MBA / Mestrado em Logística 2005/2006 GESTÃO DE PROJECTOS. Apresentações. José Cruz Filipe 1 / 1

Transcrição

1 MBA / Mestrado em Logística 2005/2006 GESTÃO DE PROJECTOS Apresentações José Cruz Filipe 1 / 1

2 Uma viagem pela Gestão de Projectos José Cruz Filipe 1 Tópicos O que é um Projecto Gestão de Projectos Factores de sucesso e de fracasso na Gestão de Projectos O ciclo de vida de um Projecto 2 1

3 O que é um Projecto Uma visão corrente... UM PROJECTO Nunca termina no PRAZO! CUSTA sempre mais do que o orçamentado Fica sempre aquém do QUE SE QUERIA O produto tem problemas de QUALIDADE que os estudos académicos e dos consultores confirmam 3 O que é um Projecto Ilustrações recentes On September 14th, the radios in an air-traffic control centre in Palmdale, California shut down, grounding hundreds of flights in southern California and Nevada, and leading to five mid-air encounters between aircraft unable to talk to the ground controllers. An $4 billion write-off that America's Internal Revenue Service (IRS) had to swallow when a multi-year effort to overhaul its computer system failed completely in A 456m ($844m) project for Britain's Child Support Agency came in over a year late, and has failed to deliver payments to more than half of eligible applicants. A study earlier this year by the Standish Group, a technology consultancy, estimated that 30% of all software projects are cancelled, nearly half come in over budget, 60% are considered failures by the organisations that initiated them, and 9 out of 10 come in late. A 2002 study by America's National Institute of Standards (NIST), a government research body, found that software errors cost the American economy $59.5 billion annually. The Economist - Nov 27th

4 O que é um Projecto Resultado dos projectos de informática 29% - Sucessfully completed (on time & on budget)! 53% - Challenged (past deadline or over budget) Success Failed Challenged STOP 18% - Failed (terminated before completion or completed and never used) Fonte: PM Network September 2005 Standish Group 5 O que é um Projecto E ainda The Big Dig em Boston O Chunnel (Túnel da Mancha) E mais perto: O Centro Cultural de Belém A Casa da Música A Barragem do Alqueva A colocação dos professores em

5 O que é um Projecto Um projecto... É um conjunto de Actividades encadeadas para criar um Produto ou Serviço Tem Duração Limitada Tem um Início e Fim bem definidos É executado por uma Estrutura Organizacional Temporária criada para o efeito e desactivada no final do Projecto Tem como Objectivos : Um Prazo Um Custo Um Produto final Com NÍVEL DE RISCO aceitável 7 O que é um Projecto Exemplos de projectos a construção de um edifício a campanha de marketing para o lançamento de um novo produto a implementação de um Sistema de Informação a realização de um estudo a criação de uma empresa a elaboração de uma proposta a elaboração de um plano de salários um processo de selecção de pessoal a abertura de uma nova loja a escolha do sortido para um novo espaço comercial a extensão de uma rede de lojas a criação de um portal de electrónico a abertura de um novo canal de vendas 8 4

6 O que é um Projecto Definições formais Project Management Institute (PMI) PMBOK A guide to the project management body of knowledge A temporary endeavour undertaken to create a unique product, service or result. 9 O que é um Projecto Definições formais ISO 10006:2003 Quality management systems Guidelines for quality management in projects A unique process, consisting of a set of coordinated and controlled activities with start and finish dates, undertaken to achieve an objective conforming to specific requirements, including the constraints of time, cost and resources. 10 5

7 O que é um Projecto Definições formais J. Rodney Turner The handbook of project based management, London, McGraw-Hill, An endeavour in which human, material and financial resources are organized in a novel way, to undertake a unique scope of work, of given specification, within constraints of cost and time, so as to achieve beneficial change defined by quantitative and qualitative objectives. 11 O que é um Projecto O Triângulo Fatal Recursos (custo) Especificação (objectivos /qualidade) Calendário (tempo) 12 6

8 O que é um Projecto Gestão de Projectos 13 Gestão de Projectos Gestão de Projectos... In the late 1990s, Thomas Stewart wrote in Fortune magazine that project management would be the fastest growing career choice in the coming decade. 14 7

9 Gestão de Projectos Gestão de Projectos... um FIM um PROJECTO um LEADER uma EQUIPA uma ORGANIZAÇÃO MUDANÇA 15 Gestão de Projectos Mudança versus Operações Gestão de projectos No final algo mudou na organização cliente: Aumentou-se a eficiência Lançou-se novo produto Implementou-se um novo sistema de Transfere os resultados para as operações Gestão de operações Assegura actividades repetitivas Foca-se na eficiência e na melhoria contínua Cumpre especificações bem definidas 16 8

10 Gestão de Projectos Gestão de Projectos Disciplina de Gestão da Mudança Abordagem sistémica com metodologias estruturadas Adequada a situações de Complexidade diversa Adequada a situações com Níveis de Risco diversos Agrega recursos de diversas origens Permite abordagens multidisciplinares 17 Gestão de Projectos Múltiplos objectivos em concorrência Custo Requisitos Tempo Reduzir Custos só pode ser conseguido: - Por aumento do prazo - Por diminuição da qualidade - Por relaxamento dos requisitos E identicamente para os outros eixos Qualidade 18 9

11 Gestão de Projectos Os processos do PMBOK Iniciação Planeamento Controlo Execução Fecho 19 Gestão de Projectos O ciclo do planeamento e controlo Controlo Medir os Resultados Intermédios Comparar com o Planeado Elaborar Relatórios de Avanço Resolver Problemas Tomar Medidas Correctivas Planeamento Definir a Estratégia Fixar Objectivos Intermédios e Métricas Estimar Recursos Execução Afectar Recursos Acompanhar os Trabalhos Integrar e Coordenar Motivar a Equipa 20 10

12 Gestão de Projectos Stakeholders do projecto Cliente Sponsor ( Patrocinador ) Gestores funcionais Fornecedores Gestor do projecto Membros da equipa de projecto 21 Gestão de Projectos Stakeholders do projecto: o CLIENTE Três critérios que se complementam: Quem encomenda / decide que se vai fazer Quem paga Quem aceita (ou não) o produto / serviço / resultado Não esquecendo: The golden rule of management: HE WHO HAS THE GOLD MAKES THE RULE 22 11

13 Gestão de Projectos Stakeholders do projecto: o Sponsor Apoia o Gestor de Projecto e a Equipa: Validação de objectivos Validação de prioridades Validação do plano do projecto Afectação e mobilização de recursos críticos Resolução de conflitos Relação com o Project Committee Relação com os gestores de linha Remoção de obstáculos 23 Gestão de Projectos Atendendo à maturidade da organização Os Capability Maturity Models do Software Engineering Institute 5 níveis de maturidade da organização 4 características gerais: Commitment to perform Ability to perform Directing implementation Verifying implementation Embryonic Executive management acceptance Line management acceptance Growth Maturity (Kerzner, 5th edition, 1995) Mais informação em:

14 O que é um Projecto Gestão de Projectos Factores de sucesso e de fracasso na Gestão de Projectos 25 Factores de sucesso e de fracasso na Gestão de Projectos Mas que objectivos / que stakeholders? Customer satisfaction? Budget & Schedule? Business success? Future potential? 26 13

15 Factores de sucesso e de fracasso na Gestão de Projectos 5 TOP Reasons for Project Failure 1. Lack of Leadership 2. Lack of Knowledge At the top of the organization about what technologists explain Among the technologists about business users want 3. Poor Risk Management 4. Underestimation of the complexity of business process change and human change 5. Inability to breakdown program into small chunks PM Network, Oct. 2005, p Factores de sucesso e de fracasso na Gestão de Projectos Deficiências de Planeamento Falta de planeamento Objectivos pouco realistas (e/ou pouco claros) Insuficiência de recursos de qualidade Insuficiência de meios financeiros Falta de gestão eficaz do risco Pouca atenção à envolvente 28 14

16 Factores de sucesso e de fracasso na Gestão de Projectos Deficiências na Gestão Gestão pouco eficaz Mau controle de custos Incapacidade de mobilizar recursos Alargamento do âmbito no decorrer do projecto ( scope creep, fuzzy boundaries ) Interferências das funções no projecto Pouca atenção à envolvente! 29 Factores de sucesso e de fracasso na Gestão de Projectos Deficiências na Comunicação Entre o gestor de projecto e os stakeholders Entre o gestor de projecto e a equipa Entre o gestor de projecto e a envolvente Entre os membros da equipa 30 15

17 Factores de sucesso e de fracasso na Gestão de Projectos (Uns) Factores Críticos Sucesso Factors critical to the project's outcome (frequency of mention) 1. Clear goals / objectives 87% 2. Realistic schedule 78% 3. Support from senior management 75% 4. Adequate funds / resources 69% 5. End-user commitment 67% 6. Clear communication channels 61% 7. Effective leadership / conflict resolution 58% 8. Effective monitoring and feedback 57% 9. Flexible approach to change 56% 10. Taking account of past experience 51% White e Fortune. (IJPM, Jan (1):1-11). 31 Factores de sucesso e de fracasso na Gestão de Projectos O nível de risco é determinado por... Dimensão do Projecto Custos Extensão temporal Quantidade de Recursos Número de Actividades Número de Entidades Envolvidas... Complexidade Tecnologia Envolvente Constrangimentos (custos, prazos, escassez de recursos,...) Falta de experiência em projectos semelhantes... Maturidade e Capacidade de Gestão Estrutura do Projecto 32 16

18 O que é um Projecto Gestão de Projectos Factores de sucesso e de fracasso na Gestão de Projectos O ciclo de vida de um projecto 33 O ciclo de vida de um Projecto O processo Tomar consciência de uma Oportunidade Estabelecer Objectivos.A ideia.o Quê.Quando.Meio envolvente.estudo de mercado.análise SWOT Identificar Premissas e Constrangimentos Identificar Alternativas.Importância da Simulação.Quem.Como.Quando Importância de experiências anteriores Seleccionar uma Alternativa Elaborar Planos 34 17

19 O ciclo de vida de um Projecto As fases do projecto Valores acumulados Valores mensais Concepção Desenvolvimento Implementação Operação e manutenção 0 Avaliação Planeamento e concepção Construção Operação e manutenção 35 O ciclo de vida de um Projecto O foco varia ao longo do projecto 36 18

20 O ciclo de vida de um Projecto Os processos do PMBOK Iniciação Planeamento Controlo Execução Fecho 37 O ciclo de vida de um Projecto A iniciação Baseia-se no estudo de viabilidade: Faseamento no tempo de: Custos e proveitos (e benefícios fiscais) Cash-flows Nível de risco antecipado Custo do capital, Custo de oportunidade, hurdle rate Pay-back, TIR, VAL Os investimentos estratégicos 38 19

21 O ciclo de vida de um Projecto A iniciação Tomar a decisão sobre a realização do projecto Criar a estrutura organizativa Nomear o Gestor de Projecto Rever os Objectivos Escolher a Equipa Consolidar a informação no Project Charter Aprovar o Project Charter 39 O ciclo de vida de um Projecto Project Charter É: A consolidação de tudo o que se sabe e decidiu no ante-projecto e na fase de iniciação O input fundamental para a fase de Planeamento Define: O objectivo e os deliverables do projecto Os constrangimentos de tempo (prazo) e custo Os aspectos de negócio que justificam o projecto 40 20

22 O ciclo de vida de um Projecto O planeamento Com base em: Ante-projecto / estudo de viabilidade Macro-estimativas de recursos Orçamento inicial Fazer o Plano de Projecto Definição das actividades Planeamento de tempos Estimativa detalhada de recursos Orçamento detalhado Planos de gestão do risco Aprovar o Plano de Projecto Definir o Sistema de Informação 41 O ciclo de vida de um Projecto Na execução: constantemente... Controlar Medir os Resultados Intermédios Comparar com o Planeado Elaborar Relatórios de Avanço Resolver Problemas Tomar Medidas Correctivas Planear Definir a Estratégia Fixar Objectivos Intermédios e Métricas Estimar Tempos, Recursos e Custos Executar Afectar Recursos Acompanhar os Trabalhos Integrar e Coordenar Motivar a Equipa 42 21

23 O ciclo de vida de um Projecto E não esquecer... Fechar o projecto Obter a aceitação pelo cliente Fechar as contas Elaborar o relatório final Consolidar e divulgar o que se aprendeu (*) Desactivar a equipa (*) Fundamental na Learning Organisation ) 43 Em forma de conclusão... As metodologias e as técnicas só ajudam A realidade não pode ser ignorada só porque a metodologia não a descreve adequadamente (p.ex. feedback e refazer de trabalho) A incerteza e o carácter probabilístico de muitos factores não podem ser varridos para debaixo do tapete A gestão do risco é fundamental na contenção dos danos potenciais 44 22