PROCEDIMENTO. Ref. Pcd. 3-sGRHF. Bolsas de Investigação Científica da UA, financiadas pela UA ou por outras verbas desde que não provenientes da FCT

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1 PROCEDIMENTO Ref. Pcd. 3-sGRHF Bolsas de Investigação Científica da UA, financiadas pela UA ou por outras verbas desde que não provenientes da FCT Data: 14 /07/2011 Elaboração Nome: Fátima Serafim e Helena Ribeiro Serviço/Unidade: SRHF- Área de Recursos Humanos Assinatura: Data: 14/07/2011 Aprovação Nome: Maria Pereira Serviço/Unidade: SRHF- Área de Recursos Humanos Assinatura: Data: 14/07/2011 Pcd.(3)-(sGRHF) ( ) 1/13

2 Instrução de Trabalho orientação sobre decisões e/ou esclarecimentos sobre o modo de executar determinados trabalhos. Procedimento descrição detalhada das acções a desencadear, seus responsáveis e documentação aplicável. 0. Índice 1. Objectivo Âmbito Definições, siglas e referências Procedimento Impressos / documentos aplicáveis Fluxograma (anexo) Objectivo Este procedimento tem como objectivo descrever as acções a desencadear na concessão, renovação e cancelamento de Bolsas de Investigação Científica da UA, financiadas pela UA ou por outras verbas desde que não provenientes da FCT. 2. Âmbito Regulamento de Bolsas de Investigação Científica da UA, Regulamento Nº 341/2011, publicado em Diário da República, 2ª série, Nº 98, de 20 de Maio. Apresenta-se uma caracterização resumida das Bolsas de Investigação Científica (ver pasta das minutas) com todos os tipos de bolsa previstos neste Regulamento, os respectivos destinatários, o objecto, duração prevista para a bolsa e a duração máxima por tipo de bolsa quando haja renovações. 3. Definições, siglas e referências Unid. Org. Unidade Orgânica arh Área de Recursos Humanos FCT Fundação para a Ciência e Tecnologia Resp. Responsável Doc. Documentos Regulamento de Bolsas de Investigação Científica da UA, publicado em Diário da República, 2ª série, Nº 98, de 20 de Maio; Caracterização resumida das Bolsas de Investigação Científica (ver pasta das minutas). Pcd.(3)-(sGRHF) ( ) 2/13

3 4. Procedimento Descrição das acções Responsável Documento / referência 5.1 CONSTITUIÇÃO DO JÚRI E DEFINIÇÃO DOS CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO A Unidade Orgânica deverá garantir a constituição de um júri para proceder à selecção dos candidatos, sendo composto 3 a 7 membros, pertencentes às áreas científicas para que os concursos são abertos, podendo ser secretariado por pessoa designada para o efeito pelo Director ou Coordenador da respectiva unidade. Unidade Orgânica O júri deverá reunir em momento prévio ao início da recepção de candidaturas para definição dos critérios de avaliação e respectiva valoração. 5.2 PUBLICITAÇÃO DA BOLSA Elaboração do anúncio A Unidade Orgânica em que se insere o projecto de investigação/ outro, no âmbito do qual será concedida a bolsa, elabora o anúncio para a abertura de concurso Do anúncio terão de constar as seguintes informações: Tipo, fins, objecto e duração da bolsa; O modo de instrução, a data e local de apresentação das candidaturas Os destinatários; Os objectivos a atingir pelo bolseiro; As componentes financeiras da bolsa; A periodicidade e modo de pagamento da bolsa; Os critérios de avaliação das candidaturas e respectivas valorações; O júri responsável pela selecção; A data e forma de divulgação dos resultados; A regulamentação aplicável. Unidade Orgânica Minuta 1p/BICUA Minuta 1i/BICUA Publicitação do anúncio A Unidade Orgânica publicita o anúncio na página electrónica da Pcd.(3)-(sGRHF) ( ) 3/13

4 UA e, quando entenda necessário e adequado, noutros locais de estilo e nos meios de comunicação social. 5.3 CANDIDATURA À BOLSA Formalização da candidatura Os candidatos a bolseiro entregam a sua candidatura em formulário específico no local e prazos indicados no anúncio. Caso seja disponibilizado formulário electrónico de candidatura, os candidatos deverão utilizá-lo como meio preferencial de candidatura. A candidatura deve ser acompanhada dos documentos solicitados no anúncio, designadamente do certificado de habilitações de todos os graus obtidos, com média final, com as classificações obtidas em cada disciplina e com suplemento ao diploma (se aplicável), e do Curriculum vitae do bolseiro (devidamente datado e assinado), com indicação do endereço electrónico para o qual deverão ser realizadas as notificações do processo de selecção. Minuta 2p/BICUA Minuta 2i/BICUA Recepção das candidaturas A Unidade Orgânica recebe as candidaturas durante um período, em regra, não inferior a 10 dias úteis a partir da data de publicitação da bolsa e remete-as ao Júri. Unidade Orgânica 5.4 AVALIAÇÃO DAS CANDIDATURAS Análise das candidaturas O Júri realiza uma reunião para análise e selecção dos candidatos, tendo em atenção os requisitos e critérios definidos no anúncio, bem como a valoração de cada critério. Júri Elaboração da acta da reunião Da reunião para análise e selecção dos candidatos deverá ser elaborada uma acta. Da acta devem constar os seguintes elementos: Data, hora e local de realização da reunião; Objectivo da reunião; Elementos presentes na reunião; Número de candidaturas apresentadas; Pcd.(3)-(sGRHF) ( ) 4/13

5 Referência aos critérios de selecção e respectivas valorações; No caso de existir, lista de candidatos excluídos, com a respectiva fundamentação; Ordenação provisória dos candidatos; Indicação do(s) candidato(s) provisoriamente seleccionado(s); Indicação de início de prazo para audiência prévia sobre o sentido provável da decisão; Assinatura de todos os elementos presentes. Tendo em conta estes elementos apresenta-se uma minuta de acta. Esta minuta é meramente indicativa, podendo ser efectuadas as alterações adequadas a cada caso, desde que inclua os elementos indicados anteriormente. Deve fazer parte integrante da acta, em anexo, uma grelha de avaliação, demonstrando a aplicação de cada critério de avaliação e contendo fundamentação resumida sobre a apreciação dos candidatos. Minuta 3/BICUA Minuta 4/BICUA 5.5 DIVULGAÇÃO DOS RESULTADOS Notificação aos candidatos O Júri notifica os candidatos do sentido provável da decisão, no prazo de 60 dias úteis a contar do termo de apresentação das candidaturas. A notificação dos candidatos poderá ser realizada através de correio electrónico (desde que isso seja referido no edital) e deverá ser acompanhada da acta da reunião de decisão. No prazo de 10 dias úteis a contar da data de notificação, os candidatos poderão pronunciar-se sobre essa decisão, em sede de audiência prévia. A notificação do(s) candidato(s) seleccionado(s) deverá ser acompanhada de uma versão do contrato a celebrar Possibilidade de interpor recurso Os candidatos podem interpor recurso dos resultados finais para o Reitor, no prazo de 10 dias úteis a contar da respectiva notificação. Júri Minuta 5p/BICUA Minuta 5i/BICUA Minuta 6p/BICUA Minuta 6i/BICUA Minuta 7p/BICUA Minuta 7i/BICUA Pcd.(3)-(sGRHF) ( ) 5/13

6 5.6 ATRIBUIÇÃO DA BOLSA Declaração de aceitação da bolsa Os candidatos aceites devem, no prazo de 10 dias úteis a contar da notificação da concessão de bolsa, declarar, por escrito, a sua aceitação e comunicar a data do início efectivo da bolsa. Minuta 8p/BICUA Minuta 8i/BICUA Pedido de elaboração do contrato de bolsa A Unidade Orgânica deve efectuar o pedido para a elaboração do respectivo contrato de bolsa em formulário específico, dirigido à Direcção dos Serviços de Gestão de Recursos Humanos e Financeiros e enviá-lo à arh/núcleo do com antecedência mínima de 30 dias em relação à data de início da bolsa. Deste pedido devem constar os seguintes elementos, ou o compromisso de que serão entregues logo que estejam disponíveis, no caso de, por impossibilidade devida a ausência do bolseiro, fora do país, não poderem ser entregues até aquele prazo: Indicação do tipo de bolsa e respectivo valor mensal; (nota: nos casos em que há lugar ao pagamento de subsídio de viagem e/ou de instalação, o subsídio a pagar terá de ser mencionado no ofício de solicitação de elaboração de contrato de bolsa e nunca posteriormente; Data de início e duração do contrato; Identificação das verbas que irão suportar as despesas da bolsa (Projecto/ /Departamento/Protocolo/outro) e respectivo centro de custos; Identificação do bolseiro: fotocópia do Bilhete de Identidade/ Cartão de Cidadão, Passaporte, respectivo visto e de documento comprovativo de autorização de residência, consoante se aplique; Fotocópia do Cartão de contribuinte; Número de Identificação Bancária (documento comprovativo do banco); Uma fotografia tipo passe; Indicação do coordenador do bolseiro e nos casos em que este não seja o coordenador científico do projecto ou o orientador de pós-graduação, apresentação do Curriculum vitae resumido, de uma lista de publicações e referência da experiência anterior de orientação e/ou acompanhamento de Unidade Orgânica Minuta 9/BICUA Pcd.(3)-(sGRHF) ( ) 6/13

7 bolseiros; Curriculum vitae do bolseiro (devidamente datado e assinado); Indicação do endereço de ; Contacto telefónico (telemóvel / extensão interna) Cópia do Certificado de habilitações de todos os graus obtidos com média final, com as classificações obtidas em cada disciplina e com suplemento ao diploma (se aplicável); Cópia da acta da reunião de selecção do candidato. Cópia da publicitação da bolsa na página electrónica da UA; Plano de actividades para o período de bolsa em questão, assinado pelo coordenador e pelo bolseiro, com indicação de 3 ou 4 palavras-chave e de um título alusivos às actividades a desenvolver bem como do local ou locais onde estas serão realizadas; Quando se aplique, documento comprovativo da aceitação do candidato por parte da instituição estrangeira onde decorrerão os trabalhos, garantindo as condições necessárias ao seu bom desenvolvimento; Declaração, sob compromisso de honra, subscrita pelo Minuta 10p/BICUA bolseiro em como exercerá as suas funções de bolseiro em Minuta 10i/BICUA regime de dedicação exclusiva, nos termos estabelecidos no art.º 5º da Lei nº 40/2004 de 18 de Agosto e art. 5º do Regulamento de Bolsas de Investigação da Universidade de Aveiro, publicado em DR, 2ª Série, Nº 98, de 20 de Maio; Declaração de concordância do coordenador indicado para Minuta 11/BICUA acompanhamento da actividade do bolseiro; Declaração do responsável máximo da Unidade Orgânica autorizando o bolseiro a utilizar as infra-estruturas e os Minuta 12/BICUA equipamentos afectos às unidades onde é desenvolvida a investigação. (A falta de qualquer documento ou informação acima enunciada implica a suspensão do processo de elaboração do contrato até ao envio da mesma e responsabilizará directamente quem deve fornecer a informação, declinando os Serviços qualquer responsabilidade pelas consequências do não andamento atempado do processo de atribuição da bolsa e correspondente processamento) Elaboração do contrato da bolsa Pcd.(3)-(sGRHF) ( ) 7/13

8 O contrato a celebrar com o bolseiro é elaborado em duplicado pela arh/núcleo do, sendo numa primeira fase assinado pela Reitoria e posteriormente assinado pelo bolseiro. Um exemplar é entregue ao bolseiro e o outro fica na posse da UA arquivado no seu processo individual, na arh/núcleo do. São enviadas cópias ao coordenador, à Unidade Orgânica e à FCT Registo do bolseiro A Unidade Orgânica deverá proceder à activação de um pré-registo na aplicação de gestão de acessos de utilizador universal. Assim que conste na base de dados, o bolseiro poderá aceder aos diversos sistemas de informação durante 1 mês. A arh/núcleo do efectua o registo do bolseiro na sua base de dados, sendo o Estatuto do de Investigação Científica atribuído automaticamente com a celebração do contrato. Após este registo, o bolseiro ficará efectivamente registado como utilizador universal Relatório Final de Apreciação do Programa da Bolsa No caso de não haver lugar a renovação do contrato, o bolseiro deverá fazer chegar à arh/núcleo do, até 60 dias após o termo da bolsa, um Relatório Final de Apreciação do Programa da Bolsa, incluindo as comunicações e publicações que tenham ocorrido, o qual poderá ser apresentado nas línguas portuguesa e inglesa, de acordo com modelos próprios. Minuta 13p/BICUA Minuta 13i/BICUA Relatório Final de Avaliação da Actividade do Do mesmo modo, no caso de não haver lugar a renovação do contrato, após o termo da bolsa, o coordenador deverá fazer chegar à arh/núcleo do e à FCT um Relatório Final de Avaliação da Actividade do, o qual poderá ser apresentado nas línguas portuguesa e inglesa, de acordo com modelos próprios. Coordenador Minuta 14p/BICUA Minuta 14i/BICUA 5.7 RENOVAÇÃO DA BOLSA Pedido de renovação da bolsa Pcd.(3)-(sGRHF) ( ) 8/13

9 Unidade Minuta 15/BICUA A Unidade Orgânica deve efectuar o pedido para a renovação da Orgânica bolsa em formulário específico, dirigido à Direcção dos Serviços de Gestão de Recursos Humanos e Financeiros e enviá-lo à arh/núcleo do com um mínimo de 60 dias de antecedência em relação à data de termo do contrato. Do processo de pedido de renovação devem constar os seguintes elementos: Identificação do bolseiro; Período para a renovação do contrato; Identificação das verbas que irão suportar as despesas da bolsa (Projecto/Unidade de Investigação/Departamento/Protocolo/outro) e respectivo centro de custos; Comprovativos dos documentos referentes a informações apresentadas inicialmente que entretanto tenham sofrido alterações; Cópia do relatório de actividades referentes ao período anterior do contrato; Parecer do coordenador sobre a actividade do bolseiro; Plano de actividades para o período de bolsa em questão assinado pelo coordenador e pelo bolseiro, com indicação de 3 ou 4 palavras-chave e de um título alusivos às actividades a desenvolver bem como do local ou locais onde estas serão realizadas. Se o plano de trabalhos for a continuação do anterior deve ser apresentado o fundamento para o facto deste não ter sido concluído; Declaração do responsável máximo da Unidade Orgânica autorizando o bolseiro a utilizar as infra-estruturas e os Minuta 12/BICUA equipamentos afectos às unidades onde é desenvolvida a investigação; Quando se aplique, documento comprovativo da aceitação do candidato por parte da instituição estrangeira onde decorrerão os trabalhos, garantindo as condições necessárias ao seu bom desenvolvimento. A falta de qualquer documento ou informação acima enunciada implica a paragem do processo até ao envio da mesma e responsabilizará directamente quem deve fornecer a informação, declinando os Serviços qualquer responsabilidade pelas consequências do não andamento atempado do processo de atribuição da bolsa e correspondente processamento. Pcd.(3)-(sGRHF) ( ) 9/13

10 Concessão da renovação da bolsa A arh/núcleo do analisa se todos os requisitos para a renovação da bolsa estão preenchidos e, em caso afirmativo, diligencia para a concessão da referida renovação. A renovação da bolsa não requer assinatura de novo contrato, no entanto, requer a homologação da Reitoria. Uma vez homologada, a arh/núcleo do comunica a concessão da renovação da bolsa ao bolseiro, através do envio do ofício de autorização de renovação em suporte de papel. Em simultâneo, é dado conhecimento, por , ao coordenador, à Unidade Orgânica e posteriormente à FCT, enviando cópia do ofício de autorização por correio. Finalmente, a arh/núcleo do efectua o registo desta situação na sua base de dados Relatório Final de Apreciação do Programa da Bolsa No caso de não haver lugar a nova renovação do contrato, o bolseiro deverá fazer chegar à arh/núcleo do, até 60 dias após o termo da bolsa, um Relatório Final de Apreciação do Programa da Bolsa, o qual poderá ser apresentado nas línguas portuguesa e inglesa, de acordo com modelos próprios Relatório Final de Avaliação da Actividade do Do mesmo modo, no caso de não haver lugar a nova renovação do contrato, após o termo da bolsa, o coordenador deverá fazer chegar à arh/núcleo do e à FCT um Relatório Final de Avaliação da Actividade do, o qual poderá ser apresentado nas línguas portuguesa e inglesa, de acordo com modelos próprios. Coordenador Minuta 13p/BICUA Minuta 13i/BICUA Minuta 14p/BICUA Minuta14i/BICUA 5.8 CESSAÇÃO DA BOLSA Pedido de cessação da bolsa Caso o bolseiro pretenda a cessação da bolsa deve efectuar o seu pedido em formulário específico, dirigido à Direcção dos Serviços de Gestão de Recursos Humanos e Financeiros e enviá-lo à Minuta 16/BICUA Pcd.(3)-(sGRHF) ( ) 10/13

11 arh/núcleo do, acompanhado de declaração de concordância do coordenador do bolseiro Cessação da bolsa e comunicação à F.C.T. A arh/núcleo do verifica, junto da área de Recursos Financeiros, os eventuais ajustes a efectuar decorrentes da cessação, nomeadamente no que respeita a pagamentos ao bolseiro. Posteriormente, submete o pedido a homologação da Reitoria. Obtida a homologação, a arh/núcleo do comunica a cessação da bolsa ao bolseiro, ao coordenador, à Unidade Orgânica e à FCT, através do envio do ofício de autorização da cessação. Por último, a arh/núcleo do efectua o registo de fim de contrato do bolseiro na sua base de dados. Caso, de seguida, não haja outra bolsa ou relação jurídico funcional, cessará também o seu perfil de utilizador universal Cancelamento do Estatuto de de Investigação Científica O Estatuto de de Investigação Científica é cancelado automaticamente com a cessação da bolsa Relatório Final de Apreciação do Programa da Bolsa O bolseiro deverá fazer chegar à arh/núcleo do, até 60 dias após o termo da bolsa, um Relatório Final de Apreciação do Programa da Bolsa, o qual poderá ser apresentado nas línguas portuguesa e inglesa, de acordo com modelos próprios. Minuta 13p/BICUA Minuta 13i/BICUA Relatório Final de Avaliação da Actividade do Após o termo da bolsa, o coordenador deverá fazer chegar à arh/núcleo do e à FCT um Relatório Final de Avaliação da Actividade do, o qual poderá ser apresentado nas línguas portuguesa e inglesa, de acordo com modelos próprios. Coordenador Minuta 14p/BICUA Minuta 14i/BICUA 5. Impressos / documentos aplicáveis Pcd.(3)-(sGRHF) ( ) 11/13

12 5.1 Caracterização resumida das Bolsas de Investigação Científica 5.2 Minutas: Minuta 1p/BICUA - Anúncio para abertura de concurso (língua portuguesa) Minuta 1i/BICUA - Anúncio para abertura de concurso (língua inglesa) Minuta 2p/BICUA - Formulário de candidatura (língua portuguesa) Minuta 2i/BICUA - Formulário de candidatura (língua inglesa) Minuta 3/BICUA - Acta da reunião do júri de avaliação de candidaturas Minuta 4/BICUA Anexo da acta da reunião Grelha de Avaliação Minuta 5p/BICUA - Notificação da decisão provisória (língua portuguesa) Minuta 5i/BICUA - Notificação da decisão provisória (língua inglesa) Minuta 6p/BICUA Notificação do candidato seleccionado (língua portuguesa) Minuta 6i/BICUA - Notificação do candidato seleccionado (língua inglesa) Minuta 7p/BICUA Modelo de contrato a celebrar com o bolseiro (língua portuguesa) Minuta 7i/BICUA Modelo de contrato a celebrar com o bolseiro (língua inglesa) Minuta 8p/BICUA - Declaração de aceitação de bolsa (língua portuguesa) Minuta 8i/BICUA - Declaração de aceitação de bolsa (língua inglesa) Minuta 9/BICUA - Formulário de pedido de elaboração de contrato de bolsa Minuta 10p/BICUA - Declaração de regime de exclusividade (do bolseiro) Minuta 10i/BICUA - Declaração de regime de exclusividade (do bolseiro) Minuta 11/BICUA - Declaração de concordância (do coordenador) Minuta 12/BICUA Autorização da utilização pelo bolseiro de infra-estruturas e equipamentos da unidade Minuta 13p/BICUA - Relatório final de apreciação do programa da bolsa (língua portuguesa) Minuta 13i/BICUA - Relatório final de apreciação do programa da bolsa (língua inglesa) Minuta 14p/BICUA - Relatório final de avaliação da actividade de bolseiro (língua portuguesa) Minuta 14i/BICUA - Relatório final de avaliação da actividade de bolseiro (língua inglesa) Minuta 15/BICUA - Formulário de pedido de renovação da bolsa Minuta 16/BICUA - Formulário de pedido de cessação da bolsa Pcd.(3)-(sGRHF) ( ) 12/13

13 6. Fluxograma Fluxograma Descrição das acções Resp. Doc Constituição do júri e definição dos critérios de Unid. Org. avaliação (1) Elaboração do anúncio Publicitação do anúncio Unid. Org. Minutas: 1p/BICUA (2) Const. do júri e definição dos critérios de aval. Publicitação das bolsas Formalização da candidatura Recepção das candidaturas Análise das candidaturas Elaboração da acta da reunião Envio de cópia da acta à FCT (quando aplicável) Unid. Org. Júri 1i/BICUA Minutas: 2p/BICUA 2i/BICUA Minutas: 3/BICUA 4/BICUA (7) Renovação da bolsa (3) (4) (5) (6) (8) Candidatura à bolsa Avaliação das candidaturas Divulgação dos resultados Atribuição das bolsas Cessação da bolsa Notificação aos candidatos Possibilidade de interpor recurso Declaração de aceitação da bolsa Pedido de elaboração do contrato de bolsa Elaboração do contrato da bolsa Registo do bolseiro Relatório final de apreciação do programa da bolsa Relatório final de avaliação da actividade do bolseiro Pedido de renovação da bolsa Concessão da renovação da bolsa Relatório final de apreciação do programa da bolsa Relatório final de avaliação da actividade do bolseiro Júri Unid. Org. Coordenador Unid. Org. Coordenador Minutas: 5p/BICUA 5i/BICUA 6p/BICUA 6i/BICUA 7p/BICUA 7i/BICUA Minutas: 8p/BICUA 8i/BICUA 9/BICUA 10p/BICUA 10i/BICUA 11/BICUA 12/BICUA 13p/BICUA 13i/BICUA 14p/BICUA 14i/BICUA Minutas: 13p/BICUA 13i/BICUA 14p/BICUA 14i/BICUA 15/BICUA Pedido de cessação da bolsa Cessação da bolsa e comunicação à FCT Cancelamento do estatuto de bolseiro de investigação científica Relatório final de apreciação do programa da bolsa Relatório final de avaliação da actividade do bolseiro Coordenador Minutas: 13p/BICUA 13i/BICUA 14p/BICUA 14i/BICUA 16/BICUA Pcd.(3)-(sGRHF) ( ) 13/13