PRO REQUISITO LEGAL OU OUTRO REQUISITO APLICÁVEL (E OU PERTINENTE) AOS ASPECTOS AMBIENTAIS

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1 1. OBJETIVO Sistematizar em toda a ABCZ a forma de identificar, dar acesso, atualizar e comunicar os requisitos legais e outros requisitos aplicáveis (e ou pertinentes) aos aspectos ambientais de suas atividades e ou de seus serviços. A ABCZ assegura que tais requisitos legais aplicáveis e outros requisitos subscritos por ela são levados em consideração no estabelecimento, implementação e manutenção do SGI. Este procedimento também fixa as condições para a avaliação periódica do atendimento à legislação e aos outros requisitos aplicáveis ao SGI. 2. AMPLITUDE 2.1. Todas as atividades que fazem parte do escopo da ABCZ. 3. TERMINOLOGIA 3.1. REQUISITO LEGAL OU OUTRO REQUISITO APLICÁVEL (E OU PERTINENTE) AOS ASPECTOS AMBIENTAIS Os termos Requisito Legal e Outro Requisito aplicáveis para o SGI, são definidos como o conjunto de legislações (Lei, Decreto, Decreto-Lei, Resolução, Norma, Norma Técnica citada em alguma legislação, Portaria, Instrução etc), de exigências da Empresa (por exemplo, a Política do SGI), de exigências técnicas (Normas Técnicas não citadas em legislações) e outras exigências (por exemplo, compromisso assumido pela Empresa com alguma instituição governamental ou não governamental) que estabelecem exigências ou obrigações para os aspectos ambientais identificados para as atividades, produtos ou serviços da Empresa LICENÇA AMBIENTAL Autorização do Poder Público para que uma organização possa desempenhar suas atividades NORMAS BRASILEIRAS REGISTRADAS (NBR) DA ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS (ABNT) Normas técnicas eventualmente mencionadas em legislação classificada como aplicável com requisitos na planilha PLANLEG ASPECTO O termo ASPECTO será adotado para o SGI, para denominar os elementos planejados ou não dos processos, das atividades, dos serviços e ou dos produtos da Empresa que podem interagir com o Meio Ambiente (meio ambiente onde a Organização está inserida geograficamente). F cópia controlada pág.: 1 de 12

2 3.3. PLANILHA PLANLEG A Planilha PLANLEG, é uma metodologia informatizada que fornece o texto integral e comentado da legislação e de outros requisitos aplicáveis às atividades da empresa, e também um check list para monitoramento da conformidade legal e descrição das ações necessárias para viabilizar o cumprimento das obrigações das normas analisadas. Ela é configurada de forma a atender os itens e da Norma ISO 14001:04. Os Requisitos Legais e Outros Requisitos aplicáveis sem requisitos às atividades, produtos e serviços da empresa, receberá uma indicação N (Não) na coluna de requisitos da Planilha PLANLEG. Os Requisitos Legais e Outros Requisitos aplicáveis com requisitos às atividades, produtos e serviços da empresa, receberá uma indicação S (Sim) na coluna de requisitos da Planilha PLANLEG. Caso os Requisitos Legais e Outros Requisitos aplicáveis com requisitos faça referência à normas técnicas, estas deverão ser relacionadas no controle de documentos externos, de acordo com procedimento específico. Legislação ou Outro Requisito aplicável Real: Legislação relativa ao meio ambiente, que esteja relacionada com os aspectos ambientais aplicáveis às atividades, aos produtos e aos serviços da empresa, que geram obrigações a ela. Legislação ou Outro Requisito aplicável Potencial: Legislação relativa ao meio ambiente, relacionada com os aspectos ambientais aplicáveis às atividades, aos produtos e aos serviços da empresa, ou ainda pode ser somente para conhecimento, ou seja, não requer uma ação dela. Normas Técnicas: As normas técnicas aplicáveis são consideradas requisitos legais quando citadas em determinada legislação aplicável. Quando não citadas, é facultativo a empresa adotála ou não, e se a empresa entender como uma boa prática e adotá-la passam a ser um requisito aplicável PLANILHA DE CONTROLE DE LICENÇAS, ALVARÁS E OUTROS A Planilha Controle de Licenças, Alvarás e Outros está contida no PLANLEG. É o controle destes requisitos do SGI. Indica prazos de validade e forma de atendimento (quando aplicável). 4. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA 4.1. MANUAL DO SGI - M-SGI (ver item 3.3 deste documento do SGI) 5. PROCEDIMENTO 5.1. RESPONSABILIDADES PRESIDENTE, VICE-PRESIDENTES, SUPERINTENDENTES E LÍDERES EM GERAL: As funções descritas acima devem: Apoiar e acompanhar a identificação e implantação dos requisitos legais e outros requisitos relativos ao meio ambiente. Apoiar a Empresa Contratada na identificação e análise da legislação ambiental e de saúde e segurança do trabalho originária da União, do Estado de Minas Gerais e do F cópia controlada pág.: 2 de 12

3 Município de Uberaba, de forma a associar as normas legais com os impactos originários das atividades, produtos e serviços da ABCZ. Acompanhar e apoiar o cumprimento da sistemática deste procedimento e o monitoramento da conformidade legal, pelas áreas que devem exercer atividades de controle exigidas pelos requisitos legais e outros requisitos identificados como aplicáveis (planilha PLANLEG ). Realizar análise crítica da correspondência mensal (com comentários e pareceres sobre as normas eventualmente publicadas ou informando, quando for o caso, sobre a inexistência de modificações nos documentos legais aplicáveis ao SGI), enviada pela Empresa Contratada, com intuito de verificar a aplicabilidade ou não ao SGI. As evidências do atendimento a este requisito são eletrônicas. Comunicar aos funcionários e demais partes interessadas, os requisitos legais e outros requisitos aplicáveis ao SGI, através de documentos deste Sistema de Gestão Integrado, para todas as atividades, produtos e serviços da Empresa e da planilha PLANLEG. Consultar anualmente a Prefeitura do Município em que a empresa desenvolve atividades para averiguação de eventuais publicações novas leis municipais e remeter a cópia dos documentos porventura publicados ao Serviço Jurídico contratado para inclusão na Planilha PLANLEG. Apoiar a área de atendimento a Clientes e outras relacionadas na determinação dos Outros Requisitos. Depois de identificados e analisados (os Outros Requisitos Aplicáveis), enviá-los a Empresa Contratada para inserí-los na PLANLEG EMPRESA CONTRATADA PARA REALIZAR OS SERVIÇOS DE ASSESSORIA JURÍDICA NA ÁREA DO SGI (MEIO AMBIENTE, SAÚDE E SEGURANÇA DO TRABALHO) A Empresa Contratada para realizar os serviços de assessoria jurídica na área de Meio Ambiente, Saúde e Segurança, que no decorrer deste procedimento será denominada Empresa Contratada, deve: Assessorar e acompanhar a implantação dos Requisitos Legais do SGI. Identificar e analisar a legislação ambiental e de saúde e segurança do trabalho originária da União, do Estado de São Paulo e do Município de Salto, de forma a associar as normas legais com os impactos originários das atividades, produtos e serviços da ABCZ. Apoiar o cumprimento da sistemática deste procedimento e o monitoramento da conformidade legal. Elaborar a planilha PLANLEG, metodologia informatizada que fornece o texto integral e comentado da legislação e de outros requisitos aplicáveis às atividades da empresa, check list para monitoramento da conformidade legal e descrição das ações necessárias para viabilizar o cumprimento das obrigações das normas analisadas. Manter atualizado o material integrante da Planilha PLANLEG, através de encaminhamento mensal de correspondência com comentários e pareceres sobre as normas eventualmente publicadas ou informando, quando for o caso, sobre a inexistência de modificações nos documentos legais aplicáveis ao SGI. Remeter, mensalmente, CD ou disponibilizar via Internet ( on-line ou download ) atualização da Planilha PLANLEG ÁREA DE SISTEMA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (TI): A Planilha PLANLEG ficará disponibilizada eletronicamente na área de Meio Ambiente, Saúde e Segurança devendo ser mensalmente atualizada inserindo a versão em validade enviada pela Empresa Contratada, via Internet. F cópia controlada pág.: 3 de 12

4 5.2. PROCEDIMENTO PARA A IDENTIFICAÇÃO, ACESSO, ATUALIZAÇÃO E ANÁLISE DOS REQUISITOS LEGAIS E OUTROS REQUISITOS: IDENTIFICAÇÃO: A Empresa Contratada realiza o levantamento preliminar da legislação Federal, Estadual e Municipal aplicável aos aspectos ambientais da Empresa, bem como dos outros requisitos. Esta legislação e outros requisitos é identificada por meio de pesquisas em publicações oficiais, em periódicos locais ou regionais e investigação técnica em bancos de dados relacionados. Em decorrência desta identificação são preenchidos todos os campos da Planilha denominada Plan- Leg ACESSO: O acesso a planilha Plan-Leg para consulta da legislação aplicável e outros requisitos aplicáveis, se dá através da própria planilha elaborada em Excel, que possui um campo com o número da legislação em questão, com hiperlink com o site da BMN (Empresa Contratada), Este acesso também permite que a empresa consulte: As licenças expedidas pelo órgão ambiental do Estado, bem como suas condicionantes. Obs: Os meios pelos quais a empresa está atendendo ou não estas licenças/ condicionantes são avaliados através da verificação de conformidade legal; As NBRs (Normas Brasileiras Registradas). Obs: Os meios pelos quais a empresa está atendendo ou não estas NBRs são avaliados através da verificação de conformidade ATUALIZAÇÃO E ANÁLISE: O texto integral da legislação Federal e Estadual é atualizado mensalmente e a Municipal, anualmente pela Empresa Contratada e enviado aos responsáveis pelo Sistema de Gestão de forma eletrônica ( ) no mês subseqüente ao da publicação da nova legislação aplicável. Os outros requisitos aplicáveis são atualizados de acordo com a exigência de um Associado, Cliente e Alta Direção da ABCZ desde que seja entendido como aplicável. A Empresa Contratante após receber as informações atualizadas consolida o texto das normas e dos outros requisitos que integram o Plan-Leg. A correspondência de encaminhamento da atualização mensal pode incluir comentários sobre os efeitos das normas atualizadas. A área responsável analisa a atualização remetida pela Empresa Contratada, para complementar as informações inseridas e definem a implantação das medidas necessárias para cumprimento das novas obrigações estabelecidas na legislação e/ou outros requisitos. A análise executada pela área responsável poderá resultar na coordenação de ações de divulgação, seguindo os procedimentos de comunicações internas e externas. A Empresa Contratada fará contato anualmente com a Prefeitura Municipal, ou através de acesso ao site da Prefeitura, para verificar eventuais publicações de nova legislação municipal para inclusão na Planilha Plan-Leg. F cópia controlada pág.: 4 de 12

5 OUTROS REQUISITOS APLICÁVEIS: A identificação de outros requisitos ocorre como conseqüência de solicitações de órgãos públicos competentes e de outras partes interessadas, incidindo sobre os aspectos ambientais relacionados aos produtos, serviços e atividades da Empresa. As solicitações são analisadas pela área responsável, e incluídas na planilha Plan-Leg, se pertinentes; Como resultado pode ser formalizado contratos, convênios, termos de compromissos, ou outros acordos com as partes interessadas, ajustando-se as obrigações da Empresa quanto aos aspectos ambientais ou controles operacionais pertinentes; A atualização desses outros requisitos é realizada quando são promovidos novos ajustes ou aditivos aos contratos, convênios, termos de compromisso, resultantes de análises da empresa e das partes interessadas. A identificação de outros requisitos pode também ocorrer como conseqüência da menção de normas técnicas em legislação classificada como aplicável com requisitos na planilha Plan-Leg. Neste caso, as normas técnicas mencionadas são analisadas e verificadas quanto a sua aplicação, pela área responsável, com o apoio ou não da Empresa Contratada INFORMAÇÕES SOBRE CONTEÚDO E PREENCHIMENTO DA PLAN-LEG PLANILHA DE AVALIAÇÃO DA LEGISLAÇÃO E DE OUTROS REQUISITOS LEGAIS: Lado esquerdo da planilha. Logo da empresa: Logo da empresa na qual a legislação foi identificada. Elaborado Por: Nome da empresa contratada para elaborar a Plan-leg. Atualização: Mês em que foram inseridas as últimas atualizações na plan-leg. Este Mês não necessariamente o mesmo mês corrente, pois a atualização da legislação se dá no mês seguinte a sua promulgação. Pode ocorrer também de serem lançadas legislações de meses/ anos anteriores ao mês citado, por simples identificação de necessidade de inclusão. Resp. Profissional contratado responsável pela atualização mensal da legislação. Simbologia de Cores: A simbologia de cores acima tem o seguinte significado. Revogadas Alteradas Incluídas em Março de 2011 Incluídas em Abril de 2011 Incluídas em Maio de 2011 Cor roxa: Identifica as legislações REVOGADAS. Estas legislações não estão relacionadas em sequência. Podem ser encontradas em diversas linhas e colunas ao longo da planilha (plan-leg) Cor marrom: Identifica as legislações ALTERADAS. Neste caso, poderá haver no campo SUMÀRIO, uma citação da legislação a que a alterou. O texto que descreve se a legislação está atendida ou não, poderá estar descrito na legislação alterada (texto marrom) ou na nova legislação que a alterou. Estas legislações não estão relacionadas em sequência. Podem ser encontradas em diversas linhas e colunas ao longo da planilha (plan-leg). F cópia controlada pág.: 5 de 12

6 Nota 1: O texto (sumário) da nova legislação, ALTERADORA já descreve a informação de qual legislação está sendo alterada. Demais Cores: As demais cores, que podem variar de mês para mês, identificam geralmente os últimos 3 meses de novas legislações. Novas Legislações: As novas legislações (inclusão mensal) sempre serão inseridas no final da planilha, com o intuito de facilitar a sua identificação, sem que seja necessária uma verificação por toda a pla-leg. Nota 2: Caso uma destas últimas cores seja BRANCA, significa que naquele mês especifico não houve inclusão de nova legislação. Observação: Estas cores podem variar de tonalidade e até de cor, de acordo com a versão do programa Excel que estiver sendo usada. Parte central da planilha Nesta parte da planilha encontra-se o nome da empresa e a qual(is) legislação(ções) a plan-leg contempla. Lado direito da planilha Última Verificação da Conformidade (MA). Este campo descreve qual a data/mês/ano ou mês/ano em que foi feita a última verificação da conformidade legal que visa atender ao item da norma ISO Resp. Profissional contratado responsável pela atualização mensal da legislação. Esta avaliação também pode ser feita internamente pela empresa, por profissional devidamente qualificado, e ou por outra empresa contratada. Empresa: Nome da empresa contratada para realizar a verificação de conformidade legal. F cópia controlada pág.: 6 de 12

7 1 - Código: Seqüência numérica da legislação identificada; 2 - Âmbito: O âmbito refere-se à legislação em seu âmbito, Federal, Estadual ou Municipal; 3 - Origem: Refere-se ao Órgão que deu origem a esta legislação. Por exemplo: Conama, Ibama, União, Ministério dos Transportes, Confea, ANP, etc. 4 - Tipo: Esta identificação busca informar de qual norma legal está se referindo. Exemplo: Lei, Decreto, Decreto Lei, Resolução, Portaria, Decreto Legislativo, Instrução Normativa, etc. 5 - Nº da Legislação: É o número especifico da norma legal a que se refere. Exemplo: 9605/98, 8468/76, 10165/00, etc. etc. etc. 6 - Data: Data em que a legislação foi aprovada/ promulgada 7 - Sistema: A qual sistema de gestão a legislação pertence: Este campo mostra se está relacionada com Meio Ambiente (MA) ou Meio Ambiente + Saúde e Segurança Ocupacional (MA+SSO). Existem legislações que se aplicam tanto para MA como para SSO. 8 - Tema: Refere-se a qual tema aquela legislação está relacionada. Exemplo: licenciamento ambiental, recursos hídricos, resíduos, poluição das águas, poluição do solo, etc. a aplicação deste tema é livre. 9 - Aspecto Ambiental: Refere-se a qual aspecto ambiental aquela legislação está relacionada. Exemplo: Geração de resíduos, geração de efluentes, emissão atmosférica, consumo de recursos naturais, riscos de incêndio/ explosão, risco de vazamentos, etc. Nota 3: Esta coluna de Aspecto Ambiental, somente se aplica aos aspectos ambientais, e ou quando este se relacionar com as situações de emergência ambiental, que nestes casos são aplicáveis em comum para o sistema de meio ambiente e saúde e segurança. Quando não houver aspecto ambiental relacionado, na coluna da planilha plan-leg aparecerá a expressão NA (não aplicável). Nota 4: A descrição do Aspecto Ambiental na Plan-Leg visa atender ao item b da Norma ISO 14001, que requer que a empresa determine como esses requisitos (requisitos legais) se aplicam (correlacionam) aos seus aspectos ambientais. A referida Norma não descreve ONDE (em qual documento) deverá ser feita esta correlação, mas sim que deverá ser feita. Como a sistemática prevista na Plan-Leg prevê a correlação da Legislação X Aspecto Ambiental, a mesma pode optar por não descrever esta correlação nas planilhas de identificação e avaliação de aspectos e impactos ambientais. Ressalva: Caso a empresa opte por utilizar a legislação como forma de classificação de significância do aspesto ambiental, na planilha de aspectos e impactos ambientais ela pode utilizar uma coluna que descreva somente se há legislação, descrevendo SIM ou NÃO, sem precisar descrever qual é a legislação. 10/11 - Aplicação - Real ou Potencial (REAL/POT) : Este campo identifica se a legislação aplicável requer uma ação direta da empresa ( aplicação Real), ou se é somente para conhecimento ( Potencial), ou seja, o seu descumprimento poderá acarretar desvios com conseqüente descumprimento da legislação Sumário: É um comentário resumido do assunto da qual trata a norma legal. Este texto pode descrever sobre a revogação ou alteração de uma legislação. F cópia controlada pág.: 7 de 12

8 13 Verificação da Conformidade Legal/ Evidência: É um monitoramento do atendimento a aos requisitos legais e outros. Este campo foi reservado para que se façam os comentários periodicamente sobre o atendimento ou não da norma legal a que se refere cada item. Nota 5: Neste campo deve ser descrito, quando aplicável, qual o número do documento/ licença/alvará que licencia a empresa junto a um órgão público federal, Estadual, Municipal. Deve ser descrita qual a área aprovada qual a data de vencimento, etc. etc. etc.; Qual o tratamento de controle que a empresa emprega para garantir que aquela determinada legislação/ requisito está controlado. Nota 6: Caso a legislação seja de aplicação potencial (POT) nesta coluna poderá aparecer uma descrição apontando que a legislação é para conhecimento da empresa. Neste caso, não há uma obrigação direta e, portanto, não haverá comentários do exemplo citado acima. Nota 7: Neste campo também poderá haver a expressão vide comentários descritos na Legislação X. Quando isto ocorrer, a informação sobre as evidências de atendimento a esta legislação estarão por fim descritas na referida legislação. A ideia e concentrar as informações correlatas (mesmo assunto, mesmas exigências) em uma só legislação, quando for aplicável. Observação: Isto ocorre, pois, a estrutura da legislação brasileira é denominada de concorrente, ou seja, todos os entes federativos (União, Estados e Municípios), bem como as outras autarquias (Agências, Delegacias, Secretarias, etc.), exemplos: ANVISA, ANTT, CONAMA, IBAMA e outras, podem legislar sobre o mesmo assunto. Este assunto está também contemplado no item 4.2 deste procedimento.. Nota 8: Neste campo, o texto deve ser iniciado com a informação de atendimento ou não da legislação em referência. Exemplo: Sim. A empresa atende esta legislação, pois Está conforme/ Sim: Caso a avaliação/ verificação de conformidade legal possua evidências que se entendam como suficientes capazes de garantir que o requisito legal e ou outro requisito esteja sendo atendido, este campo deve ser preenchido com um X. Neste caso na coluna 16 aparecerá a expressão Não Aplicável, ou seja, não é requerida a abertura de um RNC ou Plano de Ação Está conforme/ Não: Caso a avaliação/ verificação de conformidade legal NÃO possua evidências que se entendam como suficientes capazes de garantir que o requisito legal e ou outro requisito esteja sendo atendido, este campo deve ser preenchido com um X. Neste caso na coluna 16 deverá ser preenchido pelo responsável da empresa Contratada o número do RNC ou Plano de Ação, que será utilizado para tratamento do desvio apontado. 16 RNC - Relatório de Não Conformidade: Após a verificação de atendimento ou não da legislação, a Empresa caso seja apontado algum desvio, deverá registrá-lo como nãoconformidade, cujo número deve ser descrito nesta coluna. Caso não haja desvio, esta coluna deve conter a expressão NÃO APLICÁVEL. Este campo ainda pode ter outra denominação para a não conformidade, ou seja, poderá ser RAC, RACPM, RTNC, e outros. Uso do Filtro do Excel. O uso do filtro na plan-leg para busca rápida da legislação pode ser feita das seguintes formas: F cópia controlada pág.: 8 de 12

9 Opção do uso da ferramenta CTRL L (localizar). Neste caso pode-se digitar o número da legislação que se pretende pesquisar. Obs. Não usar ponto na legislação. exemplo 8468 (forma correta); (forma errada). Pode-se digitar uma palavra chave, de preferência uma palavra que seja especifica e não genérica, etc.etc.etc; Fazendo o filtro por âmbito da legislação (federal, estadual ou municipal); Pela origem. Neste caso devemos escolher qual é o órgão (IBAMA, CONAMA, ANTT) que queremos pesquisar; Por sistema (MA, MA/SSO); Podemos fazer pesquisas pelos aspectos ambientais, e neste caso aparecerá todas as legislações relacionadas com casa aspecto ambiental identificado; Pode ser feita também pelo tipo de aplicação (REAL ou POTENCIAL); Por fim, podemos fazer o uso do filtro da forma que for mais prática no nosso entendimento. Filtro por cor da Célula. Para identificarmos as legislações Revogadas, Alteradas e Inseridas no Mês, a busca poderá ser feita através da cor da célula específica. Obs. Algumas versões do Excel podem não ter esta forma de busca AVALIAÇÃO PERIÓDICA DO ATENDIMENTO DOS REQUISITOS LEGAIS E OUTROS REQUISITOS APLICÁVEIS AO SGI (MONITORAMENTO DA CONFORMIDADE LEGAL A área de meio ambiente e de saúde e segurança procede à avaliação periódica do atendimento à legislação e outros requisitos, através da Planilha PLANLEG, no mínimo uma vez ao ano. O resultado da avaliação é registrado na própria Planilha PLANLEG, com a indicação de ações e prazos correspondentes previstos para cumprimento de providências eventualmente necessárias. Sendo detectado o não atendimento às obrigações legais, será emitido RTNC Relatório de Tratamento de Não Conformidades, conforme PRO TRATAMENTO DE REGISTROS Tipo de Documento PLANLEG (Requisitos Legais e Outros Requisitos ) PLANLEG (Verificação da Conformidade Legal e dos Outros Requisitos Legais) PLANLEG (Análise Crítica da aplicabilidade dos Requisitos Legais e Outros Requisitos aplicáveis ao Responsável pelo Arquivo RD Forma de Arquivo Eletrônico Tempo Indexação Disposição A versão atualizada RD Eletrônico 02 anos RD Eletrônico A versão atualizada Ordem cronológica Ordem cronológica Ordem cronológica Não aplicável Deletar a anterior, depois da revisão Não aplicável F cópia controlada pág.: 9 de 12

10 SGI) 7. AÇÃO CORRETIVA/PREVENTIVA No que se refere a Ação Corretiva/Preventiva ver Procedimento PRO ANEXOS Modelo da Planilha PLANLEG. F cópia controlada pág.: 10 de 12

11 ANEXO 01: Modelo da Planilha PLANLEG F cópia controlada pág.: 11 de 12

12 9. CONTROLE DAS REVISÕES DESTE DOCUMENTO: REVISÃO MOTIVO DA REVISÃO 0 Emissão inicial. Atende aos requisitos da ISO 9001:08 e da ISO 14001:04. Caso não ocorra nenhuma alteração, haverá a revisão trienal obrigatória 1 (27/11/2018). F cópia controlada pág.: 12 de 12