SERVIÇOS DE ACÇÃO SOCIAL INSTITUTO POLITÉCNICO DE COIMBRA

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1 SERVIÇOS DE ACÇÃO SOCIAL INSTITUTO POLITÉCNICO DE COIMBRA PLANO DE ACTIVIDADES 2009 Coimbra, Dezembro de 2008

2 I - NOTA INTRODUTÓRIA Os Serviços de Acção Social do Instituto Politécnico de Coimbra (SASIPC) são serviços vocacionados para assegurar as funções da acção social escolar e gozam de autonomia administrativa e financeira, estando o seu funcionamento regulamentado pelo Decreto-Lei nº 129/93, de 22 de Abril pela Lei nº 62/2007, de 10 de Setembro, e pelos Estatutos do Instituto Politécnico de Coimbra (IPC), aprovados pelo Despacho Normativo nº 59-A/2008, de 14 de Novembro. Os SASIPC têm por finalidade a execução da política de acção social, mediante a prestação dos apoios e benefícios nela compreendidos aos estudantes das Escolas/Institutos do IPC (Escola Superior Agária de Coimbra, Escola Superior de Educação de Coimbra, Escola Superior de Tecnologia e Gestão de Olveira do Hospital, Escola Superior de Tecnologia da Saúde de Coimbra, Instituto Superior de Contabilidade e Administração de Coimbra e Instituto Superior de Engenharia de Coimbra), no sentido de garantir o direito à igualdade de oportunidades de acesso, frequência e sucesso escolar, pela superação de desigualdades económicas, sociais e culturais. O apoio social directo efectua-se através da atribuição de bolsas de estudo e de auxílios de emergência. O apoio social indirecto é prestado, nomeadamente, para: a) Acesso à alimentação e ao alojamento; b) Acesso a serviços de saúde; c) Apoio a actividades culturais e desportivas; d) Acesso a outros apoios educativos. O exercício destas actividades pressupõe um conjunto de acções a executar quer pelos serviços de apoio - nas áreas de recursos humanos, expediente e arquivo, financeira e patrimonial e aprovisionamento e manutenção, quer pelos serviços operativos que abrangem todas as áreas de apoio directo e indirecto prestado aos alunos, enquadrando-se também aqui os Gabinetes de Acção Social instalados em 2

3 cada uma das Escolas/Institutos, onde uma Técnica Superior de Serviço Social efectua o atendimento e o encaminhamento social, por forma a facilitar o acesso dos alunos aos Serviços de Acção Social. 3

4 II MISSÃO, POLÍTICA DA QUALIDADE E OBJECTIVOS Os Serviços de Acção Social do Instituto Politécnico de Coimbra têm por missão favorecer o acesso e a prática de uma frequência bem sucedida a todos os estudantes do IPC. A política da qualidade dos SASIPC assenta nos seguintes vectores: 1. Responder cada vez melhor às solicitações e requisitos dos seus cientes. 2. Melhorar a integração e motivação dos colaboradores promovendo a sua formação e actualização permanente. 3. Desenvolver as relações com fornecedores considerando-os como entidades parceiras. 4. Optimizar a utilização das instalações, equipamentos e outros recursos técnicos e materiais afectos aos SAS. 5. Assumir o compromisso de melhoria contínua e cumprimento dos requisitos legais aplicáveis aos SAS no âmbito do SGQ. 6. Encarar cada desafio como uma oportunidade e melhorar continuamente a actividade pela avaliação sistemática. Os SASIPC concretizam a sua Política da Qualidade, bem como as atribuições que lhe estão cometidas para 2009, através dos seguintes objectivos estratégicos e objectivos da qualidade: Objectivos estratégicos: 1. Aumentar o número de camas por aluno, através da proposta de um projecto para construção de um novo edifício com capacidade para 200 camas; 2. Proporcionar melhores condições para a prática do desporto, através da construção de um Pavilhão Gimnodesportivo; 3. Diversificar os serviços prestados na área da saúde, implementando novas valências - fisioterapia, cardiopneumologia e análises clínicas - em colaboração com a ESTSC. 4. Ampliar o âmbito de actuação dos Serviços, através da adaptação de um edifício da Escola Superior Agrária para futura instalação de uma Creche/Jardim de Infância para acolhimento dos filhos quer da população 4

5 discente quer dos funcionários docentes e não docentes. 5. Melhorar as condições de funcionamento dos SASIPC e a qualidade dos serviços prestados, mediante: - a preparação do processo conducente à certificação das Cantinas e Residências de Estudantes, começando pela implementação do sistema HACCP nas Cantinas até 2009, desde que assegurado o cabimento orçamental para o efeito; - a certificação das contas dos SAS, desde que assegurado o cabimento orçamental para o efeito. Objectivos da qualidade: 1. Atribuir bolsas de estudo. 2. Conceder auxílios de emergência. 3. Atribuir o benefício de transporte para alunos deslocados. 4. Desenvolver outros apoios educativos, nomeadamente através da UNIVA. 5. Analisar o perfil sócio-demográfico do aluno candidato a bolseiro pela 1ª vez. 6. Fazer a gestão da participação das equipas desportivas nas competições em que estão inseridas. 7. Conceber e implementar estratégias de divulgação e informação de todos os serviços prestados pelos SASIPC. 8. Promover uma comunicação interna e externa de qualidade na relação com o cliente. 9. Definir e difundir a Política da Qualidade e Missão dos SASIPC. 10. Aprovar e assegurar um plano anual de formação dos colaboradores adequado às necessidades de desenvolvimento dos SASIPC. 11. Assegurar os recursos humanos necessários à manutenção da qualidade dos serviços prestados pelos SASIPC, no âmbito do SGQ. 12. Seleccionar e avaliar a qualidade do serviço prestado pelos fornecedores. 13. Assegurar a adequabilidade dos serviços às necessidades emergentes, garantindo os recursos físicos e financeiros. 14. Analisar e rectificar situações não-conformes, tendo em vista a eficácia do sistema. 15. Analisar o orçamento, garantindo a inscrição de rubricas que permitam 5

6 alcançar os objectivos definidos. 16. Assegurar a adequabilidade dos serviços às necessidades emergentes. 17. Elaborar o plano anual de objectivos e os planos de acções por serviço. 6

7 III - ACTIVIDADES PREVISTAS E RECURSOS 1. SERVIÇOS OPERATIVOS 1.1 Área de apoio social As actividades destes serviços serão desenvolvidas, em primeiro lugar, por Assistentes Sociais, a quem compete genericamente: - Colaborar na resolução de problemas de adaptação e readaptação social do estudante, provocadas por causas de ordem social, económica, física ou psicológica, através da mobilização de recursos internos e externos, utilizando o estudo, a interpretação e o diagnóstico; - Realizar estudos de carácter social e científico, para poder orientar da forma mais adequada e eficaz; - Analisar, com base em regulamentos próprios e na legislação vigente, todos os apoios solicitados; - Encaminhar os estudantes para os diferentes serviços existentes dentro da instituição. As referidas actividades desenvolver-se-ão, em parte, nos Gabinetes de Acção Social instalados em cada uma das Escolas/Institutos, onde as Assistentes Sociais efectuam o atendimento e o encaminhamento social das diversas situações. Relativamente à atribuição de bolsas de estudo, serão desenvolvidas as seguintes acções: - Elaboração das propostas de regras técnicas internas para a atribuição de bolsas de estudo; - Recepção e organização dos processos nas Escolas/Institutos (nos 7

8 Gabinetes de Acção Social) ou na Sede dos Serviços, sendo a candidatura efectuada em duas fases - a primeira em Maio, para os alunos que se encontram nas Escolas e a segunda em Outubro/Novembro para os novos alunos; - Análise e informação dos processos, caso a caso, segundo o regulamento do MCTES e as regras técnicas aprovadas em Conselho de Acção Social; - Verificação das situações, mediante a realização de entrevistas e da avaliação domiciliária (quer para comprovar os dados declarados pelos alunos em casos concretos, quer realizadas por amostragem com base em critérios científicos); - Análise e informação das reclamações apresentadas; - Análise e informação de processos, por requerimento dos alunos que vejam alteradas as situações sócio-económicas dos seus agregados familiares. No que diz respeito à concessão de alojamento, serão desenvolvidas as seguintes acções: - Elaboração de propostas dos regulamentos internos das residências de estudantes; - Recepção e organização das candidaturas que decorrerão em simultâneo com as candidaturas a bolsa de estudo; - Análise e informação dos processos, sendo os resultados da 1ª fase (relativos a alunos que se encontram nas Escolas/Institutos) afixadas em Julho e os da 2ª fase ( referentes aos novos alunos) em Novembro. Outras actividades a realizar no âmbito da prestação de apoio social indirecto: - Elaboração de propostas de apoio a nível de alimentação; - Selecção dos alunos para prestação de serviço nas Cantinas, organização dos respectivos horários de trabalho e acompanhamento das situações; - Elaboração de propostas de apoio a nível de material escolar; - Análise de apoios a conceder às actividades desportivas e culturais 8

9 promovidas pelas Associações de Estudantes. SASIPC Proposta de Plano de Actividades 2009 Outras actividades a desenvolver: - Elaboração de material de registo; - Colaboração na concepção e elaboração de documentos para divulgação dos serviços e de cartazes e avisos informativos. Prevê-se ainda manter o Acordo de Cooperação celebrado com a Escola Superior de Coimbra, mediante o qual os SASIPC efectuam a análise técnica das candidaturas a bolsa de estudo dos seus alunos e asseguram o acompanhamento social dos mesmos. - 6 Assistentes Sociais (4 trabalhadores com regime de contrato de trabalho em funções públicas, 1 avençado no âmbito de protocolo e 1 trabalhador pertencente à ESTSC). 1.2 Área de Alojamento Serão desenvolvidas as acções necessárias ao normal funcionamento das residências de Bencanta, da Quinta da Nora e das casas da ESAC, com a finalidade de oferecer aos estudantes condições de alojamento que permitam um bom ambiente de estudo e de convívio, designadamente: - Asseguar o cumprimento dos regulamentos; - Zelar pela manutenção e conservação do equipamento, das instalações e dos espaços exteriores; - Organizar e manter actualizado um sistema de controlo da utilização das residências; - Assegurar um sistema de vigilância; 9

10 - Vistoriar as instalações quando da entrada e saída de residentes; - Assegurar o aprovisionamento de artigos de higiene e limpeza e outros necessários ao funcionamento das residências, mantendo em dia o registo dos consumos; - Controlar o serviço de self-service da lavandaria; - Proceder à limpeza das partes comuns, bem como à lavagem e tratamento das roupas; - Proceder à cobrança das receitas. Relativamente às Residências de Estudantes de Bencanta (R1 e R2), as tarefas acima referidas continuarão a ser executadas por funcionários dos SASIPC. - 9 Assistentes Operacionais nas áreas de manutenção de instalações e equipamentos, tratamento de roupa e vigilância e limpeza de instalações (9 trabalhdrores com regime de contrato de trabalho em funções públicas) No que diz respeito às Residências de Estudantes da Quinta da Nora (R3), o serviço de vigilância e o serviço de limpeza continuarão adjudicados a empresas, sendo as restantes tarefas executadas pelos delegados dos alunos residentes em colaboração com os SASIPC. Nas três casas da ESAC que já se encontram a funcionar, a gestão continuará a ser feita pelos residentes com o apoio dos SASIPC Área de Alimentação Por forma a assegurar aos estudantes a possibilidade de terem acesso a refeições qualitativamente equilibradas e a preços acessíveis, prevê-se relativamente às unidades de alimentação: - Manter a adjudicação da exploração da Cantina da Escola Superior de Educação e da Cantina da Escola Superior de Tecnologia e Gestão de 10

11 Oliveira do Hospital; - Manter o Protocolo celebrado com os Serviços Sociais da Universidade de Coimbra relativamente ao serviço da Cantina do Instituto Superior de Engenharia; - Manter a exploração directa das unidades de alimentação de Bencanta (Cantina A, Cantina B, Grill e Snack-Bar); - Reabrir a Cantina do Centro de Formação Profissional de S. Martinho do Bispo, assegurando os SASIPC a gestão directa da mesma. A fim de garantir o normal funcionamento destas últimas unidades de alimentação, serão desenvolvidas as seguintes acções: - Controlo da higiene e qualidade alimentar, designadamente através da realização periódica de análises microbiológicas e da recolha diária de amostras de alimentos; - Será estabelecido um protocolo com a ESAC com o objectivo, entre outros, de fazer análises periódicas aos alimentos, no âmbito do item anterior; - Elaboração de ementas, tendo em conta o equilíbrio das refeições; - Requisição diária dos produtos necessários à confecção das refeições; - Manutenção, conservação e higiene do equipamento e das instalações - Manutenção actualizada de um sistema de controlo de utilização de géneros e consumos; - Proceder regularmente ao inventário dos géneros em stock; - Proceder à conferência e entrega de receitas, bem como elaborar toda a documentação de suporte. - 1 Dietista (avençado) - 1 Assistente Técnico (em regime de contrato de trabalho em funções públicas) - 28 Assistentes Operacionais (em regime de contrato de trabalho em funções públicas) 11

12 1.4 Gabinete de Psicologia A fim de apoiar os estudantes do IPC nas suas dificuldades sociais, emocionais e/ou académicas, manter-se-á o funcionamento do Gabinete de Psicologia. Actividades a desenvolver: - Realizar consultas de atendimento individual às quais os alunos terão acesso gratuito, para apoio em diversas situações - dificuldade de adaptação à vida académica, ansiedade em situações de avaliação, baixo rendimento académico, dificuldades de ordem relacional, depressões, problemas de ordem vocacional, situações de stress/fobias, perturbações alimentares e de sono, isolamento social, dificuldades no relacionamento afectivo, etc; - Realizar palestras e acções de formação e divulgação nas Escolas/Institutos; - Estabelecer contactos com instituições onde funcionem consultas de especialidade, nomeadamente consulta de distúrbios alimentares, consulta de prevenção do suicídio e consulta do sono; - Estabelecer contactos com outros serviços de apoio psicológico; - Elaborar diverso material de divulgação com o objectivo de alertar para questões relevantes no âmbito em questão; - Elaborar diverso material de registo. - 1 Psicóloga (avençada) 1.5 Serviços Médicos 12

13 Manter-se-á em funcionamento o Gabinete Médico do ISEC, proporcionando gratuitamente aos alunos consultas de clínica geral e planeamento familiar. As mesmas consultas serão igualmente prestadas na Clínica Médica do IPC, em Bencanta, assim como consultas de Especialidade de Oftalmologia e Medicina Dentária, e ainda de medicinas complementares homeopatia e acupunctura. Após a ampliação das instalações, efectuada pelos Serviços Centrais do IPC, serão implementado serviços em novas áreas de saúde, nomeadamente fisioterapia, cardiopneumologia e análises clínicas, mediante colaboração a estabelecer com a Escola Superior de Tecnologia de Saúde de Coimbra. Através de protocolo celebrado com os SASUC, os alunos continuarão a ter apoio médico gratuito nos serviços médico-sociais da U.C. nas restantes especialidades aí existentes. No âmbito do protocolo assinado com a ARS-Subregião de Saúde de Coimbra serão proporcionados gratuitamente aos alunos meios auxiliares de diagnóstico. Nos termos do acordo existente com o Centro de Saúde de Oliveira do Hospital, os alunos da ESTGOH terão acesso aos serviços de saúde aí prestados através da inscrição temporária no referido Centro. - Pessoal Médico das diversas especialidades (em regime de prestação de serviços) 1.6 UNIVA 13

14 Enquanto estrutura de apoio ao emprego, o gabinete UNIVA irá desenvolver a sua actividade no âmbito do acolhimento, informação e orientação profissional dos alunos, colocação de candidatos e articulação com o mundo empresarial e a oferta formativa das Escolas/Institutos do IPC, desenvolvendo as seguintes tarefas: - atendimento de alunos/candidatos; - processamento de ofertas e respectiva divulgação nas escolas e junto dos alunos inscritos; - acompanhamento do processo de integração dos colocados no seu novo espaço laboral; - realização de contactos com entidades empregadoras para promoção da oferta formativa do IPC; - participação em feiras de emprego; - realização de sessões de esclarecimento nas escolas e nas entidades com as quais o Gabinete estabeleceu protocolos; - organização de palestras nas escolas que visem, entre outros, aproximar o mundo empresarial das escolas e incentivar o empreendedorismo; - promoção da intervenção de técnicos especializados para dar acções de formação aos alunos sobre medidas e incentivos existentes no IEFP e as técnicas de procura de emprego; - elaboração de estudos direccionados às entidades empregadoras com o intuito de percepcionar as novas exigências formativas e profissionais que as entidades procuram nos candidatos; - elaboração de estudos direccionados aos alunos inscritos para se conhecerem as expectativas em relação ao gabinete; - gestão de toda a informação enviada e recebida no Gabinete. - 1 Animador UNIVA (avençado) - 1 Técnico (avençado) 14

15 1.7 Cultura e Desporto Na sequência da aprovação do Regulamento do Parque Desportivo do IPC, em 31 de Outubro de 2007, a gestão das instalações (relvado, ringue e sala multiusos) será efectuada pelos SASIPC, no âmbito de uma comissão composta pelo Administrador dos SASIPC, pelo Coordenador da Área do Desporto, pelo Presidente da Associação de Estudantes da ESAC e pelo Responsável pelo Gabinete Técnico dos SC/IPC. Os SASIPC continuarão ainda a efectuar a gestão do Ginásio de Musculação e de Cardio-Fitness. A coordenação das equipas desportivas do IPC futsal, voleibol, basquetebol e rugby será também assegurada pelos SASIPC. Manter-se-á também o acordo existente com a Câmara Municipal de Oliveira do Hospital que permite a utilização gratuita das instalações desportivas municipais (Pavilhão Gimnodesportivo e Complexo das Piscinas/Campo de Ténis) aos alunos da ESTGOH. Manter-se-á o apoio às Associações de Estudantes nas suas actividades culturais e desportivas, designadamente através do fornecimento de refeições e da cedência gratuita do autocarro do IPC afecto aos Serviços de Acção Social. - 1 Coordenador da área do Desporto (avençado) - 1 Responsável Técnico para o Ginásio de Musculação e de Cardio- Fitness (avençado) - 4 Assistentes Operacionais, nas áreas de vigilância e limpeza de instalações e transportes (em regime de contrato de trabalho em funções públicas) 15

16 1.8- Reprografia, livros e material escolar Os serviços, através das Associações de Estudantes, irão apoiar os alunos mais carenciados, pagando serviços de reprografia Outras acções Todos os casos não contemplados anteriormente serão estudados e enquadrados na legislação em vigor, procurando-se sempre que possível, apoiar os alunos cujas carências sejam demonstradas junto dos SAS. 2 - SERVIÇOS DE APOIO Estes serviços irão executar todas as tarefas necessárias ao trabalho eficiente dos serviços operativos, executando as funções previstas no artº 15º do regulamento orgânico Gabinete de Apoio à Gestão Actividades a desenvolver: - Recolher e efectuar o tratamento de dados para a concepção, estudo e investigação na área de organização e planeamento; - Organizar os elementos necessários à elaboração dos orçamentos e 16

17 relatórios anuais; - Prestar apoio na área da informática, gestão da informação e telecomunicações, tanto ao nível de processamento como no apoio técnico, aquisição e manutenção do equipamento; - Efectuar os pagamentos mensais das bolsas de estudo, através de depósito em conta dos alunos depois destes terem feito prova prévia de se encontrarem na Escola ou fora dela mas no exercício de actividades impostas pelos respectivos programas curriculares; - Proceder à recolha, tratamento e difusão da informação e documentação; - Efectuar o cntrolo e acompanhamen de auditorias e processos de auto-avaliação; - Fazer a monitorização de indicadores e metas, no âmbito do SGQ dos SAS; - Proceder à análise de sugestões e reclamações, nãoconformidades e acções correctivas, preventicas e de melhoria; - Actualizar e divulgar do Sistema de Gestão da Qualidade; - Assegurar o controlo da manutenção das infraestruturas e equipamentos; - Efectuar a manutenção/actualização da página dos SAS. - 1 Técnico Superior de Organização e Planeamento (em regime de contrato de trabalho em funções públicas) 2.2- Serviço de Recursos Humanos Serão desenvolvidas todas as actividades relacionadas com a gestão do 17

18 pessoal, nomeadamente a organização dos processos relativos ao recrutamento e mobilidade do pessoal, bem como dos processos relativos a progressões, faltas e licenças, a recolha e verificação dos elementos necessários ao registo da assiduidade do pessoal, a organização e actualização do cadastro de pessoal, o processamento dos vencimentos e demais abonos, bem como os respectivos descontos. - 1 Assistente Técnico (em regime de contrato de trabalho em funções públicas) 2.3- Serviço de Atendimento, Expediente e Arquivo Serão desenvolvidas as seguintes actividades: assegurar o atendimento presencial e telefónico de utentes, a recepção e o atendimento de utentes e a prestação de informações, assegurar a recepção, abertura, registo, expedição, distribuição e arquivo de toda a correspondência, organizar e manter actualizado o arquivo geral, promover a divulgação interna das normas e directivas de carácter genérico, assegurar o fornecimento, controlo e racionalização dos impressos utilizados nos diversos sectores. - 2 Assistentes Técnicos (em regime de contrato de trabalho em funções públicas) - 1 Assistente Operacional (em regime de contrato de trabalho em funções públicas) 2.4- Serviços Financeiros e Patrimoniais Exercerão a sua actividade no domínio da administração financeira e patrimonial 18

19 dos Serviços, nomeadamente ao nível da contabilidade e tesouraria, orçamento e conta e património, desenvolvendo, entre outras, as seguintes actividades: preparação do orçamento, elaboração de propostas (registo informático, classificação, cabimentação e imputação aos centros de custos), elaboração de balancetes, organização da Conta de Gerência, elaboração de relatórios de análise da situação financeira e patrimonial, elaboração das requisições mensais de fundos, controlar a conta corrente com as diversas entidades, organizar e manter actualizado o inventário e cadastro dos bens móveis e imóveis, etc. - 1 Técnico Superior da área financeira (em regime de contrato de trabalho em funções públicas) - 2 Assistentes Técnicos (em regime de contrato de trabalho em funções públicas) Serviços de Aprovisionamento e Manutenção No processos de concursos, requisição e controlo de todos os produtos, quer de natureza alimentar, adquiridos para transformação ou consumo nas cantinas, quer todos os outros necessários ao funcionamento dos diversos sectores. Desenvolverá, nomeadamente, as seguintes actividades: organizar concursos, informar processos de aquisição de bens e serviços, manter actualizados todos os elementos estatísticos e elaborar os respectivos mapas, proceder ao conveniente armazenamento de géneros e materiais, proceder ao registo de entrada e saída de géneros e materiais, efectuando as necessárias conferências, manter actualizados ficheiros de existências, elaborar periodicamente inventários de existências, distribuir pelos diversos sectores os géneros e materiais adquiridos, zelar pela segurança e manutenção das instalações e conservação do equipamento, assegurar a condução de viaturas ligeiras e pesadas de passageiros. - 1 Assistente Técnico (em regime de contrato de trabalho em funções 19

20 públicas) - 1 Assistente Operacional (em regime de contrato de trabalho em funções públicas) 20