Auditorias a Sistemas de Gestão na Construção com base na norma NP EN ISO 19011:2011

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1 Auditorias a Sistemas de Gestão na Construção com base na norma NP EN 19011:2011 Auditorias: Conceitos fundamentais (1/3) NP EN 19011:2012 ( 19011:2011) Linhas de orientação para auditorias a sistemas de gestão Aplicabilidade: auditorias a sistemas de gestão de diferentes tipos (devem ser asseguradas competências específicas) gestão de programas de auditorias Luís Alves Dias; Nuno Marques de Almeida 1

2 Legenda: Auditorias: Normas de princípios, directrizes e sistemas de gestão Conceitos fundamentais /CASCO (1/3) 2 Referenciais para avaliação da conformidade Revisão de norma 19011:2011 Guidelines for auditing management systems NP EN 19011: Linhas de orientação para auditorias a sistemas de gestão ILO OSH A nova versão da é aplicável a: auditorias a sistemas de gestão de diferentes tipos (devem ser asseguradas competências específicas) gestão de programas de auditorias Auditorias: Conceitos fundamentais (2/3) Auditoria Processo sistemático, independente e documentado para obter evidências, e avaliá-las objectivamente para determinar o grau de cumprimento dos critérios da auditoria. Cliente da Auditoria Organização ou pessoa que requer uma auditoria. Auditado Organização objecto da auditoria. Inspecção Avaliação da conformidade através da observação e julgamento acompanhado, quando apropriado, por medição, ensaio ou aferição. Luís Alves Dias; Nuno Marques de Almeida 2

3 Auditorias: Conceitos fundamentais (3/3) Programa de Auditorias (Audit Program) Preparativos para conjunto de uma ou mais auditorias a realizar num dado período e para um fim específico. Plano da Auditoria (Audit Plan) Descrição das actividades e preparativos de uma auditoria. Âmbito de uma Auditoria (audit scope) Extensão e limites da auditoria. Critérios da Auditoria (audit criteria) Conjunto de políticas, procedimentos ou requisitos para comparação com evidências recolhidas. Evidências da Auditoria (audit evidences) Registos, afirmações factuais ou outra informação relevante (verificável) para a auditoria. Constatações da Auditoria (audit findings) Resultados da avaliação das evidências recolhidas face aos critérios da auditoria. Conclusões da Auditoria (audit conclusions) Resultados finais de uma auditoria após consideração dos objectivos e de todas as constatações da auditoria. Equipa Auditora e Assistentes Equipa Auditora Um ou mais auditores que conduzem uma auditoria, um dos quais é designado como Coordenador da Auditoria. Auditor Coordenador Designado pelo Cliente da Auditoria Auditores Pessoas qualificadas e competentes para conduzir auditorias. Auditores em formação Assistentes da Equipa Auditora Pessoas que actuam apenas a pedido dos auditores. Peritos técnicos Pessoas com conhecimentos específicos ou experiência em relaçãoaoobjectodeauditoria. Guias Pessoas que poderão estabelecer contactos com o auditado, preparar visitas, assegurar condições de segurança da equipa auditora, etc.. Observadores Pessoas que apenas acompanham a auditoria não podendo influenciar ou interferir nela. Luís Alves Dias; Nuno Marques de Almeida 3

4 Princípios das auditorias 1.Integridade (honestidade, diligência, responsabilidade, respeito pela legislação aplicável, demonstração de competência...) 2.Apresentação justa (informar com verdade e rigor, incluindo obstáculos encontrados e divergências de opinião não resolvidas entre auditor e auditado, ) 3.Devido cuidado profissional (aplicação de diligência e discernimento na auditoria) 4.Confidencialidade (segurança da informação) 5.Independência (livre de conflitos de interesses; imparcialidade; objetividade) 6.Abordagem baseada em evidências (método racional para chegar a conclusões confiáveis e reprodutíveis; evidências são verificáveis e baseadas em amostras da informação disponível) Tipos de Auditorias (1/2) Tipos de auditorias quanto à entidade que a realiza ou manda realizar Interna Externa Primeira parte Realizada pela própria Organização, podendo recorrer a pessoas exteriores (para revisão pela gestão ou outros fins internos) Segunda parte Realizada pelos clientes ou outras partes interessadas na Organização, podendo recorrer a pessoas exteriores Terceira parte Realizada por entidades independentes à Organização para fins regulamentares ou similares e certificação (concessão, acompanhamento e renovação) Auditorias combinadas Auditorias realizadas simultaneamente a dois ou mais sistemas de gestão de diferentes disciplinas. Auditorias conjuntas Auditorias realizadas à mesma Organização por 2 ou mais entidades em cooperação. Luís Alves Dias; Nuno Marques de Almeida 4

5 Tipos de Auditorias (2/2) Implementação SG Auditoria de Concessão Auditorias anuais de Acompanhamento Auditoria de Renovação Anos Entidade Acreditada (EA) (externa independente) para Certificação de SG Auditoria Combinada 3ª Dono da Obra 1ª 2ª 3ª 3ª Empreiteiro A 1ª Empreiteiro B Empreiteiro... 2ª Subempreiteiro B1 1ª Subempreiteiro B 2ª 3ª Sub-subempreiteiro B1.1 1ª Sub-subempreiteiro B1.2 Sub-subempreiteiro B 2ª 3ª EA1 EA2 Fornecedor B 1ª SG1 SG2 Auditoria Conjunta Auditoria de Seguimento: Após qualquer destas auditorias, caso necessário. Auditorias a obras de construção Conceito do risco da auditoria Auditorias baseadas no risco (risk-based auditing) Alocação prioritária dos recursos do programa de auditorias a matérias significativas, tendo em conta: dimensão e natureza da(s) organização(ões) auditada(s) natureza, funcionalidade, complexidade e nível de maturidade do(s) sistema(s) de gestão auditado(s) Ex: recursos direccionados para características chave da qualidade da obra acabada, principais perigos para a segurança e saúde dos trabalhadores, aspectos ambientais significativos do estaleiro e o seu controlo. Luís Alves Dias; Nuno Marques de Almeida 5

6 Processo de auditoria a uma obra (primeira e segunda parte) Preparação da auditoria Análise dos documentos (CE, PQ, PA, CP, PSS, outros DOCs relevantes) Plano da Auditoria (planificação das actividades da auditoria) Lista de verificação preliminar (baseado em "Template Checklist") Template checklist Checklist resumo; Checklist detalhada. Execução da auditoria Reunião de abertura (formal) Auditoria in situ (observação de trabalhos, análise de registos, entrevistas) Reunião de conclusão (formal) Relatório da auditoria Descrição das actividades efectivamente realizadas; Informação das não conformidades / não cumprimentos observados; Seguimento das actividades (plano de correcção/prevenção e / ou auditoria de seguimento) Fluxograma de auditoria detalhado? Preparação da Auditoria Luís Alves Dias; Nuno Marques de Almeida 6

7 Plano da Auditoria Conteúdo (Deve ser flexível para permitir alterações durante o progresso da auditoria) 1 - Objectivos da auditoria; 2 - Âmbito da auditoria, incluindo identificação das unidades e processos a auditar; 3 - Critérios da auditoria e documentos de referência; 4 - Locais, datas, horário e duração estimada das actividades da auditoria, incluindo reuniões; 5 - Método da auditoria, incluindo extensão da amostra necessária (plano caso necessário); 6 - Funções e responsabilidades dos membros da equipa auditora, guias e observadores; 7 - Alocação de recursos apropriados para áreas críticas da auditoria; Outros: - Identificação do representante do auditado; - Idioma de trabalho e reporte; - Tópicos do relatório da auditoria (ex: formato e estrutura, datas prevista de conclusão e distribuição, ); - Logística e comunicações (deslocações, infra-estruturas locais,...); - Medidas relacionados com o risco da auditoria (incertezas no cumprimento dos objectivos da auditoria); - Confidencialidade e segurança da informação; - Acções de seguimento (auditorias anteriores, auditoria planeada). Exemplo de Plano de - Coordenação com outras atividades de auditoria (caso auditoria conjunta); Auditoria? 15 Modelo de lista de verificação/comprovação N.º Lista de verificação Apreciação (Ai) (3) Avaliação (2) DOCs Ref. W k Externa Interna Ponderada (1-5) (1) Lei C NC Ei (4) INFO (5) Totais: --> PAC - Pedido de Acção Correctiva; ROM - Recomendação de Oportunidade de Melhoria N.º de PACs --> --- <-- N.º de ROMs Avaliação da Auditoria (E %): Notas: (1) (2) (3) (4) (5) Ref. DOCs = Documentos de referência pode ser um artigo, cláusula ou requisito de uma lei, norma, contrato, etc.. Fontes de recolha de informação Se a Ref. DOC é uma lei, então deve assinalar-se um "X" na coluna "Lei". Neste caso, para uma classificação inferior a 5, o número de pontos na apreciação é reduzido a metade. Observação das actividades em curso (visita à obra); Wi = Peso do elemento i classificado entre 1 e 5: Wi = 1, significa "menos importante"; Wi = 5, significa "absolutamente importante" Ai = Apreciação de cada elemento i classificado entre 0 e 5: Ai = 0 significa "absolutamente não" ou "não conformidade"; Ai = 5 significa "absolutamente sim" ou "conformidade plena". Análise de documentos (verificação de registos); Ai = 0, 1 or 2 significa um Pedido de Acção Correctiva e/ou Preventiva (RCA) que a Organização deveria implementar. Entrevistas a pessoas da Obra (pessoas-chave). Ai = 3 or 4 significa uma Recomendação de Oportunidade de Melhoria (RIO) que a Organização deveria avaliar a necessidade ou interesse de rever o elemento. Ei = Número total de pontos de cada elemento i. O total de pontos dos elementos que requerem uma resposta "não/sim" são relacionados com a avaliação do respectivo conteúdo. INFO - Um número de referência (sequencial) nesta coluna significa a referência de um documento que suporta a avaliação, isto é, evidências recolhidas, notas, comentários, etc.. Quando um "X" é registado nesta coluna, significa que foi recebida uma informação ou constatação de um facto não tendo sido efectuada uma avaliação ou confirmação. (Pontuação e avaliação de AT?) Luís Alves Dias; Nuno Marques de Almeida 7

8 Sistema de Pontuação Pontos Sistema de pontuação Absolutamente sim"; conformidade/cumprimento pleno; Satisfação plena dos documentos de referência e/ou mesmo excedendo os. Conformidade/cumprimento parcial; recomendação para oportunidade de melhoria; Satisfaz os principais (excedendo o mínimo) requisitos dos documentos de referência. Conformidade/cumprimento parcial; recomendação para oportunidade de melhoria; Satisfaz os requisitos mínimos dos documentos de referência (incluindo a legislação). Não conformidade/cumprimento parcial; necessárias correcções; Avisos verbais ou escritos podem ser aplicados. Não conformidade/cumprimento parcial; necessárias correcções; Avisos escritos, multas e/ou paragem de trabalhos podem ser aplicados. Absolutamente "não"; absolutamente não conformidade/cumprimento; Avisos escritos, multas, paralização de trabalhos e/ou acções legais podem ser aplicados. Nota: Um documento de referência inclui uma lei ou regulamento (obrigatório a nível nacional ou local) e qualquer outro documento aplicável ao caso em consideração (ex. Uma exigência do SG SST que pode ser obrigatório para a obra em consideração através das especificações da obra mas não a nível nacional ou local). Execução da auditoria Luís Alves Dias; Nuno Marques de Almeida 8

9 Reunião de Abertura OBJECTIVOS: a) Confirmar acordo de todas as partes quanto ao plano da auditoria; b) introduzir a equipa auditora; c) garantir que todas as atividades de auditoria planeadas podem ser realizadas Elementos para a Reunião de Abertura (1/2) 1 - Apresentação dos participantes, incluindo observadores e guias, e resumo das suas funções; 2 - Confirmação dos objectivos da auditoria, âmbito e critérios; 3 - Confirmação do plano da auditoria (dias e horas de reunião, alterações de última hora, ); 4 - Apresentação dos métodos na condução da auditoria, referindo que a auditoria se baseia numa amostragem da informação (isto é, não se pode deduzir que o que não foi visto está conforme); 5 - Introdução aos métodos de gestão dos eventuais riscos relacionados com a presença da equipa auditora 6 - Confirmação dos canais de comunicação formais entre a equipa auditora e o auditado 7 - Confirmação da língua de trabalho 8 - Confirmação de que o auditado será informado do progresso da auditoria durante a mesma 9 - Confirmação que os recursos e infra-estruturas necessárias estão disponíveis; Reunião de Abertura OBJECTIVOS: a) Confirmar acordo de todas as partes quanto ao plano da auditoria; b) introduzir a equipa auditora; c) garantir que todas as atividades de auditoria planeadas podem ser realizadas Elementos para a Reunião de Abertura (2/2) 10 - Confirmação de assuntos relacionados com a confidencialidade e a segurança da informação 11 - Confirmação dos procedimentos de segurança, saúde e emergência relevantes para a equipa auditora; 12 - Informação do método de reporte das constatações, incluindo graduação das não conformidades; 13 - Informação sobre as condições em que a auditoria pode ser terminada (p. ex. mau tempo); 14 - Outras informações (sobre a reunião de conclusão, sobre como lidar com constatações durante ou após a auditoria, incluindo reclamações ou recursos, ). Luís Alves Dias; Nuno Marques de Almeida 9

10 Identificação de equipamento de apoio na obra Controlo grua-torre? Identificação de acessórios autonomizáveis do EQ na obra???? Evitar Preferível (capacidade máxima na manga.) Luís Alves Dias; Nuno Marques de Almeida 10

11 Reunião de Conclusão PARTICIPANTES: a) Cliente da auditoria, caso deseje; b) Representantes do auditado, (gestores/directores responsáveis pelas funções ou processos auditados); c) Outras partes interessadas na auditoria. OBJECTIVOS: 1 - Apresentar as constatações e as conclusões da auditoria de forma que sejam compreendidas e reconhecidas pelo auditado; 2 - Apresentar recomendações para melhoria, caso tal tenha sido especificado nos objectivos da auditoria (as medidas recomendadas não têm um carácter obrigatório) 3 - Informar o auditado sobre situações encontradas durante a auditoria que podem reduzir a confiança nas conclusões apresentadas; 4 - Discutir e resolver divergências nas constatações e/ou conclusões da auditoria (caso não sejam resolvidas, ambas as opiniões deverão ser registadas); 5 - Acordar, caso aplicável, prazo para o auditado apresentar um Plano de Ações relacionado com as constatações da auditoria (ex: medidas correctivas e preventivas); 6 - Agradecimento pela colaboração prestada por todos. Reunião de Conclusão PARTICIPANTES: a) Cliente da auditoria, caso deseje; b) Representantes do auditado, (gestores/directores responsáveis pelas funções ou processos auditados); c) Outras partes interessadas na auditoria. OBJECTIVOS: 1 - Apresentar as constatações e as conclusões da auditoria de forma que sejam compreendidas e reconhecidas pelo auditado; 2 - Apresentar Outros elementos recomendações a incluir para namelhoria, reunião de caso conclusão: tal tenha sido especificado nos objectivos da auditoria (as medidas recomendadas não têm um carácter obrigatório) -Recordarqueaauditoria se baseia numa amostragem da informação disponível (isto é, não se pode 3 - Informar deduzir o queauditado o não sobre foi vistosituações está conforme); encontradas durante a auditoria que podem reduzir a confiança nas conclusões apresentadas; -Recordarométodo de reporte das constatações, 4 - Discutir e resolver divergências nas constatações e/ou conclusões da auditoria (caso não sejam resolvidas, ambas - Informar as opiniões sobre processo deverão para ser registadas); lidar com constatações da auditoria e possíveis consequências; 5 - Acordar, - Outras caso informações aplicável, pós-auditoria no prazo para (ações o auditado corretivas, apresentar reclamações, um recursos, Plano de ) Ações relacionado com as constatações da auditoria (ex: medidas correctivas e preventivas); 6 - Agradecimento pela colaboração prestada por todos. Luís Alves Dias; Nuno Marques de Almeida 11

12 Relatório da auditoria Relatório da Auditoria (1/2) EXEMPLO DE CONTEÚDO/ORGANIZAÇÃO 1 - Objectivos da auditoria; 2 - Âmbito da auditoria, incluindo identificação das unidades ou processos auditados; 3 - Identificação do Cliente da auditoria; 4 - Identificação do coordenador da equipa auditora e membros; 5 - Datas e locais em que decorreram as actividades da auditoria; 6 - Critérios da auditoria; 7 Constatações da auditoria e evidências relacionadas; 8 - Conclusões da auditoria (incluindo declaração do grau de cumprimentos dos critérios da auditoria) Anexos Luís Alves Dias; Nuno Marques de Almeida 12

13 Relatório da Auditoria (2/2) Relatório pode ainda incluir: a) Plano da auditoria, incluindo calendarização; b) Resumo do processo da auditoria, incluindo obstáculos encontrados que podem reduzir a confiança nas conclusões da auditoria; c) Confirmação que os objetivos da auditoria foram alcançados dentro do âmbito da auditoria; d) Áreas não cobertas embora previstas no âmbito da auditoria; e) Resumo abrangendo as conclusões da auditoria e as principais constatações de suporte f) Divergências de opiniões não resolvidas entre a equipa auditora e o auditado; g) Recomendações para melhoria (caso tenha sido especificado nos objectivos da auditoria); h) Boas práticas identificadas i) Planos de acções de seguimento acordados; Exemplo de Relatório da Auditoria? j) Declaração da natureza confidencial do conteúdo da auditoria; l) Implicações para o programa de auditoria e auditorias subsequentes m) Lista de distribuição do relatório da auditoria (pode ser desenvolvido antes da reunião de conclusão). Seguimento da Auditoria Acções de seguimento possíveis Plano de Acções (ações corretivas, preventivas e/ou de melhoria a apresentar pelo auditado e a aprovar pelo Dono da Obra); Seguimento pelo Dono da Obra (assegurar as acções implementadas pelo auditado); Auditoria de seguimento (a realizar pela mesma equipa auditora). Luís Alves Dias; Nuno Marques de Almeida 13