RELATÓRIO DE AUDITORIA CADEIA DE CUSTÓDIA PRINCÍPIOS, CRITÉRIOS E INDICADORES PADRÃO NORMATIVO: NBR : CERFLOR

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1 RELATÓRIO DE AUDITORIA CADEIA DE CUSTÓDIA PRINCÍPIOS, CRITÉRIOS E INDICADORES PADRÃO NORMATIVO: NBR : CERFLOR EMPRESA AUDITADA: AUTOPEL AUTOMAÇÃO COMERCIAL E INFORMÁTICA LTDA ESCOPO DE CERTIFICAÇÃO: Produção e Comercialização de Bobinas para automação comercial e bancária provenientes de matérias-prima com certificação florestal Data da Auditoria Principal: de 04/03/11 a 05/03/11 Data da Auditoria de Extensão: 18/07/11 Data da Auditoria de Manutenção (1.a): 02/04/12 a 05/04/12 NELSON LUIZ MAGALHÃES BASTOS Auditor Líder Bureau Veritas Certification Av. do Café 277, 5 andar, Torre B São Paulo-SP

2 SUMÁRIO SUMÁRIO... 2 RESUMO INFORMAÇÕES GERAIS Dados da organização Histórico da organização Descrição Geral do Produto Processos Tipos de Produtos/Fornecedores Saída de Material Manufaturados ou Comercializados Identificação do OAC Organismo de Avaliação da Conformidade Responsável pelo OAC Equipe de Auditoria PROCESSO DE AVALIAÇÃO Norma ou Padrão Normativo utilizado para avaliação Descrição do Processo de Auditoria Planejamento e Realização da Auditoria Lista de pessoal auditado durante toda a auditoria: Relatório Detalhado Sistema Utilizado Procedimentos e documentos do Sistema de Gestão Fornecimento de matéria prima Recebimento de Material, Métodos de Controle e Armazenamento Registros Uso da Marca Registrada PEFC/CERFLOR

3 5.7. Emissão de Notas Fiscais e de Transporte Prestadores de Serviço (Terceiros) Tratamento de Reclamações Requisitos Avaliados Não Conformidades Registradas Oportunidades de Melhoria e Observações Registradas CONCLUSÃO ANEXOS SF17 - Confidencial SF 16 - Confidencial Documentos Pertinentes A. AUDITORIA DE FOLLOW-UP...Erro! Indicador não definido. A.1. Informações Gerais...Erro! Indicador não definido. A.2. Equipe de Auditoria...Erro! Indicador não definido. A.3. Descrição do programa de Auditoria...Erro! Indicador não definido. A.4. Avaliação das ações corretivas apresentadas para as não conformidades registradas...erro! Indicador não definido. A.5. CONCLUSÃO FINAL...Erro! Indicador não definido. I. PRIMEIRA AUDITORIA DE MANUTENÇÃO Planejamento e Realização da 1ª Auditoria de Manutenção..Erro! Indicador não definido. 2. Lista de pessoal auditado durante toda a auditoria: Equipe de Auditoria Alterações no Escopo do Certificado Lista de Fornecedores atualizada Lista de Produtos atualizada Uso da Marca Registrada PEFC/CERFLOR

4 8. Processos Auditados Não Conformidades Registradas Oportunidades de Melhoria e Observações Registradas Conclusão

5 RESUMO O Bureau Veritas Certification (BVC) é um organismo de certificação reconhecido pelo INMETRO, que atua como organismo acreditador e é atualmente responsável por executar os procedimentos de auditorias anuais pelos próximos 05 anos na empresa AUTOPEL AUTOMAÇÃO COMERCIAL E INFORMÁTICA LTDA. Essas auditorias são feitas para avaliar as atividades relacionadas ao à gestão da Cadeia de Custódia de acordo com os Princípios e Critérios do CERFLOR, NBR /2007. A empresa AUTOPEL AUTOMAÇÃO COMERCIAL E INFORMÁTICA LTDA produz bobinas para dados variáveis, terminais bancários e coletores de dados com impressão de contas públicas, impressas em matéria prima certificada no Cerflor. Foram auditados os seguintes processos: Gestão da CoC Comercial PCP Compras Recebimento / estoque Produção Faturamento Expedição É uma auditoria de certificação. O escopo da Certificação compreende um site. As auditorias de manutenção serão realizadas no prazo máximo de um (1) ano entre duas auditorias subseqüentes. As auditorias foram realizadas pelos auditores do BV durante os dias 04 e 05 de abril de 2011, nos seguintes locais: Santana do Parnaíba. A equipe de auditoria avaliou todos os requisitos do padrão e constatou que a AUTOPEL AUTOMAÇÃO COMERCIAL E INFORMÁTICA LTDA atende às exigências em suas unidades de gestão. O sistema de gestão está sendo implementado de forma adequada nas áreas cobertas pelo escopo do certificado. 5

6 1. INFORMAÇÕES GERAIS 1.1 Dados da organização Identificação da Organização Nome da Empresa: Autopel Automação Coml. e Informatica Ltda Endereço: Estrada Marica Marques nº 580/620 Cidade/País: Santana de Parnaiba-SP CNPJ: / Telefone: Fax: Web site: laerte@autopelautomacao.com.br Contato na organização: Responsável pela organização: Pessoa de contato (responsável pela certificação CERFLOR CoC): Decio Albuquerque Laerte Martins da Silva Telefone: laerte@autopelautomacao.com.br Atividade Tipo: Convertedora de Papeis Detalhe: Número de Funcionários: 160 Tipo de certificado: Único Número de sites incluídos no escopo do certificado: Sites auditados: 1 Santana do Parnaíba 6

7 1.2. Histórico da organização Empresa constituída em Setembro/2004 para conversão de Bobinas para os segmentos bancário/automação comercial/cartões de crédito/fax. Com Certificação FSC obtida em Dezembro/2010, tendo como principais clientes: Banco do Brasil,Banco Bradesco, Banco HSBC, Banco Itau,Banrisul.Cielo,Redecard,Lojas Renner,Lojas Marisa,Droga Raia,CEF,Assai,Ponto Frio,Grupo CCR,Ecovias,Gol,Ocean Air dentre outras. 2. Descrição Geral do Produto Bobinas para Automação Comercial e Bancária de 01 a 03 vias 2.1. Processos Adquire 90% de sua matéria prima básica ( Papel) da Fibria, executa a impressão da logomarca de seus clientes, efetua o rebobinamento ( corte) e armazena os produtos para entrega imediata e futura Tipos de Produtos/Fornecedores Site Produto Comprado Natureza Declaração Origem Quantidad e (t) ano n Piracicaba Papel Termico Cerflor Forneced ores Porto Feliz Caixas Papelão Não certificado Quantidad e (t) ano n Tons 7200 Tons 2.3. Saída de Material Manufaturados ou Comercializados Site Produto vendido Bobinas Natureza Declaração Destino Quantidade (t) ano n Papel Térmico Misto70%, Clientes ou centros de distribuição Quantidade (t) ano n Tons 7200 Tons 7

8 Total 3. Identificação do OAC Organismo de Avaliação da Conformidade O BUREAU VERITAS CERTIFICATION (BVC) está credenciado pelo INMETRO para realização de certificações com base na norma NBR 14790:2007, podendo emitir certificados com a logomarca deste organismo credenciador. O objetivo do BVC é realizar serviços de certificação com alta credibilidade, sendo este o motivo pelo qual optou em realizar tais certificações de acordo com os requisitos do Sistema Brasileiro de Certificação. Dados para Contato Escritório São Paulo: BUREAU VERITAS CERTIFICATION (BVC) Sr. José Antônio Ferreira da Cunha: Certification Technical Manager Av. do Café 277 Torre B 5 o andar SÃO PAULO/SP Fone: (0**11) Fax: (0**11) jose.cunha@br.bureauveritas.com 8

9 3.1. Responsável pelo OAC BUREAU VERITAS CERTIFICATION (BVC) Sr Luiz Carlos Martins (Diretor de Certificação) Av. do Café 277 Torre B 5 o andar SÃO PAULO/SP Fone: (0**11) Fax: (0**11) luiz-carlos.martins@br.bureauveritas.com 3.2. Equipe de Auditoria Auditor Líder: - Nelson Luiz M. Bastos, NMB, auditor líder 9

10 4. PROCESSO DE AVALIAÇÃO 4.1. Norma ou Padrão Normativo utilizado para avaliação O processo de avaliação foi efetuado com base no Escopo de Certificação descrito acima, conforme o Padrão Normativo NBR :2007 Manejo Florestal Cadeia de Custódia e respectivos anexos, elaborado pela ABNT - Associação Brasileira de Normas Técnicas. A ABNT Associação Brasileira de Normas Técnicas é uma entidade nãogovernamental, sem fins lucrativos, reconhecida pelo Conmetro como Fórum Nacional de Normalização. A ABNT é o organismo responsável pelo processo de elaboração e revisão das normas do Programa Cerflor. O Padrão Normativo aqui utilizado faz parte do Sistema Brasileiro de Certificação, em que o INMETRO estabelece as regras para o processo de Certificação Descrição do Processo de Auditoria O processo de auditoria de certificação Cadeia de Custódia CERFLOR compreende: Planejamento inicial da auditoria; Definição da equipe de auditoria; Verificação on site quanto ao atendimento do CERFLOR; Emissão do relatório de auditoria; Planejamento de auditoria complementar e/ou de Follow-up (caso pertinente); Apreciação do processo de auditoria por parte da Comissão de Certificação; Emissão de relatório final após avaliação de ações corretivas (caso pertinente) e demais questões pertinentes. 10

11 Planejamento e Realização da Auditoria De acordo com e Escopo de Certificação pretendida, foram executadas as seguintes atividades: análise de documentação, verificações em campo, entrevistas com colaboradores da empresa, prestadores de serviços e partes interessadas. Como todo o processo de Auditoria, as avaliações ocorreram conforme plano de auditoria estabelecido previamente, considerando o tamanho e complexidade das atividades da empresa e caráter amostral de um processo de auditoria, conforme quadro abaixo. Programa da Auditoria Auditor Período Sites Processos 04/03/2011 NMB Manhã Santana do GESTÃO COC / COMERCIAL / PCP NMB Tarde Parnaíba COMPRAS / RECEBIMENTO ESTOQUE 05/03/2011 NMB Manhã Santana do PRODUÇÃO / FATURAMENTO / EXPEDIÇÃO NMB Tarde Parnaíba RELATÓRIO 4.3. Lista de pessoal auditado durante toda a auditoria: Laerte Martins da Silva gerente geral Eliane Cabral comercial Alexandra Spirito comercial Aldinei Regis - PCP Andréia Dias compras Fabio Obadoviski - rebimento estoque produção Estela Pereira faturamento Everson Oliveira - expedição 11

12 5. Relatório Detalhado Sistema de Gestão Evidenciado no Manual de Procedimentos CERFLOR (M_Cerflor Rev ). Apontada observação para melhorar a divulgação deste requisito Evidenciado no Manual de Procedimentos CERFLOR (M_Cerflor Rev ) Evidenciado relatório de análise crítica de 18/03/ Evidenciado no Manual de Procedimentos CERFLOR (M_Cerflor Rev ) 6.3 Consta do Manual de Procedimentos CERFLOR (M_Cerflor Rev ) 6.4 Consta do Manual de Procedimentos CERFLOR (M_Cerflor Rev ), evidenciado também relatório da auditoria interna 11/03/ Evidenciadas listas de presença de práticamente todos os funcionários de em março de Verificadas também em power point as apresentações ministradas aos funcionários Possui 2 impressoras offset 4 cores, 2 impressoras flexografica banda larga (uma 3 cores e uma 2 cores), 1 impressora flexografica modular (6 cores) 1 rebobinadeira BORCHE, 2 rebobinadeiras FUMAGALLI e 10 rebobinadeiras KVA. No acabamento uma prensa hidráulica central, sendo que em cada maquina rebobinadeira KVA, possui uma prensa on line e Evidenciada auditoria interna em 11/03/2011 e relatório de análise crítica de 03/02/2011. Comercial Todo contrato ou pedido de fornecimento decorre de uma solicitação do cliente via e- mail, site ou telefônico. Esta solicitação é recebida pelo Atendente Comercial para elaboração da Precificação mediante Especificação do Produto e posterior emissão da Proposta Comercial de Produto Certificado Cerflor. Ao tomar conhecimento que o orçamento é referente a um produto Cerflor, o papel informado na proposta comercial deverá, obrigatoriamente, pertencer à categoria Cerflor. Nessa fase de orçamento é definido o tipo de papel que será utilizado para compor o produto, onde é analisada a condição de elegibilidade do produto acabado Cerflor. 12

13 O Atendente envia a Proposta Comercial ao cliente com a identificação de que o papel que será utilizado para a composição do produto é Cerflor. Estas informações são especificas para produtos Cerflor, e devem ser incluídas nos títulos dos itens da proposta. Nesta fase devem ser informados ao cliente os requisitos para uso do logo Cerflor e a responsabilidade exclusiva da AUTOPEL para a inserção do mesmo no arquivo eletrônico do trabalho a ser realizado. Ao receber a aprovação da proposta/orçamento comercial com papel Cerflor, o Atendente Comercial emite um Pedido de Venda que desencadeará o início do processo produtivo. Para diferenciar o papel certificado Cerflor dos demais não certificados, foi criado uma família para cada tipo de papel Cerflor. Essa nomenclatura juntamente com os relatórios no Sistema gerencial NORTHWARD permite identificar o papel Cerflor desde a sua entrada no estoque até a etapa final do produto acabado,gerando a Rastreabilidade em todas as etapas do processo produtivo. Para cadastrar um novo item de matéria prima, o departamento de Compras deve analisar a especificação do papel, a categoria mínima de 70% Cerflor e se o fornecedor foi devidamente qualificado. Para cadastrar um novo item de vendas, o departamento Comercial deve analisar a especificação do papel, a categoria mínima de 70% Cerflor. Estando tudo conforme, é responsabilidade de Compras o procedimento com o processo de aquisição. A categoria de certificação do papel, antes do cadastro, deve ser confirmada com o fornecedor/fabricante, de acordo com o que está mencionado no certificado deste fornecedor/fabricante. PCP Após a emissão do Pedido de Venda é emitida a Ordem de Produção. Este documento é impresso em 01 via que acompanhará todo o Processo de Produção até o envio para armazenamento. No momento da emissão da Ordem de Produção avalia-se a necessidade de compra do papel. Em havendo a necessidade é efetuada o procedimento de aquisição. Ao identificar que se trata de Produção para produto Certificado Cerflor, o departamento do PCP deve solicitar a aprovação diretamente com o Inmetro. A arte aprovada pelo organismo certificador deve ser armazenada digitalmente por cinco anos. Para reimpressão de produtos que já foram aprovados pelo corpo técnico do órgão certificador, não é necessário solicitar nova aprovação. Compras 13

14 Consultar no Sistema NORTHWARD os saldos disponíveis. Se necessário, consultar estoque físico, e iniciar as etapas de compra. qualificados. Para o caso de compra de produtos Cerflor, o site do Inmetro deve ser consultado: Estando em conformidade, emitir o Pedido de Compra com a descrição do papel FSC ou Cerflor, de acordo com a necessidade. Enviar eletronicamente o Pedido de Compra ao Recebimento que, após o recebimento e conferência do material enviará a NF com Formulário de Inspeção de Recebimento ao Gerente do Processo ou departamento de compras, para que lance a entrada do papel em bobina no sistema NORTHWARD. Para a compra de papéis certificados Cerflor, o fornecedor, seja ele fabricante, seja ele fornecedor, deve ser certificado na CoC do Cerflor. Para se assegurar disto, a Autopel deve solicitar a cópia do certificado de seus fornecedores, além da consulta ao site do Inmetro. Caso o papel a ser utilizado em um produto certificado Cerflor da Autopel, seja comprado de um revendedor, este também deve ser certificado na Cadeia de Custódia do Cerflor. Desta forma, na Nota Fiscal de entrada deve constar a categoria de certificação do papel, bem como o código da cadeia de custódia deste revendedor. Recebimento / estoque A cada recebimento, a inspeção é realizada com a verificação da Nota fiscal e Pedido de Compra, através de meio físico e manual. Nota Fiscal de Entrada através de Formulário de Inspeção de Recebimento, número do certificado COC do fornecedor, Nota Fiscal e a respectiva aprovação. Uma etiqueta de identificação é afixada na bobina (jumbo), especificando o tipo de certificação Cerflor e também é apontado o número da Nota Fiscal de entrada do fornecedor, permitindo assim assegurar a Rastreabilidade da Autopel. Em seguida o papel é encaminhado para armazenamento. A Nota Fiscal deve ser encaminhada ao Gerente do Processo, que já dispõe do pedido, por meio eletrônico. Durante a inspeção, caso não seja identificada a Rastreabilidade Cerflor do volume com a Nota Fiscal, o volume não será considerado elegível para aprovação. Logo, o responsável de Compras deve ser contatado para que o fornecedor seja notificado e ações cabíveis sejam tomadas e registradas no FQ_01:Registro de Não Conformidade. Enquanto aguarda a devida decisão de Compras a mercadoria deve ser segregada e identificada com a bandeira de Produto Não Conforme. Após aprovação do material, o Recebimento, e na sua ausência o responsável pela Produção, deve liberar o papel para armazenamento. Produção Receber a Ordem de Serviço impresso em papel sulfite na cor verde, acompanhado da Bandeira de Produto em Processo, na qual deve constar o tipo de papel Cerflor. 14

15 Localizar o papel empenhado no local específico Cerflor. Se o papel localizado for o papel empenhado, liberar o início do processo produtivo. baixa do papel no estoque no Sistema NORTHWARD, será efetivada após o término do processo produtivo, quando o responsável pela Produção deve encaminhar a Ordem de Produção para o PCP. Ao receber a Ordem de Serviço/Produção, analisar criticamente se possui a identificação Cerflor e se a quantidade descrita está condizente com a quantidade recebida para impressão. Nessa etapa, os impressores devem realizar a última conferência dos requisitos FSC e Cerflor:Se o papel é Cerflor - através da verificação da identificação do papel e Ordem de Serviço. Confirmação da presença da logomarca Cerflor na Prova.Confirmação da presença da logomarca Cerflor impressa no trabalho (prova de máquina). No caso de irregularidade, acionar o Gerente do Processo. Estando tudo aprovado iniciar o processo de impressão. Conferir e identificar o papel impresso com o nº da Nota Fiscal e liberar automaticamente a Ordem de Serviço/Produção ao Acabamento. Quando tratar-se de papel certificado Cerflor, a identificação individual de cada bobina deve estar afixada à bobina até o final do processo, inclusive quando esta bobina não é consumida na totalidade em uma única Ordem de Serviço. Isso porque a Rastreabilidade deve ser assegurada, inclusive caso esta bobina seja utilizada em mais de uma Ordem de Serviço. No início do processo de acabamento dos impressos, é verificada na Ordem de Produção a descrição do papel Cerflor e a respectiva identificação nos volumes impressos com o nº da Nota Fiscal.Estando conforme se inicia o processo de rebobinamento do impresso.na finalização, deve-se dar baixa na Ordem de Produção. Depois de finalizado o rebobinamento, deve-se embalar e identificar os produtos acabados com a Etiqueta de Produto Acabado e liberá-los para a Expedição identificando com a bandeira de Produto Armazenado. Faturamento Após a liberação do pedido para faturamento, o faturista deve emitir a Nota Fiscal. Cabe ao Faturista conferir as informações na impressão da Nota Fiscal visualizando o código do certificado Cerflor. Esta informação sairá na Nota, quando constatado que os materiais são certificados Cerflor. Todos os produtos vendidos com declarações Cerflor são expedidos com faturas contendo as seguintes informações: Detalhes para contato da organização; Nome e endereço do cliente; Data de emissão; Descrição do produto; Quantidade de produtos vendidos; O número do certificado da Cadeia de Custódia; 15

16 Clara indicação da Declaração Cerflor para cada produto ou para a totalidade dos produtos, como segue: Produto Certificado Cerflor, conteúdo 70% de matéria-prima certificada Cerflor Nº do certificado da Autopel. Expedição Todo produto Cerflor só poderá ser liberado para expedição (entrega ou retirada) se obedecer aos seguintes requisitos: Etiqueta de Produto Acabado Nota Fiscal, com a devida Declaração Cerflor e número do certificado COC. Cabe aos funcionários da Expedição conferir esses itens, antes da liberação. Caso a Nota Fiscal contenha informação de Produto Cerflor, mas o produto esteja sem a Etiqueta de Produto Acabado referente ao Cerflor o material não deve ser liberado, e o responsável pela Produção deve ser acionado para corrigir esse erro. Caso o produto esteja devidamente identificado com a Etiqueta de Produto Acabado referente ao FSC ou Cerflor, mas a Nota Fiscal não contenha informação de produto Cerflor, o material não deve ser liberado e o responsável pelo Faturamento deve ser acionada para corrigir esse erro. Na mesma Nota Fiscal só poderá constar declaração Cerflor Sistema Utilizado Separação fisica Procedimentos e documentos do Sistema de Gestão Manual de Procedimentos CERFLOR (M_Cerflor Rev ) Fornecimento de matéria prima Matéria prima certificada fornecida pela Fibria Recebimento de Material, Métodos de Controle e Armazenamento Já descrito no item recebimento Registros Evidências dos registros: - Fornecedores: Certificado FIBRIA BR10/5520, válido até Origem da Matéria Prima: (simulações) ordem de produção12303, orçamento de 16/03/11, pedido de compra 10567, - Vendas: (simulações) pedido de venda , NF

17 - Auditorias Internas: evidenciado relatório de auidtoria interna de 11/03/ Treinamentos : evidenciadas listas de treinamentos de março de Uso da Marca Registrada PEFC/CERFLOR Já descrito no item PCP Emissão de Notas Fiscais e de Transporte Já descrito no item faturamento Prestadores de Serviço (Terceiros) Não aplicável Tratamento de Reclamações A empresa ainda não possui tratamento de reclamações, foi deixada oportunidade de melhoria, para regularização desta situação. 17

18 6. Requisitos Avaliados Requisitos CERFLOR/Auditor NMB 4 Método separação física 4.1 Requisitos Gerais p/ separação física X 4.2 Identificação da origem X Identificação na fase de entrega X Identificação do fornecedor X 4.3 Separação da matéria-prima certificada X 4.4 Venda de produtos certificados X 5 Método em porcentagem (%) 5.1 Requis. Gerais p/ porcentagem Aplicação método baseado em % Definição do lote de fabricação 5.2 Identificação da origem Identificação na fase de entrega Identificação no fornecedor 5.3 Cálculo da porcentagem certificada 5.4 Transf da % para o produto final Método da porcentagem média Método do crédito volume 5.5 Venda de produtos 5.6 Fontes controversas 6 Requisitos de mínimos de SG X 6.1 Requisitos Gerais X 6.2 Respons. E autoridades X Responsabilidades gerenciais X Resp e autoridades sobre CoC X 6.3 Procedimentos documentados X 6.4 Manutenção de registros X 6.5 Gestão de recursos X 18

19 6.5.1 Recursos humanos X Infra-estrutura X 6.6 Inspeção e controle X GP 01 Itens Comercializados X GP 01 USO DO LOGO X 19

20 7. Não Conformidades Registradas Durante a auditoria não foram registradas. 8. Oportunidades de Melhoria e Observações Registradas Durante a auditoria de certificação foram registradas oportunidades de melhoria (OM) e Observações (OBS) que deverão ser analisadas criticamente pela empresa quanto à tomada de ações pertinentes. Estas OMs e OBSs devem ser analisadas com foco em melhoria contínua dos processos realizados pela empresa no âmbito do CERFLOR. Abaixo seguem as OMs e OBSs registradas: OM 01 Processo: A empresa deve estabelecer política e procedimentos para tratar as reclamações conforme Portaria INMETRO_297 (2010). OM 02 Processo: Gestão da CoC O procedimento CERFLOR foi revisado, atualizado e melhorado. OBS 01 Processo: Gestão da CoC A divulgação do comprometimento da alta direção com a CoC foi melhorada 9. CONCLUSÃO Como pontos positivos observou-se: comprometimento da equipe de gestão com o desenvolvimento do sistema; rápida disponibilidade de informações; colaboradores devidamente treinados e conscientizados. Pontos fracos: procedimento CoC e fragilidade no enfoque simultâneo das duas certificações (FSC e CERFLOR). 20

21 O BUREAU VERITAS CERTIFICATION, seguindo os procedimentos de auditoria do CERFLOR, é favorável recomendação para certificação da AUTOPEL AUTOMAÇÃO COMERCIAL E INFORMÁTICA LTDA, de acordo com o padrão normativo NBR 14790:

22 10. ANEXOS SF17 Confidencial SF 16 Confidencial Documentos Pertinentes (cópias de NF s, manual, etc) - Procedimento CoC - Certificado Fibria 22

23 AUDITORIA DE EXTENSÃO Dados da organização (filial) Identificação da Organização Nome da Empresa: Autopel Automação Coml. e Informatica Ltda Endereço: Cidade/País: R: COMENDADOR ALCIDES SIMÃO HELOU, GALPÃO 1, LOTES 2 e 3, QUADRA 13-G - CIVIT II SERRA CNPJ: / Telefone: (27) Fax: Web site: laerte@autopelautomacao.com.br Contato na organização: Responsável pela organização: Pessoa de contato (responsável pela certificação CERFLOR CoC): Decio Albuquerque Laerte Martins da Silva Telefone: laerte@autopelautomacao.com.br Atividade Tipo: Recebimento, Estoque e Expedição de Papel Detalhe: Número de Funcionários: 4 Tipo de certificado: Único Número de sites incluídos no escopo do certificado: 1 23

24 Sites auditados: SERRA - ES Programa da Auditoria Auditor Período Site Processos 18/07/2011 NMB Manhã/tarde Serra - ES Recebimento / Estoque 2. Lista de pessoal auditado durante toda a auditoria: Laerte Martins da Silva gerente geral Aldinei Regis - PCP Samy Eskenazi gerente Vivane Couto assistente administrativa 3. Equipe de Auditoria Auditor Líder: - Nelson Luiz M. Bastos, NMB, auditor líder 4. Alterações no Escopo do Certificado. Não houveram alterações. 5. Lista de Fornecedores atualizada Não houveram alterações. 6. Lista de Produtos atualizada Não houveram alterações. 7. Uso da Marca Registrada PEFC/CERFLOR Não houveram alterações. 8. Processos Auditados Foram auditados os processos de recebimento e estocagem na filial, em SERRA-ES. Foram evidenciados os recebimentos de 2 carretas da FIBRIA: NF TERMOBANK Kg; 24

25 NF TM SCRT KPH Kg. No momento da auditoria de extensão, não ocorreu expedição de matéria prima da filial (SERRA-ES) para a matriz (SANTANA DO PARNAÍBA-SP). São descritas a seguir as alterações ocorridas nos processos de compras, recebimento e estoque. Em anexo é apresentado o Procedimento CoC atualizado em Compras Consultar no Sistema NORTHWARD os saldos disponíveis. Se necessário, consultar onar os fornecedores qualificados. Para o caso de compra de produtos Cerflor, o site do Inmetro deve ser consultado: Estando em conformidade, emitir o Pedido de Compra com a descrição do papel Cerflor, de acordo com a necessidade. Enviar eletronicamente o Pedido de Compra ao Recebimento da Filial ou Matriz, conforme destino de entrega. Solicitar a transferência do material da filial para matriz conforme necessidade produtiva ou viabilidade logística. Para a compra de papéis certificados Cerflor, o fornecedor, seja ele fabricante, seja ele fornecedor, deve ser certificado na CoC do Cerflor. Para se assegurar disto, a Autopel deve solicitar a cópia do certificado de seus fornecedores, além da consulta ao site do Inmetro. Caso o papel a ser utilizado em um produto certificado Cerflor da Autopel, seja comprado de um revendedor, este também deve ser certificado na Cadeia de Custódia do Cerflor. Desta forma, na Nota Fiscal de entrada deve constar a categoria de certificação do papel, bem como o código da cadeia de custódia deste revendedor. Recebimento / estoque A cada recebimento, a inspeção é realizada com a verificação da Nota fiscal e Pedido de Compra, através de meio físico e manual. Nota Fiscal de Entrada através de Formulário de Inspeção de Recebimento, número do certificado COC do fornecedor, Nota Fiscal e a respectiva aprovação. Uma etiqueta de identificação é afixada na bobina (jumbo), especificando o tipo de certificação Cerflor e também é apontado o número da Nota Fiscal de entrada do fornecedor, permitindo assim assegurar a Rastreabilidade da Autopel.. Na filial (SERRA-ES), após o recebimento e conferência do material, a cópia da NF com Formulário de Inspeção de Recebimento é arquiva na PASTA DE DOCUMENTO E REGISTROS CERFLOR que está em poder da Assistente Administrativa.. Na Matriz, após o recebimento e conferência do material, a NF com Formulário de Inspeção de Recebimento é destinada ao Representante da Administração para 25

26 aprovação em seguida ao departamento de compras, para que libere o lançamento da entrada do papel no sistema NORTHWARD. Em seguida o papel é encaminhado para armazenamento. Durante a inspeção, caso não seja identificada a Rastreabilidade Cerflor do volume com a Nota Fiscal, o volume não será considerado elegível para aprovação. Logo, o responsável de Compras deve ser contatado para que o fornecedor seja notificado e ações cabíveis sejam tomadas e registradas no FQ_01:Registro de Não Conformidade. Enquanto aguarda a devida decisão de Compras a mercadoria deve ser segregada e identificada com a bandeira de Produto Não Conforme. Após aprovação do material, o responsável pelo Recebimento, deve liberar o papel para armazenamento. A administração do sistema de transferência é realizada pela Matriz e executada pela filial (SERRA-ES). Após receber a solicitação de transferência do departamento de compras, o Gerente ou Assistente Administrativo da filial faz a composição da carga, informa via os itens e quantidades ao departamento de compras para emissão do pedido de compra e solicita a respectiva nota fiscal ao departamento de faturamento da Matriz que emite e transmite via para liberação da carga. 9. Não Conformidades Registradas Não foram registradas. 10. Oportunidades de Melhoria e Observações Registradas 11. Conclusão Não foram registradas. O BUREAU VERITAS CERTIFICATION, seguindo os procedimentos de auditoria do CERFLOR, realizou a auditoria de extensão nos processos de recebimento e estocagem na filial em SERRA ES da empresa AUTOPEL AUTOMAÇÃO COMERCIAL E INFORMÁTICA LTDA, de acordo com o padrão normativo NBR 14790:2007, não tendo sido evidenciadas não conformidades. 12. ANEXOS Procedimento CoC atualizado em

27 I. PRIMEIRA AUDITORIA DE MANUTENÇÃO 1. Planejamento e Realização da 1ª Auditoria de Manutenção (1A) Programa da Auditoria Auditor Período Sites Processos 02/04/2011 NMB Manhã Santana do GESTÃO COC / COMERCIAL / PCP NMB Tarde Parnaíba COMPRAS 03/04/2011 NMB Manhã Santana do PRODUÇÃO / FATURAMENTO NMB Tarde Parnaíba EXPEDIÇÃO Programa da Auditoria Auditor Período Sites Processos 04/04/2011 NMB Manhã RECEBIMENTO ESTOQUE Serra (ES) NMB Tarde RELATÓRIO 4.3. Lista de pessoal auditado durante toda a auditoria: Laerte Martins da Silva gerente geral 27

28 Samy Eskenazi gerente Ricardo Crepaldi - PCP Aldinei Regis - PCP Viviane Couto - recebimento 3. Equipe de Auditoria Auditor Líder: - Nelson Luiz Magalhães Bastos (NMB), auditor do Bureau Veritas Certification, qualificado em CERFLOR NBR e NBR14790, FSC Cadeia de Custódia e Especialista em Avaliação de Relatórios de Sustentabilidade. Engenheiro Florestal, pós graduado, MBA Executivo. 4. Alterações no Escopo do Certificado. Não houve alteração no escopo, compreende apenas o site de Santana de Parnaiba em São Paulo e uma área de recebimento e estocagem de matéria prima em Serra, no espírito Santo. 5. Tipos de Produtos/Fornecedores Apenas 1 fornecedor OJI. Recebimento médio mensal de 800 toneladas em Serra ES, com transferência sistemática para SP. Site Produto Comprado Natureza Declaração Origem Quantidade (kg) Jan a Mar / 2012 Quantidade (kg) Abr a Dez / 2011 São Paulo Papel Diversos Não Certificado Fornecedores São Paulo Papel Diversos Cerflor Fornecedores Serra Papel Diversos Não Certificado Fornecedores Serra Papel Diversos Cerflor Fornecedores

29 6. Saída de Material Manufaturados ou Comercializados Site São Paulo São Paulo Produto vendido Bobinas Bobinas Natureza Declaração Destino Quantidade (kg) Jan a Mar / 2012 Papel Térmico Misto70%, Não Certificado Banco do Brasil Banrisul Clientes ou centros de distribuição Quantidade (kg) Abr a Dez / Total Uso da Marca Registrada PEFC/CERFLOR Verificada a solicitação de licença de uso do logo PEFC ou marca PEFC/CERFLOR. Carta enviada ao INMETRO em 06/05/2011, resposta do INMETRO em 10/05/2011 ( ), autorização n.o Cerflor/31-17.Novo envio Autopel em 17/05 e aprovação final INMETRO em 18/05/2011. Evidenciada arte final e bobina com código de autorização Cerflor/ O responsável pela solicitação da autorização junto ao INMETRO é o RA. 8. Processos Auditados Processos Auditados Observações Sistema de Gestão da Cadeia de Custódia Requisitos Sociais de Saúde e Segurança 29

30 Aquisição (Armazenagem e Recebimento) Serra ES Processamento Vendas e Tratamento de Reclamações Uso da Marca PEFC CERFLOR Sistema de Gestão Evidenciado no Manual de Procedimentos CERFLOR (M_Cerflor Rev ). Apontada observação para melhorar a divulgação deste requisito Evidenciado no Manual de Procedimentos CERFLOR (M_Cerflor Rev ) Não evidenciado relatório de análise crítica após a auditoria inicial. Certificado CERFLOR Autopel BR válido até 25/04/2015. Certificado CERFLOR OJI Papeis BR 11/6456 válido até 05/09/20126 (único fornecedor). NF de venda declaração errada 16/03/ Evidenciado no Manual de Procedimentos CERFLOR (M Cerflor Rev ) 6.3 Consta do Manual de Procedimentos CERFLOR (M_Cerflor Rev ) 6.4 Consta do Manual de Procedimentos CERFLOR M_Cerflor Rev ), evidenciado também relatório da auditoria interna 11/03/ Evidenciadas listas de presença de práticamente todos os funcionários de em janeiro de Possui 2 impressoras offset 4 cores, 2 impressoras flexografica banda larga (uma 3 cores e uma 2 cores), 1 impressora flexografica modular (6 cores) 1 rebobinadeira BORCHE, 2 rebobinadeiras FUMAGALLI e 10 rebobinadeiras KVA. No acabamento uma prensa hidráulica central, sendo que em cada maquina rebobinadeira KVA, possui uma prensa on line e Não evidenciada auditoria interna nem relatório de análise crítica. 30

31 6.7 Reclamações Realiza o tratamento das sugestões, críticas e reclamações de nossos clientes, quanto aos nossos produtos e serviços. Analisa todos os resultados e tomar as devidas providencias referentes às estatísticas das reclamações recebidas, no desejo de ir ao encontro das expectativas dos clientes. Centraliza as reclamações junto ao Setor da Qualidade que fará o devido tratamento e tomada de ações corretivas e o retorno ao cliente. Compromete-se a responder ao Inmetro sobre qualquer reclamação no prazo por ele estabelecido. 6.8 Subcontratação Não aplicável, a organização não terceiriza nenhuma atividade produtiva que implique na rastreabilidade da matéria prima. 6.9 Requisitos Sociais de Saúde e Segurança Verificado atendimento no Manual de Cadeia de Custódia rev.05 de 02/04/2012. A utilização de trabalho forçado não será autorizada em hipótese alguma, bem como a contratação de colaboradores que tenham idade mínima legal de 15 anos ou idade escolar obrigatória, sem que seja legalmente acordado entre as partes. Os colaboradores tenham liberdade de se associar livremente, escolher seus representantes e negociar coletivamente com o empregador. Que não seja negada a igualdade de oportunidades de emprego e de tratamento e que as condições de trabalho não comprometam a segurança ou a saúde; Será fornecido todos os EPI s necessários aos colaboradores conforme determinado nas áreas descrita no mapeamento de risco relatado no PPRA. 31

32 Será estabelecido o controle de saúde físico e mental do trabalhador, em função de suas atividades, a realização de exames médicos admissionais, de mudança de função e de retorno ao trabalho, estabelecendo ainda a obrigatoriedade de um exame médico periódico conforme determina o PCMSO. Evidenciado PCMSO e PPRA de Fevereiro de 2011 a Janeiro de Em 2011 ocorreu 1 afastamento. PCP Verificada a rastreabilidade: - NF entrada ordem de serviço ->ordem de produção13094 NF de saída 36387, e NF entrada ordem de serviço ->ordem de produção13130 NF de saída 36617, e NF entrada ordem de serviço ->ordem de produção13374 NF de saída Aquisição Pedido de compra n ton 30/03/12 papel termobank 760 mm. Processamento.Verificada a ordem de serviço Banco do Brasil 17/03/12 (impressão) n Verificada a ordem de produção 26/03/12 (corte) papel termobank 760mm n.1244 Vendas Só produz para Banco do Brasil e Banrisul. Espírito Santo (Serra) - Armazenagem e Recebimento Evidenciado no momento da auditoria apenas a carga já estocada no galpão de 3 carretas descarregadas nos dias 2 e 3 de abril de 2012: Pedido de compra n. 3214, NF 16936, peso Kg. 32

33 Pedido de compra n. 2599, NF 16872, peso 9299 Kg. NF 16886, peso kg. Não foram evidenciados os recebimentos da matéria prima da OJI, transportados de Piracicaba em SP. No momento da auditoria de manutenção, não ocorreu expedição de matéria prima da filial (SERRA-ES) para a matriz (SANTANA DO PARNAÍBA-SP). O procedimento de recebimento e expedição de bobinas ocorre de forma concentrada no final do mês. Toda a carga recebida é transferida sistematicamente para SP. São aproximadamente 800 toneladas mensais recebidas em Serra (ES) e transferidas para SP. 9. Não Conformidades Registradas Durante a 1ª auditoria de manutenção foram registradas 2 não conformidades maiores e 2 não conformidades menores, as quais estão descritas abaixo: Maior NC N Processo Critério Tipo de Não Conformidade Prazo para execução das ações corretivas Audito r 001 Gestão da CoC Maior 03/07/12 NMB Descrição da Não Conformidade Não evidenciada a realização de auditorias internas Análise de Causa Ação Corretiva Status Data: xx/xx/xx Eficácia?: Sim/Não 33

34 Maior NC N Processo Critério Tipo de Não Conformidade Prazo para execução das ações corretivas Audito r 002 Gestão da CoC Maior 03/07/12 NMB Descrição da Não Conformidade Um relatório sobre a auditoria interna deve ser analisado criticamente pelo menos anualmente. Análise de Causa Ação Corretiva Status Data: xx/xx/xx Eficácia?: Sim/Não Menor NC N Processo Critério Tipo de Não Conformidade Prazo para execução das ações corretivas Audito r 003 Gestão da CoC 6.3 Menor 03/07/12 NMB Descrição da Não Conformidade A organização deve estabelecer procedimentos documentados para a sua cadeia de custódia. Análise de Causa Ação Corretiva 34

35 Maior NC N Processo Critério Tipo de Não Conformidade Prazo para execução das ações corretivas Audito r Status Data: xx/xx/xx Eficácia?: Sim/Não Menor NC N Processo Critério Tipo de Não Conformidade Prazo para execução das ações corretivas Audito r 004 Vendas Menor 03/07/12 NMB Descrição da Não Conformidade O documento associado com cada entrega de produtos certificados deve incluir as seguintes informações: percentual do material certificado Análise de Causa Ação Corretiva Status Data: xx/xx/xx Eficácia?: Sim/Não 10. Oportunidades de Melhoria e Observações Registradas OBS 01 Processo: OBS 02 Processo: OBS 03 Processo: 35

36 11. Conclusão Foi verificado, em base amostral, durante o período desta auditoria de manutenção, um sistema de gestão da cadeia de custódia implementado de acordo com os requisitos da NBR 14790:2011. Durante esta auditoria, foi possível evidenciar que a empresa AUTOPEL pode continuar com a certificação após tratar as ações corretivas identificadas como duas não conformidades maiores, após auditoria presencial de Follow up, no prazo de 90 dias. O BUREAU VERITAS CERTIFICATION, seguindo os procedimentos de auditoria do CERFLOR, é favorável a recomendação para manutenção da certificação da AUTOPEL de acordo com o padrão normativo NBR 14790:

37 12. ANEXOS 1ª Manutenção Não conformidades 37