e será redirecionado para o Sistema de Autenticação Centralizada (SA) da Autoridade Tributária e Aduaneira. Página 6

7 Neste ecrã poderá autenticar-se utilizando as mesmas credenciais de acesso utilizadas para aceder à ADSE: NIF (da entidade) e Senha de Acesso (password) Regras para Aceder ao Sistema O NIF e a Senha de acesso introduzidos têm que se encontrar registados no sistema (Autoridade Tributária e Aduaneira). Página 7

8 2.2 Ecrã Principal O Ecrã Principal é constituído por 3 áreas independentes: Área de Cabeçalho da Aplicação: Identificação da Entidade ligada ao sistema. Hiperligação de Logout, que permite sair do sistema, retornando ao ecrã de Login. Área de Funcionalidades disponíveis: Pesquisa de Processos. Registo Novo Processo. Emissão Declarações de IRS. Ajuda. Área de Listagem de Dados Lista de Processos. Página 8

9 Ecrã Principal Esta será a página principal do portal onde serão disponibilizadas todas as funcionalidades da solução de Aceder a Processo/Aditamento já registado Quando quiser aceder a um aditamento já registado mas que ainda não foi submetido, poderá proceder da seguinte forma: Selecionar o processo/aditamento desejado, clicando sobre o botão de expansão respetiva. O sistema apresenta-lhe o detalhe dos aditamentos registados e/ou submetidos, para o processo selecionado: Se pretender continuar a registar um aditamento Não submetido, poderá clicar sobre o número do aditamento e aceder à informação previamente registada, alterando-a ou completando o registo. Página 9

10 Caso deseje, poderá também consultar o detalhe dos documentos registados em cada aditamento clicando sobre o ícone selecionado: O sistema exibirá a informação respetiva. Página 10

11 2.3 Componentes dos Ecrãs Seleção de Dados Para facilitar o registo dos dados relativos ao processo existem vários campos em que apenas é necessário selecionar a opção pretendida, clicando sobre o botão de rádio ou marcando a caixa de seleção. Também existem associadas a alguns campos, listas de valores a selecionar. Nestes casos, para as ativar apenas é necessário carregar sobre a respetiva seta e escolher o valor desejado. Quando este ícone aparece associado a um campo, significa que o sistema pode ter informação armazenada relacionada. O utilizador poderá carregar sobre ele e o sistema devolverá a referida informação, se existir Calendário Está também disponível para todos os campos de datas, um calendário que permite selecionar as datas: Para ativar o calendário é necessário carregar sobre o respetivo botão,. As datas também podem ser inseridas diretamente nos campos. Página 11

12 3. Funcionalidades Página 12

13 3.1 Pesquisa de Processos Quando o utilizador pretender visualizar informação sobre os processos submetidos poderá selecionar a opção de Pesquisa disponível no ecrã principal. Após a seleção irá surgir a janela de Pesquisa de Processos: Poderá efetuar pesquisas de processos por: Janela Pesquisa de Processos Referência de Processo Estado Data do Acidente (Pesquisa por intervalo de datas) NIF Acidentado Nome do Acidentado (Permite a pesquisa por partes do texto) Depois de preencher os critérios de pesquisa pretendidos, deverá premir o botão Pesquisar. O resultado da pesquisa será apresentado numa lista: Página 13

14 3.2 Consulta de dados de Processos Poderá efetuar a consulta ao registo do processo carregando sobre o ícone impressora: O sistema apresentar-lhe-á um relatório que poderá imprimir. Poderá também consultar os documentos de despesa submetidos: E imprimir um relatório correspondente clicando no ícone Listagem Documentos: Página 14

15 3.3 Registo de Novo Processo Quando o utilizador pretende efetuar o registo de um novo processo relativo a um novo acidente de trabalho poderá selecionar a opção de Novo Processo disponível no ecrã principal. O sistema apresenta o ecrã de Instrução do Processo com o separador Entidade Empregadora selecionado por defeito. Ecrã Novo Processo Entidade Empregadora Deverá efetuar o registo da informação necessária para o processamento dos reembolsos dos documentos de despesa utilizando sequencialmente 7 áreas distintas: Dados da Entidade Empregadora Dados do Trabalhador Dados do Acidente / Doença Dados da Situação Clinica Documentos de Despesa Outros Documentos Submeter Processo/Aditamento Para guardar os dados introduzidos em qualquer momento do registo, poderá utilizar o botão Sair e confirmar que pretende gravar os dados já introduzidos ou cancelar no caso contrário Dados Entidade Empregadora Nota: Quando a entidade já tenha registado o primeiro acidente no sistema ou já exista um acidente/aditamento anterior para o mesmo acidentado, serão apresentados os campos preenchidos com a informação existente no sistema. Página 15

16 O NIF introduzido na Entidade Abonadora será validado. Caso se verifique tratar-se de um município, não será possível o registo do processo e será apresentada a seguinte mensagem quando o utilizador tentar aceder à área de Trabalhador, premindo o botão Seguinte. Se na área de Entidade Empregadora o utilizador selecionar a caixa de seleção - Seguro Acidente Trabalho, não será possível continuar o registo do processo ao premir botão Seguinte, surgindo uma mensagem de aviso: Ainda na área de Entidade Empregadora, se o utilizador selecionar a caixa de seleção - Entidade com autonomia financeira e/ou com receitas próprias afetas a acidentes de trabalho/doenças profissionais, não será possível continuar o registo do processo ao premir botão Seguinte, surgindo uma mensagem de aviso: Ações possíveis Ajuda Ao pressionar este botão o utilizador acede a um PDF contextualizado para a área do separador em que se encontra. Sair Ao pressionar este botão o utilizador é solicitado a confirmar se pretende anular o registo do processo, ou se pretende guardar os dados para retomar a instrução do processo posteriormente. Seguinte Ao pressionar este botão o utilizador efetua automaticamente uma validação no sistema sobre a informação registada. Se não houver nenhum impedimento termina o preenchimento da área de Entidade Empregadora e passa automaticamente para a área seguinte. Toda a informação registada é atualizada no sistema. Página 16

17 3.3.2 Dados Trabalhador Ecrã Novo Processo Trabalhador Na área Dados do Beneficiário a seleção de valores Caixa Geral Aposentações ou Segurança Social é mutuamente exclusiva, sendo que: Se for selecionada a opção Caixa Geral Aposentações, o sistema desativa os campos Modalidade Contrato de Trabalho e Data Início e Fim Contrato e os mesmos deixarão de ser de preenchimento obrigatório. Se for selecionada a opção Segurança Social os dados de Doença Profissional no separador seguinte de Acidente/Doença irão ficar desativados. Todos os campos apresentados são editáveis e obrigatórios pelo que não será possível finalizar o registo do processo, caso um deles não esteja preenchido. Nota: Quando a entidade já tenha registado o primeiro acidente no sistema ou já exista um acidente/aditamento anterior para o mesmo acidentado, serão apresentados os campos preenchidos com a informação existente no sistema Ações possíveis Para além das ações indicadas em o utilizador poderá carregar no botão: Anterior Ao pressionar este botão retorna ao separador anterior e toda a informação registada até à altura é atualizada no sistema. Página 17

18 3.3.3 Dados Acidente/Doença Ecrã Novo Processo Acidente/Doença (Acidente Trabalho) Neste separador é solicitado ao utilizador o preenchimento dos seguintes campos: Acidente Trabalho ou Doença Profissional (botão de rádio) Acidente de Viação de responsabilidade de terceiro (caixa de seleção opcional) A seleção de valores Acidente Trabalho ou Doença Profissional é mutuamente exclusiva, sendo que, se for selecionada a opção Acidente Trabalho os seguintes campos ficam disponíveis: Acidente de Trabalho Data do Acidente Descrição sucinta das circunstâncias do acidente Qualificação do Acidente Data da Qualificação Justificação da Data da Qualificação Nome Dirigente Cargo Dirigente Dirigente com competência: Própria ou Delegada (botão de rádio) Despacho Diário da República: Nº e Data Se for selecionada a opção Doença Profissional os seguintes campos ficam disponíveis: Doença Profissional Data de início da doença profissional Data reconhecimento da doença profissional Ecrã Novo Processo Acidente/Doença (Doença Profissional) Todos os campos apresentados são editáveis e obrigatórios pelo que não será possível finalizar o registo do processo caso um deles não esteja preenchido. Página 18

19 Nota: Os dados de Doença Profissional não ficam disponíveis se tiver sido selecionada a opção Segurança Social no separador Trabalhador. Sempre que é selecionada a opção de Doença Profissional é emitido um alerta ao utilizador tal como o apresentado de seguida, para anexar cópias de documentos ao processo. Ainda neste ecrã de Acidente/Doença se o utilizador selecionar a opção de Acidente de Viação de responsabilidade de terceiro os seguintes campos ficam igualmente disponíveis para preenchimento: Acidente de Viação Nº Apólice Morada Seguradora Localidade Seguradora Código Serviço Finanças Designação Serviço Finanças Código Postal Serviço Finanças Acórdão do Tribunal (caixa de seleção opcional) Nome Seguradora Nº Apólice Código Postal Seguradora NIF Seguradora Morada Serviço Finanças Localidade Serviço Finanças Auto do Acidente (caixa de seleção opcional) Ecrã Novo Processo Acidente/Doença (Acidente de Viação) Ações possíveis Todas as referidas no ponto Página 19

20 3.3.4 Dados Situação Clínica Ecrã Novo Processo Situação Clínica Neste separador é solicitado ao utilizador o preenchimento dos seguintes campos: Médico Assistente Incapacidade Temporária: Parcial ou Absoluta (botão de rádio) Pedido de Junta Médica: Sim ou Não (botão de rádio) Alta do Médico Assistente: Sim ou Não (botão de rádio) Data Data do pedido de Junta Médica Junta Médica ADSE Data da Junta Médica ADSE Data de Alta Médico Assistente: Sem Incapacidade, Com Incapacidade Permanente Parcial e Com Incapacidade Permanente Absoluta (botão de rádio) Junta Médica CGA Submetido a Junta Médica da CGA: Data da Junta Médica CGA Sim ou Não (botão de rádio) Grau de Incapacidade Nota: Quando tiver havido um Pedido de Junta Médica e tiver sido ativado (selecionado) o respetivo botão de rádio é necessário desativá-lo nos registos de aditamentos seguintes. Este campo só deve estar ativo(selecionado) quando o Pedido é efetuado (1º registo ou aditamentos seguintes) Ações possíveis Todas as referidas no ponto Página 20

21 3.3.5 Dados Documentos Ecrã Novo Processo Documentos Neste separador é solicitado ao utilizador o registo de documentos de despesa e respetivas prescrições (quando aplicáveis), ou documentos obrigatórios necessários ao processo. Para registar um documento de despesa o utilizador poderá carregar no botão O sistema devolve a janela para seleção do tipo de documento a registar: Registo de Faturas No caso das Faturas dever-se-á especificar a entidade que emitiu a fatura: Hospital Serviço Nacional de Saúde Bombeiros Agrupamentos de Centros de Saúde ACES Outros Página 21

22 As faturas devem ser identificadas por NIF, Nº de Documento, Data e o sistema não permite o registo de documentos duplicados (exceto nos casos em que o documento tenha sido devolvido). Para concluir o registo do documento de despesa deverá premir o botão Gravar. Nota: As faturas (documentos de despesa) devem ser emitidas em nome da entidade empregadora do acidentado Registo de Recibos No caso de Recibos/Outros dever-se-á especificar a quem diz respeito: Acidentado Serviço Nacional de Saúde (Taxas Moderadoras) Acidentado Privado c/ Subsistema (Médico Particular) Acidentado Privado sem Subsistema (Médico Particular) Acidentado Recibo Farmácia Acidentado Outros Outros Os Recibos devem ser identificados por NIF, Nº de Documento e Data. O sistema não permite registo de duplicados (exceto nos casos em que o documento tenha sido devolvido). Se o tipo de recibo for igual a Boletim de Itinerário ou Subsídio de Assistência a 3ª pessoa o documento é identificado apenas pelo seu Nº Documento. Para além destes dados gerais de identificação dos recibos devem ser preenchidos os campos relativos aos valores de acordo com as características de cada recibo. Todas as janelas relativas aos recibos têm uma área de preenchimento relativa aos Dados do Reembolso: Página 22

23 Nesta área devem ser inseridos os valores relativos ao Subsistema utilizado, valor comparticipado pelo subsistema e Valor de Referência do Serviço Nacional de Saúde. Depois de inserir estes valores, que podem ser obtidos através da consulta das respetivas tabelas, disponibilizadas através do ícone, o utilizador deverá premir o botão Calcular Reembolso e o sistema efetuará o cálculo automaticamente. Para finalizar o registo deverá premir o botão Gravar Ações possíveis Para além das já referidas em Novo Documento Quando o utilizador pressiona este botão surge uma janela com opções de registo de faturas ou recibos. Anexar Documentos Quando o utilizador pressiona este botão surge um ecrã para efectuar a anexação dos documentos de despesa e do aditamento. Esta funcionalidade está descrita no ponto Anexação de Documentos. Página 23

24 3.3.6 Anexação de Documentos Este é o ecrã onde são anexados os documentos após serem digitalizados.na lateral esquerda do ecrã aparece a lista de todos os documentos de despesa e do aditamento que é necessário digitalizar. No centro são mostrados os documentos depois de digitalizados. Ecrã Novo Processo Anexação de Documentos Preparação dos documentos Antes da digitalização dos documentos do aditamento é necessário imprimir as folhas separadoras e colocá-las à frente do documento respectivo. 1. A impressão das folhas separadoras é efectuada pressionando-se o botão: a. A impressão deverá ser efectuada em folhas brancas; b. Deverá selecionar a orientação do papel em Portrait/vertical e tamanho A4; c. O papel não pode ser reciclado, pois dificulta o reconhecimento do código de barras no momento da importação do ficheiro digitalizado para o sistema. 2. Nesse momento é gerado e apresentado ao utilizador um PDF com as várias folhas separadoras. Uma por cada documento apresentado na lateral esquerda do ecrã. Este documento deverá ser impresso através do botão: Nota: Verificar, previamente a configuração da impressora de modo a que esteja seleccionada a impressão em modo: uma folha por página. Página 24

25 Ecrã Novo Processo Folhas Separadoras 3. Colocar cada folha separadora à frente do documento respectivo. Caso existam prescrições médicas, estas deverão ficar atrás do respectivo documento de despesa (Fatura ou Recibo). 4. Caso exista a necessidade de anexar outros documentos que não se encontrem na lista, estes devem ficar com a folha separadora Outros à frente. No caso de não existir esta necessidade, a folha separadora Outros não deve ser impressa nem deve ser colocada junto com os documentos de Despesa e do Aditamento. 5. Quando os documentos estão preparados e separados pela respetiva folha separadora, deve proceder-se à sua digitalização. A digitalização deverá ser efectuada obedecendo aos seguintes parâmetros: a. Os documentos deverão ser digitalizados em conjunto para um único ficheiro em formato TIFF. b. A resolução terá de ser no mínimo a 200DPI s. c. A cor terá de ser Preto e Branco (Black&White). d. A compressão terá de ser TIFF- CCITT Grupo 4 ou Digitalização e Validação Após a digitalização dos documentos, estes deverão ser importados para o sistema e validados pelo utilizador. 1. A importação do ficheiro com os documentos digitalizados em formato TIFF deverá ser efectuada através do botão: 2. Após a importação do ficheiro, este é processado e os documentos são separados e indexados, através da leitura do código de barras das folhas separadoras. 3. Os documentos são depois apresentados no ecrã. Aqui o utilizador deverá validar se os documentos ficaram correctamente separados, devendo concluir o processo de anexação através do botão Concluir Digitalização. Página 25

26 Ecrã Novo Processo Anexação de Documentos 4. Após a conclusão da digitalização, o utilizador é redireccionado novamente para o ecrã dos Documentos, onde tem agora a possibilidade de visualizar os documentos em formato PDF através do ícone. Ecrã Novo Processo Documentos Página 26

27 3.3.7 Outros Documentos Neste ecrã será definida a Localização Física dos documentos originais, bem como a emissão e anexação do Termo de Responsabilidade e da Capa do Processo, os quais deverão ser assinados digitalmente e anexados ao Aditamento Localização Física Ecrã Novo Processo Outros Documentos Na zona Localização Física deverá ser introduzida a morada onde ficarão armazenados os documentos originais do Aditamento. Caso se trate do primeiro aditamento do processo, será apresentada por default a morada da entidade empregadora. Caso a localização dos documentos seja outra, deverá actualizar estes campos Termo de Responsabilidade Este documento certifica que os documentos digitalizados e introduzidos no sistema estão conforme os originais. É também descrita a localização do Arquivo Físico dos Documentos Originais. 1. O Documento é gerado automaticamente em formato Ms Word através do botão Emitir para Assinatura. 2. O utilizador deverá actualizar a seguinte informação no documento: 3. Após a actualização da informação constante no documento, este deverá ser gravado em formato PDF e enviado por ao responsável competente. 4. A pessoa responsável deverá assinar digitalmente o PDF do Termo de Responsabilidade e enviá-lo de volta para que possa ser introduzido no sistema. 5. Para introduzir o PDF assinado no sistema, deverá ser seleccionado o ficheiro respectivo através do botão: 6. Para anexar/gravar o Termo de Responsabilidade ao processo, deverá premir o ícone: 7. O sistema irá verificar se o documento tem uma assinatura válida, e anexá-lo ao Aditamento. Página 27

28 Capa do Processo A capa do Processo é um documento que depois de assinado, constituirá a Autorização da Despesa. Este documento deverá acompanhar todos os restantes documentos relativos ao processo/aditamento registado. A geração e anexação do documento no sistema processa-se exactamente da mesma forma que o Termo de Responsabilidade descrito no ponto Dados Submeter Ecrã Novo Processo Submeter Este separador permite ao utilizador verificar os documentos obrigatórios que deve incluir juntamente com os documentos de despesa registados e respetivas prescrições (quando existentes). Permite também verificar o nº de documentos de despesa registados e o seu montante total. Exibe também, caso tenha deixado por preencher campos obrigatórios, a identificação das situações inválidas e respectivos ecrãs que deve completar. É mostrada também, informação detalhada sobre os valores a reembolsar. Página 28

29 Lista de Documentos Caso o utilizador pretenda, poderá consultar todos os documentos do aditamento através do botão: Ecrã Lista de Documentos Documentos de Despesa Ecrã Lista de Documentos Outros Documentos Para ver o documento digitalizado basta pressionar o ícone. O utilizador submete o processo, premindo o botão Submeter, após concluir o registo da totalidade dos documentos a enviar à SGMF. Página 29

30 Substituir Documentos Antes de Submeter um processo/aditamento existe a possibilidade de substituir um documento, caso seja necessário. A substituição só é possível para documentos que já existam no sistema. Não é possível adicionar novos documentos. Nesse caso, pode fazer novo aditamento com o documento em falta ou em alternativa eliminar o aditamento e fazer novo aditamento. Acedendo à Lista de Documentos disponível no separador SUBMETER botão Ver Documentos : A coluna Imagem permite a visualização do documento inserido. Caso tenha havido um engano na validação anterior, poderá substituir o documento (digitalizado) pelo documento correto carregando no botão da coluna Substituir. Poderá fazer o upload do documento que quer substituir, carregando em Procurar. O formato do documento deverá ser pdf. Depois de fazer o upload, carregue em Substituir e verifique a substituição Ações possíveis Sair Ao pressionar este botão o utilizador é solicitado a confirmar se pretende anular o registo do processo, ou se pretende guardar os dados para retomar a instrução do processo posteriormente. Anterior Ao pressionar este botão, retorna ao separador anterior e toda a informação registada até à altura é atualizada no sistema. Submeter Ao pressionar este botão o utilizador conclui a Instrução do Processo e toda a informação registada é atualizada no sistema. Página 30

31 3.4 Registo de Aditamento a Processo Quando o utilizador pretender registar um aditamento (por exemplo: alterações de situação clínica, novos documentos de despesa) poderá, após a autenticação, consultar a lista de processos já inseridos no sistema: Seleciona o processo desejado, carrega sobre o botão e o sistema exibe a mensagem: Ao carregar no botão de OK, se desejar confirmar, o sistema apresentar-lhe-á os ecrãs relativos aos dados já inseridos para o acidente e acidentado, com possibilidade de alteração, sempre que necessário. O registo dos documentos poderá ser realizado depois da confirmação/alteração dos dados referentes à Entidade Empregadora, Trabalhador, Acidente e Situação Clínica, da mesma forma que no primeiro registo do processo. Página 31

32 3.5 Emissão Declarações IRS O utilizador poderá efetuar a emissão de Declarações IRS (relativas a importâncias não reembolsadas) para entregar aos acidentados. Para esse efeito, deverá selecionar a opção de Declarações IRS disponível no ecrã principal. Após a seleção surgirá a janela de Declaração IRS tal como a apresentada de seguida. Janela Declaração IRS Depois de preencher os campos, deverá premir o botão Emitir. As declarações emitidas são anuais e indicam os valores pagos pelos Acidentados e não reembolsados pela SGMF. São considerados para as declarações de IRS os documentos no estado Liquidado e também os documentos cujas despesas não foram objeto de reembolso ao acidentado na íntegra (só houve lugar a reembolso à entidade que comparticipou as despesas, por exemplo). Página 32