Fundação Rotária José Luiz Fonseca, Chairman FR Subcomissão de Subsídios Yoiti Fujiwara Presidente

Transcrição

1 Distrito 4420 Marcos Luiz Zanardo, Governador Seminário Distrital de Qualificação Plano Visão de Futuro da FR 16/06/2012 Fundação Rotária José Luiz Fonseca, Chairman FR Subcomissão de Subsídios Yoiti Fujiwara Presidente

2 Distrito 4420 Seminário Distrital 16/06/2012 Noções de Gerenciamento de Subsídios da Fundação Rotária 2

3 Propósito Gerenciar subsídios da Fundação Rotária Entender o que a Fundação espera em termos de gestão responsável Preparar os clubes para implementar o Memorando de Entendimento Qualificar os clubes para que recebam subsídios da Fundação Rotária 3

4 Gerenciamento de Subsídios Garante que os projetos: Sejam administrados com o devido controle financeiro. Sigam padrões de excelência técnica. Atendam às necessidades dos beneficiários. Cumpram seus objetivos. Usem apropriadamente as verbas recebidas. 4

5 Projetos Bem-Sucedidos Atendem a necessidades reais da comunidade. Têm comunicação constante entre os parceiros. Possuem um plano de implementação. São sustentáveis. São caracterizados pela gestão responsável dos fundos. 5

6 Gestão Responsável É a administração responsável dos fundos do subsídio, e inclui: Práticas padrões usadas nos negócios. Supervisão por rotarianos. Revisão dos registros financeiros. Monitoramento dos fundos. Relato de irregularidades. Entrega de relatórios dentro do prazo. 6

7 Requisitos de Qualificação Comparecer ao Seminário Distrital sobre Gerenciamento de Subsídios Presidentes de clubes Presidentes e membros da comissão de Fundação Rotária Assinar e concordar em cumprir o Memorando de Entendimento (MDE) 7

8 Sessão 1 Criação de Projeto 8

9 Objetivos Identificar melhores práticas para escolha de projeto Desenvolver um plano para implementação de projeto Estipular metas mensuráveis 9

10 Projetos Bem-Sucedidos Necessidades reais da comunidade Comunicação constante entre os parceiros Plano de implementação Projetos sustentáveis Gestão responsável dos fundos 10

11 Avaliação das Necessidades Escolha um projeto baseado nas necessidades da comunidade Avalie recursos do clube e de seus possíveis parceiros Envolva a comunidade 11

12 Parcerias Encontros internacionais Convenção do R.I. Feiras de projetos LinkedIn ProjectLINK ProjectLINK/Pages/ridefault.aspx Matchinggrants.org (D.5340) 12

13 Planejamento de projeto Formar uma comissão composta por três rotarianos Designar responsabilidades Plano de implementação Orçamento Plano de contingência Sistema para arquivamento de documentos 13

14 Criação de Orçamento Ser realista Abrir processo de licitação Procurar preços razoáveis Revelar qualquer conflito de interesses 14

15 Metas Mensuráveis Sustentáveis Qualitativas (descritivas) Quantitativas (numéricas) 15

16 Estabelecimento de Metas Reunir dados da avaliação das necessidades Estabelecer metas Definir como medirá os resultados 16

17 Objetivos Identificar melhores práticas para escolha de projeto Desenvolver um plano para implementação de projeto Estipular metas mensuráveis 17

18 Sessão 2 Solicitação de subsídios e implementação de projetos 18

19 Objetivos Escrever boas propostas e pedidos de subsídio Entender o financiamento de subsídios Discutir a importância da avaliação 19

20 Solicitação de Subsídios Distritais A Fundação Rotária outorga um subsídio agrupado a cada distrito para distribuição de verbas aos clubes Diretrizes flexíveis Desenvolvimento Comunitário Educação Saúde Recursos Hídricos Alimentação, etc 20

21 Solicitação de Subsídios Distritais Tipo de Atividade 21

22 Solicitação de Subsídios Distritais SHARE / FDUC $ 467, USD SUBSÍDIO DISTRITAL: $ 227, Projetos de Clubes $ 2, Projetos Distritais $ 10, Projeto de GSE/VTT $ 15, Bolsa Educacional $ 20, Despesas Administrativas $ Reserva de Contingência A definir DATA PREVISTA: agosto/2012 1ª quinzena 08/12 22

23 Solicitação de Subsídios Globais Proposta e qualificação on-line Apoiar uma das áreas de enfoque Ser sustentável Envolver Rotary Clubs de dois distritos pilotos Orçamento mínimo de US$ Confirmar que o clube está qualificado 23

24 Áreas de enfoque Paz e prevenção/resolução de conflitos Prevenção e tratamento de doenças Recursos hídricos e saneamento Saúde materno-infantil Educação básica e alfabetização Desenvolvimento econômico e comunitário 24

25 Áreas de enfoque Paz e prevenção/resolução de conflitos Propósito: Treinar líderes locais para prevenir e mediar conflitos. Apoiar esforços de longo prazo em prol da paz em regiões afetadas por conflitos. Ajudar grupos populacionais mais vulneráveis afetados por conflitos, especialmente crianças e jovens. Apoiar estudos relacionados à paz e resolução de conflitos. 25

26 Áreas de enfoque Paz e prevenção/resolução de conflitos Elegibilidade (atividades voltadas a não rotarianos): Conferências e treinamentos que deem suporte a direitos humanos, combate à violência e estabelecimento da paz; Workshops sobre resolução de conflitos que tratem necessidades comunitárias; Apoio a iniciativas que tratem dos efeitos psicológicos causados por conflitos; Ensino de jovens sobre medidas para prevenir conflitos; Treinamentos ou campanhas para neutralizar dinâmicas sociais negativas, como combate à ação de quadrilhas e superação de diferenças; Bolsas de pós-graduação em programas ligados à paz e resolução de conflitos. 26

27 Áreas de enfoque Prevenção e tratamento de doenças Melhorar a capacitação de funcionários locais da área de saúde. Promover programas de prevenção para limitar o alastramento de doenças transmissíveis. Aprimorar a infraestrutura de saúde de comunidades locais. Informar e mobilizar comunidades de forma a evitar a disseminação de doenças. Apoiar estudos ligados à prevenção e ao tratamento de doenças. 27

28 Áreas de enfoque Prevenção e tratamento de doenças A - Prevenção e controle de doenças transmissíveis Testes e encaminhamento para tratamento; Programas e materiais educativos sobre prevenção de doenças; Fornecimento de aparelhos e veículos para tratar pacientes; Equipamento para a infraestrutura local de saúde, incluindo operação e manutenção; Iniciativas de prevenção, como vacinas, circuncisão masculina e profilaxia pré-exposição; 28

29 Áreas de enfoque Prevenção e tratamento de doenças A - Prevenção e controle de doenças transmissíveis Fornecimento de aparato técnico e treinamento quanto a seu uso para rastreamento e monitoramento de diagnóstico e tratamento de doenças; Tratamento de doenças transmissíveis que inclua componente de prevenção de doenças, treinamento de profissionais da saúde ou orientação sobre saúde pública para a comunidade. 29

30 Áreas de enfoque Prevenção e tratamento de doenças B - Doenças trazidas por insetos ou outros vetores transmissores de patógenos Fornecimento de mosquiteiros e remédios de prevenção; Fornecimento de meios para evitar o acúmulo de água parada e treinamento que vise interromper a propagação de insetos transmissores; Criação de sistemas de drenagem para prevenir e controlar doenças; Remoção de todos os vetores transmissores. 30

31 Áreas de enfoque Prevenção e tratamento de doenças C - Prevenção e controle de doenças não transmissíveis Fornecimento de materiais e treinamento para prevenir deficiência física causada por doenças ou ferimentos; Conscientização comunitária, programas de triagem e de intervenção antecipada para reduzir a incidência de doenças crônicas; Fornecimento de aparelhos e veículos para tratar pacientes; Equipamento para a infraestrutura local de saúde, incluindo operação e manutenção; 31

32 Áreas de enfoque Prevenção e tratamento de doenças C - Prevenção e controle de doenças não transmissíveis Cirurgias vitais e para curar problemas congênitos que contem com o suporte da infraestrutura local de saúde e com o devido acompanhamento pós-operatório; Tratamento de doenças não transmissíveis que inclua prevenção de doenças, treinamento de profissionais da saúde ou educação em saúde pública para melhorar a saúde dos membros da comunidade a longo prazo. 32

33 Áreas de enfoque Recursos hídricos e saneamento Promover o acesso a água potável e saneamento básico para todos os membros da comunidade. Fortalecer nas comunidades a habilidade de desenvolverem e manterem sistemas de água e saneamento. Informar as comunidades sobre a importância de saneamento básico, consumo de água potável e hábitos de higiene. Apoiar estudos ligados a recursos hídricos e saneamento. 33

34 Áreas de enfoque Recursos hídricos e saneamento Acesso à água potável (fornecimento e qualidade); Acesso a saneamento básico; Melhores hábitos de higiene; Desenvolvimento comunitário e administração de sistemas sustentáveis; Gerenciamento de bacia hidrográfica e cultivo de alimentos que dependam da quantidade e qualidade da água; Água para agropecuária; Equipes de formação profissional que atuem nas atividades acima; Bolsas de pós-graduação em programas ligados a recursos hídricos e saneamento. 34

35 Áreas de enfoque Saúde materno-infantil Reduzir a taxa de mortalidade infantil de crianças de menos de cinco anos. Promover a redução da taxa de mortalidade materna. Facilitar o acesso a atendimento e tratamento médico essencial para mães e filhos. Apoiar estudos ligados à saúde de mães e filhos. 35

36 Áreas de enfoque Saúde materno-infantil Bolsas de pós-graduação em programas ligados à saúde maternoinfantil; Imunizações para crianças abaixo de cinco anos de idade; Imunizações para meninas e mulheres; Intervenções médicas para o combate da pneumonia, diarreia, malária e sarampo para mães e filhos abaixo de cinco anos de idade; Intervenções médicas para reduzir o impacto de doenças sexualmente transmissíveis em mulheres, como HIV/aids, câncer cervical, gonorreia, sífilis, etc. Prevenção da transmissão do HIV de mães para filhos; Promoção da amamentação e outras intervenções para combater a desnutrição; Cirurgias ou tratamento para correção da fenda palatina. 36

37 Áreas de enfoque Educação básica e alfabetização Assegurar que as crianças tenham acesso à educação básica de qualidade. Reduzir a disparidade entre os sexos no acesso à educação. Aumentar as taxas de alfabetização entre adultos. Fortalecer a capacidade das comunidades de fornecer educação básica e alfabetização. Apoiar estudos relacionados a educação básica e alfabetização. 37

38 Áreas de enfoque Educação básica e alfabetização Acesso à educação de nível primário e secundário de qualidade; Alfabetização de adultos; Treinamento em ensino, elaboração e currículo e administração escolar; Melhoria de instalações e materiais escolares; Gerenciamento comunitário de sistemas educacionais; Equipes de formação profissional que atuem nas atividades acima; Bolsas de pós-graduação em programas ligados à educação básica e alfabetização. 38

39 Áreas de enfoque Desenvolvimento econômico e comunitário Treinar e dar apoio a empresários e líderes comunitários locais, especialmente mulheres, em comunidades carentes. Desenvolver oportunidades de trabalho decente e produtivo, especialmente para os jovens. Aprimorar a capacidade de organizações locais e redes comunitárias darem suporte ao desenvolvimento econômico. Apoiar estudos relacionados ao desenvolvimento econômico e comunitário. 39

40 Áreas de enfoque Desenvolvimento econômico e comunitário Acesso de pessoas carentes a serviços financeiros, como microcrédito, poupança e seguro; Treinamento relativo a desenvolvimento econômico e comunitário envolvendo empreendedorismo, liderança comunitária, ensino de ofício e de noções financeiras, etc.; Desenvolvimento de pequena empresa ou cooperativa de negócios ou área social, e atividades de geração de renda para pessoas carentes, como abertura de pequeno negócio que propicie empregos; Melhoria para a agricultura de subsistência e facilitação do acesso de pequenos agricultores aos mercados, ou outras iniciativas do gênero; Atividades abrangentes de desenvolvimento comunitário e iniciativas tocadas pela comunidade; Equipes de formação profissional que atuem nas atividades acima; Bolsas de pós-graduação em programas ligados a desenvolvimento econômico de base e outros voltados especificamente ao desenvolvimento comunitário. 40

41 Projetos de Subsídios Sustentabilidade Objetivos claros e mensuráveis Estratégias integradas Projetos implementados criam resultados duradouros para comunidades carentes. 41

42 Exemplos de Sustentabilidade em Projetos de Subsídios Recursos hídricos e saneamento, Gana Para melhorar a saúde e o saneamento de uma escola do ensino básico, rotarianos estão fornecendo uma estrutura com 12 sanitários. Componentes sustentáveis: Apoio a treinamentos sobre higiene e saneamento dados por autoridades locais; Envolvimento de comissões de pais e mestres na supervisão do projeto e manutenção dos sanitários; Estabelecimento de um fundo para cobrir manutenção e limpeza de rotina. 42

43 Exemplos de Sustentabilidade em Projetos de Subsídios Paz e prevenção/resolução de conflitos, Benin Para informar comunidades sobre leis de proteção infantil e melhorar a assistência a crianças, rotarianos estão desenvolvendo uma campanha de conscientização com ênfase em meninas e soldados mirins. Componentes sustentáveis: Treinamento de educadores em pré-escolas e creches; Envolvimento de crianças da comunidade na criação de uma história em quadrinhos sobre os direitos das crianças; Ensino sobre leis de proteção infantil a membros da comunidade. 43

44 Exemplos de Sustentabilidade em Projetos de Subsídios Educação básica e alfabetização, Equador Para aumentar as taxas de alfabetização entre estudantes do ensino básico, rotarianos estão fornecendo materiais educativos e patrocinando o treinamento de professores. Componentes sustentáveis: Compra local de materiais adequados à cultura da comunidade; Assistência contínua a professores através de grupos de mentores; Parceria com o Ministério da Educação para promover a participação. 44

45 Exemplos de Sustentabilidade em Projetos de Subsídios Saúde materno-infantil, Quênia Para reduzir os efeitos da desnutrição e aumentar o acesso à assistência médica infantil, rotarianos estão equipando agentes de saúde locais para atender crianças em áreas rurais. Componentes sustentáveis: Recrutamento e treinamento de pessoas da comunidade; Uso de redes e clínicas de saúde locais; Compra de celulares e carregadores solares para aumentar a comunicação entre os agentes de saúde; Geração de renda para a manutenção dos equipamentos. 45

46 Exemplos de Sustentabilidade em Projetos de Subsídios Prevenção e tratamento de doenças, Belize Para reduzir a transmissão da dengue, rotarianos estão construindo um sistema de drenagem em um campus universitário para evitar enchentes durante a estação das chuvas. Componentes sustentáveis: Uso de mão de obra e recursos locais; Criação de uma campanha educativa sobre saúde, com anúncios impressos, para TV e internet, além de reuniões comunitárias; Parceria com autoridades de saúde locais para monitorar e avaliar o projeto. 46

47 Exemplos de Sustentabilidade em Projetos de Subsídios Desenvolvimento econômico e comunitário, Tailândia Para aumentar a autonomia e mobilidade de trabalhadores com deficiências, rotarianos estão organizando treinamentos profissionalizantes e serviços de colocação profissional, além de atender a questões relativas a transporte. Componentes sustentáveis: Parceria com autoridades de saúde locais para ajudar na identificação de empregos; Contratação de empresas locais para construir veículos motorizados para participantes com deficiências; Apoio a uma campanha de conscientização pública para educar a comunidade no que diz respeito a dirigir com segurança. 47

48 Sustentabilidade O impacto continua depois de esgotados os fundos Usar recursos locais o máximo possível Preparar os profissionais para aumentar o impacto 48

49 Proposta Identificação das necessidades da comunidade Atividades e resultados esperados Como o projeto apoia as áreas de enfoque Orçamento geral 49

50 Plano detalhado Como os rotarianos se envolverão no projeto Como a atividade é sustentável Orçamento detalhado Pedido 50

51 Financiamento de Subsídios Fundo Mundial da Fundação Rotária equipara 100% das doações de FDUC Contribuições em dinheiro de rotarianos equiparadas em 50% pela Fundação Contribuições em dinheiro de não rotarianos 51

52 Diretrizes de financiamento Contribuições coletadas por rotarianos Fundos não podem ser coletados de beneficiários para tentar receber o subsídio Os fundos não podem vir de outros subsídios Contribuições creditadas em nome do doador 52

53 Implementação Manter boa comunicação Usar sistema de gerenciamento financeiro Manter registros Seguir o plano original 53

54 Avaliação Ajuda na elaboração dos relatórios Melhora futuros projetos Usa as metas como base É um processo contínuo Identifica os sucessos 54

55 Objetivos Escrever boas propostas e pedidos de subsídios Entender o financiamento de subsídios Discutir a importância da avaliação 55

56 Sessão 3 Supervisão e envio de relatórios 56

57 Objetivos Identificar melhores práticas de gerenciamento financeiro e arquivamento de documentos Reconhecer quais documentos precisam ser guardados Entender os requisitos referentes ao envio de relatórios 57

58 Plano de gerenciamento financeiro Conta bancária para os fundos do subsídio Plano para desembolso das verbas Uso de cheques ou cartão de crédito Contabilidade detalhada Regulamentos locais 58

59 Recursos Folha-tarefa sobre arquivamento de documento Folha-tarefa sobre plano de gerenciamento financeiro Transferência de direito de gerenciamento de conta bancária Mais informações em 59

60 Arquivamento de documentos Possibilite fácil acesso Mantenha por um período mínimo de cinco anos Faça cópias 60

61 Relatórios de Subsídio Distrital <<Modelo de Relatório>> 61

62 Relatórios de Subsídio Global: Frequência Relatórios intermediários Dentro de 12 meses após o recebimento do primeiro pagamento A cada 12 meses a partir de então Relatório final dentro de dois meses após conclusão do projeto 62

63 Relatórios de Subsídios Globais: Conteúdo Como foi a participação dos parceiros Tipo de iniciativa Avaliação das metas do projeto Como as metas da(s) área(s) de enfoque foram alcançadas Como os fundos foram usados Número de beneficiários e quais foram os benefícios 63

64 Relatórios de Subsídios Globais: Gerenciamento Financeiro 1. Obedecer a todos os requisitos referentes à conta bancária. 2. Manter um sistema padrão para controle das contas (exemplo - planilha Excel): Registros de todas as entradas e saídas de verbas. Comprovantes válidos de pagamento (conforme exigido pela legislação). 64

65 Relatórios de Subsídios Globais: Gerenciamento Financeiro 3. Fazer a transferência de fundos diretamente para fornecedores e beneficiários, conforme aprovado no pedido de subsídio. Adotar um procedimento para distribuir os fundos, Solicitar a assinatura do presidente de clube para autorizar as transações, Fazer pagamentos com cheques ou transferências eletrônicas quando possível, Exigir uma cópia do recibo de cada pagamento. 65

66 Relatórios de Subsídios Globais: Gerenciamento Financeiro 4. Manter registros separados de entrada e saída, incluindo juros, ganhos e receitas financeiras. Preparar relatórios mensais de receitas e despesas. 5. Manter um livro-diário com registros separados dos fundos de cada projeto. Contar com ajuda de um rotariano contador. 66

67 Relatórios de Subsídios Globais: Gerenciamento Financeiro 6. Garantir a conciliação mensal da conta bancária Preparar relatórios mensais de receitas e despesas. 7. Manter um plano de substituição de signatários das contas bancárias Designar pelos menos dois rotarianos para substituir os atuais, se um dos dois tiver que deixar a função. 67

68 Relatórios de Subsídios Globais: Gerenciamento Financeiro 8. Todas as transações, devem estar de acordo com a legislação local. 9. Controle de equipamentos e itens adquiridos com fundos do subsídio Manter registro dos itens comprados, produzidos e/ou distribuídos por meio da atividade. A qualquer momento poderá ser necessário enviar uma cópia ao parceiro internacional (ou auditor indicado). 68

69 Conflito de interesses Quando um rotariano pode obter benefício financeiro ou pessoal através de um subsídio O benefício pode ser direto (o rotariano se beneficia) ou indireto (alguém ligado ao rotariano se beneficia) 69

70 Conflito de interesses (caso 1) Proposta de Projeto Seu clube está planejando um projeto de água e saneamento. Organização Colaboradora Um dos associados do clube, que também é um voluntário da Comissão de Subsídios, é diretor ou membro/conselheiro da organização colaboradora. 70

71 Conflito de interesses (caso 1) Benefício Indireto Um dos associados do clube, que também é um voluntário da Comissão de Subsídios, é diretor ou membro do conselho da organização colaboradora que será beneficiada. Isto é um conflito de interesse? Que medidas podem ser tomadas para que o conflito de interesse não ocorra? 71

72 Conflito de interesses (caso 2) Projeto O clube (patrocinador local) fez parceria com um clube em outro País para obter um Subsídio Global para equipar um laboratório de informática, que será utilizado no programa de qualificação profissional. Aplicação do Recurso A Comissão de Subsídios do clube realiza um processo de licitação entre os fornecedores. As três cotações recebidas são semelhantes em preço. A empresa que apresentou os produtos de melhor qualidade é de um rotariano do clube. 72

73 Conflito de interesses (caso 2) Benefício direto A empresa que apresentou os produtos de melhor qualidade é de um rotariano do clube. O clube pode usar um fornecedor rotariano? O clube deve informar sobre a situação (conflito em potencial) à Fundação? 73

74 Objetivos Apresentar melhores práticas de gerenciamento de fundos e arquivamento de documentos Identificar quais documentos precisam ser guardados Explicar os requisitos referentes ao envio de relatórios 74

75 Sessão 4 Qualificação 75

76 Objetivos Entender os requisitos da qualificação Administrar a qualificação do seu clube 76

77 Requisitos da qualificação Comparecer ao Seminário Distrital Assinar e concordar em cumprir o Memorando de Entendimento (MDE) <<Distrito 4420: requisitos estabelecidos no memorando de entendimento>> 77

78 Requisitos de Qualificação Memorando de Entendimentos (MDE) 1. Termos de Qualificação 2. Responsabilidade dos dirigentes do clube 3. Gerenciamento Financeiro 4. Arquivamento da documentação 5. Relatórios sobre o uso dos fundos (subsídios) 6. Sistema para informar e solucionar questões de malversação de fundos 7. Autorização e Acordo (Presidente e Presidente Eleito) 78

79 Termos de Qualificação Válido pelo período de um ano O clube é responsável pelos fundos Divulgar qualquer conflito de interesses Cooperar com as auditorias Usar os fundos corretamente Implementar o MDE 79

80 Manutenção da Qualificação Para manter o status de qualificado, deve: Seguir o Memorando de Entendimento MDE). Indicar um ou mais associados para administrar o processo de qualificação do clube. Para aumentar a transparência e manter a continuidade, recomenda-se a formação de uma comissão com mandatos escalonados. Implementar medidas financeiras que possam garantir a gestão responsável do subsídio/fundos. Item 3 do Memorando de Entendimento. 80

81 Como manter-se qualificado Estabelecer um plano de sucessão para os líderes de clube para garantir a retenção das informações e documentos relativos à qualificação. Estabelecer um sistema de arquivamento de documentos que seja acessível a rotarianos e que guarde a documentação do MDE por no mínimo cinco anos. Documentos originais de Subsídios Distritais e Globais da Fundação Rotária. Documentos de qualificação de clubes Relatar ao distrito qualquer má administração ou irregularidade no uso dos fundos do subsídio. 81

82 Objetivos Entender os requisitos da qualificação Administrar a qualificação do seu clube 82

83 Muito obrigado!!! YOITI FUJIWARA Distrito 4420: Sub-Comissão de Subsídios Telefone: (11) Humberto De Martini Coordenador para São Paulo Mosavi Aparecida Ribeiro Coordenadora para ABCDMRR - I mosavi@terra.com.br Mariangela Russo Leite Coordenadora para Baixada Santista I adv.russo@globo.com 83