Aplicando o Conhecimento das Características Estruturais da Organização no Processo de Modelagem do Workflow

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1 UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL INSTITUTO DE INFORMÁTICA PROGRAMA DE PÓS-GRADUAÇÃO EM COMPUTAÇÃO Aplicando o Conhecimento das Características Estruturais da Organização no Processo de Modelagem do Workflow por LUCINÉIA HELOISA THOM Prof. Dr. Cirano Iochpe Orientador PLANO DE ESTUDOS E PESQUISA - PEP Porto Alegre, março de 2001.

2 2 Resumo Um modelo de workflow consiste em um conjunto de atividades e os relacionamentos existentes entre estas. Dessa forma, um modelo de workflow é a descrição fiel de um processo de negócio. O mesmo possibilita a visualização das atividades que podem ser executadas, a ordem de execução das mesmas e o responsável por cada execução. Atualmente, a necessidade de maior documentação, padronização e coordenação dos processos de negócio fez aumentar o interesse das organizações pela tecnologia de workflow. Conseqüentemente, diversos modelos para a modelagem do workflow foram desenvolvidos. No entanto, a maioria destes utiliza apenas partes das informações referentes às características estruturais da organização no processo de modelagem. Dessa forma, considerando a importância do conhecimento de tais características estruturais para a modelagem do workflow, este trabalho propõe a identificação e especificação de um conjunto de regras decorrentes de relações estabelecidas entre os as características estruturais da organização e a modelagem do workflow. Como resultado, espera-se obter uma modelagem mais correta e produtiva. Palavras-chave: Estrutura Organizacional e Modelagem de Workflow.

3 3 1. Introdução e Motivação Os primeiros produtos de workflow surgiram no final dos anos 80, sendo utilizados, principalmente, para o roteamento de imagens e documentos eletrônicos. A motivação para o uso do workflow restringia-se à redução no tempo de execução dos processos, fato que ocasionava grande impacto nos custos da organização [SET 00]. Todavia, o maior avanço da tecnologia ocorre no início da década de 90, devido à eficiência que a mesma passa a apresentar para a automatização e controle do fluxo de atividades dos processos de negócio. Atualmente, a necessidade de maior documentação, padronização e coordenação dos processos de negócio está fazendo com que as organizações, considerem, cada vez mais, uma solução de workflow como forma de minimizar tais carências [THO 01]. Conforme [MAT 00], os sistemas de workflow auxiliam as organizações a especificar, executar, monitorar e coordenar o fluxo de trabalho. De acordo com [WMC 99], um workflow é a automatização de um processo de negócio, durante a qual, documentos, informações e/ou atividades são passadas de um participante a outro, a fim de que sejam tomadas ações, de acordo com um conjunto de regras e procedimentos. Segundo [KUN 00], um sistema de workflow possibilita o controle das atividades que devem ser executadas, o conhecimento dos usuários que estão executando cada atividade e uma visão das informações que estas atividades manipulam. Considerando o fato de que os processos de negócio são executados em organizações com características estruturais próprias, em [THO 01] foi realizado um estudo sobre as características estruturais da organização e conceitos de workflow. O estudo identificou, inicialmente, um conjunto de características organizacionais, conforme descrito a seguir: variedade e analisabilidade das atividades de um processo de negócio; formalização, ou seja, intensidade de padronização na definição de uma atividade; centralização ou descentralização da autoridade; tipo de autoridade exercida na organização; forma, sentido e freqüência de comunicação durante a execução dos processos de negócio; intensidade de interdependência entre as unidades organizacionais (departamentos, acessórias, filiais); De acordo com o estudo realizado em [THO 01] e com as abordagens de [DAV 96] e [CHI 97], dependendo do comportamento destas características estruturais é possível classificar tipos específicos de organização. Além disso, a principal conclusão do estudo feito em [THO 01] e, de especial interesse à abordagem do presente Plano de Estudo e Pesquisa, refere-se a possível relação existente entre o comportamento das características estruturais da organização e a estrutura dos processos de workflow. Nos últimos anos, diversos modelos para a modelagem de workflow foram propostos por grupos de pesquisa e fabricantes de software. Alguns destes modelos utilizam, ainda que de forma limitada, o conhecimento sobre as características estruturais da organização no processo de modelagem do workflow. Por exemplo, tanto o Meta-Modelo da WfMC - Workflow Management Coalition [WMC 99] quanto o

4 4 Modelo de Workflow da WIDE - Workflow on Intelligent Distributed database Environment [SAN 97], [SAN 99] e [BAR 99], referenciam o modelo organizacional, visando, principalmente, a identificação dos participantes e papeis do workflow, responsáveis pela execução das atividades. Contudo, nenhum dos modelos para modelagem de workflow, conhecidos pela autora do presente Plano de Estudos e Pesquisa, considera a hipótese de que as características estruturais da organização exercem maior influencia sobre a estrutura dos processos de negócio. Para ilustrar, tal hipótese, pode-se considerar, por exemplo, as organizações A e B caracterizadas, respectivamente, por distribuição centralizada e descentralizada. Na organização A, quando a execução de duas atividades envolver a participação de unidades organizacionais diferentes, é muito provável que o fluxo de execução destas atividades não seja diretamente linear entre as unidades organizacionais. Ou seja, devido à centralização da autoridade, é possível que uma atividade adicional, como uma autorização e/ou avaliação da gerência, seja incluída no fluxo. Todavia, na organização B, este tipo de atividade adicional, dificilmente será necessária, uma vez que os funcionários e, respectivas unidades organizacionais, possuem maior autonomia e poder de decisão. Neste contexto, a realização de um estudo que envolva a identificação e especificação de um conjunto de regras, as quais estabeleçam relações concretas entre as características estruturais da organização e a estrutura dos processos de workflow apresenta-se como um tema de interesse e importância. Além disso, poucos trabalhos encontrados na bibliografia consultada pela autora deste Plano de Estudos e Pesquisa, discutem tal abordagem.

5 5 2. Objetivos e Resultados Esperados O objetivo central deste trabalho é identificar e especificar de maneira, pelo menos formal, um conjunto de regras que representem as relações entre as características estruturais da organização e a estrutura dos processos de workflow. Para a aplicação destas regras na modelagem de workflow será desenvolvido um algoritmo. Dessa forma, a idéia é que se possa determinar ou inferir partes do workflow dependentes das características estruturais da organização. Por outro lado, a utilização de um conjunto de regras que considera as características estruturais da organização no processo de modelagem do workflow pode trazer, importantes benefícios, principalmente, em termos de corretude e produtividade. Ainda que de forma incipiente, salienta-se dois destes benefícios: o projetista, provavelmente realizará a fase análise de forma mais independente do usuário; e (ii) alguns dos problemas de linguagem entre os projetistas do workflow e os usuários poderão ser minimizados..

6 6 3. Metodologia Para atingir-se os objetivos na Seção 2 estão previstas as atividades descritas a seguir. A01 levantamento das características estruturais da organização, os quais influenciam na classificação dos tipos de estrutura organizacional, utilizando o estudo realizado em [THO 01] como ponto de partida; A02 identificação e detalhamento dos elementos inerentes à definição do processo de negócio considerando, principalmente, o meta-modelo de definição de processo da WfMC [WMC 99] e o modelo de workflow da WIDE [SAN 97], [SAN 99]; A03 participação no Seminário de Andamento; A04 elaboração de um relatório parcial 01, cobrindo as informações obtidas na realização das atividades A01 e A02, respectivamente; A05 Identificação das características estruturas da organização levantadas na atividade A01 em processos de negócio e estabelecimento de relações destas, com a estrutura dos processos de workflow; A06 identificação e especificação de um conjunto de regras que dêem suporte à fase de modelagem dos processos de negócio do workflow, utilizando as relações estabelecidas na atividade A05; A07 preparação de um relatório parcial 02 com as regras identificas na atividade A06; A08 proposta de um algoritmo para a aplicação das regras identificas na atividade A06; A09 realização de um estudo de caso, utilizando o algoritmo proposto na atividade A08; A10 preparação do texto final da dissertação por meio da integração e complementação dos relatórios parciais; A11 revisão do texto fina da dissertação.

7 7 4. Cronograma O cronograma para a execução deste trabalho pode ser visualizado na Tabela 1. Os itens deste cronograma são referentes às atividades apresentadas na Seção 3. TABELA 1 Cronograma de atividades para o desenvolvimento da dissertação Atividade Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov A01 x x x A02 x x x A03 x A04 x A05 x x x A06 x x x A07 x A08 x x x A09 x x A10 x x x A11 x

8 8 Bibliografia [BAR 99] BARESI, L.; CASATI, F.; CASTANO, S.; CERI, S. WIDE Workflow Development Methodology. Milano: University of Twente, (WIDE Document [CHI 97] CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração. 5. ed. São Paulo: Makron Books, [DAV 96] [KUN 00] [MIN 95] DAVIS, Margaret R.; WECKLER, David A. A Practical Guide To Organization Design. Boston: Crisp Publications, 1996 KUNDE, Graziela F. Evolução de Esquemas Conceituais em Workflow. Porto Alegre: PGCC da UFRGS, (Dissertação). MINTZBERG, Henry. Criando Organizações Eficazes: Estruturas em cinco configurações. São Paulo: Atlas, [MAT 00] MATSUDA, Kelcy Mayumi. Análise de Problemas para a Implantação de Workflow. São Paulo: Universidade de Campinas (UNICAMP), Dissertação de Mestrado. [ROB 00] [SAN 97] [SAN 99] [SET 00] [THO 00] [THO 01] ROBBINS, Stephan P. Administração Mudanças e Perspectivas. São Paulo: Saraiva, SÁNCHEZ, G. The WIDE workflow model and language. WIDE Document SÁNCHEZ, G. The WIDE Project: Final Report. WIDE Document SETTI, Mariângela et. al. Projeto Businebpress: Um Workflow para Web, Modular e Integrável. Curitiba: Universitária Champagnat. In: International Symposium on Knowlegment Management / Document Management (ISKM-DM2000), 2000, p THOM, Lucinéia H.; IOCHPE, Cirano; GUS, Ida; VICARI, Simone. Desenvolvimento de Sistemas de Workflow Considerando Fatores Humanos e a Análise da Dinâmica Organizacional. Curitiba: Universitária Champagnat. In: International Symposium on Knowlegment Management / Document Management (ISKM- DM2000), 2000, p THOM, Lucinéia H. Estabelecendo Relações entre Estrutura Organizacional emodelagem de Workflow. Porto Alegre: PGCC da UFRGS, (TII).

9 9 [BAR 95] [WMC 99] BARTHELMES, Paulo; WAINER, Jacques. WorkFlow Systems: a few definitions and a few suggestions. Disponível por WORKFLOW MANAGEMENT COALITION. Terminology & Glossary. Bruxelas, Feb p. Disponível por Lucinéia Heloisa Thom Mestranda Prof. Dr. Cirano Iochpe Orientador

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