MANUAL CADASTRO COMPLETO

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1 MANUAL CADASTRO COMPLETO Material de Apoio ao Fornecedor Page 1

2 ÍNDICE 1. Objetivo Fluxo do Processo de Cadastro Cadastro Simples Recebendo Usuário e Senha Cadastro Completo Vale Fertilizantes (Baixo Risco) Termos de Compromisso Informações do Formulário Cadastral Dados Gerais Account Manager Contatos Dados Administrativos Certificações Faturamento Bruto nos últimos 12 meses Faturamento Bruto nos últimos 03 anos Participação Societária Grupo Empresarial Principais Clientes Principais Fornecedores Dados Bancários Fornecimento de Materiais Fornecimento de Serviços Questionário: MRO /Serviço Região de Atuação Principais Contratos Negociados Documentos Baixo Risco Detalhamento - Documentos Baixo Risco Cadastro Completo Vale Fertilizantes (Alto Risco) Detalhamento - Documentos Alto Risco Suporte ao Fornecedor...26 Page 2

3 1. Objetivo Este manual de treinamento tem como objetivo detalhar todo o procedimento para realização de cadastro para os fornecedores da Vale Fertilizantes. 2. Fluxo do Processo de Cadastro Segue abaixo a descrição do processo de cadastramento, desde o início (Cadastro Simples ME) até o Cadastro Completo Vale Fertilizantes: Page 3

4 3. Cadastro Simples No site da Vale Fertilizantes existe uma área exclusiva para o cadastramento de fornecedores, conforme segue: Os fornecedores que já possuem acesso ao Portal ME deverão informar os respectivos Login e Senha e posteriormente clicar em ENTRAR, para serem direcionados ao Painel de Controle Vendas. Os fornecedores que já possuem acesso ao ME, mas que esqueceram a senha deverão clicar na opção Os fornecedores que não possuem cadastro no ME deverão clicar na opção direcionados ao formulário cadastral do ME., onde serão Page 4

5 Será necessário informar primeiro o País e a Natureza (PF/PJ) e depois clicar em avançar. Depois será necessário preencher os dados da empresa, bem como os dados do usuário. Feito isso após preencher todas as informações e clicar em avançar os dados de acesso (Login/Senha) serão disparados ao do usuário: Page 5

6 4. Recebendo Usuário e Senha Ao concluir o cadastro será apresentada a seguinte mensagem: E será disparado ao indicado pelo usuário no momento do cadastro, a seguinte notificação: Basta clicar na opção Ativar, para que seja disparado o com os dados de acesso (login/senha): OBS: Caso não receba o de Ativação de Cadastro em no máximo 15 minutos após finalizar o cadastro, entre em contato com a Central de Relacionamento com o Fornecedor, para que possam averiguar o motivo do não recebimento e a realização de um novo envio. Central de Relacionamento com o Fornecedor: Telefone: (011) / fornecedores@me.com.br Page 6

7 Clicando na opção Ativar, o sistema o direcionará ao site do Mercado Eletrônico, onde será informado que seus dados de acesso foram direcionados ao seu , conforme segue: Após a ativação, os respectivos Usuário e Senha serão enviados ao seu , da seguinte forma: Após acusar o recebimento dos dados de acesso (login/senha) será necessário acessar o Portal do ME -, informa-los na parte superior direita e depois clicar em OK. OBS. Digite os dados de acesso da mesma forma como estão em seu . Se possível, copie e cole. O sistema difere letras maiúsculas de minúsculas e bloqueia o acesso, caso os dados sejam digitados erroneamente por 03 vezes. Page 7

8 Logo no 1º acesso à senha vai expirar, justamente para que seja substituída por uma senha pessoal: OBS: A nova senha deverá conter no mínimo 06 dígitos; A Senha deve ser composta por letras (abcdef...), números ( ) e caracteres especiais (@ * / #...). Após definir e confirmar a nova senha, basta clicar na opção Alterar, para que a alteração seja concluída com sucesso. Page 8

9 5. Cadastro Completo Vale Fertilizantes (Baixo Risco) O cadastro completo para homologação consiste em um conjunto de informações separadas por grupos que serão analisadas pelos responsáveis da Vale Fertilizantes no momento da verificação de sua empresa, para que se torne Fornecedor da Vale Fertilizantes. É aplicável única e exclusivamente à Pessoa Jurídica Nacional. Para dar início ao preenchimento do cadastro para homologação junto a Vale Fertilizantes, após acessar o ME devidamente munido dos dados de acesso (login/senha) será necessário clicar na opção Cadastros Completos, conforme segue: Na página WF-Documentos Cadastros Completos, no bloco correspondente a empresa Vale Fertilizantes, o fornecedor deverá clicar no botão Preencher Cadastro Completo : Page 9

10 5.1 Termos de Compromisso Após clicar na opção Preencher Cadastro Completo serão apresentados os Termos de Compromisso Vale Fertilizantes. É importante ler cada uma das 13 cláusulas que o compõem, para posteriormente decidir se efetuará ou não o aceite das condições dispostas no Termo. Caso opte por não aceitar, ao clicar no botão Não Aceito este será automaticamente redirecionado ao Painel de Controle Vendas, podendo posteriormente retornar à opção de Cadastros Completos e efetuar uma nova tentativa de cadastro junto a Vale Fertilizantes. Se optar por aceitar os Termos, ao clicar no botão Aceito o fornecedor seguirá com o processo sendo direcionado ao formulário cadastral da Vale Fertilizantes. Page 10

11 5.2 Informações do Formulário Cadastral O formulário cadastral para homologação junto a Vale Fertilizantes é composto por 18 grupos de informações. A seguir uma breve explicação de cada um deles: Dados Gerais Será necessário inserir as informações básicas da empresa (Razão Social, Nome Fantasia, CNPJ, Endereço e etc). Neste grupo, parte das informações já estarão automaticamente preenchidas com as informações fornecidas no cadastro simples OBS. Todos os campos em negrito são de preenchimento obrigatório. Page 11

12 5.2.2 Account Manager No grupo Account Manager será necessário preencher com as informações do gerente da conta da Vale Fertilizantes na sua empresa. OBS. Todos os campos em negrito são de preenchimento obrigatório Contatos Através deste grupo será possível adicionar outras pessoas de contato para atendimento à Vale Fertilizantes. OBS. Todos os campos em negrito são de preenchimento obrigatório. Page 12

13 5.2.4 Dados Administrativos Os dados administrativos referem-se as informações jurídicas, fiscais e trabalhistas de sua empresa, como por exemplo: Data da Fundação, Objeto do Estatuto/Contrato Social, Opção Tributária, Número de Funcionais (próprios, terceiros) e etc.: OBS. Todos os campos em negrito são de preenchimento obrigatório Certificações Nesta parte do cadastro você poderá inserir informações das Certificações que sua empresa possui. Ex. ISO 9001, ISSO e etc. OBS. Não é uma aba de preenchimento obrigatório, portanto, só clique em Adicionar Certificações caso realmente tenha alguma certificação a inserir, pois uma vez que os campos são abertos, se tornam obrigatórios. Page 13

14 5.2.6 Faturamento Bruto nos últimos 12 meses O faturamento bruto dos 12 últimos meses da empresa deverá ser informado nesta aba. Caso a fundação da empresa seja inferior a 12 meses, deverá ser informado apenas o faturamento correspondente aos meses de existência. Ex. A fundação da empresa ocorreu em 12/05/2016. Nesse caso deverá ser informado o faturamento dos meses de junho, julho, agosto e setembro de Caso a fundação da empresa seja inferior a 01 mês, não será necessário preencher esta aba Faturamento Bruto nos últimos 03 anos O faturamento bruto dos últimos 03 anos da empresa deverá ser informado nesta aba. Caso a fundação da empresa seja inferior a 03 anos e superior a 01 ano, deverá ser informado o faturamento anual dos anos correspondentes a sua existência. Caso a fundação da empresa seja inferior a 12 meses, não será necessário preencher esta aba. Page 14

15 5.2.8 Participação Societária No grupo em questão será possível informar quem são os sócios da empresa, bem como o % de participação de cada um. OBS. Não é uma aba de preenchimento obrigatório, portanto, só clique em Adicionar Participação Societária caso realmente a empresa possua participação societária, pois uma vez que os campos são abertos, se tornam obrigatórios Grupo Empresarial Caso a empresa participe de algum grupo empresarial, informe neste bloco, inserindo informações de CNPJ, Razão Social e Setor de Atuação. OBS. Não é uma aba de preenchimento obrigatório, portanto, só clique em Adicionar Grupo Empresarial caso realmente a empresa realmente participe de algum grupo empresarial, pois uma vez que os campos são abertos, se tornam obrigatórios. Page 15

16 Principais Clientes Informe neste grupo seus principais clientes e o % de volume que eles compram da sua empresa Principais Fornecedores Informe os principais fornecedores de sua empresa e o % de volume compras com estas empresas. Page 16

17 Dados Bancários Informe neste grupo os dados bancários de sua empresa (Banco, Cidade, Estado e o Telefone): Fornecimento de Materiais Informe quais as categorias de Materiais que sua empresa atende. Obrigatório somente às empresas que fornecem materiais. OBS. Informe somente à categoria que sua empresa realmente atende, para que seu cadastro seja analisado e direcionado corretamente Fornecimento de Serviços Caso sua empresa forneça serviços, informe a categoria dos serviços prestados nesta parte: OBS. Informe somente à categoria que sua empresa realmente atende, para que seu cadastro seja analisado e direcionado corretamente. Page 17

18 Questionário: MRO /Serviço Nesta aba será necessário efetuar o download dos questionários de Serviços e MRO, preenche-los e posteriormente anexá-los em seus respectivos campos. O questionário de Serviços é obrigatório somente às empresas Prestadoras de Serviço; e o questionário de MRO é aplicável as empresas que fornecem materiais. Caso a empresa seja prestadora de serviços e fornecedora de materiais será necessário preencher ambos os questionários Região de Atuação Selecione a região da Vale Fertilizantes na qual sua empresa atua. Caso seja necessário, selecione mais de uma região de atuação. Page 18

19 Principais Contratos Negociados Nesta aba será possível informar os principais contratos negociados por sua empresa. OBS. Não é uma aba de preenchimento obrigatório, portanto, só clique em Adicionar Principais Contratos Negociados caso realmente queira informar os dados referentes aos contratos negociados, pois uma vez que os campos são abertos, se tornam obrigatórios Documentos Baixo Risco Nesta aba será necessário anexar os documentos para aprovação em baixo risco no processo de homologação da Vale Fertilizantes. Tratam-se de 05 documentos. São eles: Estatuto ou Contrato Social Consolidado Cartão do CNPJ Certidão Simplificada / Inteiro Teor/ Breve Relato Registro e Pagamento de Anuidade Comprovante de Titularidade Bancária Junto aos documentos existe um manual de orientações documentais que pode ser baixado, permitindo que algumas dúvidas documentais sejam sanadas, conforme segue: Page 19

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21 Detalhamento - Documentos Baixo Risco Abaixo uma breve descrição de cada um dos documentos, bem como o critério para aprovação e o órgão emissor: Documento Descrição Órgão Emissor Estatuto ou Contrato Social Consolidado: Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) Certidão Simplificada (Ficha de Breve Relato) ou de Inteiro Teor da Junta Comercial do Estado ou do Cartório de Pessoas Jurídicas onde está inscrita a Proponente Registro e pagamento de anuidade na entidade que fiscaliza o exercício da profissão Última alteração do Contrato ou Estatuto Social contendo nome do (s) sócios, Capital Social, Cotas, endereço da empresa, Objeto Social e selo de autenticação da Junta Comercial ou do cartório de pessoas Jurídicas que informa data e o número do arquivamento do documento. Não será aceita Ata Extraordinária no lugar do Contrato / Estatuto Social. Comprovante de Inscrição do CNPJ cadastro, com situação cadastral igual à ATIVA. Data de emissão deverá ser de até 06 MESES da data da apresentação do documento. Certidão de Inteiro Teor: É a fotocópia dos atos arquivados pela empresa na Junta Comercial/ Registro Civil de Pessoas Jurídicas, pode ser solicitada de forma integral ou parcial (todos atos arquivados, ou específicos de acordo com a necessidade do requerente). Certidão Simplificada: É um tipo de extrato de informações da situação atual da empresa de acordo com os atos arquivados. Relata algumas informações básicas sobre a empresa tais como: razão social, CNPJ, data de início de atividade, atividades econômicas, capital social, sócios e suas respectivas participações no capital social, filiais, último documento arquivado, etc. Data de emissão deverá ser de até 06 MESES da data da apresentação do documento. Guia de pagamento da anuidade do ano corrente, ou certidão / declaração em nome da entidade (pessoa jurídica) emitido pelo Órgão fiscalizador informando a situação da empresa a data de validade do documento, com validade no ano corrente. Se a empresa não se enquadrar na obrigatoriedade de possuir registro no órgão fiscalizador devido a atividade não se enquadrar é necessário encaminhar uma autodeclaração de não obrigatoriedade em papel timbrado. Junta Comercial do Estado, ou nos Cartórios de Registro de Pessoas Jurídicas Secretaria da Receita Federal do Brasil/ Ministério da Fazenda CNPJ/cnpjreva/cnpjreva_solicitacao2.asp Junta Comercial do Estado ou Cartório do Registro Civil de Pessoas Jurídicas Page 21

22 6. Cadastro Completo Vale Fertilizantes (Alto Risco) Eventualmente a Vale Fertilizantes poderá solicitar uma segunda relação de documentos, necessários para que seja feita a homologação no processo de alto risco. Quando esta solicitação for efetuada o fornecedor receberá uma notificação via indicando que existe uma pendência cadastral para sua empresa. Ao acessar o cadastro será apresentada a aba Documentos - Alto Risco, onde constarão os seguintes documentos: Certidão Negativa de Tributos Estaduais (ICMS) Certidão Negativa Tributos Municipais Mobiliários Certidão Negativa de Tributos Imobiliários Certificado de Regularidade do FGTS Certidão Negativa da Dívida Ativa da União Certidão Negativa Ações Cíveis (Justiça Estadual) Certidão Negativa Ações Cíveis (Justiça Federal) Certidão Negativa dos Cartórios da Comarca Junto aos documentos existe um manual de orientações documentais que pode ser baixado, permitindo que algumas dúvidas documentais sejam sanadas, conforme segue: Page 22

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24 6.1 Detalhamento - Documentos Alto Risco Documento Descrição Órgão Emissor Certidão Negativa de Tributos Municipais Mobiliários (ISSQN) Certidão Negativa de Débitos de Tributos Imobiliários emitida pela Fazenda Municipal Certificado de Regularidade do FGTS A Certidão Negativa de Débitos Municipal comprova a inexistência de pendências e débitos tributários do contribuinte (ISS). Quando constam pendências ou dívidas, a Certidão emitida é a chamada Certidão Positiva de Débitos. As Certidões Negativas ou Positivas de débitos tributários são expedidas pela Secretaria Municipal de Fazenda, observadas as exigências previstas em ato do Poder Executivo, e serão sempre expedidas nos termos em que tenham sido requeridas, ressalvado o direito de a Fazenda Municipal exigir, a qualquer tempo, os tributos e penalidades pecuniárias não lançadas. A chamada "Certidão Positiva com efeitos de Negativa" é emitida pela Secretaria quando conste a existência de créditos não vencidos, em curso de cobrança executiva em que tenha sido efetivada a penhora, ou cuja exigibilidade esteja suspensa, e produz os mesmos efeitos da Certidão Negativa de Débitos. Na data da apresentação do documento é importante que o prazo de validade esteja vigente e a situação precisa ser Negativa ou Positiva com efeito negativa. Se a certidão estiver positiva precisa também ser anexado a Certidão de objeto e Pé. Observações: Em alguns estados a certidão estará com o título Certidão Negativa de débitos do imposto sobre serviços de qualquer natureza e ou constará a informação Certidão Mobiliaria A Certidão Negativa de Débitos de Tributos Imobiliários emitida pela Fazenda Municipal comprova a inexistência de dívida imobiliária junto à Prefeitura de seu município, ou seja, imobiliários serve para dizer que quem pediu não tem dívida de IPTU ou outras taxas relacionadas aos imóveis em seu nome (como taxa de asfalto, taxa de conservação, coleta de lixo, etc.). Na data da apresentação do documento é importante que o prazo de validade esteja vigente e a situação precisa ser Negativa ou Positiva com efeito negativa. Se a certidão estiver positiva precisa também ser anexado a Certidão de objeto e Pé. Documento que comprova a regularidade do empregador perante o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço - FGTS, sendo emitido exclusivamente pela CAIXA. Caracterizado pelo cumprimento de suas obrigações legais junto ao FGTS, tanto no que se refere às contribuições devidas, incluídas aquelas instituídas pela Lei Complementar nº. 110, de 29/06/2001, quanto a empréstimos lastreados com recursos originários desse Fundo. Na data da apresentação do documento é importante que o prazo de validade esteja vigente. Secretaria Municipal de Fazenda ou de Finanças Secretaria Municipal de Fazenda ou de Finanças CEF (Caixa Econômica Federal) Cidadao/Crf/FgeCfSCriteriosP esquisa.asp Page 24

25 Documento Descrição Órgão Emissor Certidão Negativa de Protesto dos Cartórios da Comarca Certidão Negativa Cível Justiça Federal (Certidão de Distribuição) Certidão Negativa Cível Justiça Estadual (Certidão de Distribuição) Certidão Negativa de Protesto dos Cartórios da Comarca visa comprovar a inadimplência ou não de uma determinada pessoa física ou jurídica, junto ao Cartório de Protesto, quando esta for devedora de um título ou um outro documento de dívida sujeito ao protesto: cheque, nota promissória, duplicata, letra de câmbio, etc. Na data da apresentação do documento é importante que o prazo de validade esteja vigente e a situação precisa ser Negativa ou Positiva com efeito negativa. Se a certidão estiver positiva precisa também ser anexado a Certidão de objeto e Pé. Certidão Negativa Cível Justiça Federal (Certidão de Distribuição). Data de emissão deverá ser de até 06 MESES da data da apresentação do documento. É importante que o prazo de validade esteja vigente e a situação precisa ser Negativa ou Positiva com efeito negativa. Se a certidão estiver positiva precisa também ser anexado a Certidão de objeto e Pé. Certidão Negativa Cível Justiça Estadual (Certidão de Distribuição). Data de emissão deverá ser de até 06 MESES da data da apresentação do documento. É importante que o prazo de validade esteja vigente e a situação precisa ser Negativa ou Positiva com efeito negativa. Se a certidão estiver positiva precisa também ser anexado a Certidão de objeto e Pé. Tabelionatos de Protesto Cartórios de Distribuição/Tribunal de Justiça do Estado Cartórios de Distribuição/Tribunal de Justiça do Estado Page 25

26 7. Suporte ao Fornecedor O Mercado Eletrônico disponibiliza atendimento telefônico e por , das 8h às 18h, de segunda a sexta-feira: Suporte Técnico ao Fornecedor (Dúvidas relativas a acesso, navegação): (011 ) fornecedores@me.com.br Suporte Documental (Dúvidas relativas aos documentos solicitados no cadastro): suportedocumental@me.com.br Page 26