Plano de Atividades 2017

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1 Plano de Atividades 2017 SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA

2 SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA Plano de Atividades 2017 Janeiro 2017 MINISTÉRIO DA JUSTIÇA Praça do Comércio Lisboa

3 Í n d i c e 1. Nota introdutória Apresentação da Secretaria-Geral do Ministério da Justiça... 4 Missão e Atribuições... 4 Estrutura Orgânica... 6 Meio Envolvente... 7 Principais Serviços/Principais clientes Objetivos estratégicos e objetivos operacionais QUAR Objetivos e atividades a desenvolver por unidades orgânicas Direção de Serviços de Recursos Humanos, Planeamento e Organização Direção de Serviços de Recursos Financeiros, Patrimoniais e Tecnológicos Direção de Serviços de Apoio Especializado, Recursos Documentais e Relações Públicas Direção de Serviços Jurídicos e de Contencioso Unidade de Compras do Ministério da Justiça Gestão de Fundos Comunitários Equipa Multidisciplinar Modernização Administrativa Recursos Recursos Financeiros Recursos Humanos Plano de Formação Instalações ANEXO: QUAR Siglas utilizadas i

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5 1. Nota introdutória O Plano de Atividades da Secretaria-Geral do Ministério da Justiça (SGMJ) para o ano de 2017 define as linhas orientadoras da sua atuação, estabelecendo os objetivos a alcançar e as atividades a desenvolver ao longo do ano, enquadrado por uma gestão eficiente dos recursos disponíveis (humanos, materiais e financeiros) para a sua concretização. Sendo o Plano de Atividades um importante instrumento do ciclo anual de gestão, o acompanhamento permanente da sua execução permitirá identificar oportunamente eventuais desvios e adotar atempadamente medidas de ajustamento que possibilitem a sua boa concretização. A preparação deste documento teve subjacente as orientações estabelecidas pela tutela, nomeadamente as Grandes Opções do Plano 2017 e o Plano Justiça + Próxima, as atribuições e competências consagradas na Lei Orgânica da SGMJ e o estipulado no Decreto-Lei n.º 183/96 de 27 de Setembro. Na sua elaboração estiveram envolvidas todas as unidades orgânicas da SGMJ, pretendendo-se desta forma envolver todos quantos trabalham nesta Secretaria-Geral no compromisso de prestar um serviço de qualidade, com elevados padrões de desempenho. De facto, para a concretização deste Plano serão indispensáveis a motivação, as qualidades humanas e profissionais, a responsabilidade e o sentido de realização do interesse público de todos quantos trabalham nesta Secretaria-Geral. 3

6 2. Apresentação da Secretaria-Geral do Ministério da Justiça Missão e Atribuições Missão A Secretaria-Geral do Ministério da Justiça (SGMJ) tem por missão assegurar o apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ e aos órgãos e serviços sem estrutura de apoio administrativo. Deve assegurar a coordenação da gestão dos fundos comunitários afetos ao MJ, o apoio aos demais serviços e organismos do Ministério nos domínios da gestão e administração de recursos humanos, a contratação pública de bens e serviços, o apoio técnico-jurídico e contencioso e as funções de documentação e arquivo e de relações públicas e protocolo. Atribuições Prestar a assistência técnica e administrativa aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ, não incluída nas atribuições dos demais serviços do MJ, bem como aos órgãos não dotados de estrutura de apoio administrativo, elaborando e executando os respetivos orçamentos. Promover, coordenar e acompanhar, no âmbito do MJ, as políticas de organização e de recursos humanos definidas para a Administração Pública, apoiando a tomada de decisão e a respetiva concretização, elaborando os necessários instrumentos de planeamento e de avaliação. Assegurar a gestão e a administração centralizada dos recursos humanos do MJ, designadamente nos domínios do recrutamento e seleção, da administração do pessoal em mobilidade especial e da formação em áreas comuns. Acompanhar a programação e a ação formativa dos trabalhadores dos demais serviços e organismos do MJ, com exceção da formação compreendida na competência exclusiva do Centro de Estudos Judiciários. Assegurar o serviço de consultadoria jurídica aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ, bem como aos serviços e organismos do ministério, designadamente através da emissão de informações e pareceres, apreciação de reclamações e recursos hierárquicos que àqueles sejam dirigidos e da elaboração de peças processuais em ações e recursos em que sejam visados atos praticados pelos membros do Governo, nas jurisdições comum ou administrativa, bem como de atos praticados por dirigentes de serviços do MJ, desde que solicitada pelo membro do Governo competente. 4

7 Assegurar o acompanhamento de outros assuntos jurídicos atinentes ao MJ, designadamente A em S sede de execução de decisões judiciais proferidas por tribunais nacionais, comunitários ou internacionais, em matérias relacionadas com o funcionamento dos tribunais, com atuações do MJ não imputáveis a serviço ou organismo determinado, ou de qualquer outra decisão em que a referida execução tenha sido determinada pelo membro do Governo competente. Assegurar, através da unidade ministerial de compras, a contratação pública centralizada de bens e serviços, sem prejuízo da intervenção específica do Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos da Justiça, I. P., (IGFEJ, I. P.) representando o MJ e conduzindo os respetivos processos aquisitivos, e colaborar com os serviços e organismos do MJ no levantamento e agregação de necessidades. Estudar, programar e coordenar a aplicação de medidas tendentes a promover, de forma permanente e sistemática, a inovação, modernização e a política de qualidade, no âmbito do MJ, acompanhando os processos de certificação da qualidade. Liquidar, cobrar e registar as receitas próprias. Coordenar as ações referentes à organização e preservação do património e arquivo histórico, promovendo boas práticas de gestão de documentos nos serviços e organismos do MJ e procedendo à recolha, tratamento e conservação dos arquivos que deixem de ser de uso corrente por parte dos organismos produtores. Organizar e manter um centro de documentação com relevância para a área da justiça e desenvolver iniciativas de recolha, organização e divulgação de informação, nomeadamente legislativa e jurisprudencial, que revelem interesse direto para o MJ. Assegurar o serviço geral de relações públicas e de protocolo do MJ, em articulação com os demais serviços e organismos. Representar, por intermédio do secretário -geral, e assegurar o normal funcionamento do MJ nas áreas que não sejam da competência específica de outros serviços ou organismos e desde que tal representação não seja diretamente assumida pelos membros do Governo. Coordenar as matérias relativas à gestão de fundos comunitários afetos ao MJ, ao nível da apresentação de candidaturas conjuntas, acompanhar as execuções financeira e material efetuadas pelas entidades executoras, bem como a apresentação de propostas à entidade gestora dos respetivos programas, com vista a eventuais alterações à programação financeira dos projetos, após audição dos demais serviços e organismos intervenientes. Cabe, ainda, à SGMJ assegurar o apoio administrativo e logístico à Comissão da Liberdade Religiosa, órgão independente de consulta da Assembleia da República e do Governo, à Comissão de Proteção às Vítimas de Crimes e à Comissão de Programas Especiais de Segurança, que se regem por diploma próprio. 5

8 Estrutura Orgânica O Decreto-Lei n.º 123/2011, de 29 de dezembro, aprovou a atual Lei Orgânica do MJ. No desenvolvimento desse diploma, o Decreto-Lei n.º 162/2012, de 31 de julho, definiu a missão, atribuições e competências da SGMJ e a Portaria n.º 385/2012, de 29 de novembro, determinou a sua estrutura nuclear, bem como as competências das respetivas unidades orgânicas. A organização interna da SGMJ obedece a um modelo estrutural misto, com uma estrutura hierarquizada nas áreas de atividade relativas a Recursos Humanos, Planeamento e Organização; Recursos Financeiros, Patrimoniais e tecnológicos; Jurídicos e de Contencioso e Compras Públicas e uma estrutura matricial na área de Gestão de Fundos Comunitários. Secretário-Geral Carlos de Sousa Mendes Secretário-Geral Adjunto Rui Pinho Bandeira Direção de Serviços de Recursos Humanos, Planeamento e Organização Mª do Rosário Pereira Direção de Serviços de Recursos Financeiros, Patrimoniais e Tecnológicos Álvaro Pires Direção de Serviços de Apoio Especializado, Recursos Documentais e Relações Públicas Vitor Salgueiro Direção de Serviços Jurídicos e de Contencioso Mª da Trindade Raposo Gestão de Fundos Comunitários Luís Evangelista Divisão de Recursos Humanos Eunice Martins Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial Graça Silva Divisão de Apoio Especializado Alexandra Louro Unidade de Compras do MJ Luís Pardal Divisão de Planeamento de Organização Inês Serrano 6

9 Meio Envolvente A avaliação do meio envolvente com que a SGMJ se depara constitui um elemento fundamental para um adequado planeamento das atividades a desenvolver, permitindo identificar a forma de ultrapassar ou minimizar os problemas e de potenciar as vantagens. Assim, importa destacar os fatores externos e internos que influenciam a atividade da SGMJ, evidenciados na matriz SWOT: Matriz SWOT Fatores internos Pontos fracos Pontos fortes Elevado volume de trabalho que condiciona o planeamento e monitorização da atividade Saída de funcionários experientes Elevada percentagem de recursos humanos não qualificados Fatores Externos Ameaças Insuficiente articulação entre unidades orgânicas Proximidade da direção superior com a equipa governamental Bom ambiente de trabalho na SGMJ Oportunidades Recursos humanos com elevado conhecimento das áreas de atuação da Justiça Reconhecida qualidade do serviço prestado pela SGMJ Solicitações urgentes e não programadas Mobilidade de RH para serviços e organismos da AP que detêm estatutos remuneratórios mais atrativos Dificuldade de recrutamento de pessoal qualificado em algumas áreas Dependência de terceiros para a área das tecnologias de informação. - - Aposta na modernização administrativa da AP Opção governamental de dinamização dos serviços partilhados + - Financiamento comunitário + + Principais Serviços/Principais clientes A diversidade de atividades desenvolvidas pela SGMJ e os principais clientes a quem se destinam são evidenciados no quadro seguinte. 7

10 Áreas de Atividade Recursos Humanos Planeamento e Organização Recursos Financeiros, Patrimoniais e Tecnológicos Arquivo e Biblioteca Relações Públicas Jurídico e Contencioso Aquisição Centralizada Gestão de Fundos Comunitários Principais Atividades Gabinetes dos Membros do Governo do MJ Destinatários/Clientes Externos Serviços, Organismos e outras estruturas do MJ Outros serviços e organismos da AP Internos Cidadão SGMJ Avaliação de desempenho X Controlo de assiduidade e/ou pontualidade X X Processamento de abonos e descontos X X X Recrutamento e seleção X X X Elaboração de informações e pareceres X X X Elaborar instrumentos de planeamento e avaliação X X X X X Gestão da formação profissional X X X Inovação, modernização e qualidade X X Disponibilização de informação na intranet e internet X X X X X Elaboração de orçamentos X X X Gestão orçamental X X X Gestão de fundos de maneio X X X Aquisição de bens e serviços X X X Gestão patrimonial X X Gestão do parque automóvel X X Elaboração de informações e pareceres X X X Apoio informático aos utilizadores X Apoio tecnico aos serviços de comunicação de voz e dados X X X Gestão dos arquivos X X X X Organização e preservação do património e arquivo histórico X X X X X Gestão de correspondência X X Tratamento documental do fundo bibliográfico X X X X X Difusão seletiva de conteúdos X X X X X Atendimento telefónico e presencial X X X Organização e apoio a eventos X X X X Serviço de recepção aos Gabinetes X X X Elaborar de estudos, pareceres e informações X X X Elaborar peças processuais nos processos contenciosos X X Instrução de processos de execução condenatória X X X Representação do MJ em processos de natureza jurisdicional X X X Apoio ao Ministério Público X Levantamento de necessidades X X X Aquisição centralizada de bens e serviços X X X Apoio ao uso da plataforma de contratação eletrónica X Compilação e envio de informação à ESPAP X X X Acompanhamento de execução de contratos X X Apoio na preparação dos projetos de candidatura X X Apresentação de candidaturas conjuntas X X Elaborar e apresentar relatórios intermédios e finais dos projetos X X Apresentação de propostas de alteração à programação financeira dos projetos X X 8

11 3. Objetivos estratégicos e objetivos operacionais QUAR Considerando as orientações politicas e as atribuições e competências da SGMJ estabeleceramse os seguintes cinco objetivos estratégicos: Consolidar e melhorar o desempenho organizacional da SGMJ, alinhando-o com as atribuições legalmente previstas Maximizar o potencial e o desempenho dos recursos humanos Contribuir para a modernização administrativa da SGMJ e dos serviços e organismos do MJ Assegurar a gestão e coordenação dos fundos europeus afetos ao setor da Justiça Reforçar a profissionalização da gestão a todos os níveis de direção Para concretização destes objetivos estratégicos foram definidos catorze objetivos operacionais, sendo que a articulação entre os objetivos estratégicos e operacionais está evidenciada na matriz representada na página seguinte. 9

12 Objetivos Estratégicos Objetivos Operacionais Consolidar e melhorar o desempenho organizacional da SGMJ, alinhandoo com as atribuições legalmente previstas Contribuir para a modernização administrativa da SGMJ e dos serviços e organismos do MJ Reforçar a profissionalização da gestão a todos os níveis de direção Assegurar a gestão e coordenação dos fundos europeus afetos ao setor da Justiça Maximizar o potencial e o desempenho dos recursos humanos Garantir um apoio eficaz aos serviços e organismos do MJ na área dos Recursos Humanos X Garantir a eficácia do apoio jurídico prestado aos gabinetes dos membros do governo X Desenvolvimento do projeto Portal do Ministério da Justiça X Desenvolvimento do projeto Biblioteca Online da Justiça X X Desenvolvimento do projeto "Plano de Preservação Digital do Ministério da Justiça" X X Desenvolvimento do projeto "Arquivo Histórico do Ministério da Justiça" X X Desenvolvimento do projeto "Inventariação de Espólio para a Organização de Núcleos Museológicos da Justiça" X X Garantir a execução do Fundo para a Segurança Interna - Cooperação Policial na componente financeira afeta ao Ministério da Justiça (Autoridade Delegada) X Implementação do projeto "SGMJ sem papel" X X X X Implementação do projeto piloto "Cartão de na SGMJ X X X X Desenvolvimento do projeto de eficiência energética no edifício sede do Ministério da Justiça X Consolidar a prestação dos serviços de segurança e saúde no trabalho para os organismos do MJ X X Assegurar formação aos trabalhadores da SGMJ e do MJ X X X Garantir a satisfação dos clientes da SGMJ X 10

13 Os objetivos operacionais da SGMJ para 2017, inscritos no QUAR, abrangem as dimensões eficácia, eficiência e qualidade. Objetivo Operacional Tolerância Garantir um apoio eficaz aos serviços e organismos do MJ na área dos Recursos Humanos Tempo médio de elaboração de respostas a solicitações (urgentes e não urgentes) dos serviços e organismos do MJ em matérias relacionadas com recursos humanos (nº de dias úteis) Taxa de pertinência das orientações técnicas divulgada aos serviços e organismos (nº de respostas "pertinente"/nº total de respostas dos serviços) % 5% Objetivo Operacional Tolerância Garantir a eficácia do apoio jurídico prestado aos gabinetes dos membros do governo Tempo médio de elaboração das peças jurídicas (nº de dias) 11 3 Objetivo Operacional Tolerância Eficácia Desenvolvimento do projeto Portal do Ministério da Justiça Prazo de disponibilização do Portal da Justiça aos utilizadores (nº de semanas) 30 2 Objetivo Operacional Tolerância Desenvolvimento do projeto "Biblioteca Online da Justiça" Conclusão das fases 1 e 2 do projeto (2 fases das 5 fases do projeto) 2/5 - Objetivo Operacional Tolerância Desenvolvimento do projeto "Plano de Preservação Digital do Ministério da Justiça" Conclusão das fases 1 e 2 do projeto (2 fases das 5 fases do projeto) 2/5 - Objetivo Operacional Tolerância Desenvolvimento do projeto "Arquivo Histórico do Ministério da Justiça" Conclusão das fases 1 e 2 do projeto (2 fases das 5 fases do projeto) 2/5 - Objetivo Operacional Tolerância Desenvolvimento do projeto "Inventariação de Espólio para a Organização de Núcleos Museológicos da Justiça" Conclusão das fases 1 e 2 do projeto (2 fases das 5 fases do projeto) 2/5-11

14 Objetivo Operacional Tolerância Eficácia Garantir a execução do Fundo para a Segurança Interna - Cooperação Policial na componente financeira afeta ao Ministério da Justiça (Autoridade Delegada) N.º de Avisos para financiamento de projetos publicados 11 1 Objetivo Operacional Tolerância Implementação do projeto "SGMJ sem papel" Prazo de disponibilização das novas funcionalidades do edoclink aos utilizadores (nº de semanas) 30 1 Objetivo Operacional Tolerância Eficiência Implementação do projeto piloto "Cartão de na SGMJ Prazo de Implementação do projeto (nº de semanas) 26 2 Objetivo Operacional Tolerância Desenvolvimento do projeto de eficiência energética no edifício sede do Ministério da Justiça Prazo de conclusão de implementação física das medidas identificadas (nº de semanas) 30 2 Objetivo Operacional Tolerância Consolidar a prestação dos serviços de segurança e saúde no trabalho para os organismos do MJ Prazo de conclusão do procedimento centralizado para aquisição de serviços de segurança e saúde no trabalho (nº de semanas) 13 2 Objetivo Operacional Tolerância Qualidade Assegurar formação aos trabalhadores da SGMJ e do MJ Taxa de execução das ações de formação em gestão documental planeadas Taxa de execução das ações de formação sobre a revisão do Código dos Contratos Públicos planeadas 85% 5% 85% 5% Objetivo Operacional Tolerância Garantir a satisfação dos clientes da SGMJ Nível médio de satisfação pelos serviços prestados aos membros dos gabinetes do Governo (escala de 1 a 5) Nível médio de satisfação pelos serviços prestados aos outros organismos do MJ (escala de 1 a 5) 4 0,5 4 0,5 12

15 4. Objetivos e atividades a desenvolver por unidades orgânicas Para além dos objetivos estratégicos e operacionais inscritos no QUAR 2017 da SGMJ, e uma vez que estes não agregam a totalidade das atribuições da SGMJ, apresentam-se de seguida os projetos da SGMJ e os objetivos operacionais e as principais atividades correntes a desenvolver na SGMJ e por cada unidade orgânica. Projetos tranversais da SGMJ Objetivo QUAR: Implementação do projeto piloto "Cartão de na SGMJ Prazo de conclusão do projeto piloto (nº de semanas) 26 U.O envolvidas Alargamento da politica de desmaterialização com recurso à assinatura digital qualificada, oferecendo força probatória aos atos praticados na SGMJ: Ações internas de informação/divulgação sobre o uso do Cartão de Cidadão para fins profissionais através do novo sistema SCAP (Sistema de Certificação de Atributos Profissionais) Identificação de oportunidades de desmaterialização, com valor probatório e total validade legal, através do uso do Cartão de Cidadão Implementação da assinatura com CC e recurso ao SCAP Pressupostos - Disponibilização do sistema SCAP pela AMA. Todas as unidades orgânicas 13

16 Desenvolvimento do projeto piloto "Serviços Comuns" na SGMJ Prazo de conclusão do projeto-piloto com um serviço do MJ (nº de semanas) Identificação do serviço do MJ que dará inicio ao projeto "Serviços Comuns"; Identificação das atividades a assegurar para a migração de dados Identificação das atividades no âmbito da administração de pessoal que continuam a ser asseguradas pelo serviço, designadamente reportes de assiduidade e diligências a desenvolver junto de outros serviço/organismos da AP (por exemplo: Espap, DGO, ADSE, CGA, Segurança Social, etc); Diligencias a desenvolver para assegurar a transferência do orçamento com pessoal e respetiva gestão do mesmo. 52 Serviço do MJ Serviço piloto a identificar U.O. envolvidas DSRHPO e DSRFPT Direção de Serviços de Recursos Humanos, Planeamento e Organização Objetivos operacionais Objetivo QUAR: Garantir um apoio eficaz aos serviços e organismos do MJ na área dos Recursos Humanos 1 Tempo médio de elaboração de respostas a solicitações (urgentes e não urgentes) dos serviços e organismos do MJ em matérias 11 relacionadas com recursos humanos (nº de dias úteis) 2 Taxa de pertinência das orientações técnicas divulgada aos serviços e organismos (nº de respostas "pertinente"/nº total de respostas dos serviços) 90% Responder às questões colocadas pelos serviços e organismos do MJ em matérias relacionadas com recursos humanos Divulgar orientações técnicas aos serviços e organismos do MJ relacionadas com recursos humanos. 1 Diretor de Serviços 1 Chefe Divisão 2 Técnicos Superiores 14

17 Objetivo QUAR: Assegurar formação aos trabalhadores da SGMJ e do MJ 1 Taxa de execução das ações planeadas sobre gestão documental aos trabalhadores da SGMJ 2 85% Taxa de execução das ações planeadas sobre revisão do Código dos Contratos Públicos aos trabalhadores do MJ 85% Levantamento de necessidades de formação. Inscrições nas ações de formação externas. Planeamento e execução das ações de formação internas. 1 Diretor de Serviços 1 Chefe Divisão 2 Técnicos Superiores 1 Técnico de informática Objetivo: Elaborar proposta de instrumentos de avaliação de impacto da formação Prazo de conclusão 31/12/2017 Pesquisa de documentação sobre avaliação da formação Articulação com o INA na definição dos instrumentos (para adequação à nova estrutura de Relatório de Gestão da Formação, ainda em definição) 1 Chefe de Divisão 2 Técnicas Superiores Atividades correntes Apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos membros Elaboração de informações e pareceres relativos às matérias de gestão e administração de recursos humanos. Tempo médio de elaboração das informações e pareceres Nº de informações e pareceres elaborados Efetuar o processamento de abonos e descontos Assegurar o processamento de vencimentos e outros abonos do pessoal da SGMJ e do pessoal afeto aos gabinetes dos membros do Governo na área da Justiça e a órgãos, serviços, organismos e outras estruturas do MJ que Nº de atos associados a processamento de abonos e descontos 15

18 devam ser apoiados pela SGMJ. Proceder à liquidação dos respetivos descontos. Emitir guias de reposição e correspondentes notas discriminativas dos valores a repor. Emitir guias de vencimento, em razão da saída de trabalhadores para outros serviços ou organismos da Administração Pública. Dar cumprimentos a penhoras judiciais e fiscais. Elaborar os instrumentos de gestão de Recursos Humanos Elaboração do Balanço Social da SGMJ. Elaboração dos Reportes trimestrais do Sistema de Informação e Organização do Estado (SIOE). Elaboração dos reportes da RCM 22/2012. Elaboração dos repostes das Medidas de Politica rescisão, qualificação e aposentação. Elaboração do Mapa de Pessoal da SGMJ e da CPVC. Elaboração dos mapas para a apresentação das contas de gerência da SGMJ, dos Gabinetes Ministeriais na área da Justiça e da CPVC. Previsão de encargos com despesas de pessoal (Gabinetes dos membros do Governo na área da Justiça, SGMJ e CPVC). Prazos de elaboração dos documentos/reportes Nº de trabalhadores geridos pela DSRHPO Assegurar o Controlo de assiduidade e/ou pontualidade Conferência de registos e regularizações na plataforma de assiduidade. Elaboração de boletins de assiduidade. Preparação dos mapas de férias do pessoal da SGMJ, Gabinetes Ministeriais e Comissões sem estrutura de apoio técnico-administrativo. Nº de registos verificados na plataforma Nº de boletins de assiduidade elaborados Mapas de férias e procedimentos de atualização Assegurar o cumprimento da implementação das políticas de recursos humanos pelos Serviços e Organismos do MJ junto de Entidades Coordenadoras da AP Garantir o reporte de: Taxa de resposta dos Serviços e o Balanços Sociais Organismos do MJ o SIADAP Cumprimentos de prazos o Relatórios de Formação 16

19 Gerir a formação profissional pessoal afeto à SGMJ Identificação das necessidades formativas. Preparação do Plano de Formação. Execução do Plano de Formação. Avaliação da eficácia da formação. Elaboração de Relatório de Formação (RAFE). Prazo de elaboração do Plano de Formação e do relatório de formação Taxa de execução do Plano de formação para 2016 Percentagem de trabalhadores que frequentaram ações de formação Nº de horas de formação Garantir a elaboração e monitorização dos instrumentos de Planeamento e Gestão da SGMJ e de outros documentos Elaboração dos seguintes documentos: Prazo de elaboração dos documentos o Relatório de Atividades de 2016 o Relatórios de monitorização quadrimestral do QUAR 2017 o Proposta de QUAR 2018 o Plano de Atividades para 2018 o Monitorização do Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas Garantir a divulgação interna e externa de informação Disponibilizar conteúdos na Internet e na Intranet da SGMJ. Assegurar a sua atualização. Nº de novos conteúdos publicados na internet Nº de novos conteúdos publicados na internet Instruir processos de acidentes de serviço Instrução do processo de qualificação. Receção e conferência de faturas. Comunicação à ADSE, ao gabinete de Estratégia e Planeamento do MTSSS E Centro de Saúde da área de residência. Submissão dos formulários e faturas na plataforma da SGMF. Nº de processos instruídos 17

20 Direção de Serviços de Recursos Financeiros, Patrimoniais e Tecnológicos Objetivos operacionais Objetivo QUAR: Desenvolvimento do projeto Portal do Ministério da Justiça Prazo de disponibilização do Portal da Justiça aos utilizadores (nº de semanas) Implementação da solução técnica adotada. Realização dos testes de acordo com a metodologia aprovada. Conclusão das atividades previstas no plano de transição. Realização da execução financeira e material e pedido de reembolso dos fundos comunitários associados Dirigentes 2 Técnicos superiores Objetivo: Aumentar a captação de receitas Valor de receitas próprias, comunitárias e outras obtidas em 2017, comparativamente a igual período de Aumentar a captação de novas receitas próprias, comunitárias e outras, que permitam a realização de novos investimentos pela SGMJ. 10% 2 Dirigentes 2 Técnicos superiores Objetivo: Potenciar a utilização do GeRFiP ao modelo de negócio da SGMJ Prazo para desenvolvimento de novas metodologias de trabalho em GeRFIP. Conceber e implementar agregadores de custos nos processos de despesa, de forma a poder efetuar um controlo pormenorizado das despesas afetas a cada atividade/serviço, com vista à construção de mapas de suporte à gestão, às obrigatoriedades legais e à apresentação dos níveis de execução mensal do orçamento de cada serviço. 31/12/ Dirigentes 3 Técnicos superiores 2 Assistentes técnicos 18

21 Objetivo: Potenciar a utilização do GeRFiP às necessidades de controlo interno Prazo de implementação de medidas de monitorização e controlo em GeRFIP. Testar a adequabilidade dos processos de negócio da SGMJ aos processos previstos no GeRFiP, e criar alternativas de controlo interno e consultas simplificadas para os utilizadores da aplicação. 31/12/ Dirigentes 3 Técnicos superiores 2 Assistentes técnicos Objetivo: Melhorar as práticas e procedimentos de gestão Prazo para definir mapa de competências e funções de cada trabalhador afeto ao serviço. Após atualização dos diversos manuais de procedimentos efetuada em 2016, pretende-se definir mapa de competências e funções de cada trabalhador afeto à DSRFPT. 31/12/ Dirigentes Objetivo: Melhorar a recolha de dados com pagamento de taxas de justiça Criação de mapa demonstrativo contendo registo das taxas de justiça pagas, bem como pagamentos e reembolsos obtidos a título de custas de parte. Desenvolvimento de modelo de mapa consolidado, por orçamento, com valor unitário de taxas de justiça e custas judiciais pagas, obtendo-se em simultâneo informação relativa a devoluções recebidas e pagamentos obtidos a título de custas de parte. 1 mapa 1 Dirigente 1 Assistente técnico Objetivo: Aperfeiçoar a análise de gestão Desenvolvimento de mapas com imputação dos custos gerais aos diversos centros de atividade. Apesar do Gerfip permitir a qualificação das despesas por centros de custos, tal identificação não permite uma análise pormenorizada de todos os recursos utilizados nos serviços. Pretende-se assim o desenvolvimento de método de recolha e desenvolvimento de mapas de apoio à gestão com a desagregação da totalidade das despesas realizadas, criando-se uma base comum de dados a todas as unidades da estrutura organizacional. 5 mapas 2 Dirigentes 19

22 Objetivo: Acompanhamento da execução dos projetos financiados pelo Fundo de Modernização da Justiça Taxa de execução dos projetos de simplificação e modernização aprovados no âmbito do FMJ. Desenvolvimento das medidas e atividades necessárias ao célere e completo desenvolvimento dos projetos, de acordo com os seus objetivos e as condições contratualizadas com o Fundo de Modernização da Justiça. 95% 1 Dirigente 1 Técnico superior Objetivo: Adaptação à área das compras das medidas constantes no projeto SGMJ sem papel Prazo para implementação de medidas de modernização e simplificação na área das compras. Implementar um sistema de arquivo digital dos processos de compra e respetivos documentos contabilísticos, normalizado, de fácil acesso e consulta. 31/12/ Dirigente 1 Técnico superior 2 Assistentes técnicos Objetivo: Colaboração no projeto SGMJ sem papel Prazo para parametrização da aplicação Edoclink 31/12/2017 Acompanhamento do desenvolvimento dos serviços de parametrização da aplicação Edoclink, implementação interna e acompanhamento dos utilizadores. 1 Especialista de Informática 1 Técnico de Informática 1 Assistente Técnico Objetivo Apoio informático aos utilizadores Taxa de resolução das ocorrências reportadas. 95% Gerir os equipamentos informáticos, de comunicações e outras infraestruturas tecnologias. 1 Especialista de Informática 1 Técnico de Informática 1 Assistente Técnico 20

23 Atividades correntes Assegurar a elaboração de orçamentos Elaborar, no âmbito da preparação do Orçamento de Estado, as propostas de orçamentos dos Gabinetes Ministeriais, SGMJ e CPVC. Nº de orçamentos preparados Efetuar a Gestão orçamental Efetuar a gestão orçamental, através da respetiva contabilidade, da verificação, processamento, liquidação e pagamento das despesas autorizadas, bem como através da proposta e instrução das alterações orçamentais consideradas necessárias. Elaborar mensalmente os reportes orçamentais, propondo, sempre que se justifique, medidas de racionalização e procedimentos a adotar. Cumprir as obrigações legais fiscais e orçamentais determinadas pela legislação vigente. Aperfeiçoar a execução dos orçamentos, melhorando a taxa de execução orçamental, diminuindo as despesas correntes face a 2015 e não se verificando transição de dívidas da responsabilidade do serviço para o ano seguinte. Assegurar o processamento e pagamento de abono de ajudas de custo. Efetuar penhoras e reposições de dinheiros públicos nos orçamentos. Elaborar as contas de gerência. Nº de orçamentos geridos Taxa de execução orçamental Nº de alterações orçamentais efetuadas Gestão dos fundos de maneio Constituição Reconstituição Liquidação Pagamento dos fundos de maneio Nº de fundos de maneio geridos 21

24 Aquisição de bens e serviços Gerir os contratos de fornecimento e serviços externos (locação, assistência técnica e de manutenção de equipamentos, limpeza, segurança, etc). Assegurar os procedimentos aquisitivos de bens e serviços não abrangidos pelo sistema de compras centralizadas, de modo a suprir as necessidades verificadas. Propor ações de racionalização da despesa no âmbito das compras. Nº de contratos geridos Nº de novos contratos celebrados Nº de procedimentos aquisitivos de bens e serviços efetuados Prazo médio de pagamento aos fornecedores Gestão Patrimonial Gerir os bens de consumo necessários ao regular funcionamento dos serviços. Gerir o parque automóvel afeto. Organizar e manter atualizados o cadastro e inventário dos bens móveis e viaturas afetas. Instruir os processos administrativos resultantes de acidentes de viação com viaturas afetas. Assegurar a gestão, manutenção e conservação dos espaços afetos e dos equipamentos. Nº de viaturas afetas à SGMJ Nº de atualizações efetuadas ao cadastro e inventário Apoio informático aos utilizadores Garantir o adequado funcionamento das aplicações informáticas e o apoio aos utilizadores. Prestar apoio aos utilizadores na ferramenta de Gestão Documental Edoclink. Taxa de resolução das ocorrências reportadas. 22

25 Apoio técnico aos serviços de comunicação e voz Assegurar a manutenção, suporte e apoio ao funcionamento das componentes de infraestruturas de comunicação (rede informática e rede de voz). Assegurar a adequação e manutenção do parque informático e garantir a atualização do respetivo inventário. Taxa de resolução das ocorrências reportadas. Direção de Serviços de Apoio Especializado, Recursos Documentais e Relações Públicas Objetivos operacionais Objetivo QUAR: Desenvolvimento do projeto "Biblioteca Online da Justiça" Conclusão das fases 1 e 2 do projeto (2 fases das 5 fases do projeto) Fase 1- Diagnóstico de situação Fase 2- Definição de modelo de gestão integrada do património cultural da Justiça - Diagnóstico da situação atual - Análise da aplicação ao contexto da operação de boas práticas da biblioteconomia - Elaboração de uma política de gestão integrada da informação - Elaboração de um modelo de governo - Identificação e priorização de requisitos a considerar na implementação piloto dos sistemas de informação de suporte 2/5 1 Diretor de Serviços 2 Técnicos superiores 1 Assistente técnico 23

26 Objetivo QUAR: Desenvolvimento do projeto "Plano de Preservação Digital do Ministério da Justiça" Conclusão das fases 1 e 2 do projeto (2 fases das 5 fases do projeto) Fase 1- Diagnóstico de situação Fase 2- Definição de modelo de gestão integrada do património cultural da Justiça. - Diagnóstico da situação atual - Análise da aplicação ao contexto da operação de boas práticas arquivísticas - Elaboração de uma política de gestão integrada da informação - Elaboração de um modelo de governo - Identificação e priorização de requisitos a considerar na implementação piloto dos sistemas de informação de suporte - Levantamento dos processos de negócio do MJ - Caracterização das aplicações e infraestruturas tecnológicas do MJ e seu relacionamento com os processos de negócio - Elaboração da tabela de seleção de objetos digitais - Elaboração do Plano de Preservação Digital do MJ (sistematização) 2/5 1 Diretor de Serviços 3 Técnicos superiores Objetivo QUAR: Desenvolvimento do projeto "Arquivo Histórico do Ministério da Justiça" Conclusão das fases 1 e 2 do projeto (2 fases das 5 fases do projeto) Fase 1- Diagnóstico de situação Fase 2- Definição de modelo de gestão integrada do património cultural da Justiça - Diagnóstico da situação atual - Análise da aplicação ao contexto da operação de boas práticas arquivísticas - Elaboração de uma política de gestão integrada da informação - Elaboração de um modelo de governo - Identificação e priorização de requisitos a considerar na implementação piloto dos sistemas de informação de suporte 2/5 1 Diretor de Serviços 2 Técnicos superiores 24

27 Objetivo QUAR: Desenvolvimento do projeto " Inventariação de Espólio para a Organização de Núcleos Museológicos da Justiça" Conclusão das fases 1 e 2 do projeto (2 fases das 5 fases do projeto) Fase 1- Diagnóstico de situação Fase 2- Definição de modelo de gestão integrada do património cultural da Justiça - Diagnóstico da situação atual - Análise da aplicação ao contexto da operação de boas práticas museológicas - Elaboração de uma política de gestão integrada da informação - Elaboração de um modelo de governo - Identificação e priorização de requisitos a considerar na implementação piloto dos sistemas de informação de suporte - Inventariação e descrição normalizada do espólio cultural da Justiça, com exceção do património arquivístico e bibliográfico - Avaliação do estado de conservação do património cultural da Justiça, com exceção do património arquivístico e bibliográfico- - Definição de um plano de conservação 2/5 1 Diretor de Serviços 1 Técnico superior Objetivo: Aplicar o PCA (Plano de Classificação e Avaliação Documental) MJ na SGMJ Prazo de aplicação do PCA MJ na SGMJ (nº de semanas). 53 Adequação do PCA MJ à nova versão da MEF/ASIA. Adaptação do sistema de gestão documental da SGMJ ao PCA MJ; Testes de implementação sectoriais. Pressupostos 1 Diretor de Serviços 3 Técnicos superiores. - Aprovação formal do PCA pelo órgão coordenador da política arquivística nacional. - Compatibilidade do sistema de gestão documental com a nova estrutura de classificação. 25

28 Objetivo: Divulgar ao cidadão documentos históricos sobre custódia do MJ, em nome da salvaguarda da memória coletiva e individual Número de mostras 1 Seleção de conteúdos informacionais; Elaboração de maquete expositiva. Montagem e divulgação. 1 Diretor de Serviços 1 Chefe de Divisão 3 Técnicos superiores 1 Assistente técnico 2 Assistentes operacionais Objetivo: Divulgar ao cidadão o fundo bibliográfico antigo da SGMJ Percentagem de documentos tratados do fundo bibliográfico antigo da SGMJ. Registo; Catalogação; Classificação; Indexação; Cotação; Restauro; Disponibilização web. 100% 2 Técnicos superiores 2 Assistente técnico Objetivo: Proceder à inventariação do património cultural móvel do edifício sede do MJ Percentagem de peças inventariadas. 100% Mapeamento das peças a inventariar; Descrição de peças; Captura de imagens, Atribuição de código de inventário; Carregamento de dados em Base de Dados; Elaboração de relatório. Nota 1 Técnico Superior (DSAE) 1 Assistente Técnico (DSRFPT) Objetivo partilhado com a DSRFPT por via da afetação de um assistente técnico desta unidade orgânica para a captura de imagens das peças a inventariar. 26

29 Atividades correntes Gestão dos arquivos Prestar apoio técnico na organização e gestão dos arquivos dos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça Prestar apoio técnico na organização e gestão dos arquivos dos serviços e organismos do MJ e/ou de órgãos, serviços ou organismos que, por força da lei ou determinação do membro do Governo competente, devam ser apoiados pela SGMJ Nº de ocorrências Organização e preservação do património e arquivo histórico Satisfazer as necessidades de informação dos utilizadores do Arquivo Histórico do MJ. Nº de respostas a pedidos de informação ao arquivo histórico Gestão da correspondência Assegurar a gestão de correspondência da SGMJ Nº de registos de entrada Nº de registos de saída Centro de Documentação Satisfazer as necessidades de informação dos utilizadores do Centro de Documentação da SGMJ. Nº de atendimentos presenciais Nº de atendimentos telefónicos Nº de atendimentos por correio eletrónico Nº de publicações requisitadas Nº de publicações consultadas Tratamento documental do fundo bibliográfico Atualizar o fundo bibliográfico da SGMJ Efetuar o tratamento documental de todo o fundo bibliográfico adquirido. Nº de pareceres emitidos sobre aquisição de publicações Nº de títulos de monografias adquiridos Nº de periódicos adquiridos 27

30 Nº de títulos de monografias registados Nº de periódicos registados Difusão seletiva de conteúdos Proceder à difusão seletiva de conteúdos pertinentes nas áreas de atuação da Justiça, de acordo com perfis de utilizadores previamente definidos. Nº de publicações SGMJ difundidas Nº de publicações MJ difundidas Nº de dossiers de informação difundidos Organização e o protocolo de cerimónias, reuniões e outros eventos Assegurar a organização e o protocolo de cerimónias, reuniões e outros eventos promovidos pelos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça, pela SGMJ ou por outros serviços do MJ: o Elaboração das listas de convidados e convites; o Verificação das regras protocolares; o Preparação dos espaços; o Receção de convidados e/ou outros participantes. Nº de eventos organizados Atendimento telefónico e presencial Assegurar o funcionamento dos serviços de receção e atendimento ao cidadão: o Atendimento presencial, telefónico e por escrito via postal ou correio eletrónico; o Tratamento dos pedidos de informação; o Tratamento das reclamações exaradas no Livro Amarelo. Nº de atendimentos presenciais no Espaço Justiça Nº de atendimentos telefónicos da linha Justiça Nº de reclamações tratadas Nº de respostas a pedidos de informação Serviço de Receção aos gabinetes dos membros do governo Assegurar a receção e acolhimento das entidades e visitas dirigidas aos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça. Assegurar a receção de documentos dirigidas Nº de entidades e visitas encaminhadas Nº de documentos recebidos 28

31 aos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça. Divulgação de informação Garantir a divulgação de informação de interesse geral para os públicos interno e externo. Atualização da informação de cidadania disponível no sítio internet da SGMJ. Nº de divulgações efetuadas Direção de Serviços Jurídicos e de Contencioso Objetivos operacionais Objetivo QUAR: Garantir a eficácia do apoio jurídico prestado aos gabinetes dos membros do governo Tempo médio de elaboração das peças jurídicas (nº de dias) 11 Elaboração de informações, pareceres e peças processuais em processos de contencioso. 1 Diretor de Serviços 7 Técnicos superiores 2 Assistentes técnicos 1 Assistente operacional Objetivo: Garantir a eficácia na elaboração de informações e emissão de pareceres 1 Tempo médio de elaboração de informações e emissão de pareceres (nº de dias) 2 Tempo médio de elaboração de informações de apreciação de impugnações administrativas (nº de dias) 3 Tempo médio de elaboração de informações que apreciem os pedidos de pagamento de indeminizações fixadas pelo Tribunal Europeu dos Direitos do Homem (nº de dias)

32 Elaboração de informações e emissão de pareceres 1 Diretor de Serviços 7 Técnicos superiores 2 Assistentes técnicos 1 Assistente operacional Objetivo: Garantir a eficácia na elaboração das peças processuais nos processos contenciosos 1 Tempo médio de elaboração de peças jurídicas nos processos contenciosos urgentes (nº de dias) 2 Tempo médio de elaboração de peças jurídicas nos processos contenciosos não urgentes (nº de dias) Elaboração de peças jurídicas nos processos contenciosos Diretor de Serviços 7 Técnicos superiores 2 Assistentes técnicos 1 Assistente operacional Atividades correntes Serviço de consultadoria jurídica aos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça Emissão de estudos, pareceres e informações Nº de documentos elaborados Instrução de processos visando a execução das decisões condenatórias proferidas por tribunais nacionais, comunitários ou internacionais Instrução de processos visando a execução das Nº de documentos elaborados decisões condenatórias proferidas por tribunais nacionais, comunitários ou internacionais, em articulação com os restantes organismos do MJ e com a Secretaria-Geral do Ministério das Finanças. 30

33 Representação do MJ em processos de natureza jurisdicional Representar o MJ em processos de natureza jurisdicional que não sejam da competência de outro serviço ou organismo e outros que lhe sejam determinados. Nº de processos de natureza jurisdicional Nº de movimentos/tramitações processuais Nº de sentenças/acórdão na jurisdição administrativa % de ganhos de causa Apoiar o Ministério Público nas ações interpostas contra o Estado Português, quando esteja envolvido o MJ Reposta a pedidos para efeitos de: Nº de processos o Elaboração de contestações o Recursos o Pagamentos de taxas de justiça o outros Preparar e colaborar na elaboração de projetos de diplomas legais, de regulamentos e de outros atos normativos Preparar e colaborar na elaboração de projetos Nº de colaborações de diplomas: o Leis o Regulamentos o Outros atos normativos Unidade de Compras do Ministério da Justiça Objetivos operacionais Objetivo QUAR: Consolidar a prestação dos serviços de segurança e saúde no trabalho para os organismos do MJ Prazo de conclusão do procedimento centralizado para aquisição de serviços de segurança e saúde no trabalho (nº de semanas) Desenvolvimento do procedimento centralizado para aquisição de serviços de segurança e saúde no trabalho Chefe de Divisão 2 Técnicos superiores 31

34 Objetivo: Assegurar a boa execução das políticas de gestão e apurar o grau de satisfação dos organismos do MJ 1 Nível médio de satisfação dos organismos do MJ, com os bens e serviços adquiridos no âmbito da Unidade de Compras (numa escala de 1 a 5) 2 Nível médio de satisfação dos fornecedores, do grau de cumprimento dos contratos celebrados com os organismos do MJ (numa escala de 1 a 5) Elaboração do questionário; Aplicação do questionário aos fornecedores do MJ; Recolha e análise dos resultados Chefe de Divisão 6 Técnicos superiores Objetivo: Assegurar em permanência a disponibilização e atualização da informação em matéria de Compras Públicas aos organismos do MJ 1 Prazo de comunicação, aos vários organismos, sobre mudanças de fase em cada procedimento (n.º dias) 2 Atualização de conteúdos no Portal da SGMJ (n.º atualizações) Prazo de resposta às questões colocadas pelos organismos (n.º de dias) Envio de s notificando alteração de cada fase de cada procedimento, com registo no respetivo cronograma; Disponibilização mensal na internet do estado dos procedimentos em curso; Registo em ficheiro das datas de resposta às questões colocadas pelos organismos. 3 1 Chefe de Divisão 6 Técnicos superiores Objetivo: Promover a melhoria do acompanhamento dos contratos, celebrados na sequência de procedimentos centralizados, pelas entidades adjudicantes. Número de orientações comuns elaboradas e divulgadas a todas as entidades aderentes à UCMJ (n.º de normas divulgadas) 2 32

35 Prospeção junto das entidades de áreas que necessitem de orientações comuns para facilitar e promover a melhor e mais adequada atuação. Elaboração das orientações. Divulgação das orientações. 1 Chefe de Divisão 2 Técnicos superiores Objetivo: Promover a eficiência operacional do aprovisionamento centralizado no âmbito do MJ Taxa de poupança gerada anualmente resultante dos procedimentos centralizados (%) 4% Aferir em cada procedimento centralizado concluído a taxa de poupança tendo como referências o valor estimado do procedimento e o valor da respetiva adjudicação. 1 Chefe de Divisão 6 Técnicos superiores Atividades correntes Realizar procedimentos resultantes da agregação das necessidades dos serviços e organismos do MJ Estudar e fazer constar nos processos a Nº de categorias de bens e serviços informação fornecida pelos organismos relativa objetos de aquisição centralizada a anteriores contratos da mesma categoria. Nº procedimentos de aquisição de Desenvolver, em articulação com os organismos bens e serviços realizados do MJ, os trabalhos de normalização e padronização dos consumos de modo a assegurar a progressiva convergência na utilização dos bens e serviços constantes nos Acordos Quadro da Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. (ESPAP, I.P.). Processo de levantamento de necessidade Manter o apoio e o acompanhamento do processo de levantamento de necessidades de forma a garantir que os serviços e os organismos do MJ cumpram os prazos estabelecidos e, assim tornar mais céleres os procedimentos de contratação e Nº de categorias de bens e serviços tratadas 33

36 disponibilização de bens e serviços. Dar continuidade ao processo de racionalização dos catálogos, adequando o número de itens às efetivas necessidades dos serviços e organismos. Gestão dos contratos celebrados Avaliar a execução de contratos; Diligenciar pela resolução de situações irregulares detetadas no acompanhamento dos contratos. Executar relatórios de progresso de avaliação dos contratos. Supervisionar a aplicação das condições negociadas. Controlo de contratos por procedimento Contribuir para a divulgação e utilização preferencial das tecnologias nos processos de trabalho associados às compras públicas Divulgar a utilização da Plataforma Transacional como instrumento preferencial para efeitos de requisição de bens e gestão de contratos. Fornecer o apoio ao uso da plataforma de contratação eletrónica disponibilizada pela ESPAP, I.P. para execução de procedimentos ao abrigo dos Acordos Quadro. Análise da informação sobre as aquisições efetuadas na Plataforma Transacional. Análise estatística dos resultados da plataforma Agregação de informação de compras no âmbito do Ministério da Justiça Efetuar a agregação de informação de compras no âmbito do Ministério da Justiça, de acordo com os parâmetros estabelecidos pela ESPAP, I.P.. Nº de respostas a pedidos de informação da ESPAP, I.P. 34

37 Gestão de Fundos Comunitários Equipa Multidisciplinar Objetivos operacionais Objetivo QUAR: Garantir a execução do Fundo para a Segurança Interna - Cooperação Policial na componente financeira afeta ao Ministério da Justiça (Autoridade Delegada) N.º de Avisos para financiamento de projetos publicados 11 Definição e abertura de concursos (Avisos), avaliação, seleção e aprovação de candidaturas, celebração de convenções de subvenção, acompanhamento de projetos e validação de pagamentos intercalares e finais. 1 Chefe de equipa multidisciplinar 3 Técnicos superiores 1 Assistente técnico Objetivo: Promover a utilização dos Fundos Comunitários geridos diretamente pela Comissão Europeia nos serviços e organismos do Ministério da Justiça 1 Prazo de divulgação junto dos serviços e organismos do MJ pertinentes após data de publicação do aviso no sítio da Comissão. (n.º dias) 2 4 Nº de processos de candidatura apoiados/número de solicitações 100% - Monitorização da informação disponibilizada nos sítios da CE com interesse específico para o MJ; - Elaboração e envio aos serviços e organismos pertinentes de ficha técnica específica de cada aviso/oportunidade de financiamento; - Seguimento do processo de candidatura efetuado/não efetuado pelos serviços e organismos do MJ; -Elaborar relatório semestral relativo à atividade, evidenciando os resultados as dificuldades/impedimentos e as áreas/sugestões de melhoria. 1 Chefe de equipa multidisciplinar 1 Técnico superior Objetivo: Efetuar a divulgação e apoio à apresentação de candidaturas, no âmbito do Portugal 2020, pelos serviços e organismos do Ministério da Justiça 1 Prazo de divulgação junto dos organismos do MJ pertinentes após data de publicação do aviso no sítio do Portugal (n.º dias) 2 3 Nº de processos de candidatura apoiados/número de solicitações 100% 35

38 - Monitorização da informação disponibilizada no sítio do Portugal 2020 com interesse específico para o MJ; - Elaboração e envio aos serviços e organismos pertinentes de ficha técnica de cada aviso/oportunidade de financiamento; - Apoiar os serviços e organismos na preparação e apresentação de candidaturas; - Seguimento do processo de candidatura efetuado/não efetuado pelos serviços e organismos. - Elaborar relatório semestral relativo à atividade, evidenciando os resultados as dificuldades/impedimentos e as áreas/sugestões de melhoria. 1 Chefe de equipa multidisciplinar 1 Técnico superior Atividades correntes Apoiar os Gabinetes Governamentais na área dos Fundos Comunitários Apoiar tecnicamente os Gabinetes Governamentais do Ministério da Justiça nos aspetos relacionados com a gestão de fundos comunitários; Apoiar os Gabinetes Governamentais no processo de definição, priorização e/ou alteração dos Projetos de Investimento com Fundos Comunitários; Representar o Ministério da Justiça nas estruturas de apoio técnico nacionais relacionadas com a gestão de fundos comunitários. Nº de documentos elaborados; Número de participações em reuniões de coordenação/gestão. Apoiar os serviços e organismos do Ministério da Justiça na área dos Fundos Comunitários Apoio na preparação dos Projetos de Candidatura a Financiamento Comunitário e na submissão dos processos de candidatura; Apresentar às entidades gestoras dos programas de financiamento comunitário propostas de alteração à programação, em conjugação e articulação com os serviços e organismos executores dos projetos; Elaborar e apresentar, em conjunto com as entidades executoras, os relatórios intermédios e finais dos projetos de financiamento comunitário aprovados; Nº de processos de candidatura apoiados/número de solicitações. N.º de participações em reuniões técnicas, consultivas ou de coordenação. 36

39 Representar o Ministério da Justiça nas estruturas europeias técnicas e consultivas relacionadas com a gestão de fundos comunitários. 5. Modernização Administrativa No âmbito da modernização administrativa, e alinhado com os objetivos governamentais nesta área, nomeadamente pelo programa Justiça Mais Próxima, a SGMJ irá desenvolver diversos projetos, conforme já referido neste Plano de Atividades: Portal do Ministério da Justiça Biblioteca Online da Justiça Plano de Preservação Digital do Ministério da Justiça Arquivo Histórico do Ministério da Justiça Inventariação de Espólio para a Organização de Núcleos Museológicos da Justiça SGMJ sem papel "Cartão de na SGMJ Serviços comuns na SGMJ 37

40 6. Recursos Recursos Financeiros O orçamento da SGMJ para o ano de 2017 é de euros, conforme ilustrado no quadro seguinte: Agrupamentos económicos 2017 Pessoal Remunerações certas e variáveis Segurança social Correntes Aquisição de bens Aquisição de serviços Outros Transferências e outras despesas correntes Aquisição de bens de capital Total Do orçamento da SGMJ 59% das verbas destinam-se ao pagamento de encargos com o pessoal, 35% a despesas correntes e 6% a outras despesas. Despesas correntes 35% Outras 6% Despesas com pessoal 59% 38

41 Recursos Humanos Trabalhadores em efetividade de funções na SGMJ, segundo as unidades orgânicas nucleares, por cargo e por carreira (1 de dezembro de 2016) Unidades orgânicas Direcção superior Apoio/Secretariado DSRHPO DSRFPT DSAE DSJC UCMJ Gestão de Fundos Comunitários (E. Multidisciplinar) Total Dirigente superior Dirigente intermédio Chefe de E.M. Técnico superior Cargos e carreiras Coordenador técnico Especialista e Técnico de informática Assistente técnico Assistente operacional dos quais: Homens Mulheres Total dos quais: Homens Mulheres Recursos Humanos da SGMJ por cargos e carreiras Assistente operacional 14,9% Dirigente superior 2,3% Dirigente intermédio 10,3% Assistente técnico 27,6% Especialista e Técnico de informática 3,4% Coordenador técnico 3,4% Técnico superior 37,9% O índice de tecnicidade 1 da SGMJ é de 60%. 1 Índice de tecnicidade= (Dirigentes + Técnicos Superiores + pessoal de informática) /total de efetivos*100 39

42 Por idades, os recursos humanos da SGMJ distribuem-se do seguinte modo: Recursos Humanos da SGMJ por idades 60 e mais anos 17,6% Até 39 anos 5,4% anos 28,4% anos 48,6% A idade média dos recursos humanos da SGMJ é de 55 anos. Plano de Formação A formação é um importante instrumento de valorização do desempenho profissional dos recursos humanos, apresentando um impacto significativo na melhoria da qualidade e da produtividade das organizações. Para elaborar o Plano de Formação para 2017 foi previamente realizado um levantamento de necessidade formativas, dirigido a todos os trabalhadores e dirigentes. Assim, o presente Plano de Formação Profissional foi delineado com base nos resultados obtidos no diagnóstico de necessidades de formação e nos objetivos traçados para a SGMJ, e elege um conjunto de ações de formação que possibilitem o desenvolvimento das capacidades individuais, bem como a melhoria do desempenho organizacional. O plano de formação integra formação externa e formação interna. Nas áreas de formação em que se identificou uma maior procura no diagnóstico de necessidades de formação, irá optar-se pela realização de ações de formação internas, ministradas ou por formadores da própria SGMJ, ou por formadores convidados a dar formação nas instalações da SGMJ, o que permite uma preparação de conteúdos programáticos mais adaptados às necessidades do serviço e evita a deslocação dos formandos a espaços externos ao edifício sede. Nos quadros seguintes apresentam-se as ações de formação planeadas para