PROGRAMA DE EXTENSÃO UNIVERSITÁRIA PROEXT 2015 MEC/SESu

Transcrição

1 PROGRAMA DE EXTENSÃO UNIVERSITÁRIA PROEXT 2015 MEC/SESu

2 SUMÁRIO 1. Introdução Contratação de serviços de terceiros, pessoa física ou jurídica Compra de material de consumo ou permanente Pedidos de materiais de consumo do estoque Diárias e passagens aéreas Reembolso de despesas viagens de estudantes Materiais de divulgação Recarga de cartucho Auxílio financeiro aos estudantes Solicitação de transportes Controle dos saldos e acompanhamento Relatórios e SISPROEXT Calendário Atendimento...9

3 1. INTRODUÇÃO Os critérios para utilização dos recursos financeiros destinados ao PROEXT 2015 serão, em sua maioria, os mesmos adotados na execução dos Recursos Financeiros da União, com algumas particularidades que serão abordadas a seguir. Os coordenadores dos programas/projetos PROEXT serão cadastrados nos sistemas da Universidade Federal de Viçosa, como usuário, em uma gestora denominada pex e, para acesso, deverá usar sua matrícula da UFV (sem o dígito), seguido do termo pex. A senha inicial será a mesma utilizada nos sistemas da UFV, que poderá ser alterada, a critério do coordenador, utilizando-se o campo Alterar Senha de qualquer um dos sistemas. Os coordenadores também serão cadastrados no SCDP Sistema de Concessão de Diária e Passagens ( como solicitante. Para acesso, deverá usar o CPF e a senha encaminhada pelo próprio sistema. O acesso aos sistemas será único por projeto/programa, cabendo à coordenação a permissão dos demais membros. 2. CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS DE TERCEIROS, PESSOA FÍSICA OU JURÍDICA As solicitações deverão ser feitas da seguinte forma: Acessar o site da UFV ( Clicar no link serviços e sistemas sistemas disponíveis Diretoria de Material Clicar na opção Compras/estoque fazer o login (matrícula UFV seguida do termo pex) Clicar em Nova solicitação No campo Natureza da Despesa escolher Prestação de Serviços. No campo Fonte de Recurso escolher PROEXT. Nos campos Interessado Recebedor, Contato e informar os dados do solicitante. No campo Interessado informar o nome do coordenador do projeto/programa. Autorizar as solicitações como coordenador e, no campo Justificativa, informar o título do projeto ou programa.

4 3. COMPRA DE MATERIAL DE CONSUMO OU PERMANENTE As solicitações deverão ser feitas da seguinte forma: Acessar o site da UFV ( Clicar no link serviços e sistemas sistemas disponíveis Diretoria de Material Clicar na opção Compras/estoque fazer o login (matrícula UFV seguido do termo pex) Clicar em Nova solicitação No campo Natureza da Despesa escolher Material Permanente ou Material de Consumo, conforme o caso. No campo Fonte de Recurso, escolher PROEXT. Nos campos Interessado Recebedor, Contato e , informar os dados do solicitante. No campo Interessado, informar o nome do coordenador do projeto/programa. Autorizar as solicitações como coordenador e, no campo Justificativa, informar o título do projeto ou programa. 4. PEDIDOS DE MATERIAIS DE CONSUMO DO ESTOQUE As solicitações deverão ser feitas da seguinte maneira: Acessar o site da UFV ( Clicar no link serviços e sistemas sistemas disponíveis Diretoria de Material Clicar na opção Compras/estoque fazer o login (matrícula UFV seguido do termo pex) Clicar em Nova solicitação No campo Natureza da Despesa escolher Material de Consumo. No campo Fonte de Recurso, escolher PROEXT. Nos campos Interessado Recebedor, Contato e , informar os dados do solicitante. No campo Interessado, informar o nome do coordenador do projeto/programa. Autorizar as solicitações como coordenador e, no campo Justificativa, informar o título do projeto ou programa.

5 5. DIÁRIAS E PASSAGENS AÉREAS As solicitações deverão ser feitas no Sistema de Concessão de Diárias e Passagens SCDP, endereço www2.scdp.gov.br. Para acesso, o coordenador deverá usar o número do CPF e a senha encaminhada pelo sistema. No campo Motivo da Viagem, informar a justificativa da viagem e o título do projeto/programa. É permitido o pagamento de diárias e passagens a professores pertencentes ao quadro da UFV ou à administração federal, vinculado ao objeto do projeto/programa. É proibida a aplicação de recursos para participação em eventos internacionais. Obs.: Não solicitar diárias para os estudantes, suas viagens serão pagas por meio de reembolso de despesas. 6. REEMBOLSO DE DESPESAS VIAGENS DE ESTUDANTES O reembolso deverá ser solicitado por meio de abertura de um processo no departamento, contendo os seguintes documentos: Ofício com a justificativa das despesas e dados dos estudantes (Anexo 1). Documentos fiscais de comprovação de despesas como bilhetes de passagens rodoviárias, notas fiscais de hospedagens, de alimentação, comprovantes de inscrição em eventos etc. Cópias de certificados ou de atas de reuniões. Programação do evento ou da reunião, cartazes, folhetos etc. Encaminhar o processo à Pró-Reitoria de Extensão e Cultura para autorização, que posteriormente encaminhará à Diretoria Financeira (DFN) para pagamento. Anexo 1 - Modelo de ofício 7. MATERIAIS DE DIVULGAÇÃO O Coordenador deverá encaminhar a arte do material a ser confeccionado à Divisão Gráfica, que fará o orçamento e lançamento no sistema da UFV.

6 Posteriormente, encaminhar à Pró-Reitoria de Extensão e Cultura, via , a arte e o orçamento para autorização no sistema, informando o título do projeto ou programa PROEXT. Obs.: Conforme item 14 do edital PROEXT, as publicações e/ou quaisquer outros meios de divulgação dos trabalhos realizados e de seus resultados deverão citar, obrigatoriamente, o apoio do MEC: Programa/Projeto realizado com o apoio do PROEXT MEC/SESu. A menção ao apoio recebido pelo edital não poderá conter slogans, logos, marcas e tudo que possa constituir sinal distintivo de ação de publicidade objeto de controle da legislação eleitoral. As publicações deverão observar as normas da Secretaria de Comunicação Social da Presidência da República Secom, disponíveis no site 8. RECARGA DE CARTUCHO Solicitar pelo pec@ufv.br, informando a quantidade e o modelo dos cartuchos. Após o lançamento e aprovação no sistema, a Pró-Reitoria de Extensão e Cultura informará ao coordenador o número da solicitação, sendo o mesmo responsável pelo envio dos cartuchos vazios à DTI Diretoria de Tecnologia da Informação. 9. AUXÍLIO FINANCEIRO AOS ESTUDANTES Para recebimento do auxílio financeiro, o estudante deverá ser cadastrado junto à Pró-Reitoria de Extensão e Cultura e suas frequências atestadas, mensalmente, pelo coordenador. O cadastro deverá ser feito por meio de envio do formulário Cadastro de Estudantes (Anexo 2), até o primeiro dia útil do mês em que iniciarão os trabalhos e a frequência pelo envio do formulário Atestado de Frequência (Anexo 3), até o penúltimo dia útil de cada mês. Anexo 2 Modelo de cadastro de estudantes Anexo 3 Modelo de atestado de frequência

7 10. SOLICITAÇÃO DE TRANSPORTES 1.1. Via sistema da UFV. Acessar o site da UFV ( Clicar no link serviços e sistemas sistemas disponíveis Divisão de Transporte Clicar na opção Requisição de Veículos fazer o login (matrícula UFV seguido do termo pex) Selecionar o tipo da nova requisição (RQT1, RQT2 ou Linha) e OK. No campo Fonte de Recurso, escolher PROEXT. No campo Finalidade, informar o motivo da viagem e o título do projeto ou programa. Atentar para os prazos estabelecidos pela Pró-Reitoria de Administração (comunicado PAD anexo 4). Considerar a diária do motorista Via empresas terceirizadas As viagens nos finais de semanas, feriados e dias santos serão atendidas com veículos terceirizados. Para requisitá-los, utilizar os formulários disponíveis no site da Pró-Reitoria de Orçamento e Planejamento: e as orientações e custos estabelecidos pela Pró-Reitoria de Administração (Anexo 5 Custo de veículo terceirizado) Preencher o formulário Requisição de Locação de Veículos Automóvel ou Requisição de Locação de Veículos Van e Microônibus ou Requisição de Locação de Veículos Ônibus, conforme o caso. No campo órgão preencher com o nome do departamento; No campo sigla do órgão gestor, preencher com PEC. No campo finalidade, informar a justificativa da viagem e o título do projeto ou programa. O Coordenador do projeto deverá assinar no campo Assinatura e Carimbo do Dirigente do Órgão Solicitante.

8 Encaminhar à Pró-Reitoria de Extensão e Cultura para aprovação e posterior envio à PAD. 11. CONTROLE DOS SALDOS E ACOMPANHAMENTO O saldo será controlado pela Pró-Reitoria de Extensão e Cultura por meio da Planilha de Controle PROEXT, enviada mensalmente ao Coordenador do projeto/programa para acompanhamento. 12. RELATÓRIOS E SISPROEXT Alterações na proposta As alterações na proposta são feitas diretamente no SISPROEXT, em caso de dúvidas no uso da plataforma entrar em contato com Thulio Dantas, pelo thulio.dantas@mec.gov.br ou pelo telefone (61) Relatórios de acompanhamento e final O coordenador deverá elaborar os relatórios de acompanhamento e final de atividades e encaminhar via SISPROEXT ( ao MEC/SESu/DIFES com os anexos que forem exigidos na plataforma. Caso seja exigido como anexo um parecer da PEC, ANTES de enviar o relatório pelo sistema, salve uma cópia em PDF e envie ao NAPE, por . Após análise, a PEC emitirá parecer que deverá ser anexado ao relatório e só então deverá ser enviado. Prazos para envio Acompanhamento: após a execução de 50% do cronograma do Programa/Projeto Final: até um mês após a finalização do Programa/Projeto. 13. CALENDÁRIO 1. Adequação das rubricas: 06/03/ Solicitação de compra de materiais de consumo e permanente e de serviços pessoas jurídica e física: Observar prazo estabelecido pela Portaria de Encerramento do exercício orçamentário e financeiro de 2015 da UFV. 3. Solicitação de troca de rubricas: até 31/07/2015, condicionada à disponibilidade de recursos.

9 14. ATENDIMENTO Pró-Reitoria de Extensão e Cultura - pec@ufv.br Sandra Aparecida Pinheiro Coelho, ramal Josias Reis de Arruda, ramal Monalisa Heleno Carneiro Mota, ramal Núcleo de Apoio a Projetos - nape@ufv.br Ivani Soleira Gomes, ramal Thales Henrique Dutra, ramal

10 Anexo 1 Modelo de Ofício UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIÇOSA CENTRO DE CIÊNCIAS xxxxxxxxxxxxxxxx DEPARTAMENTO xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Ofício nº Viçosa, 00 de xxxxxxx de Senhor Pró-Reitor: Solicitamos a Vossa Senhoria reembolso de (passagens, alimentação, hospedagem etc.) aos estudantes abaixo relacionados pela participação no evento ou reunião (...), realizado(a) no dia (...) na cidade de.... Tais atividades fazem parte das propostas previstas no projeto PROEXT/SESU/2015: Título do Projeto/Programa. Dados para reembolso: Nome CPF Agência Total Atenciosamente, Nome do Professor Coordenador do Projeto/Programa Ao Senhor Clóvis Andrade Neves Pró-Reitor de Extensão e Cultura Conta Banco Valor

11 Anexo 2 Modelo de Formulário de Cadastro UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIÇOSA PRÓ-REITORIA DE EXTENSÃO E CULTURA EDITAL PROEXT 2015 MEC/SESU FORMULÁRIO DE REGISTRO DE AUXÍLIO FINANCEIRO (ESTE FORMULÁRIO NÃO PODERÁ SER PREENCHIDO À MÃO) 1-Título do programa/projeto: 2-Coordenador (nome e matrícula na UFV): 3-Departamento/Unidade Acadêmica/Setor: 4-Fone: Outras informações, se necessário: INFORMAÇÕES DO ESTUDANTE 8-Nome completo: 9-CPF: 10-Documento de identidade: 11-Órgão expedidor: 12- Data de expedição: 18-Número da conta corrente (*) 19- Banco e número da agência bancária 20-Endereço residencial: 21-Telefone residencial ou celular: Curso: 24- Número de matrícula: (*) Conta corrente poderá ser de qualquer estabelecimento bancário. Conta Poupança apenas da Caixa Econômica Federal ou Banco do Brasil. Viçosa, de de Assinatura do(a) Bolsista Assinatura do(a) Coordenador(a)

12 Anexo 3 Modelo de Atestado de Frequência UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIÇOSA CENTRO DE CIÊNCIAS xxxxxxxxxxxxxxxx DEPARTAMENTO xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ATESTADO DE FREQUÊNCIA Atesto para fins de pagamento de auxílio financeiro, que o(s) estudante(s) abaixo relacionado(s) participou/participaram das atividades do Projeto/Programa, aprovado pelo Edital PROEXT MEC/SESu, durante mês de Para que sejam produzidos todos os efeitos legais, técnicos e administrativos deste compromisso, firmo este instrumento. Matrícula Nome Viçosa, de de (carimbo e assinatura) Coordenador(a) do Programa/Projeto

13 Anexo 4 Comunicado PAD

14 Anexo 5 Custo de Veículo Terceirizado Informações sobre Veículos Terceirizados Tipo Veículo Capacidade passageiros Percurso Custo/Km Empresa Telefone Contato 4 - R$1,08 Universitária Adans Poliane Microônibus Até 500 Km Microônibus Acima de 500 Km Ônibus Convencional Até 500 Km Ônibus Executivo Até 500 Km Ônibus Executivo Acima de 500 Km 18 - R$1,60 Transmar (Douglas e Brígida) Douglas Joilson Automóvel VAN Especificação dos veículos contratados: Automóvel: tipo WAGON ou SEDAN, com no máximo 04 (quatro) anos de uso no início das atividades, considerando a data de fabricação, com capacidade para 04 (quatro) passageiros, veiculo no mínimo 1.4 cilindradas, porta-malas de no mínimo 480 litros, equipado com direção hidráulica, ar condicionado, sonorização AM/FM/CD e demais acessórios obrigatórios exigidos pelo CONTRAN. Seguro completo com assistência 24 horas. Microônibus: Com bancos reclináveis tipo soft, com direção hidráulica, ar condicionado, sonorização AM/FM/CD e demais acessórios obrigatórios exigidos pelo CONTRAN. Seguro completo com assistência 24 horas. Veículo com no máximo oito anos de uso. Ônibus Convencional: Com bancos reclináveis tipo soft, com direção hidráulica e demais acessórios obrigatórios exigidos pelo CONTRAN. Seguro completo com assistência 24 horas. Veículo com no máximo oito anos de uso. Ônibus Executivo: Com bancos reclináveis tipo soft, com direção hidráulica, ar condicionado, frigobar, banheiro, televisor/monitor com aparelho de DVD, sonorização AM/FM/CD com microfone e demais acessórios obrigatórios exigidos pelo CONTRAN. Seguro completo com assistência 24 horas. Veículo com no máximo oito anos de uso. Para as viagens que necessitarem do microfone, o requisitante deverá solicitar a disponibilização deste acessório. Importante: a) Para escolha do veículo adequado para as viagens considerar a km correspondente à distância entre Viçosa é a cidade Destino. Exemplo: Caso a opção seja Ônibus Executivo: Viagem X Viçosa - Belo Horizonte (somente ida) aproximadamente 240 Km, o valor do Km rodado será R$5,45. Viagem Y Viçosa - Rio Paranaíba (somente ida) aproximadamente 550 Km, o valor do Km rodado será R$4,28. b) Para cálculo do custo estimado para as viagens, considerar a km ida e volta. Viagem x: Custo 240 x 2 = 480 x 5,45 = R$2.616,00 Viagem y: Custo 550 x 2 = x 4,28 = R$ 4.708,00 c) O prazo mínimo para entrega das requisições às empresas é de 3 (três) dias úteis que antecedem as viagens. Pró-Reitoria de Administração