UTILIZANDO O EXCEL DE FORMA MAIS EFICIENTE

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1 UTILIZANDO O EXCEL DE FORMA MAIS EFICIENTE Fernando Andrade fernando@pessoasetecnologia.com.br

2 Índice AutoPreenchimento... 5 Cálculos... 6 Cálculos com parênteses... 6 Referência relativa e absoluta ($ fixando/travando células)... 7 Trabalhando com funções... 8 Função Média... 8 Outras funções estatísticas... 9 Trabalhando com datas... 9 Gráfico Atualização e correção Linhas/colunas em dois eixos Impressão de planilhas Modo de Exibição de Layout da Página Configuração da página de impressão Cabeçalho e Rodapé Imprimindo Linhas de Título Ferramentas úteis Congelamento de linhas/colunas Trabalhando com várias janelas Dividindo a janela Facilidades do botão direito do mouse Cor da guia Senhas Formatação Estilo de célula Caixa de texto Formatação condicional Formatos personalizados para célula Inserção/Edição de dados Colar especial Colar Especial Adição Validação de dados Valor permitido Validação de dados Lista de valores permitidos Funções aninhadas em validação de dados Funções Função SE Função PROCV Função SomaSE Função Arred Funções Cont.Num e Cont.Valores Funções aninhadas... 40

3 PROCH e CORRESP ÍNDICE e CORRESP PROC SE, E e OU O trabalho com nomes Nomeando intervalos Corrigindo nomes Aplicando nomes a fórmulas existentes O trabalho com planilhas Movendo e copiando planilhas Grupo de planilhas Impressão em grupo Relacionando planilhas Consolidação de planilhas Configurando sua planilha Ocultando ou exibindo informações: fórmulas, zeros e linhas de grade Planilhas em um arquivo Listas Personalizadas Local de gravação de arquivos Banco de dados Classificação de células Filtro Filtro avançado Subtotais Funções de banco de dados Tabela Dinâmica Atualizando sua tabela dinâmica Alterando a fórmula que agrupa os campos da tabela dinâmica Agrupando dados na tabela dinâmica Formatação de números da tabela dinâmica Fórmulas e funções na tabela dinâmica Campo calculado Item calculado Alterando a exibição dos dados em uma tabela dinâmica Personalização de tabela dinâmica Criando um gráfico dinâmico Trabalhando com hipóteses Um conjunto de hipóteses Dois conjuntos de hipóteses Atingindo Metas Visualizando metas em gráficos Cenários Trabalhando com cenários Resumo de cenários... 99

4 Solver Adicionando mais restrições ao Solver Auditoria Dependentes Erros Estrutura de tópicos Organização automática Organização manual Suplementos Consulta a banco de dados Formulários em planilhas Macros Tecla de atalho de macro Atribuindo macros a um botão no menu Editando a macro Quadros de diálogo em macros Altere o valor de uma propriedade com uma macro Respondendo perguntas em macros e tomando decisões Executando uma mesma instrução várias vezes (o Loop For Each)

5 AutoPreenchimento 1. Digite a data inicial. 2. Arraste a alça de preenchimento até a célula desejada. As células são preenchidas automaticamente. 2 Alça de preenchimento Observe que o Excel mostra também um símbolo de opções de preenchimento, para que você possa preencher as células com outros tipos de sequências. 3. Clique na seta para baixo ao lado do símbolo Opções de preenchimento e escolha a opção desejada. A opção Preencher Série é usada automaticamente pelo Excel. No caso de células com datas, Preencher Série preenche as células na sequência crescente. No caso de datas, Preencher Série oferece o mesmo resultado que Preencher dias. Opções de preenchimento 3 Você pode escolher outras opções: 17/10/2009 é sábado, 18/10/2009 é domingo, e por isso não aparecem aqui Preencher dias Copiar células Preencher dias da semana* Preencher meses Preencher anos PESSOAS E TECNOLOGIA 5

6 O preenchimento automático também: Funciona para dias da semana, palavras e palavra+número. Pode ser feito da direita para esquerda, da esquerda para direita, para cima ou para baixo 1 Cálculos Cálculos com parênteses Há uma tendência ERRADA dos usuários Excel em usar parênteses onde eles não são necessários. As células D5 e D6 abaixo mostram o mesmo resultado. Os parênteses usados no cálculo em D6 são totalmente DESNECESSÁRIOS, já que o Excel segue a regra matemática: Primeiro, multiplicação e divisão Depois, soma e subtração PESSOAS E TECNOLOGIA 6

7 Referência relativa e absoluta ($ fixando/travando células) Veja a figura ao lado, as fórmulas de valor unitário (US$) deveriam apontar todas para G2, a célula com a cotação do dólar. Isso não acontece porque ao criar em D2 a fórmula =C2/G2 e arrastá-la para baixo, o Excel transforma G2 em G3, G4 e assim por diante. Em vez de G2 apenas, aparecem também G3 e G4 Para evitar este tipo de erro, é preciso FIXAR/TRAVAR células, colocando um $ ANTES do que será travado: Fórmula arrastada para a COLUNA à direita: TRAVE a COLUNA -$G2 Fórmula arrastada para a LINHA inferior: TRAVE a LINHA G$2 Fórmula arrastada para a COLUNA à direita E LINHA inferior: TRAVE a COLUNA e a linha $G$2 Com o travamento no lugar certo (G$2 na figura ao lado), os cálculos ficam corretos. Sempre G$2 DICA Em vez de digitar $, você também pode pressionar a tecla F4. Digite F4 algumas vezes até que o $ apareça no lugar desejado. A planilha ao lado mostra um crescimento de 1% ao mês. O cifrão agora fica antes da célula B, já que a fórmula está sendo arrastada para a COLUNA ao lado. PESSOAS E TECNOLOGIA 7

8 Trabalhando com funções Função Média Uma função pode ser entendida como uma fórmula pronta. Nesta apostila já vimos a função AutoSoma. Há várias outras. Na figura ao lado, por exemplo, poderíamos precisar do valor médio da coluna E, Valor total corrigido. Vamos trabalhar então com a função Média do Excel Coloque o cursor na célula onde aparecerá a média (célula B15 na figura acima) e clique no botão Colar função. No quadro Colar função que aparece, vemos as funções organizadas em categorias. 2. Clique na categoria Estatística Escolha em Nome da função a função Média Em Núm1 selecione a coluna que será tirada a média, no caso, E6:E Feito isso clique em OK. Sua média foi calculada com êxito. Se você for calcular a média dos números em várias colunas, basta colocar cada uma em um campo Núm. 4 DICA Depois de inserir uma função, verifique a barra de fórmulas e veja como o Excel a inseriu em outras palavras, veja a sintaxe desta função. Assim você entenderá melhor ainda seu funcionamento. PESSOAS E TECNOLOGIA 8

9 Outras funções estatísticas A figura ao lado contém células com a média da cesta, produto mais caro, produto mais barato e total da cesta. Todas estas células podem ser preenchidas com as funções do Excel: Média(), Máximo(), Mínimo() e Soma (). 1. Exiba o quadro para inserção de funções... e pratique, escolhendo as funções adequadas. Trabalhando com datas Na figura ao lado, precisamos calcular o tempo transcorrido em anos a partir da data de admissão do funcionário. Um ótimo exemplo de uso para as funções da categoria Data. 1. Clique na célula C2. 2. Clique no botão Inserir função (aquele na barra de fórmulas). 3. Escolha a categoria Data e hora e depois a função Hoje. 4. Clique em OK e OK novamente para fechar os quadros de diálogos. Veja a barra de fórmulas no alto da planilha, aparece a fórmula =HOJE() na célula C2. Tempo = Hoje B2, certo? 5. Digite B2 na barra de fórmulas. 6. Pressione Enter. 7. Com o cursor na célula C2, clique no botão Separador de milhares. 8. Melhorou, mas ainda não é isso que queremos. Diminua as casas decimais. PESSOAS E TECNOLOGIA 9

10 Sabemos quantos dias Márcia trabalhou, mas quantos anos ela trabalhou? 9. Divida o resultado por 360 (ou 365, dependendo se você quer trabalhar com o ano corrido ou ano comercial). ATENÇÃO Não basta digitar /360 no final da fórmula. Assim o Excel dividiria apenas B2 por 360. Queremos dividir por 360 toda a subtração. Coloque a subtração entre parênteses: =(HOJE()- B2)/ Arraste a fórmula para as células inferiores. 11. Se necessário diminua as casas decimais utilizando o botão Diminuir casas decimais. 12. Se estiver com problemas de formatação nas células, coloque o formato dos números para geral. Lembra-se como? Guia Início, grupo Números. PESSOAS E TECNOLOGIA 10

11 Gráfico Um gráfico pode ser uma forma bastante eficaz de representar os dados de uma planilha. E o Excel facilita muito a criação dos mais variados tipos de gráfico, todos exibidos na guia Inserir, grupo Gráficos. Utilizando a planilha de Cesta básica vista nas páginas anteriores, criaremos um gráfico representando os valores de Produto e de Preço unitário. 1. Selecione os Produtos e o Preço unitário. Para selecionar colunas intercaladas selecione a primeira coluna, pressione o Ctrl e selecione o restante desejado Clique na guia Inserir e clique no botão correspondente ao gráfico desejado Colunas neste exemplo. 3. Na lista de gráficos exibidos, vamos escolher o mais simples e na maior parte das vezes o que melhor representa os dados: o gráfico de colunas agrupadas. 3 Seu gráfico já aparece praticamente pronto. Perceba que o Excel exibe três novas guias (Design, Layout e Formatar), as chamadas Ferramentas de Gráfico. 4. Na guia Design, grupo Layout de Gráfico, selecione Layout 2 o mais indicado para nosso gráfico. 4 PESSOAS E TECNOLOGIA 11

12 5. Pronto, falta agora só retirar a legenda que não é necessário neste nosso gráfico de exemplo. Selecione-a e aperte a tecla Del. Atualização e correção 6. Para trocar o tipo de gráfico, mantenha o gráfico SELECIONADO e clique no botão Alterar Tipo de Gráfico o primeiro da guia Design No quadro Alterar Tipo de gráfico que aparece, selecione o gráfico desejado Linha com marcadores na figura ao lado. Pode ser que o gráfico não fique como o desejado. No exemplo abaixo, o ideal seria ter os marcadores ACIMA da linha do gráfico Selecione a guia Layout e clique no botão Rótulo de Dados. 9. Selecione a opção Acima para o posicionamento dos rótulos dos dados. 3 4 PESSOAS E TECNOLOGIA 12

13 Linhas/colunas em dois eixos Compare os dois gráficos ao lado, qual representa melhor as informações, principalmente as informações sobre bônus? No primeiro gráfico, onde todas as informações são apresentadas em um único eixo vertical, é difícil visualizar o bônus muito pequeno quando comparado aos valores anuais. Já no segundo gráfico, os valores anuais são representados em um SEGUNDO eixo vertical, facilitando o entendimento dos números. Este é o chamado gráfico de linhas/colunas em dois eixos. Vamos criar um gráfico assim. 1. Selecione as células que você quer representar no gráfico. Na figura ao lado, selecionamos as colunas Nome, Salário, Bônus e 1 Anual Na guia Inserir, grupo Gráficos, clique no botão Colunas Na lista de gráficos de colunas que aparece, escolha o primeiro tipo de gráficos de colunas 2D. PESSOAS E TECNOLOGIA 13

14 O gráfico de colunas aparece, precisamos agora transformá-lo em um gráfico de linhas e colunas em dois eixos. 5 4 A coluna Anual mostra valores muito maiores do que os das outras colunas, vamos colocar Anual em um segundo eixo. 4. Clique no gráfico em qualquer coluna que representa Bônus. Todas as colunas representando Anual ficam selecionadas. 5. Na guia Layout, grupo Seleção Atual, clique no botão Formatar Seleção. 6. No quadro Formatar Série de Dados que aparece, indique que você quer a seleção atual representada no Eixo Secundário. 6 PESSOAS E TECNOLOGIA 14

15 Os valores Anuais aparecem no segundo eixo, mas o gráfico fica bastante confuso. O melhor agora é mudar a representação destes valores, de Coluna para Linha Mantendo ainda os valores Anuais selecionados, vá para a guia Design e clique no botão Alterar Tipo de Gráfico. 8. No quadro Alterar Tipo de Gráfico, indique a primeira opção do gráfico do tipo Linha e clique em OK. Agora sim o gráfico ficou melhor, fácil de entender. 8 DICA Uma boa ideia é colocar um título para cada eixo vertical. Na guia Layout, clique no botão Titulo dos Eixos e escolha o título desejado. PESSOAS E TECNOLOGIA 15

16 Impressão de planilhas Modo de Exibição de Layout da Página No Excel 2007 ou 2010, você pode ver como sua página será impressa ANTES da impressão propriamente dita: clique no botão Modo de Exibição de Layout da Página na barra de ferramentas Modo de Exibição na parte inferior direita da janela. Títulos de colunas Títulos de linhas Réguas de margens No modo de exibição de Layout da Página há margens de página na parte superior, nas laterais e na parte inferior da pasta de trabalho e em um pequeno espaço azul entre as pastas de trabalho. As réguas na parte superior e na lateral ajudam a ajustar as margens. Você pode ativar e desativar as réguas, conforme necessário (clique em Régua no grupo Mostrar/Ocultar na guia Exibir). Neste modo de exibição, você não precisa visualizar a impressão para fazer ajustes na pasta de trabalho antes de imprimir. É fácil adicionar cabeçalhos e rodapés no modo de exibição de Layout da Página. Quando você digita na nova área de cabeçalho e rodapé na parte superior ou inferior e uma página, a guia Design é aberta com todos os comandos necessários para criar seus cabeçalhos e rodapés. Você pode ver cada planilha em uma pasta de trabalho no modo de exibição que melhor funciona para essa planilha. Basta selecionar um modo de exibição na barra de ferramentas Modo de Exibição ou no grupo Pastas de Trabalho na guia Exibir de cada planilha. O modo de exibição Normal e a visualização de Quebra de Página estão lá. DICA Se você gosta do modo de exibição de Layout da Página, mas prefere ter um pouco menos de espaço em branco nas margens, oculte um pouco desse espaço em branco. PESSOAS E TECNOLOGIA 16

17 No modo de exibição Layout da Página, você faz ajusta sua planilha e vê as alterações na tela, antes de imprimir. Configuração da página de impressão 1. Nessa guia, no grupo Configurar Página, você pode clicar em Orientação e, em seguida, selecionar Retrato ou Paisagem. No modo de exibição de Layout da Página, você vê a alteração na orientação e como será a aparência dos dados em cada modo Ainda no grupo Configurar Página, clique em Tamanho para escolher o tamanho do papel. Você verá o resultado de suas escolhas enquanto as realiza. O que você vê é o que será impresso Outras configurações (Margens, Área de Impressão, Quebras de página e Plano de Fundo) podem ser definidas quando você clicar nos botões correspondentes. Cabeçalho e Rodapé No modo de Layout de Página, é muito simples definir o cabeçalho e o rodapé de sua planilha: basta você digitá-los na área correspondente. O Excel imediatamente exibe a guia Design para cabeçalhos e rodapés, onde você pode definir número de página, data e hora, nome do arquivo e até definir se a primeira página será diferente das demais. PESSOAS E TECNOLOGIA 17

18 Um dos botões de configuração de página, Imprimir Títulos, merece explicação especial. Imprimindo Linhas de Título 1 2 Veja a planilha ao lado, ela é muito grande e será impressa em VÁRIAS PÁGINAS. Queremos que a primeira linha (País, Vendedor...) apareça em TODAS as páginas. 1. Na guia Layout da Página, clique no botão Imprimir Títulos. 2. No quadro Configurar Página, que aprece, leve o cursor para a caixa Linhas a repetir na parte superior. 3. Queremos repetir a primeira linha neste exemplo, clique em QUALQUER célula desta linha o Excel seleciona a LINHA INTEIRA. DICA Você também pode seguir esta mesma linha de raciocínio e repetir uma mesma COLUNA em todas as páginas no caso de planilhas que ocupam várias colunas. Basta selecionar a caixa Colunas a repetir à esquerda e selecionar as colunas desejadas. PESSOAS E TECNOLOGIA 18

19 Ferramentas úteis Congelamento de linhas/colunas Quando você tem uma planilha muito grande, pode ser conveniente deixar as primeiras linhas ou colunas da esquerda sempre aparecendo tal como você fez na página anterior desta apostila, só que lá a repetição era no papel. Agora é na tela. O Excel sempre congela o que está ANTES do cursor. Assim, se você quiser: Congelar a primeira linha, deixe o cursor na célula A2. Tudo o que estiver ANTES do cursor ou seja, a primeira linha, sempre aparecerá na tela quando você rolar PARA BAIXO na planilha. Congelar a primeira coluna, deixe o cursor na célula B1. Tudo o que estiver ANTES do cursor ou seja, a primeira coluna, sempre aparecerá na tela quando você rolar PARA A DIREITA na planilha. Congelar a primeira linha e a primeira coluna ao mesmo tempo, deixe o cursor na célula B2. Tudo o que estiver ANTES do cursor ou seja, a primeira linha e a primeira coluna, sempre aparecerão na tela quando você rolar PARA BAIXO ou PARA A DIREITA na planilha. Após colocar o cursor na célula adequada, é só escolher o comando certo: 1 1. Selecione a guia Exibição e clique no botão Congelar Painéis. DICA Se não quiser se preocupar com a posição do cursor, escolha Congelar Linha Superior ou Congelar Primeira Coluna para fazer os congelamentos necessários. 2. Para descongelar, é só clicar novamente no botão Congelar Painéis o comando que antes era Congelar Painéis agora mudou para Descongelar Painéis. 2 PESSOAS E TECNOLOGIA 19

20 Trabalhando com várias janelas No Excel, você pode trabalhar com vários arquivos em várias janelas. 1. Abra duas planilhas do Excel. 2. Na guia Exibição, clique no botão Organizar Tudo Há várias formas de organização. Escolha, por exemplo, Na vertical no quadro Organizar janelas que aparece. Com as janelas assim organizadas, você pode comparar um arquivo com outro e até ARRASTAR dados de um para o outro. Experimente! 3 Dividindo a janela 1. Clique em algum ponto da sua planilha Na guia Exibição, clique no botão Dividir. Linhas divisórias aparecem. Agora você pode ver trechos separados de sua planilha. 3. Para alterar o tamanho de cada trecho visualizado, arraste a divisória desejada para uma nova posição. 4. Para remover alguma divisória individualmente, arraste-a para a lateral esquerda (no caso da linha vertical) ou parte superior da planilha (no caso da linha horizontal). 5. Para retirar todas as divisórias, clique novamente no botão Dividir. PESSOAS E TECNOLOGIA 20

21 Facilidades do botão direito do mouse Você já tentou clicar com o botão DIREITO dentro de uma planilha? Não? Então, veja quantas facilidades: a. Uma das opções que mais poderá ser utilizada é sem dúvida Formatar célula, que oferece as mesmas facilidades que encontramos na guia Início, grupos Fonte, Alinhamento e Número. b b. Podemos também Inserir ou Excluir células. a DICA A lista ao lado aparece quando clicamos com o botão DIREITO do mouse sobre uma CÉLULA. Se clicarmos sobre uma COLUNA ou LINHA, os comandos mudam um pouco: Inserir ou Excluir não inserem ou excluem células, mas sim COLUNAS ou LINHAS. c. Copiar, Colar e Colar Especial estão presentes neste menu. 1. Pressione o botão DIREITO do mouse sobre a guia cuja cor será alterada Plan 3 na figura ao lado. Cor da guia 2. Na lista de comandos que aparece, escolha Cor da Guia. 3. Defina a cor desejada. 1 COMENTÁRIO Cores demais atrapalham! Use algumas poucas cores, e APENAS para as planilhas mais significativas. Por exemplo, você pode escolher cores conforme o conteúdo das planilhas. PESSOAS E TECNOLOGIA 21

22 Senhas Você também pode atribuir uma senha para seus arquivos, veja: 1. Clique no botão Office, escolha Salvar como e identifique o tipo de arquivo desejado. 2. Clique no botão Ferramentas. 3. Escolha Opções gerais No quadro 2 Opções Gerais, indique a senha de PROTEÇÃO e confirme-a Clique em OK para fechar este quadro. 6. Para encerrar o salvamento, clique em Salvar. Pronto! Sua planilha está protegida com senha. Sempre que for abrir a planilha, aparecerá um quadro onde você informará a senha. PESSOAS E TECNOLOGIA 22

23 Formatação Estilo de célula O Excel oferece vários modelos prontos para a formatação de células, vamos usar um deles. 1. Selecione um conjunto de células que você quer formatar Na guia Início, grupo Estilo, clique no botão Estilos de Células. 3. Você vê os vários estilos apresentados pelo Excel. Escolha o mais adequado e clique em OK. DICA Clique em Novo Estilo de Célula para definir seu próprio estilo. PESSOAS E TECNOLOGIA 23

24 Caixa de texto Normalmente não é recomendável digitar textos corridos no Excel. Para isso quase sempre é melhor usar uma caixa de texto. Veja os exemplos na figura abaixo: 1. Para desenhar uma caixa de texto, vá para a guia Inserir e clique no botão Caixa de texto. 1 DICA Uma caixa de texto típica tem um formato muito simples. Considere usar outras formais mais interessantes clicando no botão Formas. 2. Clique no local aonde será inserido o texto. 3. Pronto! Agora é escrever como se você estivesse no Word. Por exemplo, quando quiser mudar de linha, basta pressionar o Enter. Você poderá mudar as cores, tamanho e todo o tipo de formatação necessária. 4. Caso queira mudar a caixa de local, clique em sua borda e arraste-a para o local desejado. PESSOAS E TECNOLOGIA 24

25 Formatação condicional A planilha ao lado mostra células com cores diferentes conforme seu conteúdo tudo feito automaticamente pelo Excel. 1. Digite uma planilha como esta abaixo, sem se 3 2 preocupar por enquanto com as cores. 2. Selecione todas as células com números (B2:B7 neste exemplo). 3. Na Guia Início, Grupo Estilo, clique no Botão Formatação Condicional Escolha Nova Regra No quadro Nova Regra de Formatação, selecione Formatar apenas células que contenham PESSOAS E TECNOLOGIA 25

26 6. Defina sua regra na caixa Formatar apenas células com: Neste exemplo a regra é Valor da célula é menor do que Para definir um formato associado a esta regra, clique no botão Formatar. Você pode definir tipo (Arial, Times...) e estilo (negrito, itálico...) da fonte, efeitos, tamanho etc. 8. Neste exemplo definimos Negrito e Cor Azul escuro, Texto Clique em OK para fechar o quadro Formatar Células e OK novamente para fechar o quadro Nova regra de formatação Defina outras regras conforme sua necessidade. Na figura mostrada na página anterior temos mais duas outras regras Para ver todas as regras definidas, mantenha as células selecionadas, clique novamente no botão Formatação condicional e escolha Gerenciar regras... (veja ilustração na página anterior). Aparece o quadro Gerenciador de Regras de Formatação Condicional. Aqui você pode: Criar uma Nova regra. 14. Editar Regra já existente. 15. Excluir Regra. PESSOAS E TECNOLOGIA 26

27 DICA O botão Formatação Condicional oferece outras regras já prontas, algumas visualmente muito interessantes: Barras de Dados, Escalas de Cor e Conjuntos de Ícones. Experimente! PESSOAS E TECNOLOGIA 27

28 Formatos personalizados para célula A figura ao lado o número 0001 para uma nota fiscal com 000 à esquerda do 1. A princípio, o Excel não mostra zeros à esquerda, a não ser que você transforme o número em texto (que não é nosso objetivo aqui) ou crie um FORMATO PERSONALIZADO que exiba números com quatro dígitos. 1. Digite o número 1 em uma célula qualquer. 2. Mantenha esta célula selecionada e na guia Início clique no DISPARADOR do quadro de formatação de números seta que aparece à direita da palavra Número. Aparece o quadro Formatar Células, já com a guia Número ativa Precisamos de formatos diferentes dos tradicionais clique na categoria Personalizado. Veja que temos aqui vários formatos já personalizados, mas infelizmente NENHUM deles proporciona o formato que precisamos. Será necessário CRIAR um novo formato personalizado Como queremos um número com quatro dígitos, DIGITE 0000 na caixa Tipo, onde agora está escrito Geral. Veja que o quadro Exemplo já mostra como ficará o número que digitamos com três zeros à esquerda do número 1, tal como queríamos Clique em OK para criar o formato. Este novo formato poderá ser usado em todas as células de todas as planilhas DESTE ARQUIVO de agora em diante. Muito bom, não é? PESSOAS E TECNOLOGIA 28

29 Inserção/Edição de dados Colar especial 1 A célula B9 ao lado contém a fórmula =SOMA(B2:B8). Se precisarmos levar este resultado TAMBÉM para a célula C9, não poderemos usar o método Copiar/Colar, já que na coluna C o Excel mudará esta fórmula para =SOMA(C2:C8). O resultado será 0, não há valores digitados nestas células. Não queremos a fórmula de soma em C9, só o resultado da soma. Solução? Colar especial. 1. Faça a soma normalmente em B9. 2. Selecione o resultado obtido e copie: clique no botão Copiar 4 (Ctrl-C). 3. Clique na célula C9. 4. Agora vem a MELHOR PARTE! Clique na seta para baixo do botão Colar e selecione Colar Valores. O Excel copia apenas o resultado da fórmula, tal como queríamos! Colar Especial Adição Uma situação muito comum acontece quando precisamos adicionar (subtrair, multiplicar ou dividir) um mesmo número a várias células. Por exemplo, na figura ao lado queremos somar 20 a todas as mesadas Copie o número que será somado (célula B10 na figura ao lado). 2. Selecione as células onde este número será somado (B2:B8 em nosso exemplo) Clique na seta para baixo do botão Colar e escolha Colar Especial No quadro Colar especial que aparece, assinale a operação Adição e depois clique em OK. PESSOAS E TECNOLOGIA 29

30 Validação de dados Valor permitido A célula C4 ao lado não permite valores maiores do que 100. Em outras palavras, o número 102 NÃO É UM DADO VÁLIDO nesta planilha. Veja como definir dados válidos no Excel. 1. Selecione C Na guia Dados, grupo Ferramentas, clique no botão Validação de Dados. 3. Escolha Validação de Dados na lista de opções que aparece Aparece o quadro Validação de dados, guia Configurações,onde você define: 4 a. Permitir: apenas Número inteiro b. Dados: o dado digitado é menor ou igual a c. Máximo: o máximo valor permitido é igual a 100 (neste nosso exemplo) Se você clicar em OK agora, a validação já funcionará. No entanto, você pode melhorar ainda mais a COMUNICAÇÃO do Excel com o usuário da planilha. c a b 5. Clique na aba Mensagem de entrada a. Título: Digite um título para sua mensagem de entrada 5 b. Mensagem de entrada: Informe o texto que será exibido na planilha quando o usuário clicar nesta célula. a b PESSOAS E TECNOLOGIA 30

31 Por fim, é possível também definir se você quiser um estilo de reação de Excel quando um dado inválido for digitado: Ícone Tipo Uso Parar Aviso Informações 6. Clique na aba Alerta de erro. Impede que os usuários insiram dados inválidos em uma célula. Uma mensagem de alerta Parar tem duas opções: Repetir ou Cancelar. Avisa os usuários de que os dados inseridos são inválidos, mas não os impede de inserir esses dados. Quando uma mensagem de alerta de Aviso é exibida, os usuários podem clicar em Sim para aceitar a entrada inválida, em Não para editá-la ou em Cancelar para removê-la. Informa os usuários de que os dados inseridos são inválidos, sem impedir a inserção desses dados. Esse tipo de alerta de erro é o mais flexível. Quando uma mensagem de alerta de Informações é exibida, os usuários podem clicar em OK para aceitar o valor inválido ou em Cancelar para rejeitá-lo. 6 a. Estilo: Escolha o tipo de alerta b. Título: Digite um título para o alerta c. Mensagem de erro: Informe a mensagem que aparecerá quando o usuário digitar um dado INVÁLIDO. a b c 7. Clique em OK para encerrar e veja os resultados: Mensagem de entrada Alerta de erro PESSOAS E TECNOLOGIA 31

32 Validação de dados Lista de valores permitidos A validação de dados do Excel permite outra facilidade muito útil: exibir uma LISTA de valores possíveis para uma célula como você vê na figura ao lado. O processo é muito semelhante ao que vimos até agora. 1. Selecione as células onde a lista de valores deve aparecer (B2:B4 na figura acima). 2. Tal como já fizemos nas páginas anteriores, exiba a guia Dados, grupo Ferramentas, e clique no botão Validação de Dados Selecione Validação de Dados na lista de opções. 4. No quadro Validação de Dados que aparece, aba Configurações, indique Lista na caixa Permitir Na caixa Fonte, digite as informações que farão parte da lista. 6. Clique em OK para definir mais esta regra de validação de dados. DICA Em vez de digitar as informações diretamente na caixa Fonte, você também pode digitá-las em um conjunto de células separadas e indicar a faixa nesta caixa. PESSOAS E TECNOLOGIA 32

33 Funções aninhadas em validação de dados Atribuir nomes para uma faixa de células é fácil, é só selecionar as células desejadas, digitar o nome correspondente na Caixa de nome (Áreas na figura ao lado) e pressionar Enter. Criar uma lista de validação a partir desta faixa nomeada também é fácil, basta selecionar as células que apontarão esta lista, clicar na guia Dados, no grupo Ferramentas de Dados clicar no botão Validação de Dados e indicar a faixa (Áreas na figura ao lado) na caixa Fonte. O problema é quando precisamos acrescentar mais células à faixa nomeada, o Excel não as associará ao nome já definido. Felizmente, há uma solução, é só ANINHAR as funções DESLOC e CONT.VALORES na caixa de referência do nome a ser criado (guia Fórmulas, botão Definir Nome no grupo Nomes Definidos). Veja a caixa Refere-se a: na figura ao lado, a área a ser nomeada começa em A1 e termina na última célula preenchida da coluna A. A função CONT.VALORES conta quantas células preenchidas existem na coluna A. Experimente, depois de definir o nome Áreas desta forma, digite uma nova área na célula A4 ela aparecerá automaticamente quando você clicar nas setas das células na coluna E. PESSOAS E TECNOLOGIA 33

34 Funções Função SE Na planilha ao lado, você pode digitar Reprovado ou Aprovado célula a célula, ou deixar o Excel tomar esta decisão. Para isso usamos a função SE. 1. Digite uma planilha como esta ao lado, SEM PREENCHER a coluna C Clique na célula C2. 2 O Excel auxilia na construção passo a passo de uma função, basta escolher o recurso Inserir função. 3. Clique no ícone fx Inserir função. Aparece o quadro Inserir função, listando as funções da categoria Mais recentemente usada. Às vezes a função desejada aparece nesta categoria, se você a tiver usado recentemente. Na figura ao lado não vemos a função SE, vamos buscá-la na categoria onde ela normalmente fica a categoria Lógica. 4. Clique na seta para baixo da caixa de categorias e escolha a categoria Lógica. 5. Selecione a função SE e clique em OK. 4 5 PESSOAS E TECNOLOGIA 34

35 6. Preencha o quadro Argumentos da função conforme a figura ao lado, determinando ao Excel o que considerar para tomar uma decisão (mostrar Aprovado ou Reprovado neste exemplo). 6 7 DICA Não digite o endereço de uma célula (como B2 na figura acima, é mais fácil CLICAR na célula B2 o Excel insere este endereço por você). 7. Clique em OK quando terminar. 8. Arraste a fórmula para baixo para preencher as demais células. 8 Função PROCV A figura ao lado mostra uma Folha de pagamentos e uma tabela de Cargos e salários. As células da coluna Salário devem ser preenchidas conforme as informações da tabela Cargos e salários. 1 Em vez de você PROCURAR os salários, deixe o Excel fazer isso usando a função PROCV, que PROCura na Vertical os valores adequados. 1. Coloque o cursor na célula C3 (o primeiro salário que vamos preencher) e clique no ícone fx Inserir função. PESSOAS E TECNOLOGIA 35

36 2. Selecione a função PROCV (na categoria Mais recentemente usada ou na categoria Procura e referência) e clique em OK. 2 Aparece o quadro Argumentos da função. Para preenchê-lo, imagine respostas para possíveis perguntas feitas pelo Excel: PERGUNTA: Qual a função do colaborador que você quer saber o salário? 3. RESPOSTA: Clique em B3 para indicar o Valor_procurado PERGUNTA: Onde estão relacionados as funções e os salários? 4. RESPOSTA: Selecione o intervalo A14:B17 para indicar onde está a Matriz_tabela. PERGUNTA: Em qual coluna desta tabela (1, 2...) está a informação que você procura? 5. RESPOSTA: Digite 2 em Núm_índice_coluna indicando a segunda coluna da tabela. PERGUNTA: A primeira coluna da tabela está em ordem crescente? 6. RESPOSTA: Digite VERDADEIRO em Procurar_intervalo para indicar ordem crescente. Você também pode deixar a caixa vazia para indicar ordem crescente. Digite FALSO para indicar ordem decrescente ou nenhuma ordem. 7. Clique em OK para finalizar e arraste a função para as células das linhas abaixo. ATENÇÃO Você deve travar as células de Matriz_tabela (A$14:B$17) para arrastar a função para as linhas abaixo. Ou, em vez de travar, você pode NOMEAR as células. PESSOAS E TECNOLOGIA 36

37 Função SomaSE SomaSE soma os valores de células SE elas satisfizerem uma condição estabelecida. Na célula G5 no exemplo ao lado, queremos inicialmente somar as quantidades SE a venda tiver sido feita na região Norte Digite a planilha e formate-a como necessário. 2. Clique na célula G5 onde teremos a soma das vendas da região Norte. 3. Clique no botão Inserir, Função Escolha a Categoria: Matemática e trigonométrica e selecione a função SOMASE. 5. No campo Intervalo, selecione as células onde estão as REGIÕES que serão levadas em conta, B5:B13. 4 COMENTÁRIO Travamos as linhas 5 em B$5 e 13 em B$13 porque a função SOMASE será arrastada para baixo, onde estão as regiões Nordeste e Sudeste. 6. No campo Critérios, clique na célula F5, onde está digitada a região Norte PESSOAS E TECNOLOGIA 37

38 7. No campo Intervalo_soma, selecione as células onde estão as quantidades vendidas, D4:D Pronto! Clique em OK. Agora é só arrastar SOMASE para as demais regiões (Nordeste e Sudeste nas células G6 e G7) e completar sua planilha. Função Arred A função Arred arredonda as casas decimais de um número existente em outra célula. Diferentemente dos botões de arredondamento que aparecem na barra de formatação do Excel, que mudam apenas a exibição do número, a função Arred TRANSFORMA o número (4,5678 quando arredondado para 2 casas decimais vira 4,57 definitivamente). Vamos arredondar os números da planilha ao lado? 1. Selecione a célula C2 e clique no botão Inserir, Função Escolha a Categoria: Matemática e trigonometria e o Nome da função: ARRED No campo Núm informe a célula que estamos arredondando (B2 neste exemplo). 4. No campo Núm_digitos informe a quantidade de casas decimais para arredondamento (2 neste exemplo). DICA Para transformar um número quebrado em número inteiro, defina Núm_digitos igual a Clique em OK. Faça os demais cálculos. 3 4 PESSOAS E TECNOLOGIA 38

39 Funções Cont.Num e Cont.Valores Muitas vezes é preciso saber quantos números aparecem em uma região de células. Ou quantas palavras aparecem em uma região. As funções Cont.Num e Cont.Valores resolvem o problema. 1. Na planilha ao lado (que você já digitou há algumas páginas atrás), selecione a célula B Clique no botão Inserir, Função Em Categoria, escolha Estatística; em Nome da Função, escolha Cont.núm. 4. No campo Valor1, selecione o intervalo B2:B Clique em OK. 4 Aí está: Cont.Num conta quantos números existem naquela seleção. Vamos ver agora como usar a função Cont.Valores - o processo é muito semelhante. 6. Selecione a célula A11 da planilha acima. 7. Clique no botão Inserir, Função Em Categoria, escolha Estatística; em Nome da Função, escolha Cont.valores. 9. No campo Valor1, selecione o intervalo A2:A8. O Excel informa o número de palavras existentes neste intervalo. COMENTÁRIO Qual a diferença entre as duas funções? Cont.Num vale só para números. Cont.Valores vale para números e palavras. Se você tiver uma região com números e palavras e quiser contar só os números, Cont.Num conta só os números, mesmo que as palavras estejam selecionadas. PESSOAS E TECNOLOGIA 39

40 Funções aninhadas PROCH e CORRESP As funções de pesquisa facilitam a procura e referência de células em uma planilha. Uma das mais conhecidas é a PROCV. Neste módulo, veremos outras igualmente úteis. Como exemplo, vamos na tabela ao lado criar uma fórmula que mostre a quantidade de inscritos conforme o mês e o curso selecionado, indicados nas células A10 e B10, respectivamente. Utilizaremos duas funções de procura, a PROCH e a CORRESP. A PROCH procura valores na primeira linha de uma área selecionada e retorna o conteúdo de acordo com a linha fornecida. No exemplo, a função procura Excel na primeira linha e retorna o número de inscritos na linha indicada (1, 2...). Se digitarmos a linha 2, a função retornará 30 a quantidade de alunos exibidas na linha 2 para o curso Excel. Em uma situação real, não queremos digitar 2. Queremos sim que o Excel descubra que Janeiro está na linha 2. A Função CORRESP é a solução, ela retorna a posição relativa a um item em uma determinada área. Se utilizarmos a função CORRESP para descobrir a posição relativa de Janeiro na área A1:A7, o valor retornado será 2. O segredo então para descobrirmos quantos alunos estão inscritos em um determinado CURSO em um determinado MÊS é usar uma combinação das funções PROCH e CORRESP. Observe que estas funções apontarão a célula A10 onde está escrito Janeiro e a célula B10 onde está escrito Excel. 1. Digite a planilha do exemplo. 2. Deixe o cursor na célula C10 onde queremos que apareça a quantidade de alunos inscritos e clique no botão Inserir, Função. 3. Na janela Inserir função, localize a função PROCH e clique em OK. PESSOAS E TECNOLOGIA 40

41 4. Em Valor_procurado, digite B10. Nossa função vai procurar o curso indicado em B10: Excel Em Matriz_tabela indique as células da tabela de cursos: $A$1:$D$7. 6. Núm_índice_lin indica o número da linha (1, 2...) onde está o mês desejado. Queremos informações de inscritos em Excel no mês de Janeiro, a linha número 2. Nós sabemos que é a linha 2, mas o Excel não. É por isso que pedimos ajuda da função CORRESP nesta caixa. Pedimos para ela indicar o número da linha onde está escrito Janeiro: CORRESP(A10;$A$1:$A$7). Veja na figura acima que esta CORRESP retorna o número Em procurar intervalo, digite FALSO, pois nossa lista não está classificada em ordem de cursos. 8. Clique em OK para terminar. Pronto, o resultado é 30. São 30 alunos inscritos em Excel no mês de Janeiro. PESSOAS E TECNOLOGIA 41

42 ÍNDICE e CORRESP Agora temos um problema um pouco mais complicado: precisamos saber qual mês tem a maior quantidade de matrículas para cada curso. Para isso utilizaremos uma combinação das funções ÍNDICE e CORRESP. 1. Digite as novas linhas, 12 a 15, conforme mostra a figura ao lado. 2. Selecione a célula B13 3. Clique no botão Inserir, Função e localize a função ÍNDICE. 4. Na caixa Matriz do quadro que aparece, selecione A1:A Em Num_Linha, digite CORRESP(MÁXIMO(B1:B7);B1:B7;FALSO) 6. Clique em OK. 7. Você criou esta função para o Curso Windows, coluna B. Repita estes passos para os demais cursos: Word na coluna C e Excel na coluna D. 4 5 PESSOAS E TECNOLOGIA 42

43 Uma função em outra é chamada função aninhada. Várias funções aninhadas podem criar uma certa confusão, mas o segredo é entendê-las separadamente: 1º: Função MÁXIMO 2º: Função CORRESP 3º: Função ÍNDICE A função MÁXIMO apenas aponta o valor máximo na faixa B1:B7. A função CORRESP procura o valor 90 (calculado pela função MÁXIMO) na matriz B1:B7 e indica que este valor está na linha número 7. Por fim a função ÍNDICE procura na matriz A1:A7 o mês na posição 7 (posição esta calculada pela função CORRESP). PESSOAS E TECNOLOGIA 43

44 PROC Em muitas planilhas precisamos fazer pesquisas da direita para esquerda, o que já impede de imediato o uso de PROCV, que procura dados na primeira coluna de cima para baixo, ou PROCH, que faz a pesquisa da esquerda para a direita. O Excel apresenta uma função mais flexível para pesquisa de dados, é a PROC. Aproveitando ainda nossa planilha de exemplo mostrada nas páginas anteriores, vamos agora a uma nova pergunta: em qual mês o curso Excel teve 60 inscrições? 1. Atualiza a planilha como na figura ao lado, com as duas novas linhas, 17 e Selecione a célula C Clique no botão Inserir, Função e escolha a função PROC. 4. Em Valor_procurado, aponte B Em Vetor_proc, insira D1:D7. 6. Em Vetor_result, insira A1:A7. Pronto, a função PROC descobriu que o curso Excel teve 60 inscritos no mês de abril PESSOAS E TECNOLOGIA 44

45 SE, E e OU Sabemos que o Excel é uma poderosa ferramenta de cálculo, principalmente quando ANINHAMOS funções em uma célula. Você já viu algumas funções aninhadas nas páginas anteriores, vamos agora aninhar as funções SE, E e OU. Na escola representada na figura ao lado, esta é a política de aprovação de alunos: 1 Aprovado: Média >=7 E Qtde faltas < 10 Reprovado: Média <=5 OU Qtde faltas >=10 Exame: Qualquer condição diferente das anteriores. Não há uma função única do Excel que resolva este problema. Mas se combinarmos três funções, o problema será resolvido. 1. Selecione a célula H4. 2. Clique no botão Inserir, Função. 3. Selecione a categoria Lógica, Função SE() Como o aluno só é aprovado se DUAS condições forem atendidas, vamos usar a função E para combinar duas funções 4. Clique na caixa Teste_lógico da função SE. 5. Para inserir nesta caixa outra função, vá para a caixa de nomes e selecione a função E(). 5 4 PESSOAS E TECNOLOGIA 45

46 6. No primeiro argumento, insira a primeira condição F4>=7. 7. No segundo argumento, insira a segunda condição G4<10. 8 VEJA VEJA Conforme preenchemos o quadro de argumentos da função, o assistente de função do Excel vai atualizando a barra de fórmulas. Esta função E está dentro da função SE, que ainda precisa ser completada. 8. Clique sobre a função SE na barra de fórmulas para exibir novamente o quadro de diálogos da função SE e determinar as demais condições Na caixa Valor_se_verdadeiro, escreva Aprovado. Precisamos agora definir o conteúdo da caixa Valor_se_falso, que pode ser Reprovado ou Exame. Segundo as regras da escola um aluno estará reprovado SE acontecerem uma de duas condições: OU Média <=5 OU Qtde faltas >=10. Em outras palavras, precisamos de uma nova função SE. 10. Clique na caixa Valor_se_falso e selecione a função SE(). PESSOAS E TECNOLOGIA 46

47 Em Teste_lógico deste novo quadro que aparece, precisamos testar uma de duas condições. Solução: função OU(). 11 DICA DICA Se a função desejada não aparecer na lista, clique em Mais funções... para ver outras funções do Excel. 11. Clique na caixa de funções e selecione a função OU(). 12. No primeiro argumento da função OU, insira a primeira condição F4< No segundo argumento, digite G4>= Volte ao quadro da função SE e no Valor_se_verdadeiro, digite Reprovado. PESSOAS E TECNOLOGIA 47

48 15. No Valor_se_falso, digite Exame. Aninhar várias funções no Excel pode ser um processo trabalhoso, mas os resultados são sempre muito bons. PESSOAS E TECNOLOGIA 48

49 O trabalho com nomes Nomeando intervalos Os nomes facilitam a interpretação das fórmulas. A fórmula Receita-Despesa na figura ao lado é muito mais intuitiva do que A3-B3. Para entender melhor como usar nomes em células, digite a planilha ao lado. Quando chegar o momento de calcular o lucro, usaremos a fórmula Entrada-Despesas. 3 O primeiro passo é nomear as células. 1. Selecione o intervalo B3:B9. 2. Clique no canto esquerdo da barra de fórmula - é lá que está a Caixa de nome. 3. Digite a palavra Entrada Pressione Enter para guardar o nome. ATENÇÃO A maior parte das pessoas não se lembra de apertar a tecla Enter. Apertar esta tecla é que de fato ATRIBUI o nome à célula. 5. Repita o processo para nomear as células C3:C9 de Despesas e D3:D9 de Lucro. 6. Agora vamos fazer os cálculos. Clique na célula D3. 7. Digite =Entrada-Despesas. 8. Agora é só arrastar a fórmula para as células abaixo. COMENTÁRIO Mesmo que aparentemente todas as fórmulas sejam iguais (Entrada-Despesas), o Excel sabe reconhecer a linha onde está o cursor e usar a entrada e a despesa da linha adequada. PESSOAS E TECNOLOGIA 49

50 Corrigindo nomes Embora atribuir nomes às células seja muito, muito simples, corrigir ou até mesmo eliminar estes nomes é um pouco mais trabalhoso. É para isso que o Excel apresenta o GERENCIADOR DE NOMES. 1 Na figura acima, queremos mudar o que está digitado nas células L4 e M4, de Receita e Despesa para Entrada e Saída. O mais lógico então é também mudar o NOME destas células, que por enquanto são chamadas de Receita e Despesa. 1. Na guia Fórmulas, grupo Nomes Definidos, clique no botão Gerenciador de Nomes. 2. No quadro Gerenciador de Nomes que aparece, selecione o nome desejado e clique no botão Editar O Excel mostra agora o quadro Editar Nome, onde você pode digitar um novo nome na caixa Nome Clique em OK para finalizar a edição deste nome. 5. Se quiser, edite outros nomes ou clique em Fechar para encerrar o gerenciamento de nomes. 4 Dica 5 DICA Além de mudar nomes, você pode aproveitar o quadro Editar Nome e indicar uma nova faixa de células na caixa Refere-se a:, caso acrescente novas células a uma faixa já nomeada. PESSOAS E TECNOLOGIA 50

51 Aplicando nomes a fórmulas existentes Você já tem fórmulas prontas e só depois resolveu nomear células. Como usar estes nomes nestas fórmulas prontas? A planilha ao lado mostra os valores de uma coluna de receitas, com a soma deles no final. A fórmula de soma já está pronta: SOMA(F9:F15). No entanto, ela seria muito mais clara se estivesse escrita como SOMA(Receita). Felizmente não é necessário refazê-la, veja Selecione a faixa com todas as receitas (F9 a F15 nesta figura) e atribua o nome Receitas usando a Caixa de Nomes no canto superior esquerdo da planilha. 2. Selecione a célula onde esta a fórmula onde você quer usar um nome existente (F16 na figura ao lado) 3. Na guia Fórmulas, grupo Nomes Definidos, clique na seta para baixo à 2 direita do botão Definir Nome. 4. Você vê duas opções vinculadas a este botão, escolha Aplicar Nomes. Aparece o quadro Aplicar Nomes com todos os nomes que você já atribuiu no arquivo Excel Escolha o nome desejado e clique em OK. Pronto, veja sua fórmula o nome está lá! 5 PESSOAS E TECNOLOGIA 51

52 O trabalho com planilhas Movendo e copiando planilhas Você tem uma planilha pronta e precisa de outra muito parecida, apenas os dados são diferentes? Veja como duplicá-la facilmente. 1. Pressione a tecla Ctrl e não solte mais Leve o mouse até a aba onde está escrito o nome da planilha que você quer duplicar, João na figura ao lado, clique e não solte. Aparece uma seta preta e uma pequena folha com um sinal de +, bem ao lado de João Sem soltar o mouse (nem o Ctrl), arraste-o até que a seta preta fique depois de João. 4. Solte o mouse e SÓ DEPOIS (atenção!) solte o Ctrl. Pronto, você vê a planilha João (2)! Agora é só renomeá-la. 4 Grupo de planilhas Você precisa criar várias planilhas semelhantes, apenas os dados são diferentes? O segredo é trabalhar com um grupo de planilhas. Assim, o que você faz em uma vale para todas as outras. Para trabalhar em grupo, é só selecionar as planilhas desejadas. 1. Clique em Plan1 (a primeira da sequência), pressione Shift e clique em Plan3 (a última da sequência). Pronto, tudo o que você fizer em uma planilha, valerá para as outras. O Excel até mostra a expressão [Grupo] no alto da tela, indicando o modo de trabalho em grupo. 2. Para desagrupá-las, basta clicar em qualquer aba de planilha. PESSOAS E TECNOLOGIA 52

53 Impressão em grupo Se você tem um grupo de planilhas, é possível imprimi-las todas de uma só vez, basta selecioná-las antes de clicar no comando de impressão. O Excel por definição sempre imprime TODAS as planilhas selecionadas. PESSOAS E TECNOLOGIA 53

54 Relacionando planilhas Um dos melhores recursos do Excel é o relacionamento de planilhas. Se você já tem um número digitado ou o resultado de um cálculo em uma planilha, não precisa digitá-lo em outra. É só fazer um relacionamento! Na figura ao lado, a planilha à esquerda, Valores, mostra os valores unitários de alguns produtos. Na planilha da direita, Jan, precisamos mostrar o valor total das compras feitas em janeiro usando aqueles valores unitários. 1. Coloque o cursor na célula C2 da planilha Jan, digite =, clique em B2 e digite *. 1 Precisamos colocar agora na fórmula o valor unitário do produto Caderno Vá para a planilha Jan e clique na célula B2, onde está o valor do Caderno. 3. Pressione Enter para encerrar a fórmula. Veja a fórmula final, ela não indica o valor 2,90, o preço do caderno, mas sim a célula B2 da planilha Valores, onde está este valor. Assim, se alterarmos o valor do Caderno em Valores, automaticamente a planilha Jan mostrará os cálculos atualizados. A planilha Jan está VINCULADA à planilha Valores Para facilitar ainda mais, você pode obter os outros resultados apenas arrastando para baixo a fórmula criada em C2. PESSOAS E TECNOLOGIA 54

55 Consolidação de planilhas Se você tem várias planilhas com a mesma estrutura, é possível consolidar todas as informações em uma só planilha. 1. Crie duas planilhas como estas ao lado. DICA Já que as duas planilhas têm a mesma estrutura, aproveite e utilize o recurso de Grupo de planilhas que anteriores. aprendemos nas páginas 2. Chame a primeira planilha de Link Julho e a segunda, Link Agosto. 3. Mude também o nome da Plan3 para Consolidado. 4. Na planilha Consolidado, clique na guia Dados, grupo Ferramentas de Dados e clique no botão Consolidar No quadro Consolidar, escolha Soma na caixa Função. 5 6 DICA Além de consolidar somando as informações, você também pode escolher Média, Máx, Mínimo, Produto etc. Veja as opções na figura ao lado. 6. Clique na caixa Referência e as células da primeira planilha a ser consolidada (A4:C12 da planilha Link Julho neste nosso exemplo). 7. Clique no botão Adicionar. PESSOAS E TECNOLOGIA 55

56 A primeira referência a consolidar aparece no quadro Consolidar, precisamos adicionar mais uma planilha. 8. Clique na Filial Repare que as células adequadas já estão selecionadas, afinal as planilhas têm a mesma estrutura. É só você clicar novamente no botão Adicionar. 10. A consolidação é feita apenas para números, não para textos. No entanto, precisamos que a planilha consolidada mostre também os textos comuns às duas planilhas. Ative as opções Linha Superior e Coluna esquerda. 11. Para manter o vínculo entre a planilha consolidada e as planilhas de origem, ative a opção Criar vínculos com os dados de origem. 12. Clique em OK. Pronto! Suas planilhas estarão somadas em Consolidado. Observe, aparecem vários sinais + à esquerda de sua planilha, além de duas colunas 1 e 2 imediatamente acima. Estes novos elementos servem para você ver detalhes da planilha consolidada. Clique em cada + para abrir o detalhe APENAS da linha correspondente ou clique em 2 para abrir TODOS os detalhes. Uma única linha detalhada Todas as linhas detalhadas COMENTÁRIO Quer testar o vínculo entre as planilhas de origem e a planilha consolidada? Mude os valores naquelas planilhas e confira o resultado. A soma é refeita! PESSOAS E TECNOLOGIA 56

57 Configurando sua planilha Ocultando ou exibindo informações: fórmulas, zeros e linhas de grade Uma planilha Excel tem várias características já configuradas, que você pode alterar conforme necessidades específicas, basta ajustar as opções do Excel Clique no botão Office. 2. Clique no botão Opções do Excel. 3. No quadro Opções do Excel que aparece, selecione a opção Avançado, a que apresenta as alternativas que queremos apresentar agora nesta apostila. 4. Role para baixo até encontrar a seção para Exibir opções para esta planilha já que queremos alterar opções só para a planilha atual PESSOAS E TECNOLOGIA 57

58 5. Assinale a opção Mostrar fórmulas nas células em vez dos resultados calculados. procura de erros em fórmulas. Visualização útil para a 6. Desmarque a opção Mostrar um zero nas células cujo valor é zero. Em algumas situações, pode ser mais vantajoso ocultar 0 (zero) em uma planilha. 7. Desmarque a opção Mostrar linhas de grade. Uma planilha SEM linha de grade fica muito mais limpa, facilitando sua análise e interpretação. PESSOAS E TECNOLOGIA 58

59 Planilhas em um arquivo Um novo arquivo no Excel começa sempre com três planilhas. Este é o padrão, que você pode alterar. 8. No quadro Opções do Excel, selecione a opção Mais Usados Na seção Ao criar novas pastas de trabalho, mostre que o Excel de Incluir este número de planilhas. Listas Personalizadas Você já viu o Excel preencher dias da semana e meses em suas planilhas. Isso é possível porque o Excel é fornecido com estas listas, mas você pode criar suas próprias listas personalizadas. 10. Novamente no quadro Opções do Excel, e ainda na opção Mais Usados, clique no botão Editar Listas Personalizadas. 11. No quadro Listas Personalizadas que aparece, digite os elementos de sua nova lista na caixa Entrada da lista (veja figura na próxima página). PESSOAS E TECNOLOGIA 59

60 13 DICA Pressione Enter para separar as entradas da lista. 12. Quando terminar a digitação, clique no botão Adicionar. 13. Clique em OK para fechar o quadro Listas Personalizadas. Pronto, agora é só usar as listas. Experimente digitar Recursos Humanos em uma célula e arrastá-la: 14 as demais serão completadas com Financeiro e Marketing. INFORMAÇÃO Esta lista fica disponível para TODOS os arquivos Excel. Local de gravação de arquivos O Excel sempre salva seus arquivos em um local padrão, a não ser que você indique outro no momento da gravação. Se você quiser, é possível determinar um novo local padrão de gravações. 14. Ainda em Opções do Excel, selecione a opção Salvar e indique o novo local na caixa Local padrão do arquivo. PESSOAS E TECNOLOGIA 60

61 Banco de dados Banco de dados é um conjunto de células com características especiais: a PRIMEIRA LINHA contém o TÍTULO das colunas e as células ao redor ficam vazias. O Excel apresenta vários recursos para células dispostas desta forma. Classificação de células A planilha ao lado é um exemplo típico de banco de dados. 1 Um recurso muito útil é a classificação de células. Vamos colocar os dados ao lado em ordem alfabética de NOMES. 1. Deixe o cursor em QUALQUER LUGAR da coluna Nome. 2. Vá para a guia Dados. 3. Clique no botão Classificar de A a Z. O banco de dados agora está em ordem crescente de nomes. Como você viu, NÃO há necessidade de selecionar as células. 2 3 REFLEXÃO Por que o Excel não incluiu a PRIMEIRA LINHA na classificação? Muitas vezes, o Excel consegue ENTENDER seu banco de dados automaticamente, e considera a primeira linha como sendo o cabeçalho dos dados. No entanto, às vezes isso não acontece, e você precisa indicar que a PRIMEIRA LINHA é o CABEÇALHO. Ou, ao contrário, às vezes você precisa classificar TAMBÉM a PRIMEIRA LINHA. Em qualquer um dos casos, você pode ligar/desligar a linha de cabeçalho, basta clicar no botão Classificar e marcar/desmarcar a opção Meus dados contêm cabeçalhos. PESSOAS E TECNOLOGIA 61

62 DICA 1 Você pode classificar seu banco de dados por QUALQUER COLUNA, basta deixar o cursor em qualquer célula desta coluna e clicar no botão Classificar de A a Z ou Classificar de Z a A. DICA 2 É possível fazer a classificação baseado em mais de uma coluna, basta clicar no mesmo botão Classificar onde você marcou/desmarcou linhas de cabeçalho na página anterior. No quadro que aparece, clique no botão Adicionar Nível e indique outras colunas para classificação. DICA 3 Você também pode classificar conforme a Cor da Célula ou Cor da Fonte, basta definir estes critérios na caixa Classificar em. Dica 2 Dica 3 Muitas vezes não é necessário ver todas as informações em seu banco de dados. Neste caso, você pode FILTRÁ-LAS. 1. Deixe o cursor em QUALQUER célula do banco de dados. 2. Ainda na guia Dados, grupo Classificar e Filtrar, clique no botão Filtro. Filtro 2 Aparecem as setas de filtro em seu banco dados. Vamos supor que você queira ver APENAS os dados de que mora na Rua Maranhão no banco de dados ao lado Clique no filtro de Endereço. 4. Nas opções que aparecem, DESMARQUE a opção Selecionar Tudo. 5. Em seguida, assinale a opção Rua Maranhão Clique em OK para aplicar o filtro. 7. Se quiser ver tudo novamente, clique no botão Limpar no grupo Classificar e 7 6 Filtrar. 5 PESSOAS E TECNOLOGIA 62

63 Você pode filtrar conforme os mais variados tipos de critério, veja: 8 Idade MAIOR OU IGUAL a Clique no filtro de Idade. 9. Escolha Filtros de Número Selecione É Maior ou Igual a. 11. No quadro Personalizar AutoFiltro que aparece, digite 30 na caixa Idade Clique em OK. 17 Idade ENTRE 30 e Repita os passos 8 e 9 acima. 14. Escolha Está Entre. 15. No quadro Personalizar AutoFiltro, digite as idades limites, 30 e 40. ATENÇÃO Veja que a opção E está assinalada, já que estamos agora aplicando um critério E outro. 14 Idade FORA da faixa Não existe esta opção na lista de filtros, mas podemos criá-la. 16. Mais uma vez, repita os passos 8 e Escolha agora Personalizar Filtro. 18. Prepare o quadro Personalizar AutoFiltro conforme a figura ao lado. ATENÇÃO Agora assinalamos a opção OU, já que buscamos filtrar conforme um critério (Idade menor do que 30) OU outro (Idade maior do que 40). 18 PESSOAS E TECNOLOGIA 63

64 Filtro avançado Em algumas situações, apenas este filtro simples que vimos até agora não resolve nossas necessidades. Veja dois exemplos: Queremos ver APENAS as pessoas com ENDEREÇO Rua Alagoas OU (atenção) que tenham IDADE acima de 40. Serve um critério OU outro. O problema aqui é considerar DUAS colunas ao mesmo tempo, o filtro que conhecemos até aqui é aplicável apenas a UMA COLUNA por vez. Mais ainda, não queremos simplesmente OCULTAR os dados que não atendem a estes critérios, queremos sim levá-los para OUTRO LOCAL em nossa planilha. Duas necessidades muito comuns, que podem muito bem ser resolvidas se usarmos o FILTRO AVANÇADO do Excel. Antes de executarmos o comando, precisamos PREPARAR a planilha criando uma área com os CRITÉRIOS que o Excel deve usar para FILTRAR os dados conforme nossas necessidades. Vamos criar a ÁREA DE CRITÉRIOS. COMENTÁRIO Não temos mais a necessidade do filtro simples, você pode DESLIGAR o botão Filtro, se quiser. 1. Copie e cole o cabeçalho de seu banco de dados em algum local vazio de sua planilha. Sugestão: use a área à direita do banco de dados Digite os critérios que o Excel usará para FILTRAR seus dados (Endereço: Rua Alagoas e Idade>10). ATENÇÃO Observe que os critérios foram digitados em LINHAS DIFERENTES, já queremos filtrar conforme um critério OU outro, NÃO precisamos dos dois critérios AO MESMO TEMPO. 3. Vamos agora usar o FILTRO AVANÇADO. Na guia Dados, clique no botão Avançado. PESSOAS E TECNOLOGIA 64

65 Aparece o quadro Filtro avançado, onde você fornecerá as informações necessárias para o Excel executar o filtro. DICA Antes de clicar no botão Avançado, deixe o cursor em qualquer célula do banco de dados a caixa Intervalo da lista já aparece preenchida. 4. Queremos levar os dados filtrados para outro local, assinale a opção Copiar para outro local Se seu banco de dados ainda não estiver aparecendo em Intervalo da lista (veja Dica acima), indique o intervalo agora. 6. Mostre as células onde você onde está seu Intervalo de critérios. 7. Em Copiar para, aponte a célula para onde os dados serão copiados basta indicar uma única célula. 8. Clique em OK para executar o filtro. Algumas considerações importantes sobre o Filtro Avançado: Critérios digitados na MESMA LINHA funcionam AO MESMO TEMPO. Se digitados em LINHAS SEPARADAS, vale um ou outro. Nesta figura acima, teremos todas as pessoas que tenham Idade < 3 E moram na Rua Alagoas OU pessoas que tenham Idade >10, independente do Endereço onde moram. Se houver necessidade de indicar mais de um critério para uma MESMA COLUNA, duplique esta coluna. Nesta figura acima, temos DOIS critérios para Idade: acima de 3 E abaixo de 15. Temos também um critério funcionando ao mesmo tempo para Endereço: Rua Alagoas. PESSOAS E TECNOLOGIA 65

66 Se necessário, o Excel pode criar subtotais por colunas. A figura ao lado mostra o número de pessoas por endereço. Subtotais Para criar estes subtotais, é importante primeiro CLASSIFICAR os dados. Esta nossa figura acima cria subtotais para CADA Endereço, então precisamos classificar os dados por Endereço. 1. Leve o cursor para qualquer célula da coluna Endereço. 2. Na guia Dados, grupo Classificar e Filtrar, clique no botão Classificar de A a Z Para criar subtotais, clique no botão Subtotal. 4. No quadro Subtotais que aparece, indique que os subtotais devem ser criados A cada alteração em: Endereço. 5. Defina também que o Excel deve Usar função: ContNúm para calcular os subtotais Por fim, mostre que o Excel deve Adicionar subtotal a: Endereço. 7. Clique em OK para ver os subtotais tal como mostrado na figura no início desta página. 7 PESSOAS E TECNOLOGIA 66

67 COMENTÁRIO Veja que o Excel exibe à esquerda da planilha uma barra de estrutura, onde você pode controlar a exibição dos subtotais. No alto desta barra, aparecem os botões 1, 2 e 3 são os três tipos de visões disponíveis para subtotais: - Botão 1: visão executiva, mostra apenas o total geral da listagem. - Botão 2: visão gerencial, mostra somente o total de cada registro (cada endereço neste exemplo). - Botão 3: visão operacional, mostra a listagem com todos os registros e os seus respectivos totais. Clique nos sinais para ocultar um subtotal. Na figura ao lado, os detalhes dos subtotais dos endereços Rua Alagoas e Rua Ferreira de Araújo estão ocultos. Clique nos números no alto na barra de estrutura para exibir/ ocultar de uma só vez os detalhes de todos os subtotais. Na figura ao lado, você vê apenas os subtotais, os detalhes correspondentes não estão visíveis. 8. Se você quiser remover os subtotais, basta exibir novamente o quadro Subtotais e clicar n botão Remover todos. 8 PESSOAS E TECNOLOGIA 67

68 DICA 1 Se você quiser, é possível exibir mais de um tipo de subtotal ao mesmo tempo. Em nosso exemplo, exiba novamente o quadro Subtotais e indique que A cada alteração em: Endereço, o Excel deve Usar função: Máx e Adicionar subtotal a: Idade. Clique em OK para gerar os subtotais. Dica 2 Em seguida, abra novamente o quadro Subtotais e troque a função Máx pela função Mínimo. IMPORTANTE: Desmarque a caixa Substituir subtotais atuais. Deixe os outros parâmetros como estão e clique em OK. Pronto, os dois subtotais são exibidos, como você pode ver na figura abaixo. DICA 2 Assinale a opção Quebra de página entre grupos para exibir um grupo em cada página. PESSOAS E TECNOLOGIA 68

69 Funções de banco de dados Além dos recursos de banco de dados que vimos até aqui, o Excel apresenta uma série de funções para o trabalho com banco de dados. Para entendê-las, vamos usar o banco de dados que você já conhece ao lado e 3 responder as perguntas: QUANTAS pessoas moram na Rua Maranhão? Qual a idade MÉDIA delas? Quem tem a MAIOR idade? Quando trabalhamos com banco de dados, 2 quase sempre precisamos definir CRITÉRIOS para indicar os dados desejados. Você se lembra do filtro avançado? Lá criamos uma área de critérios. 1. Crie uma área de critérios para responder as perguntas acima. Nosso único critério aqui é indicar ao Excel que queremos APENAS as pessoas que moram na Rua Maranhão. 2. Aproveite e prepare as células onde você quer as respostas às três perguntas acima. Vamos responder a primeira pergunta: QUANTAS pessoas moram na Rua Maranhão? 3. Deixe o cursor na célula C13 e clique no ícone fx Inserir função 1 4. No quadro Inserir função, indique a categoria Banco de dados, onde encontraremos TODAS as funções de banco de dados que o Excel possui Para CONTAR pessoas, seleciona a função BDCONTARA e clique em OK. 5 COMENTÁRIO BDCONTAR conta APENAS células com NÚMEROS, BDCONTARA conta células preenchidas, independente de seu conteúdo. PESSOAS E TECNOLOGIA 69

70 6. No quadro BDCONTARA, indique as células que formam seu banco de dados em Banco_dados ATENÇÃO Ao indicar o banco de dados, inclua SEMPRE a PRIMEIRA LINHA o CABEÇALHO Em Campo, indique que campo do banco de dados será CONTADO (Campo 1 em nosso exemplo, onde estão os nomes). 8. Finalmente, aponte as células onde você digitou os Critérios para o Excel selecionar as células adequadas. 9. Clique em OK para fazer a contagem (2 neste nosso exemplo). Para responder as outras duas perguntas, o processo é o mesmo, basta apenas indicar a função adequada: BDMÉDIA para calcular a média das pessoas que moram na Rua Maranhão e BDMÁX para calcular a idade máxima de quem mora na Rua Maranhão. PESSOAS E TECNOLOGIA 70

71 Tabela Dinâmica Você pode mostrar seus dados na forma de linha e coluna (como na figura abaixo) ou você pode organizar seus dados e exibi-los por assunto (como na figura acima). É o que faz uma tabela dinâmica. E ela é dinâmica porque você pode alterar dinamicamente a representação dos dados. Para ver como funciona uma tabela dinâmica, vamos precisar de uma tabela como esta abaixo. 1. Construa sua planilha. DICA Esta planilha também é chamada de banco de dados, porque apresenta uma linha com cabeçalhos das colunas e as outras linhas contendo apenas dados. 4 3 Para trabalhar com banco de dados, você precisa mostrar ao Excel que planilha usar como banco de dados. Você faz isso deixando o cursor em qualquer célula preenchida. 2. Clique em qualquer célula PREENCHIDA da planilha. 3. Clique na guia Inserir para inserir uma tabela dinâmica. 4. Clique na parte SUPERIOR (atenção!) do botão Tabela Dinâmica. COMENTÁRIO Muitos botões no Excel são formados por duas partes: a parte superior executa a ação mais esperada, a parte inferior oferece alternativas. Neste exemplo queremos construir rapidamente a tabela dinâmica, então clicamos diretamente na parte superior do botão. PESSOAS E TECNOLOGIA 71

72 Aparece o quadro de diálogos Criar Tabela Dinâmica. VEJA Intervalo selecionado automaticamente VEJA Como deixamos o cursor em uma célula PREENCHIDA da planilha, o Excel já selecionou automaticamente o intervalo adequado. Vamos criar a tabela dinâmica na mesma planilha onde está o banco de dados Assinale a opção Planilha Existente e indique a célula inicial da tabela dinâmica. 6. Clique em OK. VEJA 1 Guias com ferramentas para o trabalho com tabelas dinâmicas VEJA 2 Estrutura da tabela dinâmica VEJA 1 Aparecem agora duas novas guias para o trabalho com tabelas dinâmicas, Opções e Design. VEJA 2 O Excel mostra a estrutura para a nova tabela dinâmica, com campos de página, linha, coluna e dados. O que significam cada um destes campos? PESSOAS E TECNOLOGIA 72

73 Dados: São os números que aparecerão na tabela dinâmica. Perceba que não são exatamente os mesmos números que aparecem na planilha usada como base, mas sim um cálculo feito com estes números. LINHA PÁGINA COLUNA Coluna: Contém as informações mais abrangentes da planilha. Neste exemplo as colunas conterão o tipo de produto vendido (Frutas ou Legumes). DADOS Linha: Contém os detalhes. Na figura acima você vê o vendedor e o ano em que foi feita a venda. Página: Mostra as informações agrupadas por critérios mais amplos. No nosso exemplo separamos os dados por região onde foi feita a venda. 7. Arraste para a área de Dados o campo Vendas. REGIÃO TIPO 8. Para Coluna arraste o campo Tipo. ANO VENDEDOR VENDAS 9. Para Linha arraste primeiro o campo Vendedor e depois o campo Ano. DICA Como você vê, é possível colocar mais de um campo em cada área. 10. Para a Página arraste Região. PESSOAS E TECNOLOGIA 73

74 O assistente agrupa as vendas, somando cada um dos valores. Em vez de somá-los, você também pode calcular a média, obter o valor máximo etc. Veja como fazer isso nas páginas seguintes. VEJA Filtros VEJA Os campos possuem filtros para que possamos exibir dados específicos. PESSOAS E TECNOLOGIA 74

75 11. Por exemplo, para ver apenas os dados de um ano específico, clique na seta do campo Ano e deixe assinalado apenas o ano desejado Em caso de querer retirar algum campo, arraste-o para fora da tabela. Veja que aparece um X vermelho indicando que o campo será eliminado quando você soltar o mouse. 13. Você também pode trocar os campos de lugar, basta arrastá-los para a nova posição. Por exemplo, você pode retirar Ano da linha e colocá-lo na coluna. É por isso que chamamos este recurso de Tabela Dinâmica. PESSOAS E TECNOLOGIA 75

76 Atualizando sua tabela dinâmica Embora a tabela seja dinâmica, sua atualização não é automática. E você precisa tomar alguns cuidados. Por exemplo, se você inserir mais uma linha no final do banco de dados original, ela não será considerada. Veja. 1. Escreva Laticínios, 2010, 10000, Oliveira, Sul na última linha da tabela. 2. Retorne para a tabela dinâmica e verifique: nenhuma mudança, certo? Você precisa informar o acréscimo desta última linha. 3. Clique dentro da sua tabela dinâmica Clique na guia Opções. 5. Clique no botão Alterar Fonte de Dados no grupo Dados. 6. No quadro Alterar Fonte de Dados da Tabela Dinâmica, indique a nova faixa de dados na caixa Tabela/Intervalo, incluindo agora a nova linha e clique em OK. A tabela dinâmica também não é atualizada automaticamente se você alterar os dados na tabela original. É você quem comanda esta atualização, veja. 7. Para mostrar alteração de dados na tabela dinâmica, clique na parte SUPERIOR (atenção!) do botão Atualizar no grupo Dados da guia Opções. PESSOAS E TECNOLOGIA 76

77 Alterando a fórmula que agrupa os campos da tabela dinâmica O assistente de tabela dinâmica automaticamente SOMA os valores dos campos que você arrasta para região Dados. Mas é possível definir outro tipo de cálculo para eles. 1. Clique sobre um número na região Dados da tabela dinâmica. 2. Selecione a guia Opções. 3. No grupo Campo Ativo, clique no botão Configurações do Campo. 3 Aparece o quadro Configurações do Campo de Valor. 4. Indique o tipo de cálculo que você deseja fazer. No exemplo mostrado na figura ao lado escolhemos Média Clique em OK. PESSOAS E TECNOLOGIA 77

78 Agrupando dados na tabela dinâmica Criar relatórios dinâmicos é muito simples. Existem, no entanto, algumas situações que exigem um cuidado maior. Um exemplo típico acontece quando os dados envolvem datas. 2 No exemplo ao lado, a planilha mostra pedidos de uma empresa, são 800 pedidos. Vamos criar uma tabela dinâmica que agrupe os vendedores por datas do pedido Deixe o cursor nos dados da planilha. 2. Na guia Inserir, clique no botão Tabela Dinâmica. 3. No quadro Criar Tabela Dinâmica que aparece, selecione Planilha Existente e indique a célula inicial da tabela dinâmica. Vamos agrupar os valores por Vendedor e Data do Pedido. VENDEDOR DATA DO PEDIDO 4. Arraste Vendedor para a linha, Data do Pedido para coluna e Valor do Pedido para a área de dados. VALOR DO PEDIDO PESSOAS E TECNOLOGIA 78

79 Como os dados deste exemplo mostram datas de 2003 a 2007, a tabela dinâmica resultante ficou muito extensa desde a coluna G até a coluna IH na figura acima. Será melhor agrupar a tabela em meses e anos. 5. Deixe o cursor em qualquer célula com data de pedido e clique no botão Agrupar Campo No quadro Agrupamento que aparece, clique em Meses e depois em Anos. 7. Clique em OK. Pronto, a tabela dinâmica apresenta agora um número muito menor de colunas, já que vemos apenas meses e anos, e não mais datas. 6 PESSOAS E TECNOLOGIA 79

80 Formatação de números da tabela dinâmica Os números na tabela dinâmica da página anterior estão aparecendo com muitas casas decimais, dificultando a visualização. Já que fazem parte de uma tabela dinâmica, vamos formatá-los com os recursos de tabela dinâmica. 1. Clique em qualquer célula que contenha valores de pedidos. 2. Clique no botão Configurações do Campo no grupo Campo Ativo Clique no botão Formato do Número. 4. Selecione a categoria Número. 5. Indique o número de casas decimais. 6. Clique em OK para fechar os quadros de diálogos abertos. PESSOAS E TECNOLOGIA 80

81 Fórmulas e funções na tabela dinâmica Campo calculado Os relatórios de tabela dinâmica são extremamente eficientes no resumo de dados. Já vimos isso. Agora o que poucos sabem é que o relatório de tabela dinâmica permite a utilização de fórmulas e funções. Isto é possível através dos campos calculados. Em nosso relatório, teremos que criar um novo campo chamado comissão. A ideia é ter uma visão geral das comissões em relação ao valor global dos pedidos. Neste exemplo, a comissão varia conforme o valor do pedido: Se Valor do Pedido >= 1500, Então Comissão = 10% do Valor do Pedido Se Valor do Pedido < 1500, Então Comissão = 5% do Valor do Pedido 1. Com o cursor em qualquer célula da tabela dinâmica, selecione a guia Opções e clique no botão Fórmulas e escolha Campo calculado Na caixa Nome, digite Comissão Na caixa Fórmula, digite: = SE( 'Valor do Pedido'>1500; 'Valor do Pedido'*0,05; 'Valor do Pedido'*0,1) 4. Clique em Adicionar. 5. Clique em OK para fechar o quadro de diálogo PESSOAS E TECNOLOGIA 81

82 6. O campo calculado aparece na forma de linha. Para exibi-lo como coluna, basta arrastá-lo para a região de colunas. Item calculado Além de criar novas colunas ou linhas em tabelas dinâmicas, o recurso de fórmula permite trabalhar com os vários itens da tabela. Por exemplo, precisamos agora de um novo relatório que mostre apenas os três vendedores. Os demais serão totalizados em um ITEM 1 CALCULADO chamado Outros. IMPORTANTE Para trabalhar com itens calculados, a tabela dinâmica não pode estar agrupada. 1. Para desagrupar nossa tabela dinâmica de exemplo, clique em qualquer célula com informação de data (mês ou ano) e clique no botão Desagrupar. 2. Para agrupar os vendedores, clique em qualquer célula com vendedores e clique no botão Item calculado... 2 PESSOAS E TECNOLOGIA 82

83 3. Digite Outros na caixa Nome do item calculado. 4. Clique agora na caixa Fórmula e digite a fórmula =Buchanan+Leverling +Suyama. 5. Clique em Adicionar para adicionar este item calculado na lista de vendedores Clique m OK para ver o resultado na tabela dinâmica. O novo item, Outros, aparece na lista de vendedores. Precisamos agora filtrar a lista, ocultando todos os nomes que agora fazem parte do item Outros Clique na seta de filtro do campo Vendedor para exibir as opções de filtragem. 8. Desmarque os vendedores que não devem aparecer na lista e clique em OK. Pronto, agora a tabela dinâmica está totalmente adequada às necessidades. 8 COMENTÁRIO Como desagrupamos nossa tabela dinâmica para trabalhar com itens calculados itens calculados não permitem tabelas dinâmicas agrupadas e como nossa tabela de exemplo apresenta muitas datas, pode ser que apareça a mensagem O relatório de tabela dinâmica não se ajusta à planilha. Deseja mostrar o máximo possível? Se aparecer, nossa alternativa é sacrificar a exibição de algumas datas responda então OK. PESSOAS E TECNOLOGIA 83

84 Alterando a exibição dos dados em uma tabela dinâmica Para analisar uma informação sob outros ângulos, você pode modificar a forma de exibição de dados em uma tabela dinâmica. Nosso relatório mostra a soma das vendas por vendedor nos respectivos meses. Poderíamos, por exemplo, ver quanto representa o vendedor Davolio em relação ao total Para este exemplo, criamos uma tabela dinâmica que agrupa mensalmente as informações. 2. Na guia Opções, clique no botão Configurações de Campo. 3. Para mostrar os valores de outra forma, clique na aba Mostrar valores como. 4. Clique na seta à direita da caixa Mostrar valores como para mostrar as várias opções de visualização. 5. Selecione % do total no final da lista 3 4 Observe a planilha e veja que Davolio teve um desempenho de 1,25% em janeiro levandose em conta o total geral. 5 PESSOAS E TECNOLOGIA 84

85 Personalização de tabela dinâmica O recurso de tabela dinâmica do Excel apresenta vários formatos prontos para relatórios, todos reunidos na guia Design Você pode: 1. Escolher um estilo pronto; 2. Definir cabeçalhos de linhas e/ou colunas; 3. Habilitar/desabilitar totais gerais e subtotais; 4. Criar um novo estilo personalizado. 5 Na guia Opções é possível fazer ainda mais personalizações: 5. Clique no botão Opções no grupo Tabela Dinâmica e escolha alternativas para Layout e Formato, Totais e Filtros, Exibição, Impressão e Dados. PESSOAS E TECNOLOGIA 85

86 Criando um gráfico dinâmico Criar gráfico é um processo simples. Criar um gráfico dinâmico também, e com todas as funcionalidades associadas a tabelas dinâmicas. Um gráfico mostra informações dinâmicas e resumidas. 1. Clique em qualquer célula da tabela onde estão os dados para o gráfico dinâmico Na guia Inserir, clique no botão Tabela Dinâmica e escolha Gráfico Dinâmico. Aparece o quadro Criar Tabela Dinâmica com Gráfico Dinâmico, com os dados já selecionados. 3. Vamos fazer o gráfico em uma planilha separada, mantenha selecionada a opção Nova Planilha. Aparece uma estrutura de dados onde você indica a distribuição de dados para o gráfico Arraste Vendedor para a área do eixo X e Valor do Pedido para a área de dados do gráfico. DADOS VENDEDOR EIXO X VALOR DO PEDIDO PESSOAS E TECNOLOGIA 86

87 Este gráfico é muito semelhante ao feito de forma convencional do Excel. A grande diferença é que ele apresenta os recursos da tabela dinâmica. 5. Por exemplo, para visualizar apenas dois vendedores, basta ocultar os demais no campo Vendedor. 5 PESSOAS E TECNOLOGIA 87

88 Trabalhando com hipóteses Um conjunto de hipóteses Na planilha ao lado o salário líquido é de quando o Imposto é de 10%. Qual será o líquido se o imposto for de 15%? E ser for de 20%? O Excel permite a criação de uma tabela com todas estas hipóteses. 1. Prepare uma planilha como esta ao lado. A fórmula da célula B5 é: =B3-B3*B4. Vamos avaliar outras hipóteses possíveis precisamos de duas colunas, uma com outra onde ficarão os valores salários líquidos. 3 de impostos. Para isso os possíveis 2 impostos e correspondentes de 2. Digite os possíveis valores de IR nas células A19 até A25. A coluna ao lado deverá conter os possíveis salários líquidos. É preciso indicar no alto dela, célula B18 neste exemplo a fórmula que calcula o salário líquido. 3. Repita na célula B18 a fórmula =B3-B3*B4. DICA Você também pode repetir a fórmula digitando nesta célula B18 uma referência à célula B5, onde a fórmula foi construída originalmente. 4 Indique agora a tabela onde serão inseridos os vários salários líquidos, incluindo a coluna à esquerda e a célula com a fórmula do salário líquido. 4. Neste nosso exemplo, selecione as células A18:B Para criar a tabela de hipóteses, selecione agora na guia Dados, clique no botão Teste de Hipóteses e depois em Tabela de Dados. 5 PESSOAS E TECNOLOGIA 88

89 Aparece o quadro Tabela de Dados, precisamos informar ao Excel onde estão nossas hipóteses. Neste nosso exemplo, elas foram digitadas em 6 uma COLUNA. O Excel deve transferir para a célula B4 os dados que lá estão. Por que B4? Porque é nesta célula que a fórmula =B3-B3*B4 considera o valor do imposto, concorda? 6. Clique na célula B4 e depois em OK. Pronto, a tabela de dados é preenchida com os salários líquidos correspondentes a cada Imposto de Renda. Dois conjuntos de hipóteses Até aqui trabalhamos com uma hipótese de dados, é possível ter também duas variações: uma coluna e outra na linha, como mostra a figura abaixo. Fórmulas usadas neste exemplo: Célula I6: =I3-I3*I4-I3*I5 (desconto de IR e ISS) Célula H9: =I6 (célula H9 referencia I6) PESSOAS E TECNOLOGIA 89

90 Atingindo Metas Podemos dizer que o recurso Atingir Meta faz cálculos de trás para frente. Em outras palavras, você sabe qual deve ser o resultado final de um cálculo e precisa que o Excel diga quais devem ser os valores para isso. É um recurso importantíssimo para quem trabalha muito com planilhas. Veja a planilha ao lado, a pergunta a responder com o Atingir Meta aqui é: quanto deve ser o Salário Bruto para que o Salário Líquido seja igual a R$ 1.500,00? Definido o resultado do cálculo do Salário Líquido, cabe ao Excel dizer qual deve ser o Salário Bruto. 1. Selecione a célula B35 (aquela que contém o Salário Líquido), escolha a guia Dados, clique no botão Teste de Hipóteses e escolha Atingir meta... 1 Aparece o quadro Atingir meta com algumas linhas que você deve preencher: Definir célula: célula que contém o cálculo final (Salário Líquido neste nosso exemplo). Para valor: valor desejado pela o cálculo. Variando célula: célula cujo valor o Excel deve alterar para que o cálculo mostre o valor desejado (Salário Bruto neste nosso exemplo). 2 COMENTÁRIO A célula que atingirá a meta deverá ser obrigatoriamente uma FÓRMULA e a célula variável deve ser um VALOR e não uma fórmula. 2. Preencha o quadro Atingir meta conforme mostra a figura acima: Definir célula: B35, Para valor: 1500, Variando célula: B Clique em OK. PESSOAS E TECNOLOGIA 90

91 O Atingir meta encontra uma solução: Salário Bruto deve ser R$ 2.142,86 para que o Salário Líquido seja R$ 1.500, Clique em OK para aceitar o valor proposto ou Cancelar para voltar ao original. COMENTÁRIO Atingir meta varia uma célula de cada vez. Se você quiser variar mais de uma célula, use o Solver, recurso explicado mais adiante nesta apostila. Até vimos como atingir uma meta em uma planilha. Outro recurso bastante interessante é MOSTRAR uma meta em um gráfico e sinalizar as metas atingidas. Visualizando metas em gráficos O gráfico ao lado mostra meses acima da meta em azul, abaixo em vermelho e uma linha de meta. 1. Crie uma planilha como esta ao lado, em que uma coluna Meta (coluna B) repete um mesmo valor de meta para todos os meses. Vamos preencher as colunas Acima e Abaixo conforme a meta atingida: se a meta ficar igual ou acima de 7.200,00, a coluna Acima é preenchida; se ficar abaixo, a coluna Abaixo mostra o valor. 1 A solução é usar a função SE. 2. Na célula D2 digite =SE(C2>=B2;C2;0). 2 3 Esta fórmula informa que SE Resultado for maior do que a Meta, coloque na coluna Acima o Resultado, senão mostre apenas o valor 0. PESSOAS E TECNOLOGIA 91

92 3. Na célula E2 digite =SE(C2<B2;C2;0), que apresentará o Resultado apenas se a meta não for atingida. 4 Pode ser que algumas pessoas estranhem o número 0,00 na célula E2. Talvez então seja melhor formatá-la com o formato Contábil, que exibe no lugar de 0, Selecione as células D1 e E1 e clique no botão Separador de milhares. 5. Agora formatadas, arraste as fórmulas em D1 e E1 para as células abaixo até Dezembro. 6. Para fazer um gráfico de colunas, selecione as células que serão representadas: colunas Mês, Meta, Acima e Abaixo. 7. Na guia Inserir, grupo Gráficos, escolha o primeiro gráfico do tipo Colunas 2D. 6 5 Veja que alguns meses mostram barras vermelhas (Acima) e outros barras verdes (Abaixo). As células com valores 0,00 (ou - na formatação contábil) não aparecem. 7 O truque aqui é SOBREPOR as barras Acima e Abaixo. PESSOAS E TECNOLOGIA 92

93 8. Pressione o botão DIREITO do mouse em qualquer barra e escolha Formatar série de dados. 9. Na seção Sobreposição de Séries, indique 100% o nível de sobreposição. 9 As barras ficam umas sobre as outras, inclusive a barra de metas, o que atrapalha a visualização do gráfico. Vamos então representar as metas em forma de gráfico de linhas. 10. Pressione o botão DIREITO do mouse sobre a série de metas e escolha Alterar Tipo de Gráfico de Série. 11. Escolha o primeiro tipo de gráfico de linhas. 11 Pronto, o gráfico agora mostra as barras Acima e Abaixo da Meta com cores diferentes. PESSOAS E TECNOLOGIA 93

94 Compare o gráfico que temos com o que aparecia no início deste assunto: ainda temos detalhes a melhorar. 12. Clique na barra que representa a série Acima e mude sua cor para azul Clique na barra que representa a série Abaixo e mude sua cor para vermelho Insira uma caixa de texto no gráfico bem acima da linha de metas e digite 7.200, Na guia Layout, clique no botão Legenda e escolha Mostrar Legenda Abaixo. 16. Mude a cor da linha de metas para preto. Falta ainda um último problema de formatação, agora nas células. Algumas células Acima e Abaixo mostram traços (-), seria melhor se elas aparecessem vazias Clique no botão Formatar Células: Número à direita do grupo Número. 18. No quadro Formatar Células, categoria Personalizado, apague o traço (-) que aparece no código de formato. 18 PESSOAS E TECNOLOGIA 94

95 Cenários Em uma planilha muitas vezes você precisa mudar valores de algumas células e ver os resultados correspondentes. Cada mudança traz uma resposta diferente. O Excel pode controlar estas mudanças para você, guardando cada alteração em um cenário. Assim você pode exibir qualquer cenário a qualquer instante sem precisar digitar tudo de novo e ainda ter de volta sua planilha original. Para ver como o Excel gerencia cenários, nada melhor do que uma planilha de aplicações financeiras como esta que você vê ao lado. ATENÇÃO As colunas C (Aplicado) e F (Retorno) são colunas calculadas. Não digite estes valores, senão o recurso de cenários não funciona, você deve calcular estes valores Selecione a guia Dados, clique no botão Teste de Hipóteses e escolha Gerenciador de Cenários... 2 Aparece o quadro Gerenciador de cenários. Como não existe ainda qualquer cenário gravado, o quadro aparece vazio. É hora de adicionar um cenário. 2. Clique no botão Adicionar para adicionar um novo cenário. PESSOAS E TECNOLOGIA 95

96 3. Todo cenário tem um nome. No primeiro campo, coloque um nome para este cenário. Neste exemplo chamamos o cenário de aplicação Um cenário guarda valores diferentes para determinadas células. São as células variáveis. Neste nosso exemplo, a variação será nas células B2 a B Em Comentários digite uma descrição que melhor descreva seu cenário. 6. Clique em OK. Aparece um quadro com os valores já digitados originalmente nas células. Não há o que fazer aqui, até porque este primeiro cenário será um retrato de sua planilha original, sem qualquer tipo de alteração. É hora então de adicionarmos outros cenários. Agora, por exemplo, vamos digitar outros valores para as aplicações. 7. Clique no botão Adicionar. Aparece novamente o quadro de cenários para você informar como será o novo cenário. Vamos como exemplo digitar um valor maior para a aplicação em CDB. PESSOAS E TECNOLOGIA 96

97 8. Por isso chame o novo cenário de CDB. 9. As células variáveis continuam as mesmas, mantenha o intervalo como B2:B Digite um comentário para este novo cenário e clique em OK Novamente aparece o quadro Valores de cenário. Você precisa agora digitar novos valores para cada célula variável neste novo cenário. LEMBRETE Chamamos este cenário de CDB porque a maior porcentagem agora seria aplicada em CDB (célula B3). Na figura acima definimos 0,40 para B3 por este motivo. ATENÇÃO Neste exemplo estamos distribuindo as porcentagens de um capital que será aplicado. Assim, a soma das porcentagens indicadas no quadro acima tem quer ser 100% (ou 1). Este controle não é do Excel, é seu. PESSOAS E TECNOLOGIA 97

98 Trabalhando com cenários Daqui para frente você deve continuar construindo cenários conforme sua necessidade. A figura ao lado mostra um exemplo com quatro cenários diferentes. Agora que temos estes vários cenários, podemos exibir cada um deles facilmente. DICA 2 DICA 1 1. Para fazer aparecer os valores que salvamos nos cenários, basta exibir o Gerenciador de cenários. Para isso selecione novamente a guia Dados, clique no botão Teste de Hipóteses e escolha Gerenciador de Cenários Selecione o cenário a exibir e clique no botão Mostrar. DICA 1 É possível mesclar cenários de várias planilhas e arquivos. DICA 2 Para alterar um cenário, selecione-o e clique no botão Editar. PESSOAS E TECNOLOGIA 98

99 Resumo de cenários Esta é a melhor parte do trabalho com cenários. Já que você tem cenários diferentes para várias situações, exibi-los ao mesmo tempo pode ser bastante esclarecedor. 1. Selecione mais uma vez a guia Dados, clique no botão Teste de Hipóteses e escolha Gerenciador de Cenários Clique no botão Resumir. Aparece o quadro Resumo do cenário, onde você define que tipo de resumo quer fazer. 3. Queremos apenas um Resumo de cenário. Assinale esta opção. Veja, o Excel percebeu que todos os cenários contribuem para o cálculo de uma mesma célula, F6. É nela que teremos o retorno de nossa aplicação Assim, mantenha a Célula de resultado como F6. 5. Clique em OK. O Resumo do cenário aparece em uma nova planilha. A grande vantagem de ver tudo ao mesmo tempo é a possibilidade de comparar os vários cenários. Na figura acima você vê que o cenário que proporciona a maior rentabilidade é o Poupança. DICA A planilha Resumo do cenário é uma planilha normal. Você pode digitar o que quiser nas células. Assim, é uma boa idéia mudar os nomes $B$2 para Ações, $B$3 para CDB e assim por diante. PESSOAS E TECNOLOGIA 99

100 Solver Você já aprendeu a trabalhar com o Atingir metas do Excel nas páginas anteriores. Lá você alterava o valor de uma ou duas células para que a fórmula final chegasse a um número específico. Se você precisar mexer em mais de duas células, o Solver é a solução. Vamos a uma aplicação prática do Solver. Olhe a planilha ao lado: aplicamos R$ ,00 e o retorno foi de ,78 para 30% em Ações, 25% em CDB, 25% em Poupança e 20% em Commodities. E se quiséssemos um valor final de R$ ,00? Qual deveria ser a distribuição do capital aplicado (em ações, CDB etc) para que isso acontecesse? 1. Selecione a guia Dados e clique no botão Solver no grupo Análise no final da faixa de botões. 1 DICA Se o Solver não aparecer quando você selecionar a guia Dados, é fácil adicioná-lo. a a. Clique no botão Office no canto superior esquerdo da tela. b. Em seguida clique no botão Opções do Excel. b PESSOAS E TECNOLOGIA 100

101 c. Clique na opção Suplementos. d. Na caixa Gerenciar, indique Suplementos do Excel. c b g e. Clique no botão Ir. f. No quadro Suplementos que aparece, assinale Solver. g. Clique em OK. O Excel exibe o quadro de diálogos Parâmetros do Solver, onde você define as informações necessárias para a aplicação da ferramenta Solver. d e 2. A Célula de destino é aquela que mostra o retorno final do investimento. Nesse exemplo é a célula F6. 3. Indique ao Solver que você quer um Valor de para esta célula ATENÇÃO Não se esqueça de assinalar a opção Valor de:. 4. Queremos que o Solver sugira uma nova distribuição para a aplicação. Indique então quais são Células variáveis: B2:B5. PESSOAS E TECNOLOGIA 101

102 O Solver oferece uma solução matematicamente possível. Mas nem sempre esta é a melhor solução. Por exemplo, ele poderia sugerir que você aplicasse 120% em poupança o que não é possível! É por isso que você precisa adicionar restrições MÁXIMAS e MÍNIMAS aos valores que o Solver sugere. Como exemplo, vamos imaginar uma situação muito próxima do mundo real. Não é recomendado aplicar grande parte de um capital apenas em ações é muito arriscado. Então, vamos pedir ao Solver para não aplicar mais do que 50% em ações. 5. Para definir uma restrição clique no botão Adicionar que aparece no quadro Submeter às restrições. Aparece o quadro Adicionar restrição. A célula que contém a porcentagem de aplicação em ações é a B2. Vamos adicionar a restrição desejada. 6. Indique a célula B2 em Referência de célula Esta célula deve ser sempre <= a valor específico O valor para a Restrição é de 50%. 9. Clique em OK. VEJA O quadro Submeter às restrições mostra as restrições definidas (uma só por enquanto neste exemplo). VEJA 10 DICA Você pode adicionar uma mesma restrição para várias células. Por exemplo, se você quisesse aplicar pelo menos 10% em cada tipo de aplicação, seria só definir DICA B2:B5>=10%, tal como mostra a figura ao lado. 10. Finalmente, para resolver o problema, clique em Resolver. PESSOAS E TECNOLOGIA 102

103 O Excel exibe um quando indicando que o Solver encontrou uma solução. Você pode aceitar as sugestões do Solver (Manter solução do Solver) ou descartá-las (Restaurar valores originais) VEJA VEJA O Solver pode gerar alguns relatórios, mostrando quais os critérios usados para chegar às soluções propostas. O primeiro relatório, Resposta, é o mais interessante: mostra como o Solver mudou os dados da planilha para chegar à resposta que você queria. 11. Selecione o relatório Resposta. 12. Deixe assinalada a opção Manter soluções do Solver e clique em OK. Os dados em sua planilha foram mudados e uma nova planilha, Relatório de resposta, é criada mostrando como o Solver mudou os dados. PESSOAS E TECNOLOGIA 103

104 Adicionando mais restrições ao Solver Comentamos nas páginas anteriores que o Solver oferece soluções matemáticas. E nem sempre elas são satisfatórias. Na planilha ao lado, percebemos melhor o problema. Se você somar as porcentagens de aplicação que o Solver sugeriu, verá que a soma delas é maior do que 100% - e isso não é possível. Veja, na célula B6 acima somamos as porcentagens, o total é de R$ 106%. A solução aqui é refazer o Solver adicionando uma nova restrição: a célula B6, que contém a somatória das porcentagens, deve obrigatoriamente ter um valor de 100%. 1. Antes de entrar no Solver, crie em B6 uma fórmula que some as células B2 até B5. 2. Para iniciar novamente o Solver, selecione a guia Dados e clique no botão Solver no grupo Análise no final da faixa de botões Repare que o Excel se lembra do último Solver realizado. 3. Para adicionar uma nova restrição, você já sabe, basta clicar em Adicionar Informe que a célula B6 deve ser igual a 100%. 5. Clique em OK. 4 PESSOAS E TECNOLOGIA 104

105 6. Agora que você tem a nova restrição, é só clicar em Resolver novamente Quando aparecer a mensagem que o Solver encontrou uma resposta, escolha Manter soluções do Solver e clique em OK. Quanto mais restrições você adicionar, mais próximo da resposta desejada você chega - o que não foi o caso neste exemplo ainda. Veja que, para respeitar o limite de 100% para a célula B6, o Solver atribuiu valores NEGATIVOS para algumas porcentagens, o que certamente não é possível! Deixamos este exemplo assim nesta apostila para você ver como as restrições são importantes, mas você já viu que deve restringir também valores negativos nas células. Na verdade, as melhores restrições para este exemplo são estas mostradas na ilustração acima: as células variáveis devem chegar no máximo a 50% (para forçar o Solver a distribuir o capital entre as aplicações): $B2:$B5 <= 50% as células variáveis não devem ser negativas: $B2:$B5 >= 0% o total aplicado não pode ultrapassar 100%: $B$6=100% IMPORTANTE Restrições como estas acima são matematicamente impossíveis de atender. Por isso acrescentamos a célula E9 às células variáveis. Assim informamos ao Solver que ele também pode alterar um pouco o capital inicial investido. PESSOAS E TECNOLOGIA 105

106 Auditoria O recurso Auditoria indica as células referenciadas em uma fórmula. Em uma reunião, por exemplo, exibir tais setas em telão facilita o entendimento dos cálculos. 1. Abra uma planilha e clique sobre uma fórmula qualquer. 2. Selecione a guia Fórmulas e clique no botão Rastrear Precedentes. 2 No caso da planilha ao lado, o valor que precede esta fórmula é a porcentagem e o preço da cesta básica. Em outras palavras, a fórmula em Valor Total Corrigido usa valores digitados em Preço Unitário e Reajuste Mensal. VEJA VEJA Duas setas azuis foram adicionadas a sua planilha. 3. Faça isso com todas as fórmulas - várias setas azuis aparecerão em sua planilha. Observe que o grupo Auditoria de Fórmulas mostra várias opções de auditoria, descritas mais detalhadamente nas próximas páginas. PESSOAS E TECNOLOGIA 106

107 Dependentes Assim como os precedentes, existem fórmulas que são dependentes, ou seja, que geram outros valores. 1. Selecione uma fórmula e clique no botão Rastrear dependentes. Aparecem setas indicando que células dependem da fórmula selecionada. 2. Se quiser removê-las, utilize o botão Remover setas. DICA Se preferir, você pode remover todas as setas (dependentes e precedentes) de uma só vez. Clique no botão Remover todas as setas na barra de auditoria. Erros Muitas vezes aparecem alguns erros em sua planilha. O Excel até os indica com uma expressão que começa com um #. Com o recurso de auditoria, o Excel também pode rastrear as possíveis células que contribuem para tais erros. 1. Para isso, selecione a fórmula com erro e clique no botão Verificação de Erros. Agora que você já sabe onde estão as possíveis células que permitem a correção do erro, é só corrigir. Claro, depois você certamente irá querer remover estas setas. 2. Para removê-las, você já sabe, basta clicar no botão Remover Setas. PESSOAS E TECNOLOGIA 107

108 Estrutura de tópicos Organização automática Veja as duas planilhas ao lado. Qual é melhor: aquela que mostra todas as informações ou aquela que mostra apenas os totais? Depende da utilização, não é? A grande notícia é que o Excel pode organizar a planilha da esquerda (a maior) em tópicos e exibi-la como a planilha da direita (a menor) e tudo automaticamente! 1. Selecione a guia Dados Clique em uma célula preenchida qualquer da planilha que você quer organizar e clique no botão Agrupar Escolha AutoTópicos no menu que aparece. Aparece uma barra lateral esquerda em sua planilha Para esconder os detalhes da Loja 1 e deixar apenas o total de unidades vendidas, clique no sinal - à esquerda da linha de total (linha 4). 5. Para esconder todos os detalhes e deixar visíveis apenas as linhas com totais, clique no número 1 que aparece nas colunas à esquerda em sua tela. PESSOAS E TECNOLOGIA 108

109 6. Para ver tudo novamente, clique no número 2 nestas mesmas colunas. 7. Se você não quiser mais sua planilha organizada em tópicos, clique no botão Desagrupar e escolha Limpar estrutura de tópicos. 7 Organização manual Muitas vezes você não precisa agrupar automaticamente os dados de uma planilha até porque o conceito às vezes nem se aplica. Veja a figura ao lado. Vamos imaginar que por algum motivo você não queira mais ver os produtos alimentícios. A estrutura de tópicos do Excel também vai ajudar aqui, veja Selecione as linhas que você não quer mais ver. 2. Na guia Dados, clique no botão Agrupar e depois escolha Agrupar. Aparecem as colunas à esquerda que você já viu na página anterior Agora você já sabe, para ocultar as linhas desejadas, basta clicar no sinal - que aparece nestas colunas. 3 PESSOAS E TECNOLOGIA 109

110 Suplementos Na página que abordamos o Solver, comentamos que nem sempre ele está instalado em seu Excel. Dissemos que o Solver é um suplemento do Excel, e que você pode instalá-lo rapidamente. Além dele, o Excel tem vários outros suplementos que podem ser bastante úteis em seu trabalho, como mostra a figura abaixo: NOTA Consulte o capítulo sobre o Solver nesta apostila para ver como exibir este quadro Suplementos. Assistente de pesquisa, ajuda a criar fórmulas para a localização de dados em listas. Assistente de Soma Condicional, ajuda a somar dados em listas. Ferramentas de Análise, contém ferramentas de análise de dados para análises estatísticas e de engenharia. Ferramentas de Análise - VBA, com funções VBA para as Ferramentas de Análise. Ferramentas para o Euro, para conversão e formatação do euro. Solver, que você já conhece. VBA do Assistente para Internet, com recursos VBA para o trabalho com o assistente para internet. PESSOAS E TECNOLOGIA 110

111 Consulta a banco de dados Muitas vezes você tem um banco de dados externo e precisa trabalhar com ele. Vamos extrair dados de um arquivo Access, um dos mais usados. 1. Selecione a guia Dados No grupo Obter dados externos, clique no botão Do Access Localize o arquivo desejado e clique no botão Abrir. 4. Um banco de dados Access é formado por tabelas e consultas, indique aquela desejada e clique em OK No quadro Importar Dados que aparece, indique como você quer ver os dados na planilha. Neste exemplo, escolhemos Tabela Indique também em que célula você quer os dados na planilha ativa ou se você quer os dados em uma nova planilha e clique em OK. 6 VEJA O Excel mostra agora a guia Design, para você trabalhar com esta tabela importada do Access. VEJA PESSOAS E TECNOLOGIA 111

112 Formulários em planilhas A planilha ao lado lembra um formulário. E funciona como um! Para descobrir o valor da parcela a pagar por um carro, basta rolar as setas e escolher o carro, definir as parcelas e estabelecer a porcentagem de entrada. Vamos construir este formulário simples. VEJA Para facilitar a explicação, as parcelas são calculadas sem eventuais juros. 1. Os botões que você vê na figura acima basicamente pesquisam e trabalham com valores a partir de listas existentes. Para nosso exemplo, digite esta seqüência mostrada na planilha ao lado. 2. A guia Desenvolvedor no Excel contém os botões que precisamos colocar em nosso formulário de exemplo. Selecione esta guia. 2 COMENTÁRIO Se esta guia não estiver aparecendo em seu Excel: a. Clique no botão Office. b. Clique em Opções do Excel. c. Assinale a opção Mostrar guia Desenvolvedor na Faixa de Opções. a c b PESSOAS E TECNOLOGIA 112

113 Vamos colocar em nossa planilha uma caixa de combinação tal como esta que aparece ao lado. 3. Para desenhá-la, clique no botão Inserir e escolha Caixa de combinação Desenhe a caixa de combinação na região da célula C3, conforme mostra a figura no alto desta página. Para que esta caixa de combinação mostre o nome de um carro, precisamos vinculá-la às células digitadas no passo Clique sobre a caixa de combinação com o botão direito do mouse e escolha Formatar Controle no menu que aparece. 6. Na guia Controle exibida pelo Excel, clique no campo Intervalo de entrada e indique as células onde aparecem os nomes dos carros: J8:J Pronto, só isso já faz o nome do carro aparecer na caixa de combinação. Mas nosso objetivo é exibir o nome do carro e também seu preço. É para isso que serve a caixa Vínculo da célula. É na célula aí indicada que mostramos qual é a posição do carro na lista. Esta posição será usada depois na função Índice mais adiante nesta apostila. 7. Clique no campo Vínculo da célula e indique a célula J1 (uma célula de apoio, ela nem precisa ser exibida). Clique em OK quando terminar. DICA A caixa Linhas suspensas define quantos carros aparecem na lista. PESSOAS E TECNOLOGIA 113

114 O grande truque agora é aproveitar o número que será colocado na célula J1 e assim descobrir o preço do carro. É um trabalho para a função Índice. 8. Na célula B1, onde aparecerá o valor do carro escolhido na caixa de combinação, digite a função =ÍNDICE(K8:K12;J1). Esta função olha as células K8:K12 e mostra a informação cuja posição está indicada na célula J1. Em outras palavras, se na lista aparece o Vectra (ele é o 4º. da lista), a função Índice mostra o 4º. valor da lista, R$ ,00. Para exibir as parcelas mostradas no exemplo no início deste assunto, você deve usar o botão Controle giratório. 9. Desenhe o botão na linha 2 tal como aparece na figura ao lado. 10. Pressione o botão direito do mouse sobre o Controle giratório, escolha Formatar controle e configure o quadro tal como mostra a ilustração ao lado. 10 De acordo com nosso exemplo no início deste assunto, o último botão que falta agora é o Barra de rolagem. 11. Desenhe o botão na linha 3 tal como aparece na figura ao lado. 12. Pressione o botão direito do mouse sobre a Barra de rolagem, escolha Formatar controle e configure o quadro tal como mostra a ilustração ao lado. 12 Veja que aqui também usamos uma célula de apoio, J3. Ela nem aparece em nossa planilha, mas será muito útil. Veja: a linha 3 exibe uma porcentagem de entrada. Ora, o que temos a fazer agora é dividir o valor da célula J3 por 100 e formatá-la como porcentagem. 13. Na célula B3 digite a fórmula =J3/100 e a formate como porcentagem. Pronto, os botões do formulário estão desenhados. Agora você só precisa completar os outros cálculos conforme ilustração ao lado. São cálculos simples que não serão abordados nesta apostila. PESSOAS E TECNOLOGIA 114

115 Macros Macro nada mais é do que uma série de ações repetitivas reunidas. Para executar todas estas ações de uma só vez, você executa sua macro. Depois de pronta, você pode vincular sua macro a um botão, tornando suas planilhas mais inteligentes e mais práticas. Vamos gravar uma macro que faz uma formatação simples. 1. Selecione a guia Exibição. 2. Clique no botão Macros e escolha Gravar macro No quadro Gravar macro que parece, digite o Nome da macro Faça uma breve descrição da macro. 5. Clique em OK. ATENÇÃO A partir de agora, o Gravador de Macros está ligado. Tudo o que você fizer na planilha está sendo gravado. Tome muito cuidado Vamos fazer alguma coisa para o gravador de macros registrar: digite seu nome completo na célula A1. Pressione Enter quando terminar 7. Volte para A1 e formate seu nome como negrito, fonte Arial, tamanho 18, cor vermelha. Pressione Enter para sair da célula formatada. 8. Para encerrar a gravação da macro, clique no botão Macros e escolha Parar gravação. 9. Vamos testar o funcionamento da macro. Deixe o cursor em outra célula qualquer, diferente daquela onde estava o cursor quando você gravou a macro PESSOAS E TECNOLOGIA 115

116 10. Clique no botão Macros e escolha Exibir Macros. 11. Selecione a macro feita e clique em Executar. Se você seguiu rigorosamente os passos sugeridos até aqui, é bem provável que sua macro não tenha funcionado. Seu nome até deve ter aparecido nesta nova célula, mas ele não foi formatado. 11 Isto acontece porque você gravou a macro no modo de referência absoluta. A macro só funciona quando o cursor estiver na mesma célula em que estava quando a macro foi gravada. O modo de referência absoluta é o modo normal do gravador de macros. Mas podemos alterá-lo: neste nosso exemplo, a macro vai funcionar como esperado se fizermos a gravação no modo de referência relativa. 12. Vamos gravar uma nova macro. Clique no botão Macros, escolha Gravar macro e atribua um nome para a macro. DICA Se você digitar o mesmo nome da macro anterior, o Excel informa que a macro já existe e se você quer substituí-la. Pode ser uma boa alternativa para eliminar macros erradas. Antes de começar a fazer qualquer coisa, precisamos mudar para o modo de referência absoluta. 13. Clique no botão Usar Referências Relativas. Pronto, agora é só você repetir o processo feito na página anterior. Você verá que a macro funcionará em qualquer célula. 13 PESSOAS E TECNOLOGIA 116

117 Tecla de atalho de macro Se você precisa executar uma macro várias vezes, é melhor associá-la a uma tecla de atalho. 1. Na guia Exibição, clique no botão Macros e escolha Exibir Macros. 2. Selecione a macro e clique no botão Opções Na caixa Tecla de atalho, digite a letra desejada. DICA Para que suas teclas de atalho não coincidam com as teclas do Excel, prefira usar letras maiúsculas. Explicando: Ctrl+c (c minúsculo) no Excel copia a célula selecionada, mas Ctrl+C (C maiúsculo) não tem função alguma. É por isso que no quadro ao lado você vê que a tela de atalho é Ctrl+Shift+G (o G é maiúsculo) Faça o teste, pressione na planilha Shift+Ctrl+G. Pronto! Sua macro deve ter sido executada. PESSOAS E TECNOLOGIA 117

118 Atribuindo macros a um botão no menu Você pode incluir uma macro na Barra de Acesso Rápido do Excel. 1. Clique na seta para baixo da Barra de Acesso Rápido do Excel Escolha Mais Comandos No quadro Opções do Excel que aparece, clique na opção Personalizar. 4. Em Escolher comandos em, indique Macros Selecione o nome da macro que você criou e clique em Adicionar PESSOAS E TECNOLOGIA 118

119 6. Se quiser, você pode até modificar o desenho deste botão. Ainda no quadro Personalizar, selecione a macro cujo botão você quer modificar. 7. Clique no botão Modificar No quadro Modificar Botão que aparece, selecione o botão desejado e clique em OK Clique em OK novamente para fechar o quadro com as opções do Excel. PESSOAS E TECNOLOGIA 119

120 Editando a macro Uma macro nada mais é do que um programa. Felizmente o gravador de macros cria este programa para você. É um programa em linguagem VBA. Vamos ver como ficou a macro que você gravou nas páginas passadas. 1. Na planilha que contém a macro, selecione a guia Exibição, clique no botão Macros e escolha Exibir Macros. 2. No quadro que aparece, selecione a macro cujo programa você quer ver e clique no botão Editar. 2 A janela do VBA aparece. Aqui você pode alterar o que quiser. Uma alteração simples seria mudar o nome que a macro digita na célula. Basta digitar o novo nome na linha apropriada. 3. Troque Fabíola Luz pelo seu próprio nome. 4. Volte à planilha do Excel agora e execute sua macro. É o seu nome que aparece na célula, não é? 3 PESSOAS E TECNOLOGIA 120

121 Quadros de diálogo em macros Você também pode digitar linhas inteiras de comandos neste programa VBA. Só para você ter uma idéia de como isso funciona, vamos fazer nossa macro abrir um quadro de diálogos simples, com uma mensagem de boas vindas. 5. Se você estiver na planilha, volte à janela onde aparece o programa (olha a barra de tarefas do Windows, ela ainda deve estar lá é só clicar nela). DICA Se preferir, você pode pressionar Alt-F11 para exibir esta janela. 6. Logo depois dos comentários em verde (no início da macro), digite: Msgbox Bem vindo ao VBA., vb0k0only, Mensagem COMENTÁRIO Este texto deve ser digitado em uma única linha, conforme mostra a figura ao lado. 7. Volte ao Excel e execute a macro. Aparece a mensagem ao lado, certo? 8. A mensagem é só para informação. Clique em OK para fechá-la e o restante da macro será executado normalmente. PESSOAS E TECNOLOGIA 121

122 Altere o valor de uma propriedade com uma macro Você pode criar uma macro para desativar as linhas de grade se elas estiverem aparecendo ou ativá-las se elas não estiverem aparecendo. Você faz isso alterando a propriedade que exibe ou não a grade na planilha. 1. Selecione a guia Exibição, clique no botão Macros e escolha Gravar macro. 2. Chame a macro RemoveGrade e clique em OK. Agora, enquanto a macro está sendo gravada, vamos ocultar as linhas de grade. 3. Selecione a guia Exibição e desmarque a opção Linhas de Grade Pare a gravação. 5. Vamos ver como ficou o programa da macro: na guia Exibição, clique no botão Macros e escolha Exibir Macros, selecione a macro RemoveGrade e clique em Editar. 6. Teremos o seguinte código (sem as linhas de comentário): Sub RemoveGrade() ActiveWindow.DisplayGridlines = False End Sub Do jeito que está, esta macro apenas oculta as linhas de grade. Mas e se as grades não estiverem aparecendo? Queremos que a macro as exiba. O segredo aqui é fazer a macro perceber se as grades estão aparecendo ou não. Veja como fazer isso. 7. Mude as linhas de comando de sua macro assim: Sub RemoveGrade() Minhagrade = ActiveWindow.DisplayGridlines ActiveWindow.DisplayGridlines = Not Minhagrade End Sub Esta macro usa praticamente as mesmas instruções da macro anterior, mas com algumas melhorias. Vamos interpretá-las: PESSOAS E TECNOLOGIA 122