Documento técnico ERP de última geração Estará na altura de mudar a sua perceção?

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1 Documento técnico ERP de última geração Estará na altura de mudar a sua perceção? Muitas empresas não se apercebem das vantagens dos sistemas ERP, devido à perceção de implementação difícil e dispendiosa. Mas não é necessariamente assim

2 Índice Sumário 3 Perceções do ERP 3 Grandes projetos de TI: um histórico de fracassos 4 O ERP revisitado 6 ERP de primeira geração 9 As perceções antigas são difíceis de eliminar 10 ERP a última geração 11 Conclusão 12 Sobre o patrocinador, a Sage 14 Este documento é propriedade da Incisive Media. É proibido reproduzir e distribuir esta publicação sob qualquer forma sem permissão prévia por escrito. Sage Todos os direitos reservados - sociedade anónima com capital social de Sede social: Edifício Olympus II, Av. D. Afonso Henriques, º andar Matosinhos - As informações incluídas neste documento podem ser alteradas sem aviso prévio. Os logótipos, nomes de produtos ou de sociedades que não pertençam à Sage e que sejam referidos neste documento são utilizados apenas para efeitos de identificação e podem ser marcas registadas dos respetivos proprietários - Créditos fotográficos: Fotolia, Kerry Harrison - S734_MME

3 Sumário De acordo com um inquérito feito pela Computing a mais de 120 decisores empresariais, as organizações que implementaram um sistema ERP apresentam menos duplicação de trabalho e menos desperdício de tempo de uma maneira geral. Apresentam também relatórios financeiros melhorados e mais disponibilidade de informação na organização como um todo, em vez de existirem várias versões da verdade. Ou seja, os sistemas ERP melhoram substancialmente a eficiência operacional e a gestão da empresa como um todo. Então por que motivo este tipo de organizações rejeitaria implementar este tipo de aplicação? A resposta reside em perceções ultrapassadas. O Sistema Integrado de Gestão Empresarial (ERP) tem sido visto por muitos decisores das áreas de TI como dispendioso, exigente em termos de recursos e propenso à ocorrência de erros. Geralmente, pensa-se que o ERP é a parte típica dos grandes projetos de TI que falha em termos de custos devido à especificação e gestão de projeto inadequadas. O objetivo deste inquérito é compreender se as perceções negativas do ERP se baseiam em implementações legadas, e estabelecer os desafios apresentados por estes sistemas ERP legados. Este documento apresenta uma discussão detalhada das conclusões do inquérito que apontam para uma perceção comum do ERP enraizada no passado. Discutimos alguns dos benefícios constatados por aqueles que implementaram o ERP com sucesso, e a forma como o ERP de última geração evoluiu até estar acessível a um mercado mais abrangente através de plataformas de entrega mais flexíveis. Iremos determinar de que forma a perceção de que os projetos ERP são dispendiosos e propensos a falhas pertence de facto ao passado. Perceções do ERP Quando implementadas adequadamente, as soluções ERP podem ajudar a mitigar muitos dos problemas de TI que afligem as empresas modernas, juntando dados de diversas origens, fomentando uma comunicação mais eficaz entre departamentos e fornecendo uma melhoria na tomada de decisão estratégica, e na agilidade organizacional. Até aqui, tudo bem. No entanto, muitos profissionais de TI veem o ERP com algum ceticismo, na melhor das hipóteses. E é fácil perceber porquê. Os projetos de implementação do ERP têm uma história invulgar. A maior parte dos gestores de TI, quando questionados, lembram-se provavelmente de vários exemplos marcantes de projetos ERP de muitos milhões de libras que não corresponderam às expectativas. Mais de uma vez, os fornecedores ERP viramse perante o tribunal a defenderem-se de acusações de venda enganosa, violação de propriedade intelectual ou orçamento em falta e prazos críticos. Estes fracassos amplamente divulgados deram origem a uma perceção comum de que os projetos ERP são exatamente o tipo de grandes projetos de TI propensos a sofrer aumentos do escopo e a descontrolar-se, resultando em gastos excessivos em grande escala. Normalmente, os profissionais de TI veem os projetos ERP como prováveis candidatos a serem entregues tardiamente ou abandonados a meio do processo devido aos custos agravados. Mais de uma organização implementou a tecnologia ERP que, no momento em que realmente entrou em funcionamento, já estava obsoleta

4 Grandes projetos de TI: um histórico de fracassos Para se perceber o motivo pelo qual, historicamente, os projetos ERP tiveram uma taxa de insucesso tão elevada, é necessário dar um passo atrás e olhar para os projetos de TI de grande escala como um todo. De acordo com uma investigação publicada pela Universidade de Oxford em 2011, os projetos de TI têm uma probabilidade 20 vezes maior de falhar no prazo de entrega e no orçamento que outros projetos empresariais. Porquê? A Computing falou com 120 decisores empresariais e de TI para determinar as suas opiniões sobre o motivo pelo qual os grandes projetos de TI como o ERP parecem mais arriscados do que quaisquer outros. Pedimos aos inquiridos que especificassem o resultado do projeto de TI de larga escala mais recente em que tivessem estado envolvidos. A boa notícia é que a clara maioria dos inquiridos (53%) referiu que esses projetos tinham sido concluídos dentro do prazo e do orçamento. E 12% afirmaram que os projetos ainda estavam em curso, conforme planeado. No entanto, para um número de inquiridos o cenário não foi assim tão positivo, já que 15% referiram que projeto tinha sido entregue tardiamente e tinha ultrapassado o orçamento. Outros 9% estavam envolvidos em projetos ainda em curso, mas que já tinham ultrapassado o prazo e o orçamento. Talvez o mais preocupante seja o facto de 5% terem referido que os projetos tinham sido abandonados e apenas tinham sido entregues as fases iniciais ou absolutamente nada. A Computing pediu aos que tiveram resultados longe do ideal para classificarem os motivos pelos quais, na sua opinião, estes projetos não tiveram sucesso. Os resultados estão na Figura 1 (próxima página). Sem sombra de dúvidas, o grande motivo empresarial/financeiro apresentado como sendo a razão do fracasso foi o facto de os requisitos e objetivos empresariais não serem adequadamente especificados no princípio. Dos inquiridos, 68% afirmaram que esta foi a primeira ou a segunda razão mais importante para o fracasso. O maior problema seguinte relacionado com o negócio foi a duração irrealista, um problema colocado em primeiro ou em segundo lugar na lista por 47% dos inquiridos. Como seria de esperar, mais de um terço dos inquiridos (37%) referiram ainda que os orçamentos não eram suficientes para fazer face às contingências. Os motivos do insucesso representados no gráfico inferior na Figura 1 referem-se mais a indivíduos. Dos inquiridos, uma sólida percentagem de 69% referiu que o aumento do escopo foi fundamental para o fracasso dos seus projetos, e 55% afirmaram que a sobrecarga de trabalho que o pessoal de TI enfrenta diariamente fez com que simplesmente não houvesse tempo para este projeto em particular. Além disso, 45% concluíram que indivíduos específicos frustraram o progresso

5 Motivos para o fracasso de grandes projetos de TI Motivos pessoais e relacionados com a gestão Aumento do escopo Sobrecarga diária de trabalho administrativo imposta à equipa de TI Progresso frustrado por indivíduos Simplesmente perdeu importância Légende Mais importante Menos importante Motivos pessoais e relacionados com a gestão

6 Os motivos mais frequentemente indicados para o fracasso a especificação inadequada de objetivos do projeto, o aumento do escopo, a duração e orçamento irrealistas estão diretamente relacionados. O planeamento deficiente do projeto no início conduz diretamente a uma falta de realismo nos momentos de discussão de orçamentos e prazos. Por que motivo isto é tão frequente? Talvez a resposta resida na estrutura das próprias empresas. Os projetos podem começar bem estruturados em termos de contingências e de custos. No entanto, o processo de aprovação destes projetos por parte dos responsáveis pelo orçamento significa invariavelmente que estes custos têm de ser cortados várias vezes. Quando se chega a acordo sobre um número, as expectativas irrealistas já estão estabelecidas por terceiros e partes interessadas. Nesta altura, a combinação de expectativas, orçamentos e durações irrealistas sem contingência faz com que o fracasso seja uma inevitabilidade. A afirmação acima ganha ainda mais peso com as respostas dadas a uma outra questão. A Computing pediu a todos os inquiridos envolvidos num projeto de TI de larga escala (com sucesso ou não) que classificassem os motivos pelos quais o sucesso do projeto se atribuiu ao software, e os motivos pelos quais se atribuiu à metodologia de implementação. Dos inquiridos, 56% indicaram a metodologia de implementação como principal responsável pelos resultados do projeto, e não o software em si. Apenas 44% referiram que o software tinha mais importância do que o processo em si. No total, 94% dos inquiridos afirmaram que as decisões tomadas no início do processo de implementação eram a chave para o resultado do projeto, ou bastante importantes. Embora não seja possível separar completamente o produto do processo (afinal, os fornecedores desempenham um papel importante na especificação de um projeto e na definição de expectativas, orçamentos, etc.), é interessante observar o significado que os nossos inquiridos atribuem aos seus próprios processos e pessoal. Nenhum dos inquiridos que afirmou que o seu projeto tinha fracassado culpou especificamente o fornecedor pelo resultado. O ERP revisitado As conclusões acima explicam, em grande parte, a razão pela qual os projetos ERP, tipicamente os grandes projetos de TI, têm uma reputação duvidosa. Contudo, felizmente nem todos os projetos ERP estão marcados pelo fracasso. A Computing perguntou se os inquiridos se tinham aventurado a implementar o ERP. De facto, 59% fizeram-no com sucesso, e estavam a obter benefícios bastante reais (Fig. 2, próxima página)

7 De que forma o sistema ERP teve impacto no seu negócio? Menos duplicação e desperdício de tempo de uma maneira geral : 61 % Relatórios financeiros melhorados : 56 % Informação disponível em toda a organização como um todo, em vez de existirem "várias versões da verdade : 54 % Comunicação e processos mais bem alinhados entre departamentos : 47% Fluxo de caixa e liquidez melhorados, por exemplo antiguidade reduzida da dívida, etc : 44 % Gastos de TI otimizados menos integração de vários pacotes de software, custos reduzidos de armazenamento devido a duplicação, etc. : 40 % Redução das despesas financeiras globais : 38 % Melhor gestão de pagamentos nas operações globais, como o estabelecimento de centros de pagamento individuais : 33 % Execução mais eficiente das folhas de pagamentos : 29 % Maior flexibilidade dos processos : 25 % Análise empresarial que facilita a tomada de decisões estratégica : 24 % Teve um resultado negativo : 0 % Outro : 6 % *Os inquiridos tinham a possibilidade de selecionar mais de uma resposta. De que forma o sistema ERP teve impacto no seu negócio As vantagens mais percetíveis incluíam a redução da duplicação e do desperdício de tempo de uma maneira geral (61%), relatórios financeiros melhorados (56%) e melhoria na visibilidade da informação em toda a organização como um todo, em vez de existirem várias versões da verdade (54%). Um número significativo de inquiridos estava ainda a tirar partido de uma melhoria nas comunicações e processos entre departamentos (47%) e dos benefícios bastante tangíveis do fluxo de caixa e liquidez melhorados (44%), dos gastos com TI otimizados devido a fatores como custos reduzidos de armazenamento (40%) e de uma redução das despesas financeiras globais (38%). Embora tivessem tido oportunidade de o dizerem, nenhum dos nossos inquiridos afirmou que o ERP tinha tido um impacto negativo no seu negócio

8 Quais são as principais barreiras ao ERP na sua organização? Falta de tempo/recursos disponíveis para implementação e formação : 38 % Não é necessário/relevante para nós enquanto organização : 33 % Preocupações relativamente à implementação os projetos ERP não têm propriamente um historial de entregas dentro do prazo e do orçamento : 24 % Restrições gerais de orçamento : 22 % Preocupações relativamente à personalização : 15 % As expectativas da administração relativamente a um projeto ERP com o orçamento atribuído são irrealistas : 15 % Preocupações relacionadas com bases de dados : 6 % Nenhuma : 9 % *Aucun système ERP n était en place dans l entreprise des personnes ayant répondu à cette question ; plusieurs réponses étaient acceptées. Quais são as principais barreiras ao ERP na sua organização? Apesar de um grande número de organizações estar a poupar dinheiro graças ao ERP, um número significativo de empresas ainda não se convenceu dos seus méritos. A Computing perguntou aos que ainda não tinham experimentado o ERP o que os estava a desencorajar. Os resultados aparecem na Figura 3. O insucesso dos grandes projetos de TI está claramente bem presente nas mentes destes inquiridos, já que 38% afirmaram que tiveram falta de tempo e de recursos para implementação e/ou formação. 24% afirmaram ter tido preocupações gerais relativamente à implementação. Outros 33% simplesmente não viram necessidade de implementar o ERP nas suas organizações. Com base nas objeções indicadas pelos inquiridos, torna-se evidente que a perceção do ERP como um projeto dispendioso, moroso e possivelmente sem fim à vista e propenso a falhas está bastante presente e generalizada. No entanto, talvez esta perceção esteja um pouco ultrapassada, uma vez que mais de metade dos inquiridos implementou o ERP com sucesso e está a tirar partido das suas vantagens

9 ERP de primeira geração É provável que os inquiridos que veem o ERP como um desastre prestes a acontecer tenham sido influenciados pelos fracassos amplamente divulgados do ERP de primeira geração. A maioria dos inquiridos que tem o ERP implementado e que tem uma opinião positiva implementou o ERP há relativamente pouco tempo, sendo que 46% o fizeram há menos de 3 anos, e 38% afirmam ter realização a implementação entre 3 e 5 anos. Nestes casos, embora o seu desempenho fosse ainda razoável, o ERP mostrava já alguns sinais de estar desatualizado. Em 16% dos casos, a implementação tinha sido feita há mais de 5 anos e estava a tentar acompanhar os requisitos empresariais atuais. A Computing pediu aos inquiridos com implementações legadas do ERP que enumerassem alguns dos desafios que estavam a enfrentar. No topo da lista, surgiu a dificuldade de gerir e dimensionar o código personalizado que era geralmente necessário nas primeiras instalações ERP. Em 32% dos casos, os inquiridos afirmaram que o seu negócio tinha continuado a crescer e que o ERP simplesmente não tinha conseguido acompanhar o ritmo. Outros sentiram-se frustrados por não terem funções e funcionalidades mais recentes, enquanto 22% tinham uma plataforma ou base de dados operacional a suportar o seu ERP que já não era suportada, o que quer dizer que será necessária uma atualização. Uma percentagem semelhante estava a lutar para gerir e dimensionar aplicações de terceiros, ou enfrentava uma falta de pessoal especializado para manter o seu sistema ERP. Uma incapacidade de adaptação aos requisitos de uma força de trabalho mais móvel foi referida por 20% dos inquiridos. É evidente que muitas das implementações de primeira geração do ERP estão a lutar para acompanhar as tendências e ambientes empresariais em rápida evolução, como por exemplo a generalização do consumo de produtos de TI. Subsequentemente, há bastantes argumentos a favor da atualização de sistemas ERP legados. Se o ERP já não tem capacidade para desempenhar as tarefas necessárias, o efeito no moral dos empregados que lutam para fazer o seu trabalho poderá ser significativo. O pessoal poderia perder-se, tal como os clientes atingidos por níveis de serviço reduzidos. Além dos custos de substituir empregados e clientes perdidos, as organizações com um sistema ERP deficiente enfrentam ainda custos de manutenção e de códigos de personalização elevados a um nível que lhes permita acompanhar os novos processos empresariais. A determinada altura, o custo e o risco de manter o sistema antigo tornam-se superiores ao custo e risco de atualizar. Talvez seja este o motivo pelo qual, quando questionados pela Computing sobre se planeavam atualizar o seu ERP este ano, 22% dos inquiridos tenham respondido afirmativamente. Se considerarmos que apenas 54% dos inquiridos com ERP tinham uma implementação com mais de 3 anos, e que os 22% que atualizaram no total terão sido retirados deste grupo de inquiridos, a proporção de inquiridos que atualizou é na realidade superior ao que se julgava inicialmente

10 Quais são as principais barreiras à atualização na sua organização? As perceções antigas são difíceis de eliminar. A Computing perguntou aos inquiridos que não estavam a planear atualizar os seus sistemas ERP legados quais eram as barreiras à atualização (Fig. 4). Restrições gerais de orçamento : 56 % Não há necessidade para tal ao nível da administração : 41 % Falta de tempo/recursos disponíveis para implementação e formação : 31 % Preocupações relativamente à implementação a nossa última implementação do ERP foi difícil : 22 % Preocupações relativamente à personalização : 19 % As expectativas da administração relativamente a o que pode ser realizado por um projeto ERP com o orçamento atribuído são irrealistas : 13 % Preocupações relacionadas com bases de dados : 3 % Outros : 16 % **Os inquiridos que responderam a esta questão tinham sistemas ERP com mais de 3 anos, mas não planeavam atualizá-los; os inquiridos tinham a possibilidade de selecionar mais de uma resposta Quais são as principais barreiras à atualização na sua organização? As respostas dadas ilustram que a perceção do ERP como sendo de implementação dispendiosa e exigente em termos de recursos continua bastante enraizada. Para a grande maioria (56%), as restrições de orçamento impossibilitavam a atualização, e 41% afirmaram que ao nível da administração não havia necessidade para uma atualização. No caso de 31% dos inquiridos, foi referida uma falta de tempo e recursos para implementação e formação, sendo que 22% ainda estavam presos à memória da má experiência que tinham tido na sua última implementação do ERP. Em 19% dos casos, havia também preocupações relativamente à personalização

11 ERP a última geração Como forma de fazer face à perceção generalizada do ERP como o projeto que provavelmente irá fracassar, alguns fornecedores subiram a parada. A seleção dos fornecedores nunca foi tão crucial para o sucesso de qualquer projeto ERP como o é agora. Qualquer potencial fornecedor ERP deverá ser capaz de oferecer mais do que um produto ERP, com diferentes soluções à medida das necessidades do cliente, sem que o cliente seja obrigado a fazer alterações para se ajustar ao ERP. Deve ser dada ênfase à facilidade de implementação e à flexibilidade ao longo da vida do ERP. Além de produtos ERP mais tradicionais, os fornecedores criativos estão a combinar forças para criar aplicações que permitam às organizações implementarem o ERP sobre uma base de dados de classe empresarial, numa unidade fácil de gerir. Isto significa que existe um único ponto de contacto para efeitos de suporte um fator chave na redução do risco nas implementações do ERP. Uma única aplicação ERP é ainda significativamente menos dispendiosa do que uma arquitetura ERP mais tradicional, quer em termos de pagamentos iniciais, quer em termos de custo total de propriedade a um prazo mais alargado. Questionados acerca das suas estratégias, 38% dos inquiridos queriam implementar a utilização do software e hardware mais recentes. Uma percentagem semelhante (36%) afirmou que a sua estratégia era a gestão de risco contra a obsolescência de bases de dados e sistemas operativos subjacentes. No caso de 31%, tinham uma estratégia global de utilizar uma força de trabalho móvel. Este último aspeto é um ponto interessante, já que a mesma proporção de sistemas ERP podia ser acedida através de smartphones e tablets, de acordo com o inquérito. Considerando as tendências atuais, ambos os números irão certamente aumentar. A explosão da utilização dos meios sociais com fins empresariais está fortemente ligada ao aumento de dispositivos móveis. Apenas 10% dos inquiridos com ERP referiram que o seu sistema se podia integrar com os meios sociais. O aumento do número de dispositivos móveis pessoais e a utilização dos meios sociais são duas tendências relacionadas que permitem às empresas melhorarem significativamente a sua produtividade e assistência ao cliente. A última geração de ERP permite aos clientes integrarem estas tendências e tirar partido das suas vantagens. É evidente que, com os parceiros certos, o ERP pode ser significativamente menos dispendioso e menos arriscado de empreender do que os sistemas de há 5 anos ou mais. Além de ser mais fácil de implementar, o ERP evoluiu de outras formas. Mais frequentemente do que se pensa, o aprovisionamento de software faz parte de uma estratégia mais ampla de Sistemas de Informação (SI). O ERP também evoluiu na forma como pode ser disponibilizado às organizações empresariais. Cada vez mais empresas se estão a voltar para a nuvem para conseguirem aplicações a um custo previsível e com menos risco para si próprias. A Computing perguntou: Os seus planos de implementação do ERP ou o seu desenvolvimento em curso incluem a nuvem? As respostas encontram-se na Figura

12 Os seus planos de implementação do sistema ERP ou o seu desenvolvimento em curso incluem a nuvem? Não Em fase de discussão 36 % 27 % 18 % 19 % Sim N/A não estamos a considerar implementar o ERP Os seus planos de implementação do sistema ERP ou o seu desenvolvimento em curso incluem a nuvem?

13 Conclusão Mais de metade dos inquiridos (55%) respondeu afirmativamente, ou seja, a nuvem já constava dos seus planos ou estava ainda a discutir o assunto. Este número é significativo, e é fácil perceber o motivo pelo qual a nuvem é uma forma atrativa de obter o ERP. A Computing concluiu que quanto mais antiga é a implementação do ERP, maior é a probabilidade de a sua perceção ser negativa. Estas implementações do ERP de primeira geração eram os projetos que por vezes falhavam tão redondamente. O ERP na nuvem elimina muitas das despesas iniciais tradicionalmente associadas a este tipo de soluções, já que o cliente não tem de fornecer a arquitetura. A implementação tornase muito mais fácil e os riscos de o projeto fugir do controlo são bastante reduzidos. Os Contratos de Nível de Serviço (SLA) transferem o risco de não entrega do cliente para o fornecedor. Dadas as vantagens que o ERP na nuvem pode trazer às organizações empresariais, se o seu ERP não está disponível através de um modelo na nuvem, talvez esteja na altura de avaliar um modelo deste tipo. A Computing propôs-se a compreender o motivo pelo qual os grandes projetos de TI, e o ERP em particular, por vezes falhavam em termos de prazos ou ao nível global. Segundo os nossos inquiridos, a especificação inadequada de objetivos do projeto, o aumento do escopo, a duração e orçamento irrealistas contribuíram para o fracasso de determinados projetos. No entanto, a maioria concretizou o ERP com sucesso, tirando partido de algumas vantagens tangíveis como um fluxo de caixa melhorado e, consequentemente, despesas reduzidas com as TI. Contudo, a nova geração do ERP evoluiu. Novas versões do ERP podem ser fornecidas em aplicações integradas ou através da nuvem, para reduzir os riscos e os custos inerentes às versões anteriores, que normalmente se baseavam em vários fornecedores e parceiros. O ERP de última geração pode fazer parte de uma estratégia mais ampla de SI para permitir práticas de trabalho mais flexíveis através de um sistema informáticomóvel, por exemplo, permitindo assim ganhos de produtividade. Os meios sociais podem ser integrados no ERP, dando uma vista de 360 graus dos clientes, o que simplesmente era impossível anteriormente. É muito simples, o ERP seguiu em frente. Se é uma das organizações que ainda considera o ERP um potencial desastre, poderá estar na altura de pensar duas vezes

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