O acesso ao sistema é feito através do ícone localizado na área de trabalho como mostra a figura:

Transcrição

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2 Aqui, mostraremos os primeiros passos para a utilização do sistema de folha de pagamento. Esperamos, que neste material, você possa dar início ao uso do sistema. Bom treinamento! O acesso ao sistema é feito através do ícone localizado na área de trabalho como mostra a figura: Após clicar duas vezes no ícone, abrirá a tela onde o usuário irá fazer logon: 2

3 O sistema já vem com um usuário cadastrado, o coopin, a senha é em branco e basta apenas clicar em OK. A Tela seguinte é onde estarão as empresas cadastradas. Como ainda não foi cadastrada nenhuma empresa, você irá selecionar a Empresa Demonstração que já vem no sistema, selecionar mês e ano, e ainda selecionar a descrição da filial, que no caso é matriz. Dar OK para entrar no sistema. Você agora já está logado no sistema e precisará cadastrar as empresas. Então, clique no menu Cadastro Empresas/Filiais, como mostra a figura: 3

4 CADASTRO DE EMPRESA/FILIAL: Você agora está na tela de cadastro de empresas. Clique em Novo para incluir uma nova empresa. O primeiro campo, Código, o preenchimento é opcional. Caso você esteja acostumado a identificar um estabelecimento por um número, você pode preencher este campo, do contrário, o sistema irá gerar um código automaticamente após salvar o cadastro. Razão Social: Preencha o nome da razão social do estabelecimento. OBS.: Não coloque nenhum tipo de caractere especial, como: ~,,.,... Fantasia: Preencha com o nome fantasia, caso não tenha repita a razão social. Nome Estabelecimento: Informe neste campo se este estabelecimento é matriz, filial, posto... C.N.P.J./C.E.I.: Preencha com o CNPJ ou CEI do estabelecimento. É matriz?: Informe neste campo se o estabelecimento é matriz ou não. Clique para selecionar a opção. Geralmente já faz automático. Endereço: Preencha o endereço do estabelecimento. OBS.: Não coloque nenhum tipo de caractere especial, como: ~,,.,... Complemento: Preencha o complemento do endereço, caso exista. Bairro: Preencha com o nome do bairro do estabelecimento. Município: Preencha com o nome do município. À medida que for digitando irá aparecendo o nome do município. Você também poderá clicar na setinha ao lado e procurar o município. CEP.: Informe o cep do endereço. Telefone: Informe o número do telefone do estabelecimento. Ex.:

5 Fax.: Informe o número do fax do estabelecimento. Ex.: Abertura da Empresa: Informe neste campo a data de abertura do estabelecimento. Você poderá também selecionar a data clicando na setinha, onde aparecerá um calendário que você utilizará para selecionar a data. Situação da Empresa: Selecione a opção correspondente. Este Estabelecimento é tomador de Serviço?: Selecione a opção correspondente. Valor Retenção: Informe neste campo o valor de retenção do estabelecimento, caso possua, após empresa cadastrada e processada. Valor Compensação: Informe neste campo o valor de compensação, caso possua, para ser abatido na guia de INSS. Zerar Compensação: Informe neste campo o valor para zerar a compensação, caso possua. Código de Pagamento (GPS): Selecione o código de pagamento da GPS correspondente ao estabelecimento. CNAE Cód. Atividade Econômica: Selecione o código CNAE correspondente ao estabelecimento. Cód.Fiscal (CNAE): Preencha neste campo os dois últimos dígitos do código CNAE do estabelecimento. FPAS: Selecione o tipo de FPAS correspondente ao estabelecimento. Natureza do Estabelecimento: Selecione o tipo de Natureza correspondente ao estabelecimento. Regime Estadual: Selecione a opção correspondente ao estabelecimento. Regime Federal: Selecione a opção correspondente ao estabelecimento. Caso, no campo Código de Pagamento(GPS) você tenha escolhido Optante pelo Simples, neste campo escolha Simples Optante. Inscrição Estadual: Preencha com o numero da Inscrição Estadual do estabelecimento (opcional). Inscrição Municipal: Preencha com o numero da Inscrição Estadual do estabelecimento (opcional). Responsável pela Empresa(nome): Informe o responsável pelo estabelecimento. C.P.F. Responsável: Informe neste campo o CPF do responsável pelo estabelecimento. Empresa/Nome Contador: Neste campo você deverá selecionar a opção que será o responsável pelas informações enviadas pelo Sefip, CAGED, Rais, por exemplo. Como você esta cadastrando agora, então não terá a opção correta. Você fará o seguinte: sem fechar esta tela, você vai clicar no menu Cadastro, depois clicar em Contador. Vai clicar em Novo, e preencher os campos. Após preencher, salve e feche a janela. Agora, continuando a cadastrar os dados da empresa, você poderá selecionar a opção correta, pois já vai aparecer nessa relação. Contato(nome): Preencha com um nome de contato. 5

6 Seguro Acidente de Trabalho (SAT): Informe o percentual SAT, caso exista. Tipo F.G.T.S.: Selecione o tipo de recolhimento do FGTS. A partir de JAN/2007 o tipo é FGTS 8%. Código de Recolhimento (SEFIP): Selecione o código de recolhimento do FGTS do estabelecimento. Conta F.G.T.S.: Preencha com a conta do FGTS do estabelecimento (opcional). Tipo Cálculo Férias Quebradas?: Selecione a opção Cálculo Proporcional, caso os cálculos dos encargos sejam feitos proporcional ao período em que o empregado estiver de férias. Ex.: férias iniciando num mês e terminando no mês seguinte. Os cálculos dos encargos serão proporcionais a cada período em que o empregado estiver de férias. (RECOMENDADO). A opção Cálculo Integral, o cálculo para os encargos é jogado tudo no primeiro período em que o empregado saiu de férias. Preenchido todo o cadastro, agora clique em Salvar. Note que no lado esquerdo do rodapé do sistema, está o nome da empresa corrente, portanto, agora você deverá entrar na empresa que você cadastrou para incluir os funcionários. Feche a tela do cadastro de empresa, e vá para a tela inicial, como mostra a figura: 6

7 Agora, clique no local onde está circulado, Selecionar Empresa: A empresa que você cadastrou já irá aparecer na relação. Selecione a empresa com a qual deseja trabalhar, mês, ano e filial e dê OK para acessar a empresa. 7

8 Agora, no rodapé do lado esquerdo do sistema mostrará a empresa que você acessou. A partir de agora já pode cadastrar os funcionários. Para cadastrar uma filial, você precisará abrir o cadastro da empresa matriz. Clique no menu Cadastro...Empresas/Filiais e clique em Pesquisar, como mostra a figura: Se você não souber o código da empresa, então clique em Campo e mude a opção para Razão Social, em seguida clique no raio amarelo, como segue: 8

9 Clique duas vezes na empresa matriz para abrir o cadastro. Ao abrir o cadastro da empresa, você deverá clicar na opção Selecione aqui um estabelecimento, e clicar na opção Nova Filial. Veja a figura: Após clicar em Nova Filial, você preencherá todos os dados cadastrais, sendo que o campo Razão Social e Fantasia, permanecerão os mesmos da empresa matriz. Após ter preenchido todos os dados, clique em Salvar. Pronto, agora que já sabe cadastrar empresa e filial, já pode começar a cadastrar os empregados. Veja a seguir. 9

10 CADASTRO DE EMPREGADOS: Para acessar o cadastro de funcionários, clique no menu Cadastro...Funcionários, como mostra a figura: Você agora está na tela de cadastro de funcionários. Clique em Novo para incluir um novo funcionário. 10

11 OBS.: OS CAMPOS COM ASTERISCO SÃO DE PREENCHIMENTO OBRIGATÓRIO. VOCÊ DEVERÁ SALVAR APÓS O PREENCHIMENTO DE TODAS AS TELAS. O primeiro campo, Código, e o segundo, Matrícula, são de preenchimento opcional, caso você não preencha, o sistema atribuirá um código assim que o cadastro for salvo. Nome Completo: Preencha o nome do empregado sem colocar qualquer acentuação ou caractere especial. Nascimento: Informe a data de nascimento do empregado. Endereço: Preencha com o endereço do empregado sem colocar qualquer acentuação ou caractere especial. Bairro: Preencha com o bairro do empregado. Município: Preencha com o município do empregado. À medida que você for digitando irá aparecendo o nome do município. Nacionalidade: Selecione a nacionalidade do empregado. Ano Chegada: Preencha este campo somente se o empregado for estrangeiro. Informe neste campo o ano em que ele chegou ao Brasil. Naturalidade: Informe qual o município de nascimento do empregado. UF: Informe a sigla da Unidade Federativa onde o empregado nasceu. Cep: Informe o CEP do empregado, sem ponto nem traço. Sexo: Selecione o sexo do empregado. Cor: Selecione a cor da pele do empregado. Telefone1: Informe o telefone o empregado, sem traço. Telefone2: Informe o telefone o empregado, sem traço. Celular: Informe o celular do empregado, sem traço. C.P.F.: Preencha com o CPF do empregado. R.G.: Preencha com o RG do empregado. Emissor: Preencha com o órgão emissor do RG do empregado. Emissão: Preencha com a data de emissão do RG do empregado. PIS: Informe o número do PIS do empregado. Emissão: Preencha com a data de emissão do PIS do empregado. Cart.Trabalho: Informe o número da carteira de trabalho do empregado. Série: Informe a série da carteira de trabalho do empregado. Você deverá preencher obrigatoriamente com 4 dígitos. UF: Informe a sigla da unidade federativa da carteira de trabalho do empregado. Emissão: Informe a data de emissão da carteira de trabalho do empregado. Título Eleitoral: Informe o número do título de eleitor do empregado. Seção: Informe a seção do título de eleitor do empregado. Zona: Informe a zona do título de eleitor do empregado. 11

12 Cart. Reservista: Informe o número da carteira de reservista do empregado. Estado Civil: Selecione o estado civil do empregado. Grau de Instrução: Selecione o grau de instrução do empregado. Pai: Preencha com o nome do pai do empregado. Mãe: Preencha com o nome da mãe do empregado. Preencha com o do empregado. Home page: Preencha com a home page do empregado. Após ter preenchido esta tela, você agora irá para a segunda parte do cadastro do empregado. Para isso, clique no botão Info(Informações Complementares) localizado a esquerda do cadastro, como mostra a figura: Cargo: Selecione o cargo do empregado. Você pode ir digitando o cargo que ele vai aparecendo. Caso não tenha na lista o cargo desejado, você pode, com esta tela aberta, clicar lá no menu Cadastro...Cargo, e depois clicar em Novo, como mostra a figura: 12

13 O primeiro campo, Código, não precisa preencher, o sistema atribuirá automaticamente ao salvar. No campo Descrição, preencha com o nome do cargo, e no campo CBO, preencha com o número do CBO correspondente ao cargo. Clique em Salvar, depois Fechar. Agora, pode procurar na lista ou ir digitando o nome do cargo que ele aparecerá. Dt.Admissão: Informe a data de admissão do empregado. OBS: Preste atenção ao preencher este campo, pois se você colocar a data errada, após salvar o cadastro este campo, não ficará mais habilitado para alteração. Caso isto aconteça, você terá que excluir o cadastro dele e incluir novamente. Tipo: Selecione o tipo de admissão do empregado. Tipo Salário: Selecione o tipo de salário do empregado. Salário: Informe o salário do empregado. Idexado: Selecione Não, caso o salário do empregado seja o que tiver sido informado no campo Salário. Selecione Sim, caso o salário seja baseado na quantidade de salários mínimos. Neste caso, no campo Salário, você informa a quantidade de salários mínimos. Ex.: Salário: 2, Indexado: Sim. Significa: dois salários mínimos. Carga Horária: Informe a quantidade de horas mensais do empregado. Ex.: 220. Horário: Selecione o horário do empregado. Para ver o que o horário selecionado representa, basta, sem fechar a tela, clicar no menu Cadastro...Horário, depois clique em Pesquisar e em seguida clique no raio amarelo, como mostra a figura: 13

14 Clique duas vezes no horário que deseja visualizar, e abrirá uma tela como mostra a seguir: Você poderá alterar os campos ou criar novo quadro de horário, de acordo com sua necessidade. Depois de feito a pesquisa/alteração/inclusão, clique em Salvar e depois em Fechar. Vínculo: Selecione o tipo de vínculo empregatício do empregado. Deficiente?: Selecione a opção correspondente para o empregado. Situação: Selecione a situação do empregado. Como você está cadastrando agora, então por padrão a situação é Ativo. As outras opções serão discutidas em outra ocasião do treinamento. Departamento: Selecione o departamento do empregado. Você também pode criar departamentos de sua escolha, basta, sem fechar a tela, clicar no menu Cadastro...Departamento, e em seguida clicar em Novo: 14

15 O primeiro campo, Código, você não precisa preencher, o sistema atribuirá um código automaticamente após salvar. Preencha a Descrição do departamento e a Seção. Os demais campos não precisa preencher. Clique em Salvar, e em seguida Fechar. Agora, quando você for selecionar o departamento, já constará o que você acabou de criar. Sindicato: Selecione o sindicato que o empregado pertence. Caso não tenha nesta lista, você pode incluir novo sindicato, basta, sem fechar a tela, clicar no menu Cadastro...Sindicato e clicar em Novo. Após preencher os campos, clique em Salvar, e depois Fechar. Agora, quando você for selecionar o sindicato, já constará o que você acabou de criar. Calendário 1 (V.Transp.): Selecione o tipo de calendário para contagem dos dias para vale transporte. Calendário I, significa sábado útil, Calendário II, sábado não útil. Posteriormente você poderá também criar novos calendários. Afastamento: o campo Causa é preenchido automaticamente ao se processar uma rescisão, uma transferência e outros. O campo Saída, você colocará a data em que o empregado foi afastado por algum motivo, motivo esse que é identificado no campo Situação. O campo Retorno, você preencherá com a data em que o empregado voltou de um determinado afastamento. Transferência: Este campo é preenchido automaticamente quando se faz uma transferência de empregado. Cart. Habilitação: Preencha com o número da carteira, categoria e validade da carteira de habilitação do empregado. Validade ASO: Data: preencha com a data em que o empregado fez o exame de saúde ocupacional. Valid.: preencha com a data em que se encerrará a validade do referido exame. Banco: Selecione o banco em que o empregado tem conta. Se não tiver o banco nesta relação você poderá incluir novos bancos. Para isso, basta, sem fechar esta janela, clicar no menu Cadastro...Banco, clicar em Novo e preencher os campos. O primeiro campo Cód você atribuirá um número que identificará o banco, o segundo campo, você preencherá com o nome do banco. Embaixo, em Agências, você colocará as agências deste banco, informando o número da agência, e em Local, o nome da agência. Para cadastrar outras agências, basta dar Enter que abrirá um novo campo logo abaixo. Feito isso, você pode salvar e depois fechar. Agora, na relação de banco constará o banco que você acabou de cadastrar. Se o pagamento não for feito através de banco, selecione a opção PAGAMENTO EM CARTEIRA. Agência: Selecione a agência em que o empregado tem a conta. Se o pagamento não for feito através de banco, selecione a opção PAGAMENTO EM CARTEIRA. Conta: Informe o número da conta bancária do empregado. Dv/conta: Informe o dígito da conta bancária. Tipo: Selecione o tipo de conta do empregado. 15

16 Conta FGTS: Informe a conta do FGTS do empregado. Dt.Opção: Informe a data de opção do FGTS do empregado. Deverá ser a mesma da data de admissão, pois o sistema não repete a data automaticamente. Experiência: Informe a data em que o empregado começará o período de experiência. Deverá ser a mesma da data de admissão. Val.(dias): Informe o número de dias que será o período de experiência. Dt.Aposentadoria: Informe a data da aposentadoria do empregado. Pensão: Informe o percentual para o desconto da pensão alimentícia. Somente para cadastro. Cont.Sind.: Selecione Não, caso o empregado esteja sendo admitido, no referido ano, anterior ao mês de Março. O sistema processará o desconto automaticamente, da contribuição sindical obrigatória, no mês de março. Selecione Sim, caso o empregado esteja sendo admitido, no referido ano, posteriormente ao mês de Março, e se ele não teve o desconto da contribuição sindical em outra empresa. Desta forma, o sistema automaticamente irá processar o desconto no mês seguinte ao da admissão, como manda a lei. Categoria do empregado (Sefip): Este campo é preenchido automaticamente, ao selecionar a opção do campo Vínculo. Caso exista alguma situação em especial, você poderá mudar. Ocorrência (Sefip): Selecione o tipo de ocorrência, para o Sefip. Calendário 2 (DSR): Selecione o tipo de calendário para contagem dos dias para o cálculo do dsr. O cálculo do dsr é baseado nos domingos/feriados no mês. Calendário I, significa sábado útil, Calendário II, sábado não útil. Posteriormente você poderá também criar novos calendários. Calendário 3 (Refeição): Selecione o tipo de calendário para contagem dos dias para vale refeição. Calendário I, significa sábado útil, Calendário II, sábado não útil. Posteriormente você poderá também criar novos calendários. Salário Afastamento: Preencha neste campo a remuneração do empregado, caso este esteja em licença-maternidade, acidente de trabalho ou serviço militar. Após ter preenchido esta tela, você agora irá para a terceira parte do cadastro do empregado. Para isso, clique no botão Depend. localizado à esquerda do cadastro, como mostra a figura: 16

17 Esta parte do cadastro, refere-se ao cadastro dos dependentes dos empregados. Para incluir um dependente, clique na opção Click aqui para incluir dependentes, e em seguida, Novo: Nome: Preencha com o nome do dependente do empregado Nascimento: Informe a data de nascimento do dependente do empregado. Grau de Parentesco: Informe qual o grau de parentesco do dependente. Data Início Benefício: Informe a data em que o empregado começará a ter o benefício. Provavelmente a data em que ele entregou a certidão. Coloque sempre o dia 01 do mês, independente da data em que ele entregou. Tipo: Selecione a opção correspondente, por padrão já estará selecionado a opção Salário Família/Imposto de Renda, uma vez que você está cadastrando agora. Escolha a opção de sua necessidade. Situação: Selecione o tipo de situação. Município: Informe o município de nascimento do filho do empregado. Você pode ir digitando que vai aparecendo. Grau de instrução: Selecione a opção correspondente. Sexo: Selecione o sexo do filho do empregado. Certidão: Informe a data da certidão de nascimento do filho do empregado. Cartório: Informe o cartório em que foi expedida a certidão de nascimento do filho do empregado. Baixa: Informe a data do óbito do filho do empregado, quando ocorrer. Registro: Informe o número de registro do nascimento do filho do empregado. Livro: Informe o número do livro onde consta o registro de nascimento do filho do empregado. Folha: Informe o número da folha onde consta o registro de nascimento do filho do empregado. 17

18 O próximo passo agora é clicar em Opções. O botão Evento você não vai precisar clicar, pois já faz parte do processamento da folha, que você verá posteriormente. Então, clique em Opções como mostra a figura: Nesta tela você irá colocar as informações de condução e refeição do empregado, caso possuam. Clique no botão Condução para informar o tipo de transporte do empregado: Clique no campo Código e selecione o tipo de transporte que o empregado utiliza. Coloque a quantidade de vales que ele pega por dia, e por fim coloque a data em que começou a vigorar. Sempre coloque o dia 01/xx/xx do mês. 18

19 Clicando no botão Refeição, você irá colocar as informações de refeição do empregado, caso possua. Veja a figura: Clique no campo Código e selecione a opção de pagamento da alimentação. Coloque a quantidade de vales que ele pega por dia, e por fim coloque a data em que começou a vigorar. Lembrando para colocar sempre o dia 01/xx/xx do mês. Preenchido todo o cadastro, agora clique em Salvar. CADASTRO DE TABELAS DE FAIXAS: Uma vez cadastrado as empresas e os funcionários, vamos agora atualizar as tabelas de INSS, IRRF, SALARIO FAMILIA. Para isto, vamos acessar o menu Cadastro...Tabelas de Faixas, como mostra a figura: 19

20 Vamos começar pela tabela de INSS. Clique em Pesquisar e no campo Inicial coloque 1 e de Enter. Veja a figura: Apareceu a descrição INSS, agora, clique duas vezes em cima para abrir o cadastro, como mostra a figura: Para atualizar as faixas, você deverá descer a barra de rolagem até o final, clicar no último campo e dar Enter para abrir um novo campo embaixo. 20

21 Informe a data em que começou a vigorar a faixa, e preencha os campos com seus valores. Ao chegar no campo Valor, dê Enter que abrirá um novo campo em branco e continue a informar as faixas seguintes. Quando chegar na ultima faixa, o campo Valor deverá ser preenchido com o valor correspondente a 11% do valor da faixa final. Depois de preenchido todas as faixas, clique em Salvar. Agora vamos atualizar a tabela de IRRF. Ainda aí, clique em Pesquisar e no campo Inicial, coloque 2 dê Enter. Veja a figura: Apareceu a descrição IRRF, agora, clique duas vezes em cima para abrir o cadastro, como mostra a figura: 21

22 Para atualizar as faixas, você deverá descer a barra de rolagem até o final, clicar no último campo e dar Enter para abrir um novo campo embaixo. Informe a data em que começou a vigorar a faixa, e preencha os campos com seus valores. Ao chegar no campo Valor, dê Enter que abrirá um novo campo em branco e continue a informar as faixas seguintes. Depois de preenchido todas as faixas, clique em Salvar. Por último atualizaremos a tabela de SALÁRIO-FAMÍLIA. Ainda aí, clique em Pesquisar e no campo Inicial, coloque 3 dê Enter. Veja a figura: 22

23 Apareceu a descrição SALÁRIO FAMILIA, agora, clique duas vezes em cima para abrir o cadastro, como mostra a figura: Para atualizar as faixas, você deverá descer a barra de rolagem até o final, clicar no último campo e dar Enter para abrir um novo campo embaixo. 23

24 Informe a data em que começou a vigorar a faixa, e preencha os campos com seus valores. Ao chegar no campo Valor, dê Enter que abrirá um novo campo em branco e continue a informar as faixas seguintes. Depois de preenchido todas as faixas, clique em Salvar. Na versão atual do programa, todas as tabelas já são preenchidas automaticamente após atualizar. Bem, agora que você já sabe como cadastrar empresas, funcionários e tabelas, cadastre todas as empresas com seus devidos funcionários com os quais você irá trabalhar, e todas as tabelas também. Uma vez que esteja tudo cadastrado, você poderá entrar em contato conosco para agendar um segundo treinamento, este presencial. Agradecemos a escolha pelo nosso sistema, e esperamos que ele possa atender as suas necessidades. 24