UMA EXPERIÊNCIA DE AUDITORIA NA UFC

Transcrição

1 UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEARÁ PRÓ-REITORIA DE EXTENSÃO X ENCONTRO DE EXTENSÃO UMA EXPERIÊNCIA DE AUDITORIA NA UFC PROFESSORES: RUTH CARVALHO DE SANTANA PINHO OSÓRIO CAVALCANTE ARAÚJO ESTUDANTE: LUIS CARLOS DE VASCONCELOS ARAÚJO 1

2 INTRODUÇÃO O mundo vive um processo de constantes mutações sociais e econômicas, caracterizados por ambientes cada vez mais informatizados, fruto de inovações tecnológicas. As empresas, a cada dia, estão sujeitas a enfrentar novos métodos e processos de trabalho, a exemplo de metodologias mais recentes Reengenharia e Terceirização de serviços, provocando circunstâncias que resultam na necessidade destas empresas reavaliarem paradigmas. Referidas mudanças resultam de um processo emergente e de criação espontânea, onde se sobressaem o conhecimento e a informação, fatores estes, imprescindíveis ao êxito das empresas, conseqüentemente,a agregação de valores tem estreita ligação com a qualidade, produtividade e inovação resultante da aplicação do conhecimento ao trabalho. A dinâmica do mercado, em sistemas de livre concorrência, sobretudo dentro do atual processo de globalização tem conduzido as empresas a atuarem cada vez mais focadas nos seus objetivos. Priorizam-se as atividades fins para que as empresas possam responder, com rapidez e eficiência, às exigências do mercado e necessidades da clientela, transferindo-se a terceiros a execução das atividades meios. Nesta perspectiva, a auditoria atua como partícipe das mudanças processadas nas empresas avaliando controles e sugerindo ações e ajustes necessários nos sistemas e procedimentos internos. O presente trabalho surgiu da necessidade de esclarecer a importância da Auditoria para as instituições diante dos cenários hostis que se configuram para as mesmas, quais sejam: competitividade em nível global, aumento do nível de exigência dos clientes, maior necessidade de transparência no cumprimento da responsabilidade social e escassez de recursos. A metodologia utilizada foi a revisão bibliográfica dos autores clássicos na área de Auditoria e em alguns periódicos especializados. Incluiu também uma breve pesquisa nos papéis de Trabalho e no Relatório de Auditoria das Edições UFC. Inicialmente serão dadas algumas informações sobre Auditoria, de forma a situar o leitor no contexto, para em seguinte, abordar um pouco da história das Edições UFC. Por fim, será 2

3 apresentado o caso da Auditoria realizada na mesma pelo Projeto de Extensão em Auditoria (PROAUDI). AUDITORIA O Instituto dos Auditores Internos do Brasil(1991:33), num amplo conceito amplo, afirma que, Auditoria é a Técnica de avaliação independente e de assessoramento da administração, voltada para o exame e avaliação da adequação, eficiência e eficácia dos sistemas de controle, bem como a qualidade do desempenho das áreas em relação às atribuições e aos planos, metas, objetivos e políticas definidas para as mesmas. Os primeiros indícios da existência de funções de auditoria, datam da civilização suméria em que os proprietários de bens entregavam suas propriedades a tutela para terceiros e que estes conferiam ou mandavam conferir os rendimentos auferidos com as atividades econômicas, que nada mais era funções de Auditoria. Para Santi (1988:17), a origem é imprecisa e provavelmente surgiu dentre os guarda-livros( prestadores de serviços aos comerciantes italianos, para assessorar os demais especialistas na atividade de escrituração das transações. Embora seja difícil obter um consenso entre os estudiosos do assunto, da origem da técnica da Auditoria, mas fica claro que esteve presente desde o início da atividade econômica do homem. O termo auditor, conforme Sá(1980:15), surgiu na Inglaterra no reinado de Eduardo I, para designar aquele que realizava o exame de contas públicas e cujo testemunho poderia levar à punição de possíveis infratores. A Revolução Industrial na segunda metade do séculoxviii, veio a consolidar a necessidade da auditoria na entidades devido ao aumento da complexidade societária, pela abertura do capital a terceiros e segundo Franco & Marra(1982:30), pela instituição da taxação do imposto de renda com base no lucro, pela Inglaterra. 3

4 A primeiro parecer de Auditoria no Brasil data de 1903, relativo o exame de livros da São Paulo Tramway, Light and Power Company. A participação do poder público foi decisiva na difusão da Auditoria no Brasil através das diversas leis que obrigaram a existência da auditoria e da figura do Auditor Independente. Segundo Franco(1982:36), a lei No.4728 de 14 de julho de 1965, a primeira lei do mercado de capitais, é o texto legal histórico pioneiro a tratar e tornar obrigatória esta prática. A partir desta lei, surgiram inúmeras disposições legais que estabeleceram a obrigatoriedade da Auditoria para segmentos específicos da economia e instituições a estes ligadas. Dentre tantas outras, leis, decretos, decretos-lei, resoluções do Banco Central tratavam da obrigatoriedade da auditoria, por exemplo, para sociedades de economia mista, sociedades seguradoras, associações de poupança e empréstimo, bolsas de valores etc. Entende-se que, a evolução sistematizada da auditoria tenha ocorrido, principalmente no Brasil, sob égide do poder público e dos organismos de classe. Entretanto observa-se que a dinâmica dos negócios que vem impactando os profissionais e empresas de Auditoria levou-os a incrementar novas tecnologias não só informacionais, bem como mercadológicas e de gestão empresarial. Desencadeou-se a partir daí um processo de ruptura entre Auditoria e Contabilidade, com o surgimento da auditoria operacional e o conseqüente desdobramento em outros tipos de auditoria, passando a requerer conhecimentos multidisciplinares e profissionais de diversas formações acadêmicas. Os auditores passaram a atender necessidades de melhoria dos controles da entidade como um todo. A preocupação com a competitividade, a qualidade e até com o meio ambiente ampliaram o foco de atenção dos saldos contábeis, para as estratégias de ação. 4

5 EDIÇÕES UFC Um pouco da sua história Há 46 anos dava-se início a produção de livros na Universidade,de modo amadorístico, impressos na própria UFC. E eram apenas distribuídos, sem nenhum ônus, para a comunidade acadêmica. Ao decorrer dos tempos a Universidade viu a necessidade de criar uma editora, o que veio a se concretizar durante o reitorado do Prof. Paulo Elpídio de Menezes Neto. Sendo inaugurada as Edições UFC-EDUFC no dia 21/02/1980. A partir desta data, as Edições UFC cada vez mais vem se desenvolvendo, construindo um catálogo que hoje chega a 300 títulos. A característica primordial da EDUFC é a política editorial de qualidade, com produções de livros didáticos e a produção intelectual das pessoas que fazem a Universidade, isto permite outra característica de profissionalização. O cuidado ou atenção com a viabilidade financeira do programa editorial faz que se caracterize a editoria como um empreendimento industrial e comercial. As edições UFC conquistaram seu lugar no movimento editorial universitário, conseguindo comercializar a produção em todo país; procurando aplicar parcerias, captação de recursos externos e ampliar a comercialização dentro do PIDL(Programa Inter-Universitário de distribuição de livros), do qual participam as editoras filiadas a ABEU(Associação Brasileira de Editoras Universitárias). São cerca de 50 em todo Brasil tendo à frente o Prof. Ítalo Gurgel Gestor da EDUFC e diretor da ABEU,fazendo intercâmbio comercial de vendas de livro; e participando de todas as bienais nacionais e algumas internacionais. O TRABALHO DE AUDITORIA NA EDUFC A realização de trabalho de auditoria com a finalidade de subsidiar o Gestor na tomada de decisão, mediante análise dos Controles Internos, com ênfase nos aspectos de eficiência e eficácia, se constitui em trabalho inusitado dentro da UFC. Embora seja auditada pelo Tribunal de 5

6 Contas da União e pelo órgão federal de Controle Interno, a Universidade, até o momento, não havia tido a experiência com um trabalho de caráter preventivo e voltado não para a legalidade, e sim para os processos internos. Considerando o sigilo requerido para a atividade de Auditoria, o resultado do trabalho na EDUFC será apresentado em linhas gerais, visando tão somente demonstrar a amplitude e aspectos observados no mesmo. A equipe era formada por um grupo por professores e alunos do Curso de Especialização em Auditoria e membros do PROAUDI. Foram feitos as seguintes auditorias: Auditoria de Estoques Auditoria em Contratos Auditoria Financeira Auditoria Operacional e de Gestão Todas as evidências de auditoria levantadas foram registradas em papéis de trabalho elaborados pelos auditores, os quais fundamentaram a opinião da Auditoria e possibilitaram a revisão dos trabalhos pelos coordenadores. Referidos papéis de trabalho são mantidos em arquivo e todas as constatações feitas,foram materializadas com cópias da documentação comprobatória. A metodologia aplicada na parte finalizadora e redacional da auditoria segue os padrões utilizados pelo Projeto de Extensão em Auditoria. A estrutura final do Relatório é concebida da seguinte forma: a) Manchetes É a explicação do problema. Expõe de forma sintética e concisa a problematização dos fatos que pode ser uma irregularidade ou deficiência/inexistência de controles internos. 6

7 b) Desenvolvimento Desenvolvimento deve trazer implícitos três aspectos: I. fato: deve descrever a problemática II. A causa: seguida pela causa geradora III. A conseqüência: mostra a efetiva ou potencial perda causada pela problemática levantada. O desenvolvimento da manchete demonstra a amplitude, profundidade e materialidade do problema e na sua descrição verifica-se como foram utilizados as técnicas e procedimentos de auditoria. c) Recomendação Considerando que a auditoria não tem caráter punitivo nem decisório, cabendo ao gestor acatar ou não estas opiniões, foram feitos recomendações de melhorias ou ajustes, indicando sempre os riscos do não cumprimento das mesmas. As edições UFC teve esta preocupação após constatar que havia uma defasagem do setor administrativo com relação a produção do setor de livros. Com Auditoria do PROAUDI, as evidências foram levantadas e demonstraram que era possível alterar a situação encontrada, revertendo esse quadro prejudicial ao bom desempenho da EDUFC. 7

8 CONCLUSÃO Os serviços prestados pela Auditoria promovem o ambiente ideal para o contexto da tomada de decisões pelos gestores, bem como asseguram aos demais clientes, fornecedores e outros grupos de interesse, a confiança necessária nas informações geradas pela Instituição. Segundo o Prof. Ítalo Gurgel todas as fragilidades não foram solucionadas por causa do hand-cap* e restrições orçamentárias. Mas conseguiram consideráveis melhoras principalmente no que diz respeito à parte administrativa; no gerenciamento dos setores, prestação de contas e no controle financeiro. Buscando mais investimentos na qualidade, que já é considerável, e no desenvolvimento interno, as dificuldades e desafios da EDUFC serão superados. O trabalho realizado pelo PROAUDI, aqui exposto, demonstra efetivamente uma aproximação cada vez maior entre academia e a prática, garantindo os padrões de qualidade do nosso ensino. 8

9 BIBLIOGRAFIA: ATTIE, Wiliam. Auditoria. S. Paulo: Atlas, 1998 Brasil, Lei nº6.404,de 15 de Dezembro de 1976.Dispõe sobre as Sociedades Anônimas. São Paulo: Atlas, CRC/SP Conselho Regional de Contabilidade do Estado de São Paulo. Curso sobre Temas Contábeis, Vol. 4. São Paulo: Atlas, FORTES, José Carlos. Obrigatoriedade da escrituração contábil. Fortaleza: CRC / CE Conselho Regional de Contabilidade do Estado do Ceará, LAKATOS, Eva Maria & MARCONI, Marina de Andrade. Fundamentos de metodologia científica. 3ª. Edição. S. Paulo. Atlas, MOTTA, João Maurício. Auditoria. Princípios técnicas. S. Paulo: Atlas, FRANCO, Hilário & MARRA, Ernesto. Auditoria contábil. São Paulo: Atlas, SANTI, Paulo Adolpho. Introdução à auditoria. S. Paulo: Atlas, SÁ, A.Lopes de. Curso de auditoria. S.Paulo: Atlas,