Política de gestão de colecções. Biblioteca do Instituto de Ciências Sociais

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1 Política de gestão de colecções Biblioteca do Instituto de Ciências Sociais Fevereiro de 2014

2 ÍNDICE I Introdução a) Missão e objectivos 3 II - Constituição das colecções da Biblioteca a) Aquisições 5 b) Permutas 6 c) Doações 6 d) Colecções de livros digitalizados 6 e) Participação em redes de bibliotecas digitais 7 f) Empréstimos inter-bibliotecas 7 III Aquisições com orçamento próprio, dos projectos e da pósgraduação a) Princípios gerais 8 b) Princípios relativos aos recursos financeiros 8 c) Princípios que respeitam os suportes, a língua, e os duplicados 10 d) Outros princípios 11 e) Procedimentos a cumprir relativos à aquisição 11 IV Permutas, empréstimos inter-bibliotecários, colecções de livros digitalizados, participação em redes de bibliotecas digitais a) Princípios e procedimentos a seguir nas permutas 13 b) Princípios e procedimentos a seguir nos empréstimos interbibliotecários 13 c) Princípios e procedimentos a seguir na constituição de colecções 14 de livros digitalizados d) Princípios e procedimentos a seguir na constituição de redes de 14 bibliotecas digitais V Doações a) Tipos de doações 15 b) Princípios e critérios de selecção de doações 17 c) Procedimentos a seguir nas doações 18 Anexos 1,2,3 VI - Gestão das Colecções existentes a) Catalogação e Indexação 22 b) Condições de Arquivo e Preservação das Colecções 22 c) Desbaste 22 2

3 I - INTRODUÇÃO a) Missão e objectivos A Biblioteca do Instituto de Ciências Sociais da Universidade de Lisboa tem como missão oferecer aos seus utentes o acesso a publicações e bases de dados que resultam da produção científica e da expertise desenvolvida no mundo inteiro, na área das Ciências Sociais, de modo a potenciar a investigação, o ensino e a aprendizagem. A Biblioteca do ICS ambiciona continuar a ser a biblioteca de referência na área das Ciências Sociais, em Portugal, e uma das mais importantes na Península Ibérica, sobretudo nas áreas científicas e temáticas das Ciências Sociais nas quais os seus investigadores estiveram ou estão envolvidos, assim como nas áreas científicas nas quais o ICS oferece cursos de pós- graduação. Num futuro próximo, a Biblioteca do ICS visa tornar- se, ainda, na principal Biblioteca Digital em Ciências Sociais de Portugal. Actualmente, a Biblioteca do ICS adquire, preserva e dissemina informação de variado tipo, contemplando desde as clássicas colecções impressas até bases digitais (dados, revistas, livros). Todavia, e devido à combinação entre constrangimentos financeiros, logísticos e humanos), a Biblioteca do ICS continua a ser uma biblioteca relativamente pequena. Enquanto biblioteca autónoma, os fundos da Biblioteca do Instituto de Ciências Sociais são constituídos, de momento, por cerca de 35 mil livros, os quais agrupam aquisições realizadas, ao longo do tempo, pelo corpo de investigadores do ICS, doações individuais, mas também colecções particulares integradas na mesma (como é o exemplo da Colecção Sedas Nunes). A Biblioteca conta ainda com o repositório institucional da ULisboa, onde os autores podem auto- arquivar as suas obras, de acordo com as regras estabelecidas pela Reitoria. De acordo com os princípios do movimento de Open Access, bem como através das directivas do grupo de trabalho da Reitoria, criado para o efeito, toda a produção científica do ICS é depositada no repositório da ULisboa, o qual por sua vez se encontra inserido no RCAAP. Por fim, e através do SIBUL (o sistema integrado das Bibliotecas da Universidade de Lisboa), a Biblioteca do ICS é parte integrante do catálogo colectivo que reúne todas as bibliotecas da ULisboa. Para além disso, a Biblioteca participa em consórcios de bibliotecas, formais ou informais, assim como em outras equipas de trabalho (exemplo, Bibliotecas da UL integradas no antigo Plano de Acção da Área Estratégica de Ciências Sociais) com o fim de gerir cooperativamente os recursos de informação, formar colecções em qualquer suporte e conservar, preservar e difundir o seu património bibliográfico. Do ponto de vista operacional, a Biblioteca é um serviço técnico que organiza, processa e disponibiliza documentação e informação aos utilizadores, 3

4 independentemente do tipo de suporte. Facilitar o acesso à documentação e à informação de acordo com procedimentos de tratamento automatizado, consulta de fontes de informação e organização racional de espaços físicos adequados e vocacionados faz parte, pois, dos objectivos técnicos da Biblioteca. É na confluência destas dimensões uma científica e uma técnica sem a qual a operacionalização das necessidades científicas não se realiza -, que se desenvolve a política de gestão das aquisições. A par dessa necessária articulação entre interesses científicos e condições e possibilidades técnicas, a política de gestão das aquisições depende, necessariamente, dos orçamentos que a Biblioteca tem ao seu dispor: verbas próprias, verbas de projectos, verbas da Pós- Graduação. 4

5 II - CONSTITUIÇÃO DAS COLECÇÕES DA BIBLIOTECA A formação das colecções da Biblioteca depende da aquisição através do seu orçamento próprio (normalmente designado como Fundo Geral ), das verbas atribuídas pelo Gabinete de Estudos Pós- Graduados, e das verbas disponibilizadas pelos projectos de investigação com financiamento externo para a aquisição de bibliografia, mas também de permutas, e de doações. As verbas do orçamento próprio são investidas na aquisição de monografias de interesse geral, bases de dados, publicações periódicas, e todo o tipo de publicações essenciais à colecção da Biblioteca. As verbas da Pós- Graduação e dos Projectos são habitualmente investidas na aquisição de monografias simples ou em colecção. As colecções da Biblioteca existem, sobretudo, em dois suportes: papel e digital. A colecção em suporte papel é composta por obras de referência e por uma colecção de monografias composta por cerca de volumes, além de uma importante colecção de revistas. O aparecimento das novas tecnologias de informação e o seu desenvolvimento na última década abriu novas possibilidades de comunicação, incluindo- se a comunicação científica e académica, e alterou o mercado da edição e distribuição da informação. Em pouco mais de dez anos passou- se de um mundo dominado pela publicação impressa para outro em que, a par desta, cresceram exponencialmente as publicações em formato electrónico, aumentando consideravelmente a acessibilidade e as opções de busca, bem como a recuperação e exportação de informação. A Biblioteca do ICS aposta, desde há alguns anos, nas publicações periódicas em formato digital, tendencialmente em pacotes por áreas científicas, individualmente ou em consórcio, e mais recentemente em bases de dados com texto integral e e- books, potenciando o acesso a um maior número de recursos e pessoas, e o uso de novas ferramentas de trabalho para a comunidade científica. a) Aquisições Na formação da colecção da biblioteca podem e devem estar envolvidos, para além do Investigador Bibliotecário, do Conselho da Biblioteca, e da direcção técnica da Biblioteca e seus funcionários, os investigadores, professores e estudantes do ICS. Em todo o caso, há quatro vias privilegiadas para a aquisição de livros: Investigador Bibliotecário, Conselho da Biblioteca e Biblioteca: através das verbas do Fundo Geral, definem a aquisição de periódicos e bases de periódicos, bem como de monografias e colecções de referência, de interesse geral. A Biblioteca, em particular, procede à compra de bibliografia nacional, através da consulta de novas edições, bem como à 5

6 compra de toda a bibliografia relativa à investigação ICS que lhe não tenha sido oferecida. Comissão de Estudos Pós- Graduados: a partir das verbas de que dispõe para esse feito, define, sobretudo, a aquisição de livros necessários ao ensino pós- graduado no ICS, resultando quer de propostas de aquisição por parte dos docentes, quer por parte de estudantes. Projectos de Investigação com financiamento externo: a partir das verbas obrigatoriamente alocadas para a aquisição de bibliografia, definem aquisições nas áreas dos projectos desenvolvidos, as quais são um contributo essencial para a Biblioteca, e a constituição de micro- bibliotecas especializadas. Investigadores do ICS: podem solicitar, individualmente, a aquisição de bibliografia, de interesse geral e individual, nos domínios de investigação nos quais estão inseridos. A responsabilidade última sobre as opções científicas nas quais assentam as aquisições cabe ao Investigador Bibliotecário e ao Conselho da Biblioteca, sendo que a operacionalização das aquisições é da responsabilidade do corpo técnico da Biblioteca. b) Permutas As permutas de livros (da Imprensa de Ciência Sociais, mas também de duplicados) entre a Biblioteca do ICS e outras bibliotecas portuguesas ou estrangeiras é uma outra modalidade de aquisição de livros que permite à Biblioteca do ICS suprir necessidades e/ou expandir as suas colecções. As permutas constituem, em todo o caso, vias de aquisição relativamente marginais, quando comparadas com as aquisições via orçamento ou com as doações. c) Doações A Biblioteca tem enriquecido as suas colecções através da recepção de doações, ou ofertas singulares, procedentes tanto da sua comunidade universitária como de pessoas, editoras ou instituições externas. Para além destas formas tradicionais de constituição da Biblioteca, há duas outras modalidades de expansão da mesma que serão desenvolvidas: a constituição de fundos de livros digitalizados, e a participação em redes internacionais de bibliotecas digitais. d) Colecções de livros digitalizados A Biblioteca pode enriquecer as suas colecções através da constituição de fundos de livros digitalizados, de acesso gratuito, e sem direitos de autor associados. A internet disponibiliza vários sites onde se podem encontrar fundos 6

7 deste tipo (como o archive.org, projecto Gutenberg, Gallica, etc.), muitos dos quais permitem fazer o download dos livros. e) Participação em redes de bibliotecas digitais Para além desta bibliografia disponível, em pdf, e que pode enriquecer as colecções do ICS, a Biblioteca pode expandir o seu universo de colecções ao apresentar aos utentes uma plataforma de Bibliotecas com material digital, que sejam relevantes para as Ciências Sociais. f) Empréstimo Inter-Bibliotecas Sempre que a Biblioteca não dispuser dos livros que um leitor necessita pode este recorrer ao empréstimo inter- bibliotecas, uma via muito relevante para suprir as lacunas da própria biblioteca. 7

8 III AQUISIÇÕES COM ORÇAMENTO PRÓPRIO, DE PROJECTOS, E DA PÓS-GRADUAÇÃO De modo a que a gestão das colecções da biblioteca cumpra a sua missão, torna- se necessário estabelecer critérios e directrizes básicos adequados à aquisição de cada tipo de documento, bem como estabelecer procedimentos relativamente à proporção desejável entre livros, revistas e outros recursos, os suportes a privilegiar no futuro, o equilíbrio entre bibliografia básica e outras bibliografias, as obras para os docentes e os recursos para a investigação, o grau razoável de duplicados. Os critérios enunciados em seguida poderão ser alterados em função das mudanças previsíveis nos conceitos de biblioteca, colecção, suporte, pelo que a presente política de gestão de colecções deverá ser revista periodicamente. a) Princípios gerais É desejável que a colecção de monografia em formato papel continue a crescer, até porque a apreensão de conteúdos é diferenciada quando utilizado, ao invés, o formato digital. É igualmente desejável que se verifique um forte investimento na aquisição de bibliografia em formato digital, de modo a poder alcançar o objectivo estratégico de tornar a Biblioteca do ICS na maior Biblioteca Digital em Ciências Sociais de Portugal e uma das maiores da Península Ibérica. b) Princípios relativos aos recursos financeiros Orçamento próprio Seguindo os princípios de uma gestão efectiva de recursos financeiros, a Biblioteca utilizará o orçamento próprio, disponibilizado pelo Instituto de Ciências Sociais da Universidade de Lisboa, para proceder a aquisições nos vários formatos que sejam do interesse geral dos investigadores. O Investigador Bibliotecário e o Conselho da Biblioteca têm como função supervisionar a estratégia científica no que respeita às aquisições via orçamento próprio da Biblioteca. A aprovação da Investigador Bibliotecário é necessária para a aquisição de obras de valor mais elevado. Através do orçamento devem ser seleccionados para incorporação na colecção: 8

9 Materiais bibliográficos, publicações e documentos que correspondam às necessidades da investigação, docência e aprendizagem, devendo as diversas necessidades ser cobertas de forma equilibrada e proporcional. o Serão privilegiadas, em primeiro lugar, obras de referência, publicações periódicas, bases de livros em formato electrónico, bases de dados, de interesse geral para as áreas das Ciências Sociais mais desenvolvidas no ICS. Também serão privilegiadas as micro- bibliotecas especializadas de que a Biblioteca dispõe em domínios de investigação habitualmente desenvolvida no ICS, bem como em áreas de expansão estratégica da investigação. Colecções que evidenciem uma visão prospectiva em relação à investigação em Ciências Sociais, antecipando linhas de investigação, e disponibilizando bibliografia que permita potenciar a inovação na investigação desenvolvida no ICS. Projectos É desejável que a aquisição de bibliografia especializada, e referente às investigações concretas dos seus investigadores se proceda, sempre que possível, por verbas atribuídas aos projectos de investigação. Caso os investigadores não disponham deste tipo de verbas, e tendo em conta o valor das aquisições solicitadas, deverão poder adquirir a bibliografia através do orçamento da Biblioteca. E sempre que exista orçamento disponível, os investigadores deverão ser informados no sentido de recorrerem a este para a aquisição de bibliografia que considerem relevante para a sua área de trabalho e para a Biblioteca em geral. Esta bibliografia está sujeita a um uso privilegiado por parte dos membros do projecto durante o período de vigência do mesmo. Comissão de Estudos Pós- Graduados A bibliografia de referência a utilizar nos cursos de pós- graduação do ICS deverá ser adquirida através do orçamento próprio que a Comissão de Estudos Pós- Graduados dispõe para a aquisição de bibliografia. De modo a que a Biblioteca possa adquirir e garantir a bibliografia básica para cada um dos cursos de pós- graduação ministrados no ICS. É importante que os docentes entreguem à Biblioteca a bibliografia dos cursos, que pretendam seja adquirida, com 3 meses de antecedência sobre o início das aulas. As verbas da Comissão de Estudos Pós- Graduados também deverão ser utilizadas para fazer a aquisição de bibliografia solicitada pelos doutorandos. A supervisão destas 9

10 aquisições individuais cabe, em primeiro lugar, à própria Comissão de Estudos Pós- Graduados. Em suma, sempre que possível, a Biblioteca deve recorrer a fundos internos ao ICS mas externos ao orçamento da biblioteca - projectos, pós- graduação, etc. -, e proceder a aquisições menos dispendiosas (online, paperback, etc.). Tipo de edições Na selecção da bibliografia solicitada pelos investigadores, a Biblioteca deve ter em conta o preço médio das publicações: Paperbacks De acordo com o princípio geral do preço médio, a Biblioteca procede somente à compra de paperbacks exceptuando casos em que não exista. Livros usados De acordo com o mesmo princípio, sempre que exista a possibilidade de compra de livros usados em BOAS CONDIÇÕES, a Biblioteca optará por esta solução, sobretudo, quando as diferenças de preços com livros em novos, nas mesmas condições, são muito superiores. Documentos em livre acesso A Biblioteca defende o princípio da utilização da versão electrónica, sempre que a mesma se encontra em livre acesso e portais/sites credíveis e sem risco de se perder no tempo. c) Princípios relativos aos suportes, língua da bibliografia adquirida, e duplicados A Biblioteca deve privilegiar o formato electrónico nas aquisições de livros necessários para os cursos de Pós- Graduação, desde que garantido o acesso continuado às obras neste formato; Sendo este um campo ainda em fase experimental, a Biblioteca aposta em compras faseadas de E- books, começando com obras de referência e bibliografias dos cursos de Pós- graduação, e sempre que não existam exemplares impressos no fundo. Serve este princípio para todos os pedidos de compras de e-books. Deverá ser sempre estudada qual a hipótese de compra mais vantajosa para o ICS, devendo existir uma projecção de futuro, de forma a melhor equacionar- se a relação custo- benefício. Os recursos devem proporcionar o acesso on- line através das condições técnicas mais favoráveis, a todos os utilizadores do ICS, devendo o acesso fora do campus, ser facilitado pelas tecnologias disponíveis. Sendo que a Biblioteca do ICS é uma biblioteca pluri- linguística, dever- se- á privilegiar a compra das edições originais sempre que as mesmas sejam em 10

11 português, inglês, francês e espanhol. No caso de outras línguas, tais como o alemão e o italiano, dever- se- á recorrer a traduções em português ou inglês. Os documentos a adquirir inserem- se nas tipologias básicas, livros, revistas, base de dados. Sempre que se justifique, poderão ser adquiridas publicações noutros formatos. É desejável que não se efectuem aquisições de documentos já existentes no fundo da Biblioteca do ICS e das bibliotecas da ULisboa e do ISCTE- IUL. A duplicação é de evitar, incluindo a existente em suportes diferentes. Todavia, e em função da relevância da bibliografia solicitada, e sendo que há bibliografia fundamental que qualquer biblioteca em Ciências Sociais deve necessariamente disponibilizar, esta deverá ser adquirida. Do mesmo modo, deverão ser adquiridos duplicados quando solicitados pelos coordenadores de projectos, já que os mesmos podem ser essenciais à prossecução dos mesmos. Deverão ainda ser adquiridos os livros de referência dos cursos de pós- graduação, com o fim de permitir o acesso a documentos imprescindíveis ao maior número de alunos, ou a manutenção de duplicados com elevado número de empréstimos. d) Outros princípios A Biblioteca deve ter informação actualizada sobre os usos da bibliografia, realizando estatísticas de consulta que ajudarão, ano a ano, a enquadrar a política científica de aquisições; O cancelamento de assinatura de publicações periódicas e bases de dados deverá corresponder às estatísticas de utilização desses recursos e ser aprovado pelo Investigador responsável. Todos os documentos adquiridos pela Biblioteca através de compra serão tratados e geridos pela mesma, processados segundo as normas técnicas e de trabalho vigentes, através das ferramentas de gestão biblioteconómica apropriadas e implementadas na Biblioteca do ICS, devendo ser difundidas através do catálogo ou de outros meios de difusão vigentes. e) Procedimentos a cumprir relativos à aquisição O Investigador Bibliotecário, conjuntamente com os investigadores que constituem o Conselho da Biblioteca, disponibilizam à Biblioteca listas de aquisições que visem enriquecer o Fundo Geral de publicações em cada área de investigação que se desenvolve no ICS, bem como em áreas de investigação inovadoras. Investigadores individuais podem solicitar ao Conselho da Biblioteca e ao Investigador Bibliotecário a aquisição de bibliografia via Fundo Geral, sempre que considerarem que a bibliografia em causa é do interesse geral da comunidade 11

12 científica. Caberá a estes dar o aval a esta solicitação. As propostas de subscrição de novos títulos de publicações periódicas deverão ter a concordância/assinatura de três investigadores e a aprovação do coordenador da linha temática em questão bem como do investigador responsável pela Biblioteca. Deverá optar- se pela versão on- line sempre que exista esta possibilidade. Uma vez recepcionados os formulários on- line, onde o requisitante deverá indicar o maior número de elementos que possua tais como titulo e/ou autor, ISBN, e via orçamental através da qual a compra será efectuada, a biblioteca dá início ao processo de aquisição cumprindo os passos seguintes: Pesquisa na base do fornecedor habitual, do título, preço e respectiva disponibilidade; Pedido de cabimentação da despesa que é feito, de acordo com a indicação de orçamento, à pós- graduação, gestão de projectos, e responsável pela área financeira, caso se tratem de pedidos formulados por alunos e docentes, projectos e fundo geral; Logo que recebida a autorização, a biblioteca forma um processo papel, onde para além do(s) pedido(s), se anexa a respectiva autorização, bem como folha de aquisição de bens e serviços devidamente preenchida com o montante, fornecedor do serviço e qual o motivo da aquisição, por norma compra de bibliografia para a biblioteca, entregando cada processo na secção de contabilidade, a qual, por sua vez, atribui um número de cabimentação e procede ao registo do mesmo na respectiva base; O processo retorna à biblioteca já devidamente autorizado e cabimentado; A biblioteca através do Aleph procede à importação dos registos da Biblioteca do Congresso, ou cria novos sempre que lá não existam, criando o respectivo registo bibliográfico e de aquisição, ficando patente através da webopac, essa mesma indicação ao público, em aquisição ; Uma vez criados, os pedidos são endereçados por ao fornecedor; Assim que recebidos os livros, os mesmos são facturados, catalogados, indexados (Aleph) e cotados, sendo o processo entregue na contabilidade para pagamento ao fornecedor; O requisitante é avisado por e- mail da disponibilidade do livro, recebendo o respectivo registo bibliográfico e cota. A duração total do processo desde que o pedido é recepcionado até à chegada do livro, dura em média entre três semanas a um mês, dependendo sempre da disponibilidade das obras no mercado. Sempre que o fornecedor não consiga de todo obter a obra, avisa a biblioteca, a qual por sua vez cancela o pedido, avisando o requisitante da impossibilidade da aquisição IV PERMUTAS, EMPRÉSTIMOS INTER-BIBLIOTECÁRIOS, FUNDOS DE LIVROS DIGITALIZADOS, PLATAFORMA INTERNACIONAL DE BIBLIOTECAS DIGITAIS 12

13 a) Princípios e procedimentos a seguir nas permutas A permuta é o procedimento através do qual a Biblioteca solicita ou recebe de outras instituições científicas e académicas, materiais bibliográficos editados e oferecidos pelas mesmas, enviando por sua vez as suas próprias edições ou materiais que possua para troca. Baseia- se por norma num acordo formal onde constam os pressupostos da troca. Deverá procurar um equilíbrio entre o número e a qualidade das publicações recebidas e enviadas. No intercâmbio até agora existente utiliza- se a revista do ICS, Análise Social. Uma vez que a mesma passou a estar on- line, a Biblioteca continuará a avaliar outras instituições com as quais possa trocar os livros da Imprensa de Ciências Sociais. Todas as publicações recebidas por acordo de troca serão integradas no fundo da Biblioteca e estarão acessíveis a todos os utilizadores. Cancelamento de acordos A Biblioteca reserva- se o direito de cancelar os acordos com aquelas publicações que passem a estar em livre acesso, que sofram atrasos contínuos ou injustificados, tanto de publicação como de envio, apesar das reclamações realizadas e/ou que não tenham consulta local, ou não obedecem ao princípio de reciprocidade na permuta. b) Princípios e procedimentos a seguir nos empréstimos inter-bibliotecários A Biblioteca tem como objectivo prioritário proporcionar o acesso a todo o material documental solicitado pelos seus utilizadores no exercício das suas funções de investigação ou de docência. De acordo com o critério de evitar a duplicação de recursos bibliográficos, proporcionando uma gestão financeira e logística mais eficaz, a Biblioteca recomenda que se recorra ao empréstimo inter- bibliotecário sempre que a bibliografia solicitada seja demasiado específica (podendo apenas interessar ao investigador em causa); já não se encontre disponível no mercado; o seu valor de aquisição seja demasiado elevado. O empréstimo inter- bibliotecário deve privilegiar, em primeiro lugar, as bibliotecas da ULisboa e do ISCTE (EIB sem custos). Não existindo a bibliografia solicitada nestas bibliotecas, a Biblioteca activará o sistema internacional de empréstimo inter- bibliotecas, recorrendo às formas de pagamento disponíveis (como, por ex., os IFLA Vouchers). Os utentes do ICS serão regularmente informados sobre a existência deste mecanismo, quer através de informação disponibilizada na própria 13

14 biblioteca, quer no site e nas redes de comunicação digital, quer ainda através de um mail trimestral alertando para esta possibilidade. c) Princípios e procedimentos a seguir na constituição de colecções de livros digitalizados Tendo presente o interesse dos investigadores e das disciplinas, as lacunas de bibliografia de referência na própria biblioteca, relativamente a várias áreas de investigação, é desejável que se encete uma pesquisa nestes fundos, daí resultando uma selecção de livros que serão indexados e catalogados, tornando- se desta forma disponíveis para o pesquisador do catálogo da biblioteca do ICS. Esta estratégia permitirá, por ex., disponibilizar toda a obra de Aristóteles, Platão, Maquiavel, etc., ou uma série de obras de literatura portuguesa que são relevantes ou até mesmo incontornáveis - para a investigação na área da História, e, certamente, outro tipo de bibliografia igualmente interessante para as restantes disciplinas. De modo a avançar com este processo, a Biblioteca contactará os investigadores, solicitando- lhes a colaboração na identificação dos sites mais interessantes e da bibliografia, por disciplina, que interessaria disponibilizar. d) Princípios a seguir na constituição de colecções de bibliotecas digitais Uma primeira etapa a seguir na constituição de colecções de bibliotecas digitais, passa por inventariar sites de bibliotecas digitais, e disponibilizá- los na Biblioteca do ICS. São muitos os sites que permitem o acesso a bibliografia do mais variado tipo, mas de modo a que a selecção seja produtiva, a Biblioteca contactará os investigadores, solicitando- lhes a colaboração na identificação das bibliotecas mais interessantes e da bibliografia, por disciplina, que interessaria disponibilizar. 14

15 V DOAÇÕES De modo a que a Biblioteca do ICS possa cumprir com o seu objectivo de ser a biblioteca de referência no que respeita à história e à diversidade das Ciências Sociais em Portugal, e, ao mesmo tempo, traduzir as dinâmicas actuais da produção científica nas Ciências Sociais em Portugal e no estrangeiro deve desenvolver- se uma política pró- activa de aquisição de bibliografia, estimulando as doações. A doação é a cedência gratuita de um documento ou conjunto de documentos e uma forma de aquisição gratuita por parte das bibliotecas. No entanto, o processo técnico para a disponibilização ao público implica uma série de pressupostos, tais como a existência de espaço físico disponível (um dos problemas que a Biblioteca enfrenta), pelo que se torna necessário o estabelecimento de condições de aceitação das doações. Daí que: As doações de material bibliográfico sejam admitidas em função do seu valor cultural e bibliográfico, das necessidades dos utilizadores e das linhas de investigação e ensino do ICS. À partida, as doações são aceites, sem incluírem condições específicas por parte da pessoa ou instituição que faz a doação. Uma vez aceite a doação, a Biblioteca torna- se proprietária da mesma, tendo legitimidade para decidir sobre a sua localização, uso e destino. À Biblioteca reserva- se o direito de aceitar ou negar uma doação. Cabe à Direcção do ICS, ao Investigador Bibliotecário e ao Conselho da Biblioteca decidir relativamente a doações voluntárias. A Biblioteca não aceite fundos em depósito, salvo casos excepcionais em que se considere de grande interesse para a colecção e utilizadores. a) Tipos de doações Podem- se distinguir alguns tipos de doações: solicitadas pela biblioteca, oferecidas à biblioteca, doações de grandes colecções, doações de exemplares singulares. Doações solicitadas pela Biblioteca Produção editorial do ICS A Biblioteca recebe 2 exemplares (1 para empréstimo e 1 para ficar em permanência no fundo), de toda a produção editorial da Imprensa de Ciências 15

16 Sociais. Por este motivo, não aceita qualquer doação de edições da ICS feita pelos Investigadores. Produção científica dos Investigadores De acordo com a directiva da entrega obrigatória, a Biblioteca tem a função de recolher toda a produção científica dos investigadores do ICS. Cada investigador deve entregar à Biblioteca pelo menos um exemplar das suas publicações (impresso ou electrónico), com o fim de conservar e difundir a sua produção científica. Produção científica dos Alunos Cabe à Pós- Graduação entregar à Biblioteca um exemplar das dissertações de mestrado e de doutoramento defendidas nos cursos de mestrado e de doutoramento do ICS. Doações oferecidas à Biblioteca São aquelas doações não solicitadas pela Biblioteca procedentes de investigadores, particulares ou instituições que chegam de forma espontânea. Estas doações podem dividir- se em grandes doações e em pequenas doações. Pequenas doações As pequenas doações contemplam, habitualmente, doações de exemplares, geralmente procedendo de particulares, dos próprios autores, dos editores ou de instituições que oferecem a sua produção editorial. São por norma livros recentes, e constituem entradas pequenas mas constantes. Salvo um ou outro caso excepcional, recomenda- se que estas doações sejam sempre aceites. Grandes doações No que respeita às grandes doações, trata- se, habitualmente, de colecções, ou doações de especial relevância, geralmente procedentes de bibliotecas pessoais, profissionais, ou de bibliotecas de instituições e organismos vários. Podem ser importantes pela sua qualidade bibliográfica ou científica, pela sua relação com o ICS. Dado o seu volume, requerem da Biblioteca um processo mais exaustivo de selecção e tratamento. Estas doações tendem a ocorrer sem regularidade, e por vezes em ocasiões em que a Biblioteca tem dificuldade em fazer, atempadamente, uma selecção prévia, o que complexifica o processo de gestão da integração da mesma. 16

17 b) Princípios e critérios de selecção das doações A melhoria e o enriquecimento da colecção assim como a incorporação de documentos importantes que não existam no fundo, é o critério principal que deve orientar a decisão de aceitar, ou não, uma doação. A decisão deve ter ainda em conta os seguintes critérios: Estado de conservação: será recebido somente material em bom estado e que não comprometa a segurança da colecção existente. Não se aceitará material danificado excepto quando, pela sua antiguidade ou valor simbólico, interesse à colecção da Biblioteca, e sempre que seja possível a sua recuperação e restauro. Para além desta excepção, também o material considerado como tendo valor histórico, tendo para isso data de publicação anterior a 1830, deverá ser considerado. Existências: será incorporado na colecção o material que não se encontre duplicado, ou aquele que registe altos níveis de empréstimo e consulta. Em caso de referências duplicadas, deve ser considerada a não aceitação, a não ser que a exclusão desse material comprometa o valor da colecção, o qual pode depender da integridade da mesma (ex. Biblioteca Sedas Nunes), relevante para o estudo das Ciências Sociais. Conteúdos: valorizar- se- ão as temáticas na área das ciências sociais, ou de acordo com os conteúdos programáticos dos cursos de pós- graduação leccionados no ICS, bem como as linhas de investigação vigentes. Fotocópias: Não serão admitidas fotocópias de nenhum tipo de material bibliográfico, salvo quando estas sejam essenciais para a integridade da biblioteca em causa e o seu valor enquanto documento histórico. Publicações periódicas: se o título fizer já parte da colecção do ICS, e caso existam números que a completem, os mesmos serão incorporados. Quando se trata de um título novo, consideram- se as seguintes possibilidades: o Não serão aceites números soltos, a não ser que contenham algum artigo de investigadores do ICS, o qual não conste ainda da colecção. Nesse caso o periódico dará entrada como número monográfico. o Caso se trate de uma colecção completa, a Biblioteca avaliará a pertinência da entrada. Seguindo o critério da não duplicação, não deverão ser aceites colecções já existentes noutras bibliotecas da Universidade de Lisboa. Para além dos critérios apontados, a Biblioteca terá ainda em conta: a utilidade dentro da colecção, o espaço disponível, o valor da doação e o tempo que demorará o processo técnico de tratamento. Sempre que seja necessária a prévia observação do espólio a doar, a mesma deverá ser feita pelo responsável técnico da Biblioteca 17

18 e o investigador responsável pela Biblioteca ou investigadores membros do Conselho da Biblioteca. c) Procedimentos a seguir relativamente às doações Qualquer pessoa ou instituição que pretenda fazer uma doação à Biblioteca do ICS, deverá contactar a Biblioteca antes da sua realização, pessoalmente por telefone, ou por e- mail para o seguinte endereço biblioteca@ics.ul.pt. Na medida do possível, agradece- se uma descrição breve do conteúdo da doação, (número de volumes, áreas do conhecimento, datas de publicação, estado de conservação, etc), assim como qualquer instrumento de descrição bibliográfica que possa existir, (catálogos, listas, etc.) e que ajudem a facilitar a tarefa de selecção e a sua possível incorporação na Biblioteca. (Anexo 1) A Biblioteca dará notícia no seu Relatório de Actividades anual, da doação ou doações tratadas, indicando a data de tratamento, doador, e número de obras tratadas por doação. As doações aceites pela Biblioteca, deverão chegar a expensas do ofertante, a não ser em casos excepcionais e previamente acordados. A Biblioteca enviará uma carta de agradecimento segundo modelo normalizado. (Anexos 2 e 3) 18

19 Anexo 1 (Formulário para doações) Nome do doador/instituição Morada e- mail Telefone Breve descrição da área(s) em que se insere a colecção, estado da colecção e número de volumes, (indicar número aproximado de volumes de monografias e publicações periódicas) Texto: Concordo em doar/oferecer à Biblioteca do Instituto de Ciências Sociais, o(s) livro(s) ou colecção(ões), livro(s) acima descrito(s), o(s) quai(s) e de acordo com o seu regulamento de doações passará a ser detentora da mesma e única responsável, pela sua localização, tratamento técnico e divulgação dos respectivos conteúdos. Caso existam duplicados e de acordo com o mesmo regulamento, poderá agir em conformidade, divulgando e oferecendo a Bibliotecas congéneres, ou aos seus utilizadores. O ofertante 19

20 Anexo 2 (Formulário para carta de agradecimento relativa a grandes doações) Lisboa, Exmº/ª ou Caro/a (dependendo das situações) Em resposta à sua recente doação à Biblioteca do Instituto de Ciências Sociais, junto- me a toda a comunidade de investigadores do ICS e de utentes da Biblioteca para lhe agradecer a sua generosidade. A Biblioteca do ICS visa ser uma biblioteca de referência na área das Ciências Sociais, em Portugal, procurando oferecer aos seus leitores, o que de melhor se publicou e se publica, no país e no estrangeiro. Aqui, no ICS, sabemos que a qualificação dos recursos é uma aposta indispensável para a qualidade e a internacionalização da investigação, razão pela qual o investimento no crescimento e na melhoria dos serviços prestados pela Biblioteca é uma aposta desta instituição. Graças à sua doação, mais um passo é dado na construção desse objectivo que a todos envolve. A Biblioteca do Instituto de Ciências Sociais responsabiliza- se pelo tratamento técnico da doação, de acordo com as normas vigentes, bem como pela divulgação dos novos títulos e conteúdos. Desejo- lhe sinceramente um (bom ano, uma continuação de um ano de [Assinatura].. Director do Instituto de Ciências Sociais da Universidade de Lisboa 20

21 Anexo 3 (Formulário para carta de agradecimento relativa a pequenas doações) Exmª/ª Sr./ª/Dr/ª. A sua doação à Livraria do ICS Lisboa,.. A Biblioteca do Instituto de Ciências Sociais vem por este meio, agradecer a oferta feita, responsabilizando- se pelo seu tratamento técnico de acordo com as normas vigentes, bem como pela divulgação dos novos títulos e conteúdos. Estamos sempre interessados em aceitar material relevante, e agradecemos- lhe o interesse que demonstrou pela Biblioteca do ICS. Se desejar mais informações, por favor contacte.. (contacto), que é a pessoa responsável pelas doações. Cordialmente, Responsável da Biblioteca 21

22 V - GESTÃO DAS COLECÇÕES EXISTENTES a) Catalogação e Indexação Todas as obras entradas na Biblioteca são catalogadas, indexadas e classificadas. A catalogação é feita de acordo com a norma internacional ISBD (m) e(s). International standard bibliographic description, monografias e series, da IFLA, através do SIBUL, Sistema integrado de Bibliotecas da Universidade de Lisboa, o qual por sua vez se baseia nos formatos MARC da Biblioteca do Congresso. A indexação e classificação são feitas através de linguagem natural e CDU, Classificação Decimal Universal. b) Condições de Arquivo e Preservação das Colecções A biblioteca possui as suas colecções em dois espaços. Sala de leitura geral, onde se encontra o fundo bibliográfico, e depósitos onde se encontram as publicações periódicas, obras mais antigas e ofertas e doações para entrada. Sempre que se justifique os dois espaços são alvo de intervenção por parte de empresa especializada no sentido de tratamento das espécies e fungos que podem atacar os suportes papel. c) Desbaste O desbaste de publicações é uma operação técnica de avaliação da colecção, que pode levar à retirada da Biblioteca de documentos que cumprem condições estabelecidas pela mesma, e com o propósito de oferecer ao utilizador uma colecção mais coesa e organizada possível, coerente com as necessidades dos seus utilizadores. A Biblioteca tem verificado ao longo dos anos, através da conversão retrospectiva dos registos no catálogo e, mais recentemente, através da conversão da cotação, que uma grande parte do seu fundo se encontra duplicado, fruto da não existência de qualquer controle (informático ou físico) ou política de aquisições, de desbaste e avaliação da colecção ao longo de quase 40 anos. Princípios a seguir para o desbaste É desejável a oferta das obras duplicadas, em primeira instância a outras Bibliotecas da ULisboa, e depois a todas as Bibliotecas públicas ou privadas que se encontrem interessadas nas mesmas. Pode ainda e sempre que possível proceder a ofertas pontuais de livros aos seus utilizadores e proceder a vendas a preço simbólico nas feiras do livro do ICS, ou em carro de livros na Biblioteca. Para além destas formas de escoamento existe o serviço Livros e mais livros que podem ser seus, disponível através da página da Biblioteca. Através das tecnologias apropriadas, a Biblioteca publicita ofertas pontuais. 22

23 O desbaste de publicações engloba ainda a retirada da colecção observando os critérios de obsolescência, livros desajustados e desactualizados e sem qualquer interesse para os utilizadores, livros sem qualquer empréstimo ou consulta ao longo dos anos (os quais podem em várias circunstâncias ser substituídos por edições mais recentes ou actualizadas). Não significa necessariamente o seu abate, mas antes a sua transferência para depósito. De modo a facilitar as escolhas para o desbaste, a Biblioteca sugere a criação de uma equipa de investigadores, das várias áreas, que procedam à avaliação dos títulos que a Biblioteca escolhe e considera obsoletos, de forma a proceder- se à sua eliminação. São excluídas de desbaste as obras oferecidas por oferta ou doação. 23