Orientações da Secretaria da Fazenda do RS sobre a EDF - Escrituração Fiscal Digital

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1 Edição nº 44 Gestão de maio de ALERTA GERENCIAL Orientações da Secretaria da Fazenda do RS sobre a EDF - Escrituração Fiscal Digital A Secretaria da Fazenda do Estado do Rio Grande do Sul publicou, no dia de 10 de maio de 2012, um alerta aos contribuintes e contabilistas com o seguinte teor: Cumpre alertar aos contribuintes e contabilistas que as tabelas de ajustes do SPED Fiscal em uso no Rio Grande do Sul e disponíveis na página do SPED, no link não estão tendo a utilização adequada em parcela significativa das Escritas Fiscais Digitais (EFD) já recebidas. Os códigos genéricos da Tabela 5.1.1, abaixo reproduzidos, estarão todos indisponíveis para a competência julho de 2012 e posteriores. Códigos que serão retirados em 30/06/2012 Cód.de Ajuste Descrição do ajuste Data de início Data de fim RS Outros débitos para ajuste de apuração ICMS para RS Outros débitos para ajuste de apuração ICMS ST para RS Estorno de créditos para ajuste de apuração ICMS para RS Estorno de créditos para ajuste de apuração ICMS ST para RS Outros créditos para ajuste de apuração 01/01/2009 ICMS para 30/06/2012 RS Outros créditos para ajuste de apuração 01/01/2009 ICMS ST para 30/06/2012 RS Estorno de débitos para ajuste de apuração ICMS para RS Estorno de débitos para ajuste de apuração ICMS ST para RS Deduções do imposto apurado na apuração ICMS para RS Deduções do imposto apurado na apuração ICMS ST para RS Débito especial de ICMS para RS Débito especial de ICMS ST para Nas competências do primeiro semestre de 2012, o sistema permite a utilização deles, mas é dispensável e altamente desaconselhável, em virtude de ser uma prática que caracteriza a postergação do uso correto das tabelas de códigos da EFD. O contribuinte deve adaptar-se à nova realidade e escriturar os livros utilizando os códigos específicos que foram criados para utilização a partir da competência 01/

2 Com vistas a corrigir os erros mais comuns que estão sendo verificados, segue uma orientação geral quanto ao que se considera a técnica adequada de escrituração na EFD. Em breve, no link do SPED Fiscal, que fica no lado direito da página da Sefaz ( será disponibilizado um novo conteúdo nas Dúvidas Frequentes, resultado das respostas às consultas mais frequentes que temos recebido. A utilização da EFD apenas modificou a forma de apresentação e visualização dos livros fiscais (livro Registro de Entradas, livro Registro de Saídas, livro Registro de Inventário, livro Registro de Apuração do ICMS e livro Registro de Apuração do IPI) e do documento (Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente - CIAP) que foram por ela substituídos. Os dispositivos do Regulamento do ICMS e da Instrução Normativa DRP N 045/98 sobre escrituração desses livros em papel continuam vigentes e com aplicação na EFD, salvo quando houver disposição específica para a EFD em sentido contrário sobre determinado aspecto; ou quando não houver possibilidade de aplicação na EFD. Assim, como exemplo, o seguinte mandamento do Livro II do RICMS: Art O livro Registro de Entradas destina-se à escrituração do movimento de entradas de mercadorias no estabelecimento ou da utilização de serviços a qualquer título. Parágrafo único - Serão também escriturados os documentos fiscais relativos às aquisições de mercadorias que não transitarem pelo estabelecimento do contribuinte adquirente, bem como outros créditos fiscais para os quais seja obrigatória a emissão de documentos fiscais. Art Os lançamentos serão feitos, documento por documento, desdobrados em tantas linhas quantas forem as naturezas das operações ou prestações, segundo o CFOP (Apêndice VI), nas colunas próprias, da seguinte forma: VIII - coluna "OBSERVAÇÕES": c) outros créditos fiscais que não corresponderem a entradas efetivas de mercadorias; (grifos nossos) Tal dispositivo continua válido e deve ser obedecido para não caracterizar descumprimento de obrigação acessória. Para entender como esse tipo de informação deve ser apresentado, é preciso ler também o Guia Prático da EFD, que tem força de norma complementar, nos termos do Código Tributário Nacional, e cujo download também está disponibilizado na página do SPED Fiscal: O Registro C195, no Guia Prático, traz o seguinte texto: "Estas informações equivalem às observações que são lançadas na coluna "Observações" dos Livros Fiscais previstos no Convênio SN/70 - SINIEF, art. 63, I a IV.". As informações que eram prestadas na coluna "Observações" dos livros fiscais - se forem relativas à NF-e, à Nota fiscal modelo 1, à Nota Fiscal de Produtor ou à Nota Fiscal Avulsa - devem ser prestadas em registro(s) C195, caso não haja influência na apuração do ICMS; ou em registros C195 e C197, 2

3 caso haja influência na apuração (caso haja crédito ou débito pelo documento fiscal que está sendo escriturado, com previsão de lançamento na coluna "Observações"). Da mesma forma que a escrituração no livro Registro de Entradas em papel de um documento fiscal de entrada de apropriação de crédito presumido previa apenas o registro do valor do ICMS na coluna "Observações" do livro, assim deve ocorrer com a EFD. Ou seja, o respectivo registro C100 (lançamento da nota) deve trazer o campo 22 (Valor ICMS) sem valor algum. O valor deve ser apresentado no campo 07 (Valor do ICMS) do registro C197 filho deste C100. Este C197 deve citar o código adequado da tabela 5.3, conforme o dispositivo legal que dá amparo ao benefício fiscal. Segue trecho da referida tabela, cujos códigos tratam de crédito presumido: Cód.de ajuste/benefício/incentivo Descrição do ajuste/benefício/incentivo "Créditos presumidos" - LIVRO I, Art. 32, IV - RS RESTAURANTES "Créditos presumidos" - LIVRO I, Art. 32, V - RS DISCOS FONOGRAFICOS "Créditos presumidos" - LIVRO I, Art. 32, RS CXXI. GUIND. E CAM-GUINDASTES Data de início 01/01/ /01/ /01/2012 Os mandamentos do RICMS relativos à prestação de informações da substituição tributária (ST) na coluna "Observações" eram uma necessidade nos livros em papel. A EFD já nasceu em tempos de ST. Ela possui campos especificamente criados para isso. Para a escrituração da NF-e, por exemplo, os campos 23 e 24 do C100, e 08 e 09 do C190 são dedicados à base de cálculo da ST e ao ICMS-ST. Assim, naturalmente, não é necessário repetir a informação na coluna "Observações". Dessa forma, para a EFD, o dispositivo do RICMS, a seguir grifado (alínea "f"), perdeu sua aplicabilidade. Art Os lançamentos serão feitos, em ordem cronológica, segundo a data de emissão dos documentos fiscais, pelos totais diários das operações ou prestações da mesma natureza, de acordo com o CFOP (Apêndice VI), nas colunas próprias, da seguinte forma: VI - coluna "OBSERVAÇÕES": f) a indicação dos valores do imposto retido e da respectiva base de cálculo da substituição tributária; A seguir são descritas as duas questões que devem sempre ser observadas durante a escrituração: Questão 1: Sempre que se inicia a escrituração de um fato/ato com influência na esfera fiscal, é preciso saber se a legislação prevê ou não a emissão de documento fiscal. Essa é a primeira questão a ser respondida. Havendo necessidade de emissão, e havendo influência na apuração, o contribuinte deve verificar se existe a necessidade de ajuste na EFD ou não. 3

4 Ajustes na EFD são realizados pelos registros C197, D197, E111 e E220. Os dois primeiros estão associados a documentos fiscais, e os dois últimos não (embora possam referenciar documentos fiscais). Caso se verifique que a nota fiscal documenta um ato/fato que não corresponde a uma efetiva entrada/saída de mercadoria, e não corresponde à aquisições/transmissão de propriedade de mercadorias que não transitarem pelo estabelecimento do contribuinte, e não corresponde à utilização/prestação de serviços tributados pelo ICMS, haverá a necessidade de ajuste. Este é o tipo de ajuste que dizemos ser proveniente de documento fiscal. Neste caso, quando da escrituração, é preciso encontrar o código de ajuste na tabela 5.3 para ser lançado no(s) registro(s) C197 e/ou D197. Questão 2: A segunda questão a ser respondida, refere-se ao correspondente campo da GIA que é utilizado para o lançamento. Os textos dos códigos de ajustes foram criados de forma que há, ou na tabela 5.3, ou na tabela 5.1.1, pelo menos uma opção equivalente a cada campo da GIA. Reparem que o texto dos códigos do crédito presumido acima citados traz um conteúdo entre aspas. Sempre que o texto da Tabela 5.3, e também o da tabela trouxer um conteúdo entre aspas no começo da descrição do código, esta informação será a cópia do texto do campo equivalente da GIA. Vejam exemplo de código da Tabela com esse mesmo aspecto: Cód.de ajuste Descrição do ajuste "Créditos por importação" - conforme previsto no cap. XXXVIII, RS , c, 2 da IN n 045/98 Data de início 01/01/2012 Vale observar também que, sempre que possível, os códigos procuraram, nos dois últimos dígitos, lembrar o respectivo campo da GIA. Em alguns casos, isso não foi possível, como no crédito presumido e na transferência de saldo credor, em virtude de serem muitos dispositivos legais que amparam tais lançamentos. Nestes casos, há alguma correspondência com o código utilizado nas tabelas da GIA. Cabe ainda ressaltar que os códigos informativos da tabela 5.3, ou seja, os que começam por "RS99999", tais como: o RS , cuja descrição é "LIVRO I,9,II - REPRODUTORES OU MATRIZES", são de utilização facultativa em 2012 e obrigatória a partir de 2013, nos registros C197 e D197, conforme disposto no Título I, Capítulo LI, da Instrução Normativa DRP N 045/98 (link: Os códigos da Tabela "Tabela de Ajustes e Informações de Valores Provenientes de Documento Fiscal" serão utilizados: b) com caráter apenas informativo e apresentação facultativa na escrituração dos fatos geradores ocorridos entre 1 de janeiro e 31 de dezembro de 2012 e obrigatória na escrituração dos fatos geradores ocorridos a partir a 1 de janeiro de 2013, para o caso de entrada ou de saída, cujo lançamento na GIA utiliza a coluna "Isenta/Não Tributada" ou a coluna "Outras" nos Anexos I ou V, com um registro C197 para cada item da NF. 4

5 As informações anteriormente prestadas, associadas à correta leitura da legislação vigente são suficientes à correta escrituração na EFD. Contudo, disponibilizamos a tabela seguinte, que reflete a situação atual das obrigações acessórias e ajuda a entender a correspondência entre ajustes na EFD e os respectivos lançamentos na GIA. Assim, o contribuinte que utiliza adequadamente a GIA pode utilizar a tabela que segue para saber se o ajuste é via documento fiscal e tabela 5.3, ou se é um ajuste direto na apuração via E111. Havendo alterações nas obrigações acessórias, como o surgimento de novas hipóteses de emissão de documento fiscal, ela precisará ser atualizada. Dessa forma, ela deve ser estudada para entender a sistemática que foi adotada, mas é preciso sempre dar atenção às alterações da legislação e das próprias tabelas de ajustes. Como exemplo, se o contribuinte possui um valor lançado no campo 3 do Quadro A da GIA (Créditos por Transferência), ele deve procurar na tabela abaixo a linha correspondente a este campo e observar que a pergunta "Ajustes e Informações Provenientes de Documento Fiscal (C197 e/ou D197)?", que é o título da uma das colunas, foi respondida com "Sim" para a coluna "Tabela 5.3", indicando que é esta que deve ser utilizada, e que os códigos de ajuste vão do RS até o RS Assim, aconselha-se que após confeccionar a GIA, seja dada atenção a cada campo com valor lançado para, a partir das tabelas que seguem, verificar se o lançamento na EFD foi correto. Visualizar Tabela (Quadro A da GIA) (Link) Visualizar Tabela (Quadro B da GIA) (Link) Visualizar Tabela (Anexos VII, I e V da GIA)) (Link) Deve-se observar que apenas os campos 01 e 08 do Quadro A não preveem a utilização de ajustes. Para cada campo a mais que for utilizado na GIA, pelo menos um código de ajuste deve haver. Ou seja, sempre que houver algum lançamento em campo diverso destes dois, deve haver pelo menos um C197, ou D197, ou E111, ou E220. Pode, contudo, haver mais de um ajuste para cada campo da GIA diferente do 01 e do 08. Ou seja, por vezes dois ou mais registros de ajustes somados serão equivalentes ao conteúdo do campo da GIA. Essa regra, naturalmente, não se aplica aos campos da GIA que saem da soma/subtração dos demais campos. A observação dessa correspondência é parte necessária à simplificação das obrigações acessórias relacionadas à apuração do ICMS tão solicitada pelos contribuintes, e será verificada nas pósvalidações que o Estado está implementando. De forma que a empresa que não atentar para a correta escrituração terá não-conformidades apontadas para posteriores verificações da fiscalização. Em complemento ao exposto, seguem algumas considerações a partir da estrutura do relatório da apuração na EFD. A estrutura básica da apuração do ICMS próprio na EFD, quando visualizada no PVA, é a que segue: REGISTROS FISCAIS DA APURAÇÃO DO ICMS - OPERAÇÕES PRÓPRIAS CONTRIBUINTE: CNPJ/CPF: INSCRIÇÃO ESTADUAL PERÍODO DA ESCRITURAÇÃO: 5

6 PERÍODO DE APURAÇÃO: Descrição Valor R$ SAÍDAS E PRESTAÇÕES COM DÉBITO DO IMPOSTO 0,00 VALOR TOTAL DOS AJUSTES A DÉBITO (decorrentes do documento fiscal) 0,00 VALOR TOTAL DOS AJUSTES A DÉBITO DO IMPOSTO 0,00 VALOR TOTAL DOS ESTORNOS DE CRÉDITOS 0,00 VALOR TOTAL DOS CRÉDITOS POR ENTRADAS E AQUISIÇÕES COM CRÉDITO DO IMPOSTO 0,00 VALOR TOTAL DOS AJUSTES DE CRÉDITO (decorrentes do documento fiscal) 0,00 VALOR TOTAL DOS AJUSTES A CRÉDITO DO IMPOSTO 0,00 VALOR TOTAL DOS ESTORNOS DE DÉBITOS 0,00 VALOR TOTAL DO SALDO CREDOR DO PERÍODO ANTERIOR 0,00 VALOR TOTAL DO SALDO DEVEDOR 0,00 VALOR TOTAL DAS DEDUÇÕES 0,00 VALOR TOTAL DO ICMS A RECOLHER 0,00 VALOR TOTAL DO SALDO CREDOR A TRANSPORTAR PARA O PERÍODO SEGUINTE 0,00 VALORES RECOLHIDOS OU A RECOLHER, EXTRA-APURAÇÃO 0,00 Nesse primeiro quadro da apuração são quatro linhas para débitos e quatro para créditos. Posteriormente é apresentado o saldo credor do período anterior e as linhas de cálculo do imposto devido no mês, ou de apuração do saldo credor a transportar para o mês seguinte. A primeira linha dos débitos ("Saídas e prestações com débito do imposto") deverá ter o mesmo valor do campo 08 do Quadro A da respectiva GIA. Nas três linhas seguintes de débitos, deverão aparecer os valores que foram lançados nos campos de 09 a 13 do Quadro A e, ainda, eventuais ajustes do Quadro B. Mas em cada linha poderá aparecer o resultado da soma de mais de um campo da GIA. Na segunda linha ("Valor total dos ajustes a débito (decorrentes de documento fiscal)") são apresentados os lançamentos a débito na GIA para os quais houve a emissão de documento fiscal, como exemplo, o saldo credor de ICMS transferido. Na terceira linha ("Valor total dos ajustes a débito do imposto") estão os lançamentos cujo débito não está associado diretamente a escrituração de um documento fiscal, como exemplo, o débito da importação de mercadorias, cujo fato gerador é o desembaraço aduaneiro (embora haja a necessidade de emissão de nota fiscal na importação, mas esta é uma nota de entrada, e nem o crédito é pela sua escrituração, conforme Capítulo XXXVIII, Título I, da Instrução Normativa DRP N 045/98). A quarta linha ("Valor total dos estornos de créditos") é destinada também a ajustes não diretamente relacionados a documentos fiscais. A empresa que possui valor lançado no campo 26 do Quadro B da GIA, por exemplo, deverá utilizar essa linha. Com relação ao campo 26 foi escrito um tópico a parte neste mesmo texto, que é o que explica o registro 1200 da EFD. A quinta linha da tabela é a primeira dos créditos ("valor total dos créditos por entradas e aquisições com crédito do imposto"). Ela deverá ter o mesmo valor do campo 01 do Quadro A da respectiva GIA. 6

7 A sexta linha ("Valor total dos ajustes a débito (decorrentes de documento fiscal)") é onde são apresentados os lançamentos a crédito na GIA para os quais houve a emissão de documento fiscal, como exemplo, o saldo credor de ICMS recebido e/ou o crédito presumido apropriado. Caso a empresa tenha os dois lançamentos, eles aparecerão somados. O PVA apresentará separadamente, depois da tabela em análise, o detalhamento de cada um desses lançamentos. Na sétima linha ("Valor total dos ajustes a crédito do imposto") ficam os lançamentos cujo crédito não está associado diretamente à escrituração de um documento fiscal, como exemplo, o crédito da importação de mercadorias, quando admitido, ou o crédito pelos pagamentos junto aos fatos geradores que foram lançados no campo 20 do Quadro B da GIA. A oitava linha, por fim, ("Valor total dos estornos de débitos") é destinada também a ajustes não diretamente relacionados a documentos fiscais. A empresa que possui valor lançado no campo 21 do Quadro B da GIA, por exemplo, deverá utilizar essa linha. A GIA possui apenas um campo para o saldo credor proveniente do mês anterior: é o campo 16 do Quadro B. Mas possui três campos para os saldos credores a transportar para o mês seguinte (campos 26, 27 e 28). Já a EFD possui 3 campos para os saldos credores provenientes do mês anterior (campo 10 do E110, campo 3 do E210 e campo 3 do 1200), e 3 para os saldos credores a transportar para o mês seguinte (campo 14 do E110, campo 14 do E220 e campo 7 do 1200). Dessa forma, sempre os campos de saldos credores a transportar ao mês seguinte da GIA (campos 26, 27 e 28) devem ter valores idênticos aos campos de saldos credores a transportar da EFD (campo 7 do 1200, campo 14 do E210 e campo 14 do E110, respectivamente. Contudo o campo 16 da GIA, enquanto for resultante da soma dos campos 26 a 28 da GIA do mês anterior, será a totalização dos campos dos saldos credores que vieram do mês anterior na EFD (campo 10 do E110, campo 3 do E210 e campo 3 do 1200). Em vista de a GIA somar o saldo credor de substituição tributária apurado em um mês, ao campo 16 do mês seguinte, é possível a utilização dele para compensação dos débitos próprios ou transferência de saldo credor. Para que a EFD permita esse tipo de fluxo do crédito de ST para crédito próprio, foram inseridos dois códigos de ajustes na tabela 5.1.1, que precisam sempre ser usados simultaneamente. A sistemática consiste em fazer um estorno de crédito do ICMS-ST (RS110027), via registro E220, concomitantemente a um crédito na apuração do ICMS próprio, via registro E111 (RS020027). Assim, a EFD faculta à empresa a escolha de manter o saldo credor da ST na apuração dos débitos por responsabilidade do mês subsequente, ou deslocar para a apuração dos débitos próprios, nos moldes do que a GIA faz compulsoriamente. Orientações para o Registro 1200 e créditos Extra-apuração: O registro 1200 é para controle apenas dos créditos extra-apuração, ou seja, créditos cuja utilização na apuração pode estar sujeita a algum tipo de restrição pela legislação. Enquanto eles estão nessa condição, devem ser controlados no registro Se a empresa utilizar o campo 26 do Quadro B da GIA, terá que utilizar esse registro. O saldo inicial do registro 1200 (campo 03) é sempre igual ao valor lançado no campo 26 do Quadro B da GIA do mês anterior. Se for o primeiro mês de atividade, naturalmente, será zero. O campo 04 e o campo 05 do 1200 devem ser preenchidos com os valores apropriados ou recebidos no mês e sobre os quais há limitações de uso na compensação dos débitos, e somente nestes casos! Crédito normal de ICMS, que é aquele que pode ser utilizado normalmente na compensação, não pode passar pelo 1200! 7

8 É comum haver créditos extra-apuração quando uma empresa recebe créditos em transferência de outra empresa, crédito este que é lançado integralmente na apuração via registro C197, e há limitações à sua utilização naquele mesmo mês, nos termos, por exemplo, das notas do RICMS, Livro I, art. 37, 2, "d", 2. Supondo que o crédito foi recebido nos termos dos art. 56 a 59 do L.I do RICMS, poderá haver restrições nas notas do art. 37 acima referidas. Assim, inicialmente, após o registro normal da entrada do crédito (via C197), é realizado o estorno total desse valor da apuração (via ajuste no E111), e a sua transferência para o campos 05 do Após o cálculo da apuração mensal parcial (que não deve considerar o efeito desses créditos), quando é possível determinar o valor deles que poderá ser apropriado na apuração, deve ser feio um ajuste a crédito na apuração (via E111), que terá o valor idêntico ao lançado no campo 06 do Este ajuste servirá para deslocar para a apuração, da quantidade de crédito que está no registro 1200, apenas a que pode ser utilizada naquela competência, de acordo com as restrições da legislação. O valor lançado no campo 06 do registro 1200, que é valor total que saiu do registro 1200, deve ter ajuste via um ou mais registros 1210 e tabela 5.5. Após essa apropriação na apuração, aí sim procede-se a apuração final do ICMS. Já o saldo final do registro 1200 (campo 07), deve ter valor idêntico ao campo 26 do Quadro B da respectiva GIA. Sobre a Escrituração Fiscal Digital: A EFD, em arquivo digital, constitui-se em um conjunto de escrituração de documentos fiscais e de outras informações de interesse da Receita Estadual e da Secretaria da Receita Federal, bem como no registro de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte. Este arquivo deverá ser assinado digitalmente e transmitido, via Internet, ao Ambiente Nacional do SPED. Os livros substituídos pela Escrituração Fiscal Digital são o Registro de Entradas, Registro de Saídas, Registro de Inventário, Registro de Apuração do ICMS, Registro de Apuração do IPI, e o documento "Controle de Crédito do ICMS do Ativo Permanente - CIAP". Fonte: SEFAZ-RS 10 de maio de 2012 Estamos à disposição para maiores esclarecimentos, através da Gerência Técnica e de Suporte aos Conselhos Temáticos GETEC/CONTEC. GETEC/ECONTEC Fone: contec@fiergs.org.br 8